Dienstverleningsovereenkomst toezichthouders-pool BRP Brabantse Wal en Tholen

Dienstverleningsovereenkomst toezichthouders-pool BRP Brabantse Wal en Tholen

De Ondergetekenden:

Gemeenten:

Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten,

1. Bergen op Zoom

2. Woensdrecht

3. Steenbergen

4. Tholen

in dezen op grond van artikel 160, eerste lid onder e en artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door respectievelijk de burgemeesters de heer F.A. Xxxxxx, de heer J.J.C. Xxxxxxxxxx, de heer X.X. xxx xxx Xxxx en mevrouw X.X. xxx xx Xxxxx-Xx Xxxxx,

voornoemden individueel ook genoemd als “deelnemende gemeenten”,

Overwegende, dat:

1. deelnemende gemeenten samenwerking hebben vormgegeven in onderhavige overeenkomst;

2. deelnemende gemeenten tot doel hebben om samen te werken op het gebied van LAA (Landelijke Aanpak Adreskwaliteit), zodanig dat toezichthouders BRP (Basisregistratie Personen) in dienst van of ingehuurd door de gemeente Bergen op Zoom bevoegd worden in alle vier de gemeenten in het kader van de signalen van de LAA;

3. het, gelet op hetgeen hiervoor bij punt 2 is vermeld, efficiënter en effectiever is op structurele basis in de mogelijkheid van deze regionale samenwerking te voorzien, zodat snel en adequaat op assistentieverzoeken in de regio kan worden gereageerd, kwetsbaarheid van de personele bezetting zoveel mogelijk wordt weggenomen, de slagkracht kan worden vergroot en gebruik kan worden gemaakt van elkaars kennis en ervaring zodat goed kan worden geanticipeerd op eventuele toekomstige ontwikkelingen;

Komen het volgende overeen:

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze dienstverleningsovereenkomst wordt verstaan onder:

a. De deelnemende gemeenten de aan de dienstverleningsovereenkomst

deelnemende gemeenten

b. De uitlenende gemeente de gemeente die toezichthouders BRP

ter beschikking stelt voor de

toezichthouders-pool BRP, gemeente Bergen op Zoom

c. De inlenende gemeente de gemeente die een of meer toezichthouders BRP

inleent van de toezichthouders-pool BRP

d. toezichthouders-pool BRP de door de uitlenende gemeente aan de

deelnemende gemeenten ter beschikking gestelde toezichthouders binnen het samenwerkingsverband

Brabantse Wal en Tholen op het terrein van toezicht en handhaving op het gebied van de BRP in het kader van de LAA

e. Toezichthouder een persoon bij of krachtens wettelijk

voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift

f. Ambtelijke werkgroep ambtelijk overleg waar vertegenwoordigers uit de

gemeenten Woensdrecht, Steenbergen en Tholen betrokken zijn vanuit de inlenende gemeenten en een vertegenwoordiger van de gemeente Bergen op Zoom als uitlenende gemeente;

g. Beheerder Coördinator, aangewezen door de uitlenende gemeente (Bergen op Zoom), die werkzaamheden

verricht die nodig zijn voor het functioneren van de toezichthouders-pool BRP.

Toezicht en Handhavingsgebied

Artikel 2

Het gebied van de dienstverleningsovereenkomst (hierna te noemen: de overeenkomst) omvat het grondgebied van de deelnemende gemeenten en later toetredende gemeenten.

HOOFDSTUK 2 DOEL, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Doel

Artikel 3

1. De overeenkomst heeft tot doel te komen tot de vorming van een toezichthouders-pool op het gebied van het toezicht op de BRP in het kader van de signalen van de LAA en om deze toezichthouders-pool vervolgens gezamenlijk voort te zetten.

Taken en bevoegdheden

Artikel 4

1. De uitlenende gemeente draagt zorg voor gekwalificeerde, bevoegde, competente medewerkers, een flexibele inzet en het leveren van de gevraagde producten binnen de daarvoor overeengekomen termijn. De uitlenende gemeente heeft tegenover de inlenende gemeenten een leverplicht ten aanzien van de vooraf overeengekomen te leveren capaciteit.

2. Bij ziekte langer dan 6 weken moet de uitlenende gemeente voor vervangende capaciteit zorgen.

3. De inlenende gemeenten zijn bij aanvang van de overeenkomst vrij om zelf te bepalen hoeveel capaciteit zij wensen. Tussentijds is uitbreiding van de vraag mogelijk in afstemming met de uitlenende gemeente.

4. De inlenende gemeenten maken aan de uitlenende gemeente voor 1 oktober van het betreffende kalenderjaar kenbaar hoeveel uren en welke toezichtdiensten zij wensen af te nemen van de toezichthouders-pool BRP voor het daaropvolgende kalenderjaar en/of zij maken aan de uitlenende gemeente kenbaar welk budget zij beschikbaar stellen ten behoeve van de afname van deze diensten van de toezichthouders-pool BRP. Voor nu een pilotperiode afspreken van 1 oktober 2017 tot en met 1 oktober 2018.

5. De deelnemende gemeenten houden zelf invloed op de intensiteit en frequentie van toezicht en handhaving. In het pilotjaar wordt er uitgegaan van 40 adresonderzoeken per gemeente

(Steenbergen, Woensdrecht en Tholen). Dit komt neer op gemiddeld 3 uur per gemeente per week en inzet gedurende 42 weken (inzetbaarheid toezichthouder).

HOOFDSTUK 3 ORGANISATIE EN BEHEER

Kernbepalingen

Artikel 5

1. Uitgangspunt is een flexibele toezichthouders-inzet, passend binnen de functie en de wettelijk toegekende bevoegdheden;

2. Toezichthouders-inzet is in beginsel met 1 toezichthouder per dienst. Uit veiligheidsoverwegingen worden controles/diensten op uren voor 7.00 uur of na 18.00 uur, of controles die een verhoogd risico met zich mee brengen, in beginsel met 2 toezichthouders uitgevoerd.

3. Werkzaamheden binnen de toezichtdienst worden uitgevoerd in burgerkleding en uitgevoerd in de eigen auto van de toezichthouder (de kosten worden verhaald op inlenende gemeente);

4. Toezichthouders-diensten worden (mede vanuit efficiency redenen) waar mogelijk geografisch en thematisch gecombineerd;

5. Elke inlenende gemeente wijst een contactpersoon aan die de relatie onderhoudt met de beheerder;

6. De inlenende gemeente draagt voor zover noodzakelijk zorg voor een tijdelijke werkplek1 voor de toezichthouders en voor toegangspasjes die toegang geven tot het stadskantoor/gemeentehuis (de ‘uitvalbasis’);

7. De werkwijze en protocollen van het landelijke programma Veilige publieke taak zijn van toepassing;

8. De inlenende gemeenten informeren de uitlenende gemeente tijdig en vooraf over de lokale situatie, afgegeven vergunningen, eventuele bijzonderheden, lokale regelgeving, prioriteiten en (handhavings)beleid, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken en verstrekken daarbij een kopie van de relevante documenten;

9. De deelnemende gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig en juist aan laten wijzen van de toezichthouders (en indien van toepassing als onbezoldigd ambtenaar) door het daartoe bevoegde gemeentelijke bestuursorgaan;

10. Bij de uitvoering van het toezicht wordt rekening gehouden met de gestelde handhavingskaders, gemeentelijke autonomie en couleur locale van de deelnemende gemeenten;

11. Voorrang wordt gegeven aan controles met een bestuurlijke (of politieke) prioriteit;

12. Iedere gemeente heeft recht op capaciteit, dat wil zeggen de levering van diensten in de zin van het houden van toezicht, gemiddeld 3 uur per gemeente per week, met 42 inzetbare weken per jaar.

13. Nadere uitvoeringsafspraken worden (indien noodzakelijk) vastgelegd in een uitvoeringsprotocol. Het uitvoeringsprotocol kan met instemming van alle leden van de ambtelijke werkgroep worden aangevuld of gewijzigd.

14. Uitvoering ziet er als volgt uit: de toezichthouder ontvangt via de IPad het LAA signaal, doet dossieronderzoek (in afstemming met de afdeling Publieksdiensten van de inlenende gemeente), legt een huisbezoek af en geeft een terugkoppeling. De terugkoppeling bestaat uit het afmelden van het signaal op de IPad, het doorgeven van het adres aan de afdeling Publieksdiensten en, mocht hier aanleiding toe zijn, het opleveren van een

1 Een werkplek waar het voor de toezichthouder mogelijk is om met het eigen Citrix-account, verkregen vanuit Bergen op Zoom, in het kantoor van de inlenende gemeenten te kunnen inloggen.

constateringsrapport. Mocht blijken dat de toezichthouder aanwijzingen heeft dat er daadwerkelijk fraude wordt gepleegd of andere misstanden ontdekken dan is dat aan de gemeente zelf om er opvolging aan te geven.

Artikel 6

1. De uitlenende gemeente stelt uren ter beschikking van de pool op basis van de door de inlenende gemeenten gevraagde uren of het ter beschikking gestelde budget (conform artikel 4 lid 3), waarbij inzet in beginsel plaatsvindt volgens de afspraak: 3 uur per gemeente per week gedurende 42 weken.

Artikel 7

De inlenende gemeente draagt er zorg voor dat de juridisch-administratieve bestuursrechtelijke opvolging voortvloeiend uit de uitgevoerde controles door de inlenende gemeente zelf wordt afgehandeld (zie hiervoor ook punt 14 onder artikel 5).

Planning

Artikel 8

De toezichthouder is zelf verantwoordelijk voor de planning op basis van de ontvangen signalen vanuit het project LAA.

Aansturing

Artikel 9

De toezichthouder die uitgeleend wordt verricht de werkzaamheden onder leiding, toezicht en verantwoordelijkheid van de uitlenende gemeente. Aansturing op basis van dringende meldingen kan gebeuren door de inlenende gemeente. In het uitvoeringsprotocol () wordt nader uitgewerkt op welke wijze overdracht van meldingen, terugkoppeling van meldingen, registratie en rapportage plaatsvindt.

Kwaliteit

Artikel 10

De uitlenende gemeente is verantwoordelijk voor, en borgt de kwaliteit en de geldigheid van de bevoegdheden, opleidingen, training, vaardigheden voor zover die noodzakelijk zijn voor het goed en veilig (en volgens voorschrift) functioneren van de toezichthouder tijdens diens feitelijke werkzaamheden in de inlenende gemeente.

Klachten

Artikel 11

1. Indien een klacht wordt ingediend over een gedraging van een toezichthouder in de inlenende gemeente, wordt dit ingevolge artikel 9:1 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) opgevat als een klacht over de gedraging van het bestuursorgaan waar de gedraging zich voordeed. De klacht wordt derhalve door de inlenende gemeente waar de gedraging plaatsvond behandeld.

2. De inlenende gemeente zendt in het geval van een klacht tegen een toezichthouder van de uitlenende gemeente terstond een afschrift van de klacht aan de uitlenende gemeente.

3. De uitlenende gemeente wordt van het verloop van de klachtenprocedure door de inlenende gemeente in kennis gesteld.

HOOFDSTUK 4 FINANCIELE BEPALINGEN

Kosten

Artikel 12

1. Voor de toezichtdienst is de inlenende gemeente per maand de daarvoor vastgestelde ureninzet (opgave artikel 4 lid 3) verschuldigd voor de geleverde diensten1. Betaling geschiedt op basis van verstuurde facturen.

2. De kosten worden vanuit de gemeente Bergen op Zoom per kwartaal in rekening gebracht bij de inlenende gemeente.

3. Verschil tussen de gevraagde capaciteit (en de op basis daarvan vastgestelde ureninzet) en de feitelijk benutte capaciteit wordt zoveel mogelijk voorkomen. Eventuele ontstane verschillen worden aan het einde van het kalenderjaar verrekend.

4. Voor het inlenen van een toezichthouder is op basis van de exploitatiekosten een uurtarief vastgesteld van €(56,96) excl. btw. (en excl. Reis- en verblijfkosten en ORT inzet). Het tarief wordt jaarlijks aangepast aan het voor gemeenten geldende prijsindexcijfer. Op basis van 40 adresonderzoeken, met een inzet van 3 uur per week, gedurende 42 weken, wordt elke gemeente geadviseerd om een bedrag van EUR 8.000,-- te reserveren voor de uitvoering van deze taak (zie voor de onderbouwing het memo dat is voorgelegd aan het basisteam op 3 september 2017).

5. Per afgelegd huisbezoek ontvangt de inlenende gemeente een bedrag van EUR 70,-- (dit zijn de baten die afgezet kunnen worden tegen de kosten, zie punt 3 van dit artikel).

6. Voor de uitvoering van de toezichtdienst geldt dat de inlenende gemeenten een bijdrage leveren in de kosten die de uitlenende gemeente maakt ten behoeve van haar coördinatietaak. De bijdrage van elke gemeente wordt afzonderlijk vastgesteld; deze betreft 5% van het voor betreffende gemeente totale factuurbedrag voor deze toezichtdienst.

7. Werkzaamheden in afwijking van deze overeenkomst worden separaat en volgens dan overeengekomen afspraken aanvullend in rekening gebracht.

Verplichtingen deelnemende gemeenten

Artikel 13

1. Een inlenende gemeente neemt jaarlijks voldoende financiële middelen in de gemeentelijke begroting op voor toezicht, om aan de verplichtingen uit deze overeenkomst te kunnen voldoen.

2. Deelnemende gemeenten gaan een afnameverplichting aan voor de duur van één jaar voor het aantal uur of het budget, dat bij het aangaan van de overeenkomst is overeengekomen (zie artikel 12). Indien een inlenende gemeente later minder uren afneemt dan de vastgelegde uren èn de uitlenende gemeente kan de inzet van de toezichthouder niet elders in opdrachtvorm inzetten vindt compensatie van aantoonbaar gemaakte gederfde inkomsten plaats. (Zie toelichting)

3. Artikel 13 lid 2 geldt niet als in de gemeenteraad andere financiële, begrotings- en/ of handhavingsprioriteiten gemaakt worden dan wel als er door een bestuurlijke herindeling niet meer voldaan kan worden aan de verplichtingen zoals gesteld in deze overeenkomst.

Toelichting: om de opdracht van de inlenende gemeenten te kunnen uitvoeren breidt de gemeente Bergen op Zoom haar organisatie uit door het aanwijzen van toezichthouders BRP. Daartoe worden met een externe partij jaarcontracten aangegaan. Voor het verkrijgen en het behouden van het benodigde kennisniveau is een jaartermijn minimaal. Indien een inlenende

gemeente besluit om binnen de termijn van een jaar geen of minder diensten af te nemen volgens de uitgangspunten van de basisafspraak vraagt de gemeente Bergen op Zoom compensatie voor de gemaakte onkosten. Deze compensatie vindt niet plaats als de niet- inzetbare toezichthouders-capaciteit elders ter uitvoering van een opdracht kan worden ingezet.

HOOFDSTUK 5 VERANTWOORDING EN INFORMATIEPLICHT

Verantwoording

Artikel 14

1. De facturen worden per kwartaal opgesteld door de uitlenende gemeente en aan de inlenende gemeenten verstuurd.

2. Als een inlenende gemeente niet tevreden is met de voortgang of kwaliteit van de dienstverlening dan zal in overleg worden getreden met de uitlenende gemeente om gezamenlijk tot een oplossing te komen.

Informatieplicht

Artikel 15

1. De deelnemende gemeenten verstrekken elkaar de inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van de overeengekomen taak, voor zover zij daarover beschikken en belangen van derden zich daartegen niet verzetten;

2. Elke inlenende gemeente maakt indien nodig specifieke werkinstructies voor de toezichthouder tijdig kenbaar;

3. In geval van een geconstateerde overtreding wordt de desbetreffende deelnemende gemeente hiervan in kennis gesteld.

Bescherming persoonsgegevens

Artikel 16

Op de informatie-uitwisseling is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing. Indien het beheer of de samenwerking gevolgen heeft in verband met de privacywetgeving dan zal in gezamenlijkheid binnen de grenzen van de wet en regelgeving naar een praktische maar juridisch juiste en zorgvuldige oplossing gezocht worden.

HOOFDSTUK 6 AANSPRAKELIJKHEID

Aansprakelijkheid

Artikel 17

1. De inlenende gemeente is verantwoordelijk voor eventuele kosten als gevolg van schade die is veroorzaakt door de toezichthouder aan derden in betreffende gemeente.

2. De inlenende gemeente is verantwoordelijk voor eventuele kosten als gevolg van letsel en/of schade die is toegebracht aan de toezichthouder wanneer de schade is ontstaan in betreffende gemeente.

3. Bovenstaande laat de mogelijkheid tot regres onverlet.

HOOFDSTUK 7 GESCHILLEN

Geschillen

Artikel 18

1. Deelnemende gemeenten treden met elkaar in overleg om geschillen, voortvloeiend uit of verband houdende met enige bepaling uit deze overeenkomst, in der minne op te lossen.

2. Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost zullen worden voorgelegd aan een geschillencommissie bestaande uit drie leden. Eén lid wordt benoemd door elk der partijen. Deze twee leden benoemen gezamenlijk een derde lid. De geschillencommissie brengt een advies uit aan de betrokken gemeenten.

HOOFDSTUK 8 GEGEVENSAANLEVERING (Wet openbaarheid van bestuur/ bezwaar) Artikel 19

1. Bij verzoeken van derden in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zal de

uitlenende gemeente de documenten opleveren voor zover die op grond van de Wob opgeleverd dienen te worden en ‘in bezit’ zijn van de uitlenende gemeente. Dit geldt in dezelfde mate als er bezwaren op grond van de Algemene wet bestuursrecht worden ingediend.

HOOFDSTUK 9 LOOPTIJD, TOE- EN UITTREDING, EN WIJZIGING

Looptijd

Artikel 20

1. Deze overeenkomst wordt minimaal aangegaan vanaf datum ondertekening tot en met (1 oktober 2018), evaluatie vindt voor 1 september 2018 plaats.

2. Deze overeenkomst wordt, behoudens schriftelijke opzegging door een der partijen voor 1 september van het lopende jaar, na de oorspronkelijke looptijd telkens verlengd met één jaar.

Toetreding

Artikel 21

Andere gemeenten kunnen aansluiten bij deze overeenkomst na instemming van een meerderheid van de deelnemende gemeenten onder voorwaarde dat zij zich hebben aangemeld voor het project LAA en er voldoende capaciteit beschikbaar is bij de uitlenende gemeente. Eventuele aansluiting van andere gemeenten zal niet ten koste gaan van beschikbaarheid en flexibiliteit van de dienstverlening.

Uittreding lopende de contractperiode

Artikel 22

1. Voortijdige gehele uittreding zal door de inlenende gemeente gecompenseerd worden voor de resterende periode van de oorspronkelijke overeenkomst met een maximum van één jaar. De hoogte van de compensatie wordt bepaald door de gederfde en niet afgenomen uren in rekening te brengen.

2. Compensatie vindt niet plaats als voor daadwerkelijke beëindiging de toezichthouders-uren bij een vervangende partij kunnen worden ingezet dan wel het inleencontract (van de uitlenende gemeente bij de externe partij) kan worden beëindigd.

3. Indien het gestelde in lid 1 leidt tot een bijzondere onevenredige benadeling van een van de deelnemende gemeenten èn zij komen er onderling niet uit, wordt dit aan de geschillencommissie voorgelegd.

Wijziging

Artikel 23

1. De inhoud van de overeenkomst kan slechts bij overeenstemming van alle deelnemende gemeenten worden gewijzigd en na akkoord van de colleges van burgemeester en wethouders.

2. Het is geen van de deelnemende gemeenten toegestaan haar rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst over te dragen aan derden zonder de uitdrukkelijke toestemming van alle andere deelnemende gemeenten.

HOOFDSTUK 10 SLOTBEPALINGEN

Evaluatie

Artikel 24

1. De samenwerking en de dienstverlening wordt jaarlijks geëvalueerd voor 1 september van het daarop volgende jaar.

2. De evaluatie heeft met name betrekking op de vraag of de samenwerking de doelen die zij zich heeft gesteld ook heeft bereikt en geeft daarnaast een verantwoording over de financiën. De evaluatie zal worden voorgelegd aan de leden van het basisteam.

Citeertitel

Artikel 25

Deze overeenkomst wordt aangehaald als “Dienstverleningsovereenkomst toezichthouders-pool BRP Brabantse Wal en Tholen”.

Ingangsdatum

Artikel 26

De ingangsdatum van deze overeenkomst is op 1 oktober 2017Met ingang van deze overeenkomst vervallen de verplichtingen voortvloeiend uit eventueel eerder afgesloten overeenkomsten aangaande toezichthouders-samenwerking tussen de gemeente Bergen op Zoom en de gemeenten Woensdrecht, Steenbergen en Tholen op het gebied van de BRP.

Ondertekening deelnemende gemeenten:

1. De gemeente Bergen op Zoom vertegenwoordigd door burgemeester, de heer F.A. Xxxxxx

Ondertekend te:

Datum:

Handtekening:

2. De gemeente Woensdrecht vertegenwoordigd door burgemeester, de heer J.J.C. Xxxxxxxxxx

Ondertekend te:

Datum:

Handtekening:

3. De gemeente Steenbergen vertegenwoordigd door burgemeester, de heer X.X. xxx xxx Xxxx

Ondertekend te:

Datum:

Handtekening:

4. De gemeente Tholen vertegenwoordigd door burgemeester,

mevrouw X.X. xxx xx Xxxxx-Xx Xxxxx

Ondertekend te: Datum:

Handtekening: