Samenvatting
Samenvatting
Tijdens de (laatste) Stuurgroep Project A2 Maastricht dd. 22 maart 2023 wordt (als enige agendapunt) de overeenkomst opheffen van de Stuurgroep A2 en overdracht taken Projectbureau A2 Maastricht naar Rijkswaterstaat en gemeente Maastricht ondertekend. Hiermee vindt overdracht plaats van de resterende opgaven van het Projectbureau A2, dat per 1 april 2023 sluit, naar de lijnorganisaties van beide opdrachtgevers van het A2 Project; gemeente Maastricht en Rijkswaterstaat. De overeenkomst met als bijlage het Overdrachtsdocument PBA2 geeft de betreffende kaders en (financiële) afspraken weer die eerder al zijn vastgelegd.
Beslispunten
1. Instemmen met de overeenkomst opheffen van de Stuurgroep A2 en overdracht taken Projectbureau A2 Maastricht naar Rijkswaterstaat en gemeente Maastricht met als bijlage het Overdrachtsdocument PBA2 en de wethouder stadsontwikkeling mandateren om de overeenkomst op ondergeschikte onderdelen te wijzigingen en in de A2 Stuurgroep dd. 22 maart 2023 de overeenkomst te ondertekenen.
2. Instemmen met het overnemen van het mandaat van de projectdirecteur A2 door de manager projecten en vastgoed, waarbij Rijkswaterstaat en de Gemeente Maastricht zich in hun hoedanigheid als Opdrachtgever als bedoeld in de IGO (overeenkomst met Avenue2) laten vertegenwoordigen door de Gemeente Maastricht.
Besluit Burgemeester en Wethouders d.d. 6 maart 2023:
Conform.
Collegevoorstel
Overeenkomst opheffen stuurgroep A2 en overdracht taken projectbureau A2 Maastricht naar Xxxxxxxxxxxxxxx xx 0
xxxxxxxx Xxxxxxxxxx.
Collegedatum: 6 maart 2023
Registratienummer: 2023.01121
1. Aanleiding
In de Stuurgroep van 2 november 2022 is op voorstel van de projectdirecteur bepaald dat op
Collegevoorstel
22 maart 2023 het projectbureau A2 Maastricht zal ophouden te bestaan. Op dat moment zal ook de Stuurgroep A2 worden opgeheven. De samenwerking tussen de gemeente Maastricht, Rijkswaterstaat, gemeente Meerssen en provincie Limburg werd op 29 juni 2006 contractueel vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Daarin stond onder meer dat Rijkswaterstaat en de gemeente Maastricht het project zouden realiseren. Zij fungeerden in de praktijk dus, namens de vier bovengenoemde partijen, als de feitelijke opdrachtgevers. De huidige voortgang c.q. stand van zaken van de werkzaamheden van dit project rechtvaardigen de opheffing van het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2 en het beleggen van de nog resterende taken binnen de lijnorganisaties van respectievelijk gemeente Maastricht en Rijkswaterstaat.
2. Context
Op 29 juni 2006 hebben de gemeente Maastricht, Rijkswaterstaat, de gemeente Meerssen en de provincie Limburg de Samenwerkingsovereenkomst A2-Maastricht gesloten. Wat formele beëindiging betreft is met name te verwijzen naar art. 4.14 (overschotten), art 5.1 (masterplanning), art. 10.2 (unanimiteit) en art. 12.8 (looptijd) van de Samenwerkingsovereenkomst.
Wat dit laatste art. 12.8 betreft is de looptijd van de Samenwerkingsovereenkomst bepaald ‘tot oplevering van het Project’. De oplevering is vastgelegd in art. 5.1 (masterplanning), te weten ‘oplevering infrastructuur in 2016’ respectievelijk de ‘indicatieve oplevering laatste vastgoed in 2025’. De navolgende onderdelen uit de samenwerkingsovereenkomst zijn reeds gerealiseerd met de openstelling van het verkeerssysteem (december 2016), oplevering en overdracht van het verkeerssysteem aan RWS (november 2017) en de openbare ruimte aan de gemeente (juni 2018). Ook zijn de vastgoedlocaties overgedragen aan Avenue2 (2019). Tot slot zijn de onderlinge afspraken in de openbare ruimte vastgelegd (november 2022) in de Overeenkomst betreffende eigendom en beheer en onderhoud van wegen kunstwerken en gronden binnen Project A2 Maastricht (Overeenkomst EBO).
Wat de oplevering vastgoed betreft heeft de Stuurgroep in 2019 ingestemd, gelet op de voortvarende A2 gebiedsontwikkeling, met het verzoek van Ballast Nedam Development om het Projectbureau A2 in staat te stellen een versnelling in de ontwikkeling van het vastgoed (1143 woningen en in beginsel max. 30.000 mtr. niet-woonfuncties) mee mogelijk te maken. Met het (met 2 jaar vervroegd) sluiten van het Projectbureau A2 en het opheffen van de Stuurgroep A2, vindt overdracht plaats middels de overdrachtsnotitie van de enkele taken naar de lijnorganisaties van Rijkswaterstaat en de gemeente
Maastricht. Dit geldt ook voor de toegang tot dossiers die in het verleden hebben gespeeld, maar ook dossiers die nog steeds actueel zijn.
3. Gewenste situatie
Collegevoorstel
Met het opheffen van het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2 pakken de afzonderlijke organisaties de nog resterende opgaves eigenstandig op. Voor de gemeente Maastricht behelst dat hoofdzakelijk de afronding van de gebiedsontwikkeling met de contractpartner Avenue2. De nog resterende opgaves zijn weergegeven in de overdrachtsnotitie. De gebiedsontwikkeling vindt plaats binnen de kaders van de aanbesteding en het gesloten contract met Avenue2. Voor zover nodig vindt tussen de afzonderlijke organisaties nog afstemming plaats op ambtelijk niveau. Met de beslispunten in deze collegenota worden weliswaar het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2 opgeheven, maar zal de gemeente Maastricht de opdrachtgevers (gemeente Maastricht en Rijkswaterstaat) vertegenwoordigen in het kader van de Overeenkomst Integrale Gebiedsontwikkeling (IGO) met Avenue2. Het mandaat van de projectdirecteur A2 wordt hiermee ook overgeheveld naar de manager projecten en vastgoed van de gemeente Maastricht.
4. Effect op duurzaamheid en/of gezondheid
Geen nieuw effect, buiten het positieve effect (A2 fijnstof / wonen / bewegen op de Groene Loper) dat dit hele project heeft gehad op de duurzaamheid en gezondheid aan deze kant van de stad. Bij de nog lopende bouwprojecten is er ruim aandacht voor duurzaamheid, groen en stedenbouwkundige kwaliteit, binnen de kaders van de gesloten overeenkomst met de ontwikkelende partij.
Op gebruikelijke wijze zal aandacht worden geschonken bij nieuwe initiatieven op duurzaamheid en/of gezondheid.
5. Effect op de openbare ruimte
Bij de nog resterende bouwontwikkelingen in het gebied wordt ook de openbare ruimte meegenomen binnen de kaders van de gesloten overeenkomst. Naar verwachting zal een bedrag van
ca. € 400.000,- resteren voor het totale project na het opheffen van het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2. Op basis van het principe “best for project” zal dit ten goede komen aan mogelijke initiatieven binnen het plangebied en afronding van lopende opgaves. Een uitgebreide weergave hiervan is terug te lezen in de overdrachtsnotitie.
6. Personeel en organisatie
De werkzaamheden zullen ondergebracht worden binnen de gemeentelijke lijnorganisatie, binnen de bestaande capaciteit. De reeds betrokken medewerkers zullen hun werkzaamheden continueren (financiën, stedenbouw, juridische ondersteuning). Daarbij is een nieuwe projectmanager aangesteld die de werkzaamheden binnen de gemeente Maastricht zal coördineren en continueren. Daarnaast zijn er nog nieuwe initiatieven, die formeel buiten het contract voor de gebiedsontwikkeling A2 vallen (KPN-locatie, Praxis-locatie, Mosa-porselein) welke volgens de reguliere werkprocessen worden ingevuld. Dat gebeurt binnen de bestaande formatie.
Collegevoorstel
7. Informatiemanagement en automatisering (incl. Smart City)
De omgeving (inlog Projectbureau A2) van het projectbureau zal opgeheven worden. Evenals de projectlocatie in de Theresiaschool en de fysieke middelen die nu gebruikt worden (werkplekken, pc’s, printer e.d.). De gemeente heeft via het shared service center (afdeling binnen gemeente Maastricht) de beschikking over alle informatie uit het documentmanagementsysteem van het voormalige projectbureau A2, welke middels Alice (documentmanagementsysteem binnen gemeente Maastricht) ontsloten zal worden.
De formele opgave voor archivering ligt bij Rijkswaterstaat omdat deze de beschikking hebben over de analoge en digitale gegevens van het project.
8. Financiën
Bij het opheffen van het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2 hoort ook een finale afrekening van de projectgelden. Er heeft een doorkijk plaatsgevonden van de periode / inzet tot 22 maart 2023 en wat hiervoor nog aan middelen benodigd is. Uit deze doorrekening blijkt dat het project ook in financieel opzicht, positief kan worden afgesloten. Na het opheffen van het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2 blijft er na 22 maart 2023 naar verwachting een bedrag van ruim € 400.000,- over.
In de stuurgroep wordt voorgesteld om deze middelen ter beschikking te stellen aan de gemeente Maastricht voor het uitvoeren van de resterende werkzaamheden op basis van het principe “best for project”. Hiervoor is een bestedingsvoorstel in concept opgesteld dat in de stuurgroep van
22 maart 2023 vastgesteld zal worden. Te denken valt aan kosten gemoeid met herbestraten noordelijk deel Groene Loper, groenaanplant Westrand Amby, integratie woontoren Noord met zogenaamde Blauwe Gebouw, openbare ruimte centrumplan, (her)inrichting Leeuwenpleintje en grondwatervraagstuk Heer (juridisch advies en procesbegeleiding). Dit bedrag wordt gezien als onderhanden werk en blijft tot de definitieve oplevering van het project beschikbaar voor het project.
De formele budgethouders rol zal hiermee worden overgedragen aan de manager Projecten en Vastgoed die in nauwe samenwerking met de reeds aangestelde projectmanager zorg zal dragen voor het zorgvuldig besteden van deze overgebleven middelen, een en ander conform het vastgestelde bestedingsvoorstel in de stuurgroep van 22 maart 2023. Jaarlijks zal de Gemeente Maastricht aan Rijkswaterstaat verslag doen ter zake de besteding van deze middelen.
9. Aanbestedingen
Collegevoorstel
In het kader van activiteiten voortvloeiend uit de overeenkomst IGO voor realisatie van de A2 met Avenue2 wordt voortgeborduurd op deze overeenkomst en de aanbesteding die daarvoor is doorlopen.
Voor nieuwe initiatieven (KPN-locatie, Praxis-locatie, Rechtbank, enz.) wordt de gebruikelijke wet- en regelgeving gevolgd ten aanzien van aanbestedingen. Op dit moment is het nog niet inzichtelijk of hier aanbestedingen voor opgestart moeten worden. Besluitvorming hierover maakt voor deze initiateven deel uit van de planuitwerking.
10. Participatie tot heden
Over het opheffen van het Projectbureau A2 en de Stuurgroep A2 heeft met de direct betrokken partijen (gemeente Maastricht, Rijkswaterstaat, provincie Limburg en gemeente Meerssen) overleg plaatsgevonden, daarnaast is de opdrachtnemer Avenue2 ook geïnformeerd.
Tot op heden is het projectbureau laagdrempelig toegankelijk geweest voor signalen en vragen uit de omgeving (belanghebbenden en omwonenden). Daarnaast zijn deze stakeholders actief opgezocht in het verleden en dit heeft altijd goed gefunctioneerd. Dit wordt opnieuw ingericht voor de nog lopende en eventueel nieuwe initiatieven in het centrum-oost / rondom de Groene Loper. Dit wordt opgepakt binnen de gemeente Maastricht met team communicatie.
11. Voorstel
1. Instemmen met de overeenkomst opheffen van de Stuurgroep A2 en overdracht taken Projectbureau A2 Maastricht naar Rijkswaterstaat en gemeente Maastricht met als bijlage het Overdrachtsdocument PBA2 en de wethouder stadsontwikkeling mandateren om de overeenkomst op ondergeschikte onderdelen te wijzigingen en in de A2 Stuurgroep dd. 22 maart 2023 de overeenkomst te ondertekenen.
2. Instemmen met het overnemen van het mandaat van de projectdirecteur A2 door de manager projecten en vastgoed, waarbij Rijkswaterstaat en de Gemeente Maastricht zich in hun hoedanigheid als Opdrachtgever als bedoeld in de IGO (overeenkomst met Avenue2) laten vertegenwoordigen door de Gemeente Maastricht.
12. Uitvoering, evaluatie en vervolg
Collegevoorstel
Voor het deel dat door de gemeente Maastricht zal worden uitgevoerd, zal dit binnen de reguliere organisatie aan bod komen. Hiervoor hoeven geen separate afspraken te worden gemaakt.