Ondergetekenden,
Ondergetekenden,
De gemeente Haarlem, ingevolge art. 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door
de burgemeester van de gemeente Haarlem, mr. X.X. Xxxxxxxxxx en handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van Haarlem d.d , hierna verder te
noemen “de gemeente” en
De Stichting Ondernemersfonds Cronjé , rechtsgeldig vertegenwoordigd door , voorzitter van
de Stichting, hierna verder te noemen “de Stichting”,
in overweging nemende dat:
• de gemeenteraad van Haarlem op akkoord is gegaan met de invoering
van reclamebelasting en akkoord is gegaan met de uitbetaling van de in te vorderen gelden aan een Stichting in de vorm van subsidieverstrekking ten behoeve van een Ondernemersfonds Cronjé;
• de winkeliersvereniging daartoe de Stichting Ondernemersfonds Cronjé
heeft opgericht die tot taak krijgt te investeren in promotie, evenementen, veiligheid en leefbaarheid, feestverlichting en de organisatie hiertoe;
• Naast een onafhankelijke voorzitter en penningmeester het Stichtingsbestuur verder nog drie leden telt die de stem van de ondernemers in de Cronjé vertolken.
• de Stichting Ondernemersfonds Cronjé ter financiering van haar activiteiten jaarlijks bij de gemeente een subsidieaanvraag zal indienen;
• partijen mede gelet op de inzet van publieke gelden te allen tijde een transparante en een democratisch verantwoorde werkwijze zullen hanteren
komen het volgende overeen:
1. Doel van de overeenkomst.
De overeenkomst beoogt op hoofdlijnen de afspraken tussen partijen en de verantwoordingsvoorwaarden voor de Stichting te regelen inzake de financiering en realisering van het Ondernemersfonds en de subsidieverstrekking daartoe door de gemeente.
2. Duur van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking na ondertekening en heeft een looptijd tot 1-1-2019, één en ander onder voorbehoud van mogelijke gevolgen voor de wijze van financiering van het ondernemersfonds als gevolg van wijzigingen in (landelijke) wetgeving en/of besluiten. In het geval dat zich zo’n wijziging voordoet zullen partijen in overleg treden omtrent de alsdan ontstane situatie.
3. Subsidieopbouw
De Gemeenteraad van Haarlem stelt vanaf 1-1-2015 jaarlijks de Verordening Reclamebelasting Cronjé vast, waarbij het reclametarief voor 2015 uitkomt op 600,- euro per jaar per vestiging en daarna jaarlijks zal worden geïndexeerd.
Het college van Burgemeester en Wethouders van Haarlem verstrekt subsidie aan de Stichting tot maximaal de geïncasseerde heffing van reclamebelasting in het betreffende Jaar minus de aan de heffing verbonden perceptiekosten en de compensatie voor de gederfde precariobelasting.
Aangezien door oninbare aanslagen en door gehonoreerde bezwaarschriften het uiteindelijke bedrag aan geïncasseerde reclamebelasting minder kan bedragen dan de reeds
verstrekte subsidie over hetzelfde jaar, verplicht de Stichting zich om op basis van nacalculatie
de dan teveel uitbetaalde subsidie terug te betalen. Een subsidiejaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
4. Subsidieaanvraag en subsidieverlening
De Stichting dient jaarlijks uiterlijk op 1 oktober een schriftelijk verzoek om subsidie in bij het College van Burgemeester en Wethouders van Haarlem. De hiervoor benodigde stukken, zijnde begroting en activiteitenplan, worden jaarlijks uiterlijk 1 oktober van het kalenderjaar voorafgaand aan het betreffende boekjaar ingediend bij het college van burgemeester en wethouders. Het College beslist binnen 6 weken na ontvangst van de subsidieaanvraag over de hoogte van de te verlenen subsidie. De gemeente toetst in het kader van de subsidieverstrekking.
5. Prestatieafspraken
De Stichting zal de subsidie van de gemeente Haarlem uitsluitend besteden aan de prestaties ten behoeve van promotie, evenementen, veiligheid en leefbaarheid, feestverlichting en de organisatie hiertoe.
De Stichting informeert het college zo spoedig mogelijk schriftelijk over:
a. besluiten of procedures die zijn gericht op beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon;
b. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische relaties van de Stichting met derden;
c. ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat de aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;
d. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.
Met het oog op een goede afstemming tussen de Stichting en de gemeente Haarlem
vindt tweemaal per jaar overleg plaats. Uiterlijk 1 september van ieder jaar is overleg over de inhoudelijke realisatie van de afgesproken bestemmingsdoel(en), resultaten en activiteiten aan de hand van een door de Stichting aan te leveren tussenbegroting over het lopende jaar.
6. Jaarverslag, verantwoording na afloop subsidiejaar en subsidievaststelling.
Uiterlijk 1 juni van het kalenderjaar na afloop van het subsidiejaar brengt de Stichting
een financieel en inhoudelijk jaarverslag uit van de door haar gerealiseerde activiteiten, en dient zij een aanvraag in tot vaststelling van de subsidie.
Het financieel deel van het jaarverslag omvat een vastgestelde jaarrekening met een goedkeurende accountantsverklaring en dient eveneens uiterlijk 1 juni van het kalenderjaar na afloop van het subsidiejaar te zijn ingediend.
Het inhoudelijk deel van het jaarverslag bevat in ieder geval een verantwoording van de uitvoering van het activiteitenplan en de in deze overeenkomst benoemde prestatieafspraken. De Stichting kan het College van Burgemeester en Wethouders schriftelijk en met redenen omkleed om maximaal 9 weken uitstel vragen voor het uitbrengen van de hiervoor
genoemde verslagen. Dit verzoek moet uiterlijk op 30 april bij het College van Burgemeester en Wethouders van Haarlem worden ingediend. Uiterlijk 2 weken na ontvangst
van het verzoek om uitstel beslist het College of het verzoek wordt ingewilligd.
De gemeente behoudt zich het recht voor om, indien het daar aanleiding toe ziet, voor rekening van het gemeentebestuur, een al dan niet aanvullend accountantsonderzoek te
laten verrichten. De Stichting verleent in dit geval haar volledige medewerking door het beschikbaar stellen van gegevens en anderszins.
Egalisatiereserve
Behaalde subsidieoverschotten moeten alsnog overeenkomstig de subsidiedoeleinden worden aangewend. Op de balans kan hiertoe een egalisatiereserve gevormd worden als bedoeld in artikel
4.72 van de Algemene wet bestuursrecht . Indien er bij opstelling van de jaarrekening sprake is van een verschil tussen de verleende subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, komt dit bedrag ten gunste dan wel ten laste van de egalisatiereserve. De van de egalisatiereserve genoten rente wordt aan de egalisatiereserve toegevoegd.
De maximale jaarlijkse toevoeging aan de egalisatiereserve bedraagt, gedurende de duur van deze overeenkomst, in ieder geval niet meer dan 10% van het verleende subsidiebedrag in het afgelopen jaar. De vermogensvorming in totaal bedraagt op enig moment nooit meer dan 25% van de omvang van het jaarsubsidiebedrag, tenzij het college (op grond van specifieke gronden) anders beslist
Voor alle duidelijkheid wordt nog vermeld dat het vorenstaande alleen geldt voor de door de Stichting van de gemeente reeds ontvangen of nog te ontvangen subsidiegelden en niet voor de overige inkomsten van de Stichting. Die overige inkomsten zullen door de Stichting apart worden geadministreerd en bestemd worden voor specifieke taken of doelen van de Stichting.
7. Evaluatie
De Stichting zal in 2018 een evaluatie (doen) verrichten naar het functioneren van het Ondernemersfonds Cronjé, waarbij in ieder geval aan de orde komen:
• de wijze van financiering van het fonds (in overleg met de belastingdienst Cocensus);
• de uit het fonds verrichte bestedingen;
• de behaalde resultaten met de uit het fonds verrichte bestedingen;
• de resultaten van de onder artikel 5 genoemde prestatieafspraken;
Een schriftelijk verslag van deze evaluatie(s) zal door de Stichting aan het College van Burgemeester en Wethouders afzonderlijk ter informatie worden voorgelegd.
Aan de hand van deze evaluatie zullen de gemeente en de Stichting in overleg treden over de wenselijkheid van continuering van de subsidievertrekking na 1-1-2019.
8. Vaststelling subsidie en eindafrekening
Binnen 18 weken na ontvangst van de vaststellingsaanvraag, het jaarverslag en de goedkeurende accountantsverklaring stelt het College van Burgemeester en Wethouders van Haarlem de hoogte van de subsidie definitief vast, een en ander onder voorbehoud van een correctie n.a.v. bezwaarschriften en oninbaarheid als genoemd in artikel 3 van deze overeenkomst.
9. Bevoorschotting subsidie
De gemeente zorgt voor bevoorschotting van de subsidie in maandelijkse bedragen.
De bevoorschotting is gebaseerd op de geraamde opbrengst uit de aanslagen reclamebelasting minus de gederfde precariobelasting en de aan de heffing verbonden perceptiekosten.
10. Slotbepaling
Indien en voor zover in deze overeenkomst daarvan niet is afgeweken, is de vigerende Algemene Subsidie Verordening van de gemeente Haarlem van toepassing.
In tweevoud opgesteld en ondertekend te Haarlem op
De gemeente Haarlem De Stichting Ondernemersfonds Cronjé
mr. X.X. Xxxxxxxxxx