MODEL RAAMOVEREENKOMST TUSSEN AMSTERDAM RAI / RAI HOTEL & TRAVEL SERVICE EN [RAI HOTEL] [datum]

MODEL RAAMOVEREENKOMST

TUSSEN

AMSTERDAM RAI / RAI HOTEL & TRAVEL SERVICE

EN

[RAI HOTEL]

[datum]

RAAMOVEREENKOMST

PARTIJEN:

1. Amsterdam RAI B.V., afdeling RAI RAI Hotel & Travel Service, gevestigd te Amsterdam en kantoorhoudende aldaar aan het Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door drs. A.J. Xxxxxx, algemeen directeur, en X. xxx xxx Xxxxx, directeur Convention Centre, Commercie, hierna te noemen “RHTS”

en

2. [RAI HOTEL], gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende aldaar aan de (adres) handelende namens hotels [@], gevestigd te Amsterdam, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam tekenbevoegde, functie], hierna te noemen het “RAI Hotel”

RHTS en RAI Hotel hierna gezamenlijk te noemen “Partijen” en ieder afzonderlijk “Partij”.

PARTIJEN NEMEN IN AANMERKING:

1. RHTS is een afdeling binnen Amsterdam RAI B.V. die zich bezig houdt met het verzorgen van voldoende goede accommodatie tijdens, met name, grote internationale evenementen om zo het Amsterdam RAI Convention Centre (het “Convention Centre”) aantrekkelijk te maken voor buitenlandse organisatoren;

2. Zowel RHTS als de hotels in Amsterdam en omgeving hebben belang bij een goede onderlinge samenwerking met als doel om meer internationale evenementen naar het Convention Centre te trekken en daarmee meer (hotel)bezoekers naar Amsterdam en omgeving;

3. RAI Hotel is een vier sterren hotel met [@] kamers, geclassificeerd volgens de Nederlandse RAI Hotel Classificatie (NHC), dat zich door haar locatie direct naast het Convention Centre en door haar bijzondere relatie met RHTS uitstekend voldoet aan de eisen die RHTS stelt aan hotelaccommodatie voor bezoekers van het Convention Centre;

4. Partijen wensen een samenwerking aan te gaan waarbij RAI Hotel door RHTS boven andere hotels zal worden aangewezen als preferred hotel en RHTS door RAI Hotel zoal worden aangewezen als preferred Housing Agent zodat zij met regelmaat specifieke afspraken kunnen maken over het beschikbaar stellen en houden van hotelkamers in relatie tot een evenement dat zal worden gehouden in het Convention Centre;

5. Partijen wensen de algemene afspraken met betrekking tot hun samenwerking in deze raamovereenkomst (de “Raamovereenkomst”) als volgt vast te leggen waarbij zij overeenkomen dat de per evenement te maken specifieke afspraken zullen worden vastgelegd in een nadere overeenkomst (de “Nadere Overeenkomst”).

PARTIJEN KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:

1. DEFINITIES

In de Raamovereenkomst zullen termen met een hoofdletter de volgende betekenis hebben tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven:

1. Allotment: het aantal kamers dat voor de Reserveringsperiode ter beschikking wordt gesteld door RAI Hotel voor een Evenement, ook wel het “kamerblok” genoemd. In geval van een City Wide Event zal het Allotment steeds tenminste vijfenzestig percent (65%) van de totale capaciteit van RAI Hotel bedragen. Het overeengekomen Allotment wordt door RHTS voor zowel individuele als groepsboekingen gebruikt.
   
   

2. Artikel: een artikel uit de Raamovereenkomst.
   
   

3. Axis: het online datasysteem waar RAI Hotel te allen tijde de laatste wijzigingen en de pick up van het Allotment kan bekijken. Tevens kan RAI Hotel zien hoeveel kamers er in totaal zijn ingekocht, verspreid over alle ingekochte hotels en het pick up percentage. Daarnaast wordt het systeem gebruikt voor het ophalen van de eerste kamerlijst (twee weken vóór aanvang van het Evenement) en de laatste wijzigingen na het versturen van de kamerlijst.
   
   

4. City Wide Event: een Evenement waarbij minimaal zevenduizend (7.000) kamers of meer gegarandeerd moeten worden ten behoeve van de Organisator.
   
   

5. Convention Centre: het Amsterdam RAI Convention Centre aan het Europaplein in Amsterdam.
   
   

6. Complimentary Kamer: een kosteloos verblijf voor een Gast/organisatie of een verrekening per factuur, na het Evenement van een van tevoren afgesproken aantal gratis overnachtingen gebaseerd op de standaard kamerprijs op de hoofddag van een Evenement over het totaal aantal gerealiseerde kamernachten. In de Reserveringsbrief zal dit bevestigd worden. Over Complimentary Kamers is geen commissie verschuldigd door RAI Hotel.
   
   

7. Evenement: een congres, evenement, tentoonstelling, beurs of andere activiteit waarvoor RHTS de aangewezen Housing Agent is.
   
   

8. Gasten: de klanten van RHTS tevens gasten van RAI Hotel;

9. Groepsboeking: elke boeking of reservering vanaf tien (10) kamers per nacht wordt beschouwd als een groepsboeking.

10. Headquarter Hotel: het hotel waar, naast de organisatie, de belangrijkste exposanten, sprekers en bezoekers van een Evenement verblijven en waarvan het product- en serviceniveau voldoet aan hedendaagse normen voor wat betreft hotel faciliteiten, specifiek rekening houdend met de Meetings, Incentive, Exhibitions and Events (MICE) markt;

11. Housing Agent: internationale benaming voor de organisatie die voor een evenement hotelkamers inkoopt, reserveert en afhandelt, in deze Raamovereenkomst, RHTS.
    
    

12. Individuele Boeking: elke boeking of reservering met betrekking tot ten hoogste negen (9) kamers (d.w.z. negen kamers of minder) wordt beschouwd als een individuele boeking.

13. Kamerprijs: de overeengekomen kamerprijs per nacht voor een hotelovernachting inclusief BTW, in- of exclusief ontbijt, toeristenbelasting en kosten voor andere diensten tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
    
    

14. Nadere Overeenkomst: de per Evenement op te stellen nadere overeenkomst, waarin de specifieke afspraken met betrekking tot het Evenement worden vastgelegd. Deze Nadere Overeenkomst wordt ook de Reserveringsbrief genoemd.
    
    

15. Organisator: de natuurlijke of rechtspersoon die het Evenement organiseert en RHTS heeft ingeschakeld om de zorg voor hotelkamers op zich te nemen.
    
    

16. Raamovereenkomst: de onderhavige overeenkomst, eventueel (zoals daaruit blijkt) inclusief de bij een specifiek Evenement behorende Nadere Overeenkomst.
    
    

17. RAI Hotel: [@].

18. RAISE: het online administratie systeem waarin RAI Hotel alle wijzigingen verwerkt die tijdens het Evenement hebben plaatsgevonden. Op basis hiervan volgt er een correcte doorbelasting van RAI Hotel en een correcte commissiefactuur van RHTS.
    
    

19. Reserveringsbrief: de door beide Partijen geaccordeerde Xxxxxx Overeenkomst vastgelegd in een brief of email.
    
    

20. Reserveringswaarde: de Kamerprijs, exclusief toeristenbelasting en kosten voor andere diensten, vermenigvuldigd met het aantal nachten.

21. Reserveringsperiode: de periode van het Evenement waarvoor de Allotment geldt, welke aanvangt op de overeengekomen eerste dag van het Evenement en eindigt op de laatste (in- of exclusief op- en afbouw dagen indien overeengekomen).

De definitie van woorden in enkelvoud omvat ook de meervoudsvorm daarvan en vice versa. Indien met betrekking tot personen of partijen een geslacht wordt aangeduid, heeft die aanduiding ook betrekking op iedere ander geslacht.

2. DE AFSPRAKEN – ALGEMEEN
   
   

   1. Deze Raamovereenkomst is van toepassing op alle Reserveringsbrieven en Nadere Overeenkomsten, tenzij daarin uitdrukkelijk anders bepaald.
      
      

   2. Partijen verklaring hierbij elkaars preferred partner te zijn voor de samenwerking zoals vervat in deze Raamovereenkomst, hetgeen inhoudt dat (i) RAI Hotel de preferred leverancier zal zijn van RHTS voor alle hotel activiteiten in het Convention Centre en door RHTS zal worden aanbevolen aan congres en evenement organisatoren als Headquarter Hotel en (ii) RHTS door RAI Hotel zal worden aangewezen als preferred Housing Agent.

3. Door het sluiten van een of meerdere Nadere Overeenkomsten zullen voor Partijen rechten en verplichtingen ontstaan met betrekking tot de beschikbaarstelling van Allotments c.q. de beschikbaarstelling van hotelkamers ten behoeve van een Evenement, met inachtneming van de bepalingen in deze Raamovereenkomst.
   
   

4. In de Reserveringsbrief zullen de belangrijkste elementen van de specifieke afspraken met betrekking tot een Evenement worden vastgelegd, waaronder in ieder geval:

1. de naam van het Evenement, tenzij dat op uitdrukkelijk verzoek van een Organisator nog niet vermeld mag worden;

2. de Reserveringsperiode;

3. grootte van de Allotments;

4. de Kamerprijzen;

5. toeslagen voor afwijkende kamertypes;

6. hoogte van de city tax,

7. het aantal en de prijs voor kamers welke beschikbaar zullen worden gesteld aan de organisatie van het Evenement en Complimentary Kamers;

8. de ontbijtprijs;

9. de aan RHTS toekomende provisie/commissie [NOOT AAN KANDIDATEN VAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR HET RAI HOTEL: DE HOOGTE VAN DE AAN RHTS TE BETALEN COMMISSIE ZAL MET KANDIDATEN WORDEN BESPROKEN TIJDENS DE DEFINITIEVE SELECTIEPROCEDURE. DEZE COMMISSIE ZAL LIGGEN TUSSEN DE 12-15% (PRIJSPIJL 2014)];

10. overige bijzondere afspraken.
    
    

5. De Uniforme Voorwaarden Horeca maken onderdeel uit van de Raamovereenkomst en iedere Nadere Overeenkomst(en), tenzij Partijen op onderdelen uitdrukkelijk schriftelijk anders zijn overeengekomen.

3. ALLOTMENTS
   
   

   1. RAI Hotel zal zich inspannen om het(de) Allotment(s) aan RHTS te offreren, opdat al het mogelijke wordt gedaan om het Evenement definitief in het Convention Centre te laten plaatsvinden.
      
      

   2. RAI Hotel stelt op verzoek van en in overleg met RHTS één (1) of meer Allotment(s) als reservering ter beschikking voor ieder Evenement. RAI Hotel garandeert dat zij:

1. voor ieder Evenement tenminste 50 kamers ter beschikking stelt aan RHTS voor de periode gedurende welke de organisator van het Evenement deze kamers nodig zal hebben voorafgaand, tijdens en na het betreffende Evenement;

2. voor tenminste twintig (20) Evenementen per jaar een minimale Allotment van vijftig percent (50%) van haar totale kamercapaciteit ter beschikking stelt aan RHTS voor Reserveringsperiode; en

3. in geval van een City Wide Event, waarvan RHTS er drie (3) per jaar verwacht, een Allotment van tachtig percent (80%) van haar totale kamercapaciteit ter beschikking stelt aan RHTS voor Reserveringsperiode. RHTS zal duidelijk in de aanvraag vermelden wanneer de aanvraag betrekking heeft op een City Wide Event en wanneer het noodzakelijk is om een Allotment van tachtig percent (80%) te geven.
   
   

3. Het definitieve Allotment wordt vastgesteld door middel van een door beide Partijen overeenkomstig de Raamovereenkomst bevestigde Reserveringsbrief. Partijen hebben afgesproken dat na het versturen van de Reserveringsbrief telefonisch of per mail besproken en schriftelijk geaccordeerde aanvullingen c.q. wijzigingen op het Allotment door RHTS onverwijld zullen worden vastgelegd in het systeem, zodat RAI Hotel de aanvullingen c.q. wijzigingen kan bijhouden in Axis.
   
   

4. RAI Hotel garandeert beschikbaarheid van het Allotment gedurende de Reserveringsperiode zoals vermeld in de Reserveringsbrief of tot de in Artikel 4.2 vermelde releaseperiode. In geval van niet nakoming van deze garantie verbeurt RAI Hotel aan RHTS een onmiddellijk opeisbare boete van 15% van de Reserveringswaarde, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
   
   

5. Het aangaan van de Nadere Overeenkomst door het accorderen van de Reserveringsbrief geschiedt overeenkomstig het bepaalde in Artikel 5.2, zonder kosten en/of uitgaven voor RHTS.
   
   

6. In het geval dat RHTS door de Organisator is aangewezen als officiële Housing Agent voor een Evenement, waarbij RHTS niet voldoende kamers in en rond Amsterdam kan contracteren om zodoende het Evenement doorgang te laten vinden, zal RAI Hotel al het mogelijke doen om RHTS een verhoogd Allotment aan te bieden.
   
   

7. Voor alle allotment aanvragen die RAI Hotel van derden ontvangt - vierentwintig (24) maanden of langer vooruit - zal RAI Hotel, alvorens een allotment aan derden beschikbaar te stellen, steeds schriftelijk (per e-mail) bij RHTS navraag doen of de door deze derde(n) gevraagde periode een zgn. “congresperiode” is, met andere woorden, of deze periode redelijkerwijs te verwachten samen zal vallen met de periode waarin een Evenement zal plaatsvinden. RHTS zal alsdan gehouden zijn binnen een periode van vijf (5) werkdagen na ontvangst van de aanvraag van RAI Hotel schriftelijke naar RAI Hotel te reageren. Indien RHTS aangeeft dat in de vermelde periode een Evenement zal plaatsvinden, zal RAI Hotel eerst met RHTS in gesprek treden en het Allotment afstemmen alvorens met de derde(n) verder te spreken.

4. ALLOTMENT EN RELEASEPOLICY
   
   

   1. De eerste officiële dag van het Evenement geldt, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, als de ingangsdatum van de Reserveringsperiode. Deze ijkdatum wordt niet gewijzigd door reserveringen van eventuele pre-Evenement nachten.

2. RHTS stuurt RAI Hotel via Axis of e-mail uiterlijk twee (2) weken vóór de aanvangsdatum van het Evenement een kamerlijst en zorgt voor een update binnen vierentwintig (24) uur van de gegevens bij een wijziging (tijdens werkdagen).
   

3. De volgende afspraken (releasevoorwaarden) zullen van toepassing zijn op de mogelijkheid voor RHTS om af te zien van het Allotment:

1. Tot acht weken vóór aanvang van de Reserveringsperiode (de releasedatum) kan honderd percent (100%) van het Allotment zonder kosten worden teruggegeven door RHTS. Met wederzijds goedvinden tussen RHTS en RAI Hotel is het mogelijk dat RHTS een aantal kamers, langer vasthoudt (zonder garantie en zonder kosten) door het genoemde tijdstip te verschuiven. Zulke afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd door Partijen. Op de afgesproken releasedatum zal RAI Hotel een email ontvangen van RHTS, waarin een nieuwe releasedatum wordt voorgesteld en waarin wordt verwezen naar Axis met betrekking tot de stand van zaken van het Allotment. RAI Hotel zal binnen vierentwintig (24) uur na ontvangst RHTS benaderen indien er wijzigingen op Allotment of releasedatum moeten worden gemaakt. Zonder tegenbericht van RAI Hotel wordt er uitgegaan van akkoord;

2. Individuele Boekingen vallen buiten de genoemde releasevoorwaarde zoals hierboven uiteengezet (zie ook Artikel 6.2).

4. Voor elke release- en annuleringsdatum vermeld in deze Raamovereenkomst geldt dat indien deze in het weekend of tijdens een feestdag valt, de release- /annuleringsdatum zal komen te vallen op de eerst daarop volgende werkdag (in de regel een maandag).

5. KAMERPRIJS
   
   

   1. Per Evenement zal door RHTS, zoals vermeld in Artikel 2, een Nadere Overeenkomst worden opgesteld waarin de Kamerprijzen, toeslagen voor afwijkende kamertypes, ontbijtprijs, BTW percentage, hoogte van de city tax, de hoogte van de commissie, het aantal en de prijs van staff kamers en Complimentary Kamers (indien van toepassing), alsmede overige afspraken zullen worden vastgelegd. Deze afspraken zijn vooraf besproken. Over elke reservering die RHTS bij RAI Hotel maakt zal een commissie verschuldigd zijn.
      
      

   2. Nadere Overeenkomsten moeten binnen een termijn van zeven (7) dagen na het toesturen door RHTS, door RAI Hotel schriftelijk (per e-mail) overeenkomstig Artikel 14 worden geaccordeerd.
      
      

   3. De Kamerprijs kan variëren naar datum en evenementgrootte en mag maximaal de van tijd tot tijd aan RAI Hotel gasten berekende rack rate bedragen.
      
      

   4. RAI Hotel garandeert dat de aangeboden hotelprijs de laagste prijs is welke via een transparante reserveringsmethode (zoals bijvoorbeeld diverse internetkanalen, GDS- en de eigen hotelwebsite) beschikbaar is. Indien RAI Hotel een lagere kamerprijs wenst aan te bieden dan de laagste Kamerprijs welke met RHTS is overeengekomen, dient RAI Hotel RHTS hiervan voorafgaand aan het aanbieden van deze lagere prijs schriftelijk in kennis te stellen en aan RHTS een zelfde lagere kamerprijs aan te bieden. RHTS zal RAI Hotel dan binnen 48 uur laten weten of zij van dit aanbod gebruik wenst te maken om de lagere kamerprijs aan de Gasten te bieden, waaronder ook die Gasten die reeds een reservering hebben gemaakt, of dat zij zich zal houden aan de in de Nadere Overeenkomst overeengekomen Kamerprijzen. In ieder geval zal RHTS te allen tijde gerechtigd zijn de laagste door RAI Hotel aangeboden kamerprijs per direct over te nemen.
      
      

   5. RAI Hotel zal in geen geval direct kamers aanbieden aan deelnemers van het Evenement tegen een lagere kamerprijs en/of gunstiger voorwaarden, ongeacht of het gaat om Individuele Boekingen of Groepsboekingen.
      
      

   6. In het geval van overtreding door RAI Hotel of een aan haar gelieerde ondernemingen van het

bepaalde in de Artikelen 5.4 of 5.5, zal RAI Hotel aan RHTS een onmiddellijk opeisbare boete verbeuren van EUR 10.000.

6. ANNULERINGEN
   
   

6.1 Voor Groepsboekingen:

1. tot veertien (14) dagen vóór aanvang van de Groepsboeking geldt dat bij (deel)annulering van een Groepsboeking de eerste tien percent (10%) van de kamers kosteloos mag worden geannuleerd door RHTS of Gasten. Voor het overige geldt de regeling van Artikelen 6.1.2 tot en met 6.1.6.

2. bij annulering door RHTS of Gasten tussen drie (3) maanden (minus één dag) en twee (2) maanden voor aanvang van de Groepsboeking geldt dat vijftien (15%) percent van de Reserveringswaarde van de geannuleerde kamers in rekening zal worden gebracht aan de Gasten.

3. bij annulering door RHTS of Gasten tussen twee (2) maanden (minus een dag) en één (1) maand vóór aanvang van de Groepsboeking geldt dat vijfendertig percent (35%) van de Reserveringswaarde van de geannuleerde kamers in rekening zal worden gebracht aan de Gasten.

4. bij annulering door RHTS of Gasten tussen één (1) maand (minus een dag) en vijftien (15) dagen vóór aanvang van de Groepsboeking geldt dat zestig percent (60%) van de Reserveringswaarde van de geannuleerde kamers in rekening zal worden gebracht aan de Gasten.

5. bij annulering door RHTS of Gasten tussen veertien (14) dagen en acht (8) dagen vóór aanvang van de Groepsboeking geldt dat vijfentachtig percent (85%) van de Reserveringswaarde van de geannuleerde kamers in rekening zal worden gebracht aan de Gasten.

6. bij annulering door RHTS of Gasten tussen zeven (7) dagen of minder vóór aankomst geldt dat honderd percent (100%) van de Groepsboeking van de geannuleerde kamers in rekening zal worden gebracht aan de Gasten.
   
   

1. Voor Individuele Boekingen (te allen tijde):

1. tot achtenveertig (48) uur vóór aanvang van de reservering geldt dat RAI Hotel géén kosten in rekening zal brengen bij annuleringen of wijzigingen door RHTS of Gasten. Achtenveertig (48) uur betekent: tot twee (2) dagen vóór voor aanvang van reservering om uiterlijk 18.30 uur;

2. in geval van aanvang van een reservering op dinsdag (of twee dagen na een nationale feestdag) geldt dat annulering van de reservering door RHTS of Gasten tot maandag (of eerst volgende werkdag) 13:00 uur kosteloos zal mogen geschieden. In geval van annulering door RHTS of Gasten na dit tijdstip termijn geldt één (1) nacht kosten. De voorwaarden van de individuele reserveringen geboekt via RHTS komen te allen tijde overeen met de voorwaarden die RAI Hotel zelf hanteert. De Individuele boekingen vallen buiten de genoemde releasevoorwaarden uit Artikel 4.2.

2. Eventuele op grond van dit Artikel in rekening te brengen annuleringskosten worden alleen berekend over de Kamerprijs (en niet over overige diensten zoals ontbijt, city tax, etc.) en zullen worden geïnd door RAI Hotel door middel van het op naam van de betreffende Gast afgegeven creditcardnummer. Over de Kamerprijzen zoals geïnd overeenkomstig dit Artikel (inclusief Kamerprijzen geïnd in geval Gasten niet zijn gekomen, no shows) zal RAI Hotel aan RHTS eveneens de afgesproken commissie verschuldigd zijn. Bovendien zullen deze kamers worden meegenomen in de berekening van eventueel overeengekomen bonusafspraken e.d.
   
   

3. Bij wederverkoop van de geannuleerde kamers (door RHTS of door RAI Hotel) wordt de

Reserveringswaarde hiervan door RAI Hotel in mindering gebracht op de annuleringskosten te

voldoen door RHTS.

4. Indien Gasten behorend tot de Individuele Boekingen bij aankomst of tijdens het verblijf

besluiten om eerder te vertrekken, dan is RAI Hotel gerechtigd om ook de gereserveerde nachten aan hen in rekening te brengen.. De wijzigingen dienen echter te allen tijde aan RHTS te worden doorgegeven. Over de Kamerprijzen zoals geïnd overeenkomstig dit Artikel (inclusief Kamerprijzen geïnd in geval Gasten niet zijn gekomen, no shows) zal RAI Hotel aan RHTS eveneens de afgesproken commissie verschuldigd zijn. Bovendien zullen deze kamers worden meegenomen in de berekening van eventueel overeengekomen bonusafspraken e.d.

5. In geval een Gast niet verschijnt zoals aangegeven in zijn reservering, zal RAI Hotel

RHTS daarvan de volgende werkdag vóór 09.00 uur op de hoogte stellen.

6. Alle wijzigingen van de reserveringen dienen te allen tijde via RHTS te gaan. Indien RHTS niet

aanwezig is (buiten kantooruren op werkdagen, in de meeste weekeinden en op nationale feestdagen), dient de aanwezige persoon in RAI Hotel de wijzigingen aan te nemen, in te voeren in het eigen reserveringssysteem en per e-mail binnen vierentwintig (24) uur door te geven aan RHTS.

7. VERVANGING VAN GASTEN
   
   RHTS heeft tot de het moment van aankomst van Gasten in RAI Hotel het recht om (de namen van) Gasten waarvoor al geboekt is te vervangen door andere Gasten. Voor zover wijziging plaatsvindt van Gasten gelden de overeengekomen annuleringsvoorwaarden van Artikel 6 niet.

8. EINDAFREKENING
   
   

   1. RHTS stelt ter garantie van de individuele reservering de creditcardnummers van de Gast ter

beschikking aan RAI Hotel. RHTS is niet aansprakelijk voor creditcardnummers waarop geen autorisatie wordt verleend. Het reserveringssysteem van RHTS checkt alleen of het creditcard nummer bestaat.

2. Bij Groepsboekingen staat RHTS in alle gevallen garant voor de reservering.
   
   

3. Alle extra’s en de persoonlijke uitgaven van de individuele Gast maken geen onderdeel uit van

door RHTS gemaakte betalingsafspraken in het kader van de eindafrekening. Betaling van dergelijke kosten blijft een zaak tussen RAI Hotel en de Gast. RHTS is derhalve onder geen voorwaarde verantwoordelijk voor de inning van deze uitgaven.

4. De afhandeling van alle verblijven van Gasten en reserveringen wordt uiterlijk twee (2) weken na afloop van het Evenement door RAI Hotel geaccordeerd in RAISE (status 3) of via het toegestuurde reservering overzicht waarbij de volgende aanwijzigen zullen worden gehanteerd:

1. Eventuele annuleringskosten worden gespecificeerd met groeps-/bedrijfsnaam, percentagekosten en annuleringsdatum.

2. Eventuele extra kosten en commissies worden gespecificeerd met groeps-/ bedrijfsnaam, percentagekosten en datum.

5. Indien van RAI Hotel geen tijdige, schriftelijke reactie komt overeenkomstig Artikel 7.4, zullen de door RHTS aangeleverde gegevens als correct worden beschouwd en zal RHTS overeenkomstig de haar bekende gegevens de betalingen afhandelen met de Gast waarbij RAI Hotel het recht verliest nadien aanspraak te maken uit hoofde van onjuist afgehandelde betalingen.

6. Na akkoord (RAISE status 5) door beiden Partijen, stuurt RAI Hotel digitaal een eindfactuur naar RHTS met de doorbelastingen van kosten (waaronder mede begrepen belastingen). Na ontvangst zal RHTS binnen drie (3) weken deze rekening voldoen. De commissiefactuur zal door RHTS naar RAI Hotel worden gestuurd en deze zal door RAI Hotel binnen drie (3) weken worden voldaan.

9. GLOBAL DISTRIBUTION SYSTEM (GDS)
   
   

   1. RAI Hotel is ermee bekend en gaat ermee akkoord dat RHTS ook de mogelijkheid heeft online kamers aan te bieden via een koppeling met de GDS (Galileo). RHTS maakt hiervoor gebruik van de diensten van haar software partner Onpeak, gevestigd te Chicago in Verenigde Staten van Amerika. De volledige gegevens zijn:

Agency: Onpeak

Phone #: 000-000-0000

Contact: Xxxx Xxxx

Email: xxxx.xxxx@xxxxxx.xxx

IATA #: 14751656

System: Galileo/Apollo

City Codes: 1AN4, 1JS1, 1JS2

Rate/Access code: RAIHS
De gegevens zoals in dit artikel weergegeven kunnen wijzigen in welk geval RHTS dat schriftelijk (bij voorkeur per e-mail) zal berichten aan RAI Hotel.

2. RAI Hotel gaat ermee akkoord dat in geval van gebruik van bovengenoemd systeem, de volledige afhandeling (inclusief commissie) geschiedt online of digitaal tussen RAI Hotel en Onpeak, zonder tussenkomst van RHTS binnen twee maanden na afloop van het verblijf.

10. AANVULLENDE VOORWAARDEN

1. Verplichtingen van RAI Hotel
   RAI Hotel staat ervoor in dat de inrichting, de accessoires en het meubilair, de dienstverlening en de maaltijden van RAI Hotel minimaal in overeenstemming zijn met de algemeen geldende eisen voor hotels in dezelfde categorie. Indien RAI Hotel hieraan niet blijkt te voldoen, is RAI Hotel verplicht dit zo snel mogelijk te herstellen. Indien er ongemakken voor de Gasten ontstaan is Artikel 10.2 van toepassing.
   
   

10.2 Levering van diensten
RAI Hotel staat in voor de beschikbaarheid en levering van accommodatie, maaltijden, service en faciliteiten in overeenstemming met de specificaties van de Raamovereenkomst alsmede hetgeen van RAI Hotel verwacht mag worden. RAI Hotel staat ervoor in dat alle technische installaties voor bijvoorbeeld water, gas, elektriciteit, verwarming, airconditioning, etc. goed werken. Indien RAI Hotel niet voldoet aan haar verplichtingen voortvloeiend uit deze Raamovereenkomst heeft RHTS naast de door de wet beschikbaar gestelde mogelijkheden, het recht om zonder verdere voorafgaande kennisgeving deze Raamovereenkomst en/of de daaruit voortvloeiende Nadere Overeenkomst(en) te beëindigen.

10.3 Informatie door RAI Hotel
RAI Hotel is gehouden om RHTS onmiddellijk op de hoogte te stellen in geval van niet‑beschikbaarheid van of wijzigingen in diensten en/of faciliteiten van RAI Hotel als gevolg van beleidswijzigingen, reparaties, werkzaamheden of anderszins aan of nabij RAI Hotel die op enige wijze nadelig kunnen zijn voor Gasten. RAI Hotel zal op geen enkele wijze informatie achterhouden voor RHTS. Behoudens het bepaalde in de Artikel 10.3 hierboven, zullen Partijen zich inspannen om de negatieve gevolgen van eventuele beleidswijzigingen, reparaties, werkzaamheden zoveel mogelijk te beperken en zo nodig een schadevergoedingen verstrekken aan de Gast, waarbij de kosten door RAI Hotel zullen worden gedragen.

10.4 Verbod op overboeking
RAI Hotel zal in geen geval reserveringen van RHTS niet uitboeken of afzeggen. Mocht door overmacht blijken dat RAI Hotel een kamer(s) en/of diensten niet kan leveren aan een Gast(en), dan zal RAI Hotel RHTS hiervan vooraf schriftelijk in kennis stellen en na overleg met en akkoord van RHTS, voor rekening van RAI Hotel, een alternatieve accommodatie reserveren dat acceptabel is voor RHTS en de Gast(en). Voor iedere uitboeking zal RAI Hotel aan RHTS bovendien een onmiddellijk opeisbare boete verbeuren per uitgeboete kamer van 150% van de Kamerprijs van die kamer (excl. ontbijt en stadsbelasting) en is RAI Hotel aansprakelijk voor alle extra kosten die voortvloeien uit alternatieve regelingen alsmede voor terugbetaling, compensatie, boetes of andere betalingen die RHTS aan Gasten of derden zal moeten voldoen.

10.5 Vergunningen, licenties en installaties
RAI Hotel verklaart alle licenties en vergunningen voor RAI Hotel in bezit te hebben en zich volledig te zullen houden aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

10.6 Verzekeringen

RAI Hotel verklaart te zijn verzekerd tegen brand, overstromingen, storm en schade door derden op grond van aansprakelijkheid voor persoonlijke verwondingen of overlijden of welke andere schade van derden dan ook die zich op welke wijze ook voordoen met betrekking tot Gasten of anderszins. RAI Hotel staat ervoor in dat zij te allen tijde zal voldoen aan haar verplichtingen onder verzekeringsovereenkomsten.

10.7 Licentierecht

RAI Hotel verleent RHTS het recht om gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst en de daaruit voortvloeiende Nadere Overeenkomsten kosteloos gebruik te maken van het logo (beeldmerk) en de naam van RAI Hotel (i) in relatie tot de reserveringsactiviteiten als omschreven in de Raamovereenkomst (ii) voor advertentie doeleinde in verband met een Evenement en haar activiteiten als Housing Agent, en (iii) ten behoeve van de Organisatoren, die eveneens gerechtigd zullen zijn om de naam en het logo te gebruiken. Voornoemd licentierecht is niet-exclusief en niet overdraagbaar en eindigt op het moment dat de Xxxxxxxxxxxxxxxx en de daaruit voortvloeiende Nadere Overeenkomsten zijn beëindigd. In geval van overtreding van het bepaalde in dit Artikel is RAI Hotel gerechtigd de Raamovereenkomst schriftelijk te beëindigen met inachtneming van een termijn van minimaal tien (10) dagen.

10.8 Bescherming persoonsgegevens

De zogenaamde NAW (Naam – Adres - Woonplaats) en overige gegevens van Gasten en Organisatoren zullen door RAI Hotel vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan waarvoor deze zijn verstrekt. Partijen zullen de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en overige in Nederland geldende regels ter bescherming van persoonsgegevens respecteren.

11. IAMSTERDAM APPROVED

RAI Hotel is zich ervan bewust dat RHTS in gesprek is met de Gemeente Amsterdam over de ontwikkeling van een Iamsterdam Approved label dat door hotels zal worden gevoerd indien door hen via RHTS kamers worden geboden in het kader van een Evenement. Een samenvatting van de intenties van RHTS en de Gemeente Amsterdam ten aanzien van dit label is aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 1. RAI Hotel verklaart hierbij het label te zullen voeren en verbindt zich voor nu en alsdan aan de voorwaarden welke door RHTS en/of de Gemeente Amsterdam van tijd tot tijd zullen worden gesteld aan het gebruik en het voeren van dit label.

12. OVERMACHT
    
    

    1. In geval van voortdurende overmacht bij een van de Partijen welke niet op korte termijn kan worden gecorrigeerd zullen de Raamovereenkomst en de Nadere Overeenkomst(en) automatisch komen te vervallen waarbij eventueel verrichte betalingen in het kader van niet geleverde diensten onmiddellijk zullen worden terugbetaald. In geval van overmacht aan de zijde van RAI Hotel zal zij er alles aan doen om voor alternatieve accommodatie te zorgen.
       
       

    2. XXXX zal niet aansprakelijk worden gesteld voor de nakoming van haar betalingsverplichtingen uit hoofde van geboekte reserveringen indien Gasten zich op overmacht beroepen omdat zij niet in staat zijn Nederland te bereiken en/of te verlaten in verband met sluiting van luchthavens of treinstations, oorlogsgeweld, terreur en andere calamiteiten. RHTS zal zich in deze gevallen inspannen om de Gast(en) aan hun betalingsverplichtingen te houden. Enige vergoeding door RHTS uit hoofde van aansprakelijkheid zal zijn beperkt tot de inkomsten van RHTS welke voortvloeien uit de Raamovereenkomst.

13. VERANDERING VAN EIGENAAR OF HUURDER
    
    Indien RAI Hotel haar activiteiten staakt of op enige wijze overdraagt, zal RAI Hotel de verplichtingen volgens de Raamovereenkomst en de daaruit voortvloeiende Nadere Overeenkomsten overdragen aan de verkrijger van de activiteiten, mits er geen dwingende juridische redenen bestaan die een dergelijke overdracht verhinderen.
    
    

14. KLACHTEN
    
    RAI Hotel zal zichzelf beschikbaar houden om klachten of verzoeken van Gasten in ontvangst te nemen en op sympathieke wijze af te handelen, en zal zich in voorkomende gevallen inzetten om spoedig en met het best mogelijke resultaat voor de Gast(en) tot een vergelijk te komen. In geval RAI Hotel een gegronde klacht van een Gast niet met (voldoende) resultaat kan afhandelen en RHTS verplicht is om de Gast(en) financieel te compenseren, dan zal RAI Hotel aan RHTS een dergelijke compensatie vergoeden. Op verzoek zal RHTS een bewijs van betaling aan de Gast aan RAI Hotel overleggen.

15. KENNISGEVINGEN

1. Alle Nadere Overeenkomsten, Reserveringsbrieven, kennisgevingen, bevestigingsverzoeken, toestemmingen, en overige mededelingen uit hoofde van deze Raamovereenkomst (“Mededelingen”) dienen schriftelijk per e-mail worden verzonden naar de hierna genoemde (email) adressen ter attentie van de hierna genoemde personen (of naar zodanige adressen / personen waarvan een Partij de andere Partij(en) op enig moment in kennis stelt):

Aan RHTS:

Naam: @

Adres: @

E-mail: @

Ter attentie van: @

Aan RAI Hotel:

Naam: @

Adres: @

E-mail: @

Ter attentie van: @

2. Partijen staan ervoor in dat Mededelingen die correct worden verzonden aan bovenstaande adressen ter attentie van bovengenoemde personen, correct zullen worden afgehandeld door die persoon of een ander persoon welke bevoegd is namens die Partij te handelen en de (weder)Partij mag er van uit gaan Mededelingen afkomstig van bovengenoemd persoon en/of e-mailadres bindend zijn voor de Partij waarvan zij afkomstig zijn.

16. OVERIGE BEPALINGEN
    
    

    1. Wijzigingen en/of aanvullingen terzake van de Raamovereenkomst dienen steeds schriftelijk te worden vastgelegd tussen Partijen overeenkomstig het bepaalde in deze Raamovereenkomst.
       
       

    2. Partijen zullen de inhoud van de Raamovereenkomst en de Nadere Overeenkomsten

vertrouwelijk behandelen.

3. In geval een of meerdere Artikelen niet meer van toepassing zijn (zie boven) heeft dit geen enkele invloed op de andere voorwaarden.
   
   

4. RHTS is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door Gasten.
   
   

5. Beide Partijen hebben het recht de Xxxxxxxxxxxxxxxx en/of de Nadere Overeenkomsten

direct te beëindigen in geval de andere Partij failliet gaat of in een vergelijkbare andere staat van insolventie verkeert.

6. RAI Hotel is ermee bekend en gaat er expliciet mee akkoord dat RHTS de onderhavige, door

beide Partijen getekende Xxxxxxxxxxxxxxxx alsmede de Nadere Overeenkomsten als pdf-file digitaliseert en uitsluitend deze digitale pdf-versie in haar archieven bewaart. Partijen merken de aldus gedigitaliseerde versie van de Raamovereenkomst (en de Nadere Overeenkomsten) aan als de originele overeenkomsten die Partijen bindt en dezelfde rechts- en bewijskracht hebben als de onderhavige schriftelijke versie van de Raamovereenkomst (en de Nadere Overeenkomsten).

7. Op geschillen die voortvloeien uit de Raamovereenkomst en/of Nadere Overeenkomsten die uit

de Raamovereenkomst voortvloeien, is Nederlandse recht van toepassing; deze geschillen zullen worden afgehandeld door de Nederlandse rechter. Geschillen zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

8. Voor alle niet in de Raamovereenkomst vermelde zaken, zijn de Uniforme Voorwaarden

Horeca van toepassing.

9. In geval van strijd met een vertaling van de Raamovereenkomst, zal de Nederlandse tekst van de Raamovereenkomst leidend zijn.

17. LOOPTIJD VAN DE RAAMOVEREENKOMST
    
    De Raamovereenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en kan door iedere Partij schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal drie (3) volle kalendermaanden. Tenzij daarover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt, zullen de vóór beëindiging van de Raamovereenkomst gesloten Nadere Overeenkomst(en) ongewijzigd van kracht blijven.

Aldus opgemaakt en in enkelvoud getekend te Amsterdam op

Amsterdam RAI B.V. [RAI Hotel]

drs. A.J. Bakker ………….

algemeen directeur …………….

X. xxx xxx Xxxxx

directeur Convention Centre

Commercie

BIJLAGE 1 – IAMSTERDAM APPROVED

Samenvatting

Versterking positie Amsterdam als beurs- en congresstad
Om de concurrentiepositie van Amsterdam als beurs- en congresstad verder te versterken binnen Europa, hebben Amsterdam Marketing, Amsterdam RAI, Koninklijke Horeca Nederland (KHN) en de werkgroep Taskforce City-Wide-Conventions, welke bestaat uit leden van de genoemde organisaties en afgevaardigden vanuit de 3-, 4- en 5-sterren hotels, een nieuw label ontwikkeld: Iamsterdam Approved.

Doelstelling Iamsterdam Approved

• Slagvaardiger opereren.
  Ofwel, zonder overleg, een goed aanbod doen aan organisatoren van “City Wide Conventions”. Doelstelling is om tot 16.000 hotelkamers per dag voor een bepaalde maximumprijs te kunnen aanbieden.

• Marketing concept
  Het label Iamsterdam Approved is een concept waarmee Amsterdam duidelijk kenbaar maakt aan organisatoren dat de stad altijd voldoende hotelkamers met concurrerende maximumprijzen beschikbaar kan stellen aan grote, internationale meerdaagse beurzen en congressen.
  Alleen de hotels met de meest concurrerende gegarandeerde maximumprijzen voor het desbetreffende congres mogen het label gebruiken (zie ook hierna). Gebruik van het label is steeds beperkt tot het desbetreffende congres (Iamsterdam Approved [congresnaam] [jaar]).

Inhoud I amsterdam Approved

• Iamsterdam Approved staat open voor alle hotels in Amsterdam en directe omgeving (o.a. Schiphol / Haarlemmermeer). Voor beurs- en congresorganisatoren zijn met name de 3-, 4- en 5-sterren hotels van belang.

• Ten aanzien van zeer grote evenementen, zgn. City Wide Conventions, die doorgaans hooguit enkele malen per jaar plaatsvinden, heeft Amsterdam RAI het recht voor de duur van de desbetreffende City Wide Convention minimaal 65% van de totale capaciteit van elk deelnemend hotel te reserveren.
  Indien de aanvraag een evenement betreft dat meer dan twee 2 jaar na de datum van aanvraag zal plaatsvinden, garandeert het hotel de gevraagde minimale capaciteit van 65% van haar totale hotelcapaciteit.

• Met elk deelnemend hotel afzonderlijk maakt Amsterdam RAI een afspraak over een maximale kamerprijs en de voorwaarden die het hotel zal garanderen voor het betreffende City Wide Convention. Het deelnemende hotel kan te allen tijde de gegarandeerde maximumprijs voor Amsterdam RAI verlagen.

• De prijs kan jaarlijks maximaal verhoogd worden met het dan geldende inflatiepercentage.

• Het staat Amsterdam RAI vrij een hotel te verzoeken een lagere maximale kamerprijs te garanderen voor City Wide Conventions in het algemeen of ten behoeve van (een propositie voor) een specifieke City Wide Convention.

• Op basis van de gegarandeerde maximumprijzen van de individuele hotels wordt een maximumprijsoverzicht opgesteld:

  • Op basis van dit overzicht wordt Amsterdam RAI in staat gesteld een aanbod te doen;

  • Op basis van dit overzicht wordt bepaald met welke hotels, uitgaande van de meest concurrerende maximumprijs, aan de vereiste capaciteit (per categorie) voor een aanbod wordt voldaan. Alleen deze hotels zijn gerechtigd bij aanvaarding van het aanbod door de organisator voor het desbetreffende congres het label Iamsterdam Approved [congresnaam] [jaar] te dragen.

  • Dit prijsoverzicht zal niet gepubliceerd worden op websites e.d., maar wordt uitsluitend op vertrouwelijke wijze gebruikt bij de werving van een individueel evenement. Daarmee wordt beoogd dat de maximumprijs van een deelnemend hotel niet bekend wordt bij andere hotels.

• De totale gereserveerde capaciteit kan meer of minder bedragen dan de capaciteit die noodzakelijk is voor een aanbod. Amsterdam RAI, RHTS en/of een andere Housing Agent is echter op geen enkele wijze jegens enig hotel verplicht voor enig evenement hotelkamers af te nemen.

• De definitieve afspraak per evenement inzake hotelkamers wordt op individuele basis tussen RHTS, of een andere Housing Agent, en elk hotel afzonderlijk gemaakt.

• Zgn mark-ups door congresorganisaties zijn niet toegestaan (een mark-up betekent dat een RHTS/Housing Agent de kamerprijs met een bepaalde administratieve fee verhoogt).

• De aangesloten hotels worden meegenomen in alle gezamenlijke promotie activiteiten van een specifiek evenement door Amsterdam Marketing en Amsterdam RAI.

• Amsterdam Marketing beheert, als onafhankelijke partij, de administratie van het label.

• De hotels die gerechtigd zijn het label Iamsterdam Approved [congresnaam] [jaar] te dragen, mogen voor het desbetreffende congres gebruik maken van het officiële I amsterdam approved communicatiemateriaal dat door Amsterdam Marketing ter zake verstrekt wordt.

Aanmelding als ‘Iamsterdam Approved’ hotel
Amsterdam Marketing & Amsterdam RAI werven hotels die in aanmerking willen komen voor het Iamsterdam Approved label. Vervolgens worden afspraken door Amsterdam Marketing en Amsterdam RAI schriftelijk vastgelegd met elk hotel.

* *

Par. int. 1/17 par.

PBS/070514