Huishoudelijk reglement Energie Coöperatie Gaasterland (ECG)
Huishoudelijk reglement Energie Coöperatie Gaasterland (ECG)
Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld in overeenstemming met en in aansluiting op de statuten van Energie Coöperatie Gaasterland (ECG).
Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
o ECG: de "Energie Coöperatie Gaasterland" , statutair gevestigd te Balk
o Algemene Ledenvergadering(ALV): het orgaan van ECG conform art. 10 van de statuten
o Bestuur: het orgaan van ECG conform art. 13 van de statuten
o Leden: de leden van ECG conform art. 5 van de statuten
o Lidmaatschapsjaar: het lidmaatschapsjaar is gelijk aan een kalenderjaar
o Reglement: het onderhavige huishoudelijk reglement (HR)
o Werkgebied: het omschreven gebied Gaasterland en omstreken, conform art. 2 van de statuten, waarbinnen ECG haar doelstellingen realiseert.
o Groep: een werkgroep, projectgroep of commissie, speciaal belast met de uitvoering van bepaalde werkzaamheden in opdracht van het bestuur
o Schriftelijk: per post of per e-mail of met ieder ander communicatiemiddel waarmee de boodschap op schrift kan worden ontvangen.
Artikel 1. Functie van dit reglement
1. Dit reglement geeft nadere voorschriften zoals vermeld in art. 27 van de statuten, ter aanvulling op bepalingen in de statuten, en dient ter vastlegging van interne procedures en afspraken, alsmede taken en bevoegdheden van de coöperatie en haar organen voor zover die niet uit de statuten blijken.
2. Dit reglement bevat geen artikelen die in tegenspraak met de statuten zijn, en kan op voordracht van het bestuur worden gewijzigd met een meerderheid van stemmen van de ALV.
3. Het huishoudelijk reglement en de statuten zijn te raadplegen op de website van ECG en opvraagbaar bij de secretaris van het bestuur.
Artikel 2 Leden en register
1. Een lid wordt geacht met de inhoud van de statuten en reglementen bekend te zijn en deze door het aangaan van het lidmaatschap te aanvaarden.
2. Leden (natuurlijke personen) dienen niet verplicht woonachtig of verblijvend te zijn in het werkgebied van ECG en zijn 18 jaar of ouder. Rechtspersonen (bedrijven, instellingen, overheden) die lid zijn moeten geheel of gedeeltelijk in het werkgebied gevestigd of gesitueerd zijn.
3. Personen en instellingen die als lid wensen toe te treden richten een daartoe strekkend schriftelijk verzoek aan het bestuur met opgave van:
a. bij een natuurlijk persoon: naam, adres, woonplaats, e-mailadres (indien zij hierover beschikken), geboortedatum en banknummer
b. het contractnummer bij Energie VanOns
c. bij een rechtspersoon: een recent uittreksel uit het handelsregister;
d. bij een overheidslichaam: een afschrift van een rechtsgeldig besluit van de aanvraag tot toetreding als lid.
4. Wanneer deze gegevens, die worden opgenomen in het ledenregister, een wijziging ondergaan dient het lid daarvan binnen 30 dagen het bestuur schriftelijk dan wel per email in kennis te stellen.
5. Het is mogelijk gedurende het gehele kalenderjaar, op elke willekeurige dag, lid te worden van ECG en het lidmaatschap geldt voor het gehele kalenderjaar.
6. Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij daarvoor, na een daartoe strekkende aanvraag, schriftelijke toestemming is verleend door het bestuur.
7. Opzegging van het lidmaatschap geschied automatisch indien een lid bij Energie VanOns zijn klant relatie opzegt per de einddatum van het contract bij Energie VanOns.
Artikel 3. Contributie van leden en bijdragen van donateurs
1. Leden zijn bij aanvang van het lidmaatschap eenmalig een contributie verschuldigd aan de ECG en donateurs doneren een jaarlijkse bijdrage.
2. De (minimum) hoogte van contributie en bijdrage wordt vastgesteld door de ALV, op voorstel van het bestuur en/of de ledenraad. In het oprichtingsjaar 2014 bedraagt de contributie € 25,- voor natuurlijke personen en € 25,- voor rechtspersonen.
Donateurs dragen jaarlijks minimaal € 20,- bij.
3. Nieuwe leden betalen hun contributie bij aanvang van het lidmaatschap. Zodra het lidmaatschapsgeld is voldoen, is een lid stemgerechtigd.
4. Restitutie van contributie of bijdrage is altijd uitgesloten.
5. Donateurs en sponsors hebben geen stemrecht.
Artikel 4 Rechten en plichten van leden
1. Leden hebben stemrecht in de Algemene Ledenvergadering. Voor de overige bepalingen hierover wordt verwezen naar de statuten.
2. Leden hebben het recht voorstellen, klachten en wensen in te dienen bij het bestuur. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken
c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
3. Leden hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van een (email) adreswijziging.
4. Voor alle overige rechten en plichten wordt verwezen naar het bepaalde in de statuten.
Artikel 5. Het bestuur
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid van de ECG, de toepassing van de verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap van ECG, naleving van de statuten en reglementen, beheer van geldmiddelen en uitvoering van genomen besluiten. Het is van al zijn handelingen verantwoording schuldig aan de Algemene Ledenvergadering.
2. Het bestuur vergadert zoveel als nodig.
3. De notulen van de laatste bestuursvergadering worden besproken op de eerstvolgende bestuursvergadering en na eventuele correcties automatisch aangenomen.
4. Besluiten in het bestuur dienen te worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.
5. Het bestuur kan niet zonder toestemming van een ALV-rechtshandelingen aangaan, zoals geldleningen, het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven of het aangaan van garantstellingen, waar meer dan € 5.000, - mee is gemoeid.
6. De volgende bestuursbesluiten worden in ieder geval onderworpen aan de goedkeuring van de ALV:
a. het jaarplan, en de (meer jaren) begroting
b. oprichten van of deelnemen aan een BV, NV of andere rechtspersoon
c. deelnemen aan voor de coöperatie risicovolle projecten of activiteiten
7. Het bestuur is belast met de uitleg van dit reglement. Het beslist verder in alle gevallen waarin door de statuten en dit reglement niet is voorzien.
8. Het bestuur is verantwoordelijk voor tijdige werving van kandidaten voor vacatures in het bestuur.
9. Het bestuur kan te allen tijde, met in acht name van lid 13, voorstellen doen aan de algemene ledenvergadering voor de benoeming van nieuwe bestuursleden.
10. Bij ontstentenis of belet van een bestuurder is de overblijvende bestuurder of zijn de overblijvende bestuurders tijdelijk met het besturen van de coöperatie belast. Bij ontstentenis of belet van alle bestuurders of de enige bestuurder is de persoon of zijn de personen, daartoe door de algemene ledenvergadering te benoemen, tijdelijk met het besturen van de coöperatie belast.
11. Een tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster van aftreding de plaats van zijn voorganger in.
12. Benoeming van bestuursleden geschiedt uit een of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in lid 13. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tien leden. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de ALV meegedeeld. Een voordracht door tien of meer leden moet ten minste drie dagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
13. Aan elke voordracht kan het bindende karakter worden ontnomen door een met ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene ledenvergadering.
14. Is geen voordracht opgemaakt, of besluit de algemene ledenvergadering overeenkomstig het voorgaande lid aan de gemaakte voordrachten het bindend karakter te ontnemen, dan is dealgemene ledenvergadering vrij in de keus.
Artikel 6. Werkgroepen, Projectgroepen en Commissies
1. Het bestuur kan Werkgroepen, Projectgroepen en Commissies instellen voor het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden of projecten die bijdragen aan de realisering van de doelstellingen van ECG. Ze worden allen "groepen" genoemd.
2. De samenstelling en omvang van een werkgroep wordt door het Bestuur per geval vastgesteld.
3. De leden van een groep kunnen ook niet-leden zijn, b.v. vanwege hun specifieke kennis, dit ter goedkeuring van het bestuur.
4. Iedere groep benoemt uit haar midden een voorzitter. Zij bewaakt het goed functioneren van de groep, verzorgen de contacten met het bestuur en de andere organen van de coöperatie en brengen verslag uit aan het bestuur over de activiteiten en resultaten van de groep.
5. De groepen worden door het bestuur ingesteld, krijgen hun opdracht van het bestuur en zijn rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
6. Groepen treden niet zelfstandig namens ECG naar buiten, tenzij daarover vooraf van het bestuur mondelinge of schriftelijke toestemming van het bestuur voor is verkregen.
7. Het bestuur kan een groep met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid van de werkgroep van zijn taken ontheffen.
Artikel 7. Betrokkenheid en relaties
1. Indien een lid, zijn partner of een van zijn bloed -of aanverwanten in rechte lijn persoonlijk bij een zaak die op de agenda van de ALV staat, is betrokken, brengt hij/zij dat ten minste drie dagen voor de vergadering aan de voorzitter ter kennis.
2. Het lidmaatschap van het bestuur van ECG en van een door haar ingestelde directie of enig ander orgaan, is onverenigbaar met:
x. het werknemer xxxxx of opdrachtnemer schap van de coöperatie
3. Voor een (bestaand) lid van het bestuur, de directie of enig ander orgaan van de ECG eindigt het lidmaatschap van het bestuur met ingang van de dag dat een van bovengenoemde relatie ontstaat.
Artikel 8. Onkostenvergoedingen
1. Onkosten die door bestuursleden, sommige vrijwilligers en medewerkers worden gemaakt voor de coöperatie worden op declaratiebasis vergoed.
2. Overige kosten, zoals de deelname aan studiedagen en conferenties die direct of indirect voor de coöperatie van betekenis zijn, kunnen worden vergoed, mits deze vooraf goedgekeurd zijn door de voorzitter of de penningmeester.
3. Kosten voor vervoer worden niet vergoed aan leden of leden van het bestuur.
4. Declaraties worden door de penningmeester en een ander bestuurslid geparafeerd.
Artikel 9. Projectlidmaatschap
Nadere bepalingen voor statuten artikel 12, lidmaatschap
1. Leden waarvoor de inleg is toegewezen aan een project worden aangeduid als project lid. Projectleden zijn tevens algemeen lid.
2. Een lid kan bij meerdere projecten een inleg doen.
3. Toewijzing van een inleg aan een project geschiedt, op verzoek van de aanvrager, door het bestuur. De coöperatie registreert in de ledenadministratie van elk lid het project waaraan een inleg is toegewezen.
4. Het bestuur kan bij het niet nakomen van verplichtingen van het lid jegens de coöperatie het lidmaatschap van het lid beëindigen terwijl de betalingsverplichting van het lid blijft bestaan.
5. Een (rechts)persoon kan aanspraak maken op zijn lidmaatschap nadat het bestuur de toelating als lid heeft bevestigd en de verschuldigde inleg is voldaan.
6. De duur van het lidmaatschap is gelijk aan de looptijd van een of meerdere projecten waaraan een inleg is toegewezen.
Artikel 10. Voorwaarden voor investeringen van de leden aan de coöperatie zoals in artikel 10 van dit regelement
1. De coöperatie kan voor het financieren van haar activiteiten zonparticipaties uitgeven aan haar leden.
2. Een lid dat een zonparticipatie afneemt van de coöperatie wordt daarvoor middels een ledenrekening in de boeken van de coöperatie gecrediteerd.
3. Een lid dat een zonparticipatie afneemt van de coöperatie ontvangt daarvan een door de voorzitter, secretaris en penningmeester getekende schriftelijke bevestiging. In ieder geval de volgende gegevens van het lid worden vermeld: naam, adresgegevens, bankgegevens, contractnummer, certificaatnummer, bedrag van de inleg, de hoogte van de (eventuele) contributie, datum van ontvangst en projecttoewijzing.
4. Indien een lid zijn inleg of eventuele contributie niet betaalt, is hij naast de verschuldigde inleg en eventuele contributie, ook in ieder geval rente verschuldigd aan de coöperatie. Vooraf worden twee betalingsherinneringen verzonden. De kosten die hieraan zijn verbonden zijn voor rekening van het lid. In het geval betaling alsnog uitblijft, dan zal in een rechterlijke uitspraak moet worden vastgelegd dat de betreffende eigenaar ook moet overgaan tot betaling van het verschuldigde bedrag. Als de te vorderen geldsom niet meer bedraagt dan € 5.000,- dan zal deze procedure moeten worden gevoerd bij de sector kanton van de rechtbank. De coöperatie kan in eigen persoon procederen of daarvoor een deurwaarder inschakelen.
5. Wanneer een lid buiten het postcoderoosgebied verhuist kunnen met inbegrip van alle rechten en plichten hetzij worden overgedragen aan de volgende bewoner van het in het project geregistreerde adres, hetzij aan een andere inwoner van het gebied, hetzij terug verkocht aan de coöperatie.
Voor beide opties gelden de volgende prijzen:
De certificaten worden in 15 jaar lineair afgeschreven met geen rest waarde, uit deze berekening volgt de waardebepaling van het certificaat. Deze certicificaatwaarde wordt t/m het 5e jaar verminderd met 50,- euro voor administratie kosten en het te dragen risico voor de coöperatie, t/m het 10e jaar bedraagt deze vermindering 40,- euro, t/m 13e jaar bedraagt vermindering 20,- euro en t/m het 15e jaar bedraagt deze vermindering 10,- euro.
Artikel 11. Stemming over project(en)
1. Over de inhoud van projecten wordt tijdens een ledenvergadering in twee rondes gestemd. Voorstellen worden door het bestuur in stemming gebracht.
2. In de eerste stemronde hebben uitsluitend projectleden stemrecht waarvan een inleg is toegewezen aan het betreffende project. Xxxxxxxx geschiedt bij volstrekte meerderheid (de helft plus één).
3. De eerste stemronde kan in een aparte bijeenkomst vooraf aan de ledenvergadering worden gehouden. Projectleden ontvangen een uitnodiging. Alle leden van de coöperatie hebben toegang tot de bijeenkomst.
4. Het besluit van de eerste stemronde wordt in een tweede stemronde in stemming gebracht bij de ledenvergadering.
Artikel 12. Projectbepalingen
1. Per project hanteert de coöperatie een aparte begroting als onderdeel van de totale begroting van de coöperatie.
2. Toewijzing van een inleg aan een project kan zolang een project (een nieuw project of de uitbreiding van een bestaand project) open staat voor inschrijving.
3. Per project kan een hogere inleg als minimum worden gesteld zolang deze is uitgedrukt in een veelvoud van de minimum inleg voor de coöperatie.
4. De algemene kosten van de coöperatie worden ten laste gebracht van de projecten. Hierbij wordt gestreefd naar een zodanige evenwichtige verdeling over de projecten dat elke inleg evenredig wordt belast. De verdeling van de algemene kosten kan door de ledenvergadering op voorstel van het bestuur eenmaal per jaar worden aangepast.
Artikel 14. Projectopbrengsten
1. Project opbrengsten komen ten goede aan de coöperatie
Artikel 15. Einde van het lidmaatschap
1. Het lidmaatschap eindigt door:
a. overlijden (natuurlijk persoon) c.q. ontbinding (rechtspersoon);
b. opzegging door het lid;
c. opzegging door het bestuur;
d. ontzetting door het bestuur;
e. opzegging als klant bij Energie VanOns door het lid. Voor onderdelen c. en d. wordt verwezen naar het bepaalde in de statuten.
2. Een lid kan opzeggen door het sturen van een email aan xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx onder vermelding van naam, adres, woonplaats en emailadres.
3. De opzegging is geldig na bevestiging van het bestuur.
Artikel 16. Wijziging huishoudelijk reglement
Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering zoals vermeld in artikel 27 van de statuten.
Artikel 17. Gedragscode
Leden dienen zich ten alle tijden te houden aan de gedragscode van Energie VanOns, zoals gepubliceerd op xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xxx. Indien leden zich niet aan deze gedragscode houden kan het bestuur tot beëindiging van het lidmaatschap overgaan.
Artikel 18. Slot bepalingen
1. In alle gevallen waarin de statuten en de reglementen niet voorzien, beslist het algemeen bestuur.
2. Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur en het bestuur vragen dergelijke besluiten op <xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx> te publiceren. Verder kunnen leden conform de statuten een algemene ledenvergadering bijeen laten roepen door het bestuur als zij een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken.