Overeenkomst tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en gemeente Kortemark betreffende de gegevensuitwisseling tijdens de coronacrisis – addendum 1
Overeenkomst tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en gemeente Kortemark betreffende de gegevensuitwisseling tijdens de coronacrisis – addendum 1
Met het oog op de financiële ondersteuning van het ondernemerschap tijdens de coronacrisis wensen Agentschap Innoveren & Ondernemen en gemeente Kortemark gegevens uit te wisselen. Hiermee willen ze de administratieve last voor de getroffen ondernemingen beperken en fraude voorkomen en detecteren.
Tussen:
• Agentschap Innoveren & Ondernemen, intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid met ondernemingsnummer 0316.380.841 en zetel te 0000 Xxxxxxx, Koning Xxxxxx XX- laan 35 bus 12, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxx, administrateur-generaal, hierna VLAIO genoemd
en
• Gemeente Kortemark, met ondernemingsnummer 0207.532.488 en zetel te 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door de xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, burgemeester en xxxxxxx Xxxx Xx Xxxxx, algemeen directeur, hierna de gemeente genoemd
allen samen de partijen genoemd Overwegende dat:
• Op advies van het secretariaat van de Vlaamse Toezichtcommissie gegevens verbonden aan ondernemingen die geen rechtspersoon zijn als persoonsgegeven moeten beschouwd worden en aldus de voorwaarden als vermeld in artikel 8 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronisch gegevensverkeer (e-govdecreet) gevolgd moeten worden.
wordt het volgende overeengekomen:
Art. 1 – In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
• Oorspronkelijke overeenkomst: de overeenkomst tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en gemeente Kortemark betreffende de gegevensuitwisseling tijdens de coronacrisis;
• Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx: de steun verleend in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 maart 2020 tot toekenning van steun aan ondernemingen die verplicht moeten sluiten ten gevolge van de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad vanaf 12 maart 2020 inzake het coronavirus;
• Corona Compensatiepremie: de steun verleend in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 april 2020 tot toekenning van steun aan ondernemingen die een omzetdaling hebben ten gevolge van de exploitatiebeperkingen opgelegd door de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad vanaf 12 maart 2020 inzake het coronavirus;
• Coronareglement: een goedgekeurd reglement van de gemeente, waarin de toekenning van een Corona Hinderpremie of een Corona Compensatiepremie als voorwaarde wordt gesteld aan de ondernemingen om steun te verkrijgen.
Ondertekend door Xxxxxxxx Xxxxxx (Signature) Datum: 2020.06.02 17:54:53 CEST
Functie: Burgemeester Locatie: CSSIGN
Ondertekend door Xxxx Xx Xxxxx (Signature) Datum: 2020.06.05 10:22:17 CEST
Functie: Algemeen directeur Locatie: CSSIGN
Art. 2 – VLAIO heeft de gegevens uit artikel 3 van de oorspronkelijk overeenkomst oorspronkelijk verzameld om aanvragen van de Corona Hinderpremie en de Corona Compensatiepremie te kunnen beoordelen en af te handelen. Het geeft deze gegevens door aan de gemeente in het kader van haar opdracht om lokale besturen te ondersteunen bij het voeren van een ondernemingsvriendelijk beleid (art. 4, §1, 3° van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 oktober 2005 aangaande het Agentschap Innoveren en Ondernemen).
De gemeente verwerkt deze gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen, namelijk de aanvragen in het kader van haar Coronareglement beoordelen en afhandelen of het zorgvuldig inschatten van het budget noodzakelijk voor een Coronareglement. Deze doeleinden van de gemeente zijn verenigbaar met de doeleinden van VLAIO aangezien beide partijen een zorgvuldig beheer van publieke middelen willen toepassen.
Art. 3 – De gegevens uit artikel 3 van de oorspronkelijke overeenkomst deelt de gemeente mee aan volgende ontvangers:
• Dossierbehandelaars die de steun uit haar Coronareglement beoordelen en afhandelen;
• Medewerkers van de dienst financiën;
• Leden van het College van Burgmeester en Schepenen;
• Aanspreekpunt gemeente uit artikel 9 van de oorspronkelijke overeenkomst.
Art. 4 – De gemeente heeft de gegevens uit artikel 7 van de oorspronkelijke overeenkomst oorspronkelijk verzameld om ondernemingen te controleren en – waar nodig – bestuurlijke maatregelen of sancties op te leggen. De wettelijke basis hiervoor is:
• wet van 24 februari 1921 betreffende het verhandelen van giftstoffen, slaapmiddelen en verdovende middelen, psychotrope stoffen, ontsmettingsstoffen en antiseptica en van de stoffen die kunnen gebruikt worden voor de illegale vervaardiging van verdovende middelen en psychotrope stoffen;
• wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en betreffende de verplichte verzekering van de burgerlijke aansprakelijkheid in dergelijke gevallen;
• Nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988;
• wet van 10 november 2006 betreffende de openingsuren in handel, ambacht en dienstverlening;
• Wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties;
• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
• Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• Ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.
De gemeente geeft deze gegevens door aan VLAIO in het kader van haar opdracht om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers, het verzekeren van een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van haar bevoegdheden en bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied (art. 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur).
VLAIO gebruikt de verkregen gegevens enkel met het oog op het voldoen aan een wettelijke verplichting, namelijk het voorkomen en het detecteren van fraude in het kader van de Corona Hinderpremie of de Corona Compensatiepremie. VLAIO deelt deze gegevens uitsluitend met de betrokken onderneming.
Deze doeleinden van VLAIO zijn verenigbaar met de doeleinden van de gemeente aangezien beide partijen een zorgvuldig beheer van publieke middelen willen toepassen.
Art. 5 – De gegevens uit artikel 7 van de oorspronkelijke overeenkomst deelt VLAIO mee aan volgende ontvangers:
• Dossierbeheerders die de aanvragen voor de Corona Hinderpremie en de Corona Compensatiepremie beoordelen en afhandelen;
• Medewerkers van de dienst financiën;
• Leden van het directiecomité;
• Aanspreekpunt VLAIO uit artikel 9 van de oorspronkelijke overeenkomst.
Art. 6 – Een partij kan deze overeenkomst middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig en met onmiddellijk ingang beëindigen indien de andere partij de persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in deze overeenkomst of de oorspronkelijke overeenkomst, met de AVG of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Art. 7 – De gegevens die uitgewisseld worden in het kader van deze overeenkomst en de oorspronkelijke overeenkomst worden door de verzendende partij elektronisch overgemaakt aan de ontvangende partij via e-mail aan het aanspreekpunt uit artikel 9 van de oorspronkelijke overeenkomst met daarbij als bijlage de gegevens in een versleuteld en paswoordbeveiligd bestand. Het paswoord wordt via een gescheiden overdrachtsmanier bezorgd.
Art. 8 – Elke partij voor zich verbindt zich er toe om de gepaste organisatorische maatregelen te nemen om de gegevens en de verwerking ervan te beveiligen. De minimale maatregelen worden in Bijlage 1 aan deze overeenkomst toegevoegd en op verzoek van een partij geactualiseerd.
Art. 9 – Beide partijen publiceren deze overeenkomst samen met de oorspronkelijke overeenkomst op hun respectievelijke website.
Art. 10 - Ingeval van conflict tussen de partijen zal steeds worden gestreefd naar een oplossing in der minne.
In het geval dat het conflict niet in der minne beëindigd kan worden zijn de rechtbanken van Brussel exclusief bevoegd inzake alle geschillen die voortvloeien uit de onderhavige overeenkomst met betrekking tot de geldigheid, de interpretatie en de uitvoering ervan.
Het Belgische recht is van toepassing op deze overeenkomst.
Art. 11 - Deze overeenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening ervan door de partijen, en eindigt een maand na de laatste uitbetaling door VLAIO van een Corona Hinderpremie of een Corona Compensatiepremie.
Voor VLAIO Voor de gemeente
Getekend door: Xxxx Xxxxxxx (Signature) Getekend op: 2020-06-08 10:24:32 +01:00
Reden: Ik keur dit document goed
Xxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx Xxxxxx | Xxxx Xx Xxxxx |
administrateur-generaal | burgemeester | algemeen directeur |
Bijlage 1: Minimale beveiligingsmaatregelen
- een veiligheidsbeleid hebben
- een veiligheidsplan hebben en jaarlijks herzien
- een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewezen hebben
- een informatieveiligheidscel aangesteld hebben
- een procedure m.b.t. de behandeling van datalekken hebben
- de medewerkers van de organisatie, incl. ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, zijn
o gehouden tot een confidentialiteitsplicht die wettelijk en/of contractueel is opgelegd;
o ingelicht omtrent de regels van de AVG;
o de informatieveiligheidsinstructies die zie moeten respecteren.
- de toegang tot de gegevens wordt beperkt tot de personen die daar in het kader van de uitoefening van hun taak of opdracht toegang tot moeten hebben
- het (lokale) netwerk van de organisatie beveiligd is opgezet, o.m. door een actieve firewall
- de e-mailtoepassing wordt beveiligd, minstens door een virusscanner
- er door toegangsbeheer van de applicaties en systemen waarmee de gegevens in aanraking komt enkel de personen die daar in het kader van de uitoefening van hun taak of opdracht toegang tot moeten hebben toegang hebben tot de gegevens
- in eerste instantie maximaal te vermijden dat de gegevens op lokale dragers, zoals papier of een USB-stick, zou worden geplaatst
- wanneer de gegevens op lokale dragers, zoals papier of een USB-stick, zou worden geplaatst, dit onder strikte voorwaarden gebeurd die de beveiliging van die lokale drager verzekeren