Contract van onbepaalde duur – onmiddellijke indiensttreding

Vacature: Administratief medewerker (v/m/x)

- UCOS (1 VTE)

Contract van onbepaalde duur – onmiddellijke indiensttreding

UCOS zoekt een administratief medewerker die ook houdt van netwerken en samenwerken met onze partner van het vrijzinnig humanisme. Heb je zin om de administratie van een kleine organisatie mee te beheren, en de link van UCOS met het huisvandeMens te versterken? Dan pas jij perfect bij ons!

Wie zijn we?

Het Universitair Centrum voor Ontwikkelingssamenwerking (UCOS) is een erkende ngo voor globale rechtvaardigheid en heeft een sterke strategische band met het Huis van de Mens en de Vrije Universiteit Brussel (VUB).

UCOS is actief rond kritisch wereldburgerschap en versterkt bij studenten en docenten van het Vlaams hoger onderwijs competenties die nodig zijn voor het voeden van gelijke kansen en rechten, en competenties die nodig zijn voor mondiale en interculturele uitdagingen in het kader van internationale samenwerking, maar ook in de eigen samenleving.

Om dit te realiseren biedt UCOS:

● Het studentenproject ROOTS dat campagne voert voor gendergelijkheid en seksuele en reproductieve gezondheid en rechten (SRGR);

● Het studentenproject WeDecolonizeVUB dat strijdt voor antiracisme en dekolonisatie aan de hoger onderwijsinstellingen in België en daarbuiten;

● Seminaries en werksessies voor verantwoordelijken internationalisering, docenten en academici;

● Trainingen en workshops, o.a. voor studenten die in het kader van hun studies naar het buitenland reizen;

● Lezingen, debatten en acties voor een breder publiek.

Wat zal je doen?

In een notendop

UCOS zoekt iemand die energie krijgt van het stroomlijnen van administratieve processen. Je vindt het ook leuk om samen met onze partnerorganisatie het huisvandeMens nieuwe activiteiten op te starten.

Takenpakket

1. Samenwerken met het huisvandeMens

• Je bouwt een sterke relatie op met het huisvandeMens en draagt bij aan duurzame initiatieven die de gedeelde waarden van UCOS en het vrijzinnig humanisme bevorderen, bijvoorbeeld in het kader van internationale solidariteit, wereldburgerschap of gendergelijkheid.

• Je neemt deel aan overlegmomenten en relevante werkgroepen binnen de NGO- sector (bv. de werkgroep financiën van de NGO federatie) en gebruikt deze kennis om ons werk te verbeteren.

2. Administratief beheer

• Je zorgt voor gestroomlijnd office management en organiseert administratieve processen om een efficiënte werkomgeving te creëren.

• Je verzamelt en ordent administratieve documenten voor onze donoren.

• Je zorgt ervoor dat de wettelijke administratieve verplichtingen van de organisatie op tijd worden nagekomen.

• Je stelt (financiële) rapporten en verslagen op.

• Je verstuurt uitnodigingen, organiseert vergaderingen en onderhoudt contact met ons sociaal bureau voor de payroll.

Wie ben je?

• Je voelt affiniteit met het vrijzinnig humanisme en weet deze levensbeschouwing te verbinden met de thema’s van UCOS, bijvoorbeeld in een vernieuwend initiatief met een maatschappelijke impact

• Je blinkt uit in het structureren en organiseren van administratieve processen, wat bijdraagt aan een efficiënte werkomgeving.

• Je ondersteunt het team niet alleen met jouw administratief-organisatorische vaardigheden, maar ook met empathie en geduld.

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (Engels en Frans is een plus), zowel schriftelijk als mondeling.

• Je beschikt minstens over een bachelor diploma.

• Je bent bereid om bij te leren over eenvoudige processen voor financiële controle en financieel-boekhoudkundig beheer, en staat open voor coaching op dit gebied.

• Ervaringsdeskundigheid met de andere thema’s van UCOS (antiracisme, seksuele en reproductieve gezondheid en rechten, dekolonisatie, gendergelijkheid, enz.) wordt gezien als een meerwaarde.

Aanbod

• Een voltijds bediendencontract van onbepaalde duur

• Een bruto loon van

o €3484,89 voor masterniveau

o €2641,21 voor bachelorniveau

o Voor deze functie kan anciënniteit niet in aanmerking genomen worden

• Wettelijk verlof volgens regeling die van toepassing is op statutair federaal ambtenaren

• Woon-werkverkeer:

o Maak je gebruik van een gemeenschappelijk openbaar vervoermiddel om de verplaatsing te maken tussen jouw woon/verblijfplaats en je tewerkstellingsplaats, krijg je de kosten m.b.t. een abonnement voor 100% terugbetaald.

o Maak je steeds gebruik van de fiets om een verplaatsing te maken tussen je woon/verblijfplaats en je tewerkstellingsplaats, of je begeeft je te voet van je woon/verblijfplaats naar je tewerkstellingsplaats, krijg je hiervoor een tegemoetkoming.

• Bij positieve afronding van het on-boardingstraject, krijg je een hospitalisatieverzekering bij DKV aangeboden, betaald door de werkgever. In voorkomend geval kan de werknemer de verzekering mits betaling uitbreiden tot zijn/haar gezinsleden.

• Occasioneel thuiswerk en recuperatie van meeruren mogelijk

• Als extern personeelslid aan de VUB kan je gebruik maken van de universiteit haar sport, medische- en sociaal-culturele diensten

• Plaats van tewerkstelling: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx (op wandelafstand van het station Etterbeek)

• Een boeiende samenwerking in een klein, divers en dynamisch team, met ruimte voor initiatief en persoonlijke groei

Sollicitatieprocedure

• Stuur je motivatiebrief en CV met als onderwerp “VacatureAdministratiefmedewerker_(jenaam)” naar Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx (xxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx)

• Geselecteerde kandidaten worden via mail uitgenodigd voor

o Een schriftelijke proef in de week van 26 juni 2024

o Mondeling gesprekken in de week van 1 juli 2024

• De deadline voor aanmeldingen is 24 juni 2024

• Voor meer informatie over de functie, mail gerust naar Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx (xxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx)

• Indien je redelijke aanpassing nodig hebt om te kunnen solliciteren voor deze functie, mag je een mailtje sturen naar xxxxxxx@xxxx.xx zodat een beperking of chronische ziekte geen hindernis vormt om te solliciteren voor deze functie.

• UCOS zet in op een geïntegreerd diversiteits- en inclusiebeleid. Ze streeft ernaar de diversiteit in de samenleving te weerspiegelen en wil op elk domein en op elk niveau gelijke kansen creëren.