Bemiddelingsreglement
Bemiddelingsreglement
van de Belgische Franchise Federatie – versie december 2020
Artikel 1. Definitie
Dit reglement wordt voortaan « Bemiddelingsreglement » genoemd.
Als een overeenkomst een bemiddeling voorziet conform aan dit Reglement, dan wordt dit Reglement beschouwd als een integraal onderdeel van de overeenkomst. Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen, wordt het Reglement toegepast in de versie die geldig was op het moment van de inleiding van de procedure.
Artikel 2. Bemiddelaars geaccrediteerd door de BFF
De BFF heeft een lijst opgesteld met bemiddellaars (hierna "de bemiddelaars waarnaar wordt verwezen" genoemd ») die, indien gewenst, kunnen worden voorgesteld aan of door de partijen. (Zie verder : « de lijst »).
Deze bemiddelaars:
- Moeten goedgekeurd te zijn door de Federale Bemiddelingscommissie, conform aan het artikel 1726 van het Gerechtelijk Wetboek,
en
- Maken deel uit van een kabinet dat geassocieerd lid is van de BFF
De BFF beschikt over een discretionaire bevoegdheid om deze bemiddelaars te benoemen en hun aantal te bepalen.
Artikel 3. Inleiding van de procedure
De bemiddeling wordt opgestart:
1) rechtstreeks door de partijen:
a) als deze, bij gebrek aan een bemiddelingsclausule, beslissen om de betwisting voor te leggen aan een erkende bemiddelaar die in onderling akkoord gekozen is, of
b) als ze het eens zijn over de keuze van een erkende bemiddelaar uit de lijst van de BFF op basis van een contractuele bemiddelingsclausule.
2) op basis van een aanvraag, gericht aan de Voorzitter van de BFF,
a) ofwel op gezamenlijke vraag van partijen, die geen overeenstemming bereiken over de benoeming van de bemiddelaar,
b) ofwel op vraag van de partijen die in hun contract een bemiddelingsclausule hebben opgenomen maar er niet in slagen om een akkoord te bereiken over de aanstelling van de bemiddelaar,
c) of, zelfs bij gebrek aan een bemiddelingsclausule, op verzoek van een franchisenemer indien de franchisegever lid is van de BFF, overeenkomstig de bepalingen van artikel 5.
Artikel 4. Keuze van de bemiddelaar
1. De BFF stelt de lijst van erkende bemiddelaars ter beschikking voor alle geïnteresseerden die ook op verzoek verkrijgbaar is op het secretariaat van de BFF.
2. Het verzoek aan de BFF conform artikel 3.2 wordt schriftelijk aan het secretariaat van de BFF gericht, hetzij gezamenlijk door partijen, hetzij door de meest gerede partij, die dan een kopie van haar verzoek tegelijkertijd en ook schriftelijk aan de andere partij stuurt.
3. De aanvraag moet wel volgende elementen bevatten:
- de exacte identificatie van de betrokken partijen (voor een fysiek persoon : naam, voornaam, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres,
ondernemingsnummer of – bij gebrek aan dit laatste – nummer van de identiteitskaart / voor een rechtspersoon : bedrijfsnaam en maatschappelijke zetel, identiteit van de personen die het recht hebben de onderneming te vertegenwoordigen, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres, ondernemingsnummer.)
- indien mogelijk de gegevens van de raadslieden van de partijen
- een beknopte omschrijving van de betwisting en van de vordering, evenals een raming van de bedragen die worden gevorderd.
- het akkoord van deze partij om zich aan onderhavig Reglement te conformeren.
- eventuele opmerkingen over de keuze van de betrokken bemiddelaar.
Binnen 3 dagen na ontvangst van het verzoek op initiatief van de ene partij kan de andere partij desgewenst ook opmerkingen maken over de keuze van de bemiddelaar.
De BFF zal van haar kant binnen 8 dagen na het eerste verzoek overgaan tot de aanstelling van een bemiddelaar.
In principe duidt de BFF één bemiddelaar aan. Maar in uitzonderlijke omstandigheden kan de BFF, in onderling akkoord met de betrokken partijen, een college bestaande uit twee of meer leden aanstellen.
Artikel 5. Eventuele tussenkomst van de BFF in het kader van artikel 3.2.c
1. Het staat een partij, volgens de voorwaarden voorzien in het art. 3.2.c., volledig vrij een aanvraag tot bemiddeling in te dienen bij de BFF. De aanvraag moet de in artikel 4.3 bedoelde gegevens bevatten.
De BFF informeert dan zo snel mogelijk de andere partij(en) over deze bemiddelingsaanvraag en geeft de andere partij(en) 8 dagen de tijd om dit voorstel tot bemiddeling te aanvaarden of te weigeren door eventueel opmerkingen te maken over de keuze van de bemiddelaar.
2. Door het voorstel te aanvaarden, verklaren de andere partijen zich akkoord met de bepalingen van onderhavig Reglement. Eventueel voegen zij bij de aanvaarding van het voorstel ook een korte omschrijving van hun eigen vorderingen toe, evenals een schatting van de bedragen die ze zelf wilden vorderen.
3. Bij aanvaarding wijst de BFF binnen acht dagen na het verstrijken van de bovengenoemde termijn van acht dagen één van de erkende bemiddelaars aan en brengt de partijen hiervan op de hoogte.
4. Bij gebrek aan een positief antwoord binnen de 8 dagen gaat men ervan uit dat het voorstel door de andere partij(en) werd geweigerd en het secretariaat van de BFF zal de aanvrager hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.
Artikel 6. Plaats en taal van de bemiddeling
1. De partijen beslissen waar de zetel van de bemiddeling zal zijn. In principe is dat het kantoor van de bemiddelaar, tenzij partijen de zetel van de BFF verkiezen. Tenzij de partijen in onderling akkoord anders zijn overeengekomen, kan de bemiddelaar zijn raadplegingen en vergaderingen houden op elke plaats die hem geschikt lijkt.
2. De taal voor de bemiddeling wordt ofwel bepaald in de bemiddelingsclausule ofwel in onderling akkoord tussen beide partijen in de bemiddelingsovereenkomst opgenomen.
Artikel 7. Uitvoering van de bemiddeling – bemiddelingsprotocol
1. De partijen verbinden zich ertoe om te goeder trouw samen te werken aan het bemiddelingsproces. Dat doen ze onder meer door snel te reageren wanneer de bemiddelaar een voorstel tot vergadering doet of bijkomende informatie opvraagt. Ze verbinden zich er bovendien ook toe zich op de bemiddelingsvergaderingen te laten vertegenwoordigen door een of meerdere personen met een grondige kennis van het dossier en, in de mate van het mogelijke, de nodige onderhandelingsbevoegdheid en bevoegdheid om overeenkomsten te sluiten.
2. De partijen kunnen worden bijgestaan door een raadgever naar keuze.
3. Samen met de partijen stelt de bemiddelaar in eerste instantie een bemiddelingsprotocol op waarin het doel en de werkwijze van de bemiddeling worden bepaald, conform aan de voorschriften in artikel 1731 van het Gerechtelijk Wetboek.
4. Indien na de aanvaarding van het bemiddelingsprincipe, één van de partijen op abusieve wijze weigert om de voorgestelde bemiddelingsovereenkomst te ondertekenen, waardoor de bemiddelingsprocedure verhinderd wordt, zal deze
partij alleen de reeds gemaakte kosten en de aangerekende erelonen van de bemiddelaar dragen.
Artikel 8. Tussenkomst en rol van de bemiddelaar
1. Vanuit zijn respect voor de belangen van elke partij geniet de bemiddelaar volledige vrijheid bij de uitvoering van zijn opdracht in overeenstemming met de bepalingen van artikel 1724 en volgende van het Gerechtelijk Wetboek en de Code voor deontologie van erkende bemiddelaars. Hij organiseert zijn taken zoals hij het zelf nuttig en efficiënt acht.
2. Als de bemiddelaar het zinvol acht kan hij, zonder zich op te dringen, suggesties of voorstellen doen om tot een minnelijke schikking te komen.
3. Zonder een akkoord aan de partijen op te leggen, stelt de bemiddelaar voor om elke betwisting tussen partijen te regelen op een manier die hij het meest geschikt acht.
4. Als de bemiddelaar van oordeel is dat de betwistingen tussen de partijen niet via bemiddeling kunnen worden geregeld, kan hij de partijen voorstellen om de procedures of middelen te onderzoeken die hem het meest geschikt lijken om tot een efficiënte, vruchtbare en zo voordelig mogelijke oplossing te komen, rekening houdend met de aard van de betwisting en de eventuele handelsrelaties tussen de partijen. Meer bepaald kan de bemiddelaar voorstellen:
(i) het advies van een expert in te roepen voor een of meer vragen:
(ii) beroep te doen op de bemiddelingsprocedure van het bemiddelingsreglement van de BFF;
(iii) beroep te doen op arbitrage;
(iv) de laatste voorstellen tot oplossing van de beide partijen te communiceren en op basis daarvan, bij gebrek aan oplossing, arbitrage in te roepen. De rol van het arbitraal college blijft daarbij beperkt tot de beslissing welk van deze voorstellen voorrang moet krijgen.
Artikel 9. Vertrouwelijkheid van de bemiddeling
1. De vergaderingen van de partijen met de bemiddelaar worden op geen enkele manier geregistreerd.
2. Elke persoon die betrokken is bij een bemiddelingsprocedure – de bemiddelaar, de partijen, hun raadgevers en vertegenwoordigers, elke zelfstandige expert en alle anderen die deelnemen aan de vergaderingen van de partijen en de bemiddelaar – moeten het vertrouwelijk karakter van de bemiddelingsprocedure respecteren; deze personen mogen, tenzij de partijen en de bemiddelaar anders overeenkomen, geen enkele informatie met betrekking tot deze procedure of verkregen tijdens deze procedure gebruiken of onthullen aan derden.
3. Vooraleer de bemiddeling van start gaat, moet elk van voornoemde personen een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen (Cfr type document voorgesteld door de BFF).)
4. Tenzij bij overeenkomst anders is bepaald, heeft dit immers tot gevolg dat de partijen in een gerechtelijke of arbitrageprocedure geen van onderstaande elementen kunnen inroepen als bewijs of als enig ander middel:
(i) een opinie of voorstel dat door een van de partijen werd geformuleerd met het oog op een eventuele regeling van de betwisting;
(ii) een bekentenis die door een van de partijen werd gedaan tijdens de bemiddelingsprocedure;
(iii)een voorstel of meningsuiting van de bemiddelaar;
(iv) het feit dat een van de partijen zich al dan niet akkoord heeft verklaard om een voorstel tot regeling van de bemiddelaar of een van de partijen te aanvaarden.
Dit betekent ook dat de partijen geen bemiddelaar als getuige kunnen oproepen in een dergelijke procedure. Ook kan geen enkele schriftelijke of mondelinge uitspraak of opmerking die de partijen (of hun vertegenwoordiger) tijdens de voorbereiding of in de loop van de bemiddelingsprocedure hebben geformuleerd aanleiding geven tot een vordering inzake laster of enige andere gelijkaardige vordering.
Artikel 10. Kost van de bemiddeling
1. Een eventuele tussenkomst van de BFF zoals voorzien in het huidige Reglement gebeurt kosteloos.
2. Het bedrag van de erelonen van de bemiddelaar wordt gespecifieerd in het bemiddelingsprotocol. Bij toepassing van het huidige Reglement beveelt de BFF een uurtarief aan van 120 euro per partij ingeval er met één bemiddelaar wordt gewerkt.
De bemiddelaar kan eventuele administratieve kosten laten vergoeden in functie van de voorwaarden die in het bemiddelingsprotocol worden gestipuleerd conform artikel 7.
3. De bemiddelaar kan op elk moment voor of tijdens de bemiddeling de partijen verzoeken om eenzelfde bedrag ten titel van provisie op erelonen te storten. Xxxxxx dit niet is gebeurd, kan hij zijn tussenkomst schorsen of beëindigen.
4. De erelonen worden in gelijke delen door de partijen betaald, tenzij anders is overeengekomen.
Artikel 11. Verbintenissen van de erkende bemiddelaar, aanbevolen door de BFF
1. De erkende bemiddelaars verbinden zich ertoe nauwlettend toe te zien op de artikelen 1724 en volgende van het Gerechtelijk Wetboek. Zij verbinden zich er ook toe hun kennis van het handelsdistributierecht op peil te houden.
2. Tenzij de partijen het anders willen, conform aan het artikel 3.2, stelt de bemiddelaar de BFF schriftelijk in kennis van de beëindiging van de bemiddelingsprocedure en van het feit of er een volledige of gedeeltelijke oplossing voor de betwisting is bereikt, zonder echter verder op de details in te gaan.
Artikel 12. Verbintenissen van de BFF
1. De BFF verbindt zich ertoe om bij elke bemiddeling onvoorwaardelijk het confidentiële karakter ervan te respecteren. Ook zal de BFF geen informatie verspreiden die te maken heeft met een bemiddeling die ze in uitvoering van dit Reglement opstart of waarover ze is ingelicht.
2. De BFF heeft wel het recht om gebruik te maken van de informatie bepaald in artikel 15 § 2 hierboven, met het oog op de publicatie van algemene statistieken over haar activiteiten, op voorwaarde dat ze daarbij de identiteit van de partijen of de specifieke omstandigheden van de betwisting niet openbaar maakt.
3. De leden van de BFF kunnen – behalve in geval van opzet – in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor daden of nalatigheden in het kader van een bemiddeling die conform dit Reglement werd uitgevoerd.
Artikel 13. Bijlagen
Juridische code: Art 1724 tot 1737 Ethische code voor erkende bemiddelaars
Verbintenis tot geheimhouding van de BFF