UNUM MEDIATIONREGLEMENT
UNUM MEDIATIONREGLEMENT
versie september 2018
1. Algemeen
1.1 Dit reglement, in zijn meest recente versie ten tijde van de ontvangst door UNUM van een afschrift van de mediationaanvraag, is van toepassing indien partijen zijn overeengekomen dat geschillenbeslechting plaatsvindt door middel van mediation overeenkomstig het UNUM mediationreglement.
1.2 “Unum” is de stichting Unum. Berichten die ingevolge dit reglement aan UNUM worden gezonden, worden gericht aan het bestuur van UNUM per adres de secretaris, van wie de contactgegevens te vinden zijn op xxx.xxxx.xxxxx.
1.3 Daar waar in dit reglement wordt verwezen naar “mediator”, wordt bedoeld een , als zodanig gekwalificeerde, neutrale derde die de mediation leidt en partijen bijstaat om hun geschil op te lossen met toepassing van het reglement.
Daar waar in dit reglement wordt verwezen naar “arbiters” wordt bedoeld het drietal arbiters dat gezamenlijk geschillen beslechten of wel de enkele arbiter die het geschil beslecht door middel van arbitrage overeenkomstig de regels van het UNUM arbitragereglement.
1.4 Onder “schriftelijk” wordt in dit reglement mede verstaan e-mail en faxberichten met ontvangstbevestiging.
1.5 Indien partijen of één van hen gelijktijdig met de mediationaanvraag hun geschillen hebben onderworpen aan arbitrage overeenkomstig het UNUM arbitragereglement, wordt de arbitrage voor de duur van de mediation aangehouden, totdat hetzij partijen gezamenlijk verzoeken, hetzijn één van de partijen verzoekt om voortzetting van de arbitrage, tenzij partijen op voorhand anders overeen zijn gekomen.
2. Aanvraag mediation
2.1 Indien partijen zijn overeengekomen te zullen trachten hun geschil(len) in eerste instantie op te lossen met behulp van mediation, conform het UNUM mediationreglement kan door één van de partijen of door partijen gezamenlijk, schriftelijk en met een korte omschrijving van het geschil mediation worden aangevraagd bij UNUM. De aanvraag dient – per post, fax of e-mail – te worden toegezonden, met kopie aan de andere betrokken partijen.
2.2 Een aanvraag bevat de naam, het adres, de woonplaats, een e-mailadres en (indien mogelijk) het BTW-nummer van ieder van de betrokken partijen.
2.3 Na ontvangst van de aanvraag stuurt het secretariaat van UNUM de aanvrager(s) hiervan een bevestiging en een factuur voor administratiekosten.
2.4 Indien de mediationaanvraag niet door partijen gezamenlijk is gedaan, dienen de andere betrokken partijen binnen zeven dagen na indienen van de mediationaanvraag schriftelijk aan UNUM mede te delen of zij bereid zijn aan de mediation deel te nemen en zich in te spannen onder leiding van een mediator te trachten hun geschil op te lossen met toepassing van dit reglement.
3. Benoeming mediator
3.1 Partijen wijzen gezamenlijk een mediator aan. Benoeming door partijen geschiedt in beginsel binnen veertien dagen na ontvangst van de mediationaanvraag door UNUM. Partijen kunnen daartoe een keuze maken voor een mediator van de openbare lijst van mediators als vastgesteld door UNUM.
3.2 UNUM zal partijen, die daarom vragen, advies verstrekken omtrent beschikbare mediators en hen zo nodig bij de benoeming behulpzaam zijn.
Indien partijen niet rechtstreeks contact wensen op te nemen met de mediator, kunnen zij UNUM schriftelijk laten weten welke mediator zij hebben gekozen. Na ontvangst hiervan informeert UNUM de mediator omtrent de aanvraag en de gemaakte keuze, waarna de mediator vervolgens zelf contact kan opnemen met de partijen.
3.3 Zodra de mediator zijn benoeming heeft geaccepteerd, stellen partijen UNUM op de hoogte van de benoeming.
3.4 De mediator die zijn benoeming conform dit reglement heeft aanvaard, aanvaardt daarmee de werking en geldigheid van dit reglement.
3.5 De mediator kan, afhankelijk van het geschil en de omvang daarvan, aan partijen voorstellen over te gaan tot benoeming van een of meerdere mediators, waarna de mediation in “co- mediation” zal worden voortgezet.
3.6 Een mediator die zijn opdracht heeft aanvaard, kan op eigen verzoek of op verzoek van partijen gezamenlijk worden ontheven van zijn opdracht.
4. Procedure
4.1 Ten behoeve van de mediation zal een digitaal dossier worden aangemaakt binnen de beveiligde internetomgeving van UNUM waarop partijen stukken kunnen plaatsen.
4.2 Tenzij partijen anders overeenkomen zal de mediation plaatsvinden in de Nederlandse taal indien alle procespartijen gevestigd zijn in Nederland en de Engelse taal in alle andere gevallen.
4.3 Op partijen en de mediator rust een inspanningsverplichting om de mediation voortvarend te laten verlopen.
Aanvang mediation
4.4 De mediator stelt onverwijld na zijn benoeming een concept mediationovereenkomst op en stuurt deze aan partijen toe.
4.5 De mediation vangt aan na ondertekening van de mediationovereenkomst door de betrokken partijen en de mediator(s), tenzij een ander tijdstip wordt overeengekomen.
4.6 Een kopie van de getekende mediationovereenkomst wordt door de mediator aan UNUM gezonden en zal in het voor de betreffende mediation aangemaakte zaakportal binnen de beveiligde internetomgeving van UNUM worden geplaatst.
Mediator
4.7 De mediator staat partijen bij in de mediation en bepaalt, na overleg met de betrokken partijen, de wijze waarop de mediation wordt gevoerd.
De werkzaamheden van de mediator bestaan uit het begeleiden en bijstaan van partijen bij het zoeken naar een oplossing voor hun geschil tijdens mediationbijeenkomsten. Daarnaast kunnen de werkzaamheden onder meer bestaan uit contact met partijen (elektronisch, schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen van overeenkomsten, een en ander vanaf de benoeming van de mediator.
4.8 De mediator zal onverwijld na zijn benoeming contact opnemen met partijen om het verloop van de mediation te bespreken, zo nodig procedureregels overeen te komen en een eerste mediationbijeenkomst in te plannen.
4.9 Het is de mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met partijen te communiceren.
4.10 Het is de mediator toegestaan zich door derden of op andere wijze te laten informeren, nadat een voorstel daartoe is besproken met alle partijen en zij daar gezamenlijk mee hebben ingestemd.
Partijen
4.11 Partijen wonen de mediationbijeenkomsten in persoon bij of waar het rechtspersonen betreft vertegenwoordigd door degene die statutair bevoegd is om de rechtspersoon te binden. Indien een partij zich tijdens de mediation laat vertegenwoordigen, dient de vertegenwoordiger bevoegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten die voor de mediation noodzakelijk zijn. Op verzoek van de mediator dient een schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van vertegenwoordiging blijkt.
4.12 Het is partijen toegestaan zich tijdens de mediation te laten bijstaan door raadslieden, experts of andere adviseurs, mits hiervan tijdig en voorafgaand aan de mediationbijeenkomst mededeling is gedaan aan de mediator en de andere betrokken partijen.
Deze raadslieden, experts en andere adviseurs zijn verplicht en staan ervoor in zich te zullen houden aan dit reglement en in het bijzonder aan de daarin in het artikel 5 neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding en zullen dit desgevraagd schriftelijk aan de mediator, andere betrokken partijen en UNUM bevestigen.
4.13 Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de partijen. Het is een partij toegestaan de mediation op elk moment te beëindigen.
4.14 Tenzij partijen overeenkomstig artikel 1.5 van dit reglement gelijktijdig met de mediationaanvraag hun geschillen hebben onderworpen aan arbitrage, zullen partijen voor de duur van de mediation jegens elkaar geen andere juridische procedures of rechtsmaatregelen nemen, met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten.
Arbitrage of bindend advies
4.15 Lopende een mediation kunnen partijen overeenkomen dat zij een deel van hun geschil willen laten beslechten in arbitrage, middels bindend advies, in een gerechtelijke procedure of anderszins.
4.16 Indien partijen lopende een mediation overeenkomen dat zij hun geschil geheel of gedeeltelijk willen laten beslechten door arbitrage of bindend advies, dan is het de mediator niet toegestaan in een zodanige arbitrageprocedure of bindend adviesprocedure als arbiter, bindend adviseur of secretaris op te treden, tenzij alle partijen hiermee schriftelijk, uitdrukkelijk en onvoorwaardelijk hebben ingestemd.
Einde mediation
4.17 De mediation eindigt door:
a. ondertekening van een vaststellingsovereenkomst als bedoeld in artikel 6, gevolgd door een mededeling daarvan door de mediator aan partijen en UNUM.
b. een schriftelijke mededeling van de mediator aan partijen en UNUM, waarin de mediator te kennen geeft dat de mediation geëindigd is zonder dat een vaststellingsovereenkomst gesloten is;
c. een schriftelijke mededeling van één van de partijen aan de mediator, de andere betrokken partijen en UNUM waarin de partij te kennen geeft de mediation te beëindigen.
5. Geheimhouding
5.1 Partijen, de mediator, UNUM en alle andere bij de mediation betrokken partijen als bedoeld in art. 4.11 en art. 4.12 van dit reglement, doen aan derden – onder wie begrepen rechters of arbiters – geen mededelingen omtrent het verloop van de mediation, de in de mediation door partijen of aanwezige personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen of de in de mediation mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.
5.2 Partijen, de mediator, UNUM en alle andere bij de mediation betrokken partijen als bedoeld in art. 4.11 en art. 4.12 van dit reglement, verbinden zich om geen stukken aan derden – onder wie begrepen rechters of arbiters – bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken in de mediation voor het eerst zijn geopenbaard, getoond of anderszins bekend zijn gemaakt en deze stukken niet voorafgaand aan de mediation al bij partijen bekend waren of hadden kunnen zijn bijvoorbeeld via algemene bronnen, met uitzondering van de eigen stukken van partijen die in een procedure bij de rechter of in arbitrage ook aan de rechter of de arbiter als bewijs zouden zijn overgelegd.
Onder stukken als bedoeld in dit artikel, worden in ieder geval verstaan: de mediationovereenkomst, door partijen of de mediator in het kader van de mediation gevoerde correspondentie of opgestelde aantekeningen en verslagen, alsmede alle gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook van de mediation.
5.3 Partijen doen afstand van het recht om hetgeen tijdens de mediation is gebleken – waaronder begrepen de mededelingen en stukken als bedoeld in lid 1 en lid 2 van dit artikel – als bewijs aan te voeren en/of elkaar, de mediator, alle andere bij de mediation betrokken partijen als bedoeld in art. 4.11 en art. 4.12 van dit reglement, en bij UNUM werkzame of betrokken personen, hierover als getuige op te roepen of anderszins te doen horen, alles in de ruimste zin van het woord.
Met het van toepassing verklaren van dit UNUM mediationreglement hebben partijen hiertoe een bewijsovereenkomst gesloten.
5.4 De mediator behandelt alle informatie die hem door een partij buiten aanwezigheid van de andere betrokken partijen wordt verstrekt vertrouwelijk, tenzij de partij uitdrukkelijk toestemming verleent aan de mediator om deze informatie te delen en in de mediation in te brengen.
5.5 Dit artikel geldt niet in het geval van:
a. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke meldplicht, dan wel wettelijk meldrecht bestaat;
b. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf;
c. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator, in welk geval de mediator is ontslagen van zijn geheimhoudingsverplichting voor zover dit nodig is om zichzelf te kunnen verweren en/of een beroep te kunnen doen op zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
6. Vaststellingsovereenkomst
6.1 Tijdens de loop van de mediation tussen de partijen gemaakte afspraken binden hen alleen voor zover deze schriftelijk tussen hen zijn vastgelegd, door hen zijn ondertekend en daarin uitdrukkelijk is opgenomen dat de afspraken blijven bestaan ook indien de mediation verder niet tot overeenstemming leidt.
6.2 De mediator waarborgt dat hetgeen de partijen zijn overeengekomen ter algehele of gedeeltelijke oplossing van hun geschil(len) in een vaststellingsovereenkomst wordt vastgelegd.
6.3 Partijen zijn voor de inhoud van de vaststellingsovereenkomst zelf verantwoordelijk. De mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de partijen te sluiten overeenkomst, nakoming of niet-nakoming hiervan en de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen en schade.
6.4 Tenzij anders overeengekomen blijft de inhoud van de vaststellingsovereenkomst vertrouwelijk en valt deze onder de geheimhoudingsclausule zoals opgenomen in artikel 5 van dit reglement. De inhoud van de overeenkomst mag in dat geval alleen aan de rechter of in arbitrage worden voorgelegd, indien dat noodzakelijk is om nakoming hiervan te vorderen.
7. Kosten
7.1 De kosten van de mediation bestaan uit de administratiekosten van UNUM en het honorarium en de overige kosten van de mediator(s).
7.2 Partijen zijn jegens UNUM en de mediator aansprakelijk voor de mediationkosten naar evenredigheid van de door hen te betalen administratiekosten en het door hen gestorte of te storten depot. De mediationkosten zijn onverkort verschuldigd, ook indien de mediation om welke reden dan ook niet wordt vervolgd.
Administratiekosten en kosten e-mediation
7.3 Ter zake van mediations aangemeld volgens dit reglement zijn onherroepelijk administratiekosten aan UNUM verschuldigd, zoals door het bestuur van UNUM vastgesteld en gepubliceerd. De administratiekosten bedragen € 950. Deze administratiekosten blijven verschuldigd, ook als de mediationaanvraag niet tot een mediation leidt of de mediation geen doorgang vindt of voortijdig wordt beëindigd.
7.4 Tenzij anders tussen partijen overeengekomen, worden de administratiekosten in rekening gebracht aan de partij(en) die de mediationaanvraag heeft of hebben ingediend. Is de aanvraag door meerdere partijen ingediend, dan wordt elk van hen een proportioneel deel van de administratiekosten in rekening gebracht.
7.5 Indien de administratiekosten niet binnen veertien dagen na ontvangst van de factuur van UNUM zijn voldaan, wordt de mediationaanvraag geacht te zijn ingetrokken en beëindigt UNUM de mediationaanvraag.
Het honorarium en de overige kosten mediator
7.7 De benoemde mediators zullen werken op basis van een uurtarief zoals door het bestuur van UNUM is vastgesteld en gepubliceerd.
Indien partijen en de mediator andere dan door UNUM vastgestelde en gepubliceerde tarieven overeenkomen, wordt UNUM hiervan terstond door de mediator geïnformeerd.
7.8 Overige kosten zijn de kosten gemaakt door de mediator ten behoeve van de mediation, zoals kantoorkosten, reiskosten, kosten van door de mediator benoemde deskundige en van een tolk.
7.9 De mediator kan van partijen een depot verlangen waaruit, voor zover mogelijk, de kosten van de mediation zullen worden betaald.
7.10 Zo spoedig mogelijk na zijn benoeming stelt de mediator in overleg met partijen het bedrag van het depot vast, alsmede welke partij of partijen gehouden zijn het depot te betalen, ofwel in welke verhoudingen de betrokken partijen dit depot zullen betalen. UNUM zal namens de mediator de aangewezen partij(en) verzoeken om het depot te voldoen op de derdengeldenrekening van UNUM.
7.11 De mediator kan te allen tijde aanvulling van het depot vragen. De mediator ziet er zelf op toe dat er voldoende fondsen in het depot zijn om de mediationkosten te kunnen voldoen. UNUM is niet gehouden tot enige betaling van kosten die niet door het depot zijn gedekt. Over het bedrag van het gestorte depot wordt geen rente vergoed.
7.12 De mediator is gehouden en verbindt zich ertoe de mediation op te schorten zolang de door UNUM in rekening gebrachte administratiekosten nog niet volledig zijn betaald.
7.13 De mediator is bevoegd de mediation op te schorten zolang het verlangde depot nog niet volledig is gestort.
8. Slotbepalingen
8.1 Het bestuur van UNUM kan wijzigingen in dit reglement aanbrengen. De wijzigingen zijn niet van kracht voor mediations die reeds aanhangig zijn.
8.2 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet en partijen niet onderling tot overeenstemming komen, beslist UNUM of, wanneer al een mediator is benoemd, de mediator.
8.3 UNUM, een bestuurslid in persoon en/of een mediator is niet aansprakelijk voor enig handelen of nalaten met betrekking tot een mediation waarop dit reglement van toepassing is, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de betreffende (rechts)persoon ten aanzien van de in het concrete geval geleden schade. Iedere aansprakelijkheid van deze personen is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar.
Behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid, vrijwaren de partijen UNUM, haar bestuursleden en de mediator(s) en zullen de partijen hen schadeloos stellen ter zake alle vorderingen die een derde op enig tijdstip jegens hen mocht instellen en die verband houden met het handelen of nalaten tijdens de betreffende mediation.
8.4 Op de rechtsverhouding tussen enerzijds UNUM en/of haar bestuursleden en anderzijds een partij of een mediator is Nederlands recht van toepassing en partijen verplichten zich geschillen tussen hen in eerste instantie op te lossen met behulp van mediation conform het MfN mediationreglement. Leidt de mediation niet tot een (algehele) oplossing van het geschil, dan zal het geschil onderworpen aan de uitsluitende jurisdictie van de rechtbank Rotterdam.
8.5 Klachten over mediators kunnen schriftelijk worden gericht aan UNUM onder toezending van een afschrift aan de desbetreffende mediator en de andere betrokken partijen. Indien de klacht, de mediator gehoord, gegrond wordt bevonden zal UNUM de betreffende mediator schriftelijk richtlijnen verstrekken en hem of hen manen zich stipt daaraan te houden.
8.6 De mediator kan, indien hij MfN-registermediator is, naast dit UNUM mediationreglement het MfN-mediationreglement van toepassing verklaren, evenals de door de MfN vastgestelde gedragsregels. In geval van verschillen tussen dit UNUM mediationreglement en het MfN- mediationreglement is de tekst van dit reglement doorslaggevend.
8.7 De Nederlandse tekst van dit reglement is de enige authentieke tekst. In geval van verschillen tussen de Nederlandse tekst en een tekst in een andere taal, is de Nederlandse tekst doorslaggevend.
8.8 In het kader van de mediation is het noodzakelijk dat XXXXXX en de mediator persoonsgegevens verwerken. Het kan daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens van partijen. Partijen geven uitdrukkelijk toestemming aan UNUM en de mediator om hun persoonsgegevens te verwerken conform de privacyverklaringen van UNUM en de mediator Deze toestemming is noodzakelijk om de mediation te kunnen starten.