OVEREENKOMST VERZUIMMANAGEMENT ONTZORG

OVEREENKOMST VERZUIMMANAGEMENT ONTZORG

U ontvangt van Perspectief een bevestiging van de Overeenkomst Verzuimmanagement Comfort. Het is belangrijk dat u deze bevestiging goed controleert. Als Perspectief binnen 14 dagen geen reactie van u ontvangt, gaat Perspectief ervan uit dat u instemt met de voorwaarden.

In aanmerking nemende dat:

a. Opdrachtgever wenst gebruik te maken van de diensten van Perspectief conform de contractvorm MKB Verzuim Ontzorg Verzekering (onderdeel van CompleetVerzekerd Mijn personeel) van De Zeeuwse.

b. Perspectief (certificaatnummer 249391-2017-OTH-NLD-RvA) is ingeschakeld om opdrachtgever te ondersteunen bij het op een juiste wijze invulling geven aan haar arbo- en verzuimbeleid en aanverwante zaken op het terrein van duurzame inzetbaarheid en arbeidsomstandigheden van werknemers.

c. Perspectief zal de overeenkomst met behoud van haar zelfstandigheid en onafhankelijkheid ten opzichte van haar klanten en eventuele andere belanghebbenden (zoals verzekeraars) naar beste inzicht en vermogen uitvoeren.

1. Duur en doel van de overeenkomst

a. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van (ten minste) drie jaar. Ingangsdatum en de duur van de overeenkomst komt overeen met de ingangsdatum van verzuimverzekeringspakket MKB Verzuim Ontzorg Verzekering (onderdeel van CompleetVerzekerd Mijn personeel) van De Zeeuwse. Bij beëindiging van de verzuimverzekering eindigt ook de arbodienstverlening volgens deze overeenkomst.

b. Aan het einde van de eerste looptijd kan de overeenkomst uiterlijk voor 1 november schriftelijk (aangetekend) worden opgezegd. Indien niet (tijdig) wordt opgezegd, wordt de overeenkomst telkens met één jaar verlengd.

c. Na de eerste looptijd is de overeenkomst dagelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.

d. Artikel 2.2 van de Betalings- en leveringsvoorwaarden Perspectief is niet op deze overeenkomst van toepassing.

2. Opdrachtomschrijving

a. Perspectief ondersteunt opdrachtgever op basis van de in artikel 5a gekozen abonnementsvorm, bij het op de juiste wijze uitvoeren van de verzuimbegeleiding van haar medewerkers tot en met week 104 van de verzuimperiode, conform de Wet verbetering poortwachter, arbeidsomstandighedenregeling en regeling procesgang 1e en 2e ziektejaar.

b. Om de verzuimbegeleiding op een juiste wijze uit te voeren, maakt Perspectief gebruik van het geautomatiseerde systeem CAMAS, dat wordt geleverd door CAMAS IT, een aan Perspectief gelieerde onderneming. CAMAS IT is een partij die integrale webbased softwareapplicaties ontwikkelt en levert aan werkgevers en werknemers, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens optimaal is gewaarborgd. CAMAS IT heeft Perspectief gemachtigd de verwerkersovereenkomst aan de opdrachtgever aan te bieden.

3. Aanvullende dienstverlening

a. Perspectief levert op verzoek van opdrachtgever diensten in het kader van arbodienstverlening conform artikel 14 lid 1 van de Arbowet. Perspectief stelt de deskundigheid van de in de wet genoemde kerndeskundigen op verzoek ter beschikking aan opdrachtgever. De in dit verband uit te voeren werkzaamheden worden gefactureerd op basis van verstrekte (schriftelijke) opdracht. Deze diensten vallen niet onder de overeenkomst en worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

b. Op verzoek van opdrachtgever en in overleg met Perspectief verleent Perspectief ook diensten op het terrein van Arbo, Arbeidsmobiliteit en Duurzame Inzetbaarheid.

c. Perspectief biedt de medewerkers van opdrachtgever direct toegang tot de bedrijfsarts door middel van een anoniem consult bedrijfsarts. Dit consult kan zonder toestemming van opdrachtgever door de medewerker

aangevraagd worden via de website van Perspectief. Afhankelijk van de aard van het gezondheidskundige vraagstuk, kan de bedrijfsarts medewerker doorverwijzen naar een andere deskundige. Deze diensten worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

d. Perspectief biedt de medewerkers van opdrachtgever de mogelijkheid om gebruik te maken van het aanvragen van een second opinion bij een onafhankelijke bedrijfsarts. Een second opinion kan door de medewerker aangevraagd worden via de website van Perspectief. Deze dienst wordt gefactureerd conform de tarievenlijst.

e. Perspectief heeft procedureel vastliggen dat de mogelijkheid tot wisseling van een bedrijfsarts bestaat, wanneer een medewerker van de opdrachtgever hiervoor een schriftelijk verzoek indient. De wisseling van de bedrijfsarts wordt met de opdrachtgever besproken en vastgelegd.

f. Perspectief biedt de mogelijkheid om aanstellingskeuringen uit te voeren. Perspectief maakt op aanvraag kosteloos een voorstel.

4. Wederzijdse verplichtingen

a. Opdrachtgever en Perspectief conformeren zich aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden, Wet verbetering poortwachter en bescherming van persoons- en medische gegevens. De verplichtingen vanuit de privacywetgeving zijn uitgewerkt in de verwerkersovereenkomst, welke als bijlage aan deze overeenkomst is toegevoegd.

b. Opdrachtgever heeft instemming van de OR of vertegenwoordiging van het personeel voor de totstandkoming van deze overeenkomst.

c. Perspectief verleent medewerking aan het door opdrachtgever geïnitieerde periodieke overleg met de Personeelsvertegenwoordiging en Preventiemedewerker. Perspectief stelt hiervoor de verzuimconsultant en/of bedrijfsarts ter beschikking. Deze overleggen worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

d. Opdrachtgever verplicht zich elke ziekmelding binnen twee dagen ná de eerste ziektedag via de online omgeving van De Zeeuwse door te geven aan Perspectief. De ziek- en herstelmeldingen worden middels een koppeling doorgestuurd naar CAMAS.

e. Opdrachtgever legt (persoons)gegevens van alle in dienst zijnde medewerkers vast in de door De Zeeuwse aan hem beschikbaar gestelde en beveiligde omgeving. Tevens legt de opdrachtgever mutaties in de personeelsformatiedaarin vast, en wel binnen twee weken ná deze mutatie of eerder indien opdrachtgever Perspectief vraagt om dienstverlening aan een personeelslid waarop de mutatie betrekking heeft. De (persoons)gegevens worden middels een koppeling doorgestuurd naar CAMAS.

f. Opdrachtgever verstrekt Perspectief relevante bedrijfsinformatie en draagt de verantwoordelijkheid dat deze gegevens doorlopend actueel, juist en volledig zijn. Hetgeen betekent dat wijzigingen in deze gegevens direct moeten worden doorgegeven.

g. Perspectief is niet aansprakelijk voor het verwerken van onjuiste (persoons) gegevens als blijkt dat opdrachtgever deze niet juist heeft doorgegeven in de online omgeving van De Zeeuwse verzekeringen.

h. In het kader van de beoordeling van het recht van opdrachtgever op een verzekeringsuitkering én de (financiering van) re-integratieactiviteiten geeft opdrachtgever Perspectief toestemming gegevens uit te wisselen conform de vigerende wet- en regelgeving met de verzekeraar en het administratiekantoor van opdrachtgever.

i. Opdrachtgever geeft de bedrijfsarts de ruimte en mogelijkheid om op aanvraag elke werkplek binnen de organisatie te bezoeken. Deze diensten worden gefactureerd conform de tarievenlijst.

j. Opdrachtgever stelt de bedrijfsarts in staat beroepsziekten op te sporen, te onderkennen en te diagnosticeren.

k. De bedrijfsartsen van Perspectief voldoen aan de wettelijke eisen rondom het melden van beroepsziekten bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB).

5. Tarief en vergoedingen

a. Opdrachtgever neemt af: Verzuimmanagement Ontzorg voor €135,00,- per medewerker per jaar (excl. BTW).

b. Bij de abonnementsprijs vermeld in artikel 5 lid a is het gebruik van het verzuimregistratiesysteem zoals separaat geleverd door CAMAS IT B.V. als verwerker voor zowel opdrachtgever als ook Perspectief, inbegrepen. Dit geldt ook voor de diensten die horen bij de gekozen abonnementsvorm, zoals weergegeven in het abonnementsoverzicht. Diensten die niet bij de gekozen abonnementsvorm horen worden uitgevoerd op basis van de daarvoor geldende tarieven.

c. Werkzaamheden betreffende verzuim en/of arbeidsongeschiktheid ontstaan vóór aanvang van de overeenkomst en/of voortvloeiend uit een conflict, vallen niet onder de in artikel 5 lid a vermelde abonnementsprijs. Deze werkzaamheden worden op verrichtingenbasis tegen de daarvoor geldende tarieven uitgevoerd.

d. De abonnementsprijs dient voor ingangsdatum van de overeenkomst te worden voldaan en vervolgens telkens voor de aanvang van elk jaar dat de overeenkomst wordt voortgezet.

e. Bij tussentijdse opzeggingen wordt er geen restitutie op de abonnementsgelden verleend.

f. In het geval dat de bedrijfsarts oordeelt dat (medische) informatie van de reguliere behandelaar(s) van een verzuimende werknemer noodzakelijk is, wordt deze bij de betreffende behandelaar opgevraagd. Hieraan voor Perspectief en/of de behandelaar verbonden kosten worden conform de tarievenlijst doorberekend aan opdrachtgever.

g. Facturatie vindt digitaal plaats. Het betalingsverkeer vindt plaats via automatische incasso. Opdrachtgever registreert de machtiging via het door Perspectief beschikbaar gestelde verzuimregistratiesysteem of opdrachtgever levert de benodigde documenten aan en informeert haar bank conform de richtlijnen van haar bank.

h. Voor de overige tarieven wordt verwezen naar de bijgevoegde tarievenlijst.

6. Poortwachtergarantie

a. Opdrachtgever committeert zich aan het uitvoeren van alle verplichtingen die volgen uit de Wet verbetering poortwachter en aan de aanwijzingen van de verzuimconsultant en/of bedrijfsarts. De verzuimconsultant is leidend bij het inschakelen van de bedrijfsarts en andere externe deskundigen.

b. In het geval van vragen met betrekking tot het verloop van de re-integratie informeert Perspectief (de medewerkers van) opdrachtgever over de mogelijkheid tot het aanvragen van een deskundigenoordeel bij UWV.

c. Perspectief stelt zich garant voor een door het UWV opgelegde loonsanctie na het tweede ziektejaar. Deze garantie betreft de wettelijke loondoorbetalingsverplichting, dat wil zeggen 70% van het (maximum) dagloon (Poortwachtergarantie). Hierbij gelden altijd deze voorwaarden:

▪ Perspectief voert gedurende de gehele verzuimduur de verzuimbegeleiding en bijbehorende re-integratie-

activiteiten, waaronder minimaal een zeswekelijks contact tussen Perspectief en de arbeidsongeschikte werrknemer.

▪ Opdrachtgever volgt de adviezen van de verzuimconsultant en bedrijfsarts direct en adequaat op.

▪ Opdrachtgever houdt zich aan de eisen die de Wet verbetering poortwachter en een eventuele verzuimverzekeraar stelt.

▪ Opdrachtgever informeert Perspectief direct en volledig over relevante zaken rondom verzuim.

d. Als het UWV een loonsanctie oplegt, dan kan opdrachtgever beroep doen op de Poortwachtergarantie. Opdrachtgever moet dat uiterlijk binnen 4 dagen na dagtekening van het besluit per aangetekende post (voorzien van een kopie van het besluit van het UWV) aan Perspectief laten weten. Ook draagt opdrachtgever het dossier direct over aan Perspectief en volgt daarna de aanwijzingen van Perspectief direct en adequaat op om de schadelast te beperken.

7. Preventie

a. Perspectief stelt de deskundigheid van een (kern)deskundige ter beschikking voor toetsing en/of de uitvoer van de RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) en PMO (Preventief Medisch Onderzoek).

b. Perspectief stelt deskundigen ter beschikking voor advies over preventieve maatregelen met betrekking tot het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid.

c. Opdrachtgever is verplicht om een samenwerking met betrekking tot de veiligheids- en gezondheidsrisico`s te faciliteren tussen de Preventiemedewerker van de opdrachtgever en de deskundigen van Perspectief.

d. Perspectief deelt de conclusies en de daaruit voortvloeiende adviezen met zowel de klant als de eventuele aanwezige medezeggenschapsvertegenwoordiging.

8. Verzuim

Buiten omstandigheden die niet aan Perspectief te wijten zijn, verplicht Perspectief zich tot tijdige levering van de prestaties zoals vastgelegd in deze overeenkomst of in opdrachten en/of (schriftelijke) aanvullingen op deze overeenkomst.

9. Klachten en schade

a. Op alle in deze overeenkomst genoemde diensten is het klachtenreglement van Perspectief van toepassing. De actuele versie van het klachtenreglement staat vermeld op website van Perspectief.

b. In de toepasselijke algemene betalings- en leveringsvoorwaarden van Perspectief zijn beperkingen van haar aansprakelijkheid voor schade opgenomen. Een vordering tot schadevergoeding dient door opdrachtgever te worden ingesteld binnen een half jaar na de dag waarop opdrachtgever redelijkerwijs met de aanwezigheid van schade en de aansprakelijkheid van Perspectief bekend behoorde te zijn. Na dit half jaar vervalt het recht om schadevergoeding te vorderen.

10. Betalings- en leveringsvoorwaarden

a. De meest recente betalings- en leveringsvoorwaarden van Perspectief zijn van toepassing op deze overeenkomst, alsmede op alle (nadere) overeenkomsten die daaruit tussen partijen voortvloeien, tenzij partijen daarvan bij schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk hebben afgeweken.

b. De op dit moment van toepassing zijnde betalings- en leveringsvoorwaarden, de Tarievenlijst, pakketinhoud comfortabonnement en de Verwerkersovereenkomst zijn als bijlage toegevoegd en maken onderdeel uit van deze overeenkomst. Perspectief is gerechtigd de inhoud van deze documenten eenzijdig aan te passen. De actuele versie van de betalings- en leveringsvoorwaarden kan opdrachtgever te allen tijde raadplegen en downloaden op de website van Perspectief.

c. Alle in deze overeenkomst genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Product	Ontzorg
Toegang CAMAS		▪
Vaste contactpersoon (verzuimconsultant)		▪
Signalering frequent verzuim via CAMAS		▪
Signalering doorlopende ziektegevallen via CAMAS		▪
Bewaking afspraken en voortgang via CAMAS		▪
Verzuimstatistieken via CAMAS		▪
Doormelding aan verzekeraar		▪
Signalering wettelijke termijnen		▪
Poortwachtergarantie1		▪
Ziek en herstelmeldingen2		▪
42e weeksmelding UWV		▪
Eerste telefonisch consult		▪
Vervolg telefonische consulten		▪
Telefonisch consult geen gehoor		▪
Schriftelijk verzoek tot contact na geen gehoor		▪
Consult bedrijfsarts		▪
Preventief consult Bedrijfsarts		▪
Second Opinion consult Bedrijfsarts		▪
Probleemanalyse		▪
FML		▪
Uitgebreid plan van aanpak, inclusief afspraken		▪
Voorstel bijstelling plan van aanpak		▪
Eerstejaars evaluatie		▪
Actueel oordeel		▪
Re-integratieverslag bij 2 jaar ziekte		▪
Eindevaluatie		▪
Melding UWV vangnet		▪
Opvragen medische gegevens (exclusief kosten medische informatie)		▪
Kosten medische informatie (factuur specialist/huisarts)		▪

Opvragen dossier bij vorige arbodienst (exclusief nota)		▪
Xxxxx xxxxxxxxxxx voor werkgever	▪
Arbeidsdeskundige ondersteuning bij in kaart brengen functie	▪
Advies functiemogelijkheden werknemer (ook buiten eigen werk, eigen werkgever)	▪
Advies interventies	▪
Advies en toelichting over noodzaak 1e, 2e en/of 3e spoor	▪
Inzicht in inkomenseffecten medewerker bij langdurige arbeidsongeschiktheid	▪
Advies inzet deskundigenoordeel	▪
Bedrijfspsychologisch consult	▪

1 Perspectief stelt zich garant voor een eventuele loonsanctie die het UWV oplegt na het tweede ziektejaar, als Perspectief gedurende de gehele verzuimduur de verzuimbegeleiding en bijbehorende re-integratie-activiteiten heeft uitgevoerd én de werkgever de adviezen van Perspectief onverwijld en adequaat heeft opgevolgd en zich heeft gehouden aan de eisen die de Wet Verbetering Poortwachter en een eventuele verzuimverzekeraar stelt.

Vanzelfsprekend verwacht Perspectief dat de werkgever en de werknemer Perspectief onverwijld en volledig informeren over relevante zaken rondom het verzuim.

2 Via CAMAS door werkgever, alternatieve melding kost € 6,- extra per medewerker per jaar.

Verwerkerso vereenkomst tussen opdrachtgever en

Camas IT bv, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxx 0x, 0000 XX Xxxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer

J.A. Xxxxxxxxx, directeur, hierna te noemen: (de) verwerker

verklaren

te zijn overeengekomen een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Definities

1. De definities van de begrippen gebruikt in deze overeenkomst komen overeen met de definities in artikel 4 van de AVG. In aanvulling daarop gelden de volgende definities:

AVG: Verordening (EU) 2016/679 Van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming);

Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, in casu de opdrachtgever.

Verwerker: degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtsreeks gezag te zijn onderworpen, in casu: Camas IT bv, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxx 0X, 0000 XX Xxxxxxxxxx.

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft (in het kader van deze overeenkomst in ieder geval (ex-)werknemers).

Autoriteit Persoonsgegevens: de toezichthouder als bedoeld in artikel 51 AVG.

Onderwerp van deze overeenkomst

2. In het kader van goed werkgeverschap wenst verwerkingsverantwoordelijke de gezondheid, competenties en motivatie van haar werknemers te bewaken en te bevorderen teneinde haar werknemers duurzaam inzetbaar te houden. Verwerkingsverantwoordelijke laat zich hierbij bijstaan door Perspectief Groep bv, hierna te noemen Perspectief, een gecertificeerde arbodienstverlener die zich richt op de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Verwerkingsverantwoordelijke en Perspectief hebben hiertoe een overeenkomst (de hoofdovereenkomst) met elkaar gesloten en wensen hierbij gebruik te maken van het geautomatiseerde systeem CAMAS, geleverd door Camas IT bv.

3. Volgens de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens mag Perspectief geen inzage hebben in de persoonsgegevens van niet-zieke werknemers. Naar aanleiding hiervan is in het geautomatiseerde systeem CAMAS sprake van:

a) een werkgeversdeel van de verzuimregistratie, waarin de verwerkingsverantwoordelijke zijn deel van de verzuimregistratie kan voeren en waarin hij tevens alle personeelsgegevens kan invoeren, zodat een compleet en actueel bestand van werknemers kan worden bijgehouden voor wie hij verantwoordelijk is ten aanzien van arbo- en verzuimverplichtingen, waarbij verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, en

b) een gedeelte, inzichtelijk voor Perspectief, waarin (persoons)gegevens worden verwerkt van alleen die werknemers die zijn ziekgemeld door verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in artikel 4 sub d van de hoofdovereenkomst, of zelf een beroep doen op de diensten van Perspectief.

CAMAS is hiermee enerzijds het verzuimsysteem voor verwerkingsverantwoordelijke, waarop deze verwerkersovereenkomst ziet, en anderzijds het systeem van Perspectief waarin deze als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens op basis van artikel 14 Arbeidsomstandighedenwet persoonsgegevens verwerkt voor het goed kunnen uitvoeren van de arbodienstverlening aan

verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de overeenkomst tussen Perspectief en verwerkingsverantwoordelijke (de hoofdovereenkomst), en waarvoor Perspectief met Camas IT een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten.

Ingangsdatum en duur

4. De verwerkersovereenkomst gaat in op de datum van de hoofdovereenkomst waarvan deze verwerkersovereenkomst een bijlage is en wordt aangegaan voor de duur en eindigt op de datum van de hoofdovereenkomst. Wanneer de hoofdovereenkomst eindigt zonder dat partijen een nieuwe overeenkomst aangaan, eindigt de verwerkersovereenkomst van rechtswege. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, overdracht en vernietiging, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

5. Indien Perspectief een andere dienstverlener (verwerker) dan Camas IT wenst te contracteren, dan zal verwerkingsverantwoordelijke per datum overgang eveneens naar de andere dienstverlener overgaan. Camas IT zal medewerking verlenen aan het overdragen van de (persoons)gegevens van verwerkingsverantwoordelijke aan deze andere dienstverlener, waarna deze verwerkersovereenkomst eindigt.

Naleving wet- en regelgeving

6. Verwerker verbindt zich de door verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens behoorlijk en zorgvuldig en in overeenstemming met de AVG en andere privacyregelgeving te verwerken, ingevolge deze verwerkersovereenkomst ten einde uitvoering te geven aan artikel 28 van de AVG.

7. Het is verwerker niet toegestaan de van verwerkingsverantwoordelijke verkregen persoonsgegevens voor doeleinden, anders dan overeengekomen, te verwerken of aan derden te verstrekken. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking door verwerker.

8. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke verklaart persoonsgegevens te verwerken op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. Verwerkingsverantwoordelijke verklaart aan verwerker dat de persoonsgegevens die verwerkt worden op basis van deze verwerkersovereenkomst, gezien de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

9. Verwerkingsverantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn. Het is daarbij de verantwoordelijkheid van verwerkingsverantwoordelijke dat de persoonsgegevens in CAMAS doorlopend actueel, juist en volledig zijn, hetgeen betekent dat wijzigingen in persoonsgegevens, zoals mutaties van gegevens, direct moeten worden doorgevoerd. Verwerker is niet aansprakelijk voor het verwerken van onjuiste persoonsgegevens, indien blijkt dat deze door verwerkingsverantwoordelijke niet juist zijn ingevoerd. Verwerkingsverantwoordelijke is in een dergelijke situatie zelfstandig verantwoordelijk en aansprakelijk voor inbreuken op de beveiliging én melding daarvan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel door haar opgelegde maatregelen.

10. Verwerker stelt verwerkingsverantwoordelijke in staat binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens én de verplichtingen in het geval van een inbreuk op de beveiliging.

11. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot inzage, zoals bedoeld in artikel 15 AVG, of verbetering, aanvulling, wijziging of afscherming, zoals bedoeld in artikel 16 AVG e.v., aan de verwerkingsverantwoordelijke

richt, dan zal verwerker meewerken aan het mogelijk maken van deze verzoeken. Verwerker mag de kosten voor de afhandeling doorbelasten aan verwerkingsverantwoordelijke.

Geheimhoudingsplicht

12. Verwerker is verplicht de van verwerkingsverantwoordelijke verkregen persoonsgegevens geheim te houden en haar betrokken personeelsleden en betrokken derden tot hetzelfde te verplichten, behoudens voor zover:

▪ Verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens op grond van het bepaalde in artikel 3 van

deze verwerkersovereenkomst via CAMAS aan Perspectief verstrekt.

▪ Een wettelijk voorschrift verwerker tot mededelen verplicht.

▪ De gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van verwerkingsverantwoordelijke.

▪ Het verstrekken van persoonsgegevens logischerwijze noodzakelijk is gezien de aard van de door verwerker verrichte dienstverlening aan verwerkingsverantwoordelijke.

13. Indien verwerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal verwerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal verwerker verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren, tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

14. De door of vanwege verwerker aan verwerkingsverantwoordelijke, of een instelling welke door verwerkingsverantwoordelijke is gemachtigd, verstrekte toegangs- of identificatiecodes en certificaten zijn vertrouwelijk en zullen door verwerkingsverantwoordelijke en/of diens gemachtigden als zodanig worden behandeld en zullen slechts aan geautoriseerde medewerkers uit de organisatie van verwerkingsverantwoordelijke of de gemachtigde kenbaar worden gemaakt. Verwerker is gerechtigd toegewezen toegangs- of identificatiecodes en certificaten te wijzigen. Verwerker sluit elke aansprakelijkheid uit indien de verwerkingsverantwoordelijke of diens gemachtigde onzorgvuldig met verstrekte toegangs- of identificatiecodes omgaat.

Beveiligingsverplichtingen door verwerker

15. Verwerker garandeert passende organisatorische en technische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, zoals onbevoegde kennisneming, aantasting, wijziging, verstrekking of verlies van de persoonsgegevens. Verwerker zal zich hierbij maximaal inspannen om de persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden tegen indringers en tegen van buiten komend onheil, alsmede onzorgvuldig, ondeskundig of ongeoorloofd gebruik. Verwerker is gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510 en garandeert hiervoor gecertificeerd te blijven. Verwerker heeft in ieder geval de maatregelen genomen zoals beschreven in bijlage 1.

16. Verwerker zal zijn beveiliging steeds aanpassen op grond van de stand der techniek en actuele inzichten in het beveiligen van persoonsgegevens. Het ‘passend beveiligingsniveau’ van artikel 28 en 32 AVG is hierbij het uitgangspunt.

17. In het geval van (vermoeden van) een inbreuk op de beveiliging zal de partij die dit constateert dit direct en onverwijld aan de andere partij melden, naar aanleiding waarvan de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de gelegenheid is dit binnen de daarvoor gestelde termijnen van artikel 33 AVG aan de toezichthouder en eventueel de betrokkenen te melden. Partijen dragen zelf de kosten voor onderzoek naar de oorzaken van een inbreuk op de beveiliging. Het is ter uitsluitende beoordeling van de verwerkingsverantwoordelijke om te bepalen of een inbreuk op de beveiliging een meldingsplichtige inbreuk betreft in de zin van de AVG.

18. De meldplicht als bedoeld in artikel 18 behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een inbreuk op de beveiliging is geweest, alsmede het exacte tijdstip van deze inbreuk, het systeem en feiten van het voorval, de (vermeende) oorzaak van de inbreuk, de te verwachten gevolgen van de inbreuk voor betrokkenen alsmede de

voorgestelde oplossing. Tevens dienen vermeld te worden de getroffen maatregelen om de schade te beperken en de inbreuk te repareren, de getroffen maatregelen om herhaling te voorkomen alsmede de maatregelen om de negatieve gevolgen zoveel als mogelijk direct te beperken, waaronder begrepen communicatie aan derden en betrokkenen.

19. Het is verwerker alleen toegestaan de persoonsgegevens van verwerkingsverantwoordelijke op te slaan op gegevensdragers welke zijn gelokaliseerd in de EU/EER, dan wel binnen een land, waarvan de Europese Commissie heeft verklaard dat het beveiligingsniveau adequaat is.

20. Het is verwerkingsverantwoordelijke toegestaan proces en inhoudelijke audits uit te (laten) voeren op de verwerkingen die verwerker doet in het kader van het bepaalde in deze overeenkomst. Verwerker zal alle medewerking verlenen om dergelijke audits mogelijk te maken, waarbij personeel van de auditer toegang krijgt tot documentatie, handleidingen en de systemen. Verwerkingsverantwoordelijke, of de door verwerkingsverantwoordelijke ingeschakelde derde, is gehouden alle informatie betreffende deze audits vertrouwelijk te behandelen. Kosten voor een dergelijke audit komen voor rekening van verwerkingsverantwoordelijke.

Inschakeling derden

21. Het is verwerker toegestaan een subverwerker in te schakelen voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden uit deze overeenkomst. De verwerker blijft verantwoordelijk voor deze subverwerker(s) en zal minimaal dezelfde eisen aan deze subverwerker(s) opleggen op het gebied van passende technische en organisatorische maatregelen als in deze verwerkersovereenkomst is opgenomen.

22. Verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers die verwerker op moment van aangaan van deze overeenkomst heeft ingeschakeld. Dit betreft Microsoft Ireland Operations Limited, statutair gevestigd in Dublin, voor Microsoft Cloud Services waaronder Microsoft Azure met als doel het doen van statistische analyses op grond van artikel 89 AVG.

Wijziging overeenkomst

23. Wanneer de AVG dan wel de van toepassing zijnde richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens wijzigen of andere relevante regelgeving van kracht wordt, treden partijen in overleg om te bezien of en hoe deze verwerkersovereenkomst moet worden gewijzigd.

24. Verwerker draagt er zorg voor dat persoonsgegevens onverwijld na de beëindiging van deze overeenkomst, of zoveel eerder als dat mogelijk is, nadat deze gegevens voor zover noodzakelijk zijn overgedragen aan verwerkingsverantwoordelijke, vernietigd worden, tenzij een bewaartermijn van toepassing is. Verwerker toont op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke aan dat dit daadwerkelijk is gebeurd.

Bewaartermijnen

25. Verwerker bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en in geen geval langer dan tot het einde van deze overeenkomst of, indien tussen partijen een bewaartermijn van toepassing is of is overeengekomen, niet langer dan deze termijn.

26. Camas IT heeft vanuit het oogpunt Privacy by design de mogelijkheid gecreëerd om de verschillende vastgestelde bewaartermijnen voor medische gegevens, gezondheidsgegevens en overige persoonsgegevens automatisch toe te passen op de verzuimdossiers in CAMAS. Op basis van Privacy by default staat deze instelling standaard aangevinkt. De verwerkingsverantwoordelijke kan deze instelling per werknemer uitvinken. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens op dossierniveau verwijderd. Voor analytische doeleinden worden bepaalde geanonimiseerde gegevens bewaard. Om de beschikbaarheid te garanderen worden back ups vier weken bewaard. Daarna blijft de back up van elke eerste dag van de maand bewaard, welke na een jaar wordt vernietigd.

Aansprakelijkheid

27. Een partij is aansprakelijk voor directe schade voortvloeiende uit het niet-nakomen van of in strijd handelen met de bij of krachtens de AVG gegeven voorschriften en/of het niet-nakomen van of in strijd handelen met het in deze verwerkersovereenkomst, of uit aansprakelijkheid voor onrechtmatige daad. Aansprakelijkheid voor gevolgschade is uitgesloten. Onder gevolgschade wordt gerekend gederfde winst, gemiste inkomsten, boetes en reputatieschade. De aansprakelijkheid is voorts beperkt tot het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van Verwerker wordt gedekt en ter zake daadwerkelijk door haar verzekeraar wordt uitgekeerd.

Toepasselijk recht

28. Op deze verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Bijlage 1

Beveiligingsmaatregelen:

1. Een passend en uitgeschreven (informatie)beveiligingsbeleid, waarbij het vermogen wordt gegarandeerd om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te borgen.

2. Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden met medische persoonsgegevens.

3. Two factor authentication.

4. Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie.

5. Het installeren en werken met de meest actuele virusscanners om data te beschermen tegen onder andere malware.

6. Periodiek een back up maken van de (persoons)gegevens, zodat verlies van data is uitgesloten. Back ups worden versleuteld opgeslagen.

7. Actief monitoren op inbreuken op de beveiligingsmaatregelen.

8. Afsluitbare kasten en ruimten met toegangsbeveiliging voor plaatsen waar de persoonsgegevens van verwerkingsverantwoordelijke zijn opgeslagen.

9. Het frequent evalueren en verbeteren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking conform de ontwikkeling van de techniek.

10. Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens tijdig te herstellen.