Contract
CC De Factorij – concessie horecagedeelte
.
1. voorw erp
Dit document heeft als voorwerp het lanceren van een oproep met het oog op het verlenen van een concessie voor de uitbating van de horecazaak van in het cultuurcentrum De Factorij. waarbij een aantal lokalen ter beschikking worden gesteld aan een natuurlijke persoon of een rechtspersoon.
Het cultuurcentrum “ de factorij” bestaat uit een theaterzaal, danszaal, polyvalente zaal, vergaderlokalen en een bibliotheek. Het cultuurcentrum ressorteert onder het beheer van het AGB Zaventem, dat bijgevolg ook voor de uitbating van de horecazaak zal optreden als concessiegever.
De lokalen die worden ter beschikking gesteld zijn:
• een verbruikszaal,
• buitenterras,
• keuken
• berging.
• Kleedruimte op niveau -1
• Bureauruimte op niveau 0
• Berging achter de toog van de foyer.
• Sanitair aanwezig in het centrum
De exploitatievoorwaarden worden gedetailleerd uiteengezet in de bijgevoegde concessieovereenkomst. De concessieovereenkomst maakt integraal deel uit van dit bestek.
De plaats van dienstverlening is het Cultuurcentrum De Factorij, Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00 A te 0000 Xxxxxxxx
De concessiegever is het Autonoom Gemeentebedrijf Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 00 te 0000 Xxxxxxxx - BTW nummer: BE0812.315.414
2. toewijzing van de concessie
De concessie wordt toegewezen na een open en transparante marktbevraging aan de hand van de beoordelingscriteria opgenomen in dit document.
De marktbevraging valt niet onder het toepassingsgebied van de overheidsopdrachtwetgeving, maar neemt wel de algemene rechtsbeginselen van behoorlijk bestuur, gelijke mededinging, in acht.
De bekendmaking van de marktbevraging zal gebeuren via publicatie op de gemeentelijke website, het bulletin der aanbestedingen, advertenties in de regionale media en vakbladen gericht op horeca.
3. Uitsluitingsgronden
In elk stadium van de procedure wordt de kandidaat concessiehouder automatisch uitgesloten die, bij rechtelijke beslissing veroordeeld is voor:
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek, 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek,
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002,
4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme,
In elk stadium van de procedure kan de kandidaat concessiehouder worden uitgesloten die:
5° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen,
6° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is,
7° bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast,
8° bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan,
9° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen,
10° niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is.
Door middel van de verklaring op eer volgens het model opgenomen als bijlage E bij dit document moet de kandidaat concessiehouder aantonen dat zich ten aanzien van hem/haar geen uitsluitingsgronden voordoen zoals hierboven bepaald.
4. vorm en inhoud van het concessievoorstel
De inschrijver maakt zijn voorstel op in het Nederlands en vult de vragenlijst in op behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.
5. Plaatsbezoek
De inschrijver wordt verwacht een plaatsbezoek uit te voeren. Dit kan op afspraak gemaakt met het secretariaat van het autonoom gemeentebedrijf Zaventem op het nummer 02/717.89.00 of per email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
De inschrijver dient hiervoor het attest in bijlage correct ingevuld toe te voegen aan zijn offerte.
6. Concessievergoeding:
De vaste concessievergoeding dient door de kandidaat te worden opgegeven met een minimum van
€ 3.000 exclusief BTW.
De aangeboden concessievergoeding wordt nog verhoogd met een en een variabel concessiebedrag op jaarbasis van 2% op het bedrijfsresultaat (beide excl. BTW). Het bedrijfsresultaat is wat er overblijft wanneer de bedrijfskosten van de netto omzet afgetrokken worden. Het bedrijfsresultaat is
dus het bedrag dat overblijft na aftrek van alle voorgaande kosten. Het jaarlijkse bedrijfsresultaat dient verantwoord te worden op basis van de belastingaangifte en/of BTW aangiften.
Op de vaste en variabele concessievergoeding zal 21% BTW aangerekend worden.
7. Indienen van het concessie voorstel
Het concessievoorstel opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de opening en met de vermelding" Concessievoorstel horecazaak CC De Factorij ".
. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De omslag wordt geadresseerd aan:
Directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf Zaventem Xxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
Een drager overhandigt het concessievoorstel aan het secretariaat van de gemeente Zaventem op hierboven vermeld adres tegen ontvangstbewijs.
Offertes die laattijdig toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.
Door het indienen van een concessievoorstel aanvaarden de inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van dit bestek en de bijhorende opdrachtdocumenten en de invulling van de gunningsprocedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn.
Indien een inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van het bestek, bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de reden.
Het concessievoorstel van de kandidaat concessiehouder dient de volgende documenten te omvatten:
• Het volledig ingevulde inschrijvingsformulier, gevoegd als bijlage B bij dit document.
• Het attest van aanwezig geweest te zijn op één van de aangeboden plaatsbezoeken, gevoegd als bijlage C bij dit document.
• Het volledig ingevulde formulier met hierin het concessievoorstel, gevoegd als bijlage D bij dit document
• Een attest van de (directe en indirecte) belastingen waaruit blijkt dat de kandidaat al zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan, dat er m.a.w. geen fiscale schulden zijn
• Indien de kandidaat concessienemer personeel tewerkstelt, een recent RSZ – attest
• Een ondertekende verklaring op eer volgens het model als bijlage E bij dit document (met betrekking tot de uitsluitingsgronden opgesomd in punt 3
• Documenten waaruit de rechtsgeldige ondertekening van het concessievoorstel blijkt (statuten, volmachten,…).
Het volledige concessievoorstel moet de concessiegever bereiken ten laatste op 17 augustus 2020
8. Gunningscriteria
De concessiegever behoudt zich het recht voor om concessievoorstellen die niet alle gevraagde documenten bevatten als onregelmatig te beschouwen. De concessiegever is niet verplicht voorafgaandelijk de ontbrekende documenten bij de betrokken inschrijver op te vragen.
De concessie zal worden toegewezen aan de kandidaat concessiehouder die het voordeligste regelmatige concessievoorstel op basis van de onderstaande beoordelingscriteria heeft ingediend. Dit voorstel dient uitgewerkt te worden aan de hand van de vragenlijst in bijlage D.
Nr. | Beschrijving | Gewicht |
1 | Ervaring | 40 |
1.1 | Ervaring als horeca uitbater | 20 |
1.2 | Ervaring als horeca dienstverlener voor evenementen | 20 |
2 | Inhoud van het voorstel | 20 |
2.1 | Voorstel van het aanbod op vlak van eten en dranken zie artikel 7 van de concessieovereenkomst | 10 |
2.2 | Plan van aanpak Financieel en organisatorisch | 10 |
3 | concessievergoeding | 40 |
Totaal gewicht gunningscriteria: | 100 | |
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de concessie worden toegewezen aan de kandidaat concessiehouder die het voordeligste regelmatige concessievoorstel, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. De beoordeling zal gebeuren door een evenwichtig samengestelde jury. De jury wordt samengesteld door het Directie Comité van het AGB.
BIJLAGE A: Concessieovereenkomst
Tussen,
Het AGB (Autonoom Gemeentebedrijf Zaventem), waarvan de zetel gevestigd is te 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door het directiecomité, voor wie optreden Xxxxxx Xxxxxxxx, voorzitter van het AGB en Xxx Xxxxxxx, secretaris van het AGB, handelend in uitvoering van het besluit de dato 22 juni 2020
Hierna “AGB” genoemd, en,
(gegevens concessiehouder)
hierna "de concessiehouder" genoemd, anderzijds,
wordt overeengekomen wat volgt.
AARD VAN DE OVEREENKOMST
ARTIKEL 1:
De horecazaak in Cultuurcentrum De Factorij, gelegen Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00 A te 0000 Xxxxxxxx, is een openbare inrichting, waarvan het beheer en de uitbating worden toegewezen aan een rechtspersoon of natuurlijke persoon, hierna genoemd “De concessiehouder”, volgens de regels hierna vastgesteld.
Wanneer de concessie wordt toegewezen aan een rechtspersoon zal deze een natuurlijke persoon als haar vertegenwoordiger aanduiden die als bestuurder van deze rechtspersoon verantwoordelijk is tegenover het AGB voor de uitvoering van de met haar afgesloten concessieovereenkomst.
De concessie wordt intuitu personae afgesloten. Bijgevolg kan de concessiehouder de activiteiten van de overeenkomst niet geheel of gedeeltelijk overdragen aan derden zonder de uitdrukkelijke, voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van het AGB.
Het AGB geeft precaire gebruiksrechten op de infrastructuur aan de concessiehouder zonder dat deze laatste over het in concessie gegeven goed kan beschikken als ware hij eigenaar ervan. De concessiehouder mag geen andere activiteiten verrichten dan horeca-activiteiten.
De overeenkomst die aldus tot stand komt is een concessie en bijgevolg niet onderworpen aan de regels van de handelshuurwetgeving van 30 april 1951, zoals bepaald in Afdeling II bis, van Hfst. II van titel VIII van het burgerlijk wetboek en kan bijgevolg geen aanleiding geven tot de vorming van een handelsfonds.
VOORWERP VAN DE CONCESSIE:
ARTIKEL 2:
De concessiehouder is verplicht een drank-en eetgelegenheid uit te baten in de horeca-zaak. Deze horeca-zaak moet het CC “De Factorij”, zijnde één van de uithangborden van de gemeente Zaventem, als attractie-pool versterken en promoten. Het is voor het AGB belangrijk dat een goed draaiende horecagelegenheid ten dienste staat van het CC “De Factorij”, minstens voor, tijdens en na elke activiteit geopend is en zich richt naar de bezoekers en gebruikers van het CC “De Factorij”. Daarenboven moet de horeca-zaak ook een gezellige ontmoetingsplaats zijn voor eigen inwoners, passanten en zakenmensen. De uitbating moet op een zodanige manier gebeuren dat de horeca-zaak een sterke sociale rol vervult in het gemeenschaps- en zakenleven.
De concessiehouder heeft in het kader van de uitoefening van zijn horeca-activiteiten de exclusieve rechten op de levering van alle dranken en maaltijden binnen de horeca-zaak met uitsluiting van alle derden.
Daarnaast heeft de concessiehouder de plicht om dranken te leveren in de foyer wanneer dit gekoppeld is aan een activiteit van gemeentelijke ( AGB )culturele programmatie in de theaterzaal. Hiertoe maakt de concessiehouder gebruik van de toog in de foyer voor bediening tijdens en na voorstellingen in de schouwburg.
De concessiehouder is verplicht de horeca-zaak met een benaming passend bij het culturele karakter van de site uit te baten. Deze benaming moet het akkoord krijgen van het directiecomité van het AGB en mag door de concessiehouder niet gewijzigd worden.
ARTIKEL 3:
Voor de uitvoering van de concessie stelt het AGB een volledig uitgeruste en gebruiksklare horeca- infrastructuur ter beschikking. Het betreft de volgende infrastructuur:
• verbruiksruimte binnen
• verbruiksruimte buiten (terras)
• keuken (met een professionele vaste uitrusting)
• berging
• goedereningang
• kleedruimte op niveau -1
• bureauruimte op niveau 0
• berging achter de toog van de foyer
Deze ruimten zijn volledig afgewerkt op het vlak van vloeren, wanden, plafonds, verlichting. Tot de uitrusting behoren tevens maar niet uitsluitend de inboedel van de horeca-zaak, de vaste keukenapparatuur en keukeninstallaties, de kassasystemen, servies, keukengerei, glazen, een toog, flessenfrigo’s, tapinstallatie, geluidsinstallatie, tafels en stoelen. Ook voor het terras is het nodige terrasmeubilair incl. parasols voorzien.
Het cliënteel van de horecazaak maakt gebruikt van het sanitair dat aanwezig is in het centrum. Het sanitair blok op de -1 is steeds toegankelijk voor het cliënteel van de horecazaak.
Voor de gedetailleerde beschrijving wordt verwezen naar het proces-verbaal van plaatsbeschrijving en de hieraan gehechte plannen van het complex, dat bij het betrekken van het complex door het AGB en de concessiehouder tegensprekelijk dient opgesteld te worden. Iedere partij draagt de kosten van de deskundige die hij met deze opdracht belast.
Het AGB kan voor geen enkele zichtbare noch verborgen constructiefout van het in concessie gegeven onroerend goed verantwoordelijk gesteld worden.
DIENSTEN VAN DE CONCESSIEVERLENER
ARTIKEL 4:
Naast de terbeschikkingstelling van een volledig uitgeruste en gebruiksklare horeca-infrastructuur, verleent het AGB ook de volgende diensten:
- Alle grote en kleine onderhouds- en herstellingswerkzaamheden (inclusief herstellingen van technische installaties en nutsvoorzieningen) om de continuïteit van de horeca-uitbating te waarborgen, en vernieuwen wat vervangen moet worden.
- Het onderhoud en de vervanging van uitrusting, apparatuur en installaties opgenomen in artikel 3 hierboven;
- De dagelijkse grondige schoonmaak van de sanitaire blokken op niveau -1. Deze schoonmaak gebeurt dagelijks
- De schoonmaak van de ramen van de horeca-zaak langs binnen en buiten. Deze schoonmaak gebeurt 4 X jaar
- De reiniging van de gordijnen van de horeca-zaak.
- Het AGB staat in voor het normale onderhoud en de controle op de technische werking van de vetvanger;
- Aansluiten en garanderen van het leveren van water, gas en elektriciteit
- De technische bijstand bij onderbrekingen in de nutsvoorzieningen;
- De ICT-infrastructuur, meer bepaald de bekabeling en aansluiting voor telefonie, internet en tv-distributie en het voorzien in gratis wifi voor de bezoekers;
- De alarmsystemen en bewakingscamera’s voor bewaking en veiligheid en de inzet van een gebouwenverantwoordelijke bij probleemsituaties;
- De gemeentelijke ( AGB )culturele programmatie met het oog op het aantrekken van een ruim cliënteel naar de horeca- zaak. CC De Factorij heeft een gemiddelde van 35.000 bezoekers per cultureel seizoen gespreid over 227 activiteiten. Exclusief verhuur, het educatieve aanbod en schoolvoorstellingen betreft het 145 publieke voorstellingen. Partijen aanvaarden uitdrukkelijk dat het organiseren van de gemeentelijke (AGB)culturele programmatie geen garantie inhoudt naar bezoekersaantallen, noch naar verbruikshoeveelheden;
- Alle publiciteit voor CC “De Factorij”, de gemeentelijke (AGB)culturele programmatie in het CC “De Factorij”, de horeca-zaak en het horeca-aanbod van de concessiehouder zowel binnen het CC “De Factorij” als erbuiten. Permanente of periodieke commerciële opschriften en/of reclames, bewegwijzeringen, publiciteitspanelen, aanplakborden, lichtreclames, websites, infobladen, etc. minimaal jaarlijks zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het directiecomtité van het AGB Zaventem.. Partijen aanvaarden uitdrukkelijk dat de publiciteit geen garantie inhoudt naar bezoekersaantallen, noch naar verbruikshoeveelheden.
- voldoende openbare parkeerplaats in de nabijheid van de horeca-zaak
- Permanent voorzien in containers voor het sorteren van afval, meer bepaald gewoon huisvuil, PMD, papier en karton;
- Toegang tot de commerciële voorwaarden onderhandeld door het AGB middels haar raamovereenkomst met leveranciers voor de aankoop van [dranken, (huishoud)artikelen, etc.];
- Alle noodzakelijke verzekeringen (bijvoorbeeld brand, bliksem, ontploffing, elektriciteitsschade, natuurramp en waterschade) voor de uitbating van de brasserie met (i) uitzondering van de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid van de concessiehouder en
(ii) elke verzekering inzake het personeel of de bestuursorganen van de concessiehouder.
OPENINGSUREN
ARTIKEL 5:
De horeca-zaak moet steeds openstaan voor alle publiek.
De horecazaak moet elke dag van 11 tot 23 uur geopend zijn. Wanneer er activiteiten plaatsvinden in de theaterzaal moet de horeca-zaak tevens minstens 1 uur ervoor en minstens 1 uur erna geopend zijn. Het AGB behoudt zich het recht voor om eventueel een sluitingsuur op te leggen.
Deze vaste openingsuren zijn een minimum. De concessiehouder zal, op eenvoudig verzoek van het AGB, de horeca-zaak ook openen op andere openingsuren dan de hierboven vermelde openingsuren. De sluitingsperiode (jaarlijks verlof) moet voorafgaand aangevraagd worden door de concessiehouder
en goedgekeurd worden door het AGB. Deze sluiting kan slechts in de periode tussen 1 juli en 15 augustus en tussen kerstmis en nieuwjaar.
DAGELIJKSE REINIGING
ARTIKEL 6:
De concessiehouder verbindt er zich toe de in concessie verkregen ruimten dagelijks rein te houden. De concessiehouder dient de reinigingen te registeren in een logboek en ter beschikking te stellen aan het AGB wanneer zij hierom verzoekt. De concessiehouder is verplicht zich te houden aan alle regels en normen opgelegd aan horeca uitbaters door het federaal voedselagentschap.
AANBOD
ARTIKEL 7:
De concessiehouder dient zowel ’s middags als ’s avonds dranken en spijzen aan te bieden. De concessiehouder dient bij het aanbod minimum 50% typische Belgische keukengerechten te voorzien. Alle bereide spijzen moeten aan de tafels geserveerd worden.
Alle spijzen en dranken die in de horecazaak verkocht worden, dienen geconsumeerd te worden binnen de voorziene verbruiksruimten (incl. terras).
De verkoop van dranken en spijzen in de horeca-zaak via automaten is verboden.
De concessiehouder kondigt de tarieven van spijzen en dranken op ondubbelzinnige wijze aan. De prijslijst wordt op een wettelijk voorgeschreven manier op een zichtbare plaats aangeplakt of uitgehangen. In de prijzen zijn dienst en btw inbegrepen.
Binnen het gebruikelijk aanbod en de gebruikelijke tarifering van spijzen en dranken van een gemeentelijk cultureel centrum legt het AGB in functie van haar doelstellingen en die van de gemeente Zaventem een aanbod en een prijzenvork vast. Dergelijke doelstellingen kunnen bestaan in het stimuleren van lokale streekproducten, van de korte ketting, van gezonde voeding, etc. zonder dat deze opsomming volledig is.
De concessiehouder aanvaardt dat de doelstellingen van het bestuur in de loop van de tijd gewijzigd kunnen worden en aanvaardt dat het AGB deze bijlage om de 3 jaar kan aanpassen waarbij er nooit kan worden afgeweken van het referentiekader van het gebruikelijk aanbod en de gebruikelijke tarifering van een gemeentelijk cultureel centrum.
CONCESSIEHOUDER: PERSONEEL EN BEDIENING
ARTIKEL 8:
De concessiehouder of zijn bestuurder zoals gedefinieerd in artikel 1 moet voldoende zelf aanwezig zijn om te functioneren als aanspreekpunt van de horeca-zaak.
De concessiehouder neemt tegenover het publiek en het cliënteel een hoffelijke en correcte houding aan en doet alle redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat de bediening in de horeca-zaak en de foyer steeds van onberispelijke kwaliteit is. De concessiehouder dient over voldoende bekwaam en voldoende talrijk personeel te beschikken om de uitvoering van de horecadiensten op een professionele wijze en met de gepaste snelheid te kunnen verzekeren. De concessiehouder is verantwoordelijk voor het personeel dat hij inzet en hij is verantwoordelijk voor de fouten van zijn personeel. Het AGB oefent geen enkel werkgeversgezag uit ten aanzien van het personeel van de concessiehouder.
Het personeel moet van goed zedelijk gedrag zijn en moet de Nederlandse taal machtig zijn. Het AGB is gerechtigd om alle bewijsstukken daaromtrent te laten voorleggen. De concessiehouder heeft het
verbod om personeel aan te werven dat ontslagen werd door het AGB of de gemeente Zaventem. Het AGB kan zich verzetten tegen het in dienst houden van personeelsleden om reden van hun onvoldoende bekwaamheid, hun houding tegenover de klanten of het niet naleven van de concessievoorwaarden. De voertaal in de personeelsformatie van de concessiehouder is uitsluitend Nederlands.
Het is de concessiehouder en zijn personeel niet toegestaan binnen de infrastructuur te overnachten of te verblijven.
De concessiehouder mag met het oog op de uitbating slechts aanvullend meubilair of materiaal in de lokalen plaatsen indien hij hiervoor voorafgaand de toestemming verkrijgt vanwege het AGB.
CONCESSIEHOUDER: BEDIENING IN DE FOYER
ARTIKEL 9:
De concessiehouder is verplicht er voor te zorgen dat op het ogenblik dat er in de theaterzaal gemeentelijke (AGB)culturele programmaties plaatsvinden, deze bezoeker, voor en na de voorsteling en tijdens de pauze bediend kunnen worden aan de barinrichting in de foyer. Bij dergelijke evenmenten int de concessiehouder de inkomsten uit de verkoop van drank aan bezoekers in de foyer in eigen naam en voor eigen rekening.
In andere gevallen waar het AGB met de concessiehouder overeenkomt om dranken te leveren en te bedienen in de foyer, treedt de concessiehouder op in naam en voor rekening van het AGB.
EIGEN EVENEMENTEN VAN DE CONCESSIEHOUDER
ARTIKEL 10:
De concessiehouder kan, buiten de tijdstippen waarop de evenementen in het kader van de gemeentelijke programmatie worden georganiseerd door het AGB, op occasionele basis zalen huren in het CC “De Factorij” om er eigen evenementen in te organiseren.
Voor deze verhuur gelden de bepalingen van het gebruikersreglement van het “CC De Factorij”. De concessiehouder valt onder categorie 3 van dit reglement.
TOEGANG EN CONTROLE
ARTIKEL 11:
Het AGB heeft permanent toegang tot de horeca-zaak om de kwaliteit van de horeca-uitbating te controleren. De concessiehouder zal bij dergelijke controlebezoeken alle medewerking verlenen. Eén sleutel en/of toegangsbadge van de in concessie gegeven lokalen zal steeds aanwezig blijven in de burelen van het cultuurcentrum. De concessiehouder zal alle redelijke aanwijzingen of verzoeken die
verband houden met de horeca die eventueel ter plaatse zullen gegeven worden door het AGB stipt naleven.
OVERLEG
ARTIKEL 12:
Operationeel overleg tussen de concessiehouder en het AGB zal wekelijks georganiseerd worden of op verzoek van één van beide partijen.
Het uitgangspunt hiervan is onderling op een loyale manier de nodige en relevante informatie (contracten leveranciers, kosten, lonen, exploitatiebudget, winst, verzekeringen, etc.) uit te wisselen.
TAALWETGEVING
ARTIKEL 13:
De concessiehouder moet de taalwetgeving naleven. De teksten, opschriften, prijskaarten en menukaarten moeten vooraf voor goedkeuring aan het directiecomité van het AGB worden voorgelegd.
CONCESSIEVERGOEDING
ARTIKEL 14:
De concessievergoeding bestaat uit twee delen.
Er wordt een vast concessiebedrag per maand vooropgesteld en een variabel concessiebedrag op jaarbasis van 2% op het bedrijfsresultaat (beide excl. BTW). Het bedrijfsresultaat is wat er overblijft wanneer de bedrijfskosten van de netto omzet afgetrokken worden. Het bedrijfsresultaat is dus het bedrag dat overblijft na aftrek van alle voorgaande kosten. Het jaarlijkse bedrijfsresultaat dient verantwoord te worden op basis van de belastingaangifte en/of BTW aangiften. Over de vaste en variabele concessievergoedingen zal btw (thans 21%) aangerekend worden.
De concessiehouder zal aan het AGB voor deze concessie de vaste maandelijkse vergoedingen en de variabele jaarlijkse vergoeding betalen door storting op rekening BE 69 0910 1855 1378 van het AGB. De vaste maandelijkse stortingen dienen op voorhand verricht te worden ten laatste de 20ste van iedere maand. De eerste storting wordt verwacht op [...]. De variabele jaarlijkse storting dient te gebeuren binnen de 30 dagen na de ontvangst van de factuur.
Beide partijen komen uitdrukkelijk overeen dat de vaste vergoeding vanaf het tweede jaar jaarlijks op de eerste dag van de maand januari aanpasbaar zal zijn aan het cijfer van de gezondheidsindex en wel volgens de hiernavolgende formule:
Basisprijs x nieuwe index = nieuwe prijs Basisindex
Als basisindex geldt deze van de maand [...]. De nieuwe index zal deze zijn van de maand december van het jaar voorafgaand aan de indexaanpassing.
Deze aanpassing zal automatisch gebeuren en zonder de minste ingebrekestelling.
Bij niet-tijdige betaling van de vaste of variabele concessievergoedingen, brengt het achterstallige bedrag van rechtswege intresten mee, gelijk aan de wettelijke intrestvoet, te rekenen vanaf de vervaldag van de betalingstermijn tot aan de dag van de betaling en dit zonder ingebrekestelling en onverminderd het recht van het AGB om de gerechtelijke ontbinding van de concessie te vorderen.
BIJZONDERE BEPALINGEN
ARTIKEL 15:
Het AGB behoudt zich het recht voor te allen tijde en op elk ogenblik de werken die zij nodig acht uit te voeren in het in concessie gegeven goed, zelfs diegene die de onderbreking van de exploitatie zou voor gevolg hebben, hoelang de duur ervan ook mogen wezen, zonder gehouden te zijn tot enige vergoeding.
ARTIKEL 16:
De concessiehouder is aansprakelijk voor de schade die tijdens de duur van deze overeenkomst aangericht wordt aan de ruimten en de inboedel waarin en waarmee de concessie wordt uitgevoerd, met uitzondering van de normale slijtage waarvoor de concessiehouder niet aansprakelijk is.
De schade dient integraal vergoed te worden zodra hierom verzocht wordt door het AGB. De concessiehouder licht het AGB onverwijld in omtrent de schade die tijdens de duur van deze overeenkomst ontstaat.
ARTIKEL 17:
De belastingen, taksen, retributies en andere van welke aard ook, verband houdende met het in concessie gegeven goed, zijn ten laste van de concessiehouder met uitzondering van de onroerende voorheffing. Het AGB neemt tevens de kosten voor de billijke vergoeding ten hare laste.
ARTIKEL 18:
Het organiseren van fuiven is verboden.
De concessiehouder zal er op toezien dat het rookverbod strikt wordt nageleefd in CC “De Factorij”.
ARTIKEL 19:
Het is de concessiehouder verboden daden te stellen die het CC “De Factorij” zouden schaden. Het is de concessiehouder ten strengste verboden zich in CC “De Factorij” bezig te houden met kansspelen, onrechtmatige handel of handel vreemd aan de uitbating van de horeca te organiseren. Het plaatsen van speelautomaten in het CC “De Factorij” is verboden.
ARTIKEL 20:
De concessiehouder dient zich te houden aan alle bestaande wetten en reglementeringen, met inbegrip van de gemeentelijke reglementen, politiereglementen en -verordeningen die van toepassing zijn.
Hij / zij is tevens gehouden tot een strikte toepassing van alle wettelijke en reglementaire bepalingen inzake sociale wetgeving en statuut van het personeel, met inbegrip van de verzekering tegen arbeidsongevallen. Het Directiecomité van het AGB heeft het recht daarop controle uit te oefenen.
In het bijzonder dient de concessiehouder zich ook te houden aan de bepalingen van het gebruikersreglement voor het CC “De Factorij”.
ARTIKEL 21:
De concessiehouder verbindt zich er toe erop toe te zien dat in de horeca-zaak geen emblemen, vaandels, versieringen, prenten, etc. worden opgehangen met een politiek, syndicaal, ideologisch of filosofisch karakter dan ook of strijdig met de openbare orde of goede zeden. Het Nederlandstalige karakter van deze berichtgeving dient steeds te worden gerespecteerd.
Het plaatsen van reclameborden voor dranken en spijzen in de horeca-zaak is toegelaten mits voorafgaande toestemming van het AGB.
ARTIKEL 22:
Het AGB is op geen enkel ogenblik verbonden door enige overeenkomst die de concessiehouder aangaat of heeft aangegaan in het kader van de uitoefening van zijn dienstverlening, behoudens voorafgaand schriftelijk akkoord van het AGB.
DUUR, OPZEG EN VERBREKING
ARTIKEL 23:
De concessie wordt toegestaan voor een termijn van 36 maanden. Zij neemt een aanvang op [..], waarbij de horecazaak operationeel moet zijn op [..], en eindigt van rechtswege - zonder dat enige opzeg vereist is - op [..]. Bij gebrek aan opzeg, betekend door één van de partijen per aangetekend schrijven ten laatste zes maanden vóór de vervaldag, kan de overeenkomst éénmalig verlengd worden voor een periode van drie jaar.
Voor een verdere verlenging kan het AGB, na afloop van de concessietermijn, aan de concessiehouder een recht van voorkeur toekennen om een nieuwe concessie tegen eventueel andere voorwaarden, een andere termijn en een andere vergoeding te verkrijgen.
In dit geval zal het bestuur na de opening van de inschrijvingen en vóór de toewijzing aan de concessiehouder of zijn gevolmachtigde de vraag stellen of hij zijn voorkeurrecht wenst uit te oefenen tegen de voorwaarden zoals vastgesteld in de voor het bestuur meest gunstige bieding. Dit voorkeurrecht kan niet overgedragen of vervreemd worden.
De sleuteloverdracht wordt voorzien op [..].
Bij de beëindiging van de concessie wordt het cliënteel van rechtswege door het AGB verworven zonder dat de exploitant aanspraak kan maken op enige vergoeding voor de overname van dit xxxxxxxxx.
ARTIKEL 24 :
De concessiehouder is verplicht, binnen de acht dagen na de ondertekening van deze overeenkomst, een attest voor te leggen van een bankinstelling van zijn keuze, die ten belopen van 2 maanden concessievergoeding (€ …..) die perfecte uitvoering van zijn verplichtingen waarborgt.
In geval van niet naleving der clausules van deze overeenkomst, kan het AGB, zelfs in geval van vernietiging der concessie, zich schadeloos laten stellen voor alle eventuele achterstallige huurgelden, nalatigheidintresten, vergoeding wegens slechte of niet-uitvoering van zijn verbintenissen door de concessiehouder, door aanrekening op voormelde bankwaarborg.
Deze bankwaarborg zal slechts opgeheven worden op het einde van de overeenkomst en nadat de betrokken bankinstelling van het AGB een bericht heeft ontvangen dat de concessiehouder aan al zijn verplichtingen heeft voldaan.
ARTIKEL 25 :
De niet-naleving of gebrekkige naleving van één der concessieverplichtingen zal met volle recht de verbreking van de huidige overeenkomst met zich brengen, indien dit de wil is van het AGB, en steeds
na overhandiging aan de "concessiehouder" van een door het AGB ter post aangetekende ingebrekestelling, waaraan binnen de 15 dagen geen gevolg zou gegeven worden door de "concessiehouder".
ARTIKEL 26 :
De verplichtingen van huidige overeenkomst zijn solidair en onverdeelbaar tussen de erfgenamen en rechthebbenden van de concessiehouder.
ARTIKEL 27 :
In geval van faillissement van de concessiehouder zal huidige overeenkomst onmiddellijk in volle recht opgeheven zijn.
ARTIKEL 28 :
Voor al de bij huidige overeenkomst niet voorziene gevallen verklaren de partijen zich te schikken naar de in voege zijnde wetten en gebruiken.
BIJLAGE B: Inschrijvingsformulier
VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “UITBATING HORECAZAAK CC DE FACTORIJ”
Open offerteaanvraag
Natuurlijke persoon
Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
Ofwel (1)
Rechtspersoon
De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit:
met zetel te (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
(De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.)
Ofwel (1)
Tijdelijke vereniging
De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
verbindt of verbinden zich op zijn of op hun onroerende goederen tot uitvoering van de concessie overeenkomstig de bepalingen van onderhavige concessievoorwaarden.
Algemene inlichtingen
Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België):
Bij het inschrijvingsformulier te voegen documenten
Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:
- Het volledig ingevulde concessievoorstel, gevoegd als bijlage D bij dit document
- Een attest van de (directe en indirecte) belastingen waaruit blijkt dat de kandidaat al zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan, dat er m.a.w. geen fiscale schulden zijn
- Indien de kandidaat concessiehouder personeel tewerkstelt, een recent RSZ – attest
- Een ondertekende verklaring volgens het model als bijlage E bij dit bevragingsdocument (met betrekking tot de uitsluitingsgronden opgesomd in Deel 1, punt 5
- Documenten waaruit de rechtsgeldige ondertekening van het concessievoorstel blijkt (statuten, volmachten,…).
-
Gedaan te .....................................................................................................................................
De ................................................................................................................................................
De inschrijver,
Handtekening: ...............................................................................................................................
Naam en voornaam: .......................................................................................................................
Functie: .........................................................................................................................................
Belangrijke nota
Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
BIJLAGE C: ATTEST VAN PLAATSBEZOEK
Dossier : CAD/2016/275/CUL/931 Voorwerp : Uitbating horecazaak CC de Factorij Gunningswijze : open offerteaanvraag
Ik, ondergetekende:
...............................................................................................................................
afgevaardigde van Directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf Zaventem verklaar dat:
.....................................................................................................................................
vertegenwoordiger van:
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
op de plaats heeft bezocht, om alle elementen te verifiëren nodig om een
offerte op te kunnen stellen.
Ondertekening:
Voor de inschrijver, Voor Directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf Zaventem,
Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.
BIJLAGE D: Concessievoorstel
1.1 Xxxxxxxx van ervaring als horeca uitbater (vorige zaken, functies, …) :
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
1.2 Aantonen van ervaring als horeca dienstverlener bij evenementen/en of catering voor groepen:
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
2.1 Wat is uw voorstelvan het aanbod op vlak van enten en dranken in toepassing van artikel 7 van de concessieovereenkomst vermeld onder bijlage A
2.2 Plan van aanpak:
Voeg een financieel plan toe (investeringen, personeel, kosten, opbrengsten, …)
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
Wat is de visie op de inzet van het personeel in functie van de horecazaak en de uitbating van de toog in de foyer (aantal, presentatie, …)?
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
Op welke manier zal de horecazaak inzetten op duurzaamheid?
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
Op welke manier zal de horecazaak in relatie staan tot de werking van het cultuurcentrum en de bibliotheek?
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
3 Voorstel concessievergoeding
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
BIJLAGE E: verklaring op eer
VERKLARING OP EREWOORD VAN DE KANDIDAAT - CONCESSIEHOUDER
De kandidaat - concessiehouder bevestigt door het indienen van zijn concessievoorstel:
• onvoorwaardelijk in te stemmen met de bepalingen van onderhavige concessievoorwaarden,
• alle nuttige en nodige informatie te hebben ontvangen om onderhavige concessievoorwaarden te begrijpen met het oog op de indiening van zijn concessievoorstel, en zelf verantwoordelijk te zijn voor het vergaren van alle door hem bijkomend benodigde informatie teneinde een concessievoorstel te kunnen indienen,
• zich op de hoogte te hebben gesteld van de plaats waar de concessie zal worden uitgevoerd,
• niet veroordeeld te zijn geweest voor een misdrijf opgesomd onder 1° tot en met 4° van Deel I, punt 5, van onderhavige concessievoorwaarden,
• zich niet in een toestand te bevinden opgesomd onder 5° tot en met 10° van Deel I, punt 5, van onderhavige concessievoorwaarden.
Namens de inschrijver (naam + hoedanigheid):
Datum en handtekening: