ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 2024
ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 2024
Artikel 1: Definities
Algemeen: Ingeval van onduidelijkheid over in dit
document gebruikte termen geldt de definitie zoals gebruikt in de Aanbestedingswet 2012.
VRHM: Veiligheidsregio Hollands Midden
Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van
toepassing op alle offerteaanvragen, opdrachten, overeenkomsten en verbintenissen, hoe dan ook genaamd tussen de VRHM en een opdrachtnemer met betrekking tot leveringen en diensten.
2.2 Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.
2.3 Bij strijd tussen de inhoud van een tussen VRHM en
opdrachtnemer gesloten overeenkomst en deze Algemene Inkoopvoorwaarden, g elden de
bepalingen uit de overeenkomst.
2.4 Indien een bepaling van deze Algemene
Inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven .
2.5 De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van opdrachtnemer wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 3 Prijzen
3.1 De overeengekomen prijzen zijn vast, in Euro’s en gebaseerd op de leveringsconditie “delivered duty paid” (DDP) conform de Incoterms 2010, opgesteld en gepubliceerd door de International Ch amber of Commerce (ICC), op de overeengekomen
leverplaats,
3.2 Prijzen zijn inclusief kosten van vervoer, belastingen, invoerrechten, overige heffingen, assurantie, verpakkingskosten, verwijderingskosten en eventuele installatie- en montagekosten, tenzij
expliciet anders overeengekomen.
3.3 Indexering is (alleen) van toepassing indien deze expliciet in de overeenkomst of
opdrachtverstrekking is vastgelegd.
Artikel 4 Eigendomsoverdracht en risico
4.1 Alle eigendom van de geleverde diensten en of leveringen gaat over zodra deze in het bezit van de VRHM zijn. Dit geldt onverminderd enig recht op afkeuring van de VRHM na aflevering en/of betaling.
4.2 In geval van (gedeeltelijke) vooruitbetaling gaat het
eigendom evenredig over naar de VRHM.
4.3 Onverminderd het wettelijk bepaalde inzake het toekomen van industriële en intellectuele
eigendomsrechten, heeft VRHM het uitsluitend recht
op de door de opdrachtnemer in het kader van zijn
overeenkomst van opdracht, dan wel met
gebruikmaking van aan de opdrachtgever ontleende kennis of vaardigheid, door hem alleen of in samenwerking met anderen behaalde resultaten. Dergelijke resultaten omvatten in ieder geval uitvindingen, verkregen uitkomsten, modellen, uitgedachte werkwijzen, tekeningen, software, websites, gegevensbestanden, geschreven en/of vervaardigde werken. In beginsel vindt de
opdrachtnemer in de krachtens de overeenkomst van opdracht geldende beloning, vergoeding voor het gemis van de anders aan de opdrachtnemer toevallende rechten van intellectueel eigendom
Artikel 5 Levertijd
5.1 Opdrachtnemer is door overschrijding van een
overeengekomen levertijd van rechtswege in verzuim.
5.2 Opdrachtnemermeldt een voorziene vertraging van
de levertijd zo spoedig mogelijk aan VRHM. Op dat moment kan VRHM beslissen van de opdracht af te zien.
5.2 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle eventuele
schade die door VRHM wordt geleden als gevolg van overschrijding van een overeengekomen levertijd indien het belang van de leverdatum expliciet is besproken of vastgelegd.
5.3 VRHM is bevoegd een dienst of levering uit te
stellen, tenzij dit onevenredige lasten voor Leverancier met zich zou brengen. Opdrachtnemer is verplicht een levering, zonder meerkosten, op te slaan tot het moment van de gewenste leverdatum, tenzij dit onevenredige lasten voor opdrachtnemer
met zich zou brengen,
Artikel 6 Betaling en factuur
6.1 Betaling zal plaatsvinden maximaal 30 dagen na ontvangst van de factuur en na acceptatie door VRHM van de geleverde diensten en/of levering.
6.2 Acceptatie vindt plaatst indien de levering of dienst voldoet aan de offerte van leverancier en/of de
offerteaanvraag van VRHM, e.e.a. ook in relatie tot artikel 8 van deze Inkoopvoorwaarden.
6.3 Opdrachtnemer verstuurd facturen digitaal en stemt de werkwijze en eisen hieromtrent af met de betreffende afdeling (Financiën) van VRHM.
Artikel 7 Meerwerk
7.1 Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe een schriftelijke opdracht van de VRHM heeft gekregen.
Artikel 8 Garantie
8.1 Opdrachtnemer garandeert dat de door hem
geleverde diensten en/of producten voldoen aan al hetgeen VRHM op basis van algemeen bekende informatie en/of informatie van opdrachtnemer had mogen verwachten en daarnaast voldoen aan de relevante Nederlandse en Europese wet- en
regelgeving, alsmede aan de eisen binnen de branche, de relevante veiligheids- en
kwaliteitsnormen en de geldende milieunormen.
8.2 Opdrachtnemer garandeert dat het product vrij is van gebreken, van goedekwaliteit is, voldoet aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid en geschikt is voor het doel waarvoor het product is bestemd en VRHM het voor wil inzetten.
8.3 VHRM heeft het recht een product (of dienst) vooraf aan de levering (of uitvoering) te keuren.
8.4 Opdrachtnemer garandeert dat de door hem
geleverde diensten en/of leveringen op generlei wijze inbreuk maakt op rechten van derden zoals auteurs- octrooi- en merkrechten. Opdrachtnemer vrijwaart de VRHM dan ook van aanspraken van
derden ter zake hiervan.
Artikel 9 Geheimhouding
9.1 Alle modellen, ontwerpgegevens, tekeningen en andere documenten door VRHM aan
opdrachtnemer verschaft, alsmede knowhow
waarvan opdrachtnemer via VRHM kennis heeft
genomen, zijn vertrouwelijk en zullen niet door Opdrachtnemer (inbegrepen zijn personeel of voor de opdracht ingehuurde derden) openbaar worden gemaakt, vermenigvuldigt of worden gebruikt voor enig ander doel dan ter nakoming van de te leveren diensten of producten, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift en/of rechtelijke uitspraak tot
bekendmaking noopt.
9.2 Onverminderd het recht op schadevergoeding en de overige rechten voortvloeiende uit de
Overeenkomst, is Opdrachtnemer een direct
opeisbare boete aan de VRHM verschuldigd per
overtreding ter grootte van 10% van de totale
opdrachtwaarde, doch ten minste van € 50.000,- indien Opdrachtnemer dan wel diens personeel een
of meer van bovenstaande bepalingen van dit artikel
schendt.
Artikel 10 Informatieveiligheid en Verwerking persoonsgegevens
10.1 Opdrachtnemer accepteert de maatregelen uit de BIO en past deze toe op de geleverde producten en/of diensten. Opdrachtnemer maakt indien van toepassing deketen van toeleveranciers bekend en is transparant over de maatregelen die genomen zijn om de opgelegde eisen door te vertalen naar toeleveranciers.
10.2 Opdrachtnemer accepteert dat wanneer er
persoonsgegevens worden verwerkt in systemen van de Opdrachtnemer, er een
verwerkersovereenkomst wordt afgesloten als
onderdeel van de overeenkomst. Opdrachtnemer garandeert in dit geval detoepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de verwerking aan de vereisten van de AVG en BIO voldoet en bescherming van de betrokkenen is gewaarborgd. Tevens worden in de
verwerkersovereenkomst afspraken vastgelegd betreffende aansprakelijkheid en schade in geval van incidenten. De standaard
verwerkersovereenkomst van de VNG wordt gehanteerd.
Artikel 11 Aansprakelijkheid
11.1 Indien een partij tekortschiet in de nakoming van een overeengekomen verplichting, kan de and ere
partij haar in gebreke stellen waarbij de nalatige partij alsnog een redelijke termijn voor de nakoming wordt gegund. Blijft nakoming ook dan uit dan is de nalatige partij in verzuim. Ingebrekestelling is niet nodig wanneer voor de nakoming een fatale termijn geldt of indien uit een mededeling dan wel de
houding van de andere partij moet worden afgeleid dat deze in de nakoming van haar verplichting zal tekortschieten. De partij die toerekenbaar
tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze geleden en/of te lijden schade.
11.2 Opdrachtnemer heeft zich op een naar verkeersnormen passende en gebruikelijke wijze verzekerd en houdt zich zodanig verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid, waaronder begrepen (product)aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van Koper.
11.3 In verband met aansprakelijkheid houdt
Opdrachtnemer een verzekering in stand tot een verzekerd bedrag van maximaal € 2.500.000,-- per gebeurtenis en per verzekeringsjaar.
11.4 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle directe schade, ontstaan door een toerekenbare
tekortkoming of onrechtmatige daad van
Opdrachtnemer, diens ondergeschikten of diens hulppersonen.
11.5 De in lid 2 van dit artikel opgenomen beperking van aansprakelijkheid komt te vervallen:
a. xxxxxxx van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of xxxxxx en/of;
b. indien sprakeis van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere partij of diens
personeel.
11.6 Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving met betrekking tot personeel van Opdrachtnemer, komen ten laste van Opdrachtnemer.
11.7 Opdrachtnemer zal VRHM geheel vrijwaren tegen aanspraken van derden tot vergoeding van xxxxxx.
Artikel 12 Overdracht van rechten en plichten aan derden
12.1 Opdrachtnemer is niet bevoegd zonder schriftelijke toestemming van VRHM de overeengekomen
verplichtingen, of enig deel daarvan, over te dragen aan derden. Toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
Artikel 13 Ontbinding
13.1 Onverminderd hetgeen in de Overeenkomst is vastgelegd, kan elk van de partijen de
Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk
ontbinden, indien de andere partij in verzuim is dan
wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is.
13.2 Indien één der partijen ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de Overeenkomst door middel van een
aangetekend schrijven met inachtneming van een redelijke termijn buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat, maar niet eerder dan na het verstrijken van een termijn van 15 werkdagen gerekend vanaf de datum waarop de omstandigheid die de overmacht oplevert ontstond.
13.3 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde
goederen, liquiditeits of solvabiliteits- problemen aan de zijde van Opdrachtnemer of tekortschieten van door hem ingeschakelde derden.
13.4 VRHM kan, zonder enige aanmaning of
ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven ontbinden, indien
Opdrachtnemer (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend, Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming van
Opdrachtnemer wordt geliquideerd, Opdrachtnemer zijn onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd, Opdrachtnemer een fusie of splitsing aangaat of wordt ontbonden, dan wel
Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet
worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te kunnen komen.
13.5 VRHM is bevoegd de nakoming van de
verplichtingen op te schorten en/of de overeenkomst te ontbinden als:
- Opdrachtnemer de verplichtingen uit de
overeenkomst niet of niet volledig nakomt.
- VRHM na het sluiten van de overeenkomst kennis neemt van omstandigheden die goede grond
geven te vrezen dat de opdrachtnemer de
verplichtingen niet zal nakomen.
- Zich aan VRHM zijde omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de
overeenkomst onmogelijk of naar maatstaven van
redelijkheid en billijkheid niet langer kan worden gevergd dan wel als zich anderszins
omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de
overeenkomst in redelijkheid niet mag worden
verwacht.
- Het Bureau BIBOB een negatief advies heeft uitgebracht over de organisatie van Leverancier;
13.6 Als de overeenkomst wordt ontbonden zijn de
vorderingen van opdrachtnemer niet meer
opeisbaar. VRHM behoudt steeds het recht schadevergoeding te vorderen.
13.7 Indien de Overeenkomst is ontbonden, betaalt Opdrachtnemer alle betalingen aan VRHM terug waarvoor nog geen diensten zijn uitgevoerd of producten zijn geleverd, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald. Indien de Overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de
terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.
Artikel 14 Toepasselijk recht
14.1 Het Nederlands recht is van toepassing.
14.2 Het Weens koopverdrag (C.I.S.G.) is niet van
toepassing, evenmin als enige andere internationale regelingen inzake koop van roerende lichamelijke zaken waarvan de werking door partijen kan worden uitgesloten.
14.3 Alleen de Nederlandse daartoe bevoegde rechter in het arrondissement van ’s-Gravenhage neemt
kennis van en besluit over geschillen, tenzij dit in strijd is met het dwingend recht.
14.4 Partijen kunnen een andere vorm van
geschillenbeslechting zoals arbitrage of mediation overeenkomen.
Factuureisen VRHM
- Factuur gericht aan de VRHM Leiden met
volledig adres (Xxxxxxxxxxxxxxx 0x, 0000 XX Xxxxxx)
- NAW gegevens betreffende persoon/leverancier
- Bankrekeningnummer (IBAN)
- BTW-identificatienummer van persoon/leverancier
- Indien van toepassing het KvK-nummer
- Factuurnummer en factuurdatum
- Opdrachtnummer VRHM
- Indien van toepassing financiële codering/ projectcode van de VRHM
- De geleverde diensten/goederen met korte omschrijving
- Hoeveelheid in aantal stuks, eenheden of uren (afhankelijk van de gemaakte afspraken)
- Datum of periode van de geleverde diensten/goederen
- Indien van toepassing de specifieke locatie binnen de VRHM
- Indien van toepassing contactpersoon binnen de VRHM
- Totaalbedrag incl. en excl. Btw (duidelijk vermelden)
- Achterliggende berekening van het
totaalbedrag. Daarbij de bedragen excl. BTW laten zien en de gehanteerde btw-tarieven en bedragen.
- Bij declaraties de bon(nen) toevoegen als bijlage
Aanlevering facturen
Er worden afspraken gemaakt omtrent het moment van aanleveren van de facturen, bijvoorbeeld per maand / kwartaal, vooraf of achteraf en welk deel op welk moment.
Aanlevering van de facturen geschiedt in PDF. Op de factuur moeten de door VRHM gehanteerde factuureisen staan vermeld. Alle achterliggende bijlagen dienen in hetzelfde PDF-bestand meegestuurd te worden.
De PDF-factuur kan worden gestuurd naar
xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx. Alle andere vormen van aanlevering worden niet geaccepteerd .
Betaaltermijn
VRHM hanteert een betaaltermijn van maximaal 30
dagen. Uitgangspuntis een spoedige(re) afhandeling van de facturen.
Voor vragen over facturen en betalingen kan er contact worden opgenomen met xxxxxxxxx@xxxx.xx.