BELEID VOOR ZAKELIJKE ATTENTIES
BELEID VOOR ZAKELIJKE ATTENTIES
BELEID VOOR HET ACCEPTEREN OF GEVEN VAN ZAKELIJKE GESCHENKEN, ENTERTAINMENT EN GASTVRIJHEID
1.0 DOEL
Stericycle, Inc. verplicht zich tot de hoogste normen van integriteit in onze zakelijke praktijken en tot naleving van de wet bij de uitvoering van haar bedrijfsactiviteiten wereldwijd, zoals uiteengezet in de Gedragscode. Het doel van dit beleid voor ethiek en naleving is het opstellen van richtlijnen voor het accepteren of geven van zakelijke attenties.
2.0 TOEPASSINGSGEBIED
Dit beleid is van toepassing op alle teamleden en bestuursleden van Stericycle, Inc. en de onder zijn zeggenschap staande entiteiten, dochterondernemingen en filialen (gezamenlijk “Stericycle”) en de zakenpartners van Stericycle. Voor entiteiten waarin Stericycle geen zeggenschapsbelang heeft, zal Stericycle de beste inspanningen leveren om dit beleid of een vergelijkbaar beleid en de daaraan gerelateerde procedures te implementeren.
Dit beleid is NIET bedoeld voor het regelen van geschenken of entertainment die door Stericycle aan zijn teamleden worden verstrekt, of persoonlijke geschenken die door het ene teamlid aan een ander worden verstrekt die uit hun eigen middelen worden betaald en geen verband houden met hun prestaties of rol bij het bedrijf.
Alle teamleden van Stericycle hebben de verantwoordelijkheid om dit beleid te lezen, te begrijpen en na te leven.
Afzonderlijke entiteiten van Stericycle kunnen ervoor kiezen om strengere regels of richtlijnen voor zakelijke attenties aan te nemen, maar moeten minimaal dit beleid volgen. Bovendien, wanneer de lokale wetgeving striktere beperkingen oplegt dan vereist op grond van dit beleid, heeft de lokale wetgeving voorrang en moet deze worden gevolgd.
3.0 DEFINITIES
Zakelijke attenties | Geschenken, entertainment en gastvrijheid die uitgewisseld worden tussen teamleden en zakenpartners van Stericycle of andere derden om rechtmatige zakelijke relaties te versterken en/of onze wederzijdse zakelijke belangen te bevorderen. |
Zakenpartner | Omvat verkopers, leveranciers, klanten van Stericycle en vertegenwoordigers van derden. |
1
Entiteit onder zeggenschap | Elke entiteit waarin Stericycle, Inc., direct of indirect een belang van meer dan 50% heeft, meer dan 50% van de winst (of kapitaal of participatieaandeel) verdient, of meer dan 50% van de zetels heeft in het bestuur of andere bestuursorgaan; of elke entiteit waarin Stericycle een andere zeggenschapsmacht heeft, zoals een prioriteitsaandeel. |
Klant | Is iedere huidige of potentiële Stericycle-klant, en iedereen die een eigenaar, aandeelhouder, medewerker, bestuurder, functionaris of vertegenwoordiger is van een huidige of toekomstige Stericycle-klant. |
Geschenk | Iets van waarde dat aan de ontvanger wordt gegeven, meestal in de vorm van een tastbaar voorwerp, maar het omvat ook diensten, of zelfs kortingen op producten en diensten die niet beschikbaar zijn voor het grote publiek, hetzij gegeven of ontvangen, zonder dat daar een werkelijke of verwachte vergoeding of passende tegenprestatie tegenover staat. |
Overheidsfunctionaris(sen) | Heeft betrekking op iedereen die agent, vertegenwoordiger, beambte, functionaris, directeur, of werknemer van een overheid of een afdeling, agentschap, of een onderdeel daarvan (inclusief maar niet beperkt tot een functionaris, directeur, of werknemer van een staatsbedrijf, bestuurde of gecontroleerde entiteit, d.w.z. ziekenhuis, NAVO, universiteit) of van een openbare internationale organisatie is, of een persoon die handelt in een officiële hoedanigheid voor of namens een overheid, afdeling, agentschap, onderdeel, of openbare internationale organisatie. Het omvat ook alle kandidaten voor een politieke functie. Het is belangrijk om op te merken dat de term overheidsfunctionaris breed gedefinieerd is in dit beleid en niet alleen betrekking heeft op verkozen en benoemde overheidsfunctionarissen, maar ook op werknemers, derden en/of aannemers van entiteiten die eigendom zijn van of gecontroleerd worden door de overheid en die in commerciële hoedanigheid handelen (bijv. crediteurenadministratie in een ziekenhuis dat eigendom is van de overheid, docent aan een staatsuniversiteit). Zie bijlage A voor aanvullende voorbeelden van overheidsfunctionarissen. |
Leverancier met hoog risico | Xxxx vertegenwoordiger van derden die staatseigendom zijn of die naar verwachting namens Stericycle contact zullen hebben met een overheidsinstelling of overheidsfunctionarissen (d.w.z. consultants, logistieke dienstverleners, verkoop- of douaneagenten). Zie bijlage A voor aanvullende voorbeelden. |
Gastvrijheidskosten | Betalingen voor, of in verband met, reizen, accommodaties, maaltijden of entertainment namens een zakenpartner. |
Vertegenwoordiger van derden | Elke niet-werknemer of externe partij, ongeacht de titel, die (i) goederen of diensten levert aan het bedrijf; (ii) het bedrijf vertegenwoordigt; (iii) naar eigen goeddunken handelt namens het bedrijf; of (iv) gezamenlijk met het bedrijf handelt. Afhankelijk van de diensten die door een externe |
2
vertegenwoordiger worden geleverd, kan de entiteit worden geclassificeerd als een verkoper met hoog risico, zoals hierboven gedefinieerd. |
4.0 EIGENAARSCHAP/VERANTWOORDELIJKHEDEN
Het Bureau voor ethiek en naleving (BE&N) is eigenaar van dit beleid. Vragen over het beleid kunnen worden gericht aan het BE&N via xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.
5.0 VOORSCHRIFTEN
Het uitwisselen van zakelijke attenties is over het algemeen een geschikte manier om zakelijke relaties op te bouwen en te versterken. Zakelijke attenties kunnen echter aanzienlijke ethische en juridische risico’s met zich meebrengen voor zowel Stericycle als de individuele teamleden op grond van overheidsvoorschriften en anti-omkopingswetten. Bijzondere voorzichtigheid is geboden bij het uitwisselen van zakelijke attenties met leveranciers met een hoog risico en overheidsfunctionarissen.
Zakelijke attenties kunnen een belangenconflict creëren of lijken te creëren tussen het persoonlijk belang van het teamlid en dat van het bedrijf. Er mogen geen zakelijke attenties worden uitgewisseld als het de verantwoordelijkheid van een teamlid om namens Stericycle eerlijke en objectieve zakelijke beslissingen te nemen, in gevaar brengt of lijkt te brengen.
Zakelijke attenties moeten openlijk en transparant worden uitgewisseld, op een redelijke tijd en plaats die past bij de omstandigheden, en mogen niet de schijn van ongepastheid of een gevoel van verplichting of verwachting wekken.
Teamleden mogen geen zakelijke attenties vragen voor hun persoonlijk voordeel. Teamleden die namens een liefdadigheids- of non-profitorganisatie een geschenk willen vragen aan een zakenpartner, moeten eerst goedkeuring vragen aan de BE&N en de VP ESG. (Raadpleeg het beleid voor liefdadigheidsdonaties van Stericycle voor meer informatie over donaties.)
Teamleden die zakelijke attenties uitwisselen of autoriseren, moeten ook voldoen aan de Gedragscode, het beleid voor belangenconflicten, het anticorruptiebeleid, het beleid voor overheidsrelaties en het beleid voor reizen en onkosten van Stericycle, evenals aan de onderstaande voorschriften.
Alle verzoeken om voorafgaande goedkeuring en openbaarmaking van zakelijke attenties die onder dit beleid vallen, moeten worden ingediend via het Register voor zakelijke attenties dat beschikbaar is in het BE&N -gedeelte van The Loop. Of een zakelijke attentie gepast is, hangt vaak af van de specifieke omstandigheden en dit moet per geval worden overwogen. Omstandigheden met betrekking tot zakelijke attenties die niet in dit beleid worden behandeld, moeten worden besproken met het Bureau voor ethiek en naleving via xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx voordat er wordt gehandeld.
5.1 Zakelijke geschenken
Maximumwaarde. Teamleden mogen zonder BE&N -goedkeuring geschenken met een waarde tot $ 50 (of het equivalent daarvan in de lokale valuta) geven aan of accepteren van zakenpartners. Het totaal van alle geschenken die in een kalenderjaar worden uitgewisseld met een zakenpartner mag niet meer bedragen dan $ 150 (of het equivalent daarvan in de lokale valuta). Deze maximumwaarde van $ 150
3
wordt berekend op basis van geschenken aan/van de zakenpartner als geheel, en niet aan/van elke persoon in de entiteit of organisatie. Geen enkel teamlid van Stericycle mag een regeling treffen met een derde om deze maximumwaarden te overschrijden.
Geschenken die de maximumwaarde overschrijden. Er is schriftelijke voorafgaande goedkeuring vereist van het Bureau voor ethiek en naleving voordat er aan een zakenpartner geschenken worden gegeven met een waarde die hoger is dan $ 50 of die de jaarlijkse maximumwaarde van $ 150 overschrijden.
Over het algemeen moeten teamleden, wanneer ze een geschenk ontvangen dat de toegestane dollarlimiet overschrijdt, het geschenk weigeren of teruggeven met een beleefdheidsbriefje waarin ons beleid wordt uitgelegd. Als dat niet haalbaar is, kan een geschenk dat de toegestane dollarlimiet overschrijdt onder gepaste omstandigheden worden bewaard, en beschikbaar worden gesteld aan alle teamleden (bijv. door verloting of wie het eerst komt, het eerst maalt, zo mogelijk geplaatst in gemeenschappelijke ruimten in het kantoor die door alle TM’s kunnen worden gebruikt) zonder de bron van het geschenk te identificeren.
Neem contact op met het Bureau voor ethiek en naleving voor ondersteuning en voor het bepalen van de juiste handelwijze als:
• u een geschenk aangeboden krijgt of ontvangt dat verboden is door dit beleid of u een vraag hebt over de gepastheid van een geschenk;
• lokale praktijken of gebruiken voor het geven van geschenken in strijd zijn met dit beleid; of
• u denkt dat het teruggeven van een geschenk invloed zou kunnen hebben op een zakelijke relatie met de zakenpartner.
Uitzonderingen op het beleid voor geschenken
Promotionele items met logo die minder waard zijn dan $ 50 of het equivalent in lokale valuta (bijv. pennen, petten, mokken, enz. met logo) zijn over het algemeen toegestaan.
Cadeau- of waardebonnen die ontvangen worden van een zakenpartner kunnen worden geaccepteerd als ze (1) dat duidelijk aangeven en alleen door het teamlid kunnen worden ingewisseld, en (2) de maximumwaarde van $ 50 niet overschrijden. Cadeau- of waardebonnen mogen niet worden opgesplitst in kleinere bedragen om de dollarlimiet te vermijden (bijv. een prijs van $ 100 mag niet worden opgesplitst in vier prijzen van $ 25).
Geschenken met een waarde van meer dan $ 50 die op een conferentie of evenement (bijv. cadeautassen voor deelnemers) worden ontvangen, zijn toegestaan op voorwaarde dat ze beschikbaar zijn voor alle deelnemers en niet overdadig of buitensporig zijn.
Prijzen die worden toegekend bij behendigheids- of kansspelen tijdens bedrijfsgerelateerde evenementen (bijv. “dichtst bij de vlaggenstok”-golfuitje; deurprijstrekkingen tijdens een seminar; prijsvragen of loterijen) zijn toegestaan op voorwaarde dat alle aanwezigen gelijke kansen hebben om de prijs te winnen en:
• Het geven van prijzen van meer dan $ 50 moet vooraf worden goedgekeurd door het Bureau voor ethiek en naleving.
4
• Teamleden die prijzen winnen van meer dan $ 50 moeten het Bureau voor ethiek en naleving binnen 10 dagen na ontvangst van de prijs op de hoogte stellen.
Verboden geschenken. Onderstaande soorten geschenken mogen nooit worden gegeven of ontvangen, ongeacht het bedrag:
• Geschenken die bedoeld zijn om een handeling/gebrek aan handeling of zakelijke beslissing te beïnvloeden of te belonen, of die de schijn kunnen wekken een beslissing te beïnvloeden. Geschenken mogen alleen worden gegeven als uiting van beleefdheid of blijk van waardering.
• Contant geld of equivalenten daarvan, zoals cadeaubonnen, waardebonnen, cheques, overschrijvingen of alles wat voor geld kan worden ingewisseld, onder de bovenstaande uitzondering.
• Geschenken die de wetten of het beleid van de beoogde ontvanger schenden.1
• Geschenken die beledigend of seksueel georiënteerd zijn of op een andere manier onze inzet voor wederzijds respect schenden of die een slechte weerspiegeling zijn van het bedrijf of het teamlid.
• Geschenken die worden gegeven aan of ontvangen van familie of vrienden van zakenpartners zonder voorafgaande toestemming van het Bureau voor ethiek en naleving.
• Geschenken die door een teamlid aan een ander worden gegeven en uit hun eigen middelen worden betaald die verband houden met hun prestaties of rol bij het bedrijf. Dergelijke betalingen kunnen als compensatie worden beschouwd en hebben fiscale gevolgen.
5.2 Zakelijke maaltijden en entertainment
Teamleden moeten hun gezond verstand gebruiken bij het accepteren en geven van zakelijk entertainment (bijv. zakelijke maaltijden, kaartjes voor sport- en culturele evenementen, golfuitjes, gala’s of liefdadigheidsevenementen). Zakelijk entertainment moet gebaseerd zijn op een passend evenwicht tussen het zakelijke doel en de sociale, entertainment- of vrijetijdsactiviteiten.
Maximumwaarde. Teamleden mogen zakelijk entertainment met een waarde tot $ 120 per deelnemer (of het equivalent daarvan in de lokale valuta) geven of accepteren.
Zakelijk entertainment dat de maximumwaarde overschrijdt. Teamleden die redelijkerwijs verwachten zakelijk entertainment te geven of te accepteren met een waarde van meer dan $ 120 USD per deelnemer, moeten voorafgaande schriftelijke goedkeuring krijgen van het Bureau voor ethiek en naleving.
Teamleden die onverwacht zakelijk entertainment geven of accepteren met een waarde van meer dan $ 120 USD per deelnemer zonder voorafgaande goedkeuring van het Bureau voor ethiek en naleving, moeten dit binnen 10 dagen na het evenement aan het Bureau voor ethiek en naleving bekendmaken.
1 Als u twijfelt, neem dan contact op met de juridische afdeling van Stericycle. Veel landen leggen beperkingen op aan geschenken die uitgewisseld mogen worden, zelfs onder werknemers van bedrijven in de particuliere sector. Daarnaast hebben veel zakenpartners beleidslijnen met betrekking tot aanvaardbare geschenken en zakelijk entertainment.
5
De openbaarmaking moet de naam, titel en organisatie van de deelnemers bevatten en een uitleg van de uitgaven (bijv. zakelijke reden, omstandigheden voor het overschrijden van de maximumwaarde).
Zakelijk entertainment moet voldoen aan de volgende voorschriften:
• Het is ongevraagd door beide partijen.
• Het is voor een rechtmatig zakelijk doel en biedt een redelijke kans om zaken te bespreken of de zakelijke relatie verder te ontwikkelen.
• Het creëert geen belangenconflict, of de schijn van een conflict, op basis van omringende omstandigheden (d.w.z. dat het niet mag worden aangeboden of aanvaard in het midden van een contractverlenging/-onderhandelingen).
• Het is toegestaan op grond van de wetten en het beleid van de ontvanger.
• Een teamlid van Stericycle en de vertegenwoordiger van de zakenpartner wonen beiden de maaltijd of het entertainment bij. Het accepteren van tickets voor een sportevenement waar de zakenpartner niet aanwezig is, is bijvoorbeeld niet toegestaan, tenzij de prijs van de afzonderlijke tickets minder dan $ 50 bedraagt (dit zou een geschenk zijn en hierop is de maximumwaarde voor een geschenk van toepassing).
• Het is niet buitensporig, overdadig, extravagant of frequent en is redelijk volgens de lokale normen en gebruiken.
• Het omvat geen uitgaven voor de familie of vrienden van een van beide partijen.
• Het is op een locatie en wordt uitgevoerd op een manier die niet in strijd is met andere beleidslijnen of de Gedragscode van Stericycle, of die de reputatie van het bedrijf op een andere manier zou kunnen schaden (bijv. een evenement op een locatie voor “entertainment voor volwassenen” is niet aanvaardbaar).
5.3 Gastvrijheid
Teamleden mogen alleen gastvrijheid, (zoals kosten voor een reis, logies en bijbehorende maaltijden), geven of aanvaarden wanneer er een bonafide zakelijk doel is dat rechtstreeks verband houdt met (1) de promotie, demonstratie of tentoonstelling van diensten van Stericycle; (2) training of opleiding met betrekking tot de bedrijfsactiviteiten van Stericycle; of (3) prestatie of uitvoering van een contract waarbij Stericycle een partij is (bijv. contractueel verplichte klant-/leveranciersinspecties).
Gastvrijheid moet vooraf schriftelijk worden goedgekeurd door de manager van het teamlid en voldoen aan de volgende algemene voorschriften:
• Het is niet buitensporig, overdadig, extravagant of frequent en is redelijk volgens de lokale normen en gebruiken.
• Het is toegestaan op grond van de wetten en het beleid van de beoogde ontvanger.
• Betalingen in de vorm van een dagvergoeding (bijv. contante betalingen of “betalingen om geld op zak te hebben”) zijn ten strengste verboden.
• Stericycle mag geen kosten voor gastvrijheid dekken voor familieleden of vrienden van een zakenpartner.
6
Waar mogelijk moet Stericycle de dienstverlener (bijv. luchtvaartmaatschappij, hotel, restaurant) rechtstreeks betalen in plaats van de zakenpartner voor dergelijke uitgaven te vergoeden. Als terugbetaling niet kan worden vermeden, moet dit worden ondersteund door de juiste gespecificeerde kwitanties die de specifieke onkosten die worden vergoed weergeven.
Aanbiedingen van zakenpartners om toegangs- of registratiekosten, reis- of verblijfkosten in verband met conferenties, handelsbeurzen en andere evenementen voor teamleden te betalen, moeten vooraf schriftelijk worden goedgekeurd door de manager van het teamlid en door het Bureau voor ethiek en naleving. Over het algemeen, als er een gepast zakelijk doel voor de reis is, moeten de kosten voor gastvrijheid evenredig worden gedeeld tussen Stericycle en de zakenpartner.
5.4 Zakelijke attenties en overheidsfunctionarissen
Het geven of ontvangen van zakelijke attenties aan of van overheidsfunctionarissen vereist speciale aandacht. Zakelijke attenties die aanvaardbaar zijn voor werknemers van bedrijven in de privésector zijn vaak ongepast of illegaal in de omgang met overheidsfunctionarissen. Het uitwisselen van zakelijke attenties met overheidsfunctionarissen kan in strijd zijn met de Amerikaanse en lokale anticorruptiewetten en het Anticorruptiebeleid van Stericycle, en mag alleen in zeldzame en zeer beperkte omstandigheden worden aangeboden. In sommige rechtsgebieden kan het bedrijf verplicht zijn om zakelijke attenties die aan overheidsfunctionarissen worden verstrekt openbaar te melden, zelfs als zee gepast en legaal zijn.
Alle teamleden die contact hebben met overheidsinstellingen en overheidsfunctionarissen moeten de regels die van toepassing zijn op overheidscontracten, financiering van overheidsprojecten en interacties met overheidsfunctionarissen kennen en naleven. Doorgaans verbieden of beperken deze regels het aanbieden, beloven of geven van zakelijke attenties aan overheidsfunctionarissen. Daarnaast is het overheidsfunctionarissen zelf in het algemeen verboden om zakelijke attenties te vragen, te aanvaarden of te ontvangen.
In aanvulling op de hierboven vermelde criteria geldt:
• Alle uitgaven ten behoeve van een overheidsfunctionaris moeten vooraf schriftelijk worden goedgekeurd door de landmanager of zijn/haar afgevaardigde, en door het Bureau voor ethiek en naleving.
• Kleine versnaperingen, zoals thee, koffie of snacks, die aan overheidsfunctionarissen worden verstrekt (bijv. tijdens een inspectie- of auditbezoek in onze faciliteiten) en niet frequent zijn, vereisen geen voorafgaande goedkeuring van het Bureau voor ethiek en naleving.
• Teamleden die zakelijke attenties van een overheidsfunctionaris ontvangen moeten het Bureau voor ethiek en naleving hiervan binnen 10 dagen na ontvangst van de attentie op de hoogte stellen.
Voor meer informatie over zakelijke attenties waarbij overheidsfunctionarissen betrokken zijn, zie bijlage A en het Anticorruptiebeleid van Stericycle en de bijbehorende bijlage A, Richtlijnen voor betalingen ten behoeve van overheidsfunctionarissen.
5.5 Sponsoring, politieke bijdragen en liefdadigheidsdonaties
7
Sponsoring. Zakelijke attenties in verband met commerciële sponsoring (d.w.z. sponsoring die deel uitmaakt van een zakelijke of marketingcampagne) zijn over het algemeen toegestaan op voorwaarde dat ze worden beschreven in een schriftelijke sponsorovereenkomst en dat de gepastheid voldoet aan de voorschriften van het beleid voor zakelijke attenties. Voordelen (bijv. golfuitstapjes, sporttickets) die door individuele teamleden worden ontvangen als onderdeel van een sponsorovereenkomst, moeten vooraf worden goedgekeurd door het Bureau voor ethiek en naleving.
Politieke bijdragen. Stericycle levert over het algemeen geen bijdragen of verricht geen betalingen of biedt op een andere manier geen ondersteuning die kan worden beschouwd als een directe of indirecte bijdrage aan politieke partijen of kandidaten. In zeer beperkte omstandigheden, en op voorwaarde van voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de General Counsel, kan het Bedrijf een betaling doen aan een vakbond, politieke kandidaat, partij of campagne, belangengroepering of verkozen functionaris voor politieke activiteiten. Een politieke bijdrage die bedoeld is om een officiële handeling (of niet-handeling) te beïnvloeden of te belonen, of om een ongepast voordeel voor Stericycle te verkrijgen, zal niet worden goedgekeurd, en mag ook niet worden gevraagd aan zakenpartners of derden in het algemeen. Het is teamleden verboden om politieke bijdragen te doen uit hun eigen zak/fondsen namens, of ten behoeve van Stericycle.
Liefdadigheidsdonaties. Donaties zijn goederen, diensten in natura of fondsen die door Stericycle worden verstrekt ter ondersteuning van een sociaal doel, zonder enig direct commercieel voordeel voor het bedrijf. Raadpleeg het beleid voor liefdadigheidsdonaties of het Bureau voor ethiek en naleving of ESG voor de voorschriften met betrekking tot liefdadigheidsdonaties.
5.6 Juiste boekhouding voor zakelijke attenties
De boekhouding, administratie en rekeningen van Stericycle moeten een nauwkeurige en getrouwe weergave zijn van alle transacties en gebruik van bedrijfsmiddelen, ongeacht het bedrag. Alle geschenken, zakelijk entertainment en gastvrijheid die door het bedrijf worden verstrekt, moeten duidelijk, nauwkeurig en naar behoren worden gedocumenteerd en redelijk gedetailleerd worden vastgelegd in de boekhouding en administratie (met inbegrip van bijvoorbeeld grootboeken, onkostendeclaraties en formulieren voor voorafgaande goedkeuring). Dit omvat de naam, titel en organisatie van de ontvangers van alle uitgaven die onder dit beleid vallen.
6.0 MELDINGSPLICHT EN GEEN VERGELDING
De teamleden van Stericycle hebben de plicht om te goeder trouw melding te maken van elke schending of mogelijke schending van de interne beleidslijnen en procedures van Stericycle (inclusief dit beleid), of enige wet- of regelgeving. Meld elk gedrag waarvan u denkt dat het een schending van dit beleid is aan het Bureau voor ethiek en naleving, de juridische afdeling of aan Human Resources.
U kunt vragen stellen, zorgen uiten en meldingen van wangedrag indienen door een e-mail te sturen naar xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. Stericycle heeft ook een meldpunt via de telefoon of internet/website (de “Ethics Line”) dat beschikbaar is voor teamleden wereldwijd. Informatie over de Ethics Line is beschikbaar op xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.
8
Het bedrijf tolereert geen enkele vorm van vergelding tegen een teamlid dat te goeder trouw een melding van wangedrag maakt. Het bedrijf tolereert evenmin vergeldingsmaatregelen tegen een teamlid dat meewerkt aan een bedrijfsonderzoek.
7.0 HANDHAVING/VERKLARING VAN GEVOLGEN VOOR NIET-NALEVING
Het naleven van dit beleid is verplicht. Stericycle kan, naar eigen goeddunken, disciplinaire maatregelen nemen tegen degenen die dit beleid niet naleven, of die op wat voor manier dan ook een onderzoek of audit belemmeren (bijv. het verbergen of vernietigen van informatie of documentatie, het verstrekken van valse antwoorden of valse informatie, het verwijderen van e-mail of andere documenten), tot en met de beëindiging van het dienstverband en mogelijke juridische stappen. Het niet op de juiste manier melden van vermoedelijk wangedrag kan een overtreding van de wet zijn en kan ook aanleiding zijn voor disciplinaire maatregelen, tot en met de beëindiging van het dienstverband.
8.0 VERWANT BELEID EN PROCEDURES
• Gedragscode
• Beleid voor belangenconflicten
• Anticorruptiebeleid
• Beleid voor reizen en onkosten
• Delegatie van bevoegdheid
• Beleid voor melding en interne onderzoeken
• Beleid voor liefdadigheidsdonaties
• Handleiding van één pagina voor zakelijke attenties
• Wereldwijd beleid voor overheidsrelaties
9.0 HERZIENINGEN/HERZIENINGSGESCHIEDENIS
Herzieningsnummer | 3.0 |
Oorspronkelijke uitgiftedatum | Oktober 2018 |
Laatste herzieningsdatum | Augustus 2022 |
Ingangsdatum | September 2022 |
Volgende herzieningsdatum | Augustus 2023 |
Dit beleid moet minstens jaarlijks worden herzien en goedgekeurd, tenzij wijzigingen in de relevante wetten of bedrijfsbehoeften meer frequente herziening/wijziging vereisen. De eigenaar van het beleid is verantwoordelijk voor het bijwerken van het beleid en voor het beheer van eerdere versies.
9
Xxxxxx voor zakelijke attenties
Bijlage A – Richtlijnen voor zakelijke attenties
In veel landen spelen geschenken een belangrijke rol in zakelijke protocollen en gebruiken. Naast het beleid ivoor zakelijke attenties van Stericycle kunnen de volgende richtlijnen u helpen bij het bepalen wat, wanneer en voor wie het gepast is om zakelijke attenties te verstrekken of te accepteren.
Hulp bij het herkennen van hoge risico’s:
Zoals in het beleid staat, is het belangrijk om overheidsfunctionarissen en leveranciers met een hoog risico te identificeren, omdat bepaalde wetten, voorschriften en beleidslijnen met betrekking tot zakelijke attenties op hen van toepassing zijn.
Een overheidsfunctionaris omvat iedereen die het volgende is:
• functionaris (verkozen, benoemd of carrière) of werknemer van een afdeling, agentschap of orgaan van een overheid (federaal, staats-, provinciaal of lokaal), hetzij administratief, wetgevend of gerechtelijk, ongeacht de rang of functie;
• persoon die in een officiële hoedanigheid optreedt voor of namens een overheid of een afdeling, agentschap of orgaan van een overheid, (hetzij op federaal, staats-, provinciaal of lokaal niveau);
• functionaris of werknemer van een onderneming, organisatie, bedrijf of orgaan die (geheel of gedeeltelijk) in het bezit is of onder controle staat van de overheid;
• elke werknemer of functionaris van een entiteit die is ingehuurd om een verzoek om een voorstel of een uitnodiging voor het indienen van biedingen voor te bereiden, of om biedingen voor een federale, staats-, provinciale of lokale overheid of een afdeling, agentschap of orgaan van een overheid te beoordelen en/of te accepteren;
• functionaris of werknemer van een openbare internationale organisatie (bijv. VN, Wereldbank, EU, WTO, NAVO, Rode Kruis, FIFA, Internationaal Olympisch Comité);
• persoon die optreedt voor of namens een overheid of een van de hiervoor genoemde organisaties, hoewel hij/zij geen werknemer van een dergelijke overheid of organisatie hoeft te zijn;
• elke functionaris of werknemer van een politieke partij en/of kandidaat voor een politieke functie; en
• persoon die op grond van de toepasselijke lokale wetgeving als een overheidsfunctionaris wordt beschouwd.
10
Leveranciers met een hoog risico zijn vertegenwoordigers van derden die namens Stericycle contact hebben met overheidsinstanties, -functionarissen en/of -werknemers. Ze kunnen diensten omvatten zoals:
• loonlijst of secundaire arbeidsvoorwaarden;
• verkoop - consultant/agent/vertegenwoordiger;
• marketingdiensten;
• diensten voor reizen, conferenties of evenementen;
• hulp bij openbare of particuliere aanbestedingen;
• vakbondsrelaties;
• lobbyen bij de overheid;
• visumverwerking;
• inzameling/opslag/transport van afval;
• wederverkoop van afval;
• verwerking of definitieve verwijdering van afval;
• regelgeving –
adviseur/expert/agent/makelaar;
• milieu –
adviseur/expert/agent/makelaar;
• hulp bij licenties/vergunningen/inspecties;
• douane- en grensoverschrijdende diensten;
• elke andere rol in de omgang met overheidsinstanties of -functionarissen.
Er zijn een paar gebieden waar u speciale aandacht aan moet besteden wanneer u het geven of ontvangen van zakelijke attenties overweegt:
1) Belangenconflict: Overweeg of de uitwisseling het vermogen van een persoon om een eerlijke en objectieve zakelijke beslissing te nemen in gevaar brengt of lijkt te brengen.
2) De omstandigheden: Denk aan de omstandigheden waaronder een zakelijke attentie wordt aangeboden, de aard, waarde of frequentie van de aangeboden attenties en de bedoeling van de aangeboden attenties. Is er een actuele RFP waarbij de ontvanger betrokken is? Als de zakelijke attentie wordt aangeboden om een actie of beslissing van de ontvanger te beïnvloeden of te belonen, of om een ongepast voordeel te behalen, dan kan het als criminele omkoping worden beschouwd.
3) Vertegenwoordigers van derden: Vergeet niet dat het beleid voor zakelijke attenties ook van toepassing is op de vertegenwoordigers van derden van het bedrijf als op zijn werknemers. Werknemers moeten waakzaam zijn in hun omgang met vertegenwoordigers van derden om ervoor te zorgen dat het bedrijf niet (direct of indirect) het verstrekken van zakelijke attenties door vertegenwoordigers van derden aan zakenpartners van Stericycle financiert, vergoedt of autoriseert, in strijd met de voorschriften van dit beleid.
4) Leveranciers met een hoog risico: Xxxxxx’x in verband met zakelijke attenties zijn bijzonder groot bij interacties met leveranciers met een hoog risico op basis van de zaken die ze voor het bedrijf doen. Ze handelen namens ons en wij nemen het risico voor hun acties op ons. Wees terughoudend met het geven of accepteren van zakelijke attenties aan/van leveranciers met een hoog risico en documenteer dergelijke uitwisselingen duidelijk en nauwkeurig in de boeken en bescheiden van het bedrijf.
Er mogen in het algemeen geen zakelijke attenties worden uitgewisseld als het iemands verantwoordelijkheid om eerlijke en objectieve zakelijke beslissingen te nemen, in gevaar brengt of lijkt te brengen.
11
Richtlijnen voor geschenken:
Naast de richtlijnen in het beleid zullen de volgende voorbeelden u helpen bepalen of een geschenk kan worden geaccepteerd of gegeven en wanneer er verhoogde risico’s kunnen bestaan.
Aanvaardbaar om te geven en ontvangen:
• Voedsel dat als geschenk wordt ontvangen, met name rond feestdagen, kan worden geaccepteerd, maar moet in een gemeenschappelijke ruimte worden geplaatst en met teamleden worden gedeeld.
• Promotionele items met een onbeduidende marktwaarde, zoals pennen, petten, mokken, enz. met logo, zijn over het algemeen toegestaan onafhankelijk van de individuele limiet van $ 50 en de jaarlijkse limiet van $ 150.
• Teamleden mogen van een zakenpartner tickets voor entertainment of culturele evenementen (bijv. sportevenement, theater, enz.) accepteren boven de limiet van $ 50, mits de zakenpartner ook aanwezig is en aan andere voorschriften wordt voldaan; dit wordt als zakelijk entertainment beschouwd. (Zie Beleidsrubriek 5.2)
• Geschenken die individueel meer dan $ 50 kosten en als prijzen voor vaardigheids- of kansspelen worden gegeven (bijv. golfuitje met ‘het dichtst bij de vlaggenstok’; prijstrekking aan de deur) zijn toegestaan, mits alle deelnemers een gelijke kans hebben om de prijs te winnen.
• Geschenken met een afzonderlijke waarde van meer dan $ 50 die op een conferentie, topbijeenkomst of branche-evenement worden ontvangen (bijv. cadeautassen voor deelnemers), zijn toegestaan op voorwaarde dat ze beschikbaar zijn voor alle deelnemers en niet overdadig of buitensporig zijn.
• Teamleden die namens een liefdadigheids- of non-profitorganisatie een geschenk willen vragen aan een zakenpartner, moeten eerst goedkeuring vragen aan de BE&N en de VP ESG.
Gebieden om voorzichtig te zijn:
• Geschenken moeten volgens de lokale normen en gebruiken gepast zijn voor de gelegenheid en mogen in waarde of hoeveelheid niet overdadig of buitensporig zijn (of lijken te zijn).
• Teamleden mogen geen geschenken (inclusief diensten) van een zakenpartner aanvragen of vragen voor zichzelf of anderen, inclusief familieleden of vrienden.
• Teamleden mogen geen tips of fooien vragen voor diensten die als onderdeel van hun taken bij het bedrijf worden uitgevoerd.
Verkrijgen van voorafgaande goedkeuringen voor zakelijke attenties aan/van overheidsfunctionarissen
Plan vooruit. Het Bureau voor ethiek en naleving en de landmanager moeten alle zakelijke attenties die aan een overheidsfunctionaris worden gegeven of ontvangen vooraf schriftelijk goedkeuren. Neem voldoende tijd om de situatie met de belangrijkste belanghebbenden door te nemen via het proces voor voorafgaande goedkeuring zoals beschreven in sectie 5.4 van het beleid.
12
Samenvatting van criteria die moeten worden toegepast bij het verstrekken van zakelijke attenties
Legaal | Zakelijk doel | Goedkeuring | Redelijk en gebruikelijk | Schijn | Verzoek | Ontvanger |
Moet legaal zijn onder alle toepasselijke wetten, inclusief de FCPA en andere lokale anticorruptiewetten | Moet een aantoonbaar zakelijk doel dienen | De manager van de gever moet instemmen Goedkeuring van het Bureau voor ethiek en naleving vereist als de waarde van het geschenk hoger is dan $ 50 (of hoger dan $ 150 in een kalenderjaar) Voorafgaande goedkeuring van het Bureau voor ethiek en naleving vereist voor alle uitgaven voor een overheidsfunctionaris* | Moet redelijk, proportioneel (d.w.z. niet overdadig) en gebruikelijk zijn (met inbegrip van overweging van meerdere geschenken, maaltijden of entertainment waarbij dezelfde ontvanger betrokken is) | Mag niet de schijn wekken van ongepastheid of gevoel van verplichting, en is niet ongepast met betrekking tot de timing van een zakelijke beslissing (bijv. toekenning van contract of aanbesteding) Publieke openbaarmaking van de zakelijke attentie zou het bedrijf niet in verlegenheid brengen | Teamleden mogen niet om geschenken of zakelijk entertainment vragen | Is beperkt tot alleen degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de zaken in kwestie |
* Kleine versnaperingen en maaltijden, zoals thee, koffie of snacks, die worden verstrekt aan overheidsfunctionarissen in onze faciliteiten (bijv. tijdens een inspectie- of auditbezoek) en niet frequent zijn, vereisen geen voorafgaande goedkeuring van het Bureau voor ethiek en naleving, maar moeten wel aan het Bureau voor ethiek en naleving worden gemeld.
HERZIENINGEN/HERZIENINGSGESCHIEDENIS
Herzieningsnummer | 3.0 |
Oorspronkelijke uitgiftedatum | Oktober 2018 |
Laatste herzieningsdatum | Augustus 2022 |
Ingangsdatum | September 2022 |
Volgende herzieningsdatum | Augustus 2023 |
13