Aan de raamcontracten Ingenieursproducten

Aan de raamcontracten Ingenieursproducten

Datum : 18 mei 2020 Contactpersoon : Xxxxx Xxxxxxxxx Telefoonnummer : 026-377 4464

Onderwerp: Uitvraag offerte Implementatie nieuwe beheersystematiek in Arnhem

Geachte heer, mevrouw ,

Dit is een uitvraag voor een offerte onder de raamovereenkomst Ingenieursproducten met zaaknummer

Hierbij verzoeken wij u tot het uitbrengen van een offerte voor het opzetten en implementeren van de nieuwe beheersystematiek voor onze beheerplannen, het opstellen van een strategisch beheerplan openbare ruimte, alle bijbehorende werkzaamheden zoals in deze uitvraag omschreven en het begeleiden van beheerders van de Gemeente Arnhem bij de werkzaamheden die in dit kader door hen zelf moeten worden uitgevoerd.

Op deze aanbieding zijn de voorwaarden van toepassing zoals vermeld in het raamcontract producten van de gemeente Arnhem met zaaknummer Conform dat raamcontract is van toepassing de Rechtsverhouding opdrachtgever – architect, ingenieur en adviseur; De Nieuwe Regeling 2011 (Eerste herziening, juli 2013) en daarna de inkoopwaarden van gemeente Arnhem.

1. Aanleiding

De gemeente Arnhem is bezig om beheer beter op de kaart te zetten. De traditionele waarden van sectoraal "weten wat je hebt, weten wat de kwaliteit ervan is en weten hoe die te behouden/verbeteren" moet uiteindelijk doorontwikkeld worden naar een integraal beheerproduct, dat zowel ambtelijk, bestuurlijk als maatschappelijk wordt gedragen.

De gemeente heeft de basisinformatie over het algemeen goed op orde, deze is alleen niet uniform en transparant vastgelegd. Ook ontbreekt de nodige integraliteit, monitoring van beleidsdoelen en beschrijving van deze beleidsdoelen en kpi's (kritieke prestatie indicatoren). De kennis is binnen de gemeente aanwezig, maar de capaciteit om dit uit te voeren ontbreekt. Met een meer integraal en hoogwaardiger beheerproduct zijn we ook in staat om hierover beter te informeren en te communiceren, waaraan in deze tijd van toenemende transparantie steeds meer behoefte is. Het product moet tevens dienst doen bij de jaarlijkse financiële verantwoording naar het gemeentebestuur.

2. Huidige situatie

• Gemeente Arnhem heeft voor alle beheerproducten een beheerplan, het ene wat actueler dan het andere. Over het algemeen staat in dat beheerplan summier het vigerend beleid, een omschrijving van het areaal, een omschrijving van de huidige toestand en een doorkijk naar de onderhoudsbehoefte/ onderhoudsplannen voor de korte termijn.

• Voor veel beleidsterreinen zijn specifieke beleidsnota's vastgesteld. Bij de implementatie van

deze nota's is vooral aandacht geweest voor de mogelijke veranderingen, veel minder aandacht voor de beheerfase.

• Gemeente Arnhem heeft besloten de nieuwe beheersystematiek van het CROW als leidraad te gebruiken voor ons werk.

3. Beschrijving van de opdracht

Gemeente Arnhem zoekt een partij die:

• Op basis van bestaand beleid het strategisch beheerplan openbare ruimte schrijft, met de bijbehorende activiteiten. Dit plan heeft een integrale kijk op het beheer van de openbare ruimte en geeft aan waar de doelen van de vakdisciplines elkaar raken, elkaar versterken of elkaar in de weg zitten, waarbij de nieuwe beheersystematiek van het CROW als uitgangspunt geldt.

• In staat is een format en lay-out te maken voor de inhoudelijke beheerplannen conform de

CROW beheersystematiek, daarbij kennis genomen hebbend van de grootste gemene deler van de bestaande beheerplannen

• Het inrichten van een proces om eenvoudig jaarlijks de beheerplannen te kunnen actualiseren en het inwerken / instrueren van medewerkers beheer hierop

• Begeleiding geeft bij het schrijven van deze beheerplannen per discipline

• Begeleiding geeft bij het beschrijven van heldere monitoringstools en kpi's. Naar aanleiding hiervan moet goed geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd kunnen worden. Monitoring en evaluatie van de doelen zien wij als belangrijke onderdelen die aanleiding kunnen geven om de inhoudelijke beheerplannen of het strategisch beheerplan bij te sturen.

Het opstellen van de beheerplannen en het strategisch beheerplan zien wij niet als het realiseren van eenmalige producten, maar als het begin van een continu proces, waarbij we de financiële doorkijk jaarlijks actualiseren en feitelijk steeds inzicht en toegang hebben tot relevante informatie en overzicht van de kapitaalgoederen.

Vooralsnog zijn de volgende assets betrokken

• Groen, bomen en spelen

• Riolering en water

• Openbare verlichting

• Wegen, kunstwerken en trolleynet

• Verkeersregelinstallaties

4. Gunningscriterium

Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving met de Beste Prijs- Kwaliteitverhouding.

4.1 Bepaling beste prijs-kwaliteitverhouding

De bepaling van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding vindt plaats op basis van systematiek "gunnen op waarde" waarbij de inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan.

De beoordelingscommissie beoordeelt allereerst de ingediende plannen van aanpak op de twee kwalitatieve gunningscriteria:

1. Aanpak

2. Xxxxxx, vaardigheden en samenwerking

Over beide gunningscriteria vindt een consensusbeoordeling plaats.

De fictieve inschrijfsom komt tot stand door de inschrijfsom, bij deze uitvraag het vaste bedrag à

te verminderen met de fictieve korting naar aanleiding van de beoordeling van de kwalitatieve gunningscriteria. De gunningscriteria Plan van Aanpak en Kennis, vaardigheden en samenwerking worden beoordeeld aan de hand van hieronder beschreven criteria en conform de aangegeven puntentoekenning.

Wanneer door een gelijke score op kwaliteit meer dan één inschrijver als economisch meest voordelige inschrijver wordt aangemerkt, verkrijgt de inschrijver met de hoogste score op gunningscriterium 2 Kennis, vaardigheden en samenwerking de opdracht. Indien de inschrijvers ook op dit onderdeel een gelijke score hebben behaald, dan wordt door middel van loting bepaald wie de opdracht verkrijgt.

4.2 Plan van aanpak - algemeen

Bij de inschrijving dient de inschrijver een Plan van Xxxxxx in. Het Plan van Xxxxxx moet de wijze beschrijven waarop de inschrijver invulling geeft aan het project op de kwalitatieve onderdelen zoals hieronder beschreven. Dit plan dient in overeenstemming te zijn met de aanbestedingsdocumenten en vormt een integraal onderdeel van de overeenkomst.

Vormvereisten Plan van Aanpak en bijlagen:

- Gunningscriterium 1 Aanpak bestaat uit maximaal 3 bedrukte bladzijden X0, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0 Kennis, vaardigheden en samenwerking bestaat uit maximaal 2 bedrukte bladzijde A4

lettertype Arial, lettergrootte 10. Dit is exclusief voorblad, inhoudsopgave en bijlagen;

- De volgende bijlagen mogen worden bijgevoegd:

• Bij gunningscriterium 1, de planning op 1 A4

• Bij gunningscriterium 2, maximaal 2 CV’s van de in te zetten personen voor deze opdracht. Per CV mag maximaal 1 pagina A4-formaat toegevoegd worden met voor deze opdracht de meest relevante ervaring en kennis (zie ook gunningscriterium 2);

Deze bijlagen mogen als separate bestanden worden bijgevoegd, andere bijlagen worden niet beoordeeld. In het geval er meer bladzijden worden ingediend dan hiervoor aangegeven, worden de bladzijden die het maximum aantal bladzijden overschrijden, niet beoordeeld.

Het aanbieden van links naar websites of filmpjes in het plan van aanpak is niet toegestaan en worden niet in de beoordeling betrokken.

Het Plan van Xxxxxx moet de volgende structuur hebben:

• Voorblad

• Inhoudsopgave

• Hoofdstuk 1 Aanpak (Max 3 A4)

• Hoofdstuk 2. Kennis vaardigheden en samenwerking (Max 2 A4)

• Bijlagen: planning en CV’s.

4.3 Uitwerking kwaliteitscriteria

Er wordt hieronder aangegeven welke onderdelen u dient te beschrijven in het plan van aanpak..

Gemeente Arnhem stelt de volgende de volgende informatie en bijlagen beschikbaar ten behoeve van het schrijven van uw plan van aanpak.

• Beheerplannen van de assets te weten Bomen; Groen; Kunstwerken CT; Kunstwerken beeldend; Riolering; Basis rioleringsplannen; Spelen, beheerplan en uitvoeringsplan; Verkeer; Straatmeubilair; Trolley; Wegen; VRI; Openbbare verlichting

• Gids openbare ruimte deze is te vinden op Xxxxxx.xx

4.3.1 Gunningscriterium 1 Aanpak

• Een beschrijving van uw aanpak waarin staat hoe inschrijver komt tot de gewenste eindresultaten inclusief een planning. Daarnaast een beschrijving waarin staat hoe de voortgang van deze planning wordt bewaakt.

Het eindresultaat van de opdracht is:

• Geïmplementeerde nieuwe beheersystematiek waarbij de methode van het CROW als uitgangspunt geldt.

• Een strategisch beheerplan openbare ruimte dat hoogwaardiger en meer integraal is dan het huidige. Met een integrale kijk op het beheer van de openbare ruimte en inzicht in waar de doelen van de vakdisciplines elkaar raken, elkaar versterken of elkaar in de weg zitten.

• Inhoudelijk en goed werkbare beheerplannen volgens duidelijke formats en layout conform

beheersystematiek CROW, waarin alle gevraagde en relevante informatie op een overzichtelijke wijze is opgenomen.

• Heldere monitoringstools en KPI’s

• Een beschrijving van het proces, werkafspraken, taken en ondersteunende documenten om op eenvoudige wijze jaarlijks de beheerplannen te kunnen actualiseren

• Goed geïnstrueerde medewerkers beheer op de werking van het proces, op de werkafspraken en gebruik van de formats en beheerplannen.

• De producten zijn geschikt om dienst te doen bij de jaarlijkse financiële verantwoording naar het gemeentebestuur.

Het opstellen van de beheerplannen en het strategisch beheerplan ziet gemeente Arnhem niet als het realiseren van eenmalige producten, maar als het begin van een continu proces, waarbij we de financiële doorkijk jaarlijks actualiseren en feitelijk steeds inzicht en toegang hebben tot relevante informatie en overzicht van de kapitaalgoederen.

4.3.2 Gunningscriterium 2 Kennis, vaardigheden en samenwerking

Gemeente Arnhem hecht veel waarde aan samenwerking en de kennis, ervaringen en vaardigheden van het projectteam.

Gemeente Arnhem vraagt inschrijver dieper in te gaan op de kennis in de begeleiding van dit soort trajecten en de kennis van het projectteam over de CROW methodiek en dit te onderbouwen.

Wanneer is een traject succesvol in uw optiek.

Geef aan wat volgens u belangrijk is voor het welslagen van dit project. Beschrijf hoe u op deze onderdelen van toegevoegde waarde bent.

Leg uit hoe u van uw kant de samenwerking wilt opzetten en wat u daarvoor nodig heeft van de gemeente

Leg uit op welke wijze u van plan bent de medewerkers beheer mee te nemen in dit traject, te begeleiden bij hun werkzaamheden en te enthousiasmeren

4.4 Beoordeling kwalitatieve gunningscriteria

In deze paragraaf staat beschreven waarop het Plan van Xxxxxx wordt beoordeeld.

Beoordeling gunningscriteria:

Voor alle beoordelingscriteria geldt dat de aanpak zo SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realiseerbaar, tijdsgebonden) mogelijk, dient te worden omschreven. Onduidelijke of onvolledige informatieverstrekking kan resulteren in een lage waardering/score.

Ook dient in het Plan van Xxxxxx beschreven te worden hoe de inschrijver tijdens het proces borgt dat hetgeen aangeboden wordt in het Plan van Xxxxxx ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Inschrijver dient hiertoe hetgeen hij toezegt per gunningscriterium te vertalen in eisen aan zichzelf, welke tijdens de loop van het traject geverifieerd kunnen worden. Tevens dient te worden beschreven wat inschrijver hierbij verwacht van de Opdrachtgever.

Bij de beoordeling wordt tevens gelet op de volledigheid, de mate waarin het vertrouwen wekt en de mate waarin de inschrijver laat zien de opdracht en daarmee zijn rol, verantwoordelijkheden en werkzaamheden te doorgronden.

Het plan van aanpak dient vanzelfsprekend op alle onderdelen te passen binnen de gestelde eisen.

4.5 Prijs

-

Voor deze opdracht geldt een vast bedrag van €

exclusief BTW.

Door uw inschrijving op deze opdracht gaat u akkoord met dit bedrag en de voorwaarden.

Alle kosten met betrekking tot de uitvoering van de volledige opdracht dienen in deze prijs verdisconteerd te zijn. Het separaat opgeven van additionele kosten en meerwerk is niet toegestaan. Bij het startgesprek zal de onderbouwing van de uren en planning doorgenomen worden.

4.6 Puntentoekenning

Per kwaliteitscriterium worden de volgende kwaliteitspunten toegekend 0, 1, 3, 5 en 7 punten die de waardering van de aangeboden kwaliteit uitdrukken.

In de hieronder opgenomen tabel volgt de omschrijving van deze puntenscores.

Beoordeling	Score	Beschrijving
Geen toegevoegde waarde	0	Geen meerwaarde voor de Opdrachtgever
Beperkte toegevoegde waarde	1	Beperkte invulling van het kwaliteitscriterium, weinig meerwaarde voor de Opdrachtgever
Toegevoegde waarde	3	Voldoende invulling van het kwaliteitscriterium, enige meerwaarde voor de Opdrachtgever
Veel toegevoegde waarde	5	Goede invulling van het kwaliteitscriterium, behoorlijke meerwaarde voor Opdrachtgever
Zeer veel toegevoegde waarde	7	Uitstekende invulling van het kwaliteitscriterium, zeer veel meerwaarde voor Opdrachtgever

Aan deze hiervoor aangegeven score wordt per gunningscriterium een punt en een waarde in euro's toegekend. De score op het Plan van Aanpak wordt door de beoordelingscommissie bepaald op basis van de in het Plan van Aanpak aangeboden kwaliteit.

De maximale waarde per gunningscriterium is: 1.

2.

De totale maximale ter verkrijgen fictieve korting is €

In de onderstaande tabel is de waarde in euro's per score voor de gunningscriteria weergegeven. Opgeteld resulteren de fictieve kortingen van de gunningscriteria in een totale fictieve korting op de vaste inschrijfprijs van €

Score Beoordeling Plan van Aanpak
	Gunningscriterium 1 Aanpak	Gunningscriterium 2 Xxxxxx, vaardigheden en samenwerking
0
1	0
3
5
7
Maximale waarde per criterium
TOTAAL

Rekenvoorbeeld beoordelingssystematiek

Ter ondersteuning van de beoordelingssystematiek is in onderstaande tabel een voorbeeld van de berekening van de scores van 4 inschrijvers opgenomen.

De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs, heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. In het voorbeeld is dat inschrijver B. Hoewel de fictieve inschrijfsom van inschrijver A gelijk is aan die van B, wint inschrijver A, omdat deze het hoogste scoort op gunningscriterium 2, zie ook 4.1 van deze uitvraag.

Gunnings- criterium		Inschrijver A Punten -Korting		Inschrijver B Punten - Korting		Inschrijver C Punten - Korting		Inschrijver D Punten - Korting
1		7		3		5		7
2		5		7		5		3
Totale fictieve korting
Inschrijfsom
Fictieve inschrijfsom

5. De planning

Omschrijving actie / fase	Datum	Actiehouder
Uitnodiging tot inschrijving	18 mei 2020	Aanbestedende dienst
Uiterste datum indienen van vragen	28 mei 2020 vóór 10.00 uur	Gegadigden
Publicatie Nota van Inlichtingen	4 juni 2020	Aanbestedende dienst
Uiterste datum indienen inschrijving	15 juni 2020 vóór 10.00 uur	Inschrijvers
Opdrachtverstrekking	29 juni 2020	Aanbestedende dienst

Vragen over deze offerte kunnen enkel en alleen via CTM gesteld worden en de antwoorden van alle gestelde vragen worden geanonimiseerd aan alle partijen ter beschikking gesteld.

De planning van de inhoudelijke werkzaamheden zien wij als volgt:

• 7 september 2020: Startgesprek, kennismaken, planning, onderbouwing van de uren van de totaalprijs en activiteiten doorspreken.

• Uiterlijk 31 december 2020 afronding implementatie beheersystematiek.

Wij zien uit naar uw aanbieding.

Met vriendelijke groet,

Xxxxx Xxxxxxxxx