Voorstel Gemeenschappelijke overeenkomst N°185 Voorwerp: Tactische en Operationele ondersteuning inzake beleid en organisatie

5/5

Organisatie: FOD BOSA

Voorstel Gemeenschappelijke overeenkomst
N°185

Voorwerp: Tactische en Operationele ondersteuning inzake beleid en organisatie

Indiener voorstel
FOD	Naam strategisch coördinator / waarnemer	E-mail	Telefoonnummer
XXXX	Xxxxx Xxxxx	Xxxxx.xxxxx@xxxx.xxxx.xx

Timing/planning
Deadlines	Datum
Einddatum huidig contract (indien van toepassing)	Klik of tik om een datum in te voeren.
Gewenste startdatum nieuw contract	1/01/2022

Omschrijving gemeenschappelijke overeenkomst

1. Voorwerp van de opdracht:
   
   

Tactische en Operationele ondersteuning van de federale instellingen op vlak van beleid, organisatie en bijhorende processen met het oog op het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit. De ondersteuning kan zowel gebaseerd zijn op een middelenverbintenis (inzetten van mensen met het geschikte profiel) als op een resultaatsverbintenis gestoeld op een werkpakket dat wordt toevertrouwd aan de dienstverlener.

Mogelijke domeinen die binnen FOD BOSA onder deze noemer vallen zijn:

• Algemeen Beleid van de organisatie of een onderdeel

• Vraagstukken x.x.x. xx Xxxxxxxxx en boekhouding van de staat

• Business Intelligence binnen het domein van de federale overheid

• Innovatie beleid

• Beleid inzake duurzame ontwikkeling

• Transformatie van de organisatie

• Kwaliteitsbeleid

• Vraagstukken i.v.m. de recrutering

• Opleiding van de medewerkers

• Welzijn van de medewerkers

• Professionele begeleiding van medewerkers en teams

• Payroll vraagstukken

• Pensioenen

• Aankoopbeleid

• Communicatiebeleid

• Facilitair beheer (vertalingen, beveiliging, catering, schoonmaak, voertuigenbeheer, vergaderzalen, gebouwenbeheer, beheer van installaties…

• Juridische ondersteuning

Binnen deze domeinen kunnen volgende onderwerpen aan bod komen:

Onderwerp	Xxxxxx
Processen	Begeleiding bij het in kaart brengen van de processen en het opstellen van verbeteracties en actieplan
Projectmanagement	(begeleiding bij) het beheersen van projecten
Change management	begeleiding bij de integratie van verandering in de structuur of de werkwijze van een organisatie
Program management	(begeleiding bij) het beheren van meerdere gerelateerde projecten, met als doel het verbeteren van de prestaties van de organisatie
Risk management	(begeleiding bij) het beheren van het proces met als doel risico’s te identificeren, te beoordelen en te controleren

M.b.t. deze domeinen en onderwerpen zijn 2 types opdrachten te voorzien:

Eerste type opdracht – “time and means” tegen prijslijst

De verwachtingen van de federale overheidsdiensten zijn zodanig dat op sommige momenten bij gebrek aan inhouse medewerkers met het gewenste profiel bijkomende punctuele externe ondersteuning nodig is teneinde de gewenste diensten te kunnen verstrekken. Bijgevolg moet hiervoor tijdig gekwalificeerd personeel van een externe partner kunnen worden ingeschakeld.

Dit type opdrachten betreffen bijgevolg een “middelenverbintenis” die op maandelijkse basis worden gefactureerd, na inbreng van een gedetailleerde prestatiestaat.

Tweede type opdracht – “werkpakketten” tegen globale prijs

Naast het voormelde opdrachttype “time and means” moet ook beroep kunnen gedaan worden op een externe partner voor opdrachten in de vorm van werkpakketten tegen globale prijs. Het doel hiervan is om een goede dienstverlening te kunnen garanderen aan zijn klanten, met respect voor vooraf bepaalde specificaties en binnen een vooraf bepaalde tijd.

Deze werkpakketten binnen het tweede type opdrachten betreffen “resultaatsverbintenissen” waarbij de opdrachtnemer er zich toe verbindt het betrokken werkpakket te realiseren aan de vooraf overeengekomen prijs en volgens de vooraf overeengekomen specificaties qua inhoud (scope), doorlooptijd en kwaliteit en aanpak.

Zijn uitgesloten van deze opdracht:

1. Opdrachten inzake consultancy in zeer specifieke domeinen zoals HR, mobiliteit, energie, overheidsopdrachten, fiscaliteit, Beveiliging, safety en health, milieuvergunningen, IT-Security, VoIP, Technische profielen (vb. installaties in gebouwen), Juridisch advies,… zijn uitgesloten van deze opdracht aangezien zij taylormade profielen en/of opdrachtnemers vergen.

2. Strategische consultancy opdrachten die te makken hebben met de fundamentele organisatie of werkingsregels van de federale overheid, de gewesten en/of gemeenschappen aangezien deze thema’s specifieke opdrachten en gespecialiseerde opdrachtnemers vereisen. Hieronder wordt onder meer verstaan (het voorbereiden, implementeren van een nieuwe staatshervorming, herziening van het beleid inzake volksgezondheid of fiscaliteit, het energiebeleid, enz.).

2. Type overheidsopdracht: Dienst

3. Procedure: Te bepalen

Kies een item.

Meerdere gunningscriteria

4. Specifieke modaliteiten:

Kies een item.

Raamovereenkomst met mini-competitie en/of cascade systeem

5. Looptijd/duurtijd:
   4 Jaren, waarbij de uitvoeringstermijn van de laatst toegekend opdracht niet langer dan 1 jaar na de einddatum van de opdracht mag zijn.

6. Scenario: ☒ Scenario 1: gemeenschappelijke overeenkomst ZONDER onmiddellijke afname bij het sluiten van de gemeenschappelijke overeenkomst

☐☐

7. Raming:
   Te bepalen in TOFA.

8. Besparing:
   De besparingen dienen eerder te worden gezien op het niveau van de efficiëntie en tijdswinst bij de deelopdrachten die zullen worden gesloten. Bovendien is het ook de bedoeling om te komen tot richttarieven die door de inschrijvers tijdens de contractuele duur moeten worden gerespecteerd in zowel time and means contracten als opdrachten gebaseerd op zgn. werkpakketten.

9. Marktconsultatie: Aantal potentiële spelers < 25.
   
   

10. Varia: (Deze rubriek kan o.a. foto’s bevatten van de beoogde object(en) in de gemeenschappelijke overeenkomst)

Nihil