GEBRUIKERSGIDS OC LANGE MUNTE

GEBRUIKERSGIDS OC LANGE MUNTE

1. Gebouwen

- OC Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx.

2. Reservaties

- Aanvragen voor OC Lange Munte mail je best naar xx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. We werken enkel

op afspraak. Een afspraak maken kan via mail of telefonisch 0474 88 50 90.

- Digitaal via de lokalenwegwijzer

- Hou er rekening mee dat, indien je een technicus of technisch materiaal nodig hebt, je dit minstens drie weken vooraf dient aan te vragen.

- In OC Lange Munte worden fuiven beperkt toegelaten mits toelating van het beheerscomité.

Zie fuifwijzer.

3. Sleutels

- Gebruikers krijgen via het secretariaat een code toegewezen die hen toegang geeft tot OC Lange Munte een half uur vóor en na de activiteit, tenzij anders afgesproken.

- Als je vertrekt, moet je, binnen de afgesproken tijdspanne, met diezelfde code terug afsluiten. Zorg ervoor dat alle ramen en deuren gesloten zijn bij jouw vertrek.

4. Klaarzetten en opruimen van de lokalen

- De lokalen worden door de gebruiker zelf klaargezet en onmiddellijk na de activiteit opgeruimd. Na afspraak en afhankelijk van de lokalenbezetting, kan je de lokalen vooraf ter beschikking krijgen om klaar te zetten.

- De gebruiker dient de lokalen zelf te vegen en te dweilen indien deze vuil zijn. Ook de toiletten en de toog dienen in hun oorspronkelijke toestand achtergelaten te worden.

- Na elke activiteit worden stoelen en tafels schoongemaakt en teruggeplaatst.

- De kuismachine wordt enkel gebruikt door het bevoegde kuispersoneel. Gebruikers mogen in geen geval de machine gebruiken.

5. Maximale bezettingsgraad

met meubilair zonder meubilair grote zaal Magnus 275 275

vergaderzaal 1 15 15

vergaderzaal 2 15 15

kleine zaal Xxxxxx/bib 30 30

De organisator is verplicht hiermee rekening te houden.

6. Billijke vergoeding en Sabam

- De vzw Ontmoetingscentra Kortrijk heeft jaarcontracten afgesloten voor de billijke vergoeding. Voor OC Lange Munte vallen volgende lokalen onder dit contract: grote zaal Xxxxxx en kleine zaal/bib Xxxxxx.

- De vzw Ontmoetingscentra Kortrijk heeft met Sabam een jaarcontract afgesloten voor mechanische achtergrondmuziek in de grote zaal Xxxxxx en kleine zaal/bib Xxxxxx.

De organisator dient hiervoor dus niet meer afzonderlijk te betalen. Voor alle andere voorstellingen (muziek, dans, theater,. ) of activiteiten waarbij

auteursrechten verschuldigd zijn, moet de organisator zelf instaan voor de aangifte en de betaling hiervan.

7. Rookverbod

- In OC Lange Munte geldt een algemeen rookverbod.

8. EHBO

- De EHBO-kist kan je vinden in de bar van grote zaal en in de bar van de buurtliving/bib.

- Vul telkens het formulier in wat er gebeurd is en wat je nodig hebt gehad.

9. Drank

- De frigo’s zijn gevuld met een basisassortiment. Je vindt de sleutel van jouw frigo terug in de kast onder de linkse frigo in de grote zaal.

- Bij een grote activiteit moet je de frigo’s correct terug aanvullen uit de drankenberging. Je kan er van

buitenaf in met je zelfde toegangscode. Vandaar kan je met de sleutel in de zaal. Sluit na jouw vertrek weer de tussendeur. Je kan buiten met het knopje met het sleuteltje.

- Leeggoed correct sorteren (er ligt een briefje in de bar welke flesjes in welke bak horen); volle bakken leeggoed in de drankenberging plaatsen. De deur vrij laten.

- Na jouw activiteit ontvang je de factuur voor de verbruikte dranken, retributie en contractuele aansprakelijkheid.

- Het schenken van dranken die niet voorhanden zijn in het drankassortiment van de leverancier van OC Lange Munte moet vooraf goedgekeurd worden. Er zal hiervoor een schenkrecht aangevraagd worden.

- Het schenkrecht is een forfaitaire vergoeding in vervanging van de normale verkoopsinkomsten op het drankverbruik. Het schenkrecht ontmoedigt het verbruik van dranken buiten het OC-aanbod (ook gratis drank).

- Er wordt een schenkrecht aangerekend van € 75 voor het schenken van wijn, aperitief en dranken die niet voorhanden zijn in het drankassortiment. Bij inbreuk wordt een dubbel schenkrecht aangerekend. Controle tijdens de activiteit is mogelijk.

- De verkoopprijzen van het OC Lange Munte moeten worden toegepast. Goedkoper verkopen mag, duurder niet.

- Er zijn 200 koffiekopjes beschikbaar in de bar. Er is een koffiezet en filters aanwezig. Xxxxxx, melk, suiker en koffielepeltjes breng je zelf mee.

- Er zijn 200 cavaglazen beschikbaar, deze moeten wel vooraf aangevraagd worden. De kost van €1 wordt aangerekend per kapot glas.

10. Schoonmaakmateriaal en vuilnisbakken

- Poetsmateriaal (emmers, borstels, dweilen, ...) kan je vinden in de metalen kast in de grote zaal. Voor de buurtliving/bib vind je deze ook daar.

- Er staan vuilnisbakken in de buitenberging. Er moet correct gesorteerd worden. Lege flessen moet je zelf naar de glascontainer brengen. Die bevindt zich op de parking naast het OC. Hou rekening met de buren en respecteer de uren.

11. Verwarming

- In ieder lokaal bevindt zich een knop waarmee je

voor het aantal uren dat uw activtiteit zal duren verwarming kan steken.

12. In geval van nood

- In noodsituaties kan je Xxx of Geert bereiken op het nummer 0498 909 180.

13. Evenementen

- Aanvragen voor gebruik van materiaal, gebruik van het openbaar domein (straten of pleinen), de evenementenfiche voor de politie gebeurt online via het evenementenloket. Ook de subsidies

voor straat-, buurt- en dorpsfeesten en voor openluchtevenementen vraag je hier aan.

- Het onlineformulier vind je op de website Kortrijk/ vrije tijd/organiseren.

14. Organisatiebepalingen bij fuiven of optredens

- De toegang tot het evenement gebeurt via de hoofdingang. De rechtstreekse toegang tot de grote zaal (houten poort) blijft tijdens het evenement gesloten.

- Tijdens het evenement wordt het principe binnen=binnen gehanteerd. Er wordt niet gerookt op het voorplein. Roken tijdens het evenement is enkel toegestaan in de overdekte berging naast de garage.

15. Parkeren

- In de omgeving van OC Lange Munte zijn parkeerplaatsen. Bij grote activiteiten de buurt respecteren en niet voor de garages parkeren. Voorstellen om eventueel uit te wijken naar de parking van het sportcentrum.

- Laden en lossen (tijdelijk stationeren) kan via de oprit.

16. Lichten

- Er gaat automatisch een licht branden als je binnenkomt in de hal.

- De lichten voor de bibliotheek en vergaderzalen vindt je rechts in de bib.

- De lichten voor de grote zaal bevinden zich rechts van het glazen sas.

17. Beamer en muziekinstallatie

- Er zit een beamer, die vrij te gebruiken is, in de kast onder frigo 1 in de grote zaal. Er staat ook een groot scherm ter beschikking.

- In de grote zaal is een muziekinstallatie ter beschikking met een vaste en draadloze micro. Voor de draadloze micro breng je zelf batterijen mee (AA batterijen).