Omgeving & Markt
Omgeving & Markt
Afspraken vastleggen: maak gebruik van gestandaardiseerde modeluitvragen en -contracten voor het afnemen van iDiensten
Xxxxx Xxxxxx (Significant) en Xxxxxxxx Xxxxxxx (Sweco) NajaarsSummit: Mobility, Safety and Smart Centres as a Service Datum: 3 november 2017
Agenda
Inleiding
Welke iDiensten onderscheiden we?
• Welke dienstverlening kunnen overheden afnemen bij private partijen?
• Voor welke domeinen en thema’s kunnen diensten afgenomen worden?
Aanbesteding en contractering van iDiensten
• Hoe vindt aanbesteding en contractering plaats?
• Aandachtspunten voor een succesvolle aanbesteding en contractering
Enkele uitdagingen van een DCO
• Aan de hand van stellingen aanscherpen van modeluitvragen, -contracten en best practices
Vragen, conclusie en afsluiting
2
iCentrale: Publiek-privaat initiatief voor
transities in centrales
Hoofdgroep I ‘Prestaties en Doelen’
DCO
Hoofdgroepen II ‘Centrale Bediening en Personeel’
Hoofdgroep III ‘Data en informatie’
Hoofdgroep IV ‘Techniek en (ICT)systemen’
Hoofdgroep V-VII ‘Omgeving en (professionele) Markt´
3
Inleiding
Positie en samenhang in het programma iCentrale
4
Resultaten / Gebruiksproducten HG V-VII
Overall
• 17 Projecten met deliverables (en kennisoverdracht)
• 5 Gebruiksproducten
• 2 iDiensten (1e basisversies)
• 4 modelcontracten/ landelijke standaarden (met PIANOo)
• 3 Live Praktijkcases en -tests
Voorbeelden gebruiksproducten en standaarden
• Stappenplan en modelcontracten en modeluitvragen voor 4 type diensten
• Best practices dienstencontracten
• Best practices organisatievormen DCO
• Kosten-baten analyse en MKBA 🡺 onderbouwd inzicht in besparingen DCO’s!
Realisatie(s) bij DCO’s
⮚ RoadMap voor en door PU/ Midden NL [ingrijpende koerswijziging]
⮚ Ondersteuning besluitvorming professionalisering verkeersregie(kamer) gemeente Rotterdam
⮚ MT notitie ter voorbereiding op besluitvorming iCentrale Zuid PNH
5
Hoofdgroep V-VII: ondersteunen van DCO
Toezichthouder
Modeluitvraag en Modelcontract
Best Practices
Roadmap DCO
Kosten en Baten
6
Inleiding inkopen en aanbesteden Diensten
Primaire doel:
Ervoor zorgen dat de decentrale overheden (DCO’s) in staat zijn om iDiensten in te kopen.
Deliverables:
1. Best practices
2. Modeluitvragen en -contracten
Vandaag:
1. Presenteren van te onderscheiden iDiensten (vanuit het inkoop-perspectief)
2. Presenteren van modeluitvragen en –contracten voor succesvolle aanbesteding en contractering van de iDiensten
3. Discussie over enkele (aanbestedingstechnische) uitdagingen die geadresseerd moeten worden in de modeluitvragen en –contracten
7
Routekaart van besluit naar contractering
• Aansluiting beleidsuitvoering
• Realistische kansen
• check op huidige prestatie
Huidige situatie Stip op de
horizon
1. Besluitvorming
1. Besluitvorming
GO/ NO-GO
Ambitie/ uitvoering/ middelen
Zel f
Ma rkt
2. Scope -, topeisen - en SLA/KPI-bepaling
2. Scope -, topeisen - en SLA/KPI-bepaling
Vinkenkaart
Top eise n
Sco pe
3. Normwaarden/ nulmeting t.b.v. basiscontract
3. Normwaarden/ nulmeting t.b.v. basiscontract
Performance
check
30%
40%
70%
4. Contract maatwerk
4. Contract maatwerk
Voorbereiding
Aanbestedings-
Aanbesteding Contractuitvoering
Selectieleidraad Gunnings-
Input: modelcontracten vinkenkaart
en
contracterings- strategie
leidraad
Dienstverlenings- overeenkomst
Dienstverlenings
-overeenkomst
5. Transitieladder
5. Transitieladder
8
Welke domeinen en thema’s onderscheiden we?
9
Welke iDiensten onderscheiden we?
Vier modeluitvragen en –contracten
• Vanwege de vele mogelijkheden bij het samenstellen van deze iDiensten
• Vier modeluitvragen en –contracten van samengestelde iDiensten die het gehele speelveld inzichtelijk maken.
• Onderscheid wordt gemaakt in:
Minimale dienst | Maximale dienst | |
Met eigen bediencentrale | KPI gestuurd gaan werken in de Verkeerscentrale | Doorstroming en veiligheid as a service vanuit de bestaande bedien centrale |
Geen eigen bediencentrale | Verkeersmanagement as a Service | “Maximale dienst zonder eigen bediencentrale” |
10
Welke iDiensten onderscheiden we?
Vier modeluitvragen en –contracten
• Vanwege de vele mogelijkheden bij het samenstellen van deze iDiensten
• Vier modeluitvragen en –contracten van samengestelde iDiensten die het gehele speelveld inzichtelijk maken.
• Onderscheid wordt gemaakt in:
Minimale dienst | Maximale dienst | |
Met eigen bediencentrale | KPI gestuurd gaan werken in de Verkeerscentrale | Doorstroming en veiligheid as a service vanuit de bestaande bedien centrale |
Geen eigen bediencentrale | Verkeersmanagement as a Service | “Maximale dienst zonder eigen bediencentrale” |
11
Minimale dienst | Maximale dienst | |
Met eigen bediencentrale | 1 domein (verkeersmanagement) 1 beheersgebied Alleen personeel Niveau dienstverlening: inrichten van activiteiten (B) | 3 domeinen ( tunnel, bruggen, sluizen en VM) Meerdere beheersgebieden Personeel, data en techniek Niveau dienstverlening: Inrichten van prestaties (A) |
Geen eigen bediencentrale | 1 domein | 3 domeinen ( parkeren, |
(verkeersmanagement) | crowdmanagement, | |
1 beheersgebied | stadstoezicht) | |
Personeel, data en | Meerdere | |
techniek | beheersgebieden | |
Verrichten van activiteiten | Personeel, data en | |
(C) | techniek | |
Niveau dienstverlening: | ||
Inrichten van prestaties (A) |
12
Aanbesteding en contractering van iDiensten
De opmaat naar kwalitatief hoogwaardige dienstverlening
Voorbereiding
(strategiebepaling)
Aanbesteding (specificeren, selecteren en contracteren)
Contractuitvoering (implementatie, uitvoering en exit)
Selectieleidraad
Aanbestedings-en contracterings- strategie
Gunnings- leidraad
Dienstverlenings- overeenkomst
Dienstverlenings- overeenkomst
13
Aanbesteding en contractering van iDiensten
Modeluitvragen en -contracten
Totstandkoming:
Selectieleidraad
Gunningleidraad
Dienstverlenings- overeenkomst
Vraagspecificatie Eisen
Aanbestedingsstrategie
Vraagspecificatie Proces
Annexen
Inkoop- voorwaarden
Bijlagen
Bijlagen
Werkgroep: Materiedeskundigen uit de 4 Hoofdgroepen en aanbestedingsdeskundigen
Toetsing:
Klankbordgroep:
Met inkoop- en aanbestedingsdeskundigen, waaronder PIANOo
Na vaststelling:
Publicatie via website PIANOo
14
Aanbesteding en contractering van iDiensten
Een succesvolle aanbesteding start met een goed doordachte strategie!
• Operationeel verkeersmanagement, conceptueel beschouwd:
– Continue dienstverlening
– Dienstverlener is expert, dus een maximale functionele insteek. Sturing op output of outcome.
– Naadloze aansluiting op bestaande assets, areaal etc.
– Flexibiliteit in uitvoering cruciaal (transitie, scopewijziging en innovatie).
– Financiering:
– Exploitatie, periodieke geldstroom
– Ruimte voor meerwerk/investering
– Selectie en gunning gekoppeld aan te bereiken doelstellingen
15
Aanbesteding en contractering van iDiensten
1. Vraaganalyse
• Gevraagde dienstverlening:
– Scope van de dienstverlening:
– operationeel verkeersmanagement, met een centrale van dienstverlener
– Output en operational performance
– Voorziene ontwikkelingen:
– aanpassingen scope, innovatie en transitie
– samenwerking andere beheerders, etc.
– Best practice:
– Europese aanbesteding Gebiedscontract Gooi en Vechtstreek van de provincie Noord-Holland
– Europese aanbesteding Openbaar Vervoer Drechtsteden, Alblasserwaard-Vijfheerenlanden (DAV) van de provincie Zuid-Holland
– Europese aanbesteding Instandhouding Beveiligingssysteem Havenschap Moerdijk
• Contractvorm en –duur:
– Hybride contract met een mix van technische en functionele eisen
– Middel(lange) duur: van minimaal 2 tot ongeveer 10 jaar
– Best practice: opzet UAV-GC contracten
• Financiering: van investering naar exploitatie
– Financiële kaders
– Afrekenmodel
– Best practice: Aanbesteding Uitvoerende taken onderhoud openbare ruimte ten behoeve van de Gemeente Epe
16
Aanbesteding en contractering van iDiensten
2. Aanbodanalyse
• Breng de markt en de ontwikkelingen daarin in kaart
• Voer desgewenst een marktconsultatie uit
• Denk na over het gewenste type marktpartij:
– Integrale dienstverlening?
– Bewezen flexibel en in staat innovaties door te voeren?
• Denk na over hoe de markt de vraag beoordeelt. Interessant?
• Best practice:
– Handreiking Marktconsultatie van PIANOo*.
* xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx0000.xxx
17
Aanbesteding en contractering van iDiensten
3. Inrichting aanbesteding
• Uitgangspunt is aanbesteden in een perceel:
– Geen ongewenste verdeling van verantwoordelijkheden.
– Beheersbaarheid en aansturing
– Mogelijk meerdere percelen bij meerdere beheergebieden
– Best practice: aanbesteden met behulp van combinatiepercelen:
• Organisatie aanbesteding en contractmanagement:
– Organisatorische borging, rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
– Type leverancier en benodigde managementintensiteit
– Eisen en randvoorwaarden voor effectief contractmanagement op operationeel, tactisch en strategisch niveau
– Best practice:
– implementatie overeenkomst en dienstverlening, inrichting contract- en leveranciersmanagement
– Inrichting overlegstructuur (ICT-project)
18
Aanbesteding en contractering van iDiensten
4. Uitvoering aanbesteding
• Selectie
– Kwaliteitssystemen
– Relevante ervaring om geschiktheid te toetsen en te beoordelen
– Best practice:
– Europese aanbesteding Beheer en onderhoud van de openbare ruimte in de regio Vallei en Veluwe van de Provincie Gelderland
• Gunning
– Gunningsmodel, voorbeelden: gunnen op waarde, gewogen factormethode of anders
– Gunningscriteria: Prijs, Prestaties, Uitvoering en beheersing
– Basis van beoordeling is RADAR-methode van EFQM. Te bereiken doelstellingen staan hierbij centraal
– Best practice: Europese Aanbesteding NDW Centraal Informatie Systeem (NCIS)
19
Stellingen
Enkele uitdagingen van een DCO
Mijn organisatie is klaar om als professioneel opdrachtgever een langdurige relatie met een dienstverlener aan te gaan
Standpunt programma: een organisatie is klaar als de beheerorganisatie, de overlegstructuur en het contract- en leveranciersmanagement zijn ingericht én functionarissen in staat zijn gesteld om als professioneel opdrachtgever op te treden.
20
Stellingen
Enkele uitdagingen van een DCO
Innovatie bij een dienstverlener kun je
niet afdwingen
Standpunt programma: innovatie kun je inderdaad niet afdwingen. Het is wel mogelijk de juiste voorwaarden te scheppen, onder andere door het juiste type dienstverlener te contracteren, door ruimte in het contract te bieden en prikkels in te bouwen die innovatie stimuleren.
21
Stellingen
Enkele uitdagingen van een DCO
Een malusregeling heeft geen positief effect op de prestatie van de dienstverlener
Standpunt programma: een malusregeling is een mogelijkheid om een dienstverlener te stimuleren. Net als een bonus overigens. Het moet gaan om het inbouwen van prestatieprikkels die bijdragen aan het presteren van de dienstverlener. Het uitvoeren van iDiensten is mensenwerk, kijk daarom breder dan alleen het financieel ‘straffen of belonen’ van de organisatie.
22
Conclusie
Hoofdconclusie
• Het programma iCentrale faciliteert DCO’s in NL door modeluitvragen- en contracten op te stellen om iDiensten (eenvoudig) in te kopen
Best practices
• Best practices laten zien dat de wijze van aanbesteden en contracteren van iDiensten niet nieuw is. De vandaag genoemde voorbeelden zijn slechts een selectie.
• Voorbeelden komen uit onder meer de hoek van FM, ICT, OV, zorg en GWW
• Oproep: best practices zijn nooit ‘af’. Goede voorbeelden zijn altijd welkom!
Modeluitvragen en -contracten
• Voor 4 samengestelde iDiensten worden modeluitvragen- en contracten opgesteld
• De basis hiervan zijn de geïdentificeerde best practices
• Die modellen bestaan uit de volgende set van documenten:
– Aanbestedings- en contracteringsstrategie
– Selectie- en gunningsleidraad
– Dienstverleningsovereenkomst inclusief bijbehorende vraagspecificaties en bijlagen
• Het model is een hulpmiddel. Het dient door elke DCO op maat te worden gemaakt.
• Verkeersmanagement is het eerste modelcontract, de rest volgt spoedig daarna
23
De iDiensten, in Hoofdgroepen
HG I Xxxxxx & Prestaties HG II Bediening & Personeel HG III Data & Informatie
HG IV Techniek & Systemen
Beter Benutten regio’s
24
De iDiensten, door de bedrijven
HG I Xxxxxx & Prestaties HG II Bediening & Personeel HG III Data & Informatie
HG IV Techniek & Systemen
Beter Benutten regio’s
25
Contact
Deze en alle andere presentaties zijn terug te vinden op: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/
Significant
Sweco Nederland B.V.
Xxxxx Xxxxxx
x00 0 00 000 000
Xxxxxxxx Xxxxxxx
x00 0 00 00 00 00
26