Algemene Voorwaarden Zalenverhuur & Evenementen Protestantse Gemeente Heerenveen.
Algemene Voorwaarden Zalenverhuur & Evenementen Protestantse Gemeente Heerenveen.
Artikel 1. Algemeen
1. Op alle door de Protestantse Gemeente Heerenveen, hierna te noemen Verhuurder, uitgebrachte offertes en aangegane overeenkomsten van huur en verhuur van zalen, verrichten van diensten en/of werkzaamheden en op alle rechtsbetrekkingen tussen Verhuurder en haar wederpartijen zijn uitsluitend deze Algemene Voorwaarden van toepassing. Afwijkingen daarvan moeten uitdrukkelijk schriftelijk worden overeengekomen.
2. Deze Algemene Voorwaarden zijn eveneens van toepassing op hetgeen tijdens de uitvoering van de overeenkomst boven het eerder overeengekomene door Verhuurder wordt verricht en/of geleverd.
Artikel 2. Offertes en opties
1. Verhuurder kan geheel vrijblijvend aan de wederpartij een optie op de faciliteiten van Verhuurder verlenen. Verhuurder doet alsdan een aanbieding/offerte met vermelding van de geldigheidsduur van deze optie. De maximale geldigheidsduur bedraagt 30 dagen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders werd overeengekomen. Indien de wederpartij niet binnen het verstrijken van de geldigheidsduur aan Verhuurder kenbaar maakt geen gebruik te willen maken van de faciliteiten van Verhuurder, dan is het aanbod conform de aanbieding/offerte van Verhuurder vervallen.
2. Aanbiedingen zijn steeds vrijblijvend. Afbeeldingen, tekeningen, beschrijvingen, opgaven en overige informatie in offertes, orderbevestigingen e.d. van Verhuurder dienen slechts ter globale aanduiding van de door Verhuurder te verhuren ruimte(n), te verrichten diensten en werkzaamheden en/of te leveren zaken, en zijn voor details nimmer bindend.
3. Bij samengestelde prijsopgave bestaat er voor Verhuurder geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van het overeengekomene tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.
4. Opdrachten tot verzorging van bijeenkomsten in de ruimste zin van het woord worden, indien de prijs afhankelijk is gesteld van het aantal deelnemers en dit aantal bij de opdracht voorlopig is opgegeven, slechts aanvaard onder de voorwaarde, dat ten minste 5 werkdagen voor het plaatsvinden van het evenement, het juiste aantal deelnemers door de wederpartij aan Verhuurder is medegedeeld. Verhuurder is gerechtigd hiervan schriftelijk mededeling te verlangen.
Artikel 3. Reservering en overeenkomst
1. Reservering geschiedt telefonisch, schriftelijk – waaronder inbegrepen e-mail of andere elektronische wijze – of ten kantore van Verhuurder.
2. Een reservering door de wederpartij geldt als een aanvraag tot overeenkomst.
3. Verhuurder kan te allen tijde om welke reden dan ook het sluiten van een overeenkomst weigeren.
4. De overeenkomst gaat slechts dan in na schriftelijke bevestiging van de reservering door Verhuurder.
Artikel 4. Prijzen
1. Door Verhuurder opgegeven prijzen zijn voorlopig. De definitieve prijs of prijzen worden bepaald ten tijde van de te verrichten prestatie(s) op basis van nacalculatie.
2. Prijzen voor het verzorgen van (al dan niet complete) catering worden berekend aan de hand van het aantal door de wederpartij opgegeven personen. Hiervoor gelden de in artikel 5 neergelegde betalingscondities. Indien bij de opdracht geen voorbehoud voor het aantal deelnemers is gemaakt wordt meerverbruik achteraf op nacalculatiebasis aan de wederpartij in rekening gebracht. Indien de wederpartij niet voldoet aan de verplichting tot opgave van het aantal deelnemers (artikel 2 lid 4) is Verhuurder gerechtigd de prijs naar het voorlopig opgegeven aantal deelnemers te berekenen.
3. Verhuurder is gerechtigd om prijsstijgingen, die zich voordoen nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, aan de wederpartij in rekening te brengen, waarbij wordt uitgegaan van het CBS prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie, danwel enig daarvoor in de plaats komend indexcijfer.
4. Verhuurder behoudt zich het recht voor meerwerk of geleverde diensten, faciliteiten of accommodaties, die niet zijn opgenomen in de overeenkomst, in rekening te brengen bij de wederpartij.
Artikel 5. Betalingscondities
1. Alle in offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en/of facturen vermelde bedragen zijn in beginsel inclusief BTW, maar exclusief andere van rechtswege geldende toeslagen, tenzij anders is vermeld.
2. De wederpartij is de in de overeenkomst bepaalde prijs verschuldigd dan wel, voor zover de overeenkomst werd gesloten meer dan drie maanden voor het tijdstip waarop de als gevolg van die overeenkomst te verrichten diensten verleend moeten worden, de prijzen welke gelden op het moment dat de dienst(en) moet(en) wordt(den) verleend. Wijzigingen in het BTW-tarief worden te allen tijde aan de wederpartij doorberekend.
3. Verhuurder behoudt zich het recht voor een aanbetaling, tussentijdse betaling of borgsom te verlangen van de wederpartij.
4. Xxxxxxxx dient te geschieden, indien niet anders is overeengekomen, binnen dertig dagen na factuurdatum, zonder recht op korting, schuldverkrijging of opschorting.
5. Indien en voor zover tijdige betaling achterwege blijft is de wederpartij in gebreke zonder dat ingebrekestelling is vereist.
6. Ontbinding of vernietiging van een overeenkomst of annulering schort de betalingsverplichting voor de wederpartij niet op.
7. Lopende klachtafhandeling, op handen zijnde annulering, aanvraag tot of toegewezen reclamering schorten de betalingsverplichting voor wederpartij niet op.
8. Het is de wederpartij niet toegestaan bedragen te verrekenen bij het doen van betalingen.
9. Indien de wederpartij in gebreke is, dient hij aan de Verhuurder alle op de inning vallende kosten te vergoeden, gerechtelijke zowel als buitengerechtelijke. De buitengerechtelijke inningskosten worden gesteld op minimaal 15% van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van € 75,00, alles te vermeerderen met de daarover verschuldigde BTW.
10. Wanneer betaling van een toegezonden factuur niet heeft plaatsgevonden binnen dertig dagen na factuurdatum is Verhuurder gerechtigd aan de wederpartij een vergoeding wegens renteverlies te berekenen ten bedrage van de wettelijke rente plus 2% - gerekend vanaf de factuurdatum – over het totale bedrag der factuur.
11. Iedere betaling zal, ongeacht enige door de wederpartij bij die betaling geplaatste aantekening dan wel gemaakte opmerking, worden geacht te strekken in mindering op de schuld van de wederpartij aan de Verhuurder in de navolgende volgorde:
1. De kosten van de executie;
2. De gerechtelijke en buitengerechtelijke inningskosten;
3. De schade;
4. De hoofdsom.
Artikel 6. Gebruik van het gehuurde
1. Aangenomen wordt dat het gehuurde en de daarbij eventueel gehuurde apparatuur door de wederpartij in goede staat van onderhoud is aanvaard, zonder zichtbare gebreken is en goed functioneert, behoudens voor zover de wederpartij binnen een uur na aanvang van de huur aan Verhuurder melding doet van door hem geconstateerde gebreken.
2. De wederpartij is gehouden het gehuurde slechts te gebruiken voor dat doel waarvoor de overeenkomst met Verhuurder is aangegaan en welk doel daarbij aan Verhuurder is meegedeeld.
3. De wederpartij is verplicht ter goedkeuring een inrichtings- en vloerplan te overleggen aan de Verhuurder. Het maximale aantal bezoekers wordt bepaald aan de hand van het inrichtingsplan.
4. De wederpartij staat jegens Verhuurder in voor alle personen die zich op uitnodiging van de wederpartij of anderszins wegens enige relatie met de wederpartij in of in de nabijheid van de door Verhuurder aan de wederpartij verhuurde (gedeelte van) onroerende zaken bevinden. Zij is jegens Verhuurder aansprakelijk voor alle door deze personen veroorzaakte schade, uit welke hoofde ook en hoe ook ontstaan, zulks onverminderd de aanspraken welke Verhuurder jegens die personen heeft.
5. De wederpartij dient zich te houden aan de huisregels en ordemaatregelen van Verhuurder. De wederpartij dient de aanwijzingen van personeel van Verhuurder op te volgen.
6. In de gebouwen van Verhuurder is roken niet toegestaan.
7. De wederpartij mag alleen eigen en/of door hem gehuurde apparatuur in het gehuurde gebruiken, indien hiervoor door de verhuurder/beheerder schriftelijk toestemming is verleend. De bedoelde apparatuur mag nimmer aan de apparatuur van Verhuurder/beheerder worden aangesloten – met uitzondering van aansluitingen op het lichtnet – tenzij hiervoor door Verhuurder/beheerder schriftelijk toestemming is verleend en aansluiting door een medewerker van Verhuurder/beheerder wordt verzorgd. Een uitzondering geldt voor het gebruik van de eigen laptop voor onder andere het houden van presentaties.
8. Het is de wederpartij, onverminderd de overige bestaande wetten en verordeningen, niet toegestaan consumptieartikelen, dranken e.d. in het gehuurde van Verhuurder te verstrekken, te verkopen of te doen verkopen. Consumpties e.d. dienen te worden betrokken via de catering van de Verhuurder.
9. Het gebruik van het gehuurde zal in overeenstemming met het Verhuurderbeleid betreffende zaalverhuur zijn. Het gebruik van het gehuurde zal daarom voor de
Verhuurder geen (dreigende) risico’s hebben voor onder meer de openbare orde, veiligheid, de naam, reputatie en imago van de Verhuurder.
10. Het maken van reclame, het aanbrengen van opschriften, mededelingen en dergelijke en/of versieringen in of aan het gebouw of op het terrein van de Verhuurder is niet toegestaan zonder toestemming van Verhuurder en/of beheerder.
11. De wederpartij is verplicht in zijn of namens hem uitgebrachte reclame en aankondigingen, hoe ook genaamd, over zijn in het gehuurde te organiseren evenement/bijeenkomst expliciet te vermelden dat hij de organisator is. Het is de wederpartij daarbij niet toegestaan te (doen) vermelden of de indruk te wekken dat Verhuurder (mede) organisator is op straffe van verbeurte van een zonder rechterlijke tussenkomst door de wederpartij aan Verhuurder verschuldigde direct opeisbare boete van tweemaal de overeengekomen huurprijs. Daarnaast is wederpartij gehouden bij overtreding van het bovenstaande aan de Verhuurder de (gevolg) schade te vergoeden die Verhuurder hierdoor lijdt. Van het bovenstaande kan uitsluitend met schriftelijke toestemming en onder door Verhuurder te stellen voorwaarden worden afgeweken.
12. Verhuurder/beheerder en een ieder in dienst of opdracht van Verhuurder/beheerder hebben te allen tijde toegang tot alle ruimten en faciliteiten die door Verhuurder/beheerder worden verhuurd/beheerd.
13. Verhuurder is verplicht er voor te zorgen dat de wederpartij gebruik kan maken van de faciliteiten en accommodaties vermeld in de overeenkomst gedurende de in de overeenkomst vermelde periode of perioden. Gebruik van de faciliteiten of accommodaties buiten de overeengekomen periodes kunnen door de Verhuurder in rekening worden gebracht bij de wederpartij.
14. De bovengenoemde verplichting voor Verhuurder geldt niet indien er sprake is van overmacht als bedoeld in artikel 11 van deze algemene voorwaarden en/of indien er sprake is van annulering dan wel ontbinding van de overeenkomst.
15. Na het gebruik, maar binnen de overeengekomen huurperiode, dient de accommodatie door de wederpartij te worden opgeleverd in staat waarin deze voor gebruik verkeerde.
16. Verhuurder behoudt zich het recht voor eventuele benodigde schoonmaakkosten, kosten voor herstelwerkzaamheden, evenals schade aan faciliteiten en accommodaties, veroorzaakt door de wederpartij of door hem toegelaten personen, in rekening te brengen bij de wederpartij.
17. Verhuurder kan van de wederpartij verlangen dat hij voor het door hem in het gehuurde te organiseren evenement/bijeenkomst een aansprakelijkheidsverzekering afsluit voor eventuele schade aan het gehuurde, Verhuurder en/of de inventaris.
18. De wederpartij is volledig aansprakelijk voor de afdracht van auteursrechtelijke en nabuurrechtelijke vergoedingen waaronder begrepen de verschuldigde afdrachten aan auteursrechtelijke organisaties zoals XXXX, XXXX, STEMRA e.d. met betrekking tot het door de wederpartij georganiseerde evenement. Dit geldt ongeacht of er sprake is van huur, uitkoop of barrage en ongeacht of er entreegelden worden geheven. De wederpartij vrijwaart Verhuurder voor elke aanspraak van derden in of buiten rechten uit hoofde van auteursrechten en/of naburige rechten.
19. De wederpartij mag gebruik maken van de parkeerfaciliteiten. De Verhuurder kan echter niet instaan voor het voldoende aanwezig zijn van parkeergelegenheid.
Artikel 7. Wijzigingen en overboekingen
1. Xxxxxxx tot wijziging of overboeking door de wederpartij dient schriftelijk en onder begeleiding van alle bescheiden met betrekking tot de overeenkomst te worden ingediend.
2. Wijziging van een overeenkomst of overboeking is slechts mogelijk indien omstandigheden dit toelaten.
3. Verhuurder behoudt zich het recht voor kosten die voortvloeien uit wijziging of overboeking, uitgevoerd op verzoek van de wederpartij, in rekening te brengen bij de wederpartij.
4. Verhuurder is gerechtigd om een andere ruimte en/of faciliteit ter beschikking te stellen dan het gehuurde, behoudens indien dat als evident onbillijk en voor de wederpartij als klaarblijkelijk i.e. bezwaarlijk moet worden beschouwd. De wederpartij heeft in dat laatste geval het recht om met onmiddellijke ingang de overeenkomst waarop vermelde wens van Verhuurder betrekking heeft te beëindigen, onverminderd haar verplichtingen uit hoofde van andere overeenkomsten. De wederpartij heeft, indien Verhuurder zich uitgaven bespaart door op de voet van het voorgaande een andere ruimte en/of faciliteit ter beschikking te stellen dan het gehuurde, recht op het bedrag van die besparing. Voor het overige zal de Verhuurder nimmer tot enige schadevergoeding gehouden zijn.
Artikel 8. Annulering
1. De wederpartij is niet bevoegd een overeenkomst te annuleren, tenzij hij tegelijkertijd onherroepelijk aanbiedt de hierna bepaalde bedragen te betalen. Iedere annulering wordt geacht een dergelijk aanbod te omvatten. Een dergelijk aanbod wordt geacht te zijn aanvaard indien Verhuurder het aanbod niet onverwijld verwerpt.
2. Annulering door de wederpartij dient schriftelijk, onder vermelding van datum en onder begeleiding van alle bescheiden met betrekking tot de overeenkomst te worden ingediend. Aan een mondelinge annulering kan de wederpartij geen rechten ontlenen.
3. In geval van annulering van een overeenkomst blijven deze Algemene Voorwaarden onverminderd geldig.
4. In geval tot annulering wordt overgegaan na aanvang van de annuleringstermijn, of in geval van No-show, kunnen de kosten vermeld in de overeenkomst(en) en de omzetverwachting, alsmede kosten voor personeel, apparatuur en overige gevolgkosten, hierna te noemen de reserveringswaarde, geheel of gedeeltelijk in rekening worden gebracht bij de wederpartij.
5. Indien niet alle overeengekomen ruimten en/of faciliteiten en/of diensten worden geannuleerd zijn op de geannuleerde ruimten en/of faciliteiten en/of diensten onderstaande bepalingen pro rata van toepassing.
6. Bedragen die Verhuurder met het oog op de geannuleerde overeenkomst ten tijde van de annulering reeds aan derden verschuldigd is geworden dienen door de klant te allen
tijde volledig aan Verhuurder te worden vergoed, mits de Verhuurder niet onredelijk gehandeld heeft door de betreffende verplichtingen aan te gaan. De betreffende bedragen strekken in mindering op de in de navolgende bepalingen bedoelde reserveringswaarde.
7. Indien in de overeenkomst geen annuleringstermijnen zijn opgenomen geldende volgende termijnen en vergoedingen:
a. Bij annulering meer dan 3 maanden voor het tijdstip waarop krachtens de
overeenkomst de eerste dienst zal moeten worden verleend, nader te noemen: “de ingangsdatum”, is de wederpartij niet gehouden enige vergoeding aan Verhuurder te betalen.
b. Bij annulering meer dan 2 maanden voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 15% van de reserveringswaarde aan Verhuurder te betalen.
c. Bij annulering meer dan 1 maand voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 35% van de reserveringswaarde aan Verhuurder te betalen.
d. Bij annulering meer dan 14 dagen voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 60% van de reserveringswaarde aan Verhuurder te betalen.
e. Bij annulering meer dan 7 dagen voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 85% van de reserveringswaarde aan Verhuurder te betalen.
f. Bij annulering 7 dagen of minder voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 100% van de reserveringswaarde aan Verhuurder te betalen.
Artikel 9. Annuleringen door Verhuurder
1. Verhuurder is gerechtigd om wegens overmacht de overeenkomst te annuleren. Als overmacht zal gelden iedere voorziene of onvoorziene voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheden die het uitvoeren van de overeenkomst door Verhuurder zodanig bemoeilijk dat het uitvoeren redelijkerwijs onmogelijk danwel bezwaarlijk wordt. Onder zodanige omstandigheden worden mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen waarvan Verhuurder gebruik wenst te maken bij het uitvoeren van de overeenkomst alsmede alles wat voor voornoemde als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarde geldt. Zo mogelijk biedt Verhuurder onder dezelfde voorwaarden aan de wederpartij (een) vervangende ruimte aan voor de overeengekomen periode danwel de overeengekomen ruimte(n) voor een andere periode.
2. In het geval bedoeld in lid 1 heeft de wederpartij het recht het door Verhuurder geboden alternatief te weigeren. Een weigering dient schriftelijk en uiterlijk 1 week na aanbod aan Verhuurder kenbaar gemaakt te worden, bij gebreke waarvan het aanbod is aanvaard.
3. Verhuurder heeft te allen tijde het recht om deze overeenkomst te annuleren in geval van (dreigende) schending van haar huisregels of (dreigende) schending van haar Verhuurbeleid. In dit geval is zij aan wederpartij geen kosten verschuldigd en eveneens niet schadeplichtig.
Artikel 10. Aansprakelijkheid
1. Verhuurder aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade van de wederpartij of van personen die op uitnodiging van de wederpartij of anderszins wegens enige relatie met de wederpartij in of in de nabijheid van de door Verhuurder aan de wederpartij verhuurde (gedeelten van) onroerende zaken bevinden, ten gevolge van diefstal, verlies of beschadiging van eigendommen tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van Verhuurder of personen waarvan zij zich bedient.
2. De wederpartij verplicht zich jegens Verhuurder om zich goed te gedragen en zorgvuldig om te gaan met alle zaken welke haar door Verhuurder zijn verhuurd of anderszins ter beschikking zijn gesteld en deze na afloop van de overeenkomst in dezelfde staat waarin zij ze ontving, weer aan de Verhuurder ter beschikking te stellen, behoudens verbruiksgoederen.
3. De wederpartij is aansprakelijk voor alle schade aan deze zaken, welke ontstaan is tijdens uitvoering van de overeenkomst of op enig ander moment waarop deze zaken aan de wederpartij ter beschikking stonden.
4. De wederpartij is ten volle aansprakelijk voor de veiligheid en gezondheid van haar deelnemers en/of gasten.
Artikel 11. Overmacht
1. Als overmacht voor de Verhuurder, die maakt dat een eventuele daardoor veroorzaakte tekortkoming Verhuurder niet kan worden toegerekend, zal gelden iedere voorziene of onvoorziene, voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheid die het uitvoeren van de overeenkomst door Verhuurder zodanig bemoeilijkt dat het uitvoeren van de overeenkomst onmogelijk dan wel bezwaarlijk wordt.
2. Onder zodanige omstandigheden worden mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen waarvan Verhuurder gebruik wenst te maken bij het uitvoeren van de overeenkomst, alsmede alles wat voor voornoemden als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarde geldt, alsmede wanprestatie van voornoemden.
3. Indien één der partijen bij een overeenkomst niet in staat is om aan enige verplichting uit de overeenkomst te voldoen, is hij gehouden de andere partij hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen.
Artikel 12. Geschillen
Alle overeenkomsten tussen Verhuurder en de wederpartij, alle offertes van Verhuurder en alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan zijn uitsluitend aan Nederlands recht onderworpen en worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden. Geschillen worden geacht te bestaan op het moment dat één van de partijen daarvan aan de andere partij schriftelijke mededeling doet.