Contract
Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage van onze Algemene Voorwaarden (hierna: de Hoofdovereenkomst) tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker conform de per 25 mei 2018 geldende bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG).
Artikel 1: Doeleinden van verwerking
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Hoofdovereenkomst en wel voor het in de ‘Cloud’ opslaan van gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke, en bijbehorende online diensten, beheer van de personeelsadministratie van Verwerkingsverantwoordelijke, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage A. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2: Verplichtingen Verwerker
2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de AVG.
2.2. Verwerker zal Verwerkersverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van
gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA’S).
Artikel 3: Doorgifte van persoonsgegevens
3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is verboden.
3.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.
Artikel 4: Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1. Verwerker stelt ten behoeve van de verwerkingen ICT-middelen ter beschikking die door Verwerkingsverantwoordelijke te gebruiken zijn voor de hierboven genoemde doelen. Verwerker verricht zelf alleen op basis van aparte afspraken verwerkingen.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerking van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 5: Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.
5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
Artikel 6: Beveiliging
6.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerking van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2. Verwerker heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen:
- Een beveiligd intern netwerk
- Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging
- Logische toegangscontrole, gebruik makend van sterke wachtwoorden
- Doelgebonden toegangsbeperkingen
- Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden met persoonsgegevens
- Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie
- Controle op toegekende bevoegdheden
6.3. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.4. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 7: Meldplicht
7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingscheck en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn op de hoogte van het beveiligingsplek en/of het datalek.
7.2. Een melding moet altijd worden gedaan, maar alleen als e gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
• De aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
• De naam en de contactgegevens van de functionaris voor de gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
• De waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
• De maatregelen die de verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maateregel ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan
Artikel 8: Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zij/haar wettelijke rechten aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek van de betrokkene zelf afhandelen, en de Verwerkingsverantwoordelijke van de afhandeling op de hoogte stellen.
8.2. Verwerker mag de kosten voor de afhandeling van het verzoek wel doorbelasten aan Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 9: Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamel in het kader van deze Verwerkingsovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derde. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken aan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukking toestemming heeft gegeven om de informatie aan derde te verschaffen, indien het verstekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aards van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken
Artikel 10: Audit
10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijk derde die aan geheimhouding is gebonden te er controle van naleving van de beveiligingseisen en alles dat direct verband mee houdt
10.2. Deze audit mag eens per jaar plaatsvinden als ook bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Verwerker worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Verwerker en op de wijze zoals Verwerker zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Verwerker.
10.5. De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
Artikel 11: Aansprakelijkheid
11.1. De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg aan een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verweringsovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal €1.000,00. De
aansprakelijkheid van Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan €
1.000,00.
11.2. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
• Schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (‘’zaakschade’’);
• Redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de Verwerkingsovereenkomst weer deugdelijk na te komen
• Redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
• Redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade in dit artikel bedoeld
11.3. De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geendirect schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgen, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijk voor geschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegeven of databestanden.
11.4. De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerk of haar bedrijfsleiding.
11.5. Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toekenbare tekortkoming in de nakoming aan de Overeenkomst slechts indien Verwerking verantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebrek stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
11.6. Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maande na het ontstaan van de vordering.
Artikel 12: Duur en beëindiging
12.1. Deze Verwerkingsovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
12.2. Dezer Verwerker overeenkomst is aangegaan voor de duur zoal bepaald in de Hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking
12.3. Zodra de Verwerkingsovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele op
kopievorm verwijderen en/of vernietigen ,zulks met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.
12.4. Deze Verwerkingsovereenkomst mag worden gewijzigd op het dezelfde wijze als de Hoofdovereenkomst.
Bijlage A: Specificatie Persoonsgegevens en betrokkenen
Persoonsgegevens
Verwerker zal in het kader van artikel 1.1. van de Verwerkersovereenkomst, de volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
- Alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de totstandkoming van de koopovereenkomst. Van de categorieën betrokkenen:
- Accounthouders
- Klanten
- Werknemers van aangesloten bedrijven
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze Bijlage A omschreven persoonsgegevens en categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.