BEHEERSOVEREENKOMST
VR 2011 2406 DOC.0564/1
BEHEERSOVEREENKOMST
Inhoudsopgave
BEHEERSOVEREENKOMST 1
Inhoudsopgave 1
Hoofdstuk I: Algemene bepalingen 2
Ondertekenende partijen 2
Voorwerp van de overeenkomst 2
Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 2
Definities 2
Hoofdstuk II: Engagementen van het agentschap 4
Relevante Beleidsdoelstellingen / Xxxxxxxxxxxx 0
Strategische en operationele organisatiedoelstellingen 6
Aanvullende opdrachten en andere engagementen 19
Hoofdstuk III: Engagementen van de Vlaamse Regering 20
Financiële bepalingen en andere engagementen 20
Hoofdstuk IV: Financiële betrekkingen tussen de ondertekende partijen 20
Herkomst van de financiële middelen van het agentschap 20
Financiële betrekkingen tussen de ondertekende partijen 20
Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen 21
Hoofdstuk V: Opvolging, rapportering en evaluatie 21
Hoofdstuk VI: Geschillenregeling 21
Hoofdstuk VII: Aanpassingen beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden 23
Hoofdstuk I: Algemene bepalingen
Ondertekenende partijen
Deze beheersovereenkomst wordt gesloten tussen
de Vlaamse Regering, voor wie optreedt xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx , Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00,
hierna genoemd ‘de minister’
en
het intern verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxx Xxxxxxx, administrateur-generaal, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 0,
hierna genoemd ‘het agentschap’.
Voorwerp van de overeenkomst
Deze beheersovereenkomst wordt gesloten ter uitvoering van artikel 7 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed.
Deze beheersovereenkomst wordt tevens gesloten overeenkomstig artikel 8 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 dat bepaalt dat tussen de Vlaamse Regering en het hoofd van een intern verzelfstandigd agentschap na onderhandeling een beheersovereenkomst wordt gesloten.
Deze beheersovereenkomst is een wederzijdse overeenkomst tussen de bevoegde Vlaamse minister gemachtigd door de Vlaamse Regering en een verzelfstandigd agentschap, handelend over de bijzondere regels en voorwaarden waaronder het agentschap opdrachten zoals omschreven in haar oprichtingsbepalingen moet uitvoeren. Zij regelt de wederzijdse verantwoordelijkheden en verwachtingen in het kader van de vooropgestelde doelstellingen. De overeenkomst wordt tevens opgevat als een stuur- en opvolgingsinstrument binnen de volledige beleids- en beheerscyclus, alsmede de financiële cyclus, en in het bijzonder gericht op een doelmatige uitvoering of dienstverlening, opvolging en evaluatie.
Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en eindigt op 31 december 2015.
§2. Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan jaarlijks, op verzoek van één van de partijen, en volgens de modaliteiten zoals hierna vastgelegd, een bijakte gesloten worden tot wijziging van deze overeenkomst.
Definities
- Minister: Vlaams minister bevoegd voor Cultuur, onder wiens hiërarchisch gezag het agentschap ressorteert (cf. artikel 6 BVR/6/10/2004).
- Het departement: het departement binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
- MOD: de Management Ondersteunende Diensten van het ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
- Het agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed zoals opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004.
Hoofdstuk II: Engagementen van het Agentschap
Relevante Beleidsdoelstellingen / Beleidskader
Het agentschap draagt via haar werking bij tot het realiseren van het Vlaamse regeerakkoord 2009-2014, de doelstellingen in de Vlaamse regeringsverklaring, de beleidsnota Cultuur 2009-2014 met bijhorende jaarlijkse beleidsbrieven en de meerjarenbegroting.
Uit het regeerakkoord “De Vlaamse Regering 2009-2014. Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden” van 15 juli 2009 en uit de beleidsnota Cultuur 2009 – 2014 komen volgende beleidsaccenten en/of doelstellingen naar voor:
Regeerakkoord 2009-2014:
Vlaanderen in actie om de toekomst te winnen
- Doorbraak 2: ‘De open ondernemer’ - Vernieuwend sectorbeleid: “we stimuleren cultuur als volwaardige economische sector”
- Doorbraak 3: ‘Innovatiecentrum Vlaanderen’ - Digitalisering: “digitalisering is geen doel op zich maar een middel om een meerwaarde te creëren voor diverse domeinen, waaronder cultuur” (…) De realisatie van een publieke digitale ruimte vraagt om een beleid dat bij uitstek integraal transdisciplinair (wetenschap, innovatie en onderzoek, onderwijs, media, cultuur en dergelijke) en dus beleidsdomeinoverschrijdend uitgetekend en aangepakt wordt
Inzetten op de warme samenleving
- Internationaal cultuurbeleid: zichtbaarheid op internationaal veelbetekenende toonmomenten en manifestaties
- Uitvoering Unesco conventies (Unesco 70 en Unesco 2003)
- Inhaalbeweging erfgoed
- Betere afstemming en samenwerking grote Vlaamse cultuurinstellingen
- Vernieuwing kunstenlandschap blijvend waarborgen
- Werk maken van Collectie Vlaanderen
- Aandacht voor religieus erfgoed
- Internationaal kunstenbeleid
- Ontwikkeling systemen van gemengde financiering
Deze accenten worden verder uitgewerkt in de beleidsnota.
Beleidsnota cultuur:
SD 1: Duurzaam beleid voeren
SD 2: Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing verankeren SD 3: E-cultuur en digitalisering bevorderen
SD 4: Competentieverwerving en -waardering stimuleren
SD 5: Aandacht voor cultuurmanagement en een culturele economie SD 6: Internationaal cultuurbeleid versterken
SD 7: Eco-cultuur initiëren
Gezien alle doelstellingen uit het regeerakkoord en de regeerverklaring ook zijn opgenomen in de beleidsnota, werden de strategische doelstellingen van de beleidsnota ook overgenomen als strategische doelstellingen van het agentschap voor de periode 2011 – 2015.
De Missie van het agentschap
Kunsten en Erfgoed draagt als uitvoerder van het beleid van de Vlaamse Regering, actief bij aan de ontwikkeling van een kwalitatief en divers (professioneel) kunsten- en cultureel-erfgoedlandschap.
Wij gaan het engagement aan om een uniek en centraal knooppunt van expertise te worden.
Naast de generieke waarden van de Vlaamse Overheid staan in onze missie permanente professionele ontwikkeling toekomstgerichtheid, resultaten, verantwoordelijkheid, voortdurend verbeteren, samenwerken, betrouwbaarheid, klantgerichtheid enthousiasme en integriteit centraal.
De implementatie van deze missie vindt zijn vertaling in de uitwerking van de strategische en operationele doelstellingen.
Strategische en operationele organisatiedoelstellingen
SD1 Duurzaam beleid voeren
Onder duurzaam beleid vinden we, naast de doelstellingen die gerelateerd zijn aan de uitvoering van de kerntaken van het agentschap, tevens doelstellingen en acties die rechtstreeks verwijzen naar twee elementen uit het hoofdstuk ‘warme samenleving’ van het regeerakkoord, namelijk “een inhaalbeweging erfgoed opzetten” en “het blijvend waarborgen van de vernieuwing van het kunstenlandschap”. Hiertoe beschikt het agentschap over drie basisinstrumenten: het Cultureel-erfgoeddecreet, het Topstukkendecreet en het Kunstendecreet.
Centraal bij deze strategische doelstelling staat, naast een effectieve toepassing ervan, ook een grondige evaluatie van het basisinstrumentarium voor het kunsten- en erfgoedbeleid en het onderzoek naar alternatieve instrumenten met het oog op een blijvende borging van een rijk en gediversifieerd kunsten – en erfgoedlandschap.
Operationele doelstellingen en acties:
1.1. Het correct en tijdig uitvoering geven aan de decreten en reglementen (OD1 en OD18), met aandacht voor een geïntegreerde aanpak van de organisatie van de structurele rondes voor kunsten en erfgoed (OD1)
Acties:
Kunsten- en Cultureel-erfgoeddecreet
- Alle aanvragen bij het agentschap worden behandeld conform de bepalingen van de decreten.
- De financiële afhandeling gebeurt conform de bepalingen van de decreten.
- Het agentschap ondersteunt de beoordelingscommissies of de adviescommissie in het formuleren van kwaliteitsvolle adviezen gebaseerd op de voorwaarden en criteria en volgens de timing zoals opgenomen in de geldende regelgeving.
- Het agentschap houdt toezicht op de correcte aanwending van alle toegekende subsidies en op de uitvoering van de beleidsplannen van de organisaties en de beheersovereenkomsten.
- Voor het kunstenveld wordt een (intern) draaiboek gehanteerd. Het draaiboek wordt gefinaliseerd in het voorjaar 2011 en moet bijdragen aan een integrale aanpak die een kwalitatief hoogstaand resultaat moet garanderen dat voldoet aan de verwachtingen van de advisering alsook aan de verwachtingen van de politieke overheid.
Topstukkendecreet
• Op basis van proeflijsten wordt – per catagorie cultureel erfgoed – verder gewerkt aan de bescherming van cultuurgoederen van uitzonderlijk belang conform de bepalingen in het decreet.
• De aanvragen voor restauratiesubsidies en voor toelatingen tot fysische ingrepen worden behandeld conform de bepalingen van het decreet.
• De aanvragen voor het buiten de Vlaamse Gemeenschap brengen van topstukken worden behandeld conform de bepalingen van het decreet.
• Het agentschap ondersteunt de werking van de Topstukkenraad en haar werkgroepen.
• Het agentschap oefent toezicht uit op correcte naleving van de bepalingen van het topstukkendecreet.
EU-verordering 3911/92 uitvoer cultuurgoederen buiten EU
• Uitvoervergunningen worden getoetst aan de criteria en afgeleverd op vraag van de transportfirma’s.
Indicatoren:
- Het agentschap engageert zich om bij alle meerjarige gesubsidieerde kunstenorganisaties minstens één maal per 2-jarige en twee maal per 4-jarige subsidieperiode ter plaatse een visitatie uit te voeren conform het decreet.
Meetfactor: beschikbaarheid van visitatierapporten.
- Voor wat betreft het toezicht op en de opvolging van de erkenning en de werkingssubsidies van de cultureel-erfgoedorganisaties engageert het agentschap zich om bij erkende cultureel-erfgoedorgansaties minstens één maal per beleidsperiode de naleving van de voorwaarden tot erkenning te toetsen en om met iedere organisatie die een werkingssubsidie ontvangt op basis van het Cultureel- erfgoeddecreet een beheersovereenkomst of convenant te sluiten. De uitvoering van de beheersovereenkomst of het convenant en de naleving van de decretale voorwaarden wordt door het agentschap minstens éénmaal per beleidsperiode afgetoetst.
Meetfactor: beschikbaarheid van rapporten toetsing erkenning en evaluatie werkingssubsidies.
- De kwaliteit van de ondersteuning van de beoordelingscommissies en de Topstukkenraad wordt gemeten aan de hand van een bevraging in het najaar 2013.
- In 2011 wordt een gezamenlijk basissjabloon voor visitatie uitgewerkt. De implementatie gebeurt vanaf 2012.
- Toename van het aantal cultuurgoederen, opgenomen in de Topstukkenlijst. Voor het Kunstenveld:
1.2. Het in kaart brengen van het kunstenlandschap (OD 11)
Acties
- Het opstellen van een visienota over de verschillende disciplines ter voorbereiding van de structurele ronde 2012, inclusief voorstellen van eventuele bijkomende criteria.
- Het mee opstellen van een timing en vragenlijst voor de opmaak van landschapstekeningen en veldanalyses, in samenwerking met de steunpunten.
- Vanuit de lopende onderzoeksagenda beleidsvoorstellen formuleren (2011-2012).
- Het opstellen van een nieuwe onderzoeksagenda voor de periode 2012-2015.
Indicatoren
- Formuleren van (eventuele) bijkomende criteria.
- Het uitwerken van vragen en thema’s voor de opmaak van landschapstekeningen en dit ter beschikking stellen van de commissies.
- Beschikbaarheid van jaarlijkse evaluatierapporten vanuit de commissies.
- De vertaling van onderzoeksresultaten naar concrete beleidsvoorstellen.
1.3. Evenwichtigere verhouding tussen structurele en projectmatige subsidies (OD 12).
Acties
- Herstellen van de oorspronkelijke verhouding projectmiddelen – structurele middelen (97/3) van begrotingsjaar 2009 in 2013.
- Voorstellen formuleren voor het vastleggen van een 90/10 verhouding vanaf 2014.
Indicator
- Er is een 90/10 evenwicht vanaf 2014.
1.4. Onderzoek naar alternatieve pistes voor financiering (OD13)
pm, zie SD5.
1.5. Het afstemmen van productie, aanbod en spreiding (OD 14)
Actie
Participatie aan een gezamenlijke werkgroep over dit thema met het agentschap SCWJV, Locus en VTi (vanaf 2010).
Indicatoren
- Voorstellen voor een betere spreiding van het gesubsidieerde kunstenaanbod.
- Voorstellen om een grotere afname van het aanbod door de cultuurcentra mogelijk te maken.
1.6. Extra aandacht besteden aan de beginnende en individuele kunstenaar (OD 15)
Acties
- Versterking van de rol van het Kunstenloket met betrekking tot het zakelijk beheer bij individuele kunstenaars en beginnende en jonge kunst- en erfgoedorganisaties. (deze actie wordt verankerd in de nieuwe beheersovereenkomst vanaf 2011).
- Realisatie van een trajectbeurzensysteem (2012).
- Uitbreiding van het systeem van minitoelagen na evaluatie (2013).
Indicatoren
- De kwaliteit van de aanvraagdossiers bij de administratie stijgt waardoor o.a. de onontvankelijkheidsgraad daalt.
- Er is een trajectbeurzensysteem.
- Het aantal beginnende kunstenaars dat een beroep doet op het systeem van minitoelagen neemt gestadig toe (t.o.v. nulmeting).
1.7. Continueren en actualiseren van de samenwerking met het Vlaams Audiovisueel Fonds
Acties
- Afspraken over de financiering van multiple screen en single screen producties (vanaf 2011).
- Het gezamenlijk uittekenen van een beleid voor art house cinema’s (vanaf 2011).
Indicatoren
- Er is een afsprakenkader voor de financiering van producties.
- Er is een beleidskader voor art house cinema’s, inclusief bijhorende afspraken tussen het fonds en het agentschap.
Voor het Cultureel-erfgoedveld:
1.8. Inzetten op bewaring en ontsluiting van het erfgoed (OD16)
Acties
- Evaluatie van het Topstukkendecreet met het oog op eventuele bijsturingen (vanaf voorjaar 2011).
- Uitwerken en implementeren van een beleidskader voor het immaterieel cultureel erfgoed (2011).
- Finalisering van een successierechtenregeling:
o voorleggen van voorstel voor gehele of gedeeltelijke vrijstelling van successierechten op Topstukken aan de Vlaamse Regering (2011);
o beleidsvoorstellen formuleren inzake de inbetalinggeving van kunstwerken ter voldoening van de successierechten (2013).
- Uitwerken van een indemniteitsregeling: voorleggen van een eerste voorstel in maart 2011.
- Ondersteuning van depotinrichting via het reglement bovenlokale infrastructuur ism FoCI.
- Uitwerken van voorstellen voor een globale aanpak van de depotproblematiek in samenwerking met alle actoren in het veld.
- Opvolging van de kunstwerken uit de collectie van de Vlaamse Gemeenschap via inspecties en acties op het vlak van inventarisatie, conservatie, restauratie en archivering.
Indicatoren
- Eind 2011 wordt een evaluatienota Topstukkendecreet aan de minister voorgelegd.
- In het voorjaar van 2011 is er een visienota “een beleid voor immaterieel cultureel erfgoed in Vlaanderen”. Deze visienota wordt in de loop van 2011 vertaald naar beleidsinstrumenten. De implementatie van deze instrumenten gebeurt vanaf 2012.
- Er is een regeling vrijstelling successierechten voor Topstukken (2011).
- Er is een voorstel inzake inbetalinggeving van kunstwerken ter voldoening van successierechten
- Er bestaat een indemniteitsdecreet.
- Depotinrichting is een beleidsaccent in het nieuwe FOCI-reglement.
- Er ligt een voorstel voor een globale aanpak van de depotproblematiek.
- Aantal uitgevoerde inspecties en gerealiseerde conservatoire ingrepen, restauraties en archiveringen.
Voor de eigen instellingen (OD 21)
1.9. Uitvoering strategisch plan Landcommanderij Xxxxx Xxxxxx (2010-2015)
Acties(*)
- Uitbouw tot een expertisecentrum voor Europese netwerken en netwerking: Xxxxx Xxxxxx wil zich in Europa als trekker van netwerken en netwerking profileren en haar kennis hierover verspreiden:
o Deelnemen aan Europese projecten rond competenties in netwerking
o Organiseren van internationale seminaries over netwerking.
- Steunpuntfunctie innemen binnen de vertelkunst in Vlaanderen en Europa door andere organisaties en vertellers te ondersteunen.
- Een multidisciplinair cultuurtoeristisch project ontwikkelen waarbij verschillende kunsten worden gecombineerd en waarbij het landschap mee geïntegreerd worden.
- Meewerken aan de digitale cultuurtoeristische ontsluiting van de site.
(*) de acties komen rechtstreeks uit het strategisch plan. Indicatoren
- Partners in Vlaanderen en Europa refereren naar Xxxxx Xxxxxx als steunpunt
- Xxxxx Xxxxxx is participant in één of meer Europees project
- Voortgangsrapportering door instellingshoofd op het directiecomité.
- Globale evaluatie van de werking in 2014.
1.10. Uitvoering strategische nota Kasteel van Gaasbeek (2011-2015)
Acties (*)
- Zijn: ‘Knooppunt zijn’ in een gemeenschap vanuit een sterke identiteit en openheid voor samenwerking in diverse (erfgoed)netwerken, internationaal en nationaal:
o trekker netwerk Historische Huizen Vlaanderen
o Verder uitbouwen internationale, nationale en lokale netwerken.
- Zorgen: het domein verdient de grootst mogelijke zorg: aandacht gaat in eerste instantie naar het kasteel en de historische gebouwen in het park:
o opmaak van een masterplan infrastructuur vanuit een visie op de site en haar omgeving
o agenderen noodzakelijke restauratie- en conservatiewerken van de historische gebouwen.
- Verdiepen: De recent uitgebouwde, dynamische werking vraagt een diepere verankering en een doordachte aanpak:
o Werken aan optimale uitvoering van de museale functies, onderzoek en presentaties van collecties
o Expertise delen
o Ontwikkelen van een communicatieplan.
- Durven: Een gedurfde blik op de toekomst: samen experimenteren is een bewuste keuze voor nu en later:
o ontwikkelen van modellen voor publieksaanbod
o werken aan optimaal onthaal en formules van spreiding van bezoekers
o samenwerkingsprojecten rond stilte, ‘traagzaamheid’ en andere duurzame vormen van omgang met erfgoed.
(*) de acties komen rechtstreeks uit de strategische nota. Indicatoren
- Participant of trekker in een ander netwerk dan netwerk Historische Huizen
- Actieve participatie aan lokale Foci-commissie
- Voortgangsrapportering door instellingshoofd op het directiecomité.
- Globale evaluatie van de werking in 2014.
1.11. Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde - KANTL
Acties
- Uitwerken van een personeelsstatuut voor de personeelsleden – voorjaar 2011.
- Verzelfstandiging vanaf 1 januari 2012.
Entiteitsoverschrijdend
1.12. Intensifiëren van een structureel bilateraal overleg tussen de IVA SCWJV enerzijds en het departement anderzijds en het agentschap m.b.t. kennisdeling en operationele praktijken en inzichten verworven op de respectieve velden
Indicatoren
- Om de drie maanden een gezamenlijk directiecomité houden.
- Bestaan van gemeenschappelijke werkgroepen.
- Bilateraal overleg tussen de leidend ambtenaren.
1.13. Uitvoering protocol van samenwerking tussen de beleidsvelden roerend en onroerend erfgoed
Indicatoren
- Structureel overleg tussen de leidend ambtenaren zoals bepaald in het protocol.
- Regelmatig operationeel overleg tussen medewerkers van de afdeling erfgoed en medewerkers van de entiteiten onroerend erfgoed.
1.14. Versterken van de beleidsafstemming tussen het domein internationaal en het veld cultuur binnen het domein CJSM
Indicatoren
- Actief participeren aan strategisch overleg in een gezamenlijk managementcomité Cultuur en Internationaal Vlaanderen.
- Organisatie van operationeel overleg tussen medewerkers van Kunsten en Erfgoed en Internationaal Vlaanderen en Toerisme Vlaanderen.
- Geformaliseerde afspraken met betrekking tot beleidsaspecten zoals evenementen, exportinitiatieven en dergelijke en informatie-uitwisseling tussen de kunsten- en erfgoedorganisaties en internationale vertegenwoordigers met het oog op de versterking van de internationale profilering van Vlaanderen.
SD 2 Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing verankeren
Acties
- Het agentschap verleent medewerking aan het participatiebeleid (OD 20) door deelname aan de werkgroep ‘herdenking Groote Oorlog’ i.f.v de voorbereiding van de evenementen vanaf 2013.
- Het agentschap draagt bij tot het ontsluiten van nieuwe data en wetenschappelijke inzichten over participatie via deelname aan de stuurgroep van het wetenschappelijk steunpunt CJS.
Indicatoren
- Voorstellen geformuleerd door het agentschap in de werkgroep ‘herdenking Groote oorlog’ (2011 -2013).
- Informeren van het veld over de opgezette en de geplande projecten ‘herdenking Groote oorlog’ (2013 – 2014).
- Het bestaan van beleidsaanbevelingen vanuit de stuurgroep o.b.v. het ontsloten materiaal van de participatiesurvey (2011-2014).
SD 3 E-cultuur en digitalisering bevorderen
Acties
- Uitwerking van een regeling als tussenkomst in de participatie van organisaties uit het veld in CIP ICT-PSP (thema digital libraries) projecten (Europeana) (2011).
- Het ontwikkelen en lanceren van een nieuwe subsidielijn om op een gecoördineerde manier een inhaalbeweging op het vlak van digitale registratie en inventarisatie te realiseren bij collectiebeherende erfgoedinstellingen in Vlaanderen.
- Bijdragen aan de totstandkoming van een instituut voor de archivering van het audiovisueel erfgoed in Vlaanderen (Waalse Krook - Gent).
- Bijdragen tot de ontwikkeling van een nieuwe visie op e-cultuur binnen het kunstenveld
Indicatoren
- De ondersteuningsregeling is operationeel vanaf 2011.
- Er is een nieuwe subsidielijn.
- Nota’s en acties die bijdragen aan de inhoudelijke invulling van de Waalse Krook documenteren.
- Beschikbaarheid van een visienota op e-cultuur in het kunstenveld eind 2011.
SD 4 Competentieverwerving en -waardering stimuleren
Het agentschap draagt actief bij tot een gestructureerde entiteitsoverschrijdende samenwerking m.b.t. cultuur- en kunsteducatie in het kader van de samenwerking “onderwijs- cultuur”
Acties
- Bijdragen aan de jaarlijkse organisatie en invulling van de dag van de cultuureducatie.
- Bijdragen aan de beleidsmatige uitbouw van de samenwerking via de ankerpunten in de afdelingen kunsten en erfgoed.
- Participeren aan de gemeenschappelijke departementale werkgroep.
Indicatoren
- Middelen jaarlijks gereserveerd binnen de begroting voor de dag van cultuureducatie.
- Nota’s, verslagen en rapporten van de werkgroep ACCE.
SD 5 Aandacht voor cultuurmanagement en culturele economie
Acties
- Het herformuleren van de opdracht van het Kunstenloket: zie 1.6 van deze overeenkomst.
- Follow-up van de lopende VIA akkoorden en inhoudelijke input bij het afsluiten en de implementatie van het nieuw VIA akkoord 2010-2015.
- Onderzoek naar alternatieve pistes voor financiering (hybride financieringsvormen)
▪ basissubsidies gecombineerd met leningen
▪ basissubsidies gecombineerd met eigen inkomsten
▪ maatschappen
- Onderzoek naar mogelijke PPS – projecten binnen diverse domeinen
▪ Depotbeleid
▪ Topstukkenbeleid
▪ Residentiebeleid
- Stimuleren van een kunstkoopregeling als democratische vorm van kunstverwerving.
- Uitbreiding en promotie van de regeling minitoelagen (zie ook 1.6).
Indicatoren
- Implementatie van de afspraken die voortvloeien uit bestaande akkoorden en uit het VIA 4 akkoord.
- Presentatie van een visienota over alternatieve pistes voor financiering van kunsten- en erfgoedorganisaties en projecten tegen begin 2012.
- Presentatie van een visienota PPS – cultureel-erfgoed tegen eind 2013.
- Presentatie van een visienota kunstkoopregeling tegen mei 2011.
SD 6 Internationaal cultuurbeleid versterken
Acties
- Faciliteren van de werking van verschillende partners in het erfgoedveld bij het bekend maken van de Collectie Vlaanderen door het verdiepen van de regierol van het agentschap (OD 17)
- Versterken en uitbouwen van een (inter)nationaal residentie- en werkplaatsenbeleid via
▪ Visienota (2011)
▪ Omzetten in operationeel beleid van de visienota (2012)
▪ Operationaliseren van de blauwdruk voor een multidisciplinair residentieproject (2013-2015)
- Actieve deelname aan de binnen het kader van de EU opgezette werkgroepen en projecten op het vlak van kunsten en erfgoed.
- Opvolging en voorstellen tot omzetting in regelgeving, beleidsdeelname en projecten van de internationale evoluties inzake de bescherming van cultuurgoederen.
- Versterking van het overleg en de samenwerking tussen het agentschap en Toerisme Vlaanderen over cultuurtoerisme ( zie ook supra 1.14).
- Bijdragen aan de uittekening van een strategisch kader voor een internationaal promotie- en toonplekkenbeleid (i.s.m. het departement en iV) (2012).
Indicatoren
- Versterking van de internationale profilering van de kunstinstellingen / Collectie Vlaanderen (o.m. deelname aan internationale netwerken /deelname in co- producties).
- De residentie Ter Rijst wordt operationeel.
- Bestaan van een visienota promotie- en toonplekkenbeleid.
- Activiteiten rond het thema ‘collectiemobiliteit’.
- Nota’s en voorstellen voor een beleid / regelgeving inzake teruggave, in- en uitvoer van cultuurgoederen.
Nota’s en voorstellen voor een beleid / regelgeving ter bescherming van immaterieel cultureel erfgoed.
SD 7 Eco-cultuur initiëren
Acties
- Het opzetten van structureel overleg tussen het agentschap en het agentschap Bos en Groen met het oog op een protocol van samenwerking m.b.t. tot eco – cultuurprojecten (2011).
- Een geïntegreerde benadering voor het kasteeldomein van Gaasbeek (realisatie eind 2012).
- Het ondersteunen van eco-projecten i.s.m. de steunpunten.
Indicatoren
- Bestaan van een protocol (2012).
- Leermodellen voor het podiumkunstenveld (2013).
- Leermodellen voor het museale en archiefveld (2015).
Interne werking
1. Organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling
Het agentschap zet in op het verhogen van de maturiteit van de eigen organisatie en het verhogen van de efficiëntiewinst door het verder uitrollen en operationaliseren van het organisatietraject ‘Kunsten en Erfgoed 2015’.
Het agentschap draagt daarnaast actief bij tot het meerjarenprogramma ‘slagkrachtige overheid’ in het kader van “Vlaanderen in Actie”.
Deze inzet wordt geconcretiseerd door het opzetten van verbetertrajecten rond onderstaande thema’s
1.1. Proces- en risicomanagement Procesmanagement
- Afwerken van het in kaart brengen van processen van hoofdbestuur en buitendiensten (eind 2011).
- Optimaliseren van de processen, prioriteiten stellen voor de kernprocessen (2012- 2014).
- Bekendmaking van de processen via VO-net van zodra ze geconsolideerd zijn door het management. Zodat ze beschikbaar zijn voor de medewerkers. Deze processen kunnen voor hen beschouwd worden als een handleiding van welke activiteiten ze moeten uitvoeren (eind 2011).
Risicomanagement
- Afwerking van alle risicoanalyses (2011).
- Verder uitwerken financiële risico’s van de buitendiensten, met bijzondere aandacht voor functiescheiding (2011).
Klachtenbeleid
- Het beleid optimaliseren door een verbeterde communicatie en bekendmaking van de procedure (2011).
- Evaluatie vernieuwd klachtenbeleid (2013).
1.2. Belanghebbendenmanagement
- Bepalen van de relatie tot de diverse belanghebbenden en uitwerken van gepaste instrumenten hiervoor a.d.h.v. het communicatie- en informatieplan. (2011–2012)
- Gerichte klantenbevragingen met het oog op de verbreding en verdieping van de relaties tot de diverse stakeholders en de intensifiëring van de samenwerking:
▪ Klantenbevraging organiseren (2011-2012)
▪ Opvolging geven aan de klantenbevraging (2013-2014).
1.3. Monitoring
- Implementatie van monitoringinstrument: MODO
- Monitoring VIA (spoor de warme samenleving) door MODO (vanaf voorjaar 2011)
- Rapporteringstool uitwerken voor de opvolging van de DAB’s binnen ORAFIN (2011)
- De bestaande visitatiepraktijken optimaliseren zodat er een generiek sjabloon beschikbaar is voor het hele agentschap. (2011)
1.4. Organisatiestructuur
- Invoeren Prince2 methodiek voor het opzetten en opvolgen van nieuwe projecten. (2011)
- Evaluatie van de organisatiestructuur in het kader van de groei naar een knooppunt van expertise en een lerende organisatie. (2013-2014)
1.5. Human resources management
Doelstelling
Ontwikkeling van een geïntegreerde HRM – visie in functie van de lerende organisatie,
i.e. een organisatie die inspeelt op haar omgeving en de veranderingen daarin door bewust in te zetten op het vergroten van haar lerend vermogen en van daaruit haar werking en organisatie voortdurend aan te passen (februari 2011).
- Waarderingsbeleid: heroriëntatie en aanpassing binnen de budgettaire mogelijkheden (vanaf PLOEG-cyclus 2011).
- Personeelsplan: bepalen welke kennis en competenties vereist zijn om de processen te kunnen uitvoeren, aan de hand van een kloof-analyse (2011-2012).
- Talentmanagement: naast de bestaande functiebeschrijvingen waarin een overzicht wordt bijgehouden van de minimum vereiste competenties binnen de organisatie een talentendatabank ontwikkelen om zo een globaal overzicht te krijgen van de individuele talenten van medewerkers, met het oog op de optimale inschakeling van de medewerkers op basis van hun sterktes (pilootproject in 2011, uitrol 2012-2015).
- Uitvoering geven aan het diversiteitsplan dat jaarlijks opgemaakt wordt (jaarlijks opmaak van het plan tegen juni, evaluatie in november).
- Welzijn op het werk: onderzoek uitvoeren in het kader van de welzijnswet rond risicoanalyse omtrent psycho-sociaal welzijn van de werknemers binnen het agentschap met aandacht naar preventiebeleid binnen de calamiteitenplannen (buitendiensten 2011, hoofdbestuur 2012. Gevolg geven aan het onderzoek zal gebeuren in de periode 2012-2015).
1.6. Organisatiecultuur
- Invulling geven aan de waarden voor ieder functieprofiel (2011).
- Organiseren van dilemmatrainingen (jaarlijks).
- Deontologische code verder aanvullen (2011-2012).
- Cultuurversterkende instrumenten opnemen in het communicatieplan en uitvoeren (2011).
1.7. Informatie en ICT
Doelstellingen
- Implementatie van een informatieplan, gekaderd in een transversaal informatieplan, met oog voor de informatiebehoeften in functie van de doelstellingen en in partnerschap met de steunpunten voor de dataverzameling en verwerking met betrekking tot ontwikkelingen in het veld.
- Het agentschap streeft ernaar om tegen 2015 alle aanvragen voor subsidies, erkenningen en vergunningen elektronisch te verwerken. Hierbij hanteert het agentschap het principe van het éénmalig opvragen van gegevens en maakt hiervoor maximaal gebruik van het MAGDA-Platform (Maximale Gegevens Deling tussen Administraties).
- Ingebruikname van een transversale back-office applicatie om alle dossierinformatie bij te houden (DOS - DossierOpvolgingsSysteem) (2011).
- Ingebruikname van digitaal interactieplatform (MS Xxxxxxxxxx) om dossiers digitaal uit te wisselen met de commissieleden (2011).
- Werken aan het opvragen van informatie die reeds beschikbaar is bij “de overheid” zodat deze informatie niet bij diegene die een subsidie aanvraagt, moet worden aangevraagd. Hierbij wordt gedacht aan gegevens die beschikbaar zijn bij de Nationale Bank van België (voorzien 2011), gegevens die beschikbaar zijn bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (voorzien 2011).
- Ontsluiten van de dossierinformatie naar de aanvragers, op die manier kunnen de aanvragers on-line de stand van zaken m.b.t. hun dossier elektronisch opvolgen (2012-2013).
- Ontwikkeling van elektronische formulieren die door de klanten (aanvragers) worden ingevuld (2012 – 2013).
- Implementeren van de applicaties om het indienen van elektronische dossiers mogelijk te maken (2014-2015).
- Digitaliseren van niet-subsidie informatie: tegen 2015 moet de informatie die niet specifiek subsidiegebonden is, worden gedigitaliseerd, hiertoe gebruikt het agentschap het Document Management System (DMS)
▪ digitaliseren van de inkomende post (2011)
▪ starten met het digitaliseren van de aankoopdossiers “Collectie Vlaamse Gemeenschap” (2011).
- Verder werken aan een geautomatiseerde collectie-administratie voor de collectie van de Vlaamse Gemeenschap (Adlib).
- Ontsluiten van de aanwezige (beleids-)informatie, verrijken van de reeds aanwezige dossierinformatie:
▪ gedurende 2011-2015 wordt intensief samengewerkt met de diverse steunpunten om informatie te bundelen en via één kanaal te verspreiden (Kunsten en Erfgoed in cijfers). Hiertoe zijn er in 2010 reeds initiële projecten opgestart: PRISMA met het steunpunt voor erfgoed en KWARTS met de steunpunten Kunsten (2011-2015)
▪ ontsluiten van een deel van de Collectie van de Vlaamse Gemeenschap via de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx (2011).
1.8. Communicatie
Doelstelling
Implementatie van de visienota interne en externe communicatie en het daaruit voortvloeiend communicatieplan (2011-2015)
- Publicatie van het jaarverslag op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx (ieder jaar in juni).
- Bijsturing van de structuur en de inhoud van de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx na evaluatie door experten en gebruikers (2011).
- Tweede evaluatie door gebruikers en experten van de website (2013).
- Ontsluiten van de Topstukkenlijst en een deel van de Collectie van de Vlaamse Gemeenschap via de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx (2011).
- Binnen de webpagina’s Erfgoed een portaal aanbieden met een register van alle erkenningen volgens type: erkende musea, erkende culturele archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken (2011).
- Gebruiksvriendelijke formulieren maken die het kwaliteitslabel dragen van Taaladvies/Wetsmatiging. Voorbereiden van webformulieren en pdf-formulieren die online ingevuld en elektronisch ondertekend kunnen worden (2010 – 2015).
- Verder werken aan de ontsluiting van de bibliotheek Kunsten en Erfgoed.
- Uitbouwen van het VO-net tot een kwaliteitshandboek voor het agentschap.
1.9. Financieel management
- Aanpassen van de financiële structuur in functie van nieuw rekendecreet.
- Uitwerken rapportering in COGNOS voor de dossierbehandelaars (2011).
- Uitwerken rapportering voor de DAB’s (2011).
- Uitwerken rapportering uitvoering begroting op maat (2011).
1.10. Facilitair management
- Actieve monitoring van de calamiteitenplannen (zesmaandelijks overleg tussen de betrokken instellingen).
- Uitbouw van een degelijk archiefbeheer aan de hand van het archiefbeheersplan.
- Als bouwheer het beleid rond culturele infrastructuur bepalen in samenwerking met de andere partners en in het bijzonder het FoCI.
2. Systeem van interne controle
Het agentschap finaliseert en evalueert het uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle, opvraagbaar door de functioneel bevoegde minister en de ministers bevoegd voor Financiën en Begroting en Bestuurszaken, dat minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid behelst, met name:
- het effectief en efficiënt beheer van risico’s;
- de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering;
- de naleving van de regelgeving en de procedures;
- de effectieve en efficiënte werking van de diensten;
- de bescherming van de activa.
Al de in de “Organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling” voorgestelde acties helpen om het verder uitbouwen van een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle.
3. Personeelsbezetting
Het agentschap engageert zich tegenover de minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams regeerakkoord van 2009 – 2014.
Indien het reëel aantal VTE is gestegen tussen het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord en de aanvang van de beheersovereenkomst, legt de entiteit een structureel en haalbaar plan voor in functie van het afsluiten van de beheersovereenkomst, met het oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, ten allerlaatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst.
Vanaf de aanvangsdatum van de beheersovereenkomst moet elke verhoging van het reëel aantal VTE in de entiteit voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van het opstellen van het ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie tot een verhoging moet gepaard gaan met een structureel en haalbaar plan met het oog op een
volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, in principe, ten laatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst.
Indien blijkt dat personeelsuitbreiding als gevolg van nieuw beleid niet kan worden ingevuld door middel van interne rekrutering of verschuivingen van personeel (binnen de eigen entiteit en in tweede orde binnen het beleidsdomein) moet de behoefte aan bijkomend personeel worden gemotiveerd en voorafgaand worden voorgelegd voor beslissing aan de Vlaamse Regering.
Met het gelijk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd.
Aanvullende opdrachten en andere engagementen
Ingeval van toewijzing aan het agentschap van aanvullende opdrachten zal vooraf een berekening van de nodige middelen worden uitgevoerd. Vervolgens zal in overleg met het agentschap worden onderzocht of het agentschap deze aanvullende opdrachten op zich kan nemen en in welke mate dit mogelijk is met de beschikbare middelen, dan wel of er extra middelen moeten toegekend worden of dat er herschikkingen moeten gebeuren.
Ingeval door omstandigheid of door de aard van de zaak zich aanvullende opdrachten aan het agentschap opdringen, engageert de Vlaamse Regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden.
Om aan de informatiebehoeften te voldoen en zowel de beleidsondersteuning als de beleidsuitvoering te optimaliseren, engageren het agentschap en het departement zich ertoe de principes van de nieuwe organisatiestructuur van de Vlaamse overheid, verankerd in het kaderdecreet na te leven en volgende afspraken na te komen:
- Het departement zal geen beleidsvoorbereidende initiatieven ontplooien binnen de domeinen waarvoor het agentschap bevoegd is zonder het agentschap tijdig en volwaardig te betrekken.
- Het agentschap zal op vraag van het departement met het oog op de beleidsvoorbereiding de relevante informatie aanleveren waarover het beschikt (statistisch materiaal, rapporten met beleidsrelevante elementen,…).
- Het agentschap engageert zich om proactief mee te werken aan de acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op zijn doelstellingen. Zo zal waar nodig overleg worden gepland met het Vlaams Netwerk waar armen het woord nemen en andere relevante stakeholders zoals vormingsinstellingen.
- Het departement zal op vraag van het agentschap de relevante beleidsgegevens en beheersgegevens/diensten aanleveren.
Naast de uitvoering van de vermelde acties, zal het agentschap een bijdrage leveren aan de realisatie van deze acties, die getrokken worden door een andere entiteit van het ministerie en waarbij het agentschap als partner werd aangeduid.
Hoofdstuk III: Engagementen van de Vlaamse Regering
Financiële bepalingen en andere engagementen
De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting.
De Vlaamse Regering verbindt er zich steeds toe om een sluitend juridisch kader aan te reiken waarbinnen het agentschap zijn activiteiten kan ontplooien, en zijn engagementen kan realiseren.
Naast het verstrekken van de vereiste financiële middelen zoals hiervoor, zal de regering in het licht van onderhavige beheersovereenkomst nog een aantal aanvullende engagementen aangaan.
- Het agentschap wordt betrokken bij de ontwikkeling van nieuwe instrumenten of de evaluatie van de bestaande instrumenten die het beleid gestalte geven.
- De voorbereiding van nieuwe decreten en uitvoeringsbesluiten, alsook van wijzigingen aan bestaande decreten en uitvoeringsbesluiten, die van invloed zijn op de werking van het agentschap, gebeurt in overleg met het agentschap.
- De Vlaamse Regering en de voor Cultuur bevoegde minister verbinden zich ertoe om de gegevens die binnen haar invloedsfeer liggen en nuttig zijn voor de opdracht van het agentschap ter beschikking te stellen van het agentschap.
Hoofdstuk IV: Financiële betrekkingen tussen de ondertekende partijen
Herkomst van de financiële middelen van het agentschap
§1. De centrale diensten
- Werkingsmiddelen op begroting.
- Fonds voor de kunsten.
§2. De buitendiensten (DAB’s)
- Dotaties.
- Ontvangsten voortvloeiend uit daden van beheer of beschikking met betrekking tot de eigen domeingoederen.
- Terugvorderingen van ten onrechte gedane uitgaven.
- Vergoedingen voor prestaties aan derden.
Financiële betrekkingen tussen de ondertekende partijen
Het agentschap (incl DAB’s) engageert zich bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen, tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo.
Jaarlijks dient het agentschap bij het indienen van zijn ondernemingsplan en bij de opmaak van de initiële begroting een begrotingsontwerp met betrekking tot de bestedingen van het agentschap toe te voegen voor het betreffende begrotingsjaar. Ook bij de rapportering omtrent de uitvoering van de beheersovereenkomst zal steeds de nodige aandacht besteed worden aan de effectieve besteding van de middelen.
Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen
Inzake financieel beleid zijn alle agentschappen tot nader order onderhevig aan de wetgeving op de rijkscomptabiliteit (agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid) of de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en het BVR 21/05/1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de openbare instellingen (agentschappen met rechtspersoonlijkheid).
Hoofdstuk V: Opvolging, rapportering en evaluatie
Opvolging, rapportering
De partijen engageren zich tot regelmatig overleg en systematische doorstroming van alle informatie die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst.
Het regelmatige overleg heeft betrekking op:
- de rapportering over de uitvoering van de beheersovereenkomst;
- externe en interveniërende factoren bij de uitvoering van de beheersovereenkomst;
- bespreking van beleidsinitiatieven relevant voor de uitvoering van de beheersovereenkomst en de uitvoering van de opdrachten van het agentschap;
- bespreking van relevante beslissingen genomen in parlementaire commissies en van antwoorden op parlementaire vragen.
Dit overleg wordt semestrieel voorzien.
Evaluatie
Jaarlijks wordt in mei door beide partijen een gezamenlijke evaluatie doorgevoerd van de uitvoering van de beheersovereenkomst en de aanwending van de ter beschikking gestelde middelen. Dit gebeurt op basis van de rapportering door het agentschap over de uitvoering van de beheersovereenkomst, het eventuele opvolgingsrapport van het departement en eventuele verslagen van de dienst Interne Audit.
Deze evaluatie handelt minimaal over de voortgang van de uitvoering van de beheersovereenkomst, eventuele correctieve maatregelen van het beleid aan de evoluties in het veld en eventuele noodzakelijke bijsturingen voor de nieuwe beheersovereenkomst en het beleid.
In concreto wordt nagegaan of het agentschap het volgende heeft bereikt of vervuld:
- De vooropgestelde resultaatsnormen inzake strategische en operationele organisatiedoelstellingen voor het betrokken jaar.
- De acties inzake beleidsuitvoering en beheer zoals die in het ondernemingsplan van het betrokken jaar beschreven staan.
Hoofdstuk VI: Geschillenregeling
Vermits een beheersovereenkomst een sturingsinstrument is, onder de vorm van een werkafspraak binnen de overheid en dus strikt genomen geen contractuele, juridisch bindende overeenkomst tussen overheid en derden, wordt er geen mogelijkheid ingebouwd om een burgerrechterlijke procedure in te stellen, ook niet nadat alle middelen tussen de contractanten zouden zijn uitgeput.
Geschillen die ontstaan bij de uitvoering van de beheersovereenkomst worden in eerste instantie in onderling overleg geregeld tussen de beide contractanten.
Op basis van dit advies beraden beide contractanten zich en wanneer dan nog geen consensus mogelijk blijkt, beslist de Vlaamse Regering.
Hoofdstuk VII: Aanpassingen beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden
Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister bevoegd voor Financiën en Begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden.
Gedaan op te Brussel
Voor de Vlaamse Gemeenschap
Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur Xxxx Xxxxxxxxxxx
Voor het agentschap
De administrateur-generaal Xxxxx Xxx Xxxxxxx