Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Dit reglement is volgens artikel 23 van de statuten van de vereniging Golfclub Bergvliet vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 22 maart 2022

Algemene Bepalingen

Art. 1. Definities

1. De definities en begripsomschrijvingen zoals die voorkomen in de statuten zijn eveneens van toepassing op dit reglement.

2. Alle leden hebben het recht van het gebruik van de golfbaan, in overeenstemming met de door hen afgesloten speelrecht-overeenkomst en conform de statuten, huishoudelijk reglement en protocollen van de vereniging.

Art. 2. Gedrag

Deelneming in enigerlei vorm aan de activiteiten van de vereniging impliceert dat men zich bekend en akkoord verklaart met de bepalingen voorkomend in de statuten en in dit reglement, alsmede met andere bepalingen en regelingen door of namens het bestuur vastgesteld. Tevens impliceert dit dat men verklaart zich naar deze regelingen en bepalingen te gedragen

Art. 3. Verenigingslogo

De vereniging maakt gebruik van een logo dat een golfswing voorstelt waarbij het logo van Golfbaan Landgoed Bergvliet is opgenomen in de golfbal. De kleuren zijn overgenomen vanuit de huisstijl van de golfbaan. Op deze wijze wordt de verbintenis tussen golfbaan en golfclub gesymboliseerd. De huisstijl van de golfclub is opgenomen in de taakstelling van de communicatiecommissie.

Art. 4. Doelstelling Vereniging

Naast het in artikel 3 van de statuten opgenomen doel van de vereniging, streeft de vereniging er naar om een golfvereniging te zijn die wordt gekenmerkt door een warm verenigingsleven, waarbij de Brabantse gastvrijheid, gezelligheid en Bourgondische inslag een belangrijke rol spelen.

Overeenkomst met Stichting

Art. 5. Exploitatie-/Samenwerkingsovereenkomst

De rechten en plichten van de vereniging Golfclub Bergvliet ten opzichte van de Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet worden vastgelegd in een door beide partijen ondertekende exploitatie -/samenwerkingsovereenkomst. Deze overeenkomst wordt in principe voor meerdere jaren aangegaan.

Art. 6. Vaststelling

In het jaar waarin de exploitatie -/samenwerkingsovereenkomst afloopt wordt door het bestuur over een nieuwe overeenkomst onderhandeld waarvan het concept wordt voorgelegd aan de algemene ledenvergadering die in het najaar (november) wordt gehouden.

Bestuur

Art.7. Besluitvorming

Het bestuur is gerechtigd besluiten te nemen die de dagelijkse bedrijfsvoering van de vereniging betreffen en die het belang van de vereniging dienen. De besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Besluiten over belangrijke onderwerpen die niet specifiek in de statuten worden benoemd worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering, dit ter beoordeling van het bestuur.

Art. 8. Verslaglegging

Naast de in de statuten opgenomen aanwijzingen voor de verslaglegging, zal het bestuur de leden voortdurend op de hoogte houden van relevante onderwerpen door het verspreiden van nieuwsbrieven.

Lidmaatschap Vereniging

Art. 9. Aanvragen lidmaatschap

1. Om zich als lid aan te melden kan men het lidmaatschapsformulier op de website van de Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet (verder te noemen “de Stichting”) invullen, zich vervoegen bij de receptie van de golfbaan of bij de secretaris van de vereniging (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

2. Het lidmaatschap van de vereniging kan alleen worden aangevraagd indien men een abonnement voor speelrecht aangaat met de Stichting, het een en ander in overeenstemming met het gestelde in de exploitatie overeenkomst.

Art. 10. Informatie aan nieuwe leden

Nieuwe leden worden behandeld conform het protocol aan- en afmelden leden.

Art.11. Specifieke lidmaatschappen

1. Tot februari 2011 waren nieuwe leden verplicht een participatie in de golfbaan te kopen. Leden met participatie staan bekend als “gouden leden”. Leden die later zijn toegetreden tot de vereniging hebben geen participatie en staan bekend als “zilveren leden”. Bij de afschaffing van de participatieplicht zijn afspraken gemaakt over de behandeling van gouden leden ten opzichte van zilveren leden. Het bestuur is verplicht deze afspraken te bewaken en zo nodig in discussie te treden met de Stichting indien van de afspraken wordt afgeweken.

2. Voor zover nodig wordt geacht, kan het bestuur de algemene ledenvergadering voorstellen specifieke categorieën lidmaatschappen te vormen die eventueel afwijkende contributies betalen. Na goedkeuring door de algemene ledenvergadering kunnen deze geëffectueerd worden.

Financiën

Art.12. Vaststelling jaarlijkse bijdrage door begrotingsvergadering

1. Het bestuur belegt vóór het einde van de maand november van elk jaar een algemene ledenvergadering, waarin de begroting voor het volgend jaar wordt behandeld en waarin het voorstel voorkomt om de jaarlijkse bijdrage voor bedoeld jaar, evenals andere bijdragen, vast te stellen.

2. Indien het praktisch onmogelijk blijkt de in het vorige lid bedoelde vergadering voor de aanvang van een nieuw jaar te houden, dient deze uiterlijk in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar te worden belegd. Het bestuur maakt dan in de loop van november, voorafgaande aan het nieuwe jaar, bekend om welke redenen aan het in lid 1 gestelde niet kan worden voldaan.

Art.13. Reductie van of op jaarlijkse bijdrages

1. Leden die in de loop van enig jaar lid worden, zijn voor dat jaar een aangepaste contributie verschuldigd. Jaarlijks wordt in de ALV de aangepaste contributie vastgesteld.

2. Een lid dat in een aankomend verenigingsjaar als bijzonder lid (artikel 4 lid d van de statuten) geregistreerd wil worden, dient hiertoe voor het einde van het lopende verenigingsjaar een schriftelijk verzoek bij de secretaris van de vereniging in te dienen.

3. Geen restitutie van contributie wordt verleend om medische redenen of van tijdelijk verblijf in het buitenland of elders in het binnenland, tenzij het bestuur in bijzondere gevallen op verzoek van het desbetreffende lid anders besluit.

Art. 14. Bijzondere verlaging

Het bestuur is gerechtigd in bijzondere gevallen, dat ter uitsluitende beoordeling van het bestuur, de contributie voor een lid te verlagen. Het bestuur kan aan deze verlaging voorwaarden verbinden.

Art. 15. Nota’s

1. Jaarlijks, bij voorkeur in de maand december, wordt aan de leden door de ledenadministratie een nota toegezonden waarin opgenomen de contributie van de vereniging. Inschrijfgelden, entreegelden, contributies, eventuele bijdragen en/of kosten die gedurende het jaar ontstaan, kunnen direct in rekening gebracht worden.

2. Het verschuldigde bedrag dient te worden voldaan binnen één maand na dagtekening van de nota.

3. Bij niet-tijdige betaling, ondanks verzonden aanmaningen, treedt artikel 7 lid 1 van de statuten in werking.

Art. 16. Eigen vermogen

Het eigen vermogen van de vereniging, inclusief eventuele reserves en reserveringen, met uitzondering van de reservering voor een lustrumviering, mag in enig jaar niet groter zijn dan 75% van de opbrengsten uit de contributies. Indien dit wel het geval is kan het aanleiding zijn tot het wijzigen van de hoogte van de contributie, het e.e.a. te besluiten door de algemene ledenvergadering.

Art. 17. Bijdrage aan interne wedstrijden

1. Het is de verschillende subcommissies van de wedstrijdcommissie toegestaan om een geldelijke bijdrage te vragen aan de deelnemers van de door hen georganiseerde wedstrijden. Van deze bijdragen dient een ordelijke administratie te worden bijgehouden.

2. Het totaal of delen van deze bijdragen kunnen worden besteed aan het verwerven van prijzen, bekostigen van saamhorigheidsbijeenkomsten e.d.. De penningmeester van de vereniging ziet hierop toe als ook op de gevoerde administratie.

3. Genoemde bijdragen worden opgenomen in de financiële verantwoording van de vereniging maar blijven buiten het vermogen van de vereniging. De wedstrijd(sub)commissies leggen zelf verantwoording af aan de deelnemers van hun wedstrijd over de verwerving en besteding van deze gelden.

Commissies

Art. 18. Instellen commissie

1. Conform art 14. lid 3 van de statuten is het bestuur bevoegd om onder haar verantwoordelijkheid, bepaalde onderdelen van haar taak te laten uitvoeren door commissies waarvan de leden door het bestuur worden benoemd.

2. De ingestelde commissies dienen minimaal in staat te zijn de hen toebedeelde taken te organiseren en uit te voeren. Hierbij dienen zij rekening te houden met de eventueel door andere commissies vastgelegde richtlijnen, die van invloed zijn en of kunnen zijn op de door hen uit te voeren activiteiten.

De algemene verantwoordelijkheden/bevoegdheden van de commissies staan beschreven in een protocol.

3. Het bestuur is bevoegd om voor specifieke projecten/activiteiten een aparte commissie in het leven te roepen.

Algemene Ledenvergadering

Art. 19. Schriftelijke stemming

1. Wanneer in een algemene ledenvergadering een schriftelijke stemming (in het bijzonder over personen) plaatsvindt, vormt de voorzitter uit de aanwezige stemgerechtigde leden een stembureau bestaande uit drie leden, geen bestuursleden zijnde.

2. Bij schriftelijke stemming worden als niet uitgebrachte stemmen beschouwd:

a. blanco stembriefjes

b. stembriefjes die de naam van een persoon niet duidelijk vermelden of een persoon vermelden die niet als kandidaat gesteld is

c. stembriefjes waarop meer of minder namen voorkomen dan het te verkiezen aantal personen.

3. De beslissing of bovengenoemde gevallen zich al dan niet voordoen ligt in twijfelgevallen bij het ingestelde stembureau.

4. Ingeval er bij verkiezing van bestuursleden meer dan één vacature is en er zijn meer kandidaten dan vacatures, stelt de voorzitter de verkiezing voor elke vacature afzonderlijk aan de orde. Per vacature kan slechts éénmaal een stem worden uitgebracht.

Klachtencommissie

Art. 20. Instelling klachtencommissie

Bij klachten over gedragingen en/of handelingen van individuele leden tijdens verenigingsactiviteiten en klachten over beslissingen van commissies in individuele

gevallen stelt het bestuur op ad hoc basis een klachtencommissie in. Het advies van deze commissie is bindend, zie hiervoor het protocol.

Klachten over de handelwijze of een beslissing van het Bestuur dienen, conform artikel 15, lid 2 van de Statuten, in de Algemene Ledenvergadering aanhangig gemaakt te worden.

Gedragsregels ter preventie van seksuele intimidatie in de golfsport

Art. 21. SI-Reglement

1. De NGF heeft een zogenoemd Seksuele Intimidatie (SI-) reglement opgesteld, welke op 30 april 2016 tijdens de algemene ledenvergadering van de NGF is goedgekeurd. Om de bepalingen van het SI-reglement van toepassing te laten zijn op iedereen binnen de golfsport, dienen de leden van de NGF mee te werken aan verdere implementatie van dit reglement (art 1.2 van het reglement).

2. Inhoud en strekking van deze reglementen staan op website van de vereniging.

Diversen

Art. 22. Introductierecht/toestaan introducés

In overleg met de organiserende commissie(s) kan het leden worden toegestaan introducés uit te nodigen.

Art. 23. Schade

Indien voorwerpen toebehorend aan de vereniging mochten worden gebroken of beschadigd of schade wordt toegebracht aan haar eigendommen door een lid, zal deze verplicht zijn de schade te vergoeden.

Art. 24. Aansprakelijkheid

1. De vereniging kan nimmer door haar leden aansprakelijk worden gehouden voor schade.

2. Leden nemen geheel op eigen risico deel aan verenigingsactiviteiten.

Art. 25. Protocollen (zie website vereniging)

Om richting te geven aan operationele procedures dienen protocollen opgesteld en onderhouden te worden die van toepassing zijn op alle leden en/of (sub)commissies. Deze protocollen kunnen door het Bestuur aangepast/uitgebreid worden als omstandigheden daartoe aanleiding geven. Van veranderingen in protocollen wordt een register van wijzigingen bijgehouden en gepubliceerd.

Art. 26. Autoriteit bestuur

In gevallen waarin dit huishoudelijke reglement niet voorziet beslist het bestuur .

Register van wijzigingen

Wijzigingen t.o.v. Huishoudelijk Reglement d.d. 21-11-2023.

• Art. 13, lid 1: Tekst gewijzigd zodat de bijdrage voor leden die in de loop van het jaar lid worden, wordt vastgesteld door ALV

Wijzigingen t.o.v. Huishoudelijk Reglement d.d. 23-02-2020.

• Art. 1 “Regels van het Bestuur” vervangen door “Protocollen”

• Art. 5 en 6: ”Exploitatieovereenkomst” gewijzigd in “Exploitatie-/Samenwerkings- overeenkomst”

• Art. 8: Publicatie besluitenlijst vervallen. Daarvoor in de plaats informeert het Bestuur de leden over relevante zaken via nieuwsbrieven

• Art. 10: Informatie aan nieuwe leden conform protocol

• Art. 20: Werking klachtenprotocol beperken tot individuele klachten. Klachten over het Bestuur aanhangig maken in de ALV

• Art. 23: “gebruiker” vervangen door “lid”

• Art. 24: Verwijderen “bezoekers, introducees en greenfeespelers ”

• Art 26: Limitatieve opsomming protocollen vervangen door verwijzing naar website en register van wijzigingen

• Art. 25 en 26 omkeren in volgorde zodat autoriteit van Bestuur de slotbepaling wordt.

Klik hier voor Huishoudelijk Reglement d.d. 22-03-2022.