BEHEEROVEREENKOMST

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

0000 - 0000

XXXXXX

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

te dezen vertegenwoordigd door

X.X.X. xxx xxx Xxxxxxx

hierna te noemen: de opdrachtgever EN

Coöperatie Bosgroep Zuid Nederland U.A. te dezen vertegenwoordigd door

De heer A.J. Neijts hierna te noemen: de Bosgroep

INZAKE HET BEHEER VAN DE BOSSEN EN NATUURTERREINEN VAN DE GEMEENTE LAARBEEK,

LID VAN COOPERATIE BOSGROEP ZUID NEDERLAND U.A.

1 BEHEEROVEREENKOMST

Opdrachtgever en Bosgroep,

In aanmerking nemende dat de Bosgroep in de statuten van de coöperatie zich tot doel heeft gesteld in opdracht van de leden van de coöperatie de bossen en natuurterreinen duurzaam (zie § 2.4) te beheren conform de door het lid vastgestelde doelen, zoals beschreven in de aan deze beheerovereenkomst ten grondslag liggende beheervisie,

zijn het volgende overeengekomen:

2 Werkingssfeer en overwegingen

2.1 Algemeen

Deze beheerovereenkomst regelt de uitvoering van beheertaken door de Bosgroep in bossen, natuurterreinen en landschappelijke beplantingen van de opdrachtgever. Het betreft uitsluitend beheertaken uit een door de opdrachtgever goedgekeurd werkplan (zie

§ 4.2) en binnen het in deze beheerovereenkomst vastgelegde werkgebied (zie § 2.3). Hiervan kan alleen worden afgeweken indien omstandigheden als bedoeld in § 3.6 van deze overeenkomst dit noodzakelijk maken.

Zakelijke en persoonlijke belastingen, heffingen, lasten en verzekeringspremies vallen buiten de werkingssfeer van deze beheerovereenkomst en zijn voor rekening van de opdrachtgever.

2.2 Omschrijving van de werkzaamheden

De werkzaamheden die in het kader van deze beheerovereenkomst worden uitgevoerd, worden elk jaar door de Bosgroep vastgelegd in een werkplan. Het jaarlijkse werkplan wordt opgesteld in lijn met de beheervisie en doelstellingen (bijlage 3) en de financiële meerjarenraming (bijlage 4) en wordt vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever (zie § 4.2). Achteraf vindt verantwoording van de uitgevoerde werkzaamheden plaats middels een (financieel) jaarverslag (zie § 4.3).

In bijlage 1 ‘Beschrijving werkzaamheden’ worden de werkzaamheden die in het kader van de beheerovereenkomst worden uitgevoerd nader uitgewerkt.

2.3 Omvang van het werkgebied

Het werkgebied omvat alle in het buitengebied gelegen bossen, natuurterreinen en landschappelijke beplantingen in eigendom van de opdrachtgever. Het buitengebied omvat hierbij alle grondgebied buiten de bebouwde kom (werkingssfeer van de Boswet/Natuurwet in voorbereiding) maar binnen de begrenzing van de gemeente Laarbeek. Op verzoek van de opdrachtgever kunnen ook bossen, natuurterreinen en landschappelijke beplantingen binnen de bebouwde kom tot het werkgebied gerekend worden. In bijlage 2 ‘kaartmateriaal bossen, natuurterreinen en landschappelijke beplantingen’ is zichtbaar welke gebieden onder deze beheerovereenkomst vallen.

Voor gebieden of projecten waar de Bosgroep in het kader van deze Beheerovereenkomst een verantwoordelijkheid draagt, geldt dat bij wijzigingen in omvang of begrenzing van gebieden (bijvoorbeeld door koop, verkoop, verpachting, verhuur of uitgifte aan derden), het aangaan of beëindigen van overeenkomsten of gebruiksrechten dan wel anderszins, de opdrachtgever uiterlijk binnen 3 maanden na

deze wijzigingen melding doet aan de Bosgroep. De Bosgroep zal in haar werkgebied de rechten (persoonlijke en zakelijke rechten) van derden welke rusten op gronden in eigendom van de opdrachtgever eerbiedigen.

2.4 Duurzaam beheer

Opdrachtgever hecht grote waarde aan duurzaamheid en transparantie in het beheer van bos, natuur en landschap. De Bosgroep voert in opdracht van haar leden duurzaam en professioneel beheer uit.

De Bosgroep maakt deel uit van het groepscertificaat van de Unie van Bosgroepen onder de Subsidieverordening Natuur en Landschap (SNL). Dit certificaat wordt afgegeven in opdracht van het Inter Provinciaal Overlegorgaan (IPO) aan professionele beheerders. De certificaathouder borgt de kwaliteit en duurzaamheid van beheer en ontwikkeling van de terreinen middels kwaliteitshandboeken, werkinstructies en interne en externe audits. De Stichting Certificering SNL controleert middels audits het kwaliteitssysteem. In bijlage 9 ‘Achtergrondinformatie SNL’ bij deze beheerovereenkomst is achtergrondinformatie opgenomen aangaande de SNL-beheersubsidie.

2.5 Zorgplicht boomveiligheid

Iedere terreineigenaar heeft een zorgplicht naar de bezoekers van haar terrein. Onderdeel van deze zorgplicht is het scheppen van een veilige situatie langs routes, paden, parkeerplaatsen en wegen. Met de gemeente Laarbeek is afgesproken dat de (VTA-) controle en snoei van dood hout en dode en gevaarlijke bomen langs bosranden, routes, trimbanen, hondensportterreinen, uitkijktoren, wegen en parkeerplaatsen niet binnen de reikwijdte van de beheerovereenkomst valt. Deze werkzaamheden worden door de gemeente Laarbeek uitgevoerd. Specifieke afspraken over de inzet van de opdrachtgever in deze zijn vastgelegd in de beheerplannen ‘Beheerplan Bossen 2016-2026, Beheerplan Landschappelijke elementen 2016-2027 en Beheerplan natuurterreinen 2022-2027’ (zie bijlage 3) en in de financiële meerjarenraming (zie bijlage 4).

2.6 Sociaal rendement

Vanuit haar brede maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft opdrachtgever de Bosgroep opgedragen om bij de organisatie en uitvoering van het beheer prioriteit te geven aan het sociale rendement. De Bosgroep is een coöperatie zonder winstoogmerk en is derhalve een natuurlijke partner om invulling te geven aan de principes van “social return on

investment”. Dit komt onder andere tot uiting in de wijze van aanbesteden, de inzet van ondernemingen met een sociaal-maatschappelijke doelstelling, en het betrekken van lokale vrijwilligers bij het beheer.

Er is regelmatig afstemming en samenwerking met lokale burgergroepen, en er vindt voorlichting en educatie plaats aan scholen, buurtbewoners en overige geïnteresseerden.

3 Financiën

3.1 Financieel meerjarenplan

De financiële meerjarenraming (bijlage 4) geeft een raming van de kosten en baten over de gehele looptijd van de beheerovereenkomst. De financiële meerjarenraming is de resultante van de omvang van het werkgebied, de beheervisie en doelstellingen van de eigenaar en de overeengekomen werkzaamheden.

3.2 Kosten en baten

In het jaarlijkse werkplan staan de werkzaamheden beschreven met een daarbij behorende raming van kosten en baten. In het werkplan worden meegenomen:

Xxxxxxxx kosten voor de uitvoering van werkzaamheden door derden;

Xxxxxxxx kosten voor de inzet van de Bosgroep voor planvorming, directievoering, controle en toezicht op de werkzaamheden;

Geraamde kosten voor het opstellen en indienen van subsidieaanvragen;

Geraamde kosten voor het opstellen of aanpassen van een beheervisie / beheerplan en het jaarlijks werkplan en jaarverslag;

Geraamde inkomsten uit o.m. houtverkoop;

Geraamde inkomsten uit o.m. subsidies en eigen bijdragen van de opdrachtgever.

Op basis van deze ramingen wordt per kalenderjaar een financiële prognose gegeven van het exploitatiesaldo voor de bos- en natuurterreinen. Zakelijke en persoonlijke belastingen, heffingen, lasten en verzekeringspremies zijn in deze prognose niet meegenomen: ze vallen buiten de werkingssfeer van deze beheerovereenkomst en zijn voor rekening van de opdrachtgever.

3.3 Tarieven

De gehanteerde tarieven worden jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering (ALV) vastgesteld. Wijzigingen in tariefstelling zullen vanaf het moment van inwerkingtreding worden aangepast in de op te stellen werkplannen. Publicatie van actuele tarieven vindt plaats op de website xxx.xxxxxxxxxx.xx.

3.4 Voorschotten

Op basis van de financiële meerjarenraming (bijlage 4) is een jaarlijks voorschot bepaald. Dit jaarlijkse voorschot is weergegeven in onderstaande tabel. Deze bedragen zijn excl. BTW en gelden voor de looptijd van deze beheerovereenkomst.

Jaar	Voorschot
2022	€ 170.421,00
2023	€ 175.421,00
2024	€ 180.421,00
2025	€ 188.552,00
2026	€ 188.552,00
2027	€ 188.552,00

Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de consumentenprijs index (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek.

In aanvulling op het voorschot vervallen de inkomsten uit de (SNL-) beheersubsidie ten gunste van de beheerovereenkomst. De beheersubsidie wordt hierbij in eerste instantie door de Unie van Bosgroepen rechtstreeks uitgekeerd aan de opdrachtgever.

De Bosgroep stuurt jaarlijks voor 1 augustus een factuur aan de opdrachtgever met het verzoek om het jaarlijkse voorschot en de inkomsten uit de (SNL-) beheersubsidie over te maken aan de Bosgroep.

3.5 Afrekening en BTW verrekening

Het jaarverslag (zie § 4.3) bevat een financiële verantwoording met een voorstel voor de besteding dan wel de verrekening van een positief of een negatief exploitatiesaldo. In overleg met opdrachtgever stelt de Bosgroep een financiële eindafrekening op en deze wordt in het kader van de vaststelling van het jaarverslag door opdrachtgever bekrachtigd. Op grond van de eindafrekening stuurt de Bosgroep een eindfactuur.

Onderdeel van de jaarlijkse afrekening is het opmaken van een BTW afrekening. De Bosgroep voert een BTW boekhouding en ontvangt en betaald BTW. Wanneer opdrachtgever gebruik maakt van het BTW compensatiefonds vindt BTW verrekening plaats. Opdrachtgever voegt eventuele ontvangen BTW baten toe aan de beheerrekening. Bosgroep keert teveel ontvangen BTW uit aan opdrachtgever. BTW verrekening vindt plaats volgens de ‘leidraad BTW verrekening’ (Bijlage 5).

3.6 Onvoorziene kosten en calamiteiten

Kosten en kostenverhogingen ten gevolge van onvoorziene (externe) effecten en calamiteiten, zoals storm, brand, insectenplagen, vandalisme en buitengewone exploitatiekosten komen ten laste van de opdrachtgever. Indien het kosten betreft vanwege verplichtingen die worden opgelegd door overheden als Rijksoverheid, Provincie, Gemeente, Veiligheidsregio of Waterschap is de Bosgroep gerechtigd verplichtingen aan te gaan uit naam van de opdrachtgever zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.

Binnen 4 uur na de melding door derden informeert de Bosgroep per e-mail de opdrachtgever over de ontstane situatie. Binnen 48 uur (2 dagen) maakt de Bosgroep een raming van eventuele kosten voor de inzet van de Bosgroep en/of derden. Deze kosten worden verantwoord in het jaarverslag.

4 Aansturing en verantwoording

4.1 Beheerplan

De beheerplannen ‘Beheerplan Bossen 2016-2026, Beheerplan Landschappelijke elementen 2016-2027 en Beheerplan natuurterreinen 2022-2027’ (zie bijlage 3) vormen de leidraad voor het te voeren beheer. De koppeling tussen de beheervisie, doelstellingen en ruimtelijke gegevens in de vorm van de beheerkaart en opstandslegger (bijlage 2) vormt het belangrijkste uitgangspunt voor het financieel meerjarenplan (bijlage 4).

4.2 Werkplan

Jaarlijks wordt een werkplan uitgewerkt met detailbegroting. Het werkplan voor het opvolgende jaar wordt elk jaar in kwartaal 4 ter goedkeuring aan de opdrachtgever aangeboden. Het jaarlijkse werkplan wordt met de opdrachtgever besproken en indien nodig aangepast. Binnen 3 weken na ontvangst van het werkplan verleent opdrachtgever schriftelijke goedkeuring en wordt een (digitale) kopie van het definitieve werkplan toegestuurd. Met de uitvoering van het werkplan en de daarin opgenomen werkzaamheden wordt pas na schriftelijke goedkeuring door opdrachtgever gestart.

4.3 Jaarverslag

Met ingang van 2021, wordt elk jaar voor 30 juni door de Bosgroep een jaarverslag ter goedkeuring voorgelegd aan opdrachtgever. In het jaarverslag wordt door de Bosgroep verantwoording afgelegd voor uitgevoerde werkzaamheden in het voorgaande werkplanjaar (zie § 4.2). De insteek van het jaarverslag is tweeledig. Enerzijds wordt er schriftelijk verslag gedaan van de uitgevoerde werkzaamheden en eventuele afwijkingen. Anderzijds vindt verantwoording plaats in de vorm van een financieel jaaroverzicht. Voor een transparante en uniforme werkwijze wordt in het financiële jaaroverzicht dezelfde rubricering aangehouden als in de jaarlijks op te stellen werkplannen.

Het jaarverslag bevat een voorstel voor de besteding dan wel de verrekening van een positief of een negatief exploitatiesaldo. Het jaarverslag wordt met de opdrachtgever besproken en indien nodig aangepast. Binnen 3 maanden na ontvangst van het (bijgestelde) jaarverslag verleent opdrachtgever schriftelijke goedkeuring en wordt een (digitale) kopie van het definitieve jaarverslag toegestuurd.

Door de schriftelijke vaststelling van het jaarverslag verleent opdrachtgever decharge aan de Bosgroep voor de uitgevoerde werkzaamheden.

4.4 Tussentijdse bijstelling beheerovereenkomst

Indien zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst omstandigheden voordoen die bijstelling van de beheerovereenkomst of één of meer van de bijlagen noodzakelijk maken, zal de partij die dit constateert in overleg treden met de andere partij. Na overleg over de door te voeren wijzigingen wordt de noodzakelijke bijstelling als activiteit opgenomen in het werkplan van het daaropvolgende jaar.

5 Optreden van de Bosgroep als gemachtigde

5.1 Aanbesteding van werkzaamheden

De Bosgroep gaat, ten behoeve van de uitvoering van het werkplan (zie § 4.2), overeenkomsten met derden aan. Hierbij hanteert de Bosgroep het aanbestedingsbeleid/inkoopkader van opdrachtgever (bijlage 6).

Indien de opdrachtgever de Bosgroep verdergaande regels en procedures betreffende aanbesteding aanreikt, is de Bosgroep hieraan gehouden. De opdrachtgever dient de Bosgroep hiervan schriftelijk in kennis te stellen.

5.2 Aanvragen van subsidies

Opdrachtgever verleent de Bosgroep toestemming voor het aanvragen van subsidies voor het beheer, herstel en de ontwikkeling van haar bossen, natuurterreinen en landschappelijke beplantingen. Het betreft hier in ieder geval beheersubsidie in het kader van de Subsidieregeling Natuur en Landschap (SNL) (zie bijlage 9).

Voor het aanvragen, begeleiden en verantwoorden van beheer- en projectsubsidies zullen aanvullende opdrachten worden geformuleerd. Eventuele eigen bijdragen en/of voorbereidingskosten kunnen desgewenst verrekend worden in de beheerovereenkomst en zullen dan worden verantwoord in het jaarverslag.

5.3 Overleg met derden

Bij overleg met derden wordt een onderscheid gemaakt tussen onderwerpen die zijn vastgelegd in het jaarlijkse werkplan en onderwerpen die buiten de werkingssfeer van het werkplan vallen:

▪ Aangaande overleg met derden, dat plaatsvindt in het kader van een werkplan, vindt vooraf geen afstemming plaats tussen opdrachtgever en Bosgroep.

▪ Aangaande overleg met derden, buiten de werkingssfeer van het werkplan, vindt vooraf nadere afstemming plaats tussen opdrachtgever en Bosgroep.

▪ Aangaande overleg met derden wat plaatsvindt door opdrachtgever en binnen de werkingssfeer van het werkplan valt, vindt afstemming plaats tussen opdrachtgever en Bosgroep.

6 Duur, verlenging en beëindiging van de beheerovereenkomst

6.1 Duur van de beheerovereenkomst

Deze beheerovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2022 en eindigt op 31 december 2027. Ten minste 1 jaar voor de einddatum treden partijen in contact over verlenging van de overeenkomst. Bijstelling van de beheerovereenkomst (incl. bijlagen) vindt plaats uiterlijk 6 maanden voorafgaand aan de einddatum en is onderdeel van het werkplan.

Eventuele opzegging van de beheerovereenkomst dient per aangetekend schrijven plaats te vinden, uiterlijk 6 maanden voorafgaand aan de einddatum.

6.2 Tussentijdse opschorting en beëindiging van de opdracht

In aanvulling op artikel 11 van de Algemene Voorwaarden van de Bosgroepen (bijlage 8), kan de overeenkomst schriftelijk worden opgezegd door opdrachtgever met ingang van enig kalenderjaar. De opzegging dient per aangetekend schrijven aan de Bosgroep te geschieden, ten minste 6 maanden voor het begin van het desbetreffende kalenderjaar, zulks met inachtneming van het in artikel 11.1 van de Algemene Voorwaarden van de Bosgroepen bepaalde. Artikel 11.1 en 11.2 van de Algemene Voorwaarden van de Bosgroepen zijn voor het overige onverkort van toepassing.

6.3 Tussentijdse beëindiging wegens wanprestatie van de Bosgroep

In aanvulling op artikel 11 van de Algemene Voorwaarden van de Bosgroepen (bijlage 8), is de opdrachtgever gerechtigd om in geval van niet tijdige of niet behoorlijke nakoming van enige aan de Bosgroep opgelegde verplichting voortvloeiende uit deze overeenkomst, de overeenkomst van rechtswege en zonder dat enige rechtelijke tussenkomst is vereist als ontbonden te beschouwen indien de Bosgroep na arbitrage in verzuim blijft, onverminderd de verplichting tot vergoeding van kosten, schade en interesten.

7 Overige bepalingen

7.1 Ter beschikking gestelde bescheiden

Bescheiden, welke in het kader van deze beheerovereenkomst aan de Bosgroep ter beschikking zijn gesteld en welke haar in het kader van deze overeenkomst nog ter beschikking worden gesteld, blijven eigendom van de opdrachtgever. De verstrekte bescheiden mogen niet aan derden worden verstrekt zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. Bij beëindiging van deze overeenkomt worden verstrekte bescheiden geretourneerd aan de opdrachtgever.

7.2 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. Bij de (Unie van) Bosgroepen gaan we conform AVG-wetgeving op een betrouwbare, duurzame en veilige manier om met alle persoonsgegevens die we in het kader van de onderlinge samenwerking, (subsidie)projecten en andere vormen van contact van u krijgen. Alle details over ons privacyreglement vindt u op onze website.

7.3 Contactpersonen

De contactpersonen namens de opdrachtgever en de Bosgroep zijn:

• Contactpersoon opdrachtgever: Beleidsadviseur dhr. (Xxxxxx) M.T.A. Brands, medewerker beheer xxx. X. Xxxxxxxxx.

• Contactpersoon Bosgroep: Regiomanager dhr. (Twan) X.X.X.X. xxx Xxxxxx, medewerkers M. Moysons en X. Xxxxxxxxx.

7.4 Algemene voorwaarden

Op deze overeenkomst zijn de ‘Algemene Voorwaarden van de Bosgroepen’, gedeponeerd

d.d. 29 januari 2007 onder nr. 08054125 bij de KvK Centraal Gelderland te Arnhem van toepassing (bijlage 8).

8 Ondertekening

Ondertekend in tweevoud d.d ,

De Opdrachtgever,		De Bosgroep,
X.X.X. xxx xxx Xxxxxxx		Xxx. A.J. Neijts
Burgemeester gemeente Laarbeek		Directeur

Bijlagen
01 Beschrijving werkzaamheden	06 Aanbestedingsreglement gemeente Xxxxxxxx
00 kaartmateriaal bossen, natuurterreinen en landschappelijke beplantingen	07 Aanbestedingsreglement Unie van Bosgroepen
03 Beheerplan	08 Algemene voorwaarden Unie van Bosgroepen
04 Financiële meerjarenraming	09 Achtergrondinformatie SNL Beheersubsidie
05 Leidraad BTW verrekening