Algemene Verkopersvoorwaarden
Juni 2022
Algemene Verkopersvoorwaarden
IN AANMERKING GENOMEN DAT
a. Deze Algemene Verkopersvoorwaarden (de ‘Overeenkomst’) zijn van toepassing op de relatie tussen de Dienstverlener die gespecialiseerd is in de levering van taalkundige en aanverwante Diensten (de ‘Verkoper’) enerzijds, en de Acolad-groep en zijn verbonden entiteiten (‘ACOLAD’) die Diensten bestellen anderzijds.
b. ACOLAD taalkundige en/of andere lokalisatiediensten, met inbegrip van maar niet beperkt tot vertaling, beoordeling, proeflezen, post-editing, transcreation, copywriting, SEO, tolken, voice-over, ondertiteling, DTP en lokalisatie (de ‘Diensten’) aan zijn eindafnemers (de ‘Klanten’) levert.
c. De Verkoper ermee instemt taalkundige Diensten met betrekking tot een aantal van de bovengenoemde Diensten in overeenstemming met deze Overeenkomst aan ACOLAD te leveren.
1. Doel
Het doel van deze Overeenkomst is het vaststellen van de voorwaarden waar de Verkoper mee instemt om de Diensten aan ACOLAD te leveren.
De Verkoper is verantwoordelijk voor de noodzakelijke apparatuur om de Diensten te leveren.
2. Bestelling van Diensten
Op alle door ACOLAD bestelde Diensten is een Inkooporder van toepassing (hierna de ‘Inkooporder’). Deze bevat alle informatie die nodig is om de Diensten uit te voeren en beschrijft nauwkeurig:
- De kenmerken van de bestelde Diensten,
- De prijs van de Diensten,
- De datum van levering.
Inkooporders worden via het Verkopersportaal (het ‘Portaal’) of per e-mail verstrekt.
De Verkoper bevestigt elke Inkooporder via het Portaal of via een andere methode als die eerder met ACOLAD overeengekomen is. Door de Inkooporder te aanvaarden, stemt de Verkoper ermee in gebonden te zijn en te voldoen aan de in de Inkooporder beschreven eisen, tenzij een andere aanvaardingsprocedure met ACOLAD overeengekomen is.
Als de Inkooporder niet door de Verkoper wordt bevestigd, heeft ACOLAD het recht de werkzaamheden aan een andere Verkoper toe te wijzen.
Als de Verkoper niet instemt met het leveren van de Diensten, worden de Inkooporder en de bijlagen ervan binnen 24 uur na de schriftelijke kennisgeving van niet-aanvaarding vernietigd.
ACOLAD kan contact met de Xxxxxxxx opnemen om aanvullende Diensten naast de reeds opgedragen Diensten te bestellen.
Door de aanvullende Diensten te aanvaarden, kan de Verkoper verplicht worden aanvullende documenten in te vullen en/of te ondertekenen.
ACOLAD stelt Xxxxxxxx op de hoogte wanneer de Diensten niet langer door Klant wordt verlangd. De Verkoper verbindt zich ertoe de uitvoering van de Diensten onmiddellijk na ontvangst van een dergelijke kennisgeving te staken. De Verkoper factureert alleen dat gedeelte van de Diensten aan ACOLAD dat reeds is voltooid na ontvangst van een schriftelijke kennisgeving van annulering door ACOLAD. De Verkoper levert het reeds voltooide gedeelte onmiddellijk na ontvangst van deze kennisgeving van annulering. Het bedrag van de betreffende Inkooporder wordt herzien. Kennisgeving per telefoon of e-mail is eveneens geldig.
Als de Diensten tolkdiensten zijn, betaalt ACOLAD niet de volledige prijs van de Diensten, maar de volgende annuleringskosten:
Pagina 1 van 28
a. 50% van de prijs van de Diensten als de annulering tot veertien (14) werkdagen vóór de datum van de Diensten plaatsvindt,
b. 80% van de prijs van de Diensten als de annulering tussen zeven (7) en veertien (14) werkdagen vóór de datum van de Diensten plaatsvindt,
c. 100% van de prijs van de Diensten als de annulering zeven (7) werkdagen of minder vóór de datum van de Diensten plaatsvindt.
3. Levering en tijdige levering
De levering van de Diensten geschiedt op de in de Inkooporder aangegeven datum en tijd. Een levering wordt als te laat beschouwd als de overeengekomen deadline niet is gehaald en de Verkoper niet proactief overeenstemming met de contactpersoon van ACOLAD heeft bereikt om de deadline te verlengen.
Wanneer een Verkoper te laat is met een levering, behoudt ACOLAD zich het recht voor om:
(i) de Inkooporder te annuleren zonder verplicht te zijn tot betaling voor reeds uitgevoerde werkzaamheden,
(ii) de Diensten niet te aanvaarden zonder verplicht te zijn tot betaling voor onvoltooide werkzaamheden,
(iii) de Diensten toe te vertrouwen aan een derde.
Als ACOLAD de Inkooporder niet annuleert en de laattijdige levering de deadline van de Klant van ACOLAD in gevaar brengt en/of invloed heeft op deadlines voor andere talen (bijv. voor bestellingen/projecten in verband met meertalige inhoud), kan 15% in mindering worden gebracht op het totale bedrag van de Inkooporder, onverminderd andere schadevergoedingen waarop ACOLAD recht kan hebben.
4. Kwaliteitsnormen en niet-naleving
4.1. Kwaliteitsnormen
a) De Verkoper verbindt zich ertoe Diensten te leveren in overeenstemming met de kwaliteitsnormen van ACOLAD (zie bijlage 1) en in overeenstemming met de eisen van de Klant zoals beschreven in de Inkooporder en/of met de aanvullende eisen van ACOLAD voor een bepaald project/bepaalde order als die apart in instructies zijn vastgelegd.
b) Xx Xxxxxxxx verbindt zich ertoe zijn/haar werkzaamheden voorafgaand aan de levering op volledigheid, juiste spelling (inclusief automatische spellingcontrole), interpunctie, terminologische samenhang, naleving van voorgeschreven terminologie en inhoudelijke nauwkeurigheid te controleren en alle noodzakelijke wijzigingen aan te brengen, zodat de levering aan de eisen van de kwaliteitsnormen van ACOLAD (zie bijlage 1) voldoet.
c) De Verkoper stelt ACOLAD op de hoogte van noodzakelijke aanpassingen van de bestaande terminologie die in de terminologiebestanden van ACOLAD tot uitdrukking moeten komen.
d) Met behulp van de in de instructies genoemde technische middelen en tegen de overeengekomen kosten zorgt de Xxxxxxxx ervoor dat de opmaak van de door hem/haar geleverde documenten overeenkomt met de opmaak van het bronbestand.
e) Tenzij anders aangegeven door ACOLAD, kunnen hulpmiddelen voor computerondersteund vertalen (CAT) gebruikt worden, met inbegrip van maar niet beperkt tot vertaalgeheugens (TM), terminologiebeheer en kwaliteitsborging.
f) De Verkoper erkent echter dat CAT-hulpmiddelen onder de beperkingen van het artikel ‘Vertrouwelijkheid’ vallen. De Verkoper is als enige verantwoordelijk in geval van onrechtmatig of oneigenlijk gebruik van dergelijke hulpmiddelen.
g) Als ACOLAD vertaalgeheugens met de Verkoper deelt, gebruikt de Verkoper deze geheugens alleen voor werkzaamheden die op grond van deze Overeenkomst zijn opgedragen.
h) Omwille van de vertrouwelijkheid, traceerbaarheid en kwaliteit is het de Verkoper ten strengste verboden een hulpmiddel voor machinevertaling of een automatisch vertaalsysteem van welke aard dan ook, al dan niet online, te gebruiken, tenzij ACOLAD andere instructies heeft gegeven. Als ACOLAD om een machinevertaling verzoekt, verbindt de Verkoper zich ertoe uitsluitend te werken met de inhoud van de machinevertaling die door ACOLAD is verstrekt.
i) Wanneer taalkundige Diensten worden geleverd, garandeert de Verkoper dat de Diensten uitgevoerd worden door beroepsbeoefenaars die de doeltaal op moedertaalniveau beheersen en aan de ISO 17100- eisen voldoen. De Verkoper moet kunnen aantonen dat hij/zij:
• Een erkend hogeronderwijsdiploma op het gebied van vertaling of taalkunde van een instituut voor hoger onderwijs heeft; of
• Een erkend hogeronderwijsdiploma op een ander gebied en 2 jaar voltijdse ervaring als professioneel vertaler heeft; of
• 5 jaar voltijdse ervaring als professioneel vertaler heeft.
• Relevante vaardigheden, diploma’s en/of ervaring heeft in de vakgebieden waarop de Diensten betrekking hebben.
4.2. Afwijkingen van de kwaliteitsnormen
a) ACOLAD behoudt zich het recht voor Diensten en deliverables (gedefinieerd als alle zaken, ongeacht de vorm, het opslagmedium of het soort geschrift, die in het kader van de Overeenkomst door de Verkoper worden geproduceerd, hierna de ‘Deliverables’) niet te aanvaarden wanneer ze niet aan zijn kwaliteitsnormen (zie bijlage 1) en/of de eisen van de Klant en specifieke project-/orderinstructies voldoen.
b) In een dergelijk geval verbindt de Verkoper zich ertoe zijn/haar Diensten zonder bijkomende kosten te herstellen.
c) ACOLAD behoudt zich het recht voor correcties door te voeren zonder overleg met de Verkoper en de extra kosten te verrekenen voor correctie door een derde, die in totaal niet hoger mogen zijn dan het maximumbedrag dat de Verkoper voor die Diensten factureert, als:
- tijdsbeperkingen geen correcties door de Verkoper toestaan, of
- er specifieke redenen zijn om aan te nemen dat correcties door de Verkoper niet naar behoren of op tijd uitgevoerd kunnen worden (bijv. omdat de Verkoper onbereikbaar is), of
- ACOLAD verplicht is de uitvoering tegenover zijn eigen Klant te garanderen als gevolg van latere problemen nadat de opdracht is geleverd (d.w.z. een klacht).
d) Deliverables waarvan de Klant van ACOLAD of andere beoordelaars hebben vastgesteld dat ze van slechte kwaliteit zijn, worden gecontroleerd om de gegrondheid en oorsprong van fouten vast te stellen. Als uit het onderzoek blijkt dat er sprake is van een afwijking en de Verkoper verantwoordelijk was voor die afwijking, zijn boetes van toepassing volgens de onderstaande richtlijnen:
- Kleine afwijking (fouten die een aanbevolen verbeterpunt vormen, zoals (niet-exhaustief) bijvoorbeeld spelfouten, typfouten en syntax fouten): 10% van het totale bedrag van de Inkooporder.
- Grote afwijking (fouten die de integriteit van het document van het product aantasten zoals (niet- exhaustief) bijvoorbeeld valse betekenis of betekenisveranderingen; onvolledige vertaling; non- conformiteit met de terminologie voorzien door ACOLAD): 20% van het totale bedrag van de Inkooporder vermeerderd met de onderzoekskosten à 5% van het totale bedrag van de Inkooporder.
e) ACOLAD behoudt zich het recht voor aanvullende kosten en herstelmaatregelen toe te passen, waaronder het volledig annuleren van Inkooporders, afhankelijk van de ernst van de fouten en de omvang van bewerkingen. ACOLAD verstrekt een toelichting en het bewijs van de fouten of afwijkingen voordat die aanvullende kosten en herstelmaatregelen worden toegepast.
5. Betalingsvoorwaarden
De prijs van de Diensten wordt vastgesteld in de Inkooporder of andere aanvullende Overeenkomst in schriftelijke vorm. Een Inkooporder geldt niet als factuur.
Alle prijzen zijn exclusief btw.
Tenzij uitdrukkelijk overeengekomen met ACOLAD, brengt de Verkoper minimumtarieven of toeslagen voor spoed-
, weekend- of avondwerk niet in rekening aan ACOLAD.
ACOLAD betaalt de facturen binnen vijfenveertig (45) dagen na het einde van de maand, tenzij ACOLAD op elke Inkooporder of andere vorm van aanvullende Overeenkomst en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving een specifieke termijn vaststelt.
Tenzij anders bepaald, zijn alle facturen in overeenstemming met de factureringsrichtlijnen van ACOLAD (door ACOLAD aan de Verkoper verstrekt) en voorzien van de gegevens:
- van de Verkoper, d.w.z. naam, adres, bankrekening, IBAN en btw-nummer en,
- met betrekking tot de Inkooporder en het bijbehorende bedrag.
Betalingen worden enkel uitgevoerd via bankoverschrijving, tenzij anders overeengekomen tussen ACOLAD en de Verkoper. De kosten met betrekking tot de bankoverschrijvingen worden op ‘gedeelde’ wijze gedragen: ACOLAD betaalt de bankkosten aan zijn kant; de Verkoper betaalt de bankkosten aan zijn/haar kant (indien van toepassing).
Tenzij in een projectgerelateerde prijsOvereenkomst of in de Inkooporder anders is vermeld, wordt op de prijs van de Diensten een CAT-standaardtabel toegepast tegen de overeengekomen tarieven die ACOLAD heeft vermeld. De CAT-standaardtabel kan periodiek door ACOLAD herzien en aangepast worden om uitdrukking te geven aan door de huidige marktomstandigheden vereiste wijzigingen en ACOLAD stelt de Verkoper hiervan op de hoogte.
6. Looptijd en beëindiging
Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van de eerste Inkooporder voor de levering van de Diensten die aan de Verkoper is opgedragen. De aanvaarding van een Inkooporder houdt automatisch aanvaarding van de Overeenkomst door de Verkoper in. Deze Overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht.
Beide partijen zijn gerechtigd deze Overeenkomst met een opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen op te zeggen.
ACOLAD is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen als:
• De kwaliteit van de Diensten niet aan de verwachtingen van ACOLAD voldoet en/of een Klant een terechte klacht over de geleverde Diensten indient,
• De Verkoper de met ACOLAD overeengekomen deadlines voor de levering herhaaldelijk niet haalt,
• De Verkoper niet voldoet aan de technische eisen die ACOLAD in de betreffende Inkooporder heeft gesteld,
• De Verkoper zijn/haar verplichtingen ten opzichte van de socialezekerheidsinstanties niet of niet correct nakomt,
• De Verkoper de bepalingen van vertrouwelijkheid en intellectuele eigendom schendt,
• Er sprake is van een verandering van zeggenschap over de Verkoper waardoor een belangenconflict met de activiteiten van ACOLAD kan ontstaan of ontstaat. ‘Zeggenschap’ betekent het vermogen om de zaken van de Verkoper te besturen door middel van een Overeenkomst, de eigendom van aandelen of anderszins.
Tenzij anders aangegeven door ACOLAD, wordt een Diensten die vóór de beëindiging van de Overeenkomst is besteld, door de Verkoper geleverd volgens de betreffende Inkooporder en betaalt ACOLAD de prijs die in die Inkooporder is vermeld of anderszins schriftelijk tussen de partijen overeengekomen is.
Alle rechten en plichten van de partijen als gevolg van de Diensten die voorafgaand aan de beëindiging van deze Overeenkomst zijn besteld, blijven na die beëindiging van kracht.
7. Vertrouwelijkheid
Ten behoeve van deze Overeenkomst wordt onder ‘Vertrouwelijke Informatie’ verstaan:
• Informatie in de documenten die onder de Diensten vallen en/of door ACOLAD of de Klant van ACOLAD met betrekking tot de Diensten worden meegedeeld,
• Informatie over de bedrijfssectoren, commerciële, financiële en industriële beleidslijnen en strategieën van ACOLAD en Klanten en Partners van ACOLAD (andere Verkopers en dienstverleners),
• Informatie over de knowhow, de technische gegevens, het bankgeheim en de software van ACOLAD en Klanten en partners van ACOLAD (andere Verkopers en dienstverleners),
• Andere informatie met betrekking tot een project (bijv. contract, wachtwoorden, productiegegevens).
De Verkoper verbindt zich ertoe (i) alle informatie die hij/zij van ACOLAD ontvangt, vertrouwelijk te behandelen en daarbij dezelfde maar niet minder dan een redelijke mate van zorgvuldigheid in acht te nemen als voor de bescherming van zijn/haar eigen Vertrouwelijke Informatie; (ii) Vertrouwelijke Informatie van ACOLAD niet direct of indirect aan derden bekend te maken, en (iii) Vertrouwelijke Informatie van ACOLAD niet te gebruiken, behalve om zijn/haar rechten en plichten op grond van de Overeenkomst uit te oefenen.
De Verkoper stelt ACOLAD onmiddellijk in kennis van ongeoorloofde openbaarmaking, verduistering of misbruik door een persoon of entiteit van de Vertrouwelijke Informatie waarvan de Verkoper op de hoogte is.
Voorts behaalt de Verkoper geen financieel voordeel, voor zichzelf of anderen, door Vertrouwelijke Informatie die de koers van effecten, aandelen of opties wezenlijk zou kunnen wijzigen (hierna ‘Voorkennis’), te misbruiken of aan een derde bekend te maken.
Niettegenstaande het voorgaande heeft de Verkoper geen enkele verplichting met betrekking tot Vertrouwelijke Informatie die:
1. openbaar is geworden of zou worden zonder dat dit de schuld van de Xxxxxxxx is,
2. onafhankelijk door de Verkoper is ontwikkeld,
3. bij de Verkoper bekend is voordat deze door ACOLAD aan hem/haar bekend wordt gemaakt,
4. op rechtmatige wijze zou zijn ontvangen van een derde die niet verplicht is tot geheimhouding, of
5. bij wet of gerechtelijk bevel bekendgemaakt moet worden (in welk geval ze alleen in de vereiste mate en na schriftelijke kennisgeving aan ACOLAD bekendgemaakt mag worden).
De verplichtingen van de Verkoper met betrekking tot Vertrouwelijke Informatie blijven gedurende de Overeenkomst en voor een periode van twintig (20) jaar na het einde van deze Overeenkomst van kracht.
Onder het bankgeheim vallende informatie en Voorkennis moeten echter vertrouwelijk blijven totdat ze openbaar worden.
De Verkoper verbindt zich ertoe alle Vertrouwelijke Informatie na voltooiing of beëindiging van elk project binnen maximaal dertig (30) kalenderdagen te retourneren of vernietigen overeenkomstig de instructies van ACOLAD.
8. Intellectuele eigendom
8.1. Intellectuele-eigendomsrechten van ACOLAD
De Verkoper erkent uitdrukkelijk dat hij/zij geen intellectuele-eigendomsrechten op de handelsmerken, logo’s of andere intellectuele-eigendomsrechten van ACOLAD en zijn Klanten heeft. De Verkoper gebruikt daarom alleen de documentatie, informatie of materialen die ACOLAD voor het strikte doel van de uitvoering van de Overeenkomst ter beschikking heeft gesteld.
Materialen, waaronder teksten, tekeningen, modellen, films, woordenlijsten en terminologie, met betrekking tot de Diensten, blijven eigendom van ACOLAD en zijn Klanten en worden onmiddellijk na voltooiing van de Diensten geretourneerd of vernietigd. Als ACOLAD specifieke software aan de Verkoper ter beschikking stelt voor het leveren van de Diensten, moet deze software door Xxxxxxxx aan ACOLAD worden teruggegeven en elke kopie op diens computer worden verwijderd, zodra de oplevering van de Diensten werd uitgevoerd.
Daarnaast verbindt de Verkoper zich formeel ertoe de handelsmerken van ACOLAD op geen enkele wijze, in welke vorm en voor welk doel dan ook, te gebruiken, ongeacht het gebruikte medium en ongeacht of het gebruik publiek of privaat is, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ACOLAD.
8.2. Intellectuele-eigendomsrechten op Deliverables
ACOLAD wordt de exclusieve eigenaar van alle Deliverables op het moment dat ze worden geproduceerd en de Verkoper draagt alle intellectuele-eigendomsrechten die verband houden met de Diensten en Deliverables hierbij volledig, uitsluitend, onherroepelijk, wereldwijd en voor alle rechtsgebieden over, vanaf het moment van hun totstandkoming en voor de gehele duur van de betreffende rechten.
De bovengenoemde overdracht omvat, maar is niet beperkt tot, het recht voor ACOLAD om de Deliverables te reproduceren, te exploiteren, te verveelvoudigen, te wijzigen, te bewerken, te vertalen, te verspreiden, te publiceren, te verhuren, uit te lenen, te vertonen, voor het publiek toegankelijk te maken, te koop aan te bieden, te verkopen, te gebruiken, af te staan en in licentie te geven, door hemzelf of via derden, ongeacht de drager (digitaal of analoog), de vorm (gedeeltelijk of volledig), de middelen (met inbegrip van maar niet beperkt tot (wetenschappelijke) tijdschriften, radio, televisie, rapporten, kranten, internet, sociale media, online of streamingplatforms) of het doel (commercieel of niet-commercieel).
De Verkoper aanvaardt dat deze overdracht geschiedt op de meest uitgebreide wijze zoals toegestaan door het toepasselijke recht, zonder beperking in de tijd en zonder andere vergoeding dan de compensatie zoals uiteengezet in artikel 5 van deze Overeenkomst. Niet-betaling op redelijke gronden, zoals schending van de verplichtingen van de Verkoper, heeft in geen geval gevolgen voor die overdracht.
De Verkoper doet afstand van zijn morele rechten op de meest uitgebreide wijze zoals toegestaan door het toepasselijke recht en verzet zich niet tegen wijzigingen of aanpassingen van de Deliverables die geen afbreuk doen aan zijn/haar reputatie. De Verkoper stemt verder ermee in dat geen van de Deliverables zijn/haar naam of logo draagt.
8.3. Garantie
De Verkoper verklaart en garandeert tegenover ACOLAD dat hij/zij de eigenaar van alle rechten, titels en belangen in en op de intellectuele eigendom van zijn/haar Deliverables is en dat hij/zij het recht, de bevoegdheid en de handelingsbekwaamheid heeft om alle hierin vermelde rechten te verlenen.
ACOLAD is daarom gerechtigd alle rechten met betrekking tot de Deliverables openbaar te maken, te commercialiseren of over te dragen, zonder dat daarvoor toestemming van de Verkoper of een derde nodig is.
De Verkoper vrijwaart en verdedigt ACOLAD, zijn verbonden ondernemingen en hun functionarissen, werknemers, agenten en onderaannemers tegen aansprakelijkheid, schade, verliezen, kosten of onkosten (met inbegrip van maar niet beperkt tot proceskosten, honoraria en onkosten van advocaten, door een rechtbank toegekende schadevergoedingen) die voortvloeien uit een rechtszaak, vordering of procedure waarin wordt gesteld dat de op grond van deze Overeenkomst geleverde Deliverables inbreuk maken op intellectuele-eigendomsrechten.
Op verzoek van XXXXXX verbindt de Verkoper zich ertoe de inbreuk onverwijld en voor eigen rekening te herstellen door alle intellectuele-eigendomsrechten op de bezwarende gedeelten van de Diensten te verwerven en aan ACOLAD over te dragen en/of door de bezwarende gedeelten van de Diensten zodanig aan te passen dat ze geen inbreuk meer maken op de intellectuele-eigendomsrechten.
Bovenstaande verplichtingen zijn echter niet van toepassing bij inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden wanneer de te leveren Deliverables en/of resultaten van de Diensten louter bestaan uit de vertaling en/of vertolking van documenten en/of uitwisselingen die oorspronkelijk door ACOLAD aan de Verkoper zijn voorgelegd en/of van ACOLAD afkomstig zijn, tenzij ACOLAD kan bewijzen dat de vertaling en/of vertolking op zichzelf (d.w.z. onafhankelijk van documenten en/of uitwisselingen die van ACOLAD afkomstig zijn) inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van derden.
9. Informatiebeveiliging
Om het organisatiebrede beveiligingsniveau continu te verbeteren, aan de hoge beveiligingsnormen van zijn Klanten te voldoen en voorbereid te zijn op het toenemende aantal criminele aanvallen, heeft ACOLAD een Information Security Management System (ISMS) geïmplementeerd op basis van de eisen van de wereldwijd erkende ISO/IEC 27001-norm.
Als onderdeel van het ISMS heeft ACOLAD veiligheidsnormen ingevoerd (zie bijlage 2), waaraan alle Verkopers moeten voldoen.
Bij een veiligheidsincident zal de Verkoper onmiddellijk en zonder vertraging, maar niet later dan achtenveertig
(48) uren na ontdekking van het veiligheidsincident, het veiligheidsincident melden aan ACOLAD.
10. Persoonsgegevens
Alle informatie van professionele aard die betrekking op de Verkoper heeft, zoals adres en tarieven, en die bij ACOLAD bekend is, wordt opgeslagen in de database. ACOLAD verbindt zich ertoe deze informatie vertrouwelijk te behandelen en toegang door derden te voorkomen. De manier waarop die persoonsgegevens door ACOLAD worden verwerkt, is nader beschreven in het privacybeleid voor Xxxxxxxxx, dat beschikbaar is op de website van ACOLAD (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx-xxxxxxx.xxxx).
De Verkoper verwerkt ook persoonsgegevens van de werknemers van ACOLAD en houdt zich aan de toepasselijke gegevensbeschermingswetten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 voor de verwerking van persoonsgegevens.
Wanneer de Xxxxxxxx persoonsgegevens ontvangt in de brondocumenten van ACOLAD die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van Diensten, wordt hij/zij als een derde beschouwd en implementeert hij/zij afdoende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de brondocumenten te beschermen volgens bijlage 2 van deze Overeenkomst in overeenstemming met artikel 9 hierboven.
11. Ethiek
De Verkoper verbindt zich hierbij ertoe alle toepasselijke regelgeving met betrekking tot bedrijfsethiek, waaronder de gedragscode van ACOLAD in bijlage 4, stipt na te leven.
12. Verklaringen van de Verkoper
De Xxxxxxxx verklaart en garandeert dat hij/zij zich aan alle op hem/haar van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot de Diensten houdt en dat hij/zij alle administratieve, fiscale en socialezekerheidsaangiften heeft gedaan die volgens de geldende regelgeving vereist zijn en dat hij/zij daarvoor persoonlijk verantwoordelijk is. De Verkoper verbindt zich ertoe alle in bijlage 3 genoemde documenten te verstrekken.
De Verkoper is als enige verantwoordelijk voor de betaling van zijn/haar belastingen. Daarnaast staat de Verkoper er voor in dat hij/zij alle wettelijke verplichtingen als zelfstandige nakomt.
Wanneer ACOLAD op grond van het toepasselijke recht verplicht is bedragen in te houden, zij het als belasting of onder een andere naam, houdt ACOLAD het vereiste bedrag in op bedragen die aan de Verkoper verschuldigd zijn. ACOLAD betaalt het aldus ingehouden bedrag overeenkomstig het toepasselijke recht aan de betreffende belastingdienst. Wanneer tussen het land van vestiging van de Verkoper en het land van de ACOLAD vestiging die de Diensten bestelt een verdrag ter voorkoming van dubbele belastingheffing van toepassing is, verstrekt de Verkoper voorafgaand aan de betaling van zijn/haar eerste factuur een verklaring van fiscale woonplaats aan ACOLAD die is afgegeven door de belastingDienst van het land waar de Verkoper belastingplichtig is in de zin van het verdrag, plus aanvullende documenten volgens de lokale eisen. De verklaring wordt jaarlijks verlengd, tenzij anders bepaald volgens de lokale wetgeving. Als de Verkoper de bovengenoemde verklaring niet aan ACOLAD verstrekt, houdt dit onmiddellijk in dat de Verkoper als enige aansprakelijk is voor alle bronbelastingen of andere belastingen, heffingen of vergoedingen over aan de Verkoper verschuldigd bedragen en voor achterstandsrente of boetes die door de belastingdienst worden opgelegd.
13. Aansprakelijkheid
De Verkoper aanvaardt de volle verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van de Diensten die aan hem/haar worden toevertrouwd.
In geval van schending van de op hem/haar van toepassing zijnde voorwaarden onder deze Overeenkomst door de Xxxxxxxx of een persoon die direct of indirect onder zijn/haar toezicht werkt, moet de Verkoper alle schade die aan ACOLAD wordt toegebracht vergoeden tot het bedrag van de laatste twaalf (12) maanden van de Diensten betaald door ACOLAD.
Deze beperking zal niet gelden in geval van een schending van de verplichting(en) van de Verkoper van de artikelen “vertrouwelijkheid” en “niet weglokken van Klanten” die toerekenbaar is aan de Verkoper of een persoon die direct of indirect onder zijn/haar toezicht werkt. In voorkomend geval moet de Verkoper alle schade vergoeden die aan ACOLAD wordt toegebracht, maar de maximale aansprakelijkheid van de Verkoper per gebeurtenis bedraagt niet meer dan € 10.000 (tienduizend euro).
De partijen erkennen dat een financiële schadevergoeding geen afdoende remedie zou zijn voor alle schendingen van deze Overeenkomst door de Xxxxxxxx en/of een direct of indirect onder zijn/haar toezicht werkende persoon en dat ACOLAD naast alle andere rechtsmiddelen die naar recht of billijkheid beschikbaar zijn onmiddellijk een rechterlijk bevel of andere gerechtelijke maatregel kan verkrijgen, zonder borgstelling of andere vorm van zekerheid, om een schending of dreigende schending van deze Overeenkomst door de Verkoper en/of een direct of indirect onder zijn/haar toezicht werkende persoon te herstellen of voorkomen.
14. Overmacht
Geen van beide partijen is tegenover de andere partij aansprakelijk of verantwoordelijk voor het niet nakomen van in deze Overeenkomst aangegane verplichtingen of voor verliezen, schade, vertragingen, ontwrichtingen en/of storingen die geleden kunnen worden door de andere partij of personen of entiteiten die aanspraken via of onder de andere partij doen gelden, als gevolg van een geval van overmacht zoals gedefinieerd in het toepasselijke recht. Tot gevallen van overmacht behoren onder meer aardbevingen, brand, overstromingen, ontploffingen, epidemieën, oorlogen, burgerlijke of militaire onlusten, terroristische daden, sabotage, stakingen, uitsluitingen, rellen, stroomstoringen of -tekorten, computerstoringen en alle omstandigheden buiten zijn/haar redelijke controle die een onderbreking, verlies of storing van nuts-, vervoers-, computer- (hardware of software) of telecommunicatiediensten kunnen veroorzaken, ongevallen, arbeids- of handelsgeschillen, handelingen van civiele of militaire autoriteiten, handelingen of nalatigheden van overheidswege, het niet kunnen verkrijgen van arbeid, materiaal, uitrusting of vervoer, handelen of nalaten van derden, of andere oorzaken die buiten zijn/haar redelijke controle liggen.
De verplichtingen van een partij worden opgeschort in geval van overmacht, op voorwaarde dat die partij:
• de andere partij dadelijk in kennis stelt van het ontstaan van het geval van overmacht en de geschatte omvang en duur van haar onvermogen om aan haar verplichtingen te voldoen,
• alles in het werk stelt om de gevolgen van het geval van overmacht te beperken voor haar vermogen om haar verplichtingen na te komen,
• de nakoming van haar verplichtingen zo snel als redelijkerwijs mogelijk hervat.
Als dergelijke gevallen langer dan vijftien (15) kalenderdagen duren, staat het de partijen vrij zich uit deze Overeenkomst terug te trekken door ten minste vijftien (15) dagen van tevoren bij de andere partij op te zeggen.
15. Verzekering
Alleen wanneer de toepasselijke wet- en regelgeving van het vestigingsland van de Verkoper dit vereist, garandeert de Verkoper dat hij/zij gedekt is door een beroepsaansprakelijkheidsverzekering die is afgesloten bij een als kredietwaardig bekendstaande verzekeringsmaatschappij. In dat geval verstrekt de Verkoper op verzoek van ACOLAD het bewijs van die verzekeringsdekking.
16. Onderaanneming
Als de Xxxxxxxx een freelancevertaler is, is het hem/haar niet toegestaan de vertaling zonder toestemming van XXXXXX over te dragen aan een andere onderaannemer.
Als de Xxxxxxxx een met onderaannemers, zoals freelancevertalers, werkende rechtspersoon (een ander vertaalbureau of andere onderneming) is, eist de Verkoper van zijn onderaannemers dat ze bij het verlenen van die Diensten alle toepasselijke voorwaarden van deze Overeenkomst naleven en blijft de Xxxxxxxx de enige aansprakelijke partij tegenover ACOLAD.
17. Overdracht en verandering van eigenaar
XXXXXX heeft het recht deze Overeenkomst aan een van zijn verbonden ondernemingen, moedermaatschappij en/of dochterondernemingen over te dragen.
De Verkoper is niet gerechtigd zijn/haar rechten en/of verplichtingen in deze Overeenkomst of delen daarvan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ACOLAD in licentie te geven of over te dragen.
18. Niet weglokken van Klanten
De Verkoper verbindt zich ertoe niet te dingen naar of in te stemmen met dienstverlening aan de Klant van ACOLAD zolang ACOLAD Diensten aan deze Klant verleent en/of de Overeenkomst tussen ACOLAD en deze Klant duurt, tenzij de Verkoper kan aantonen dat hij/zij al zonder tussenkomst van ACOLAD Diensten aan de Klant leverde voordat ACOLAD de eerste Diensten bij de Verkoper bestelde.
Deze bepaling is ook van toepassing wanneer de Verkoper een Inkooporder niet aanvaard of uitgevoerd heeft, maar via een voorstel van ACOLAD kennis over een Klant heeft verkregen.
Deze verplichting om geen Klanten weg te lokken, blijft gedurende één jaar van kracht vanaf de datum waarop ACOLAD de laatste Diensten aan die Klant heeft geleverd.
19. Niet-wervingsbeding
Gedurende de contractuele relatie tussen de Xxxxxxxx en ACOLAD en voor een periode van één (1) jaar na beëindiging van die contractuele relatie mag de Xxxxxxxx een persoon die op het moment van de werving een werknemer of consultant van XXXXXX was, niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van XXXXXX werven of proberen te werven, in Diensten nemen of proberen in Diensten te nemen.
20. Audit
ACOLAD kan door overheids- of regelgevende instanties of door zijn Klanten verzocht worden zijn Verkopers aan een audit te onderwerpen. ACOLAD kan dergelijke audits ook noodzakelijk achten als oplossing voor een belangrijk intern probleem of een situatie die een bedreiging voor zijn commerciële activiteiten kan vormen . Wanneer de Xxxxxxxx een freelancer is en/of zijn/haar kantoor in zijn/haar woonplaats heeft, wordt de audit niet op locatie uitgevoerd. In plaats daarvan kan de Verkoper verplicht worden antecedenten en strafbladen te controleren binnen de grenzen van het toepasselijke recht.
Gedurende de looptijd van de relatie tussen de partijen en gedurende drie (3) jaar na beëindiging daarvan heeft ACOLAD daarom met een redelijke kennisgeving vooraf op elk moment het recht de Verkoper aan een audit te onderwerpen.
Die audits kunnen uitgevoerd worden tijdens gebruikelijke kantooruren, rekening houdend met de tijdszone waarin de Verkoper is gevestigd, door ACOLAD, Klanten van ACOLAD of een door ACOLAD aangewezen derde op wie een geheimhoudingsplicht rust.
De Xxxxxxxx werkt te goeder trouw samen met auditors en verstrekt alle benodigde informatie met betrekking tot de audit.
21. Diversen
21.1. Onafhankelijkheid van de partijen
Beide partijen zijn onafhankelijke contractanten. Niets in deze Overeenkomst moet worden geïnterpreteerd als een rechtspersoon, joint venture, agentschap of handelsagentuur, voor welk doel dan ook. Deze Overeenkomst is in geen enkel opzicht een vorm van arbeidsOvereenkomst. De Verkoper erkent uitdrukkelijk dat hij/zij een onafhankelijke dienstverlener is en dat hij/zij daarom onafhankelijk blijft in het beheer van zijn/haar tijd en verplichtingen en dat het hem/haar vrij staat de door XXXXXX aangeboden opdrachten te aanvaarden of af te wijzen.
Wegens de gevolgen die kunnen voortvloeien uit situaties van economische afhankelijkheid, wil ACOLAD voorkomen dat wordt samengewerkt met aanbieders waarvan de activiteit substantieel afhankelijk is van de orders van ACOLAD. ACOLAD raadt alle Verkopers aan om maatregelen te nemen ter diversificiëring van hun Klantenbestand. Wanneer ACOLAD de enige Klant is van de Verkoper, zal Verkoper dit onmiddellijk schriftelijk melden aan ACOLAD.
De Verkoper is zich in elk geval ervan bewust dat een hoge mate van economische afhankelijkheid ten opzichte van ACOLAD geen beperking vormt voor de vrijheid van ACOLAD om de relatie met de Verkoper te verminderen of beëindigen.
De partijen komen overeen op een niet-exclusieve basis samen te werken zoals xxxxx beschreven in deze Overeenkomst. Met inachtneming van de artikelen 18 en 19 staat het elke partij vrij naar eigen inzicht zaken te doen met andere partners.
21.2. Verklaring van afstand
Als een van beide partijen op enig moment nalaat om de naleving van een van de bepalingen van deze Overeenkomst af te dwingen of te eisen, wordt dit niet uitgelegd als een verklaring van afstand van rechten of rechtsmiddelen op grond van deze Overeenkomst en tast dit evenmin de geldigheid van deze Overeenkomst of een deel ervan aan. Verklaringen van afstand zijn alleen van kracht als ze schriftelijk zijn gedaan en met een verklaring van afstand of schending van deze Overeenkomst wordt geen afstand gedaan van eerdere of latere schendingen.
21.3. Volledige Overeenkomst
De volgende bijlagen maken integraal deel uit van deze Overeenkomst:
• Bijlage 1 – Kwaliteitsnormen
• Bijlage 2 – Beveiligingsnormen
• Bijlage 3 – Door de Verkoper te verstrekken documenten
• Bijlage 4 – Gedragscode voor Verkopers
Deze Overeenkomst vormt de volledige raamOvereenkomst tussen de partijen met betrekking tot de Diensten en vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke Overeenkomsten, beloften, afspraken, verklaringen of toezeggingen tussen de partijen of door een van beide partijen gemaakte opmerkingen. Deze bepalingen strekken zich niet uit tot een door de partijen ondertekende geheimhoudingsOvereenkomst, die dus nog steeds van kracht wordt geacht.
Tenzij beide partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zijn op de levering van alle Diensten alleen de voorwaarden van deze Overeenkomst van toepassing. De algemene voorwaarden van de Verkoper zijn niet van toepassing.
21.4. Geldigheid
Als een deel van deze Overeenkomst om welke reden dan ook ongeldig of niet-afdwingbaar is in een rechtsgebied, wordt het vervangen door een overeenkomstige tekst, die geldig en gelijkwaardig aan de beoogde betekenis is. De rest van de Overeenkomst blijft onaangetast en geldig. Dit geldt ook voor bijlagen bij de Overeenkomst.
Het gebruik van fax en e-mail is uitdrukkelijk toegestaan voor schriftelijke bevestigingen die op grond van de voorwaarden van deze Overeenkomst vereist zijn.
21.5. Aanvullingen
Voor Klantspecifieke informatie en instructies verwijzen de partijen naar de Klantspecifieke aanvullingen. In geval van afwijkingen tussen de Overeenkomst en de Klantspecifieke aanvulling is de versie van de aanvulling doorslaggevend.
21.6. Wijzigingen
Deze Overeenkomst kan door een vergelijkbare Overeenkomst als volgt gewijzigd worden: ACOLAD zal de Verkoper informeren door de gewijzigde versie van deze Overeenkomst op de website van ACOLAD te plaatsen en/of via email aan de Verkoper over te maken, via diens email adres dat werd opgeslagen bij ACOLAD. De gewijzigde Overeenkomst zal onmiddellijk van toepassing zijn na dergelijke kennisgeving aan de Verkoper. Tegelijkertijd gunt ACOLAD de Verkoper een redelijke termijn van ten minste dertig (30) dagen om te verklaren of hij/zij de gewijzigde Overeenkomst al dan niet aanvaardt. Als geen verklaring wordt afgelegd binnen deze termijn, die ingaat na ontvangst van de kennisgeving in tekstvorm, worden de gewijzigde Overeenkomst geacht te zijn zoals bepaald.
22. Toepasselijk recht en rechtsgebied
Deze Overeenkomst en latere wijzigingen worden beheerst en geïnterpreteerd volgens de wetten van het land of de staat van de ACOLAD-entiteit die de Inkooporder uitgeeft met uitsluiting van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake internationale koopOvereenkomsten betreffende roerende zaken van 11 april 1980. Alle geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst of verband houden met de schending, beëindiging of nietigheid ervan, worden voorgelegd aan de rechtbanken in het arrondissement waar de statutaire zetel van genoemde ACOLAD- entiteit is gevestigd.
Bijlage 1 – Kwaliteitsnormen
1. Werkingssfeer en doel
Dit document maakt integraal deel uit van de Service Level Agreement/raamOvereenkomst tussen ACOLAD en de Verkoper.
Het document bevat:
• De definities van vertaling, revisie, beoordeling en proeflezen volgens de ISO 17100:2015-norm,
• De definitie van volledige post-editing volgens de ISO 18587:2017-norm,
• Een geheel van kwaliteitsspecificaties met betrekking tot de taalkundige, formele en technische eisen van de deliverable.
Iedere Verkoper (hierna de vertaler, revisor, beoordelaar, proeflezer of post-editor genoemd, afhankelijk van de uitgevoerde taak) die een vertaal-, revisie-, beoordelings-, nalees- of post-editingopdracht voor ACOLAD uitvoert, is verplicht deze definities en specificaties na te leven, tenzij anders opgedragen.
2. Belangrijke basisregels
• Bij het aanvaarden van de werkaanbieding moet u overwegen of het onderwerp u ligt en of u in staat bent de gevraagde deadline te halen. Als het onderwerp van het u aangeboden/opgedragen project u niet ligt of als u de gevraagde deadline niet kunt halen, laat u dat onmiddellijk weten aan de projectmanager.
• Zorg ervoor dat u de automatische QA toepast op elke opdracht die u aanvaardt. Als u vragen
over de automatische QA en de te gebruiken instellingen hebt, neemt u contact op met de projectmanager voor de juiste instructies.
• Neem bij revisie, beoordeling of proeflezen onmiddellijk contact met de projectmanager op als
u vindt dat de kwaliteit van de vertaling ondermaats is.
• Neem bij post-editing contact met de projectmanager op als u vindt dat de kwaliteit van de geproduceerde machinevertaling ondermaats is.
•
3. Taakomschrijving
3.1. Vertaling
De vertaler draagt de schriftelijke inhoud van de brontaal over in de inhoud van de doeltaal om een tekst te produceren die in overeenstemming is met de regels van het taalstelsel van de doeltaal en die voldoet aan de instructies die bij de projectopdracht zijn ontvangen.
Tijdens dit proces besteedt de vertaler aandacht aan het volgende:
• Terminologie: naleving van specifieke vak- en Klantterminologie of ander referentiemateriaal dat is verstrekt, waardoor de terminologische consistentie tijdens de hele vertaling wordt gewaarborgd.
• Grammatica: zinsbouw, spelling, interpunctie, orthografie, diakritische tekens.
• Woordenschat: lexicale samenhang en idioom.
• Stijl: naleving van de eigen stijlgids en/of die van de Klant, inclusief register- en taalvarianten.
• Taalgebied: lokale conventies en regionale normen.
• Opmaak.
• Doelgroep en doel van de vertaling.
Na voltooiing van de eerste vertaling controleert de vertaler zijn/haar eigen werk. Dit proces omvat een volledige controle van de inhoud op mogelijke semantische, grammaticale en spellingproblemen, omissies en andere fouten, en de naleving van relevante vertaalprojectspecificaties. De vertaler brengt noodzakelijke wijzigingen aan voordat hij/zij het werk levert.
Niet alle vertaalprojecten hebben vervolgtaken. Een deliverable van u moet daarom als een definitieve kwaliteitsvertaling beschouwd worden en kan na uw levering gepubliceerd worden.
3.2. Revisie
Revisie is een tweetalig onderzoek naar de inhoud van de doeltaal ten opzichte van de inhoud van de brontaal. De revisor is altijd een tweede onafhankelijke taalkundige naast de aangewezen vertaler die over passende bekwaamheid in de bron- en doeltalen beschikt. De revisor onderzoekt de vertaling op haar geschiktheid voor het doel en spoort fouten en andere problemen op. Hiertoe behoort, zoals vereist door het project, het vergelijken van de bron- en doelteksten op terminologie, samenhang en stijl.
Wijzigingen in de vertaling mogen alleen toegepast worden wanneer dat strikt noodzakelijk is. Een wijziging wordt noodzakelijk geacht als deze dient om een non-conformiteit te herstellen.
Herschrijven van de vertaling moet worden vermeden. Maar als de revisor/beoordelaar vindt dat herschrijven noodzakelijk is, moet hij/zij de projectmanager onmiddellijk inlichten.
3.3. Beoordeling
Beoordeling is een eentalig onderzoek naar de inhoud van de doeltaal om de geschiktheid van de vertaling voor het overeengekomen doel te beoordelen en corrigerende maatregelen te adviseren. De beoordeling omvat het beoordelen van de vakinhoudelijke nauwkeurigheid en de naleving van de conventies voor de betreffende tekstsoort.
Hoewel beoordeling een eentalige controle is, moeten correcties zowel in het tweetalige als in het eentalige bestand ingevoegd worden.
3.4. Proeflezen (taalkundige accordering bij Life Sciences)
Proeflezen is het onderzoeken van de inhoud van de doeltaal en het toepassen van de noodzakelijke correcties vóór het afdrukken.
Proeflezen moet ervoor zorgen dat tijdens het opmaken geen fouten zijn aangebracht en het document gereed is om af te drukken. Hierbij wordt de vertaling gecontroleerd ten opzichte van de brontekst. Bij proeflezen ligt de nadruk op volledigheid, nauwkeurigheid en stroom van de vertaling terwijl de brontekst als referentie wordt gebruikt. Het is geen beoordeling van de gespecialiseerde inhoud en houdt geen herschrijven van de vertaling in.
3.5. Volledige post-editing
Post-editing is het bewerken en corrigeren van een machinevertaling. Het resultaat van volledige post- editing moet nauwkeurig, begrijpelijk en stilistisch geschikt zijn, met de juiste zinsbouw, grammatica en interpunctie. Het doel van volledige post-editing is een resultaat te leveren dat niet te onderscheiden is van een menselijke vertaling. Desondanks wordt aanbevolen dat post-editors zoveel mogelijk van de machinevertaling gebruiken.
Bij post-editing richten post-editors zich op:
• Het voorkomen dat informatie wordt toegevoegd of weggelaten;
• Het bewerken van ongepaste inhoud;
• Het herstructureren van zinnen met een onjuiste of onduidelijke betekenis;
• Het produceren van grammaticaal, syntactisch en semantisch juiste inhoud in de doeltaal;
• Het volgen van de Klant- en/of vakterminologie;
• Het toepassen van spelling-, interpunctie- en woordafbrekingsregels;
• Het gebruiken van de stijl die bij de tekstsoort past en het naleven van de stijlrichtlijnen van de Klant;
• Het toepassen van opmaakregels.
Na voltooiing van de eerste taak controleert de post-editor zijn/haar eigen werk. Dit proces omvat een volledige controle van de inhoud op mogelijke semantische, grammaticale en spellingproblemen, omissies en andere fouten, en de naleving van relevante projectspecificaties. De post-editor brengt noodzakelijke wijzigingen aan voordat hij/zij het werk levert.
4. Kwaliteitsspecificaties
De vertaler, revisor, beoordelaar, proeflezer of post-editor moet een printklare tekst leveren, wat betekent dat:
• De vertaling aan de eindafnemer geleverd kan worden zonder dat verdere controles, revisie, beoordeling e.d. nodig zijn.
• De doeltekst volledig aan de taalkundige eisen van de doeltaal voldoet.
• Omissies (ontbrekende woorden, zinnen, paragrafen) vastgesteld en verbeterd zijn.
o Vertaling/Post-editing: De vertaler of post-editor zorgt hiervoor door een volledige controle van zijn/haar eigen werk voordat hij/zij levert.
o Revisie/Beoordeling: De revisor zorgt hiervoor door een volledige vergelijking van de bron- en doeltekst; de beoordelaar door een steekproefcontrole ten opzichte van de brontekst. Als u omissies vaststelt, moet u dit onmiddellijk melden aan de projectmanager.
• Vertaalfouten (niet correct weergeven van de betekenis van brontekst in de doeltekst) worden vastgesteld en verbeterd.
o Vertaling/Post-editing: De vertaler of post-editor zorgt hiervoor door een volledige controle van zijn/haar eigen werk voordat hij/zij levert.
o Revisie/Beoordeling: De revisor zorgt hiervoor door een volledige vergelijking van de bron- en doeltekst; de beoordelaar door een steekproefsgewijze controle ten opzichte van de brontekst. Als u vertaalfouten vaststelt, moet u dit onmiddellijk melden aan de projectmanager.
o o
5. Kwaliteitsborging
Voordat hij/zij een vertaling of revisie levert, moet de vertaler, revisor of post-editor altijd een zelfcontrole (taalkundige kwaliteitscontrole) op zijn/haar eigen werk uitvoeren, de automatische QA toepassen en alle noodzakelijke correcties doorvoeren.
Een taalkundige kwaliteitscontrole is altijd VERPLICHT en is een integraal onderdeel van de taalkundige Diensten vertaling, revisie en post-editing. De taalkundigen die belast zijn met de vertaling, revisie en post-editing moeten alle relevante controles uitvoeren, waaronder automatische QA en vergelijking van
de uiteindelijke doelvertaling met het originele bronbestand om de hoogst mogelijke kwaliteit van hun eerste levering te garanderen en moeten daarnaast bij hun vertaling het bewijs van deze taalkundige kwaliteitscontrole leveren (QA-rapport). In geval van vals-positieve meldingen in het rapport voegt u een opmerking aan de levering toe om de juistheid van de vertaling en de taalkundige kwaliteitscontrole te bevestigen.
Zie bijlage 1 voor de checklist ten behoeve van de taalkundige kwaliteitscontrole. De checklist beschrijft enkele van de meest voorkomende aandachtspunten, maar vormt geen volledige lijst. Als u vragen hebt over een van de punten in de checklist, neemt u contact op met de projectmanager voor opheldering.
6. Instructies en vragen
Alle instructies die ACOLAD in verband met het project heeft verstrekt, moeten tijdens de hele opdracht in acht genomen worden.
Maak onduidelijkheden in verband met de vertaling of vragen die mogelijk door de eindafnemer verduidelijkt moeten worden, zo snel mogelijk en ruim vóór de levering kenbaar aan de projectmanager. In de regel moeten alle problemen voorafgaand aan de levering opgelost worden.
In geval van problemen met de oorspronkelijke bestanden neemt u rechtstreeks contact op met de projectmanager. Vragen over de inhoud van de vertaling moeten in een vragenformulier opgenomen en naar de projectmanager gezonden worden. Bij een grotere opdracht kunnen meerdere vragenformulieren tijdens de levenscyclus van het project en in elke fase van het proces van vertaling/post-editing/revisie/beoordeling verzonden worden. Om het risico van vertragingen als gevolg van onbeantwoorde vragen te beperken, moeten vragen zo snel mogelijk gesteld worden.
Dien alle nieuwe/voorgestelde terminologie in op het moment van de levering. Voorstellen worden geanalyseerd en in overweging genomen voor opname in terminologiebestanden van ACOLAD.
7. Levering
7.1. Voor vertaling, post-editing en revisie
Na voltooiing van de opgedragen taak stelt de vertaler, post-editor of revisor de bestanden beschikbaar op een daarvoor bestemde locatie, in overeenstemming met de instructies van de projectmanager. De inhoud van tweetalige en eentalige doeltaalbestanden moet identiek zijn.
De standaardlevering omvat (tenzij anders geïnstrueerd):
• De vertaalde/post-edited tweetalige bestanden/package in de CAT-tool (.sdlxiff of vergelijkbaar)
• Naar behoren opgeschoonde en opgemaakte eentalige doeltaalbestanden
• Geautomatiseerde QA-rapporten die ofwel volledig leeg zijn of bevestigen dat de resterende problemen alleen vals-positieven zijn
• Eventuele commentaren en opmerkingen
•
7.2. Voor beoordeling en proeflezen
Na voltooiing van de taak levert de beoordelaar of proeflezer een package of stelt hij/zij de bestanden beschikbaar op een daartoe bestemde locatie.
De standaardlevering omvat (tenzij anders geïnstrueerd):
• De beoordeelde bestanden met annotaties of bijgehouden wijzigingen volgens het bestandsformaat
• Bijgewerkte tweetalige bestanden (niet-opgeschoond/package en opgeschoonde doeltaalbestanden, tenzij anders geïnstrueerd)
• Eventuele commentaren en opmerkingen
•
7.3. Naamgevingsconventie
Het is niet toegestaan de naam van het vertaalde bestand te wijzigen, behalve om de ISO 639-1- doeltaalcode volgens het volgende formaat toe te voegen:
[OORSPRONKELIJKE NAAM]_[DOELTAALCODE].[FORMAAT]
(Bijvoorbeeld ‘titel_EN.doc’ voor een Word-document dat in het Engels is vertaald.)
Als een revisie of beoordeling wordt uitgevoerd, wordt ‘rev’ (voor revisie) of ‘rwd’ (voor beoordeling) toegevoegd tussen de taalcode en het formaat (‘titel_ENrev.doc’ of ‘titel_ENrwd.doc’). ACOLAD gebruikt de tweeletterige taalcodes van ISO 639-1 voor de aanduiding van de talen.
Bijlage 1 - Taalkundige kwaliteitscontrole
Specificatie | Beschrijving |
Fundamentele controles | |
Bestand kan worden geopend | Er zijn geen beschadigingen, vervormde tekens als gevolg van tagintegriteit e.d. gevonden Er zijn geen onbedoelde blanco pagina’s blijven staan |
Juiste doeltaal | Controle op juist taalgebied |
Bestandsnamen | Bestandsnamen zijn niet gewijzigd en stemmen overeen met instructies van Klant |
Volledige reeks bestanden/batch | Alle bestanden/batches zijn verantwoord; vertaalde bestanden zijn beschikbaar in de map Output Package/Delivery |
Klant- en projectspecifieke regels en instructies | Ga na of de STA, stijlgids, woordenlijsten, referenties en instructies zijn gevolgd |
Onbeantwoorde vragen en antwoorden | Xxxx ervoor dat alle vragen zijn beantwoord en dat antwoorden in de vertaling zijn doorgevoerd |
Commentaren/opmerkingen toegevoegd aan de vertaling | Noodzakelijke opmerkingen zijn passend wat betreft opmaak en formulering |
Geautomatiseerd proces voltooid | Automatische QA |
Volledige tagcontrole | Tag checker in CAT-tool gebruikt |
Spellingcontrole | Spellingcontrole in CAT-tool of Windows-spellingcontrole gebruikt |
Terminologiecontrole | Geïntegreerde term verifier in CAT-tool gebruikt |
Onbewerkte fuzzy matches | QA-checker in CAT-tool gebruikt |
Consistentiecontroles | QA-checker in CAT-tool gebruikt |
Algemene opmaak | |
Opgeschoonde bestanden | Zorg dat er geen tagproblemen e.d. in het doelbestand aanwezig blijven Controleer op onregelmatigheden in de tekst Zorg dat er geen woorden worden afgebroken Controleer op verdachte hoofdletters in het midden van zinnen |
Interpunctie | Volg de brontaalinterpunctie wanneer dit gepast is en niet botst met de doeltaalregels Zorg dat er geen ontbrekende of aanvullende leestekens zijn Controleer of lijsten met opsommingstekens/genummerde lijsten de brontekst volgen (of overeenstemmen met de taaleisen) |
Spaties | Ga na of er geen dubbele of ontbrekende spaties tussen woorden, na handelsmerksymbolen e.d. staan Ga na of spaties tussen aantallen en eenheden overeenstemmen met de taalregels Controleer of spaties vóór het gradensymbool overeenstemmen met de taalregels |
Woordafbreking | Controleer op afgebroken woorden, verdachte regeleinden e.d. en ga na of woordafbreking is ingeschakeld Woordafbreking is correct toegepast |
Tabelopmaak | Zorg dat tabel-, rij- en kolomafmetingen worden aangepast aan de bron- en doeltaaleisen die voor het bestandsformaat van toepassing zijn Controleer of de rowspan in de doeltaal dezelfde opmaak heeft behouden als in de brontaal, wat vervolgens tot afgebroken woorden of andere problemen zou kunnen leiden |
Symbolen (#, &, %, <, >) | Zijn de symbolen hetzelfde als in de brontekst? Zijn ze consequent toegepast in de doeltaal? Let vooral op symbolen bij gebruik in software strings. Deze kunnen een andere rol/betekenis hebben dan gebruikelijk |
Haakjes | Controleer op volledigheid (openen/sluiten, consequente opmaak) |
Aanhalingstekens | Ga na of taalspecifieke aanhalingstekens consequent in de doeltaal worden gebruikt |
Weergave van afbeeldingen | Zorg dat grafische elementen, callouts, screenshots e.d. correct worden weergegeven Zijn ze correct gelokaliseerd wanneer de Klant dit vereist? Controleer zoals van toepassing voor bestandsformaat Zorg dat tekst gekoppeld is aan bijbehorende afbeeldingen |
Opmaak | Ga na of bron- en doeltaal overeenstemmen (cursief, vet, onderstreping, inspringing enz.) |
Hoofdlettergebruik | Voorbeelden zijn titels, kopteksten, woorden in zinnen (bijv. SMART) Controleer of hoofdletters volgens de taaleisen worden toegepast |
Inhoudsopgave en index | Invoergegevens en paginanummers komen overeen met brontekst Invoergegevens komen overeen met bijbehorende kopteksten Hyperlinks werken goed en verwijzen naar juiste taal/locatie (indien van toepassing en kan in uiteindelijke opmaak worden gecontroleerd) Index is correct gesorteerd en in alfabetische volgorde Voer steekproefcontroles uit |
Paginanummers | Zorg dat paginanummers en -tellingen opeenvolgend en nauwkeurig zijn |
Inhoudsgerelateerd | |
Geen brontekst achtergebleven | Controleer op elementen die in de brontaal zijn blijven staan Zorg dat alle inhoud in de doeltaal is opgenomen |
Volledigheid van inhoud | Tel het aantal paragrafen Tel het aantal zinnen |
Handelsmerken, bedrijfsnamen, productnamen, eigennamen | Zorg dat deze volgens de specificaties van de Klant worden toegepast en consequent zijn Ga na of er geen spelfouten of opmaakverschillen tussen de bron- en doeltekst zijn Beschrijvende elementen zijn consequent in en tussen talen vertaald, bijv. NET® Surgical Suture |
Acroniemen en afkortingen | Zorg dat ze consequent en volgens de instructies zijn toegepast (vertaald/onvertaald met vertaling tussen haakjes volgens instructies van Klant) |
Herhaalde woorden | Ga na of ze opzettelijk/taalspecifiek zijn of als een fout gelden |
Adressen en contactgegevens (links, e-mails of telefoonnummers) | Zorg dat ze consequent en volgens de eisen van de Klant zijn toegepast. Ga in de stijlgids of met de projectmanager na of onderdelen, zoals landnamen, gelokaliseerd moeten worden Bevestig hoe 800-nummers toegepast moeten worden |
Meet- en temperatuureenheden | Ga na of de instructies van de Klant zijn gevolgd Raadpleeg de stijlgids of projectmanager om te weten hoe u meeteenheden moet toepassen Opties: • Converteer naar de meeteenheid die meestal in de doeltaal wordt gebruikt (zorg dat conversies goedgekeurd en consequent zijn) Bevestig de keuze voor één systeem als twee eenhedensystemen (imperiaal en metrisch) zijn gebruikt • Behoud beide systemen (imperiaal en metrisch/ °C en °F) • Keer de volgorde om (metrisch en imperiaal volgens de voorkeur in de doeltaal) • Behoud alleen het systeem dat meestal in de doeltaal wordt gebruikt |
Datum- en tijdsindeling | Controleer of de datum- en tijdsindeling volgens de instructies en taaleisen is toegepast |
Cijfers en getallen | In de regel moeten de doeltaalregels worden toegepast, waaronder scheidingstekens voor tienden en duizendtallen |
Zorg dat conversies consequent zijn in alle talen en door de Klant zijn bevestigd | |
Verwijzingen naar publicaties, boeken e.d. | Raadpleeg de stijlgids of projectmanager om te weten hoe u deze volgens de voorkeur van de Klant moet toepassen |
Wetteksten | Raadpleeg de stijlgids of projectmanager om te weten of u ze moet vertalen of in de oorspronkelijke taal moet laten staan, gevolgd door een vertaling tussen haakjes |
Internationale (technische) normen (ISO, IEC e.d.) | Raadpleeg de stijlgids of projectmanager om te weten of u ze moet vertalen of in de oorspronkelijke taal moet laten staan |
Kop- en voetteksten, verwijzingen | Controleer op samenhang en nauwkeurigheid |
Verwijzingen naar software | Raadpleeg de stijlgids of projectmanager om te weten of u ze moet vertalen of in de oorspronkelijke taal moet laten staan (met vertaling tussen haakjes) Is de software in de doeltaal vertaald? Hebt u toegang tot de vertalingen voor kruiscontroles (woordenlijsten e.d.)? |
Fouten in de brontekst | Hebben ze invloed op de doeltaal? Wordt er consequent mee omgegaan? Wees u bewust van onnodige dubbele spaties, verkeerde interpunctie, typfouten, grammaticafouten en onvolledige zinnen |
Bijlage 2 – Beveiligingsnormen
De Verkoper implementeert en handhaaft de volgende technische, organisatorische en fysieke beveiligingsmaatregelen gedurende de looptijd van de Overeenkomst.
Voor de toepassing van deze bijlage wordt onderscheid gemaakt tussen Verkopers die individuele personen/freelancers zijn en Verkopers die bedrijven zijn.
Sommige technische, organisatorische en fysieke beveiligingsmaatregelen zijn alleen van toepassing op Verkopers die bedrijven zijn.
Technische en organisatorische beveiligingsmaatregel | Van toepassing op ALLE Verkopers | ALLEEN van toepassing op Verkopers die bedrijven zijn |
Algemeen beheer van accounts en wachtwoorden | ||
Toegang tot alle IT-systemen moet gebeuren via inloggen | X | |
Gebruikersauthenticatie gebeurt via geregistreerde gebruikersaccounts | X | |
De gebruiker moet na een beperkt aantal mislukte inlogpogingen worden geblokkeerd | X | |
Iedere gebruiker stelt een specifiek wachtwoord in van ten minste 10 tekens, waarbij verschillende soorten alfanumerieke en speciale tekens worden gecombineerd (zie hieronder) | X | |
De wachtwoordsterkte moet voldoen aan de lengte- en complexiteitseisen van algemene beveiligingsnormen (bijv. ISO, NIST) | X | |
Alle standaardwachtwoorden moeten worden gewijzigd ten opzichte van de standaardwaarden | X | |
Er moet een wachtwoordgeschiedenis worden vastgelegd | X | |
Er moet een periodieke vervaldatum voor wachtwoorden worden ingesteld. | X | |
Tijdelijke wachtwoorden worden veilig meegedeeld en na het eerste gebruik wordt gevraagd om ze te veranderen | X | |
Sessiecontrole | ||
Schermen moeten automatisch met een wachtwoord worden beveiligd en computers moeten automatisch worden vergrendeld wanneer ze tijdelijk niet worden gebruikt | X | |
Sessiecontrolemiddelen, waaronder accountvergrendeling en sessietime-out, moeten aanwezig zijn | X | |
Multifactorauthenticatie (MFA) | ||
Voor bevoorrechte en/of administratieve accounts moet multifactorauthenticatie aanwezig zijn. | X | |
MFA moet aanwezig zijn voor alle applicaties die met het internet verbonden zijn | X | |
MFA moet aanwezig zijn bij methoden voor toegang op afstand (bijv. virtuele particuliere netwerken, Remote Desktop Protocols). | X | |
Wachtwoordwijziging en deactivering van accounts | ||
Wachtwoorden moeten onmiddellijk worden gewijzigd wanneer er reden is om aan te nemen dat een account is aangetast | X | |
Er moet een formeel proces worden ingevoerd om accounts tijdig te deactiveren en accountwachtwoorden te wijzigen wanneer mensen het bedrijf van de Verkoper verlaten en/of een andere functie krijgen waarin ze niet langer toegang tot de systemen en applicaties hoeven te hebben (bijv. binnen 24 uur na beëindiging/wijziging van hun contract met het bedrijf van de Verkoper). | X | |
Accounts zonder recente activiteit (bijv. de laatste 90 dagen, met uitzondering van die welke alleen voor driemaandelijkse, halfjaarlijkse en jaarlijkse verwerking worden gebruikt) moeten worden uitgeschakeld. | X | |
De identiteit van de gebruiker moet worden geverifieerd voordat een wachtwoord opnieuw wordt ingesteld | X | |
Er moet een controleerbare en bindende procedure worden ingevoerd om vergeten wachtwoorden opnieuw in te stellen | X | |
Scheiding van toegang en instelling van specifieke gebruikersaccounts | ||
Er moet een formeel goedkeuringsproces worden ingevoerd om toegang te verlenen op basis van de zakelijke behoefte van de gebruiker om zijn/haar werkzaamheden uit te voeren (least privilege, dat wil zeggen het benodigde toegangsniveau maar niet meer) | X | |
Er moet een scheiding worden aangebracht tussen verzoek, goedkeuring en verlening van toegang | X | |
Gebruikersaccounts voor toegang tot systemen, Diensten en applicaties moeten aan individuele gebruikers worden toegewezen en mogen niet worden gedeeld | X | |
Bevoorrechte en/of administratieve gebruikersaccounts moeten verschillen van de standaardgebruikersaccount en unieke inloggegevens voor gebruikers hebben. Bevoorrechte accounts (hoger toegangsniveau, dat aanzienlijk grotere bevoegdheden binnen een computersysteem verleent dan die welke beschikbaar | X | |
zijn voor gewone gebruikers) moeten worden beperkt en alleen aan bevoegde gebruikers worden toegewezen | ||
Periodieke toegangsbeoordelingen van alle gebruikers, systeemaccounts, testaccounts en generieke accounts moeten ten minste jaarlijks uitgevoerd en gedocumenteerd worden | X | |
Toegang op afstand en encryptie | ||
Alle toegang op afstand tot IT-systemen moet beveiligd zijn (e-mail, sterke authenticatie e.d.) | X | |
Serversystemen kunnen alleen worden beheerd met een consolewachtwoord of via een versleutelde verbinding met wachtwoordbeveiliging | X | |
Er moet een beveiligd draadloos netwerk worden opgezet | X | |
Mobiele apparaten moeten versleuteld zijn | X | |
Mobiele eindpunten (smartphones, tablets) moeten beveiligd zijn met behulp van een beheersysteem voor mobiele apparaten | X | |
Gegevens die via het internet worden verzonden, moeten versleuteld zijn (e-mailversleuteling, SSL- versleuteling) | X | |
Eindpuntapparaten moeten versleuteld en met een wachtwoord beveiligd zijn | X | |
Antivirussoftware en firewalls | ||
Servers en eindpunten moeten beveiligd zijn met behulp van virus-/malwarebescherming die up-to-date wordt gehouden. | X | |
Regelmatige updates (automatisch of handmatig) van antivirussoftware en firewalls moeten worden geïmplementeerd | X | |
Systemen voor inbraakdetectie of inbraakpreventie moeten worden geïmplementeerd om ongeoorloofd of kwaadwillig netwerkverkeer op te sporen en erop te reageren | X | |
Updates | ||
Kritieke updates voor besturingssystemen moeten onmiddellijk worden geïnstalleerd | X | |
Systemen moeten op alle niveaus worden onderhouden om de nieuwste beveiligingspatches/servicepacks te kunnen toepassen | X | |
Alle updates voor besturingssysteem en belangrijke componenten moeten na de uitgave en evaluatie van beveiligingspatches worden geïnstalleerd in overeenstemming met algemene beveiligingsnormen (bijv. ISO, NIST) | X | |
Elektronische handtekening | ||
In toepasselijke gevalle moeten elektronische handtekeningen worden gebruikt | X | |
Back-ups | ||
Gegevensback-ups moeten regelmatig worden gemaakt, met controle over de uitvoering en verificatie van deze back-ups | X | |
Testprocedures | ||
Er moet een procedure worden geïmplementeerd om de efficiëntie van technische en organisatorische maatregelen (penetratietests, scans op interne en externe kwetsbaarheden e.d.) te testen, analyseren en beoordelen | X | |
Jaarlijkse onafhankelijke penetratietests op de netwerken en applicaties die informatie verwerken | X | |
Procedure voor het beheer van beveiligingsincidenten | ||
Er moet een procedure voor het beheer van beveiligingsincidenten worden geïmplementeerd | X | |
In geval van een kritieke inbreuk moeten updates van applicaties worden geïnstalleerd | X | |
Fysieke beveiliging | Van toepassing op ALLE Verkopers | ALLEEN van toepassing op Verkopers die bedrijven zijn |
Toegangscontrole | ||
Bedrijfsruimtes moeten van buitenaf beveiligd zijn | X | |
De serverruimte moet afgesloten zijn met gecontroleerde en geregistreerde toegang (serverruimtes moeten een hogere mate van beveiliging hebben dan de rest van de ruimtes) | X | |
Werkplekken zijn alleen toegankelijk voor medewerkers/professionals | X | |
De werkplek moet beveiligd zijn met deuren, sloten, alarmsystemen en andere beschermende maatregelen om toegangsbeperking te verzekeren, zowel voor telewerk werkplekken privaat en publiek, zowel gehuurd als in eigendom | X | |
Er moeten identiteitscontroles worden uitgevoerd om erop toe te zien dat de mensen die toegang tot beveiligde ruimtes hebben de beoogde medewerkers zijn | X | |
Al het deurbeslag moet direct verbonden zijn met intelligente of semi-intelligente lezers | X | |
In alle bedrijfsruimtes moeten goede brandblussers aanwezig zijn en de medewerkers moeten opgeleid | X | |
zijn om ze te gebruiken en het ontruimingsprotocol uit te voeren | ||
Er moet een actief ongediertebestrijdingsplan zijn | X | |
Er moet een beleid zijn voor het beheer van sleutels en badges | X | |
Professionals mogen geen hybride apparaten (persoonlijk/professioneel) gebruiken | X | |
De medewerkers mogen geen hybride apparaten (persoonlijk/professioneel) gebruiken | X | |
Ten minste eenmaal per jaar moet een risicobeoordeling van de effectiviteit van de toegangscontrolemaatregelen plaatsvinden | X | |
Wi-fi toegangsgegevens moeten specifiek en exclusief voor toegang van de Verkoper zijn en kunnen niet gedeeld worden met derde partijen die enkel in geval van strikte noodzakelijkheid en op verzoek, specifieke toegangsgegevens moeten gebruiken met een andere toegangspoort (toegang voor gasten) | X | |
Bewaking | ||
Een bewakingssysteem dat 24 uur per dag en 365 dagen per jaar actief is, moet geïmplementeerd en gecontroleerd worden door gespecialiseerde medewerkers | X | |
Elke werkruimte wordt beschouwd als een afgeschermd gebied en wordt daarom gereguleerd door toegangs- en bewakingsprincipes die de medewerkers/professionals moeten kennen en begrijpen | X | |
Er moet een actief plan worden geïmplementeerd om een beveiligingscultuur binnen het bedrijf van de Verkoper te vormen en ontwikkelen | X |
Bijlage 3 – Door de Verkoper te verstrekken documenten
Enkel wanneer de van toepassing zijnde regelgeving dit vereist, verstrekt de Verkoper de volgende documenten aan ACOLAD:
• Wanneer inschrijving van de Verkoper in een beroepsregister verplicht is in het land van vestiging of woonplaats, een van de volgende documenten:
o Een document dat is afgegeven door de autoriteiten die het beroepsregister bijhouden of een gelijkwaardig document waaruit die inschrijving blijkt;
o Een offerte, een reclamedocument of zakelijke correspondentie, mits daarin de naam of bedrijfsnaam, het volledige adres en de aard van de inschrijving in het beroepsregister worden vermeld.
• Wanneer inschrijving van de Verkoper in een beroepsregister niet verplicht is in het land van vestiging of woonplaats, een officieel document dat zijn/haar identiteit, adres en registratienummer indien van toepassing vermeldt;
• In alle gevallen een document dat zijn/haar individuele fiscaal nummer vermeldt, waarbij de Verkoper niet verplicht is een dergelijk nummer te hebben;
• In alle gevallen een document waaruit de rechtmatigheid van de sociale/arbeidssituatie1 van de Verkoper blijkt en, wanneer de wetgeving van het land van woonplaats dit bepaalt, een document dat is uitgegeven door de instantie die de verplichte socialezekerheidsregeling beheert en waarin staat dat de Verkoper in orde is met zijn/haar sociale aangiften en de betaling van de socialezekerheidsbijdragen;
• Indien van toepassing, de lijst met namen van buitenlandse werknemers die in Diensten zijn en
waarvoor een werkvergunning geldt. Deze lijst, opgesteld op basis van het personeelsregister, vermeldt per werknemer de datum van indiensttreding, de nationaliteit, het soort document waarmee de werkvergunning wordt gevalideerd en het volgnummer daarvan.
• Wanneer de Verkoper werknemers in het buitenland detacheert voor de uitvoering van de Diensten, de relevante documenten op grond van dat toepasselijke recht.2
Bij de eerste levering van Diensten aan ACOLAD en elk jaar tot het einde van de uitvoering verstrekt de Verkoper de volgende documenten aan ACOLAD:
• Wanneer tussen het land van vestiging van de Verkoper en het land van de ACOLAD-divisie die de Diensten bestelt een verdrag ter voorkoming van dubbele belastingheffing van toepassing is, een originele fiscale woonplaatsverklaring afgegeven door de belastingdienst van het land waar de Verkoper belastingplichtig is in de zin van het verdrag en andere aanvullende documenten, op grond van de lokale eisen,
• Wanneer op grond van het toepasselijke recht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
verplicht is voor opdrachtnemers, een bewijs van verzekeringsdekking.
1 In overeenstemming met Verordening (EG) Nr. 883/2004 van 29 april 2004 wanneer de Verkoper in de EU is gevestigd.
2 Wanneer werknemers in Frankrijk worden gedetacheerd, een kopie van de voorlopige indiening bij de
Arbeidsinspectie, een kopie van de brief waarin een Franse vertegenwoordiger voor de Verkoper in zijn/haar relatie met de Franse autoriteiten wordt benoemd en een beëdigde verklaring van de Verkoper dat de gedetacheerde werknemers fatsoenlijke leef- en arbeidsomstandigheden krijgen volgens de sociale wetgeving in het gastland.
Bijlage 4 – Gedragscode voor Verkopers
ACOLAD streeft naar de hoogste sociale, milieu-, gezondheids- en veiligheidsnormen en verwacht dat Xxxxxxxxx hetzelfde doen. Verkopers moeten de lokale en nationale wet- en regelgeving naleven. Daarnaast wordt van Xxxxxxxxx verwacht dat ze zich aan de volgende normen houden.
Veiligheid en gezondheid
Verkopers bieden veilige en gezonde arbeidsomstandigheden voor hun werknemers en bevoegde onderaannemers. Verkopers houden zich aan lokale en nationale wet- en regelgeving met betrekking tot veiligheid en gezondheid op de werkplek en beschikken over de vereiste toelatingen, vergunningen en licenties van lokale en nationale overheden. Verkopers hebben beleidsregels en/of procedures op het gebied van veiligheid en gezondheid vastgelegd en beschikken over toereikende veiligheidsinfrastructuur en -apparatuur. Verkopers bij wie matige tot hoge veiligheids- en gezondheidsrisico’s zijn vastgesteld, moeten de nodige stappen ondernemen en bewijs leveren van hun verdere vooruitgang om een erkend veiligheids- en gezondheidsbeheersysteem te implementeren. Verkopers in ACOLAD-gebouwen moeten voldoen aan alle van toepassing zijnde beleids-en richtlijnen van ACOLAD.
Beveiliging
Verkopers moeten ervoor zorgen dat ze alle nodige stappen ondernemen om hun werknemers, de opdrachtnemers die op hun locaties werken en hun infrastructuur te beschermen, vooral in conflictzones. Verkopers moeten met name een crisismanagementbeleid hebben dat direct geïmplementeerd kan worden, zodat ze zo snel mogelijk effectief op noodsituaties kunnen reageren.
Arbeidsomstandigheden
Verkopers moeten eerlijke en fatsoenlijke arbeidsomstandigheden bieden. Werknemers ontvangen ten minste het lokale sectortarief of het minimumloon dat op grond van de wetgeving van het betreffende land vereist is, afhankelijk van welk bedrag hoger is, en krijgen sociale bescherming volgens de lokale normen. Als geen minimumloon in de nationale wetgeving is vastgelegd, houden de eerlijke en fatsoenlijke arbeidsomstandigheden die van Verkopers worden verwacht in dat werknemers betaald worden volgens het in het land verwachte beloningsniveau, de kosten van levensonderhoud, de sociale bescherming en de lokale levensstandaard.
Vrijheid van vereniging en vrijwaring van represailles
Verkopers respecteren de vrijheid van vereniging van werknemers. Werknemersvertegenwoordigers mogen niet gediscrimineerd worden en hun arbeidsOvereenkomst mag niet beëindigd worden wegens het uitoefenen van hun rechten als werknemers, het uiten van grieven, het deelnemen aan vakbondsactiviteiten of het melden van onwettige activiteiten.
Dwangarbeid
Het is Verkopers niet toegestaan:
• Zich in te laten met mensenhandel, door geweld, fraude of dwang, of onvrijwillige dienstbaarheid of slavernij;
• Zich in te laten met mensenhandel voor seksuele doeleinden of betaalde seksuele handelingen te verkrijgen tijdens de uitvoering van de Overeenkomst;
• Gedwongen of onvrijwillig arbeid te gebruiken tijdens de uitvoering van werkzaamheden in verband met de Overeenkomst;
• Zich in te laten met kinderarbeid of kinderarbeid te steunen en werknemers in Diensten te nemen die niet aan de wettelijke minimumleeftijd voor hun locatie voldoen;
• De identiteits- of immigratiedocumenten van een werknemer te vernietigen, te verbergen of in te beslag nemen of de werknemer anderszins de toegang ertoe te ontzeggen;
• Misleidende of frauduleuze praktijken te gebruiken tijdens het werven van werknemers of het aanbieden van een baan;
• Wervingskosten in rekening te brengen aan werknemers.
Non-discriminatie
Loonbeslissingen moeten genomen worden op basis van relevante en objectieve criteria. Er mag geen onderscheid gemaakt worden op basis van de volgende criteria (onvolledige lijst): leeftijd, handicap, geslacht, seksuele geaardheid, politieke of andere overtuiging, etnische of sociale afkomst, religie. Zogeheten arbeidsbeslissingen omvatten (maar zijn niet beperkt tot): werving, promotie, ontslag en overplaatsing van werknemers, opleiding en ontwikkeling van vaardigheden, veiligheid en gezondheid, of beleid met betrekking tot arbeidsomstandigheden, zoals werktijden en beloning.
Naleving van milieuregelgeving
Verkopers zijn verplicht om op alle niveaus (lokaal, nationaal en internationaal) de milieuwetgeving te respecteren en na te leven. Ze moeten bij al hun activiteiten over de vereiste milieuvergunningen en - licenties beschikken. Het voorzorgsbeginsel wordt toegepast op alle milieukwesties.
Beheer van milieueffecten
Verkopers moeten de milieueffecten van hun activiteiten, met inbegrip van maar niet beperkt tot energie, water, afval, chemicaliën, luchtvervuiling en biodiversiteit, systematisch beheren. Ze moeten doelen stellen om deze effecten te verminderen.
Verkopers bij wie een aanzienlijk effect op het milieu is vastgesteld, moeten de nodige stappen ondernemen en bewijs leveren van hun verdere vooruitgang om een erkend milieubeheersysteem te implementeren.
Omkoping
Verkopers houden zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van corruptiebestrijding. Ze hebben een nultolerantiebeleid tegen alle vormen van corruptie, omkoping, afpersing en verduistering. Ze betalen met name geen steekpenningen of andere voordelen (zoals smeergeld, faciliterende betalingen, buitensporige geschenken en gastvrijheid, giften of donaties) in verband met hun zakelijke transacties met Klanten en overheidsfunctionarissen. Verkopers zijn verplicht hun transacties op transparante wijze te verrichten en nauwkeurig vast te leggen in de rekeningen en bescheiden van hun bedrijf. Verkopers mogen geen derden gebruiken om handelingen te verrichten die voor hen verboden zijn, zoals het betalen van steekpenningen.