Afsprakenkader bij stageovereenkomst

Afsprakenkader bij stageovereenkomst

Tussen

De VZW Xxx Xxxxxxx ziekenhuis, met maatschappelijke zetel te 0000 XXXXX, Xxxxxxxxxxxx 00, en met ondernemingsnummer 462915078, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxx. X. XXXXXXXXX, Algemeen directeur – gevolmachtigd werkgever.

Hierna ‘de stageplaats’ genoemd.

En

De heer of mevrouw [Voornaam Naam] wonende te [Xxxxx], geboren op [DD/MM/JJJJ]. Hierna ‘de stagiair’ genoemd

Rekening houdend met de bestaande regelgeving, worden onderstaande punten in dit afsprakenkader opgenomen.

1. Privacy en gegevensbescherming respecteren

2. Toegang tot systemen en toepassingen voor stagiairs

3. Geheimhouding/zwijgplicht

4. Afspraken i.k.v. stageverslagen, bachelor- of masterproef

5. Sanctieregeling

1. Privacy en gegevensbescherming

1.1 Iedere betrokkene heeft recht op privacy

Als stagiair zal je in het kader van de uitoefening van jouw taken toegang en/of kennis krijgen van persoonsgegevens van derden (bv. collega-medewerkers, patiënten, bezoekers, enz.) waarbij je je als stagiair engageert om:

✓ alle persoonlijke gegevens op strikt vertrouwelijke wijze te behandelen

✓ enkel de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om jouw taken als medewerker uit te voeren.

Als stagiair bewaak je je professionele afstand en nabijheid ten aanzien van de patiënten. Je stelt je integer en empathisch betrokken op, maar let tegelijk op voor te grote familiariteit (vb. geen facebook-verzoeken van patiënten aanvaarden, geen telefoonnummers of emailadressen aan patiënten geven,…).

Je deelt nooit gegevens van patiënten of medewerkers op jouw sociale media.

Het is niet toegelaten om foto’s of video-opnames van de patiënt te maken. Indien foto- , video-opnames noodzakelijk zijn in het kader van je stagopdracht, neem dan contact op de DPO op het intern nummer 7034.

Hoe wij als Xxx Xxxxxxx ziekenhuis jouw privacy beschermen kan je terug vinden op onze website onder het privacyreglement voor stagiairs.

1.2 Wat verwachten we van jou als stagiair in kader van gegevensbescherming?

□ Het melden van datalekken

Een datalek dien je als stagiair onmiddellijk te melden via het Portaal (pictogram melding) of telefonisch door te geven op het intern nummer 7034.

Er is sprake van een datalek als:

✓ persoonsgegevens verkeerdelijk in handen van derden komen of publiek beschikbaar zouden worden (schending van de confidentialiteit van de gegevens). Bijvoorbeeld het verlies van jouw badge, iemand verschaft zich onrechtmatig toegang tot jouw computer, een mail met persoonsgegevens naar de verkeerde persoon sturen, een brief met de verkeerde patiënt meegeven, enz.

✓ persoonsgegevens tijdelijk of permanent niet meer beschikbaar of raadpleegbaar zouden zijn (schending van de beschikbaarheid van de gegevens). Bijvoorbeeld het per ongeluk wissen van gegevens en deze niet kunnen reconstrueren.

✓ persoonsgegevens hun juistheid zouden verliezen (schending van de integriteit van de gegevens). Bijvoorbeeld wegschrijven of uploaden van verkeerde gegevens.

□ Zorgvuldigheidsplicht

Jij kan er mee voor zorgen dat gegevens niet in verkeerde handen terechtkomen door ze nooit onbeheerd achter te laten, niemand toegang te geven tot jouw gebruikersnaam en paswoord, noch je scherm van je computer, medicatiekar, … open te laten staan.

Als stagiair heb je de plicht om de JYZ -gedragscode, procedures en richtlijnen m.b.t. beveiliging van informatie en bescherming van de privacy na te leven.

2. Toegang tot systemen en toepassingen door stagiairs

In het Xxx Xxxxxxx ziekenhuis wordt op basis van het profiel van de stagiair bepaald welke rechten hij of zij tot de toepassingen mag krijgen. Hierbij is rekening gehouden met de zorgeenheden waar een stagiair aan verbonden zal zijn gedurende zijn of haar opdracht en de taken die hij of zij moet uitvoeren om de betreffende lees- en schrijfrechten te bepalen.

De inloggegevens en het paswoord zijn strikt persoonlijk en mogen onder geen enkele voorwaarde en op geen enkele wijze gedeeld worden. De stagiair verschaft zich slechts toegang tot de toepassingen indien het noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdrachten onder het stagecontract.

Specifiek voor stagiairs met toegang tot het elektronisch patiëntendossier gelden volgende gedragscodes. Het is niet toegelaten om:

a. op eigen initiatief gegevens van zijn of haar persoonlijk medisch dossier te raadplegen

b. medische gegevens van familieleden of vrienden op te zoeken in het KWS wanneer men niet optreedt als betrokken zorgverlener. M.a.w. je kan enkel de medische gegevens consulteren als je als zorgverstrekker een therapeutische relatie hebt met de patiënt/het familielid.

c. administratieve gegevens (zoals gegevens van afspraken, consultaties of kamernummer) op te zoeken in functie van een privébezoek.

d. een openstaand patiëntendossier in te kijken. Iedere gebruiker dient daarom de openstaande patiëntendossiers in het KWS tot een minimum te beperken, het KWS nooit onbewaakt achter te laten en het scherm van zijn of haar toestel te vergrendelen wanneer je het toestel verlaat.

e. alle gegevens in het KWS zijn vertrouwelijk, en iedere gebruiker zal daarom de vertrouwelijkheid bewaren van alle gegevens geconsulteerd in het KWS. Dit geldt eveneens voor alle gegevens geconsulteerd of ter beschikking gesteld in het kader van o.a.opleidingen, nooddossiers, printouts,

…

Via steekproeven wordt ongeoorloofde inzage gecontroleerd en gerapporteerd aan de directie.

3. Beroepsgeheim en/ of geheimhoudingsplicht

Elke stagiair van het ziekenhuis, ongeacht het departement, zal het beroepsgeheim en de grootste discretie met de zieken, de familie en de bezoekers in acht nemen.

Concreet houdt dit volgende regels in :

✓ Met uitzondering van informatie die men beroepshalve moet verstrekken, mag geen enkele mededeling gedaan worden aan buitenstaanders of medewerkers die niet betrokken zijn bij de behandeling m.b.t de namen van patiënten aanwezig in het ziekenhuis, de dienst waar ze opgenomen worden of de aandoening waarvoor zij verzorgd worden, ook niet na het beëindigen van de stageperiode.

✓ Buiten de informatie die beroepshalve intern moet doorgegeven worden, mogen inlichtingen per telefoon slechts verstrekt worden indien men zeker is van de identiteit van de gesprekspartner, op voorwaarde dat de dienstverantwoordelijke en in voorkomend geval de verantwoordelijke arts ermee akkoord gaat.

✓ Alle informatie over patiënten valt onder het beroepsgeheim. Er mogen geen documenten (bv. overdrachtsdocumenten) of formulieren met de naam van de patiënt op gekopieerd worden, noch voor stageopdrachten, noch voor andere doeleinden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de stagementor. Informatie over de patiënten die aan jou verstrekt wordt, wordt enkel door jou gebruikt en dient vernietigd te worden na gebruik.

✓ Medische secretariaten en archiefruimten zijn enkel toegankelijk voor personen die er tewerkgesteld zijn, tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming voor verleend werd.

Alle informatie die je als stagiair verneemt tijdens de uitoefening van je stageopdracht is beschermd door de discretieplicht. Dit geldt voor alle informatie die niet bedoeld is om bekend te worden gemaakt buiten de dienst of het ziekenhuis zoals bv. interne procedures en afspraken, (beleids)beslissingen, informatie over collega’s en leidinggevenden,… De manier waarop de informatie werd vernomen is irrelevant m.a.w. het is evenzeer mogelijk dat je deze informatie verneemt op een dienstvergadering of hoort ‘in de wandelgangen’.

4. Afspraken i.k.v. stageverslagen, bachelor- of masterproef

Indien de verwerking van patiëntengegevens noodzakelijk is i.k.v. stageverslagen, bachelor- of masterproef dient een aanvraagformulier ingevuld te worden en bezorgd aan de stagementor van het Xxx Xxxxxxx Ziekenhuis.

Je vindt het formulier terug op onze website xxx.xxxxxxx.xxx: ik ben een professional > stage.

Er gelden bijzonder afspraken voor de opmaak van stageverslagen, bachelor- of masterproeven. De stagiair verbindt er zich toe om:

✓ De medische gegevens enkel te consulteren volgens de noodzaak van zijn / haar stageverslag, bachelor- of masterproef.

✓ De verkregen gegevens op geen enkele manier op te slaan op persoonlijke devices tenzij in anonieme vorm.

✓ Het eindwerk ter inzage voor te leggen aan de stagemeester [Voornaam Naam].

✓ De verwerkte gegevens anoniemi te publiceren.

✓ De betrokkenen te informeren over de opmaak en publicatie van stageverslagen, bachelor- of masterproeven.

5. Sanctieregeling

Inbreuken op dit afsprakenkader kunnen aanleiding geven tot opschorting of stopzetting van de stage.

i Anonimisering: bij anonimisering worden alle vormen van identificatie verwijderd op een wijze die (her-)identificatie definitief en onomkeerbaar onmogelijk maakt. Het is nadien niet meer mogelijk om nog de koppeling te maken tussen de nog bewaarde gegevens en een natuurlijk persoon. De mogelijkheid van de onderzoekers om aan de bron van de informatie nog aanvullende vragen te stellen over de ontvangen informatie, is dan ook sterk beperkt. (Bron: Zorgnet Icuro, informatienota 2018/35)