Overeenkomst van bewaargeving
Overeenkomst van bewaargeving
TUSSEN DE VOLGENDE PARTIJEN
Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel (AMVB), met zetel in Xxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter, hierna genoemd ‘de bewaarnemer’
EN
…[Identificatie en contactgegevens bewaargever]…, hierna ‘de bewaargever’ genoemd. OVERWEGENDE DAT
Het Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel vzw (AMVB) (her)ontdekt het verdwijnend collectief geheugen van de Nederlandstalige Brusselaars in de veranderende grootstedelijke samenleving. Het AMVB is als gemeenschapsarchief een open huis voor de continue ondersteuning van deze Nederlandstalige erfgoedgemeenschappen. Het maakt hun erfgoedcollecties zichtbaar en stimuleert de bewustwording van de maatschappelijke relevantie ervan. Het AMVB verzekert als pluralistische organisatie de verwerving, het beheer, het onderzoek en de valorisatie van 19de, 20ste en 21ste-eeuwse archieven en erfgoedcollecties geënt op het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het is een gastvrij forum voor wie het Brussel van vandaag en gisteren wil ontdekken en beleven.
...[Korte situering van de bewaargever en motivatie voor de bewaargeving]… DEFINITIES
• Bewaargeving: Bewaargeving is een overeenkomst waarbij de ene partij archiefbescheiden aan een andere ter bewaring overdraagt en waarbij deze laatste de verplichting heeft ervoor te zorgen "als een goed huisvader", en ze opnieuw aan de bewaarder te geven op zijn eerste vraag. De teruggave betekent de ontbinding van de overeenkomst en is gebonden aan voorwaarden.
• Bruikleen: Xxxxxxxxx of commodaat is het uitlenen van een zaak met de bedoeling het na gebruik of verloop van tijd terug te krijgen. Het uitlenen is beperkt in de tijd en gebeurt in het kader van een tijdelijke opdracht (zoals bijvoorbeeld een voorstelling, tentoonstelling, …).
• Cultureel erfgoed: Cultureel erfgoed is een verzamelnaam voor alles wat door vorige generaties is gemaakt en wat nu nog bestaat en een grote waarde heeft voor de gemeenschap.
• Archiefbescheiden of archiefstukken: Informatie die naar aard bestemd is te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, taken of rechtshandhaving.
• Archiefbestanddeel: Geheel van archiefbescheiden binnen een archief, in onderlinge samenhang te raadplegen.
• Overdrachtslijst: Lijst waarin een opsomming wordt gegeven van het overgedragen cultureel.
• Born digital cultureel erfgoed: Cultureel erfgoed dat digitaal van oorsprong is.
• Herbestemming van cultureel erfgoed: Het geven van een nieuwe functie aan een cultureel erfgoed, door het bijvoorbeeld over te dragen aan een andere collectiebeherende instelling, te hergebruiken voor educatieve doeleinden, (in geval van publicaties) weg te schenken of te
verkopen, … (niet limitatieve opsomming).
WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN
ARTIKEL 1. VOORWERP
De partijen wensen in deze overeenkomst de modaliteiten met betrekking tot het in bewaargeving van cultureel erfgoed vast te leggen alsook het behoud en beheer, de ontsluiting en valorisatie, de bruikleen en de digitalisering van dit erfgoed.
ARTIKEL 2. BEWAARGEVING VAN CULTUREEL ERFGOED
2.1 De bewaargever geeft in bewaring aan de bewaarnemer die aanvaardt, het cultureel erfgoed gevormd door …[archiefvormer/kunstenaar/ …]… met betrekking tot …[inhoud overdracht]…, hierna genoemd het cultureel erfgoed.
2.2 Deze bewaargeving wordt gedaan voor een periode van 99 jaar, ingaand op datum van huidige overeenkomst. Na afloop van deze periode wordt huidige overeenkomst automatisch omgezet in een schenking. De bewaargever of zijn rechtsopvolger heeft de mogelijkheid een nieuwe overeenkomst met de bewaarnemer of zijn rechtsopvolger te sluiten of de overeenkomst te
ontbinden alvorens de periode van 99 jaar afloopt en dient dit schriftelijk kenbaar te maken ten laatste 1 jaar voor het aflopen van huidige overeenkomst.
2.3 Het cultureel erfgoed zal berusten bij de bewaarnemer onder de benaming “…[benaming erfgoed]…”.
2.4 Bij de overdracht van het cultureel erfgoed wordt aan de bewaarnemer een overdrachtslijst overhandigd door de bewaargever. Deze lijst is een beknopt overzicht van het cultureel erfgoed, beschreven volgens het sjabloon dat aangeleverd wordt door de bewaarnemer bij deze overeenkomst (zie bijlage).
2.5 Toekomstige aanvullingen door de bewaargever vallen ook onder deze overeenkomst. De bewaarnemer ontvangt bij iedere nieuwe overdracht een overdrachtslijst van de bewaargever.
ARTIKEL 3. BEHOUD EN BEHEER
3.1 Het cultureel erfgoed wordt door de bewaarnemer opgenomen en bewaard in de staat waarin het zich bevindt bij de overdracht. De bewaarnemer is gerechtigd om tot teruggave, herbestemming of vernietiging van schadelijk, overtollig of niet-relevant cultureel erfgoed over te gaan, dit na overleg met de bewaargever. Hieronder worden ook de analoge dragers van gedigitaliseerd cultureel erfgoed verstaan.
3.2 Het born digital cultureel erfgoed zal worden verwerkt en opgeslagen in het digitaal depot van de bewaarnemer en dat van haar (toekomstige) partners. Het overgedragen born digital archief wordt daarbij gekopieerd, op virussen gescand, ontdaan van versleutelingen, ontdubbeld, opgepoetst wat naamgeving betreft, gedecomprimeerd, gemetadateerd en omgezet naar duurzame archiveringsformaten (niet limitatieve opsomming). De bewaarnemer is gerechtigd om tot teruggave, herbestemming of vernietiging van schadelijk, overtollig of niet-relevant born digital cultureel erfgoed over te gaan, dit na overleg met de bewaargever.
3.3 Het behoud en beheer (opslag, verpakking, verwerking, ordening) van het cultureel erfgoed (inclusief digital born) gebeurt ten laste van de bewaarnemer, nadat de overdracht is afgerond.
3.4 De bewaargever verbindt zich ertoe, voor de overdracht plaatsvindt, een selectie te maken van over te dragen audio- en audiovisueel born digital cultureel erfgoed.
ARTIKEL 4. ONTSLUITING EN VALORISATIE
4.1 Het cultureel erfgoed zal voor onderzoek beschikbaar zijn, overeenkomstig de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de wet op het auteursrecht, het AMVB- leeszaalreglement (zie bijlage), en voor zover voldaan is aan alle voorwaarden die in deze overeenkomst zijn opgenomen.
4.2 De bewaargever heeft het recht alle stukken uit het overgedragen cultureel erfgoed ter plaatse bij de bewaarnemer te raadplegen.
4.3 De bewaargever verleent aan de bewaarnemer een creative commons licentie wat betreft het cultureel erfgoed waarvan de bewaargever als enige auteursrechten bezit en geeft per overgedragen informatieobject in de overdrachtslijst aan om welke licentie het gaat. Hieronder een overzicht van de mogelijke licenties.
CC BY: De bewaarnemer mag het cultureel erfgoed alleen kopiëren, verspreiden, tentoonstellen en uitvoeren, en afgeleide werken maken wanneer hij de auteur of licentieverstrekker op een door deze gespecificeerde manier vermeldt.
CC BY-NC: De bewaarnemer mag het cultureel erfgoed alleen kopiëren, verspreiden, tentoonstellen en uitvoeren, en afgeleide werken maken voor niet-commerciële doeleinden en wanneer hij de auteur of licentieverstrekker op een door deze gespecificeerde manier vermeldt.
CC BY-ND: De bewaarnemer mag het cultureel erfgoed alleen kopiëren, verspreiden, tentoonstellen en uitvoeren in ongewijzigde vorm (geen afgeleide werken maken) en wanneer hij de auteur of licentieverstrekker op een door deze gespecificeerde manier vermeldt.
CC BY-SA: De bewaarnemer mag afgeleide werken van het cultureel erfgoed alleen verspreiden onder dezelfde licentie als het oorspronkelijke werk en wanneer hij de auteur of licentieverstrekker op een door deze gespecificeerde manier vermeldt. CC BY-NC-SA: De bewaarnemer mag het cultureel erfgoed alleen kopiëren, verspreiden, tentoonstellen en uitvoeren, en afgeleide werken maken voor niet-
commerciële doeleinden en wanneer hij de auteur of licentieverstrekker op een door deze gespecificeerde manier vermeldt. De bewaarnemer mag de afgeleide werken alleen verspreiden onder dezelfde licentie als het oorspronkelijke werk.
CC BY-NC-ND: De bewaarnemer mag het cultureel erfgoed alleen kopiëren, verspreiden, tentoonstellen en uitvoeren in ongewijzigde vorm (geen afgeleide werken maken), enkel voor niet-commerciële doeleinden en wanneer hij de auteur of licentieverstrekker op een door deze gespecificeerde manier vermeldt.
4.4 Auteursrechten op het cultureel erfgoed in handen van andere auteurs worden door de bewaargever op schriftelijke wijze geklaard zoals in artikel 4.3 van deze overeenkomst en dit ten laatste 18 maanden na de afhandeling van de overdracht.
ARTIKEL 5. BRUIKLEEN
5.1 In uitzonderlijke gevallen kan de bewaargever het cultureel erfgoed tegen ontvangstbewijs ontlenen naar zijn domicilie, voor zover dit in België gevestigd is, voor een termijn van maximum 30 dagen. Het ontlenen of (in voorkomend geval) verzekeren van genoemd cultureel erfgoed gebeurt ten laste en op eigen risico van de bewaargever.
5.2 Het cultureel erfgoed mag door derden uitgeleend worden voor een tentoonstelling, voor zover voldaan is aan alle voorwaarden die in deze overeenkomst zijn opgenomen. Het ophalen, terugbezorgen en (in voorkomend geval) verzekeren van het ontleende cultureel erfgoed gebeurt ten laste en op risico van de ontlener.
ARTIKEL 6. DIGITALISERING
6.1 De bewaargever verleent zijn uitdrukkelijke toestemming voor digitalisering van het cultureel erfgoed.
6.2 De bewaargever verleent zijn uitdrukkelijke toestemming dat het cultureel erfgoed valt onder de huidige en eventueel toekomstige overeenkomst(en) tussen de bewaarnemer en vzw VIAA
(hierna genoemd “VIAA”).
De bewaarnemer heeft met VIAA, met zetel te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00/000, een overeenkomst gesloten voor de digitale bewaring, digitalisering en ontsluiting van (bepaalde collecties van) het archief van de bewaarnemer (hierna genoemd “Samenwerkingsovereenkomst VIAA”) (zie bijlage). VIAA heeft daarbij van de bewaarnemer niet-exclusieve gebruiksrechten
gekregen op het archief van de bewaarnemer voor de ontsluiting van het digitale archief naar niet-commerciële gebruikers.
6.3 De bewaargever zal in uitvoering van deze overeenkomst zelf aan de bewaarnemer materiaal ter beschikking stellen dat in aanmerking kan komen voor digitalisering, bewaring en/of ontsluiting door VIAA en de bewaarnemer wil dit materiaal van de bewaargever desgevallend door VIAA laten digitaliseren, bewaren en ontsluiten.
6.4 Onverminderd alle andere bepalingen van deze overeenkomst gaat de bewaargever er mee akkoord dat de bewaarnemer het materiaal van de bewaargever aan VIAA met dit oogmerk ter beschikking stelt en aan VIAA daarop de rechten toekent die zijn vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst VIAA.
6.5 De bewaarnemer gaat wel de verbintenis aan om VIAA op de hoogte te brengen van de bepalingen van deze overeenkomst die in strijd zijn met de rechten die VIAA verkrijgt in uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst en de bewaarnemer zal, door de aangifte van de rechteninformatie in de VIAA-systemen, aan VIAA zo opleggen dat deze bepalingen bij de uitvoering van Samenwerkingsovereenkomst VIAA ook door VIAA zullen nageleefd worden.
6.6 De bewaarnemer zal de bewaargever ook op de hoogte brengen van alle wijzigingen die aan de Samenwerkingsovereenkomst worden aangebracht en een wijziging inhouden aan de rechten die VIAA heeft verkregen op het materiaal van de bewaargever.
6.7 De metadatering van het door het VIAA gedigitaliseerde cultureel erfgoed is ten laste van de bewaargever en zal gebeuren binnen de 18 maanden na de digitalisering. De bewaargever krijgt daartoe via de bewaarnemer tijdelijk toegang tot de digitale collectie van het AMVB dat bij VIAA in bewaring is gegeven.
6.8 De kwaliteitscontrole van het door het VIAA gedigitaliseerde cultureel erfgoed is ten laste van de bewaargever en zal gebeuren binnen de 6 maanden na de digitalisering. De bewaargever krijgt daartoe via de bewaarnemer tijdelijk toegang tot de digitale collectie van het AMVB dat bij VIAA in bewaring is gegeven.
6.9 De bewaarnemer voorziet in een korte opleiding en toegang tot de beheersomgeving van het VIAA waarin aan metadatering en kwaliteitscontrole kan gedaan worden.
ARTIKEL 7. ONTBINDING OVEREENKOMST
7.1 Indien de overeenkomst door de bewaargever vervroegd beëindigd wordt, zal de teruggave van het cultureel erfgoed slechts kunnen geschieden na de vereffening van de verschuldigde vergoedingen door de bewaargever aan de bewaarnemer, te weten:
a. kosten van bewaring, inclusief het materiaal van verpakking en de archiefdozen;
b. de kosten van onderhoud en ordening of (in voorkomend geval) de wetenschappelijke inventaris;
c. als ook alle kosten inherent aan de teruggave
7.2 Bij terugname door de bewaargever van het cultureel erfgoed is de bewaarnemer ertoe gemachtigd om het cultureel erfgoed te kopiëren of over te brengen op een andere duurzame drager.
7.3 Bij ontbinding van deze overeenkomst, behouden de bewaarnemer en het VIAA de gebruiksrechten op het gekopieerde of gedigitaliseerde cultureel erfgoed.
7.4 Indien de overeenkomst door de bewaarnemer vervroegd beëindigd wordt, verbindt de bewaarnemer zich ertoe een nieuwe bestemming voor het archief te zoeken, dit in overleg met de bewaargever. De bewaarnemer rekent geen kosten aan de bewaargever bij ontbinding van de overeenkomst door de bewaarnemer.
Opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op …
De bewaarnemer De bewaargever