Electronics Watch Contractvoorwaarden voor Leveringscontracten
Electronics Watch Contractvoorwaarden voor Leveringscontracten
Deel 1: Contractvoorwaarden
Inleidende bepalingen
1. Deze voorwaarden zijn bedoeld voor opname in een contract tussen de Geaffilieerde en de Contractant voor de levering van elektronische goederen.
OF
Deze voorwaarden zijn bedoeld voor opname in een goederen- en/of dienstencontract tussen de Geaffilieerde en de Contractant, dat de tijdelijke of permanente levering behelst van elektronische goederen.
2. In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
“Geaffilieerde”: elke geaffilieerde van Electronic Watch die, als een aanbestedende dienst (zoals gedefinieerd in Richtlijn 2014/24/EU), de naleving van de Code in Fabrieken controleert via Electronic Watch;
“Code”: De Electronics Watch Code of Labour Standards begrepen in Deel III van deze Voorwaarden of een equivalente Code1 van internationale arbeidsnormen2;
“Voorwaarden”: de Electronic Watch Contractvoorwaarden voor Leveringscontracten;
“Contract”: de juridisch bindende overeenkomst tussen de Geaffilieerde en de Contractant waarin wordt bepaald dat de Contractant Goederen dient te leveren volgens de Voorwaarden;
“Arbeidscontract”: een contract voor het verrichten van diensten of voor een
1 Equivalente codes vereisen naleving van arbeidswetgeving, waaronder gezondheids- en veiligheidsnormen en internationale arbeidsstandaarden, waaronder de ILO core conventions (zie clausule 2 van Deel III van deze Voorwaarden)
2 Zie Artikel 42 van Richtlijn 2014/24/EU waarin wordt bepaald dat, wanneer een exacte beschrijving van het onderwerp van de overeenkomst niet mogelijk is, de verwijzing naar de overeenkomst gepaard dient te gaan met de woorden “of equivalent”.
assistenschap, ongeacht of deze uitdrukkelijk of impliciet werd afgesloten en, indien uitdrukkelijk, mondeling of schriftelijk;
“Contractant”: de onderneming die het contract aangaat met de Geaffilieerde;
“OpenbaarmakingsdocumentOpenbaarmakingsdocument”: het Openbaarmakingsdocument begrepen in Deel II van deze Voorwaarden;
“Electronic Watch”: de Stichting Electronics Watch Foundation, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx;
“Werknemer”: elke natuurlijke persoon die een contract heeft aangegaan met of werkt onder toezicht van (of, wanneer de arbeidsrelatie ten einde is gekomen, heeft aangegaan of heeft gewerkt onder toezicht van) een Arbeidscontract met de Contractant en/of de Leverancier;
"Fabriek": een assemblagefabriek waarin enig aantal van de Goederen wordt geassembleerd, of een toeleveringsfabriek van componenten waarin de (op basis van de waarde) voornaamste elektronische onderdelen, gebruikt in de assemblage van de Goederen, worden geproduceerd;
"Goederen": de elektronische goederen (waaronder de componenten) die het onderwerp van het Contract vormen (inclusief goederen en componenten die slechts tijdelijk worden geleverd als onderdeel van een servicecontract);
“Onafhankelijke Waarnemer”: een maatschappelijke organisatie die contractueel gebonden is aan Electronic Watch en die de naleving van de Code in Fabrieken controleert;
“Maatschappelijk Verantwoorde Handelsvoorwaarden”: in het algemeen, handelsvoorwaarden onder dewelke Goederen kunnen geproduceerd worden in overeenstemming met de Code; deze betreffen in het bijzonder eerlijke en redelijke leveringstijden, prognoses die het risico op zakelijke schommelingen matigen, eerlijke prijszetting van Goederen en een proportionele risico-overdracht in de gehele toeleveringsketen;
"Leverancier": iedere toeleverancier van de Contractant en onderleveranciers verderop in de toeleveringsketen van de Contractant en die is betrokken bij de productie of levering van de Goederen;
“UNGP”: United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights, goedgekeurd door de Mensenrechtenraad van de VN in juni 2011 en zoals herhaaldelijk bijgewerkt;
“Werkdag”: elke andere dag dan het weekend, een feestdag of een wettelijke vakantiedag.3
Verplichtingen van de Contractant
3. Tijdens de uitvoering van de overeenkomst zal de Contractant steeds de bepalingen naleven van de toepasselijke wetten, regels en richtlijnen inzake arbeid, anti- slavernij en mensenhandel en haar activiteiten uitoefenen op een manier die overstemt met de Code, de UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGP) en de Socially Responsible Trading Conditions.
4. De Contractant verklaart en waarborgt dat, op het moment van ondertekening, de Contractant noch haar medewerkers, werknemers of vertegenwoordigers werden veroordeeld voor een misdrijf gerelateerd aan moderne slavernij, gedwongen arbeid en/of mensenhandel en dat zij evenmin het onderwerp waren van een onderzoek of een handhavingsprocedure door een overheid of een administratief of regelgevend orgaan met betrekking tot een misdrijf of een vermeend misdrijf of in relatie met moderne slavernij en/of gedwongen arbeid en/of mensenhandel.
3 Opmerking: deze definitie dient de definitie van “dag” te weerspiegelen in het onderliggend contract.
Due Diligence
5. De Contractant moet het risico van mogelijke schendingen identificeren en verkleinen, feitelijke schendingen herstellen, en herhaling van schendingen van de normen vervat in de Code tijdens de productie van de Goederen en de uitvoering van het Contract voorkomen ("Due Diligence").
6. Teneinde deze Due Diligence uit te oefenen zal de Contractant tijdens de duur van het Contract minimaal:
a) elke onderhandelingsmacht die het heeft over de Leverancier gebruiken, waaronder contractuele rechten en commercieel haalbare stimulansen om, in de geest van voortdurende verbetering, de Goederen te verwerven in overeenstemming met de Code, de UNGP, en de Socially Responsible Trading Conditions;
b) elke redelijke en proportionele inspanningen leveren om, in de contracten met Leveranciers:
(i) Een beding op te nemen dat de Leverancier verplicht de Goederen te verwerven in overeenstemming met de Code; en
(ii) Clausules op te nemen met betrekking tot een escalatieprocedure die equivalent is met deze uiteengezet in paragrafen 14 tot en met 19 en die in werking treedt bij het schenden van de verbintenissen van de Leverancier om de Goederen in overeenstemming met deze Code te verwerven;
c) een gepast systeem van training voor de werknemers van de Contractant implementeren om naleving met deze Code te waarborgen;
d) de Xxxxxxxxxxxxx en/of Electronic Watch informeren op het moment dat het in kennis wordt gesteld van een schending of mogelijke schending van de Code of deze Voorwaarden, of wanneer de Contractant kennis neemt van vermoedelijke moderne slavernij, gedwongen arbeid en/of mensenhandel gerelateerd aan het productieproces voor de productie van de Goederen, en
e) redelijke en proportionele inspanningen leveren zodat Leveranciers tezamen met Electronic Watch meewerken met en zich inspannen om de gevolgen van inbreuken te verhelpen en te voorkomen.
Informatieverschaffing en Verificatie
7. Binnen 25 werkdagen na de contractdatum (of zo snel als redelijkerwijze mogelijk) dient de Contractant aan Electronics Watch en de Geaffilieerde, bij wijze van een ingevuld Openbaarmakingsdocument kosteloos in kennis te stellen van:
a. de Fabrieken waar de Goederen worden geproduceerd (hierin begrepen de maatschappelijke benaming en het volledig vestigingsadres);
b. de specifieke producten of componenten die in elke Fabriek worden geproduceerd.
De Contractant dient Electronics Watch en de Geaffilieerde zo snel als redelijk mogelijk op de hoogte stellen van alle wijzigingen ten opzichte van de in het Openbaarmakingsdocument verstrekte informatie waar hij kennis van neemt.
8. De Contractant zal redelijke en proportionele inspanningen leveren om zijn bevindingen met betrekking tot de Fabrieken inzake naleving, of een samenvatting van deze bevindingen (of, indien beschikbaar voor openbaring, de onderzoeksrapporten), te openbaren in zoverre de Contractant deze bevindingen kan ontdekken en verkrijgen door middel van redelijke onderzoeken. Deze informatieverschaffing zal gebeuren binnen 25 Werkdagen vanaf de ondertekening van het Contract (of zo snel als redelijk mogelijk).
De Contractant zal zich elke 6 maanden informeren bij elke directe Leverancier met betrekking tot het feit of er enige verdere nalevingsbevindingen (of, indien beschikbaar voor openbaring, onderzoeksrapporten) met betrekking tot de Fabrieken werden uitgevoerd en om deze bevindingen te openbaren in overeenstemming met de voorwaarden van deze paragraaf.
De verbintenissen van de Contractant tegenover de Leverancier
9. Wanneer de Leverancier het bewijs levert van een inbreuk op de Code zal de Contractant samenwerken met de Geaffilieerde en Electronic Watch en redelijke en proportionele maatregelen nemen om:
a) Toegang te verkrijgen tot Onafhankelijke Waarnemers in de Fabrieken waar de werkelijke of mogelijke inbreuk heeft plaatsgevonden, waaronder:
● Bezoeken aan alle relevante werkplaatsen, hotels en slaapverblijven;
● Bevragingen van Arbeiders zonder de aanwezigheid van meerderen of management;
● Analyse van relevante fabrieksgegevens, waaronder:
o Collectieve arbeidsovereenkomsten;
o Personeelsbestanden;
o Gegevens over werkuren en betaalde lonen;
o Gegevens over betaalde sociale bijdragen, pensioenen en feestdagen;
o Klachtenprocedures;
o Tuchtlogboeken;
o Gezondheid- en veiligheidsprocedures; en
o Andere relevante fabrieksgegevens.
b) De schriftelijke bevindingen inzake naleving en de corrigerende maatregelen verbonden aan de werkelijke of mogelijke inbreuk te verkrijgen van en te leveren aan Electronics Watch;
c) De inventaris van gebruikte en opgeslagen chemische bestanddelen en de waarnemingsverslagen met betrekking tot gezondheid, veiligheid en milieu-impact voor elke Fabriek waarbinnen zich een werkelijke of mogelijke inbreuk van de gezondheids- en veiligheidsstandaarden van de Code heeft plaatsgevonden te verkrijgen van en te leveren aan Electronics Watch; en
d) De mate waarin de handelsvoorwaarden en deze van de Leveranciers een negatief effect hebben op de naleving van de Code in de betroffen Fabrieken en/of de inbreuk of de Maatschappelijk Verantwoorde Handelsvoorwaarden te rapporteren aan de Geaffilieerde en Electronics Watch.
10. De Contractant zal:
a) Voldoen, en alle redelijke en proportionele maatregelen nemen om te verzekeren dat haar Leveranciers voldoen, aan alle toepasselijke wetten en regels met betrekking tot klokkenluiders die van tijd tot tijd geldend zijn in de jurisdictie waar de Goederen worden geproduceerd;
b) Een gepast klokkenluidersbeleid implementeren en onderhouden, en alle redelijke en proportionele maatregelen nemen om te verzekeren dat haar Leveranciers dit eveneens doen, om de bescherming en ondersteuning van haar personeel en/of het personeel van haar Leveranciers te waarborgen waarbij de Contractant, de Geaffilieerde en Electronics Watch worden geïnformeerd over enige werkelijke of mogelijke inbreuk van deze Voorwaarden of enige toepasselijke wetten of regels; en
c) Redelijke en proportionele maatregelen nemen om te waarborgen dat klokkenluiders die, als gevolg van het opwerpen van een oprechte bezorgdheid een nadelige behandeling ondervinden, adequate rechtsmiddelen ontvangen; ongeacht of de Contractant of een Leverancier (indien toepasselijk) al dan niet een voldoende klokkenluidersbeleid hanteren; en
d) Het klokkenluidersbeleid waarnaar verwezen in paragraaf 9b zal op zijn minst:
i. Openheid aanmoedigen en klokkenluiders die een oprechte bezorgdheid uiten ondersteunen, zelfs wanneer blijkt dat zij zich vergist hebben;
ii. Klokkenluiders beschermen tegen een nadelige behandeling als het gevolg van het opwerpen van een oprechte bezorgdheid en het aanstellen van een specifieke klokkenluiderverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor het onderzoeken van deze behandeling; en
iii. Het vastleggen van tuchtmaatregelen toepasselijk op personeel die zich schuldig maken aan bedreigingen of represailleacties ten aanzien van klokkenluiders.
Transparantie
11. De Contractant verbindt zich ten aanzien van Electronics Watch om de volgende informatie publiekelijk beschikbaar te maken (in zoverre wettelijk toegelaten in de betroffen jurisdictie):
● de identiteiten van de Leveranciers en Fabrieken vermeld in het Openbaarmakingsdocument;
● Electronics Watch waarnemingsverslagen gerelateerd aan de Contractant nadat de Contractant de redelijke mogelijkheid heeft gehad om de bevindingen van de waarnemingsverslagen na te kijken en erop te reageren.
12. De Contractant zal alle redelijke en proportionele maatregelen nemen om juridisch noodzakelijke toestemmingen voor de publicatie van de informatie vermeld in paragraaf 11 te verkrijgen.
13. Indien de door de Contractant verstrekte informatie wordt gedeeld met derden (zoals Onafhankelijke waarnemers en andere Geaffilieerden om hen in staat te stellen om de verificatie te ondersteunen), zullen die derden zich verbinden om zich te onthouden van verdergaande onthullingen of alternatief gebruik van de informatie tenzij wettelijk verplicht.
Dialoog en Escalatie4
Escalatieprocedure
14. Indien de Contractant (of de Geaffilieerde redelijke gronden heeft om te geloven dat de Contractant) een inbreuk pleegt op deze Voorwaarden, zal de Contractant onmiddellijk meewerken met de Geaffilieerde en Electronics Watch om de Geaffilieerde toe te laten om vast te stellen of een inbreuk al dan niet heeft plaatsgevonden en, indien het geval, hoe de inbreuk kan worden verholpen zonder onmiddellijke toepassing van contractuele sancties. Het bepaalde in dit artikel 14 tot en met 19 laat de rechten van de Geaffilieerde en Electronics Watch uit hoofde van de wet onverlet.
15. De Geaffilieerde (of de Werknemers met toepassing van paragraaf 23) kan naar eigen goeddunken de Contractant verplichten om:
● aan de Geaffilieerde en Electronic Watch een schriftelijke verklaring af te
4 NB: Indien de Deelnemer aan Electronics Watch van plan is om exclusief op zijn eigen contractmanagement , dialoog- en handhavingsbepalingen die elders in het Contract zijn opgenomen te vertrouwen, moet deze sectie worden weggelaten.
geven met betrekking tot haar werkelijk of mogelijk verzuim om te voldoen aan haar verplichtingen, eventuele herstelmaatregelen die hij voorstelt te nemen en de termijn waarbinnen zulke maatregelen zullen worden genomen; en/of
● te voorzien dat een passende hooggeplaatste vertegenwoordiger van de Contractant een vergadering met de Geaffilieerde en Electronics Watch bijwoont; en alle herstelmaatregelen te nemen die de Geaffilieerde redelijkerwijs vereist.
16. De Contractant zal de in paragrafen 14 en 15 omschreven vereisten uitvoeren op eigen risico en binnen een redelijke termijn in verhouding tot de desbetreffende bepaling van het Contract, en zoals (redelijkerwijze) bepaald door de Geaffilieerde.
17. Indien een inbreuk op de verplichtingen van de Contractant onder deze Voorwaarden zich meermaals voordoet of wanneer verzoeken om te handelen aanhoudend worden genegeerd, kan de Geaffilieerde de Contractant schriftelijk in gebreke stellen, met volgende vermeldingen:
(a) Het feit dat het schrijven een ingebrekestelling betreft;
(b) Een redelijke omschrijving van de inbreuk van Contractant; en
(c) De vermelding dat de inbreuk een inbreuk uitmaakt die, indien deze meermaals voorkomt of aanhoudt, kan resulteren in, eerst, een schorsing en, hierna, de beëindiging van de Overeenkomst.
18. Indien, na de ingebrekestelling conform paragraaf 17, de inbreuk aanhoudt voor een excessieve duur of zich excessief vaak herhaalt door het enkele toedoen van de Geaffilieerde (die redelijk handelt), kan de Geaffilieerde een nieuwe ingebrekestelling richten tot de Contractant, met de volgende vermeldingen:
(a) Het feit dat het schrijven een laatste ingebrekestelling betreft;
(b) De kennisgeving dat de omschreven inbreuk reeds onderwerp was van een ingebrekestelling die verstuurd werd binnen een periode van 12 maanden die voorafgaat aan de datum van aflevering van de laatste ingebrekestelling; en
(c) Het feit dat het aanhouden gedurende een bepaalde periode of een gespecificeerd aantal herhalingen na de datum van het afleveren van de laatste ingebrekestelling de Overeenkomst eerst kan worden geschorst en dan kan worden opgezegd.
19. Na aflevering van de laatste ingebrekestelling onder paragraaf 18 kan de Xxxxxxxxxxxxx tevens een verdere ingebrekestelling afleveren, zonder dat deze
verdere ingebrekestelling iets afdoet aan een eventueel reeds ingetreden verzuim, die het contract schorst tot de inbreuk(en) werd(en) hersteld door de Contractant.
Sancties
20. Indien de inbreuk aanhoudt of zich herhaald conform paragraaf 19 kan de geaffilieerde de Overeenkomst opzeggen door geschreven kennisgeving aan de Contractant met een opzegperiode zoals vastgesteld door de Geaffilieerde (die redelijk handelt).
21. De Contractant zal de Geaffilieerde vergoeden voor alle verliezen, schade, kosten en uitgaven geleden door of toegewezen aan de Geaffilieerde als gevolg van de inbreuk van deze Voorwaarden door de Contractant.
22. De Geaffilieerde mag bedragen die zij eventueel verschuldigd is aan de Contractant onder deze Overeenkomst of onder enige andere Overeenkomst tussen de Contractant en de Geaffilieerde verminderen met het bedrag dat, conform paragraaf 21, verschuldigd is door de Contractant.
Rechten van derden
23. Voor zover toegestaan onder toepasselijk recht kunnen Werknemers, teneinde hun rechten te doen gelden, zich beroepen op de rechten en plichten van de Geaffilieerde in paragraaf 15 en deze tevens afdwingen alsof de Werknemers partij waren aan deze Overeenkomst.
24. De Geaffilieerde en de Contractant bevestigen dat het hun nadrukkelijke wil is om de rechten als bedoeld in paragraaf 15 toe te kennen in het voordeel van Werknemers.
25. Indien er enige tegenstrijdigheden of inconsistenties zouden bestaan tussen de bepalingen van de Overeenkomst en de paragrafen 23 en 24, zullen de bepalingen van paragrafen 23 en 24 prevaleren.
Deel II: Openbaarmakingsdocument [Disclosure form]
Available separately.