Huurcontract Jeugdhuis Zoezel vzw: café- en fuifruimte
Huurcontract
Jeugdhuis Zoezel vzw: café- en fuifruimte
Naam venootschap: Jeugdhuis Zoezel vzw
Zetel
venootschap: Xxxxxxxxxxxx 0
0000
Xxxxxxx
4 Ondernemingsnr: 427.880.839
xxx.xxxxxx.xx
Gebruiksovereenkomst voor verenigingen
Algemeen
Aanvragen voor gebruik van het gemeentelijk jeugdlokaal voor fuiven worden steeds voorgelegd aan het bestuur van jeugdhuis Zoezel vzw. Om een vlotte planning te garanderen worden de schriftelijke aanvragen voor een fuif tenminste 3 maanden op voorhand verwacht. Telefonisch kan enkel een optie op een datum genomen worden.
Het bestuur van de vzw stelt een planning op a.d.h.v. de aanvragen en brengt dan de vereniging op de hoogte van de beschikbare data en afspraken. Het is enkel mogelijk om als vereniging het jeugdhuis te huren voor een activiteit of evenement. Verenigingen erkend door het gemeentebestuur van Zoersel krijgen voorrang in de planning. Dit contract dient u op de avond van de activiteit bij te hebben en moet op ieder moment kunnen voorgelegd worden.
De eigenlijke overeenkomst
Gegevens hurende vereniging:
Naam van de vereniging:
Naam van de verantwoordelijke:
Adres:
Telefoonnr.:
Gsm:
E-mail adres:
Datum activiteit:
Beginuur: 20.00 u
Einduur: 03.00 u
Huur
De huurder moet minimum 21 jaar zijn. Dit kan de organisator zelf zijn of iemand die verantwoordelijk wordt gesteld voor de organisatie. Deze persoon moet tijdens de activiteit aanwezig zijn en steeds nuchter en aanspreekbaar blijven voor het jeugdhuisbestuur en de politie.
De huurprijs voor de café – en fuifruimte bedraagt 250 euro.
In deze prijs zijn het gebruik van de tapinstallatie, geluids- en verlichtingsinfrastructuur alsook het poetsgerief en bijhorende producten inbegrepen.
Voor fuiven is het verplicht ten laatste 6 weken op voorhand toestemming te vragen aan de burgemeester alsook een charter in te dienen bij de gemeente Zoersel.
U kunt deze formulieren op internet vinden via deze link:
xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxx.xxxx?XXXXXx00000&XXXXx00000
U dient 2 weken voor de activiteit een kopie van de toestemming van de burgemeester te bezorgen aan de verhuurverantwoordelijke:
Xxxxxx Xxxxxxxx
0000 Xxxxxxx
Indien u dit niet doet is het bestuur genoodzaakt om de activiteit te annuleren en blijft het voorschot (waarvan verder sprake is) behouden. Ook op de avond van de activiteit dient u de kopie bij zich te dragen voor een eventuele inzage door de politie.
Bij elke activiteit is het verplicht om onze buren minstens 3 dagen op voorhand op de hoogte te brengen d.m.v. een aankondigingsbericht in de brievenbussen te steken. Op dit bericht staan zeker de naam en telefoonnummer van de verantwoordelijke voor de organisatie die men kan bereiken tijdens de activiteit. Bij het bussen dient eveneens een exemplaar van het bericht in de brievenbus van het jeugdhuis gestoken te worden.
Voor activiteiten die ’s avonds plaatsvinden is het sluitingsuur bepaald op 03.00u, dit in overeenkomst met de wijkpolitie. De organisator stelt zelf 4 personen aan die de bezoekers moeten aanmanen in alle stilte de fuifruimte te verlaten en zich op het buitenterrein rustig te gedragen. Deze 4 personen dienen gedurende heel de activiteit buiten te patrouilleren en fluorescerende vestjes te dragen.
De maximum toegelaten aantal personen bedraagt 360 personen.
Voorschot en schadegevallen
Bij het afsluiten van dit contract wordt de som van 550 euro ( 250 euro huur + 300 euro waarborg ) betaald op de bankrekening van Jeugdhuis Zoezel vzw: 000-0000000-00 De overeenkomst gaat pas in na betaling van het voorschot. Indien het bedrag van 550 euro een maand op voorhand nog niet is betaald, wordt de activiteit geännuleerd in de boeking.
Indien zich geen schadegevallen voordoen, wordt de waarborg van 300 euro terugbetaald. Dit wordt verrekend in de drankfactuur. Indien er schade is, wordt het nodige bedrag afgehouden van de waarborg. Is het bedrag ontoereikend, wordt de rest van de organisator geëist.
Schadegevallen die bij derden/buurtbewoners zijn veroorzaakt en aan het adres van Jeugdhuis Xxxxxx worden gefactureerd zullen intrinsiek worden doorgerekend aan de hurende organisatie.
Sabam en billijke vergoeding
De organisator dient zelf minstens 10 dagen voor de activiteit een aanvraag te doen bij SABAM. U kunt dit formulier online aanvragen via, invullen en versturen naar xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx.
Eveneens dient u een billijke vergoeding te betalen indien u gebruik maakt van een dj. Meer uitleg kunt u vinden bij volgende link: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx-xx.xxx.
Indien een aanvraag niet wordt ingediend en Jeugdhuis Xxxxxx vzw wordt gefactureerd, wordt deze volledig doorgerekend aan de hurende organisatie.
Opkuis
Binnen
Voor alle ruimten geldt dat de vloeren gekeerd, geschuurd én gedweild moeten worden. Hierbij geeft u ook aandacht aan de muren.
Al het grof vuil (bekers, flyers, zand, e.d.) dient na het keren in vuilzakken van Gemeente Zoersel gedaan te worden of u dient een afvalcontainer te huren. Meer info over deze container vind u op de site van de gemeente zoersel. Gemeentelijke vuilzakken mogen buiten tegen de gevel van het jeugdhuis worden gezet.
De toog met tapinstallatie dienen grondig met allesreiniger gekuist te worden. De bierleidingen dienen uitgespoeld te worden met water, aan te sluiten in het dranklokaal. Na het reinigen dient de druk van de leidingen gehaald te worden. Leeggoed dient gesorteerd te worden in de daartoe bestemde bakken. Het dranklokaal zelf dient eveneens gekeerd en indien nodig geschuurd en gedweild te worden.
WC-ruimte: hier moeten alle closetpotten en lavabo’s proper worden gemaakt. Alle vuilbakken (ook de kleintjes in de vrouwentoiletten) dienen geledigd te worden en met een nieuwe zak te worden voorzien.
De trappen en het podium dienen eveneens gekuist te worden
Het jeugdhuis stelt zijn kuismateriaal (borstels, aftrekkers, dweilen, e.d.) ter beschikking alsook schoonmaakproducten. Zij dienen na gebruik terug gezet te worden op hun voorbestemde plaats.
Indien niet aan de bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, wordt er zonder enige discussie 50 euro per ruimte aangerekend.
De verschillende ruimtes zijn:Revjel (pool-verdieping) €50
Toiletten €50
Café-ruimte €50
Fuifzaal €50
Toogblad en vloeroppervlak achter en onder toog €50
Afvoerwaterkot in de zaal €50
Dj-booth €50
Keuken €50
Dranklokaal €50
Totaal: €450
De properheid van bovenstaande ruimtes wordt nagekeken de dag na de activiteit door de AV (Algemeen Verantwoordelijke) die is aangesteld door het bestuur van Jeugdhuis Xxxxxx. Eventuele ongenoegdoeningen worden genoteerd, samen met de tellijsten voor de drank verwerkt en de dag zelf nog afgetekend door de verantwoordelijke van de hurende organisatie.
Buiten
Het grasveld, de parking en de onmiddelijke omgeving van het jeugdhuis moeten vrij gemaakt worden van afval zoals glas, plastic bekers, zwerfvuil, etc. alsook elke vorm van lichamelijke afscheiding. Men dient speciale aandacht te bieden aan de gebouwen van het Zonneputteke zoals de bibliotheek, leescafé en zeker de traphal en liftschacht naar het 2de verdiep van het Zonneputteke.
Dit gedeelte dient de avond van de activiteit zelf nog gekuist te worden. Indien er buiten niet goed genoeg gekuist is wordt een boete van 100 euro aangerekend.
Algemeen
De organisator moet de gebruikte lokalen volledig ontruimen ten laatste om 14.00 u de dag na de activiteit. Dan moeten eveneens alle niet-gemeentelijke vuilzakken zijn opgeladen.
DRANK
U dient 14 dagen op voorhand uw bestelling per e-mail door te geven aan de drankverantwoordelijke die ervoor zal zorgen dat deze tijdig geplaatst wordt.
(Xxxx-xxxxx@xxxxxxx.xxx)
Men is verplicht ALLE dranken af te nemen van de leverancier van het jeugdhuis.
Voor en na de activiteit wordt de aanwezige drankvoorraad door de AV en iemand van de organisatie geteld. Zo wordt het drankverbruik in rekening gebracht. Aangebroken flessen en vaten worden ten allen tijde volledig aangerekend op de factuur.
De vzw Jeugdhuis Xxxxxx neemt 12 % op de aankoopprijzen aangerekend door de brouwer van het totale drankverbruik. Facturen worden maandelijks opgemaakt en verstuurd naar bovenvermelde verantwoordelijke.
Voor het schenken van ALLE dranken zijn plastic bekers voorzien teneinde gevaarlijk glasafval te vermijden.
De koeltoog dient door de organisatie zelf worden gevuld voor de activiteit en moet de dag daarna bij het overhandigen van de sleutel volledig leeg zijn.
Het is verboden om alcohol te schenken aan mensen jonger dan 16 jaar.
Het is verboden om sterke drank, zowel puur als onder verdunde vorm van cocktails, te schenken tijdens activiteiten. Het maximum alcoholgehalte ligt daarbij op 22 %.
Inkom
Het bestuur van Jeugdhuis Xxxxxx mag altijd gratis binnen op de activiteit. U zult een lijst met namen overhandigt krijgen.
Zoezel – en Formaat-leden betalen op vertoon van hun lidkaart het bedrag gelijk aan de voorverkoopprijs van deze activiteit.
LICHT– EN GELUIDSINSTALLATIE
De organisator moet voor eigen dj’s zorgen.
Er kan onder geen enkele voorwaarde gebruik gemaakt worden van de cd’s van Jeugdhuis Zoezel vzw. Het dj-lokaal dient na gebruik terug in oorspronkelijke staat gebracht te worden.
Tijdens de activiteit moet het dj-lokaal op slot blijven en mag niet door fuifgangers gebruikt worden als vestiaire.
De versterkers zijn correct afgesteld, er is bijgevolg geen verder bijsturing nodig. Bij vaststelling van ontregeling of schade wordt dit verrekend in de factuur.
Het is mogelijk om extra gehuurd materiaal aan te sluiten in het dj-lokaal. Extra informatie zal gegeven worden door de AV de avond van de activiteit zelf.
De huurder moet zelf CD- spelers, mengpaneel en platenspelers voorzien, deze kunnen aangesloten worden op de geluidsinstallatie van het jeugdhuis.
GEBRUIK VAN RUIMTES
De ruimtes die reglementair zijn bestemd om te fuiven [poolverdiep, de zaal, het cafégedeelte] moeten allemaal op dezelfde wijze toegankelijk zijn voor ALLE aanwezigen. Dit betekent dat geen enkele ruimte of delen ervan voorbehouden mogen worden voor bepaalde groepen van het publiek. Deze beslissing kadert in de zorg voor de brandveiligheid.
De nooduitgangen dienen ten allen tijde vrij gehouden te worden, alsook de doorgang die tot hen leidt.
Het meubilair zoals de krukken, zetels en tafels moet zelf door de organisatie worden opgeruimd. De AV zal hiervoor de bestemde bergruimte aanduiden. Na de activiteit dient alles op z’n plaats te worden teruggezet, met speciale aandacht voor de krukken.
ROOKVERBOD EN DRUGSGEBRUIK
Vanaf januari 2007 geldt een algemeen rookverbod in het hele gebouw van Jeugdhuis Zoezel vzw. Wanneer er tijdens een activiteit van een hurende organisatie een controle wordt gedaan, ligt de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van dit verbod volledig bij de organisatie in kwestie. Men dient dus de mensen die dit verbod schenden vriendelijk te verzoeken hun sigaret buiten verder op te roken.
Indien er een controle gehouden wordt en een boete wordt uitgeschreven, wordt deze volledig doorgerekend aan de organisatie die op dat moment de activiteit organiseert.
Het gebruik van illegale drugs is geheel verboden in en rond het gebouw. Het bestuur raadt dan ook aan dat de 4 aangestelde personen van de buitenpatrouille extra aandacht besteden aan jongeren die in de onmiddellijke omgeving van het jeugdhuis groeperen tijdens een activiteit.
ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN
Indien door onvoorziene omstandigheden het jeugdhuis niet beschikbaar zou zijn voor een activiteit waarvoor een datum werd gereserveerd, is de aansprakelijkheid van het jeugdhuis en het bestuur van Jeugdhuis Zoezel vzw beperkt tot het terugbetalen van het betaalde voorschot.
Jeugdhuis Xxxxxx vzw is NIET verantwoordelijk voor ongevallen, gebeurd in of rond het gebouw van de vzw. Daarom is het noodzakelijk een eigen EHBO-kit mee te brengen.
EVALUATIE
Na het huren van het gebouw zal de organisatie in kwestie geëvalueerd worden ter verzekering van een voortzetting van de samenwerking tussen hen en het bestuur van Jeugdhuis Zoezel vzw.
Het bestuur behoudt het recht ten allen tijde deze overeenkomst te verbreken zonder enig recht op schadevergoeding in hoofde van de organisator.
De organisator verklaart zich akkoord met alle bovenstaande voorwaarden:
Namens de vereniging: Namens Jeugdhuis Zoezel vzw:
…………………………………………….. ……………………………………………..
Naam: Naam:
Datum: Datum:
Jeugdhuis Zoezel vzw - Pagina 7 van 7