Transparantie projecten en controlemaatregelen Stichting HTW
Transparantie projecten en controlemaatregelen Stichting HTW
- Contractafspraken vastleggen
Met de leiding en verantwoordelijken van een project wordt afgesproken waar giften/donaties aan zullen worden besteed. De afspraken wordt schriftelijk vastgelegd. Er zijn 2 mogelijke bestedingen:
1. Specifiek doel
Afgesproken wordt dat een bepaald bedrag door de projectleiding c.q. de projectverantwoordelijken wordt besteed aan een specifiek doel. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de bouw van een pand of installatie van een watertank e.d. De afspraak wordt vastgelegd in een contract. In het contract wordt minimaal opgenomen:
o te besteden bedrag
o het tijdsvak waarbinnen het bedrag besteed dient te worden
o wat er gebeurt indien niet het gehele bedrag hoeft te worden aangesproken
o het aantal termijnen waarin het bedrag wordt overgemaakt; aantal termijnen varieert van 1 tot 12
o het resultaat dat behaald dient te worden om de volgende termijnbetaling te ontvangen
o welke controlemiddelen c.q. bewijsstukken door het project aan Stichting HelpTeamWork worden overhandigd en wanneer
o wat er gedaan moet worden met het geschonken bedrag, indien het bestedingsdoel om een bepaalde reden niet meer binnen handbereik is of er geen sprake meer is van het eerder vastgelegde bestedingsdoel
2. Algemeen doel
Er wordt afgesproken dat een bepaald bedrag door de projectleiding c.q. de projectverantwoordelijken wordt besteed aan een door de projectverantwoordelijken gekozen doel. De afspraak wordt vastgelegd in een contract. In het contract worden minimaal de volgende zaken vastgelegd:
o te besteden bedrag (dit betreft het complete gestorte bedrag minus de bedragen die contractueel zijn vastgelegd voor een specifiek doel (zie punt 1. hierboven)
o de doelen die geselecteerd zijn als legitieme bestedingsdoel
o het aantal termijnen waarin het bedrag wordt overgemaakt; aantal termijnen varieert van 1 tot 12
o het resultaat dat behaald dient te worden om de volgende termijnbetaling te ontvangen
o de termijn waarbinnen het bedrag besteed dient te worden
o welke controlemiddelen c.q. bewijsstukken door het project aan Stichting HelpTeamWork worden overhandigd en wanneer
o wat er gedaan moet worden met het geschonken bedrag, indien het bestedingsdoel om een bepaalde reden meer binnen handbereik is of er geen sprake meer is van het eerder vastgelegde bestedingsdoel
- Verstrekken van kopie contracten/overeenkomsten/facturen/bonnen/contactgevens Voor elke besteding waarvoor een afspraak is gemaakt wordt een kopie van één of meer van de volgende bescheiden opgestuurd naar Stichting HelpTeamWork:
o contracten/overeenkomsten
o aankoopbewijzen
o facturen
o bonnen
o contactgegevens ‘zakenpartners’
Het sturen van een kopie gebeurt uiterlijk in de eerste week van de maand volgend op de maand waarin de besteding is verricht of het contract/overeenkomst is gesloten.
- Verstrekken maandelijkse Highlight Reports
De projectverantwoordelijken informeren Stichting HelpTeamWork maandelijks over de voortgang binnen het project. Dit wordt gedaan door middel van een Highlight Report die wordt opgestuurd naar Stichting HelpTeamWork. Minimaal het vogende wordt opgenomen:
o bereikte resultaten afgelopen maand
o knelpunten
o leerpunten
o mooie momenten
o moeilijke momenten
o planning
o verwachte resultaten volgende maand
Uiteraard wordt de stichting ook over andere belangrijke onderwerpen geïnformeerd.
- Overleggen m.b.v. Skype-gesprekken eens per 2 maanden
Minimaal eens per 2 maanden worden via een Skype-gesprek de belangrijkste zaken besproken. De volgende zaken worden hier minimaal in besproken:
o bereikte resultaten afgelopen 2 maanden
o knelpunten
o leerpunten
o mooie momenten
o moeilijke momenten
o planning
o verwachte resultaten volgende 2 maanden Uiteraard kunnen ook andere zaken worden besproken.
- Verstrekken nieuwsbrieven
Indien een project zelf nieuwsbrieven uitbrengt, worden deze ook aan Stichting HelpTeamWork verstrekt. Wanneer er geen nieuwsbrieven worden uitgebracht is dit punt niet van toepassing.
- Bezoeken 1-4 keer per 2 jaar. Bezoeken kunnen onaangekondigd plaats vinden Om zo goed mogelijk te begrijpen wat er speelt rondom het project en om een maximaal betrokken te blijven is het belangrijk dat Stichting HelpTeamWork 1-4 keer per 2 jaar ter
plekke aanwezig is. Niet alleen kan dan de situatie en leefomgeving met eigen ogen worden bekeken. Ook blijft dan de band met de ProjectLeden zo nauw mogelijk. Tegelijkertijd kan tijdens de aanwezigheid de projectcontrole ter plaatse worden uitgevoerd. Hierbij worden niet alleen de fysieke resultaten beoordeeld; ook wordt, indien nodig of gewenst, de boekhouding gecontroleerd.
- Samenwerken met andere stichtingen op het gebied van controle
Stichting HelpTeamWork zoekt nadrukkelijk de samenwerking met andere stichtingen en organisaties die in de regio van de door Stichting HelpTeamWork ondersteunde projecten opereren. Deze samenwerking is niet alleen kostenefficiënt, maar levert ook kwalitatieve voordelen op.