Contract

1. Algemene bepalingen

1.1. Artikel 1

1) Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.

2) Het huishoudelijk reglement wordt door het bestuur, met goedkeuring van de algemene vergadering, vastgesteld en kan door het bestuur, met goedkeuring van de algemene vergadering, worden gewijzigd of geschrapt.

3) De statuten en het huishoudelijk reglement worden gepubliceerd op de website van de vereniging.

4) Leden worden geacht de inhoud van de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen.

2. Persoonsgegevens

2.1. Artikel 2

1. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata, geslacht alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres van de leden zijn opgenomen. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn.

2. Leden zullen op gepaste wijze omgaan met eigen en met door derden ter beschikking gesteld beeldmateriaal waarop verenigingsleden herkenbaar zijn.

3. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Doorgifte van de gegevens zonder een besluit van de algemene vergadering en zonder het recht op bezwaar gebeurt voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens, waaronder aan de bond, en aan overheden of instellingen, onder andere in verband met te verkrijgen subsidies.

4. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting.

3. Leden

3.1. Artikel 3

Als aanvulling op artikel 6, eerste lid uit de statuten geldt voor leden jonger dan 16 jaar: zij van wie de ouders dan wel voogden met de verplichtingen instemmen.

3.2. Aanvang lidmaatschap - Artikel 4

Wie lid van de vereniging wenst te worden, meldt dit schriftelijk, per e-mail of via de website bij de ledenadministratie van de vereniging onder opgave van naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en voorkeur voor sectie.

3.3. Contributie en overige bijdragen - Artikel 5

1. De jaarlijkse contributie, zoals deze door de algemene vergadering is vastgesteld, dient bij vooruitbetaling te worden voldaan in een door het bestuur aangegeven aantal termijnen. Met inachtneming van de betalingsherinneringen, worden bij het niet naleven van deze verplichting, geen abonnementen, zoals bedoeld in lid 2, aangekocht voor het desbetreffende lid en kan het bestuur vervolgens het lidmaatschap beëindigen.

2. Schaatsleden nemen voor de ijstrainingsuren een of meer abonnementen af. Zij betalen hiervoor een bijdrage, waarvan de hoogte wordt vastgesteld door de Baanvereniging Utrecht voor buitenbaanabonnementen en door Schaatsvereniging Utrecht voor de binnenbaan.

Trainers zijn geen bijdrage voor het abonnement verschuldigd voor het uur waarop zij training geven.

3. De prijs voor het abonnement, zoals bedoeld in lid 2, dient bij vooruitbetaling te worden voldaan in een door het bestuur aangegeven aantal termijnen. Bij het niet naleven van deze verplichting, kan het bestuur, met inachtneming van de betalingsherinneringen, het betreffende lid uitsluiten van deelname aan wedstrijden en vervolgens het lidmaatschap beëindigen.

4. Voor nieuwe leden geldt dat zij bij het aangaan van het lidmaatschap akkoord gaan met automatische incasso voor het innen van contributie- en abonnementsgelden.

3.4. Rechten en plichten van leden - Artikel 6

1. Een gewoon lid heeft, behoudens toepassing van artikel 20.7 en 20.8, het recht:

a. deel te nemen aan ijstrainingen op de uren waarvoor hij een abonnement heeft;

b. deel te nemen aan inline-skatetrainingen en overige trainingen, voor zo ver deze bedoeld zijn voor de categorie waartoe het lid behoort;

c. te worden ingedeeld in een trainingsgroep, mits hij/zij aan de van bondswege gestelde eisen voldoet en de aan de indeling verbonden plichten aanvaardt;

d. deel te nemen aan alle andere verenigingsactiviteiten, tenzij het bestuur anders beslist;

e. gekozen te worden in alle functies die de vereniging kent, met inachtneming van de verdere bepalingen van dit reglement en de statuten;

f. zijn stem uit te brengen op de algemene vergadering, indien hij op de datum van de vergadering de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt.

2. Een gewoon lid heeft de plicht:

a. zich naar vermogen in te zetten voor verenigingsactiviteiten;

b. voor zover het ouders betreft van jeugdleden, pupillen en junioren die deelnemen aan wedstrijden, bij te dragen aan de organisatie van de wedstrijden door bij toerbeurt te zorgen voor jurering.

c. voor het gebruik van faciliteiten voor het uitoefenen van de sport zijn leden gehouden aan reglementen van de betreffende aanbieders. Leden gedragen zich zoals van leden van een goed huurder mag worden verwacht.

3.5. Beëindiging lidmaatschap- Artikel 7

1. Een lid zegt schriftelijk, per e-mail zijn lidmaatschap op bij de sectievoorzitter van de vereniging of bij de ledenadministratie in overeenstemming met artikel 7, derde lid van de statuten, sub a.

2. Indien het lidmaatschap niet voor bedoelde datum als in voornoemde artikel wordt beëindigd door een lid of de vereniging, wordt het lidmaatschap stilzwijgend voor 12 maanden verlengd.

3. Een lid kan uit zijn lidmaatschap ontzet worden krachtens artikel 7, tweede lid van de statuten, onder meer indien dit lid:

a. de eigendommen van de vereniging ontvreemdt;

b. opzettelijk schade aanbrengt aan verenigingsmateriaal;

c. de vereniging op enigerlei wijze onredelijk benadeelt.

4. Een lid dat heeft opgezegd of is ontzet, heeft geen recht op teruggave van reeds betaalde contributie, doch is verplicht eventuele achterstallige contributie te voldoen tot en met het verenigingsjaar waarin het lidmaatschap wordt beëindigd.

4. Clubkleding

4.1. Artikel 8

Bij deelname aan wedstrijden en aan ijstrainingen is het dragen van clubkleding verplicht. Van deze verplichting kan alleen afgeweken worden indien een lid tevens lid is van een trainings- of wedstrijdgroep op gewestelijk of landelijk niveau en het lid als gevolg daarvan verplicht is andere kleding te dragen.

5.

6. Bestuur

6.1. Artikel 9

1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur van de vereniging. Zij behartigen de dagelijkse gang van zaken en nemen alle beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Hierover dient het voltallige bestuur op de eerstvolgende vergadering geïnformeerd te worden.

2. Het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester en maximaal zes andere leden.

3. De voorzitters van de secties, genoemd in artikel 11.4 van dit reglement en met inachtneming van artikel 16 van de statuten, zijn lid van het bestuur.

4. Het bestuur belegt minimaal tweemaal per jaar, en verder zo vaak als de voorzitter, de secretaris of twee andere bestuursleden dit wenselijk achten, een vergadering met de sectie- en commissievoorzitters genoemd in artikel 19.3 van dit Huishoudelijk Reglement.

5. Het dagelijks bestuur vergadert in elk geval voorafgaand aan de vergadering met sectie- en commissievoorzitters, en verder zo vaak als wenselijk wordt geacht.

6. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen in een vergadering, waarin ten minste de helft van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurslid kan zich door een ander bestuurslid bij schriftelijke volmacht ter vergadering doen vertegenwoordigen. Een bestuurslid kan als gevolmachtigde slechts voor één ander bestuurslid ter vergadering zijn stem uitbrengen.

7. Xxxxx bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van één stem.

8. Alle besluiten in bestuursvergaderingen worden genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Indien de stemmen staken, is het voorstel verworpen.

9. Van het verhandelde in elke bestuursvergadering worden notulen opgemaakt. Deze notulen worden in de eerstvolgende vergadering door het bestuur vastgesteld.

10. Bij belet (langdurig tijdelijke afwezigheid) of ontstentenis (overlijden, schorsing of ontslag) van één of meer bestuurders berust het bestuur bij de overige (niet door belet of ontstentenis afwezige) bestuurder(s).

11. Indien een meerderheid van het bestuur, waarvan ten minste 2 leden van het dagelijks bestuur, afwezig is, vanwege ontstentenis of belet, roept het bestuur de ALV bijeen om de bestuursverantwoordelijkheid te regelen.

12. Bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden roepen de beschikbare leden van de financiële commissie de ALV bijeen, waarbij de vergaderdatum valt binnen een termijn van 28 dagen na bekendwording bij de financiële commissie van ontstentenis of belet van alle bestuursleden. Het regelen van bestuursverantwoordelijkheid ligt bij de ALV.

De ALV kan zelf een besluit nemen, dan wel één of meerdere personen aanwijzen om tijdelijk in het bestuur van de vereniging te voorzien.

13. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig kan zijn met het belang van de vereniging of als het van invloed kan zijn op het te nemen bestuursbesluit. Wanneer hierdoor geen besluit kan worden genomen is de ALV bevoegd het betreffende besluit te nemen.

6.2. Taken van het bestuur - Artikel 10

1. Bestuursleden doen alles wat nodig is om een goede gang van zaken in de vereniging te bevorderen.

2. De voorzitter heeft tot taak:

- Het leiding geven aan en houden van toezicht op het verenigingsleven;

- Het leiden van het dagelijks bestuur;

- Het leiden van de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen;

- Het houden van toezicht op de uitvoering van genomen besluiten, het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen en bepalingen;

- Het vertegenwoordigen van de vereniging, onder andere bij plaatselijke, regionale en landelijke overleggen, en het optreden als woordvoerder van de vereniging.

3. De secretaris heeft tot taak:

- Het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda voor bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen;

- Het opmaken en verspreiden van de notulen van bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen;

- Het uitbrengen van het jaarverslag tijdens de Algemene Ledenvergadering;

- Het leiden van de vergaderingen bij afwezigheid van de voorzitter;

- Het voeren van correspondentie;

- Het beheren van het verenigingsarchief.

4. De penningmeester heeft tot taak:

- Het beheren van de verenigingsgelden;

- Het innen van de contributies en andere bijdragen van de leden en van donaties;

- Het verrichten van betalingen, zoveel mogelijk tegen afgifte van kwitanties;

- Het bijhouden van een zodanige boekhouding van alle ontvangsten en uitgaven, dat de staat van baten en schulden van de vereniging te allen tijde bekend is;

- Het uitbrengen van een financieel verslag tijdens de Algemene Ledenvergadering;

- Het opstellen van de jaarlijkse begroting;

- Het bewaren van de financiële bescheiden overeenkomstig de wettelijke termijnen.

5. De overige bestuursleden hebben tot taak:

- Het vervullen van door het bestuur toegekende taken.

6.3. Ledenadministratie - Artikel 11

1. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de ledenadministratie, waarvan de uitvoering kan worden gedelegeerd aan een door het bestuur daarvoor aangewezen persoon en hierna

genoemd: ‘ledenadministratie’.

2. De ledenadministratie ziet toe op een correcte invoer en controle van de ledenlijst door de voorzitters van de secties, zoals genoemd in artikel 11.4.

3. De ledenadministratie verstuurt de facturen voor de contributies en abonnementen, zoals bedoeld in artikel 4.2.

7. Commissies/secties - Artikel 12

1. Het bestuur wordt bijgestaan in zijn werkzaamheden door permanente of tijdelijke commissies.

2. Het instellen en opheffen van commissies is krachtens artikel 14 lid 2 van de statuten de bevoegdheid van het bestuur.

3. De vereniging kent ten minste de volgende secties:

- Jeugdschaatsen;

- Langebaan-Marathon;

- Toerschaatsen;

- Shorttrack;

- Inline-skaten.

4. Daarnaast kent de vereniging de Redactie als permanente commissie.

5. De voorzitter van een sectie of permanente commissie als bedoeld in het vierde en vijfde lid is lid van het bestuur en doet verslag van de voortgang van hun taken in de bestuursvergadering.

6. Sectievoorzitters vertegenwoordigen hun secties en de vereniging in relevante overleggen.

7.1. Taken van de secties - Artikel 13

1. De sectie Jeugdschaatsen heeft tot taak:

- Het organiseren van de schaatslessen voor de jeugdleden;

- Het organiseren van overige activiteiten gericht op jeugdleden;

- Het conform het verenigingsbeleid stimuleren van het wedstrijdschaatsen, waaronder het laten deelnemen aan trainingen en wedstrijden door jeugdleden;

- Het zorgen voor een goede overdracht van jeugdleden aan het langebaanschaatsen.

2. De sectie Langebaan-Marathon heeft tot taak:

- Het organiseren van trainingen ten behoeve van het langebaanschaatsen en het marathonschaatsen;

- Het organiseren van clubkampioenschappen schaatsen;

- Het indelen van de schaatstrainingsgroepen;

- Het laten deelnemen van leden aan wedstrijden.

3. De sectie Toerschaatsen heeft tot taak:

- Het organiseren van trainingen ten behoeve van het langebaanschaatsen op recreatief niveau;

- Het organiseren van clubkampioenschappen schaatsen;

- Het indelen van de schaatstrainingsgroepen.

4. De sectie Shorttrack heeft tot taak:

- Het organiseren van de schaatslessen voor de jeugdleden van de schaatsklas;

- Het organiseren van overige activiteiten gericht op jeugdleden;

- Het conform het verenigingsbeleid stimuleren van het wedstrijdschaatsen, waaronder het laten deelnemen aan trainingen en wedstrijden door jeugdleden;

- Het organiseren van trainingen voor andere rijders dan jeugdleden;

- Het organiseren van clubkampioenschappen shorttack;

- Het indelen van de trainingsgroepen;

- Het laten deelnemen van leden aan wedstrijden;

- Het inkopen van ijs van de binnenbaan bij de Vechtsebanen.

5. De sectie Inline-skaten heeft tot taak:

- Het organiseren van trainingen inline-skaten;

- Het organiseren van de clubwedstrijd inline-skaten;

- Het indelen van de inline-skatetrainingsgroepen;

- Het laten deelnemen van leden aan wedstrijden;

8. Vergoedingen

8.1. Artikel 14

1. Alle vergoedingen vallen binnen de geldende fiscale regelgeving.

2. Uitgaven die zijn gedaan in verband met een evenement of activiteit voortvloeiend uit de taken die van een lid worden gevraagd, kunnen na elk kalenderkwartaal worden gedeclareerd bij de penningmeester. Hiervoor dient het declaratieformulier te worden gebruikt, dat voor akkoord wordt geparafeerd door de sectievoorzitter of de algemeen voorzitter.

3. Vrijwilligers komen in aanmerking voor een reiskostenvergoeding.

4. De hoogte van vergoedingen voor het verzorgen van trainingen en/of het assisteren daarbij wordt in de algemene vergadering vastgesteld.

5. a. Het bestuur kan besluiten de kosten van een opleiding van technisch kader (trainers, officials) geheel of gedeeltelijk te vergoeden, onder de voorwaarde dat betrokkene gedurende minimaal drie jaar na aanvang van de opleiding bereid is de functie waarvoor hij is opgeleid binnen de vereniging te vervullen.

b. Indien de in lid a vermelde voorwaarde niet wordt nageleefd wordt een evenredig deel van de vergoede kosten aan de vereniging terugbetaald.

c. Een overeenkomst wordt voor het in lid a) en b) genoemde vooraf overeengekomen met de betreffende persoon.

6. Aankopen voor de vereniging geschieden alleen met toestemming van het bestuur.

9. Wijziging Huishoudelijk Reglement

9.1. Artikel 101

1. De algemene vergadering kan, met inachtneming van artikel 14 van de statuten, tot wijziging van dit reglement besluiten, mits het voorstel tot wijziging op de agenda van de vergadering is vermeld.

2. Wijziging van dit reglement kan met gewone meerderheid van stemmen door de algemene vergadering worden aangebracht, met inachtneming van hetgeen hierover is bepaald in artikel 11 van de statuten.

10. Versiebeheer

1.0 Initiële versie opgesteld ten behoeve van AVG, artikel 1 en 2 (goedgekeurd in ALV 31-05-2018)

2.0 Overige artikelen toegevoegd vanwege uitwerking vergoedingen, artikel 14 (goedgekeurd in ALV 09-09-2020)

3.1 Artikelen toegevoegd vanwege inwerkingtreding WBTR, artikel 6.2.c en artikel 9 lid 4 t/m 13 (goedgekeurd in ALV 08-09-2021)