Dit reglement vervangt het ‘Reglement Standaardvoorwaarden’ van 11 december 1997.
Dit reglement vervangt het ‘Reglement Standaardvoorwaarden’ van 11 december 1997.
Het reglement is opgesteld ten behoeve van de statistische werkzaamheden van de Verbondsafdeling Centrum voor Verzekeringsstatistiek, hierna ‘CVS’, en bevat de standaard- voorwaarden die van toepassing zijn bij het verzamelen, het beheer, de verwerking en de distributie van statistische gegevens.
Artikel 1
Reikwijdte van het reglement
Dit reglement is van toepassing op alle werkzaamheden/onderzoeken van het CVS, tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen de CVS en haar opdrachtgever(s).
Inhoud van de opdracht
Artikel 2 Opdrachtgevers
1. Het CVS verricht in beginsel voor de volgende instellingen of organen statistische werkzaamheden:
a. het Verbond;
b. één of meer sectorbesturen van het Verbond;
c. één of meer commissies of werkgroepen van het Verbond;
d. één of meer leden van het Verbond.
2. Indien er sprake van een opdrachtgever als bedoeld in lid 1 onder d is het de verantwoordelijkheid van het CVS de betrokken verbondsorganen te informeren over deze opdracht indien andere maatschappijen door deze opdracht expliciet of impliciet worden geraakt.
3. Activiteiten, die voor of mede voor andere instellingen dan genoemd in lid 1 van dit artikel worden verricht, vinden alleen plaats na bevoegdheidsverlening door het bestuur van het Verbond of het desbetreffende sectorbestuur.
Artikel 3
Gebied van de opdracht
1. Per opdracht dient te worden overeengekomen (cumulatief):
a. voor welke doelstelling of doelstellingen de statistiek door het CVS wordt gemaakt;
b. de gegevensverstrekkers;
c. de aard van de gegevens;
d. de aanleveringsprocedures;
e. de wijze van rapportage over de voortgang van het onderzoek;
f. de instellingen, organen en/of personen waaraan de collectieve gegevens mogen worden verstrekt;
2. Indien er sprake is van een opdracht zoals bedoeld in artikel 2 lid 3 van dit reglement wordt in de overeenkomst opgenomen dat dit reglement onderdeel van de overeenkomst uitmaakt. Alleen na een daartoe strekkend besluit van het bestuur van het Verbond kan hiervan worden afgeweken.
Artikel 4
Bepaling van de kosten
1. Voor elke opdracht zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 onderdeel d en lid 3 maakt het CVS een kostenraming van de werkzaamheden.
2. De raming van de kosten van onderzoek omvat alle voor het desbetreffende onderzoek te maken kosten. Hiervoor kunnen nadere regels worden gesteld.
Uitvoering van de opdracht
Artikel 5
Duur of beëindiging van de opdracht
1. De opdracht wordt aangegaan voor zolang de doelstelling of doelstellingen waarvoor de statistiek wordt samengesteld nog niet is of zijn gerealiseerd dan wel voor zolang als schriftelijk tussen partijen overeengekomen.
Artikel 6
Vaststelling methoden en resultaten
1. Na overleg met de opdrachtgever bepaalt het CVS zelfstandig de methode van onderzoek die op de meest efficiënte wijze leidt tot het beoogde doel waarvoor de statistiek wordt opgezet.
2. Het CVS stelt objectief en onafhankelijk van de opdrachtgever de statistische uitkomsten vast.
Artikel 7
Inschakelen van derden
1. Het CVS kan in overleg met de opdrachtgever, waar nuttig of nodig, het uitvoeren van een statistisch onderzoek uitbesteden aan derden.
2. Het uitbesteden aan derden is alleen mogelijk met inachtneming van het onder artikel 9 lid 4 bepaalde.
Artikel 8
De verzameling van de gegevens
1. Het CVS verzamelt de gegevens aan de hand van een door de opdrachtgever en het CVS in gezamenlijk overleg opgestelde lijst, waarin duidelijk staat vermeld de aard en de eventuele rubricering van de te verzamelen gegevens, de maatschappijen van wie deze gegevens zullen worden gevraagd en de vorm waarin de gegevens dienen te worden verstrekt.
2. Het CVS gebruikt de verzamelde gegevens uitsluitend in het kader van de overeengekomen doelstelling(en) met de opdrachtgever, alsmede ten behoeve van de beleidsondersteuning van het Verbond.
3. Voor het gebruik van de verzamelde gegevens voor andere doeleinden is de uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever vereist. Indien er sprake is van een persoonsregistratie is tevens de uitdrukkelijke toestemming van de geregistreerde vereist.
4. Het CVS stelt de opdrachtgever op de hoogte van de stand van het onderzoek en geeft inlichtingen over de voortgang van het onderzoek.
Artikel 9
Het beheer van de gegevens
1. Het CVS wordt geadviseerd en ondersteund door de Commissie CVS. De Commissie CVS heeft geen toegang tot de individuele gegevens, noch tot de collectieve gegevens, tenzij anders is overeengekomen met de opdrachtgever. Indien de Commissie CVS toegang heeft tot gegevens, geldt de geheimhoudingsplicht uit lid 2 onderdeel a en lid 3 onderdeel a en b van dit artikel onverkort voor haar.
2. Het CVS dient in te staan voor de fysieke en organisatorische beveiliging van de individu- ele maatschappijgegevens en de collectieve gegevens tegen verlies of aantasting als- mede tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van de gegevens.
a. De functionarissen van het CVS zijn op straffe van ontheffing uit hun functie verplicht tot strikte geheimhouding van de onder het CVS berustende individuele maatschappij- gegevens en collectieve gegevens. Deze geheimhoudingsplicht geldt ten opzichte van
• de overige verbondsmedewerkers;
• de leden van het Verbond en hun medewerkers;
• de leden van de sectorbesturen, Verbonds- of afdelingscommissies (waaronder de Commissie CVS);
• alle overige derden.
b. De geheimhouding bedoeld onder sub a van dit lid lijdt slechts uitzondering in de hieronder sub c, d en e genoemde gevallen.
c. Wanneer het hoofd van het CVS daartoe uitdrukkelijk toestemming van de betreffende gegevensverstrekker heeft, mag hij inlichtingen over individuele maatschappijgege- vens aan een ander dan die gegevensverstrekker verschaffen.
d. Wanneer het hoofd van het CVS daartoe uitdrukkelijk toestemming heeft van de betreffende opdrachtgevers, mag hij inlichtingen over collectieve gegevens aan ande- ren dan die opdrachtgever verschaffen.
e. De overige medewerkers van het CVS mogen slechts inlichtingen over individuele maatschappijgegevens of over collectieve gegevens verstrekken, indien en voor zover het hoofd van het CVS hun voor een concreet geval uitdrukkelijk ontheffing van hun geheimhoudingsplicht verleent.
3. Het CVS dient in te staan voor de fysieke en organisatorische beveiliging van de individu- ele persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbe- voegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
a. De functionarissen van het CVS zijn op straffe van ontheffing uit hun functie verplicht tot strikte geheimhouding van de onder het CVS berustende individuele persoonsge- gevens. Deze geheimhoudingsplicht geldt ten opzichte van
• de overige Verbondsmedewerkers;
• de leden van het Verbond en hun medewerkers;
• de leden van de sectorbesturen, Verbonds- of afdelingscommissies (waaronder de Commissie CVS);
• alle overige derden.
b. Het is de functionarissen van het CVS op straffe van ontheffing uit hun functie verbo- den de individuele gegevens te trachten te herleiden tot een individueel persoon.
4. Indien het CVS voor de uitvoering van het onderzoek gebruik maakt van de diensten van derden, dient zij in de desbetreffende overeenkomst waarborgen op te nemen voor de fysieke en organisatorische beveiliging van zowel de individuele als de collectieve gege- vens als hiervoor bedoeld.
Artikel 10
De rapportage van de uitkomsten
1. Alleen die resultaten kunnen worden gerapporteerd waaruit door ontvangers van die gegevens geen individuele gegevens kunnen worden herleid, tenzij er sprake is van één van de uitzonderingen onder artikel 9 lid 2 onder c en e. Als uitgangspunt geldt dat voor elk cijfer dat het CVS publiceert, de gegevens van tenminste drie gegevensverstrekkers zijn verwerkt, waarbij geen enkele gegevensverstrekker een aandeel in het gepubliceerde cijfer heeft van meer dan 50%. Het CVS kan van dit uitgangspunt afwijken indien zij dit in een bepaalde situatie wenselijk acht.
2. De opdrachtgever bepaalt of de statistische resultaten worden gerapporteerd aan de gegevensverstrekkers en/of aan andere instellingen of personen alsmede de wijze van presentatie van deze resultaten.
3. De opdrachtgever kan de statistische resultaten niet wijzigen of doen wijzigen.
4. Het is gegevensverstrekkers niet toegestaan de rapportage bedoeld in lid 2 te gebruiken of doen gebruiken anders dan ten behoeve van de eigen maatschappij. De doorverstrek- king van de rapportage bedoeld in lid 2 aan een andere instelling in het kader van een door die andere instelling te verrichten analyse voor de eigen maatschappij is alleen toe- gestaan mits die instelling de gegevens terstond na afloop van deze analyse vernietigt.
5. Het is de gegevensverstrekkers niet toegestaan de rapportage bedoeld in lid 2 op eniger- lei herkenbare wijze te publiceren anders dan na toestemming van het CVS.
Artikel 11
De distributie van gegevens
1. Individuele gegevens zijn niet voor distributie vatbaar anders dan naar de desbetreffende maatschappij.
2. Collectieve gegevens zijn voor distributie vatbaar aan de opdrachtgever en de gegevensverstrekkers tot het niveau van hun individuele aanlevering.
3. Het onder lid 2 bepaalde lijdt slechts uitzondering, indien de opdrachtgever zijn uitdrukke- lijke toestemming verleent.
Artikel 12
Eigendom, gegevensbewaring en gegevensvernietiging
1. Individuele gegevens, in welke vorm dan ook vastgelegd, die door de gegevensverstrek- kers ter verwerking worden aangeboden, blijven eigendom van de gegevensverstrekkers.
2. De rapportage van de collectieve gegevens, in welke vorm dan ook vastgelegd, worden door distributie aan de opdrachtgever eigendom van deze.
3. Indien de individuele c.q. de collectieve gegevens na afloop van het onderzoek onder het CVS blijven berusten, heeft het CVS de bevoegdheid om deze gegevens, wanneer zij hun diensten hebben bewezen, te vernietigen.
Artikel 13 Betaling
Wanneer een opdracht wordt uitgevoerd op verzoek van een opdrachtgever zoals bedoeld onder artikel 2 lid 1 onderdeel d of lid 3 is deze opdrachtgever verplicht binnen dertig dagen na het verstrijken van de in de overeenkomst vastgestelde termijnen de kosten voor de opdracht op de aangegeven wijze te betalen.
Artikel 14 Aansprakelijkheid
1. Voor schade die opdrachtgever dan wel de gegevensverstrekker bij toepassing of gebruik van het resultaat van de werkzaamheden van het CVS lijdt, is het CVS niet aansprakelijk, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van het CVS.
2. Opdrachtgever dan wel gegevensverstrekker vrijwaart het CVS voor alle aanspraken van derden uit hoofde van door deze derden geleden schade voortvloeiende uit de toepassing van of het gebruik van het resultaat van de werkzaamheden van het CVS, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van het CVS.
Artikel 15 Diversen
Indien de opdrachtgever of het CVS niet voldoet aan enigerlei essentiële verplichting uit de opdracht, zal de andere partij de in gebreke zijnde partij dienaangaande schriftelijk bericht zenden en een redelijke termijn gunnen om alsnog haar verplichtingen na te komen. In het geval de in gebreke zijnde partij binnen de gestelde termijn haar verplichtingen alsnog niet nakomt, vervallen haar rechten uit de opdracht en is de andere partij niet meer gehouden eni- gerlei op haar rustende verplichting na te komen.
Artikel 16
Geschillen en geschillenbeslechting
1. Ingeval zich een geschil voordoet tussen de opdrachtgevers c.q. de gegevensverstrek- kers en het CVS, dat niet minnelijk te schikken blijkt, zullen beide partijen het geschil, met uitsluiting van de gewone rechter, voorleggen aan een daartoe door hen te benoemen geschillencommissie.
2. Een geschil is aanwezig, indien één der partijen zulks stelt.
3. De geschillencommissie zal uit 3 personen bestaan en op de volgende wijze worden samengesteld:
1 commissielid zal door het CVS worden benoemd;
1 commissielid zal door de opdrachtgevers c.q. de gegevensverstrekkers worden be- noemd;
1 commissielid zal door de beide ander commissieleden worden benoemd en wordt te- vens voorzitter.
4. De uitspraak van de geschillencommissie heeft de kracht van een bindend advies.
Artikel 17 Slotbepaling
1. Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2015 en kan worden aangehaald als ‘Reglement Standaardvoorwaarden’.
2. Wijzigingen in het reglement worden vastgesteld door het bestuur van het Verbond nadat de Commissie CVS zich hierover heeft kunnen uitlaten.