Huishoudelijk reglement S.V. EERBEEKSE BOYS
Huishoudelijk reglement S.V. EERBEEKSE BOYS
Artikel 1 Algemene bepalingen (zie ook: statuten, artikel 25)
1.1 Dit huishoudelijk reglement is een uitwerking van afspraken en regels die binnen de vereniging van toepassing zijn en is conform artikel 25 van de statuten opgesteld. Indien dit huishoudelijk reglement een strijdige bepaling bevat ten opzichte van de statuten, dan prevaleren de statuten.
1.2 Met dit huishoudelijk reglement wordt beoogd de zaken die niet als zodanig in de statuten staan, maar die wel van belang zijn voor het functioneren van de vereniging, nader te specificeren.
1.3 Indien een geschil of verschil van mening ontstaat over de toepassing van dit reglement kunnen leden zich wenden tot het bestuur. Het bestuur hoort zo nodig partijen en doet binnen een maand schriftelijk uitspraak. Indien hiermee het probleem niet is opgelost, wordt dit geschil of verschil van mening door het bestuur voorgelegd aan de eerstvolgende algemene vergadering of, over onderwerpen als bedoeld in artikel 22 lid 1, aan de commissie van beroep.
Artikel 2 Clubkleuren
2.1 Het sporttenue van de vereniging bestaat uit :
- shirt : oranje
- broek : zwart
- kousen : oranje
2.2 Het bestuur bepaalt de merknaam van de verenigingskleding, alsmede de uitvoering en de wijze van aanschaf. Zulks is vastgelegd in het Kledingplanreglement en voor iedereen vrij toegankelijk te raadplegen via de website van de club.
2.3 Teams die in sponsorkleding van de hoofdsponsor spelen kunnen een, door het bestuur te bepalen, afwijkend tenue dragen. Dit afwijkende tenue dient te voldoen aan hetgeen in artikel 2 lid 1 is bepaald.
2.4 Indien het tenue van de tegenstander dit noodzakelijk maakt, wordt een reservetenue voor het eigen team door de vereniging beschikbaar gesteld.
Artikel 3 Leden (zie ook: statuten, artikel 4)
3.1 De vereniging bestaat uit spelende en niet-spelende leden.
3.2 Spelende leden zijn onderverdeeld in de leeftijdscategorieën pupillen, junioren en senioren.
3.3 De peildatum voor de indeling in de betreffende leeftijdscategorie is 1 juli van enig jaar, zijnde de start van het verenigingsjaar.
3.4 Pupillenleden zijn die leden die op 1 januari voorafgaand aan de in artikel 3 lid 3 genoemde peildatum jonger zijn dan twaalf jaar.
3.5 Juniorenleden zijn die leden die op 1 januari voorafgaand aan de in artikel 3 lid 3 genoemde peildatum ouder zijn dan twaalf jaar maar jonger zijn dan achttien jaar.
3.6 Seniorenleden zijn die leden die op 1 januari voorafgaand aan de in artikel 3 lid 3 genoemde peildatum achttien jaar of ouder zijn.
Artikel 4 Erevoorzitter, erelid en lid van verdienste (zie ook: statuten, artikel 4 en 8)
4.1 Degene die zich als voorzitter langdurig en op bijzondere wijze heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voordracht van het bestuur door de algemene vergadering tot erevoorzitter worden benoemd.
4.2 De benoeming tot erevoorzitter houdt gelijktijdig de benoeming tot erelid in.
4.3 Leden die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt kunnen op voordracht van het bestuur door de algemene vergadering tot erelid of lid van verdienste worden benoemd.
4.4 Eén of meerdere leden kunnen het bestuur verzoeken om een lid voor te dragen voor benoeming tot erelid of lid van verdienste. Dit verzoek dient minimaal 7 dagen voor de algemene vergadering bij het bestuur te worden ingediend.
4.5 Ereleden en leden van verdienste hebben alle rechten van de leden.
4.6 De titel erelid kan uitsluitend worden toegekend aan leden met de titel lid van verdienste.
4.7 Indien een erelid of een lid van verdienste de vereniging in diskrediet brengt, kan het bestuur aan de algemene vergadering voorstellen de titel erelid of lid van verdienste in te trekken.
4.8 De titel erelid of lid van verdienste eindigt bij het opzeggen van het lidmaatschap.
Artikel 5 Aanmelding lidmaatschap
5.1 Aanmelding geschiedt schriftelijk of digitaal door invulling van het aanmeldingsformulier.
5.2 Aanmelding van een lid jonger dan 18 jaar kan uitsluitend geschieden door (één van) de ouders en/of verzorgers.
5.3 Bij de aanmelding dienen nieuwe leden van 16 jaar en ouder een kopie van een geldig legitimatiebewijs in te leveren.
5.4 Alle nieuwe leden van 10 jaar en ouder, die zich aanmelden als spelend lid, dienen een pasfoto in te leveren in verband met het aanvragen van een digitale spelerspas, dan wel deze te plaatsen in hun xxxxxxx.xx profiel.
5.5 Bij het aangaan van het lidmaatschap is contributie verschuldigd vanaf de eerstvolgende gehele maand.
Artikel 6 Toelaten van leden (zie ook: statuten, artikel 4)
6.1 Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door het bestuur. Het bestuur kan de ledenadministrateur machtigen over toelating te besluiten.
6.2 De ledenadministrateur kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, doch in voorkomende gevallen dient het bestuur te besluiten over het al dan niet toelaten.
6.3 De ledenadministrateur draagt er zorg voor dat degene, die als lid tot de vereniging wordt toegelaten, wordt aangemeld bij de KNVB.
Artikel 7 Einde van het lidmaatschap (zie ook: statuten, artikel 10)
7.1 Het lidmaatschap kan uitsluitend schriftelijk, per brief of per e-mail, worden opgezegd.
7.2 Opzegging van het lidmaatschap kan, onverminderd het onder leden 4 en 5 bepaalde, slechts geschieden tegen het einde van het seizoen (30 juni) of halverwege het seizoen (31 december) en met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Deze data zijn bepaald ivm de teamindelingen en het doorgeven hiervan aan de KNVB.
7.3 De contributie aan de club blijft tot 30 juni of 31 december verschuldigd. Het lid kan dit voldoen door de automatische incasso tot die datum door te laten lopen of het bedrag vóór de opzegdatum in 1 x te voldoen. Wordt de verschuldigde contributie niet voldaan voor een van de opzegdata dan wordt het lid ook niet uitgeschreven als lid.
7.4 Uitzonderingen op hetgeen in dit artikel is bepaald kan worden gemaakt bij ziekte van het lid waardoor hij of zij niet meer kan voetballen, dan wel bij verhuizing van het lid wanneer deze verhuizing buiten een straal van 10km van Eerbeek valt.
7.5 Eventuele specifieke gevallen die niet aan de uitzonderingen uit lid 4 van dit artikel voldoen maar wel belangrijk zijn voor het desbetreffende lid worden door het bestuur gewogen en beoordeeld. Het bestuur behoudt hier een discretionaire bevoegdheid om afwijkende beslissingen te nemen.
Artikel 8 Contributiebetaling (zie ook: statuten, artikel 8)
8.1 De hoogte van de contributie wordt per categorie bepaald, als genoemd in artikel 3 lid 2. De contributie bestaat tevens uit een vergoeding voor het Kledingplan. Zie voor een uitwerking van dit plan het Kledingplan reglement op de website.
8.2 De contributiebetaling vindt plaats via een automatische incasso. Indien een lid hier niet aan kan meewerken, moet dit lid zelf zorgdragen voor tijdige betaling. Hierbij dient de contributie dan minimaal per maand bij vooruitbetaling te worden voldaan.
8.3 Bij niet of niet-tijdige betaling van de contributie zal een herinnering verzonden worden door of namens de penningmeester. Hierna volgt een aanmaning met de vermelding dat bij het uitblijven van de contributiebetaling binnen 10 werkdagen na de verzenddatum het lid niet meer mag deelnemen aan activiteiten van de vereniging en dat het bestuur aan de eerstvolgende algemene vergadering kan voorstellen het lidmaatschap te beëindigen per het eind van het lopende verenigingsjaar. De betalingsverplichting van het lid komt hierdoor niet te vervallen.
8.4 De jaarlijkse aanpassing van de contributiebedragen is minimaal inflatievolgend (gebaseerd op het door het CBS gepubliceerde consumentenprijsindexcijfer over het meest actuele gehele kalenderjaar), tenzij het bestuur anders voorstelt. Tegen een inflatievolgende aanpassing van de contributie kan in de algemene vergadering geen bezwaar worden aangetekend.
Artikel 9 Rechten van leden
9.1 Leden hebben het recht om deel te nemen aan de activiteiten van de vereniging en, indien spelend lid, aan trainingen en aan wedstrijden.
9.2 Leden hebben het recht om een afdruk van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.
9.3 Leden hebben het recht van vrije toegang bij thuiswedstrijden van het 1e elftal, voor zover dit door het bestuur of door de KNVB niet anders is bepaald.
9.4 Leden hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te (laten) behandelen of te (laten) onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te doen aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
9.5 Leden van de vereniging die 25, 40, 50, 60, 70, 75 of 80 jaar lid zijn worden op een door het bestuur te bepalen moment onderscheiden met een verenigingsspeld.
Artikel 10 Verplichtingen van leden (zie ook: statuten, artikel 5)
10.1 Leden hebben de plicht om wijzigingen in hun woonadres, telefoonnummer(s), emailadres en overige relevante gegevens per omgaande door te geven aan de ledenadministrateur.
10.2 Alle leden die gebruik maken van de accommodatie, op wat voor wijze dan ook, zijn verplicht een bijdrage te leveren aan ondersteunende activiteiten ten behoeve van het in stand houden van de vereniging. Alle leden van 16 jaar of ouder dienen zelf een vrijwilligerstaak voor hun rekening te nemen. Voor leden jonger dan 16 zijn de ouders verplicht om een vrijwilligerstaak uit te oefenen. Deze personen dienen zich te registreren in de vrijwilligersdatabase, waarbij hij/zij aangeeft welke bijdrage hij/zij zou willen leveren. Van de ouders van pupillenleden wordt verwacht dat zij een bijdrage leveren bij pupillenactiviteiten.
10.3 Aan een lid of een ouder van een lid, als bedoeld in artikel 10 lid 2, die niet vrijwillig een bijdrage leveren, kan de vrijwilligerscoördinator jaarlijks een taak toewijzen. De te verrichten taken kunnen betrekking hebben op het onderhoud van de accommodatie, werkzaamheden in het clubhuis, werkzaamheden tijdens evenementen, het leiden van pupillen- of juniorenwedstrijden en begeleiding of vervoer van (jeugd)teams.
Indien een lid of een ouder van een lid niet aan het verzoek van de vrijwilligerscoördinator kan voldoen en dit, met redenen omkleed meldt aan de vrijwilligerscoördinator, dan kan deze hem/haar (tijdelijk) ontheffing van zijn taken verlenen.
10.4 Indien een lid of een ouder van een lid, als bedoeld in artikel 10 lid 2, geen bijdrage wil leveren aan ondersteunende activiteiten, als omschreven in artikel 10 lid 2 en artikel 10 lid 3, dan zal het bestuur het lid uitsluiten van deelname aan verenigingsactiviteiten, waaronder begrepen trainingen en wedstrijden.
10.5 Tegen een beslissing als bedoeld in artikel 10 lid 4 kan het betreffende lid beroep aantekenen. Dit beroep dient binnen 14 dagen na de schriftelijke mededeling van de straf schriftelijk te worden ingediend bij de commissie van beroep, als bedoeld in artikel 22. Tot aan het moment dat de commissie van beroep een uitspraak doet wordt de opgelegde straf opgeschort. In de schriftelijke mededeling van de straf wordt de beroepsprocedure uiteengezet.
10.6 Spelende leden zijn verplicht, voor het vervoer naar activiteiten die buiten het eigen sportpark plaatsvinden, tot het betalen van een bijdrage in de kosten van dit vervoer aan de dienstdoende chauffeur.
10.7 Spelende leden, die uitkomen in een door de sponsor en/of door de vereniging beschikbaar gesteld tenue, welke centraal en door steeds dezelfde persoon wordt gewassen, zijn gehouden tot het betalen van een bijdrage in de was kosten. De hoogte van deze bijdrage wordt door het bestuur vastgesteld. Voor het wassen van inloopshirts, trainingspakken en overige zaken kan het bestuur een extra eigen vergoeding vaststellen.
10.8 Leden dienen zich fatsoenlijk te gedragen. Scheldwoorden, vloeken en racistische uitingen worden niet toegestaan. Bij het uiten van bedreigingen, het vervreemden van andermans eigendommen, het gebruik van fysiek en/of verbaal geweld of seksuele intimidatie zal het bestuur besluiten tot het treffen van maatregelen tegen het betrokken lid en eventueel tot een royementsvoordracht aan de algemene vergadering. Bij vervreemding van verenigingseigendommen wordt er door de vereniging altijd aangifte van diefstal gedaan bij de politie.
Artikel 11 Straffen (zie ook: statuten, artikel 6)
11.1 Financiële straffen welke zijn opgelegd door de KNVB, waaronder begrepen die ten gevolge van een gele of rode kaart, dienen door de leden zelf te worden betaald.
11.2 Wanneer een elftal door de KNVB schuldig wordt bevonden aan het niet-spelen of het staken van een wedstrijd, dan zijn de financiële consequenties die hieruit voortvloeien voor rekening van dat elftal.
11.3 Het bestuur beslist, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een (eventuele) straf welke door de tuchtcommissie van de KNVB aan een elftal, speler, assistent-scheidsrechter, trainer, begelei- der, verzorger of ander lid wordt opgelegd, over het opleggen van een (aanvullende) straf.
11.4 Tegen een beslissing als bedoeld in artikel 11 lid 3 kan het betreffende elftal of lid beroep aantekenen. Dit beroep dient binnen 14 dagen na de schriftelijke mededeling van de straf schriftelijk te worden ingediend bij de commissie van beroep, als bedoeld in artikel 22. Tot aan het moment dat de commissie van beroep een uitspraak doet wordt de opgelegde straf opgeschort. In de schriftelijke mededeling van de straf wordt de beroepsprocedure uiteengezet.
11.5 Ieder lid, dat door nalatigheid of moedwil schade aanricht aan eigendommen van de eigen dan wel de gastvereniging of goederen of bescheiden van de vereniging ontvreemdt, is verplicht de herstelkosten c.q. de vervangingskosten te vergoeden, binnen twee weken nadat het lid hierover schriftelijk is geïnformeerd.
Artikel 12 Bestuur (zie ook: statuten, artikel 12)
12.1 Organogram
Penningmeester
Secretaris
Bestuurslid Faciliteiten
Bestuurslid Communicatie
Bestuurslid Voetbalzaken
Vrijwilligerscoördinator
Raad van Advies
Voorzitter
12.2 Het bestuur benoemt één van de bestuursleden, niet zijnde de voorzitter, tot vicevoorzitter.
12.3 Indien de voorzitter door omstandigheden niet in staat is zijn functie uit te oefenen, wordt zijn functie waargenomen door de vicevoorzitter. De onderlinge vervanging van de overige bestuursleden bij ziekte of ontstentenis wordt bij bestuursbesluit geregeld.
12.4 Zodra het aantal bestuursleden onder het statutair vastgestelde minimum komt, wordt door het bestuur binnen 1 maand een algemene vergadering uitgeschreven, waarin de aanvulling van het bestuur tot minimaal het statutair aantal voorgeschreven leden wordt geagendeerd. Gedurende de periode dat de omvang van het bestuur beneden het statutair bepaalde minimum is, is het bestuur uitsluitend bevoegd bestaand beleid uit te voeren.
12.5 Het bestuur heeft beleidsvoorbereidende en uitvoerende bevoegdheden en is belast met de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Xxxxx bestuurslid neemt initiatieven en ontwikkelt verenigingsbeleid.
12.6 Het bestuur vertegenwoordigt, of laat zich vertegenwoordigen bij recepties, jubilea, wedstrijden van het 1e elftal en lokale overheden. De minimale omvang van de vertegenwoordiging wordt binnen het bestuur bepaald.
12.7 Ten behoeve van de uitvoering van de bestuurstaken wordt door en op kosten van de vereniging een bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten, waardoor bestuursleden (bij een normale uitoefening van hun taken) gevrijwaard zijn van een persoonlijke aansprakelijkheidsstelling.
Artikel 13 Taken en bevoegdheden van de bestuursleden
13.1 Taken en bevoegdheden van de voorzitter:
- taken die voortvloeien uit de statuten
- belast met de dagelijkse leiding van de vereniging
- verantwoordelijk voor de uitvoering van het verenigingsbeleid
- verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie
- leidt de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen
- verantwoordelijk voor het werven van sponsors
- verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met sponsors
- bevoegd tot het afsluiten van sponsorovereenkomsten
- ondertekent (mede) officiële contracten
- verzorgt het beleidsverslag ten behoeve van het jaarverslag
- woordvoerder namens de vereniging bij officiële vertegenwoordigingen
- budgethouder voor het begrotingsonderdeel ‘voorzitter’
13.2 Taken en bevoegdheden van de secretaris:
- taken die voortvloeien uit de statuten
- belast met de dagelijkse leiding van de vereniging
- verantwoordelijk voor de agenda en de notulen van bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen
- verantwoordelijk voor het samenstellen van het jaarverslag
- ondertekent (mede) officiële contracten
- verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie
- verantwoordelijk voor de coördinatie met betrekking tot representatie als bedoeld in artikel 30
- verantwoordelijk voor het archief
- onderhoudt contacten met de KNVB aangaande algemene zaken
- budgethouder voor het begrotingsonderdeel ‘secretaris’
13.3 Taken en bevoegdheden van de penningmeester:
- taken die voortvloeien uit de statuten
- belast met de dagelijkse leiding van de vereniging
- verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen van de vereniging
- verantwoordelijk voor de volledige financiële administratie van de vereniging
- verantwoordelijk voor de jaarlijkse begroting en de bewaking hiervan
- verantwoordelijk voor het financieel jaarverslag en de jaarrekening
- verantwoordelijk voor de ledenadministratie en de contributie-incasso
- verantwoordelijk voor toegangsregeling bij wedstrijden van het 1e elftal
- bevoegd tot het treffen van incassomaatregelen bij betalingsachterstanden jegens de vereniging
- ondertekent (mede) officiële contracten
- verzorgt het archief van de financiële administratie conform wettelijke bewaartermijnen
- verzorgt alle correspondentie aangaande financiële aangelegenheden
- beheert het verzekeringspakket
- ondersteunt de kascommissie zodanig dat deze commissie haar taak naar behoren kan uitvoeren
- budgethouder voor het begrotingsonderdeel ‘penningmeester’
13.4 Taken en bevoegdheden van het bestuurslid voetbalzaken:
- verantwoordelijk voor wedstrijdplanningen
- verantwoordelijk voor scheidsrechters aangelegenheden
- verantwoordelijk voor het samenstellen van de elftalbegeleiding (leiders)
- onderhoudt contacten met de consul, de KNVB, de Apeldoornse Voetbalfederatie, voetbalscholen e.d.
- verantwoordelijk voor het samenstellen van het technisch kader (trainers)
- verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van het voetbaltechnische beleidsplan
- verantwoordelijk voor de medische staf op het gebied van personeel en organisatie
- verantwoordelijk voor de teamindeling
- initieert en stimuleert het volgen van cursussen en kaderopleidingen
- onderhoudt contacten met de KNVB aangaande voetbaltechnische zaken
- legt in het jaarverslag verantwoording af over het gevoerde beleid
- budgethouder voor het begrotingsonderdeel ‘voetbaltechnische zaken’
13.5 Taken en bevoegdheden van het bestuurslid faciliteiten:
- verantwoordelijk voor het kantinebeheer op het gebied van personeel, organisatie en inrichting
- verantwoordelijk voor de inkoop van kantinevoorraad
- verantwoordelijk voor het beheer van het, in de kantine te gebruiken, kasgeld
- verantwoordelijk voor de afdracht van de kantineopbrengsten aan de penningmeester
- verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bepalingen, welke betrekking hebben op de kantine
- verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud van het clubgebouw
- verantwoordelijk voor de (aanschaf van) materialen die gebruikt worden voor trainingen en wedstrijden
- verantwoordelijk voor de medische staf op het gebied van materiaal en inrichting
- onderhoudt contacten met de Gemeente Brummen over veldonderhoud
- legt in het jaarverslag verantwoording af over het gevoerde beleid
- budgethouder voor het begrotingsonderdeel ‘faciliteiten’
13.6 Taken en bevoegdheden van het bestuurslid communicatie:
- verantwoordelijk voor de verenigingscommunicatie in alle verschijningsvormen (waaronder de website)
- onderhoudt contacten met de pers betreffende verenigingsaangelegenheden
- verantwoordelijk voor alle door of namens de vereniging te organiseren evenementen
- promoot door derden te organiseren, aan voetbal gerelateerde, evenementen
- legt in het jaarverslag verantwoording af over het gevoerde beleid
- budgethouder voor het begrotingsonderdeel ‘communicatie’
Artikel 14 Dagelijks bestuur
14.1 De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur vertegenwoordigt de vereniging zowel in als buiten rechte en neemt alle beslissingen welke niet tot de volgende bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging, op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
Artikel 15 Bestuursvergaderingen (zie ook: statuten, artikel 13 en 14)
15.1 Het bestuur vergadert minstens éénmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juni en juli. Daarnaast vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 overige bestuursleden dit wensen.
15.2 Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd. De oproep voor een vergadering vindt schriftelijk (per brief of per e-mail) plaats, tenzij er dringende redenen zijn om een spoedvergadering te beleggen. Onderliggende vergaderstukken dienen, in het algemeen, minimaal twee dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de bestuursleden.
15.3 Bestuursleden hebben het recht om staande de vergadering agendapunten in te brengen, mits met instemming van de meerderheid van het aantal aanwezige bestuursleden.
15.4 Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
15.5 Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken is de stem van de voorzitter van doorslaggevende betekenis.
Artikel 16 Geldmiddelen en beschikkingsbevoegdheid (zie ook: statuten, artikelen 13, 14, 15 en 16)
16.1 Behoudens machtiging van de algemene vergadering mag het bestuur buiten de goedgekeurde begroting om geen uitgaven doen of laten doen welke een bedrag van € 2.500 per geval te boven gaan, tenzij dit het vervangen van kapitaalgoederen betreft.
16.2 De penningmeester is bevoegd zelfstandig betalingen te verrichten tot een bedrag van € 2.500 per transactie. Voor het verrichten van betalingen van meer dan € 2.500 is tevens de handtekening van de voorzitter of de secretaris op de factuur vereist.
16.3 Een bestuurslid kan binnen het eigen, door de algemene vergadering goedgekeurde, budget besluiten nemen over uitgaven tot € 1.000. Voor voorgenomen uitgaven boven € 1.000 dient voorafgaand instemming van de penningmeester te worden verkregen. Indien de voorgenomen uitgaven het budget van de penningmeester betreffen, dient er voorafgaand instemming van de voorzitter te zijn. Deze voorafgaande toestemming is niet verplicht indien het de aanschaf van kantinevoorraad, bestemd voor de kantineverkoop, betreft.
Artikel 17 Algemene vergadering (zie ook: statuten, artikel 17, 18, 19, 20 en 21)
17.1 Tijdens de algemene vergadering legt het bestuur aan de leden verantwoording af over het gevoerde beleid en de genomen besluiten.
17.2 Uiterlijk in juni wordt jaarlijks de reguliere algemene vergadering gehouden.
17.3 Uiterlijk in december wordt jaarlijks een algemene vergadering gehouden waarin onder andere de begroting voor het volgende boekjaar wordt behandeld.
17.4 De algemene vergadering kan staande de vergadering, indien hiertoe door minimaal 2/3 deel van de aanwezige leden wordt besloten, één of meer agendapunten toevoegen. De voorzitter bepaalt op welk moment in de vergadering de aldus ingelaste agendapunten worden behandeld.
Artikel 18 Orde van vergaderingen
18.1 De voorzitter kan een lid, dat de orde verstoort, het verder bijwonen van de vergadering ontzeggen.
18.2 Ieder bestuurslid kan te allen tijde ordevoorstellen doen.
18.3 De voorzitter kan de vergadering in voorkomende gevallen schorsen of zo nodig verdagen.
18.4 De voorzitter kan, indien hij meent dat aan een agendapunt voldoende aandacht is besteed, de discussie afbreken en overgaan tot stemming, dan wel overgaan tot bespreking van het volgende agendapunt.
Artikel 19 Stemmingen (zie ook: statuten, artikel 19 en 21)
19.1 Voor stemmingen wordt ter vergadering een stemcommissie van drie leden benoemd uit de aanwezige leden.
19.2 De taak van de stemcommissie is het uitdelen van de stembiljetten, het innemen van de stembiljetten en het tellen van de stemmen en het bekend maken van de uitslag aan de algemene vergadering.
19.3 Bij mondelinge stemmingen kan de vergadering verzoeken om een stemcommissie te benoemen.
19.4 De taak van de stemcommissie is bij mondelinge stemmingen het tellen van de stemmen en het bekend maken van de uitslag aan de algemene vergadering.
Artikel 20 Bestuursverkiezing (zie ook: statuten, artikel 12)
20.1 Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af. Het rooster van aftreden luidt:
- 1e jaar: secretaris, bestuurslid communicatie
- 2e jaar: penningmeester, bestuurslid voetbaltechnische zaken,
- 3e jaar: voorzitter, bestuurslid faciliteiten
20.2 Het rooster van aftreden wordt in het jaarverslag opgenomen.
20.3 De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur kandidaat gestelde leden worden gepubliceerd in de agenda van de algemene vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In de agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door leden van de vereniging vermeld te worden, met daarbij de daaraan verbonden procedure.
20.4 Een kandidaatstelling door leden dient, minimaal 24 uur vóór aanvang van de vergadering, schriftelijk bij de secretaris te worden gemeld, ondertekend door minimaal drie leden. Deze opgave dient vergezeld te gaan van een schriftelijke verklaring van de kandidaat dat deze bereid is om een eventuele benoeming te aanvaarden.
Artikel 21 Kascommissie (zie ook: statuten, artikel 16)
21.1 De kascommissie kan tot een bedrag van € 300 kosten voor een boekenonderzoek door derden maken zonder tussenkomst van de algemene vergadering. Indien er meer wordt begroot dan € 300 dan is voorafgaande toestemming van de algemene vergadering noodzakelijk.
21.2 De leden van de kascommissie hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van vertrouwelijke informatie, welke voortvloeit uit de te verrichten controles.
21.3 De kascommissie stelt tevens een onderzoek in indien de penningmeester tussentijds aftreedt. De commissie brengt binnen een maand na de verkregen opdracht verslag uit aan het bestuur, dat dit verslag ter kennis brengt van de eerstvolgende algemene vergadering.
Artikel 22 Commissie van beroep
22.1 De commissie van beroep doet uitspraak over verschillen van mening tussen een elftal of een individueel lid en het bestuur over onderwerpen welke door de algemene vergadering zijn aangemerkt als onderwerpen waarvoor de commissie van beroep gerechtigd is besluiten te nemen.
22.2 De uitspraak van de commissie van beroep is voor alle partijen bindend.
22.3 De commissie van beroep doet binnen 21 dagen na het instellen van het beroep een uitspraak.
22.4 De commissie van beroep bestaat uit 3 leden van de vereniging, welke worden (her)benoemd door de algemene vergadering. Een lid van de commissie van beroep mag geen deel uitmaken van het bestuur.
22.5 De benoeming tot lid van de commissie van beroep geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor een periode van 2 jaar. Herbenoeming is onbeperkt mogelijk.
22.6 De benoeming vindt eens in de 2 jaar plaats tijdens de voorjaars ALV.
22.7 De commissie van beroep kan uitsluitend door de algemene vergadering worden ontbonden.
Artikel 23 Overige commissies
23.1 Voor het uitvoeren van specifieke taken kunnen commissies worden ingesteld.
23.2 De commissie wordt door de algemene vergadering en/of door het bestuur ingesteld.
23.3 Bij de instelling van de commissie wordt de samenstelling, de omvang, de taak, de bevoegdheid en de werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd.
23.4 De benoeming tot lid van de commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor onbepaalde tijd of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
23.5 De commissie handelt onder de verantwoordelijkheid van het in de instructie vermelde bestuurslid.
23.6 De commissie rapporteert minstens één keer per verenigingsjaar over de voortgang van de werkzaamheden aan het orgaan, dat de commissie heeft ingesteld, tenzij in de instructie anders is bepaald.
23.7 De commissie wordt ontbonden door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
Artikel 24 Gebruik accommodatie en materialen
24.1 Binnen de vereniging is iedereen er verantwoordelijk voor dat het sportpark er ordentelijk uitziet. Zowel voor de velden als voor de kleedkamers gelden de volgende regels:
- afval wordt gedeponeerd in de afvalbakken
- voetbalschoenen worden buiten de kleedkamer moddervrij gemaakt
- het clubhuis wordt niet met voetbalschoenen betreden
- voetbaltassen worden in de hal zo ver mogelijk in de hoek weggezet
- na een training of een wedstrijd wordt de kleedkamer schoon en afgesloten achtergelaten
- bij wedstrijden wordt ook de kleedkamer van de tegenstander schoongemaakt en afgesloten
24.2 Iedere trainer is verantwoordelijk voor het ontruimen van het trainingsveld na zijn training. Doelen dienen in de daarvoor gestemde vakken rondom het veld geplaats te worden.
24.3 Trainers en/of leiders zijn verantwoordelijk, na afloop van de laatste wedstrijd op een veld die dag, voor het ophangen van de doelnetten en het verwijderen van de hoekvlaggen. Na afloop van pupillenwedstrijden dienen de verplaatsbare doelen van het veld te worden gehaald, indien er niet aansluitend een andere wedstrijd gaat plaatsvinden, waarbij deze doelen ook gebruikt worden. Doelen dienen in de daarvoor gestemde vakken rondom het veld geplaats te worden.
24.4 Trainers en/of leiders van jeugdteams dienen toezicht te houden tijdens het gebruik van de kleedkamer voor en na trainingen en wedstrijden.
24.5 Defecten en/of schade aan de accommodatie en/of materialen dient zo spoedig mogelijk gemeld te worden bij de dienstdoende wedstrijdsecretaris of bij het bestuurslid faciliteiten.
24.6 Sleutels worden door het bestuur in bruikleen aan de ontvanger uitgegeven. Het maken van kopieën is verboden. Het bestuur is te allen tijde gerechtigd om de sleutels in te nemen of om sloten te vervangen.
24.7 De verlichting op de trainingsaccommodatie dient volgens voorschriften ingeschakeld en uitgeschakeld te worden. De verlichting mag niet onnodig worden gebruikt.
24.8 Gebruik van het trainingsveld en velden buiten het trainingsschema en/of reguliere competitiedagen om mag uitsluitend geschieden na goedkeuring van het bestuur.
24.9 De vereniging is niet verantwoordelijk voor schade en/of verlies van eigendommen, van welke aard dan ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
24.10 Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van de vereniging, voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden.
Artikel 25 Kantinebeleid
25.1 De kantineprijzen worden door het bestuur vastgesteld.
25.2 Het bestuur stelt het ‘Bestuursreglement aangaande alcohol in sportkantines’ op. De bepalingen in dit ‘Bestuursreglement’ vormen een integraal onderdeel van dit huishoudelijk reglement. De vaststelling van het ‘Bestuursreglement’ vindt plaats middels een besluit van de algemene vergadering.
25.3 Vrijwilligers krijgen, tijdens het uitoefenen van hun functie, koffie en thee aangeboden namens de vereniging. Het overige gebruik van koffie, thee en consumpties in de kantine dient te allen tijde door iedereen te worden afgerekend.
Artikel 26 Rookbeleid
26.1 Het rookbeleid op het sportpark en in de kantine is conform de wettelijke verplichtingen.
26.2 Er mag niet worden gerookt door trainers en leiders tijdens de uitoefening van hun functie.
26.3 Er mag binnen de hekken van het sportpark niet gerookt worden. Roken op het terras voor de kantine is echter wel toegestaan in de avonduren na 20:00 uur en op zaterdag na 14:00 uur.
Artikel 27 Overschrijving
27.1 Aan een overschrijving naar een andere vereniging wordt alleen meegewerkt indien aan alle financiële verplichtingen is voldaan en alle kleding en materialen, welke eigendom zijn van de vereniging, zijn ingeleverd. Indien er moedwillige beschadigingen aan kleding en/of materialen zijn aangebracht, dan wordt niet eerder aan de overschrijving meegewerkt, dan nadat de kosten van vervanging of herstel zijn voldaan.
Artikel 28 Kostenvergoedingen (zie ook: statuten, artikel 9)
28.1 Het bestuur is bevoegd om aan leden die vrijwilligerswerk doen de noodzakelijk gemaakte kosten te vergoeden, zulks met inachtneming van de door de fiscus vastgestelde normen en voorwaarden.
28.2 Het bestuur besluit over de hoogte van de uit te keren vergoedingen. Hierover wordt verantwoording afgelegd in de algemene vergadering.
Artikel 29 Wedstrijden en trainingen
29.1 Bij aanvang van elk seizoen bepaalt het bestuur, op voorstel van het bestuurslid voetbaltechnische zaken, de teamindeling.
29.2 Bij verhindering voor een training en/of wedstrijd dient de speler zich tijdig, onder opgaaf van de reden, af te melden bij de trainer en/of leider van het betreffende team.
29.3 Bij wedstrijden wordt ieder team vergezeld van een trainer en/of een leider. Trainer en/of leider zijn eerstverantwoordelijk voor het gebeuren bij de wedstrijd. Bij onregelmatigheden rapporteren zij aan het bestuur.
29.4 De door een team en/of individuele leden, die de vereniging in enige wedstrijd vertegenwoordigen, behaalde prijzen en/of premies zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede.
29.5 Trainers en spelers dienen zich te houden aan het, door het bestuur vastgestelde, trainingsschema.
Artikel 30 Representatie
30.1 Indien het bestuur hierover tijdig wordt geïnformeerd, dan wordt aan onderstaande gebeurtenissen namens de vereniging aandacht geschonken:
- het huwelijk van een lid
- de geboorte van een zoon of dochter van een lid
- bij langdurige ziekte van een lid
- bij het overlijden van een lid, de echtgenoot of echtgenote of een kind
- overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur
30.2 Als een lid, of iemand die op andere wijze nauw betrokken is bij de vereniging, komt te overlijden, besteedt de vereniging daar op gepaste wijze aandacht aan. Alle maatregelen zijn vastgelegd in het Overlijdensprotocol en voor iedereen vrij toegankelijk te raadplegen via de website van de club.
30.3 In het geval van het overlijden van een bestuurslid, erelid of een speler van een team kan het bestuur besluiten, na overleg met de nabestaanden van de overledene, één of meerdere wedstrijden uit te stellen. De uitwerking hiervan is tevens vastgelegd in het hierboven genoemde Overlijdensprotocol.
Artikel 31 Communicatie
31.1 Contacten met de media betreffende verenigingsaangelegenheden lopen via de voorzitter. Leden die worden benaderd door de pers dienen de journalist door te verwijzen naar de voorzitter.
31.2 Trainer(s), leider(s) en spelers van het 1e elftal kunnen betreffende wedstrijdzaken de pers te woord te staan.
31.3 De inhoud en strekking van de gepubliceerde artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen of personen in het bijzonder niet schaden.
Artikel 32 Vrijwilligers
32.1 Leden dienen gehoor te geven aan aanwijzingen die een vrijwilliger uit hoofde van zijn functie tijdens het uitoefenen van zijn functie geeft.
32.2 Indien een lid van oordeel is dat een vrijwilliger onredelijk handelt, dan wel onredelijke eisen stelt, dan kan dit lid zich wenden tot het bestuur. Het bestuur zal hierover besluiten en zowel het betrokken lid als de betrokken vrijwilliger over het genomen besluit informeren.
32.3 Jaarlijks wordt er een activiteit georganiseerd waarvoor alle medewerkers met een structurele taak in het betreffende verenigingsjaar worden uitgenodigd. De kosten van consumpties zijn tijdens deze activiteit gereduceerd of komen geheel voor rekening van de vereniging. Het bestuur is bevoegd de gastenlijst voor deze activiteit vast te stellen.
Artikel 33 Sponsoring
33.1 Het bestuur stelt richtlijnen op voor het aangaan van sponsorcontracten.
33.2 Het is de leden niet toegestaan actief (potentiële) sponsors te benaderen, of met hen afspraken te maken die de vereniging betreffen. Hierover dient afstemming met de voorzitter plaats te vinden.
33.3 De sponsor verbindt zich door middel van het contract als sponsor van de vereniging. In dit contract worden de periode, de financiële bijdrage, de door zowel de sponsor als de vereniging te verrichten prestatie(s) als de overige afspraken vastgelegd.
33.4 Sponsors kunnen op grond van de sponsorovereenkomst geen enkel recht ontlenen om (mede) het beleid van de vereniging te bepalen of inspraak te hebben in de opstelling van een team.
33.5 Teams die gebruik maken van door een sponsor beschikbaar gestelde kleding dienen deze kleding aan het einde van ieder seizoen bij het bestuur in te leveren. Indien de in te leveren kleding niet compleet is en/of schade vertoont dient het betreffende team de kosten van de aanvulling c.q. het herstel te voldoen.
Artikel 34 Opleidingen
34.1 Leden worden gestimuleerd tot het volgen van voetbal gerelateerde cursussen op bestuurlijk, arbitrair, technisch en facilitair gebied. Beoordeling van en daadwerkelijke aanmelding tot een cursus is een taak van het bestuur.
34.2 De vereniging vergoedt de cursuskosten. Hierover worden, voorafgaand aan de aanmelding, afspraken gemaakt tussen het bestuur en de cursist(en), waarbij het gestelde in artikel 34 lid 3 nadrukkelijk aan de orde komt. Deze afspraken zullen schriftelijk worden vastgelegd.
34.3 Het lid verplicht zich om bij cursussen waarvan op grond van artikel 34 lid 2 de kosten door de vereniging zijn voldaan minimaal twee seizoenen volgende op het seizoen waarin de cursus is afgerond binnen de vereniging actief gebruik te maken van zijn diploma. Indien het lid binnen het 1e seizoen stopt met het actief gebruik maken van zijn diploma binnen de vereniging dan dient het lid 100% van het vergoede bedrag aan de vereniging terug te betalen. Indien het lid in het 2e seizoen stopt met het actief gebruik maken van zijn diploma binnen de vereniging dan dient het lid 50% van het vergoede bedrag terug te betalen aan de vereniging.
34.4 De terugbetalingsverplichting, als bedoeld in artikel 34 lid 3, is niet van toepassing indien het bestuur besluit de samenwerking met het betrokken lid in de betrokken functie niet te continueren.
Artikel 35 Wijziging van het huishoudelijk reglement (zie ook: statuten, artikel 17, 18, 19, 20 en 21)
35.1 Het voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, dient minimaal in de periode van 14 dagen vóór tot aan het einde van de dag waarop de algemene vergadering plaatsvindt, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage te worden gelegd en op de website te worden gepubliceerd.
35.2 Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement dient met minimaal twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen te worden genomen.
Artikel 36, Slotbepalingen
36.1 Alle leden en verenigingsorganen hebben zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
36.2 Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op … 2021 en geldt tot nadere wijziging.
36.3 In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering op …. 2021