INHOUDSTAFEL

Het UBO-register is genoemd naar de Engelse term “Ultimate Beneficial Owner” dat ‘uiteindelijke begunstigde’ betekent (hierna “UBO”) van de juridische entiteiten die in de wetgeving zijn bedoeld (bijv. vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en met trusts en fiducieën gelijkaardige juridische constructies (hierna “informatieplichtigen” genoemd). Het UBO-register is een gecentraliseerd register dat informatie bevat over de UBO’s van die informatieplichtigen.

Dit register heeft tot doel om de natuurlijke personen te identificeren die een zeggenschap of controle uitoefenen over de informatieplichtige of die de uiteindelijke eigenaar zijn van een informatieplichtige. Het gaat er dus om te kunnen vaststellen wie er effectief achter een entiteit staat of economisch voordeel haalt uit de entiteit, en dit om sterker te staan in de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en de onderliggende misdrijven.

Dit register vindt zijn oorsprong in de artikelen 30 en 31 van de Europese Richtlijn 2015/849 inzake voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering1. Deze richtlijn voorziet in de oprichting van een dergelijk register in elke lidstaat van de EU.

Deze richtlijn werd in België omgezet door de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna "Wet van 18 september 2017"). Deze wet bepaalt enerzijds dat de Algemene Administratie van Thesaurie (hierna “Thesaurie”) bevoegd is voor de oprichting en het beheer van het UBO-register en anderzijds dat de Koning de werkingsmodaliteiten van dit register vaststelt.

Het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (hierna “koninklijk besluit”) werd op 14 augustus 2018 gepubliceerd. Het bepaalt in het bijzonder: welke informatie en de wijze waarop deze informatie aan het register moet worden meegedeeld, de toegangsmodaliteiten tot het register, de mogelijkheden om af te wijken van de openbaarheid van informatie, de toezichthoudende bevoegdheden van de Thesaurie, de sancties die kunnen worden opgelegd in geval van een inbreuk en de maatregelen die genomen werden met betrekking tot verwerking van de persoonsgegevens.

Het KB van 2018 werd ondertussen ook aangepast door het KB van 23 september 2020, en de richtlijn 2015/849 werd nadien gewijzigd door de Richtlijn 2018/843.

Deze FAQ heeft tot doel de vragen te beantwoorden die informatieplichtigen of professionals zich kunnen stellen. Dit document bestaat uit twee delen:

• In het eerste deel worden juridische kwesties behandeld. Er wordt ondermeer beschreven hoe UBO's moeten worden geïdentificeerd afhankelijk van de rechtsvorm van de informatieplichtige, het soort informatie dat moet worden ingevuld volgens de categorie waartoe de UBO behoort, enz.

• Het tweede deel bevat technische vragen in verband met de toegang tot applicatie, de registratie van buitenlandse UBO's, het opstellen van mandaten ten behoeve van derden, enz.

1 Zoals gewijzigd door Xxxxxxxxx 2018/843 van 30 mei 2018.

2 JURIDISCHE VRAGEN ‌

2.1 Definitie van een uiteindelijke begunstigde (UBO)‌

De term UBO of uiteindelijke begunstigde verwijst naar de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over een informatieplichtige. Er bestaan verschillende categorieën van UBO’s, naargelang het soort zeggenschap waarover ze beschikken, hun hoedanigheid binnen de informatieplichtige en het type van de betrokken informatieplichtige.

De definitie van uiteindelijke begunstigde is opgenomen in artikel 4, 27° van de wet van 18 september 2017.

2.1.1 IN HET GEVAL VAN VENNOOTSCHAPPEN ‌

In het geval van een vennootschap zijn de UBO’s:

• Eerste categorie: de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van deze vennootschap houdt/houden.

De 25%-regel geldt als voldoende maar niet noodzakelijke voorwaarde voor toereikend belang. Het criterium is met andere woorden “toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap”, waarbij de 25% geldt als indicatieve grens om snel te kunnen inschatten of men een toereikend percentage aanhoudt. Dit omdat boven de 25% hoe dan ook als toereikend wordt gezien. Ook met 20% kan men dus een toereikend percentage van de stemrechten hebben, bijvoorbeeld indien de onderneming in gelijke delen verdeeld is over vijf personen.

De informatieplichtigen moeten vervolgens onderzoeken of geen enkele natuurlijke persoon die minder dan 25% van de stemrechten of aandelen in het kapitaal van de vennootschap bezit of controleert, de vennootschap feitelijk controleert, alleen of met andere natuurlijke personen2.

• Tweede categorie: één of meerdere natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bijvoorbeeld het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan, vetorechten, …).

• Derde categorie: indien geen van de twee hierboven bedoelde personen kan worden geïdentificeerd of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde is of zijn, is de UBO de persoon of personen die behoort /behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

Voor de vennootschappen dient er een cascadetest te worden toegepast. Indien de natuurlijk persoon waarop de test wordt toegepast niet over een rechtstreeks of onrechtstreeks toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap beschikt (i.e. 1ste UBO-categorie voor vennootschappen), dan dient de vennootschap te analyseren of deze persoon zeggenschap heeft over deze vennootschap via andere middelen (i.e. de 2de UBO-categorie voor vennootschappen). Het feit dat een UBO

2 Artikel 22, paragraaf 1-5, Richtlijn 2013/34/EU, artikels 5-9 wetboek vennootschappen en 1:14 Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

wordt geïdentificeerd als behorend tot de 1ste of 2de categorie heeft geen invloed op de toepassing van dezelfde test op elke andere persoon die mogelijks tot één van de eerste twee categorieën behoort.

De vennootschap zal enkel de derde categorie kunnen kiezen als geen enkele UBO die tot één van de eerste twee categorieën behoort, kan worden geïdentificeerd (zie voorbeeld 1 hieronder) of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn. Het registreren van een UBO van de derde categorie is in principe een uitzondering. De motivatie voor deze kwalificatie kan naar aanleiding van een controle worden opgevraagd.

Indien de vennootschap na analyse van haar structuur tot het besluit komt dat het hoger leidinggevend personeel als UBO moet worden geregistreerd, moet deze zich ervan verzekeren dat zij kan bewijzen dat zij de nodige stappen heeft ondernomen om UBO’s van de eerste twee categorieën te identificeren.

De vennootschap kan in het veld “Opmerkingen” op het onlineplatform de redenen geven waarom deze categorie is aangeduid en alle nuttige aanvullende documenten bezorgen.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld bezit Xxxx 100% van de aandelen van de vennootschap, zij is eveneens zaakvoerder. In dit geval moet zij zich enkel registeren als UBO van de eerste categorie, als houder van voldoende stemrechten of aandeel in het kapitaal (en niet als UBO van de derde categorie (hoger leidinggevend personeel).

Wanneer een Belgische vennootschap wordt aangehouden door een buitenlandse juridische entiteit, kan voor de identificatie van haar UBO's een opzoeking in soortgelijke buitenlandse UBO-registers nodig zijn . Indien er geen buitenlands equivalent bestaat, of indien dit register niet toegankelijk is, kan men een aangetekend schrijven sturen naar de wettelijke vertegenwoordigers van deze buitenlandse entiteit met de vraag om de UBO kenbaar te maken. Indien een weigering tot kenbaarmarking van de UBO wordt overgemaakt aan de betrokken informatieplichtige kan deze weigering gemeld worden in het veld “Opmerkingen” en laadt men deze weigering op als ondersteunend document.

2.1.2 IN HET GEVAL VAN VZW’S, INTERNATIONALE VZW’S EN STICHTINGEN ‌

In het geval van vzw’s, internationale vzw’s en stichtingen zijn de UBO’s:

1. De personen die lid zijn van de raad van bestuur;

2. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;

3. De personen belast met het dagelijks bestuur;

4. De stichters (alleen van stichtingen);

5. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is. Van zodra een natuurlijke persoon of natuurlijke personen met name worden genoemd in de statuten van de (i)vzw of stichting als persoon in wier hoofdzakelijk belang de i(vzw) of stichting werkzaam is, dienen deze personen individueel te worden geregistreerd in het UBO-register. Het kan gaan over de perso(o)n(en) (niet-leden) waarvoor het doel van de stichting of vereniging zonder winstoogmerk voorziet in een ondersteuning, voordeel, hulp, enz. Indien geen enkele persoon met name werd aangewezen, zal het de algemene categorie of categorieën van uiteindelijke begunstigden zijn, zoals beschreven in de statuten van de (i)vzw of stichting, die geregistreerd moeten worden.

Een voorbeeld is een vereniging zonder winstoogmerk die als doel heeft het ondersteunen van oorlogsslachtoffers. Begunstigden zijn dan bijvoorbeeld Syrische oorlogsslachtoffers. Een ander voorbeeld is een stichting die zich bekommert om gehandicapten, of een school in de vorm van een vzw die voor leerlingen zorgt of een ziekenhuis in de vorm van een vzw die voor patiënten zorgt.

6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige.

De hierboven vermelde categorieën van UBO’s van (i)vzw’s en stichtingen zijn cumulatief. De informatieplichtigen moeten dus alle personen aanduiden die als UBO worden beschouwd alsook alle categorieën waartoe ze behoren.

De informatieplichtige (i)vzw’s zullen de keuze hebben om de bestaande informatie in de Kruispuntbank van Ondernemingen met betrekking tot de eerste drie categorieën over te nemen en te bevestigen. De gegevens van de andere categorieën zijn niet beschikbaar via de KBO en moeten, indien van toepassing, manueel worden ingevoerd door wettelijke vertegenwoordigers.

2.1.3 IN HET GEVAL VAN FIDUCIEËN, TRUSTS OF GELIJKAARDIGE JURIDISCHE CONSTRUCTIES ‌

In het geval van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies zijn de UBO’s:

1. De oprichter(s);

2. De fiduciebeheerder(s) of trustee(s);

3. De eventuele protector(s);

4. De begunstigden, of wanneer deze niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;

5. Indien één of meerdere natuurlijke personen met bij naam worden genoemd in de statuten, of op een andere manier worden aangewezen door het bestuursorgaan van de trust of van een andere soortgelijke juridische constructie (bijvoorbeeld in een ‘letter of intent’ bij een trust), dienen deze personen individueel te worden geregistreerd in het UBO-register. Indien geen enkele persoon bij naam werd aangewezen, zal het de algemene categorie of categorieën van uiteindelijke begunstigden zijn, zoals beschreven in de statuten, die geregistreerd moet(en) worden.

6. Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, de uiteindelijke zeggenschap uitoefent.

De hierboven vermelde categorieën van het UBO van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies zijn cumulatief. De informatieplichtige moet dus alle personen aanduiden die als UBO worden beschouwd alsook alle categorieën waartoe ze behoren.

Sinds 11 oktober 2020 moeten trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies, voorafgaand aan de registratie van hun uiteindelijke begunstigden, laten registreren bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (verplichting in ontwikkeling).

2.1.4 WAT IS HET TOEPASSINGSGEBIED VAN HET KONINKLIJK BESLUIT?‌

Het koninklijk besluit is van toepassing op de “informatieplichtigen”, het gaat hierbij om:

• Vennootschappen;

• (i)Vzw’s en stichtingen;

• Trusts en fiducieën;

• Trusts en fiducieën gelijkaardige juridische constructies.

De in België opgerichte entiteiten waarvan de maatschappelijke zetel vervolgens naar het buitenland werd overgebracht, zijn informatieplichtigen waarop het Koninklijk besluit van toepassing blijft (art. 74, § 1 van de Wet), tenzij de entiteit door de griffie van de Ondernemingsrechtbank werd stopgezet.

De in het buitenland opgerichte entiteiten waarvan de maatschappelijke zetel vervolgens naar België werd overgebracht, zijn eveneens informatieplichtigen die hun uiteindelijke begunstigden moeten laten registreren (artikelen 1:33 en 2:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).

De wettelijke vertegenwoordigers van deze entiteiten zijn verplicht om informatie met betrekking tot hun UBO's aan het UBO-register te bezorgen. Deze informatie wordt opgesomd in de artikelen 3 en 4 van het koninklijk besluit. De informatie moet jaarlijks bevestigd worden (cf. Infra Sectie 3.6.1). Bij wijzigingen moeten de gegevens binnen de maand worden bijgewerkt in het UBO-register.

Voor de trust en fiducieën moet de informatie betreffende hun UBO’s meegedeeld worden aan het UBO- register wanneer:

1. De trustee of fiduciebeheerder gevestigd of gedomicilieerd is in België;

2. De maatschappelijke zetel, voornaamste inrichting, zetel van bestuur of beheer van de trustee of van de fiduciebeheerder in België is gevestigd;

3. De trustee of fiduciebeheerder niet gevestigd of gedomicilieerd is in een lidstaat of zijn maatschappelijke zetel, voornaamste inrichting, zetel van bestuur of beheer niet in een lidstaat is gevestigd en, als trustee of fiduciebeheerder, een zakelijke relatie aangaat of een onroerend goed verwerft in België in naam van de trust.

Informatieplichtigen die op een gereglementeerde markt beursgenoteerde vennootschappen zijn en onderworpen zijn aan openbaarmakingsvereisten die verenigbaar zijn met de EU-wetgeving of gelijkwaardige internationale normen die voor voldoende transparantie van eigendomsinformatie zorgen, zijn volledig vrijgesteld van registratie in het UBO-register. Dochterondernemingen die direct of indirect voor 100 procent in handen zijn van een beursgenoteerde onderneming, zijn tevens vrijgesteld van deze verplichting, maar moeten wel hun eigendomsstructuur registreren door alle intermediaire entiteiten op te nemen, met inbegrip van de beursgenoteerde onderneming.

De gereglementeerde markten die worden geacht onderworpen te zijn aan transparantievereisten die verenigbaar zijn met het Unierecht, zijn de gereglementeerde markten die worden vermeld in de uitvoeringsbesluiten van de Europese Commissie, voor zover die nog steeds van kracht zijn. De lijst van deze markten is opgenomen in dit document (klik hier). In afwachting van meer duidelijkheid van de Europese Commissie over de equivalentie van het Verenigd Koninkrijk – die er sinds het einde van de overgangsperiode op 31 december 2020 niet is – geldt de uitzondering voor het UBO-register ook voor dochterondernemingen van beursgenoteerde ondernemingen uit het Verenigd Koninkrijk.

In het onderstaande voorbeeld (zie volgende pagina) moet de registratie als volgt gebeuren:

Vennootschap X (informatieplichtig) is voor 50% in handen van een beursgenoteerde vennootschap en voor 50% van een natuurlijke persoon. In dit geval moet bedrijf X de cascadetest toepassen die wordt beschreven in sectie 2.4.2. Vennootschap X moet dus volgende personen als UBO registreren: (i) de personen die rechtstreeks of onrechtstreeks de controle uitoefenen via een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang, (ii) de personen die controle uitoefenen via andere middelen of (iii) het hoger leidinggevend personeel als geen van de onder (i) en (ii) vermelde personen kan worden geïdentificeerd.

In onderstaande situatie (zie volgende pagina) zal de registratie op deze manier moeten gebeuren:

- Individu A moet als UBO van vennootschap X worden geregistreerd, aangezien hij meer dan 50% van een vennootschap in handen heeft die op zijn beurt meer dan 25% van de informatieplichtige controleert. Bovendien bezit individu A ook een (gewogen) percentage van 30% in vennootschap X. De beursgenoteerde vennootschap moet worden geregistreerd als een intermediaire entiteit;

- Personen die vrij verhandelbare (free float) aandelen bezitten en die niet voldoen aan hoger vermelde voorwaarden (i) of (ii), moeten niet als UBO worden geregistreerd aangezien zij geen toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang bezitten of een controle via andere middelen uitoefenen;

- Individu C moet als UBO worden geregistreerd aangezien hij rechtstreeks 50% van de aandelen in vennootschap X in handen heeft.

Ook juridische entiteiten ‘sui generis’ die geen vennootschappen, noch vzw’s/stichtingen, noch trusts, fiducieën of andere gelijkaardige juridische constructies zijn, vallen niet onder het toepassingsgebied van de regelgeving. Deze entiteiten moeten hun UBO’s niet registeren. Voorbeelden van juridische entiteiten sui generis zijn:

• Organisme voor de financiering van pensioenen (OFP);

• Autonome gemeentebedrijven;

• Samenwerkingsverbanden naar Decreet Lokaal Bestuur;

• Kerkfabrieken;

• Projectverenigingen;

• Speciale fondsen;

• …

2.2 Welke informatie moet ik meedelen?‌

De lijst van de te verstrekken informatie over een UBO kan teruggevonden worden in de artikelen 3 en 4 van het koninklijk besluit.

Alle informatieplichtigen moeten, voor elk van hun UBO’s, de volgende informatie meedelen:

• Naam en voornaam;

• Geboortedatum (dag, maand en jaar);

• Nationaliteit(en);

• Volledig verblijfadres;

• De datum waarop hij/zij UBO is geworden;3 Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en, waar van toepassing, elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waarvan hij onderdaan is;

• De Europese onderdanen die geen Belgisch nationaal bisnummer hebben, dienen als uniek identificatienummer voor de registratie het nummer dat in de geconsolideerde lijst van de Europese lijst is opgenomen te gebruiken (via deze link). De niet-Europese onderdanen gebruiken het uniek identificatienummer van het land van oorsprong zijn en indien dat niet bestaat, het paspoortnummer;

• De categorie(ën) van UBO waartoe hij/ zij behoort (zie deel 2.1 hierboven);

• Of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde UBO.

Aanvullende informatie wordt gevraagd voor de UBO’s van vennootschappen, meer bepaald:

• De omvang van het uiteindelijk belang in de informatieplichtige, namelijk:

o in het geval van een rechtstreekse UBO en wanneer de zeggenschap voortvloeit uit de eigendom van de aandelen in het kapitaal of stemrechten: het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige

o in het geval van een onrechtstreekse UBO en wanneer de zeggenschap voortvloeit uit de eigendom van de aandelen of stemrechten, alle intermediaire entiteiten, alsook de gewogen percentages van aandelen of stemrechten in de informatieplichtige (deze berekening

3 Voor gemeenrechtelijke ondernemingen die nieuw bij de KBO zijn geregistreerd, kan de registratiedatum worden vermeld. In het veld "opmerkingen" kunt u de oprichtingsdatum aangeven, of de latere datum waarop de persoon UBO werd (bijvoorbeeld na een schenking of overdracht).

gebeurt automatisch door de applicatie op basis van de stemrechten of aandelen in het kapitaal die worden ingegeven op elk niveau van de eigendomsstructuur).

Indien de UBO niet over een eID-kaart beschikt (bv. wanneer het gaat om een buitenlander die niet is ingeschreven in het Belgische nationaal register), moet deze informatie manueel worden ingegeven in het UBO-register.

2.3 Welke informatie is zichtbaar voor het grote publiek?‌

In het KB is de informatie die beschikbaar is voor het grote publiek opgenomen in artikel 9 en 10. Voor vennootschappen betekent dit dat de volgende informatie zichtbaar is over de UBO:

• Naam, geboortemaand en jaar, nationaliteit en land van verblijf;

• Categorie van UBO waartoe hij behoort;

• Datum waarop hij is uiteindelijk begunstigde worden van de betrokken informatieplichtige;

• Of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde UBO;

• Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;

• Het mogelijke rechtstreekse of onrechtstreekse percentage aandelen en stemrechten dat hij bezit, in het geval van zeggenschap via andere middelen de manier waarop hij de informatieplichtige controleert;

• Als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer bedoeld in artikel III.17 van het wetboek van economisch recht, en waar van toepassing elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd.

Voor verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen, trusts, fiducieën of soortgelijke juridische constructies is bovendien een legitiem belang vereist.

2.4 Wat is een alleenstaande of gegroepeerde UBO?‌

Een UBO is “alleenstaand” ” indien deze op zichzelf aan de voorwaarden van de definitie van uiteindelijke begunstigde voldoet.

Een UBO is “gegroepeerd” wanneer, de jure of de facto, in overleg met andere personen wordt gehandeld, om zo samen de zeggenschap over de informatieplichtige uit te oefenen. Alle personen die deel uitmaken van de gegroepeerde UBO dienen dus als groep opgenomen te worden in het register. Praktisch registreert men dan eerst de individuele uiteindelijke begunstigden, om vervolgens een groep te creëren die deze personen omvat.

In het geval van vennootschappen, worden beschouwd als handelend in overleg met andere personen:

• De natuurlijke personen die samenwerken, op basis van een akkoord, formeel of stilzwijgend, mondeling of geschreven, met het oog op het bekomen van de controle4 over de beoogde vennootschap;

• De natuurlijke personen die een akkoord hebben gesloten met betrekking tot de uitoefening van hun stemrechten, waardoor beslissingen over de oriëntatie van het beleid niet zonder hun gemeenschappelijke instemming kunnen worden genomen.

2.5 In het geval van een vennootschap‌

2.5.1 WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN EEN RECHTSTREEKSE EN ONRECHTSTREEKSE UBO?‌

Een “rechtstreekse” UBO is een natuurlijke persoon die rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige zonder dat hierbij via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten moet worden gegaan

Een “onrechtstreekse” UBO is een natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten (zie punt 2.5.2 infra).

2.5.2 HOE EEN ONRECHTSTREEKSE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE IDENTIFICEREN?‌

Deze rubriek beschrijft de aanpak die moet worden gevolgd om te bepalen wie de uiteindelijke begunstigden zijn die onrechtstreeks een voldoende percentage van de stemrechten of een voldoende eigendomsbelang hebben in een vennootschap die informatieplichtige is.

Bij een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde zullen de bestuursorganen alle niveaus van de eigendomsstructuur moeten onderzoeken om ervoor te zorgen dat het percentage aandelen en stemrechten op elk niveau van de controlestructuur wordt geregistreerd en dat in fine alle UBO's van de eerste categorie worden geïdentificeerd.

Hierbij moet worden opgemerkt dat het organigram5 omgekeerd is (d.w.z. dat de moederonderneming onderaan in de eigendomsstructuur staat) .

Het is aangeraden dat de informatieplichtigen de nodige interne procedures opstellen om automatisch op de hoogte te worden gesteld over veranderingen bij een intermediaire of ‘moeder-entiteit’ die een impact heeft op de UBO’s.

Onrechtstreekse zeggenschap kan via twee methoden worden vastgesteld:

• Enerzijds doordat de gewogen waarde van de participatie van een natuurlijke persoon in de aandelen of stemrechten van de informatieplichtige, via intermediaire vennootschappen van een eigendomsketen, meer dan 25% bedraagt. Hiervoor kunnen de percentages van het

4 In het geval van aandeelhouders met een voorkooprecht zal men de voorwaarden van een gegroepeerde UBO moeten toetsen op het moment dat het voorkooprecht wordt uitgeoefend.

5 Het organigram is beschikbaar in de online applicatie van het UBO-Register.

eigendomsbelang of de stemrechten in elke tussenliggende vennootschap vermenigvuldigd worden. (zie voorbeeld 1 hieronder);

• Anderzijds doordat het eigendomsbelang of de zeggenschap van een natuurlijke persoon of natuurlijke personen meer dan 50% bedraagt in een intermediaire vennootschap die een belang of zeggenschap heeft van meer dan 25% van de stemrechten of aandelen van de informatieplichtige.6 (zie voorbeeld 2 en 3 hieronder)

Deze methode bestaat erin om de situaties te identificeren waarin een of meer natuurlijke personen rechtstreeks of onrechtstreeks controle hebben over een vennootschap (d.w.z. in het bezit van meer dan 50% stemrechten en/of aandelen) die zelf een belang of zeggenschap heeft van meer dan 25% van de stemrechten of kapitaal van de betrokken informatieplichtige.

De meerderheidsparticipatie kan rechtstreeks zijn, maar het kan eveneens gaan om een verticale eigendomsketen (d.w.z. wanneer een natuurlijke persoon een meerderheidsparticipatie heeft in de vennootschap die meer dan 25% aanhoudt via het meerderheidsbelang in andere intermediaire vennootschappen) of een horizontale eigendomsketen (d.w.z. wanneer een natuurlijke persoon de zeggenschap uitoefent over verschillende vennootschappen die samen meer dan 25% aanhouden van de informatieplichtige.

De grens van 25% is een indicatieve drempel, het gaat om een drempel waarboven een natuurlijke persoon in elk geval als UBO moet geïdentificeerd worden. In bepaalde gevallen en controlestructuren kan ook een belangrijk zijn om de effectieve controle over een vennootschap te onderzoeken. 7.

Individu A bezit bijvoorbeeld 15% van een onderneming, maar op de laatste twee algemene vergaderingen heeft A stemrechten uitgeoefend die de meerderheid van de stemmen vertegenwoordigt van de aanwezige stemrechten. In dit geval en overeenkomstig artikel 1:14 van het Wetboek van Vennootschappen wordt deze persoon geacht controle uit te oefenen over de vennootschap en zal deze bijgevolg eveneens als UBO van de onderneming geregistreerd moeten worden.

Het is de verantwoordelijkheid van de informatieplichtige om het bestaan van dergelijke situaties na te gaan en, indien nodig, personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een percentage van 25% of minder in handen hebben, als UBO's te registreren.

Een aantal voorbeelden illustreren de identificatie van UBO’s: Voorbeeld 1:

In het onderstaande schema is vennootschap Bel voor 30% in handen van vennootschap X en voor 70% in

handen van individu A. Bijgevolg heeft individu A een rechtstreekse participatie van meer dan 25% in vennootschap Bel, waardoor deze een rechtstreekse uiteindelijke begunstigde van de vennootschap is.

Individu B houdt 80% van de aandelen of stemrechten van vennootschap X aan en zodoende een gewogen onrechtstreekse participatie van 24% (80% x 30% = 24%) in vennootschap Bel. Dit betekent dat individu B geen voldoende gewogen participatie heeft van meer dan 25% in vennootschap Bel, maar wel een meerderheidsparticipatie heeft (i.e. 80%) in een entiteit die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten

6 Art. 4, 27°, a) , i), eerste en tweede lid wet 18 september 2017. De intermediaire entiteit kan zowel één entiteit zijn als meerdere entiteiten, onder zeggenschap van dezelfde natuurlijke perso(o)n(en), die gezamenlijk meer dan 25 % van de stemrechten of aandelen aanhouden.

7 Art. 4, 27°, a), i) wet van 18 september 2017 in fine, zie voorbeeld 3.

aanhoudt in vennootschap Bel (i.e. 30%). Bijgevolg is individu B een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde van vennootschap Bel.

De individuen C en D houden elk 10% van de aandelen of de stemrechten van vennootschap X aan, zodat elk een onrechtstreekse participatie heeft in vennootschap Bel ten belope van 3% (of 10% x 30% = 3%). Individuen C en D worden niet als uiteindelijke begunstigden van vennootschap Bel beschouwd aangezien ze geen gewogen participatie van meer dan 25% hebben in de vennootschap Bel, noch een meerderheidsparticipatie in een intermediaire entiteit die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in vennootschap Bel aanhoudt.

Voorbeeld 2:

In het onderstaande schema moet individu A als UBO van de vennootschap Bel worden geregistreerd omdat deze meer dan 50% van de vennootschap Z aanhoudt die op haar beurt meer dan 50% aanhoudt van de vennootschap X. A heeft dus zeggenschap over vennootschap X die meer dan 25% aanhoudt in vennootschap Bel.

Voorbeeld 3:

Dit is een voorbeeld waarin individu A eveneens als UBO aangeduid dient te worden. In deze kolom moet het gewogen percentage gebruikt worden. Omdat vennootschap Z minder dan 50% aanhoudt in vennootschap X en dus geen rechtstreeks meerderheidsbelang heeft, maar wel een onrechtstreeks belang van meer dan 25% (namelijk 40% x 70% = 28%) aanhoudt in vennootschap Bel.

De drempelwaarde van 25% wordt hier dus bereikt, via vennootschap Z waarover individu A de controle (> 50%) heeft.

Voorbeeld 4:

In de onderstaande eigendomsstructuur is vennootschap Bel een vennootschap waarin 52% van de stemrechten of aandelen in het kapitaal in handen zijn van vennootschap X en 48% in handen van vennootschap Y.

Individu A bezit 50% van de aandelen van vennootschap X en een gewogen percentage van 26% in vennootschap Bel (i.e. 50% x 52% = 26%). Dit betekent dat individu A een gewogen participatie heeft in de stemrechten of de aandelen van vennootschap Bel van meer dan 25%. Bijgevolg is individu A een uiteindelijke begunstigde van vennootschap Bel.

De individuen B en C bezitten elk 25% van de aandelen of stemrechten van vennootschap X en een gewogen onrechtstreekse participatie in de stemrechten of aandelen van vennootschap Bel van 13% (i.e. 25% x 52% = 13%). Aangezien zij een gewogen participatie hebben in de stemrechten of de aandelen van vennootschap Bel van minder dan 25% en geen meerderheidsparticipatie hebben in een entiteit die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in vennootschap Bel bezit en er geen aandeelhoudersovereenkomst gesloten is, zijn zij geen UBO’s van vennootschap Bel.

Individu D houdt 100% van de stemrechten of aandelen van vennootschap Y aan. Individu D houdt dus onrechtstreeks 48% van de gewogen aandelen of stemrechten van vennootschap Bel aan (of 100% x 48% = 48%). Dit betekent dat individu D tegelijk een meerderheidsparticipatie heeft in een entiteit die meer dan 25% van de stemrechten of aandelen van vennootschap Bel aanhoudt, en een gewogen participatie in de aandelen of stemrechten in de vennootschap Bel van meer dan 25%. Bijgevolg is individu D dus UBO van vennootschap Bel.

Voorbeeld 5:

In het voorbeeld hieronder moeten Xxxx en Xxxx geïdentificeerd en geregistreerd worden als UBO’s van vennootschap X. Xxxx beschikt rechtstreeks over meer dan 25% van de aandelen of stemrechten. Xxxx rechtstreeks over 10% en onrechtstreeks over 18% (30% * 60%), in totaal heeft hij dus zeggenschap over 28% van de aandelen of stemrechten.

Voorbeeld 6:

In onderstaand voorbeeldmoeten Xxxxxx en Xxxx als UBO’s geregistreerd worden. Xxxxxx heeft een onrechtstreekse controle van 27% .Xxxx heeft een rechtstreekse controle van 10% en een onrechtstreekse van 18% (i.e. 30%*60% = 18%), wat resulteert in een totaalpercentage van 28%.

Voorbeeld 7:

In dit voorbeeld zullen Xxxx, Xxxxx en Xxxxx geïdentificeerd en geregistreerd worden als UBO’s van vennootschap Z.

Xxxx heeft een onrechtstreekse controle van 13% (via venn. X en Y) en 24% (via venn. Y en W), een totaal gewogen participatie van 37% in venn. Z. Bovendien heeft Xxxx de controle (> 50%) over een vennootschap die een gewogen participatie van meer dan 25% aanhoudt in venn. Z (nl. 49% x 54% =26,46%).

Xxxxx houdt een belang aan van 51% in venn. X, die op haar beurt 51% van de aandelen of stemrechten in venn. Y aanhoudt. Venn. Y oefent controle uit op 54% van de aandelen of stemrechten in venn. Z.

Xxxxx heeft tenslotte een rechtstreeks belang in venn. Z van 46% (>25%).

Voorbeeld 8:

Het onderstaande voorbeeld illustreert de situatie waarin een vennootschap eigendom is van of onder zeggenschap staat van een of meer andere vennootschappen waarvoor geen UBO's van de 1ste of 2de categorie kunnen worden geïdentificeerd. In dit geval moet het leidinggevend personeel van deze intermediaire entiteit, als UBO van de informatieplichtige geregistreerd worden. De tussenliggende entiteit dient uiteraard wel een voldoende percentage aandelen of stemrechten in de informatieplichtige te bezitten of te controleren volgens de hierboven beschreven berekeningsmethoden.

In dit voorbeeld zal dus het leidinggevend personeel van vennootschap X geregistreerd moeten worden als UBO van de informatieplichtige. In de praktijk moet de informatieplichtige in de online applicatie vennootschap Y en vennootschap X registreren als intermediaire entiteiten en vervolgens het leidinggevend personeel van laatstgenoemde registreren als UBO van categorie 3.

2.5.3 IDENTIFICATIE VAN DE UBO’S ALS DE INTERMEDIAIRE ENTITEIT EEN (I)VZW, STICHTING, TRUST, FIDUCIE OF EEN GELIJKAARDIGE JURIDISCHE CONSTRUCTIE IS ‌

Een (i)vzw, stichting, trust, fiducie of een gelijkaardige juridische constructie kan een vennootschap bezitten of er zeggenschap over uitoefenen door (i) het bezit of de controle over een voldoende aandeel in het kapitaal of in de stemrechten (zie punt 2.4.2 hierboven voor de berekeningsmethode van deze drempel), (ii) via andere middelen, of door (iii) leidinggevend personeel van de vennootschap te zijn.

In dat geval zullen, zoals aangegeven in het onderstaand voorbeeld, alle natuurlijke personen die werden geïdentificeerd als UBO van de intermediaire entiteit, worden aangemerkt als UBO van de vennootschap.

Voorbeeld:

In het onderstaande voorbeeld zal elk van de vijf categorieën van UBO’s van de trust geregistreerd worden als UBO van venn. Bel, op voorwaarde dat de trust of soortgelijke juridische constructie een voldoende percentage in Bel heeft, zeggenschap op andere wijze of, waar passend, als de trust of soortgelijke juridische constructie wordt aangesteld als de hoofdbeheerder.

2.5.4 IN GEVAL VAN SPLITSING VAN HET EIGENDOMSRECHT ‌

In geval van splitsing van het eigendomsrecht zal de blote eigenaar als UBO worden geregistreerd indien deze een voldoende percentage van de aandelen bezit in het kapitaal of de stemrechten (cf. supra voor de berekening van het percentage) .

De vruchtgebruiker zal als UBO geregistreerd worden wanneer deze laatste over een voldoende aandeel beschikt van de stemrechten verbonden aan de bovengenoemde effecten die het kapitaal vertegenwoordigen (cf. supra voor de berekening van het percentage).

In de online applicatie zal de blote eigenaar geregistreerd worden onder de eerste UBO-categorie (i.e. bezit van een toereikend percentage van het kapitaal). Xxxxxxx in dit geval in het veld “Opmerkingen” aan te geven dat de betrokken persoon de blote eigenaar is. Ook vruchtgebruiker zal geregistreerd moeten worden onder de eerste UBO-categorie (i.e. bezit van een toereikend percentage van de stemrechten). Xxxxxxx in dit geval eveneens in het veld “Opmerkingen” aan te geven dat de betrokken persoon de vruchtgebruiker is.

In de online applicatie worden de percentages van de vruchtgebruiker geregistreerd in de kolom "Stemrechten" en de aandelen van de blote eigenaar in de kolom "Kapitaalaandelen".

Voorbeeld 1:

In dit voorbeeld moeten partner 1 en 2, elk met 50% vruchtgebruik, en het kind van partner 1 en 2 die 100% van de blote eigendom heeft, allen geregistreerd worden als UBO van venn. A.

Voorbeeld 2:

In dit voorbeeld zijn zowel Xxxxx als zijn kind identificeerbaar als UBO van venn. A aangezien zij respectievelijk 100% van vennootschap A bezitten, hetzij in vruchtgebruik en hetzij in blote eigendom.

2.5.5 IN HET GEVAL VAN ONVERDEELDHEID ‌

In geval van onverdeeldheid die aanleiding geeft tot een gezamenlijke controle (i.e. indien deze personen samen een voldoende percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige bezitten)) worden alle personen in onverdeeldheid geregistreerd als UBO. Bij de registratie van deze UBO’s heeft u de mogelijkheid een “groep” aan te maken, waarbij u in de titel dient aan te geven dat het om een onverdeeldheid gaat. Alle nuttige informatie kan worden toegevoegd als bijlage of in het veld “Opmerkingen”8.

Voorbeeld:

De 4 kinderen van Xxxxxxx hebben samen in onverdeeldheid 60% van de aandelen. De kinderen worden dus als gegroepeerde UBO beschouwd omdat zij samen controle hebben over A.

8 De groep kan eveneens gecreëerd worden na de registratie van alle personen, door te klikken op het tabblad “Groep”.

2.5.6 HUWELIJKSREGIME EN ARTIKEL 1401, §1, 5° VAN HET BURGERLIJK WETBOEK ‌

Wanneer artikel 1401, §1, 5° van het Burgerlijk Wetboek9 van toepassing is, wordt de in dit artikel bedoelde persoon als UBO beschouwd, mits aan de andere vereiste voorwaarden (bv. procentuele drempel, controle door andere middelen) is voldaan. Als de andere echtgenoot in de praktijk ook controle uitoefent op de informatieplichtige, moet hij of zij als UBO geregistreerd staan.

Wanneer artikel 1401, §1, 5° van het Burgerlijk Wetboek niet van toepassing is, moet de informatieplichtige in de praktijk analyseren wie de controle uitoefent op de informatieplichtige, met name op basis van de inschrijvingen in het aandelenregister, de effectieve uitoefening van het stemrecht, enz. De huwelijkspartner(s) die op grond van deze analyse wordt/worden geïdentificeerd, zal/zullen worden opgenomen als UBO(‘s) .

Wanneer twee echtgenoten de facto de feitelijke controle uitoefenen over de informatieplichtige (bv. beide echtgenoten zijn ingeschreven in het aandelenregister, oefenen in onderlinge overeenstemming de rechten uit die verbonden zijn aan hun respectieve aandelen in het kapitaal), dan moeten de aandelen in gelijke delen worden verdeeld en als "Groep" worden geregistreerd, op dezelfde manier als in het geval van een onverdeeldheid (zie paragraaf 2.4.62.4.5).

Indien de echtgenoten in feite geen gezamenlijke controle uitoefenen op de informatieplichtige, dan worden de stemrechten of aandelen in het kapitaal afzonderlijk in de applicatie geregistreerd.

Voorbeeld 1:

De twee echtgenoten 1 en 2, die gehuwd zijn onder het stelsel van scheiding van goederen, oefenen krachtens een aandeelhoudersovereenkomst daadwerkelijk controle uit over informatieplichtige door gezamenlijk meer dan 25% van het kapitaal of de stemrechten te bezitten of te controleren. Zij bezitten gezamenlijk 40% van de aandelen en moeten daarom worden geregistreerd als een "gegroepeerde" UBO. Bij het coderen in de online applicatie worden de aandelen waarover gezamenlijk de zeggenschap wordt uitgeoefend of die het eigendom zijn van de twee echtgenoten gelijk verdeeld (hier elk 20% voor een totaal van 40%) en moet er een groep worden gecreëerd.

Hun kind bezit 60% van de stemrechten of aandelen in het kapitaal en zal dus ook als UBO geregistreerd moeten worden.

9 Art. 1401, §1, 5° bepaalt dat in het wettelijk stelsel tot het eigen vermogen behoren : de lidmaatschapsrechten verbonden aan vennootschapsaandelen die met gemeenschappelijke gelden zijn verkregen en op naam van één echtgenoot zijn ingeschreven, met inbegrip van het recht om als eigenaar van deze aandelen te handelen, voor zover het gaat, hetzij om een vennootschap die onderworpen is aan wettelijke of statutaire regels, of overeenkomsten tussen vennoten, die de overdracht van aandelen beperken, hetzij om een vennootschap waarin enkel die echtgenoot zijn professionele activiteit als zaakvoerder of beheerder uitoefent.

Voorbeeld 2:

In dit voorbeeld zijn de echtgenoten 1 en 2 gehuwd onder het wettelijke stelsel (van de gemeenschap) en zijn de aandelen op eigen naam ingeschreven in het aandelenregister.

De echtgenoten oefenen niet gezamenlijk de feitelijke controle uit over de informatieplichtige. Zij worden niet als UBO's van de eerste categorie beschouwd, aangezien zij individueel de drempel van 25% niet overschrijden. Het zal echter nog steeds nodig zijn om na te gaan of zij controle uitoefenen via andere middelen, bv. ouderlijk vruchtgenot op de aandelen van een minderjarig of handelingsonbekwaam kind, enz.

Hun kind bezit 60% van de aandelen van de informatieplichtige en wordt geregistreerd als UBO.

Voorbeeld 3:

In dit voorbeeld bezitten de echtgenoten 1 en 2, die gehuwd zijn onder het wettelijk stelsel (van de gemeenschap) en waarvan de aandelen op eigen naam in het aandelenregister zijn ingeschreven, respectievelijk 40% en 20% van de stemrechten of aandelen in het kapitaal van vennootschap A. De twee echtgenoten hebben geen stemafspraken gemaakt.

Echtgenoot 1 moet geregistreerd worden als UBO omdat hij of zij de drempel van 25% van de stemrechten of aandelen in het kapitaal van de informatieplichtige overschrijdt.

Echtgenoot 2 moet niet als UBO geregistreerd worden omdat hij of zij in feite geen controle heeft over vennootschap A.

2.5.7 IN GEVAL VAN CONTROLE DOOR EEN PUBLIEKRECHTELIJK RECHTSPERSOON ‌

Als een vennootschap voor meer dan 25% in handen is van een publiekrechtelijke rechtspersoon (bv. Staat, regio, gemeenschap, gemeente, enz.), moet de cascade-test toegepast worden zoals beschreven in paragraaf 2.1.1.

In het voorbeeld van een onderneming X, waarvan gewest X meer dan 25% van de aandelen in handen heeft, moet onderneming X eerst het gewest registreren als intermediaire entiteit. Vervolgens, indien u vaststelt dat de persoon de aan de aandelen verbonden rechten zelfstandig uitoefent, dan wordt hij/zij geregistreerd als een UBO van de tweede categorie (controle via andere middelen). Indien deze persoon daarentegen handelt in opdracht van een andere persoon (bijv. minister, burgemeester, college, commissie, comité, …), dan dient de opdrachtgever, zich te laten registreren als UBO van de tweede categorie (controle via andere middelen).

Indien deze persoon instructies krijgt van meerdere personen die gezamenlijk handelen, moeten deze als "gegroepeerde" UBO’s van de tweede categorie worden opgenomen.

Bij de registratie van de UBO in het UBO-register kan men meer uitleg geven over de keuze van de persoon en de categorie. Er moeten ook stavende documenten worden toegevoegd in de online applicatie.

2.5.8 HET LEIDINGGEVEND PERSONEEL ‌

Met het begrip “leidinggevend personeel” wordt bedoeld de personen werkzaam bij de vennootschap die in de praktijk de meest beslissende invloed uitoefenen op het beheer van de vennootschap. Dit kan gaan om de Chief Executive Officer, de voorzitter van het directiecomité, of bij afwezigheid daarvan, de bestuurder, de zaakvoerder, de afgevaardigde voor het dagelijks bestuur, een lid van de directieraad, enz.

Indien, na alle mogelijke middelen te hebben uitgeput, blijkt dat geen UBO kan worden geïdentificeerd die uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtigen op grond van artikel 4, 27°,a), i) en

ii) van de wet van 18 september 2017, dan zullen de informatieplichtigen het hoger leidinggevend personeel moeten registreren. Het gaat dus om een uitzonderingscategorie.

De informatieplichtige kan alleen voor deze derde categorie kiezen als er geen UBO’s uit één van de eerste twee categorieën kunnen worden geïdentificeerd of indien het niet zeker is dat de geïdentificeerde persoon

of personen de UBO(‘s) is (zijn). Indien een onderneming evenwel eigendom is van of onder zeggenschap staat van een of meer andere ondernemingen waarvoor geen UBO van de 1ste of 2de categorie kan worden geïdentificeerd, moet het leidinggevend personeel van de moederonderneming die voldoende aandeel in het kapitaal of de stemrechten hebben, geregistreerd worden als UBO van de informatieplichtige (zie voorbeeld 8 hierboven).

Indien de onderneming aan het einde van haar analyse concludeert dat zij haar zaakvoerder(s) als UBO('s) moet registreren, dient zij zich ervan te vergewissen dat zij over het bewijs beschikt dat de nodige maatregelen zijn genomen om de UBO('s) van de eerste twee categorieën te identificeren alsook de redenen waarom geen UBO(‘s) van de eerste of tweede categorie geïdentificeerd kon (konden) worden.

Het wordt aanbevolen om in het veld "Opmerking" van het online platform de redenen aan te geven waarom deze categorie is geselecteerd en eventuele verklarende documenten op te laden die nuttig kunnen zijn.

2.6 In het kader van een (i)vzw of stichting‌

2.6.1 WAT ZIJN DE CATEGORIEËN VAN UITEINDELIJK BEGUNSTIGDEN VOOR WIE HET UBO- REGISTER MOET WORDEN INGEVULD?‌

Voor (i)vzw’s en stichtingen zijn de UBO-categorieën 1 tot en met 6:

1. Personen die lid zijn van de Raad van Bestuur;

2. Personen die bevoegd zijn om hen te vertegenwoordigen;

3. Personen die belast zijn met hun dagelijks beheer;

4. De oprichters (enkel voor stichtingen, niet voor (i)vzw’s);

5. Natuurlijke personen of, indien dergelijke personen nog niet zijn aangewezen, de categorie van natuurlijke personen in wier voornaamste belang zij zijn opgericht of werkzaam zijn;

6. Elke andere natuurlijke persoon die er op een andere manier controle uitoefent.

De informatie met betrekking tot de natuurlijke personen die onder bovenstaande categorieën vallen worden opgenomen in het UBO-register. Dit kan cumulatief zijn (i.e. het is dus mogelijk dat één persoon meerdere keren opgenomen wordt, bijvoorbeeld tegelijk als lid van de Raad van Bestuur en persoon belast met het dagelijks beheer).Categorieën 1 tot en met 4

De categorieën 1 tot en met 3 zijn reeds geregistreerd bij de KBO op basis van bestaande wetgeving.

Om de registratie van UBO's voor (i)vzw’s te vergemakkelijken, geeft het online platform de gegevens van de aan de KBO overgedragen functiehouders weer. Om te verzekeren dat de gegevens in het UBO-register actueel zijn, is het vereist dat de (i)vzw’s de aan de KBO ontleende informatie valideren.

Een eventuele onnauwkeurigheid in de weergave van de lijst van functiehouders in het UBO-register is het gevolg van een onjuiste of niet bijgewerkte registratie in de KBO. In dit geval dient deze informatie rechtstreeks bij de KBO te worden gecorrigeerd, aangezien dit de authentieke bron van deze informatie is.

Om geen tijd te verliezen door het wachten op de actualisering van de informatie in de KBO, kunnen de (i)vzw’s ervoor kiezen om de juiste informatie rechtstreeks in het UBO-register in te brengen. Voor meer details over hoe deze validatie of registratie in de praktijk wordt uitgevoerd, verwijzen we naar de gebruikershandleiding voor ‘Wettelijke vertegenwoordiger (i)vzw’.

Deze registratiehulpmodule is operationeel voor de eerste drie categorieën UBO's: zowel voor (i)vzw’s bestaande uit natuurlijke personen als voor (i)vzw’s bestaande uit andere rechtspersonen. (i)Vzw’s die uit rechtspersonen bestaan, zullen daarom hun leden-rechtspersonen die in de KBO werden ingeschreven, in het UBO-register zien verschijnen. De gebruikershandleiding werd inmiddels aangepast en houdt nu ook rekening met deze mogelijkheid.

Belangrijk: aangezien de juistheid van de vooraf in het UBO-register opgenomen informatie afhangt van de juistheid van de aan de KBO verstrekte informatie, is het van essentieel belang dat de (i)vzw/stichting de door de FOD Justitie ter beschikking gestelde formulieren voor zowel de oprichtingsbesluiten als de besluiten tot wijziging van de statuten, met de grootste zorgvuldigheid invult. Aangezien deze formulieren vrije velden bevatten, zijn deze niet immuun voor fouten van welke aard dan ook. Deze eventuele fouten zullen in de KBO worden herhaald, hetgeen op zijn beurt zal resulteren in de overname van deze fouten in de vooraf ingevulde gegevens in het UBO-register.

2.6.2 CATEGORIEËN 5 EN 6 ‌

De in de categorieën 5 en 6 bedoelde natuurlijke personen worden niet in de KBO geregistreerd en moeten derhalve handmatig in het UBO-register worden ingevoerd.

2.6.3 WAT BEDOELD WORDT MET CATEGORIE 5: NATUURLIJKE PERSONEN OF CATEGORIE VAN NATUURLIJKE PERSONEN IN WIER VOORNAAMSTE BELANG DE (I)VZW’S OF STICHTING IS OPGERICHT OF WERKZAAM IS ‌

Deze categorie kan betrekking hebben op algemene doelgroepen die in de statuten worden genoemd (bv. scholieren, ziekenhuispatiënten) en houdt niet in dat de (i)vzw/stichting elke natuurlijke persoon individueel op de hoogte moet stellen wanneer zij niet in de statuten worden genoemd.

De applicatie laat de registratie van algemene doelgroepen toe en het is niet nodig om de bijgewerkte statuten bij te voegen, aangezien deze reeds in het Belgisch Staatsblad zijn gepubliceerd. Een vermelding van het type "zie statuten" is voldoende.

In sommige gevallen zal een (i)vzw/stichting geen enkele uiteindelijk gerechtigde onder categorie 5 kunnen registreren. Sommige organisaties zonder winstoogmerk zijn immers niet in het belang van (categorieën van) natuurlijke personen opgericht. Dit zijn bijvoorbeeld:

• (i)Vzw’s met als doel de bescherming van het milieu, het erfgoed, enz.;

• (i)Vzw’s met als doel het ondersteunen van één of meerdere rechtspersonen (in het bijzonder "vzw’s" die een federale actie uitvoeren).

2.6.4 WAT WORDT BEDOELD MET CATEGORIE 6: ELKE ANDERE NATUURLIJKE PERSOON DIE MET ANDERE MIDDELEN DE UITEINDELIJKE ZEGGENSCHAP UITOEFENT OVER DE (I)VZW’S OF STICHTING?‌

Deze categorie is een restcategorie, d.w.z. éénieder die niet in de andere categorieën zou worden aangegeven en die in feite de mogelijkheid heeft om de vereniging te controleren (de vereniging vertegenwoordigt of beslissingen neemt in naam en voor rekening van de vereniging), ook al wordt deze bevoegdheid niet gepubliceerd.

Aangezien het een restcategorie is, kan deze categorie enkel personen bevatten die nog niet tot de vijf andere categorieën behoren:

• Categorie 6 betreft niet elk lid van de algemene vergadering van de vereniging, maar kan wel betrekking hebben op leden van de algemene vergadering die structureel in onderling overleg optreden om een regelmatige en herhaalde meerderheid te verkrijgen (naar analogie staat dit gelijk aan het begrip "aandeelhoudersovereenkomst" in het geval van private ondernemingen);

• Categorie 6 omvat geen overheidsdiensten of -instellingen. Voorbeeld: een vereniging die onder

toezicht staat van een overheidsdienst of -instelling mag deze dienst of instelling of haar vertegenwoordigers niet in het UBO-register onder categorie 6 registreren. Administratieve of regelgevende instanties en hun vertegenwoordigers zijn dus geen "uiteindelijke begunstigden" van categorie 6 die in het UBO-register moeten worden ingeschreven.

2.6.5 HOE MOET IK HET UBO-REGISTER INVULLEN MET BETREKKING TOT EEN “GROEP”?‌

De wet van 1921 (en nu ook het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen) laat toe om de verschillende mandaten binnen de vereniging (bv. bestuurdersmandaat, vertegenwoordigingsmandaat, delegatie aan het dagelijks bestuur) op verschillende manieren uit te oefenen, door als volgt te handelen:

• Individueel (bv. zo bepalen de statuten over het algemeen dat het mandaat van de gedelegeerd bestuurder voor het dagelijks bestuur individueel wordt uitgeoefend);

• Gezamenlijk (bv. de statuten kunnen bijvoorbeeld bepalen dat de vereniging geldig wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en een lid van de raad van bestuur die gezamenlijk optreden,

d.w.z. dat elke door deze twee personen ondertekende verbintenis voldoende is om de vereniging te binden);

• Collegiaal: collegialiteit houdt in dat de vertegenwoordigers slechts mogen handelen na beraadslaging en stemming door het orgaan waartoe zij behoren (bv. de statuten bepalen doorgaans dat de raad van bestuur collegiaal beslist).

De "Groeps"-functionaliteit van het UBO-register maakt het mogelijk dat de (i)vzw/stichting alle personen die de gezamenlijke controle over het UBO-register hebben, handmatig registreert. Dit houdt in dat de personen die als lid van een "Groep" daadwerkelijk de controle over de entiteit uitoefenen (bv. een overeenkomst tussen personen over de uitoefening van de stemrechten), als UBO geregistreerd moeten worden.

Bestuurders die gezamenlijk statutaire beslissingen nemen, dienen niet als "Groep" te worden geregistreerd.

2.7 Bewijsstukken‌

Vanaf 11 oktober 2020 zijn alle informatieplichtigen verplicht om via het online platform elk document bij te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.

De wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtigen zijn verplicht om bij de registratie van UBO's elk document bij te voegen waaruit blijkt dat de informatie betreffende (i) hun identiteit en (ii) de aard en de omvang van hun belang in de informatieplichtige adequaat, nauwkeurig en actueel is. De regels die van toepassing zijn op de legalisatie of apostillering van buitenlandse bewijsstukken worden hieronder beschreven.

Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval te bepalen door de informatieplichtige, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering, uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document zijn. Deze documenten zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten. Onderworpen entiteiten en leden van het grote publiek hebben hier geen toegang toe.

Voor uiteindelijke begunstigden die niet over een rijksregisternummer of een nationaal bis-nummer beschikken voegt men een kopie van een identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) toe.

Wat de aard en de omvang van het werkelijke belang van de UBO in de informatieplichtige betreft, moet het volgende worden aangetoond:

• De categorie waartoe de UBO behoort;

• Voor UBO's van de eerste categorie van een vennootschap: de identificatiegegevens van de intermediaire entiteiten, en het percentage op elk niveau van de eigendomsstructuur;

• Voor UBO's van de tweede categorie van een vennootschap: de manier waarop de persoon de informatieplichtige controleert;

• Voor UBO's van de derde categorie van een vennootschap: zowel het feit dat geen uiteindelijke begunstigden in de eerste twee categorieën gevonden werden, als het feit dat het leidinggevend personeel dat werd geregistreerd die rol ook werkelijk heeft, of, indien van toepassing, kopieën van brieven waaruit blijkt waarom geen UBO van de eerste of de tweede categorie kon worden geïdentificeerd (bv. bij bedrijven die eigendom zijn van bepaalde fondsen of dochterondernemingen zijn van beursgenoteerde bedrijven).

De wettelijke vertegenwoordiger moet ervoor zorgen dat de gegevens in deze documenten of uittreksels leesbaar zijn, zodat de juistheid, nauwkeurigheid en actualiteit van de gegevens – over de identiteit, aard en omvang van het belang van de uiteindelijk begunstigde(n) – kunnen worden aangetoond. De informatieplichtige kan derhalve informatie op het bewijsstuk verbergen die niet relevant is voor het UBO- register, op voorwaarde dat de rest van het document leesbaar blijft.

Bewijsstukken die niet zijn opgesteld in een van de landstalen of het Engels, moeten worden vertaald. Er wordt niet vereist dat het om een beëdigde vertaling gaat.

Elektronische aandelenregisters zoals voorzien in de artikelen 5:24, 6:24 en 7:28 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen worden beschouwd als authentieke bronnen op voorwaarde dat zij voldoen aan de bepalingen bedoeld in de artikelen 7:12 tot 7:15 van het Koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Momenteel worden IT-systemen ontwikkeld om deze authentieke bronnen te koppelen aan het UBO-register.

Bovendien zijn er informatica-ontwikkelingen aan de gang om de extractie mogelijk te maken van bewijsstukken die reeds in het Belgisch Staatsblad werden gepubliceerd.

Indien de bewijsstukken afkomstig zijn uit een derde land, moet worden verwezen naar de toepasselijke wetgeving inzake legalisatie:10

Soort bewijsstuk	Legalisatie / apostille / gewone kopie
Openbaar document van binnen de Europese Unie, dat de persoonlijke informatie van een uiteindelijke begunstigde aantoont 11	Gewone kopie
Ander openbaar document afkomstig van een EU- lidstaat (met andere woorden niet om de identiteit te bewijzen)	Xxxxxxxxx
Openbaar document van buiten de Europese Unie	- Een document afkomstig van een staat die het Verdrag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (hierna “Verdrag van Den Haag van 1961”) ratificeerde: apostille - Een document afkomstig van een staat die het Verdrag van Den Haag van 1961 niet ratificeerde: legalisatie
Documenten die geen openbare documenten / authentieke akten zijn	Gewone kopie

10 Verdrag tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, opgemaakt te Den Haag op 5 oktober 1961; art. 30 Wetboek IPR; Verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie

11 Cf. art. 2 Verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie

2.8 Wat zijn de sancties bij niet-naleving?‌

In geval van overtreding van de bepalingen betreffende de identificatie en de mededeling van informatie over de uiteindelijke begunstigden, zijn de wettelijke vertegenwoordigers van informatieplichtigen onderworpen aan administratieve boetes tussen 250 en 50 000 EUR.

Deze boetes worden opgelegd aan de bestuurders en, indien van toepassing, aan één of meer leden van de bestuursorganen van de informatieplichtige, hun managementcomité en aan personen die, bij ontstentenis van een managementcomité, deelnemen aan hun effectief beheer.

2.9 Wie kan het register raadplegen?‌

De gegevens uit het UBO-register kunnen worden geraadpleegd:

• Door de bevoegde overheden bedoeld in artikel 2, 17° van het koninklijk besluit;

• Door de onderworpen entiteiten bedoeld in artikel 5 van de wet van 18 september 2017, uitsluitend in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van cliënten. De toegang voor deze entiteiten is betalend;

• Door elk lid van het grote publiek betreffende UBO's voor vennootschappen. Deze toegang wordt beperkt tot een bepaalde hoeveelheid informatie en is betalend;

• Door eenieder die een legitiem belang aantoont in het geval van de UBO's van (i)vzw, stichtingen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies. Deze toegang wordt beperkt tot een bepaalde hoeveelheid informatie en is betalend;

• Door eenieder die een schriftelijk verzoek indient bij de Thesaurie, voor (i)vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies die een onderneming, (i)vzw of stichting controleren. Deze toegang zal beperkt zijn tot een bepaalde hoeveelheid informatie en is betalend.

In het geval van een vennootschap waarvan een tussenliggende entiteit een (i)vzw, stichting, trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie is, zijn de UBO's van deze entiteiten toegankelijk voor personen die een rechtmatig belang aantonen.

Toegang tot informatie over UBO's wordt verleend in overeenstemming met de regels voor gegevensbescherming en kan een betaling van administratieve kosten met zich meebrengen. De raadpleging van de gegevens in het UBO-register wordt geregistreerd en gedurende tien jaar bewaard.

Meer informatie over de procedure om de persoonsgegevens en de verwerking ervan op te vragen, vindt u op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit of vindt u hier .

2.10 Naleving van de privacywetgeving‌

De verwerking van persoonsgegevens is onderworpen aan de regelgeving voor de verwerking van persoonsgegevens. Alle verbindingen worden geregistreerd en bewaard voor een periode van 10 jaar.

Meer informatie kan verkregen worden door hier te klikken.

Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (cf. art. 35 AVG), ook gekend als Privacy Impact Assessment (PIA), is uitgevoerd om een behandeling te verzekeren die de persoonsgegevens en de algemene verordening gegevensbescherming eerbiedigt.

Kan ik de informatie raadplegen die op mijn naam in

2.11 ‌

het UBO-register staat geregistreerd?

Ja, iedereen met een Belgische eID-kaart heeft toegang tot zijn gegevens via het elektronische platform van het UBO-register. Een UBO die geen Belgische rijksinwoner is of niet over een eID beschikt, kan een verzoek om informatie indienen bij de Thesaurie via xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx .

Kan men een afwijking vragen om niet in het UBO-

2.12 ‌

De Richtlijn 2015/84912 en het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 bepalen dat informatie over UBO's van ondernemingen toegankelijk is (i) voor de bevoegde autoriteiten, (ii) voor onderworpen entiteiten en (iii) voor elke burger. Voor trusts en andere soortgelijke juridische constructies is toegang toegestaan voor (i) de bevoegde autoriteiten, (ii) de onderworpen entiteiten en (iii) natuurlijke en rechtspersonen die een legitiem belang aantonen.

Om het evenredigheidsbeginsel te eerbiedigen, voorziet de voornoemde richtlijn, naast beperkte toegang voor het grote publiek en voor personen die een legitiem belang tonen voor een beperkt aantal inlichtingen, in artikel 30, 9 de mogelijkheid voor de lidstaten om afwijkingen toe te staan met betrekking tot de toegankelijkheid van informatie over uiteindelijke begunstigden. Deze bepaling is bij artikel 16 van het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 in nationaal recht omgezet.

De Thesaurie kan op die manier, op verzoek van een UBO of zijn/haar vertegenwoordiger, de toegang beperken tot informatie uit het UBO-register die op hem/haar betrekking heeft, . Deze beperking van de toegang heeft alleen betrekking op de zichtbaarheid van de informatie die over deze UBO is geregistreerd en in geen geval op de verplichting om deze informatie in het UBO-register te registreren.

Informatie over UBO's waarvoor een aanvraag wordt ingediend, blijft onzichtbaar totdat een definitieve beslissing wordt genomen.

Er wordt herinnerd dat voor vennootschappen slechts de informatie genoemd in artikel 9 toegankelijk is voor het grote publiek. Het gaat dus over de volgende informatie:

• Naam, geboortemaand en jaar, nationaliteit en land van verblijf;

• De categorie van UBO waartoe hij behoort;

• De datum waarop hij is uiteindelijk begunstigde worden van de betrokken informatieplichtige;

• Of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde UBO;

• Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;

12 Zoals gewijzigd door de Richtlijn 2018/843 van 30 mei 2018.

vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd.

Voor informatieplichtigen die (i)vzw, stichting, trust of soortgelijke juridische constructies zijn, moet het lid van het grote publiek die toegang wenst tot deze informatie het bestaan aantonen van een legitiem belang met betrekking tot het witwassen van geld en kapitaal, terrorismefinanciering en daarmee verband houdende basisdelicten zoals corruptie, fiscale misdrijven en fraude.

Hebben geen toegang tot informatie over bovengenoemde UBO indien een beperking van de toegang werd aanvaard of in behandeling is:

• Andere belastbare entiteiten dan de kredietinstellingen en financiële instellingen bedoeld in artikel 16, §1 van het koninklijk besluit;

• Leden van het grote publiek;

• Personen die een legitiem belang aantonen.

Een formeel verzoek om de toegang te beperken kan op één van de volgende twee manieren worden ingediend:

• Het verzoek kan door de UBO of zijn/haar mandataris rechtstreeks via het elektronisch platform worden ingediend. De betreffende UBO moet wel eerst worden ingeschreven in het UBO-register;

• De wettelijke vertegenwoordiger van de informatieplichtige kan bij de registratie van de UBO rechtstreeks, in naam en voor rekening van de UBO, een verzoek tot afwijking indienen.

Bij het indienen van een verzoek om de toegang te beperken via de online applicatie moet de verzoeker elk document of element toevoegen waaruit blijkt dat de zichtbaarheid van deze informatie de UBO blootstelt aan een onevenredig risico, een risico van fraude, ontvoering, chantage, afpersing, intimidatie, geweld of intimidatie, worden toegevoegd. Deze documenten moeten aantonen dat het risico specifiek, reëel en actueel is.

De illustratieve lijst hieronder bevat een aantal documenten of elementen die aanvaard worden voor het evalueren van het bestaan van de hierboven vermelde risico’s:

• Een gemotiveerde beperking van de toegang die reeds door een ander land met een soortgelijk register werd toegestaan, alsook de elementen die werden aangebracht bij het verzoek in het andere land;

• De conclusies van een risicoanalyseverslag ,opgesteld door een onafhankelijke derde partij, die het bestaan van één van de risico’s van artikel 16, § 2 van het koninklijk besluit aantonen;

• Een klacht ingediend bij de politie, een veroordeling of gerechtelijke beslissing, politionele beschermingsmaatregelen, die het bestaan van één van de risico’s van artikel 16, § 2 van het koninklijk besluit aantonen;

• Elk ander document dat het bestaan van één van de risico's van artikel 16, § 2 van het koninklijk besluit aantoont.

Volstaan echter niet op zichzelf, de bewijsstukken of argumenten gebaseerd op:

• De omvang van het vermogen van de UBO;

• De bekendheid of mediatieke blootstelling;

• De installatie van een alarm- of bewakingssysteem.

• Een reeds bestaand risico waarvan niet aangetoond kan worden dat de toegankelijkheid van het UBO register als dusdanig, de desbetreffende uiteindelijke begunstigde zou blootstellen aan één van de risico's opgesomd in artikel 16, § 2 van het koninklijk besluit.

Zodra de aanvraag is ingediend, zal de Thesaurie nagaan of aan de voorwaarden van artikel 16, §2 van het koninklijk besluit is voldaan. Zij kan de aanvrager om aanvullende informatie verzoeken en stelt de betrokken UBO in kennis van de beslissing om de aanvraag te weigeren of een afwijking toe te staan. Wanneer een verzoek tot afwijking geweigerd werd, kan een herzieningsverzoek ingediend worden bij de Thesaurie. Na dit bestuurlijk beroep kan de aanvrager zich richten tot de Raad van State.

Voorafgaand aan het indienen van een formeel verzoek tot beperking van de toegang kan een verzoek om een afspraak per e-mail worden ingediend op xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx .

Als de UBO minderjarig is, wordt deze afwijking automatisch verleend bij diens registratie in het UBO-register. Deze afwijking eindigt bij de meerderjarigheid van de UBO .

Indien de UBO handelingsonbekwaam is (of is geworden), wordt deze afwijking automatisch toegekend bij ontvangst van de bewijsstukken die de handelingsonbekwaamheid aantonen. De beperking van de toegang tot informatie eindigt vanaf de datum waarop de handelingsonbekwaamheid is geëindigd.

2.13 Wat is de termijn voor het registreren van de UBO?‌

De wettelijke termijn voor het registreren van de UBO is één maand vanaf het ontstaan van de informatieplichtige of van elke wijziging van de informatie over de UBO.

De informatie over de UBO moet eveneens jaarlijks bevestigd worden (zie meer informatie over de praktische modaliteiten in sectie 3.6.1).

Aangezien het UBO-register informatie bevat uit andere authentieke bronnen (bijv. KBO, nationaal register), is het van essentieel belang dat elke informatieplichtige de informatie uit andere authentieke bronnen verifieert en actueel houdt (bv. nieuwe afgevaardigde voor het dagelijks bestuur, afgetreden directeur, enz.).

2.14 Aanvraag tot legalisering of apostille‌

Elke natuurlijke persoon kan online de legalisering / apostille aanvragen van een uittreksel van de informatie in het UBO-register. Houd er rekening mee dat de Thesaurie of de apostille / legalisatie op geen enkele manier de juistheid van de informatie in het uittreksel uit het UBO-register bevestigt.

Om dit verzoek in te dienen bij de UBO-dienst is een formulier beschikbaar op onze website door hier te klikken. Het ingevulde aanvraagformulier moet teruggestuurd worden naar het e-mailadres: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

Houd er rekening mee dat een vertraging van enkele dagen te verwachten is voor ontvangst van het aanvraagformulier door de UBO-dienst. Meer informatie over deze procedure vindt u in dit document .

3 TECHNISCHE VRAGEN ‌

3.1 Gebruikershandleidingen en nuttige documentatie‌

Om de praktische acties die moeten worden uitgevoerd bij de registratie te verduidelijken heeft de UBO-dienst handleidingen per gebruikerstype ontwikkeld. Dit om u toe te staan een aantal stappen, die hieronder worden besproken, gemakkelijker uit te voeren (bijvoorbeeld inloggen op het online platform van UBO, een controle afsluiten, een mandaat of een rol toekennen, de informatie bevestigen over uw UBO's).

Het doel van deze handleidingen is om u te helpen door middel van een stelselmatige beschrijving, met visualisaties van de uit te voeren acties.

Deze handleidingen en drie videotutorials zijn beschikbaar op onze website door hier te klikken .

3.2 Mandaten en rollenbeheer‌

3.2.1 IK WIL HET UBO REGISTER VOOR MIJN WERKGEVER INVULLEN. WAT MOET IK DOEN?‌

De wettelijk vertegenwoordiger moet u de juiste “rol” toekennen. Via de applicatie Rol Management Administratie (“RMA”) kan de wettelijk vertegenwoordiger van de informatieplichtige een werknemer van de onderneming een specifieke rol toekennen. Hierdoor kan de werknemer de UBO aangifte indienen in plaats van de wettelijk vertegenwoordiger.

Via deze link komt u op de pagina voor het toekennen van de rollen terecht. De wettelijk vertegenwoordiger moet zich verbinden en vervolgens de werknemer de rol “FODFIN UBO Informatieplichtige” toekennen. De gebruikershandleiding voor rollenbeheer is beschikbaar via volgende link.

3.2.2 IK WERK BIJ EEN ACCOUNTANTSKANTOOR EN WIL HET UBO- REGISTER VOOR ALLE KLANTEN VAN HET KANTOOR INVULLEN. WAT MOET IK DOEN?‌

De wettelijk vertegenwoordiger van het kantoor moet u de juiste rol toekennen. Via deze link komt u op de pagina terecht waarop de wettelijke vertegenwoordiger de verschillende rollen, met betrekking tot zijn kantoor kan beheren. De wettelijk vertegenwoordiger zal u de rol “FODFIN mandaatnemer” moeten toekennen.

3.2.3 IK WIL EEN DERDE EEN MANDAAT GEVEN OM HET UBO-REGISTER IN MIJN PLAATS IN TE VULLEN. WAT MOET IK DOEN?‌

U dient, als wettelijk vertegenwoordiger van een informatieplichtige, de derde (rechtspersoon) een mandaat toe te kennen via de applicatie “Mandaten”. Via deze applicatie kan de wettelijke vertegenwoordiger van een informatieplichtige een mandaat geven aan een andere rechtspersoon (bijvoorbeeld een accountantskantoor,

advocatenkantoor, enz.). Zo kan deze laatste in naam en voor rekening van de mandaatgever het UBO- register invullen.

Om het beheer van deze mandaten te vergemakkelijken, kunnen ze worden toegekend of herroepen zonder dat de klant of de lasthebber zich hoeft te verplaatsen. Een schriftelijke mandaatprocedure is nog steeds beschikbaar indien dit nodig zou zijn.

Via deze link kan u de handleiding terugvinden voor het toekennen van een mandaat.

Alle procedures die vereist zijn voor het verlenen van het UBO-registratiemandaat worden beschreven via deze link .

3.2.4 IK KRIJG EEN FOUTMELDING WANNEER IK EEN MANDAAT WIL TOEKENNEN. WAT MOET IK DOEN?‌

Voor problemen met het toekennen van de mandaten kan u best contact opnemen met de betreffende dienst.

Via de website van de bevoegde dienst kan u meer informatie over het toekennen van mandaten en de contactgegevens terugvinden.

3.2.5 DE WETTELIJK VERTEGENWOORDIGER IS GEEN BELG. HOE KAN IK EEN MANDAAT BEKOMEN?‌

Als de wettelijke vertegenwoordiger een nationaal bis-nummer heeft, is dezelfde procedure als beschreven in paragraaf 3.2.3 van toepassing.

Als de buitenlands wettelijk vertegenwoordiger geen nationaal nummer bis heeft, kan hij geen mandaat verlenen. De huidige vorm van de procedure vereist voor het verlenen van een mandaat ten minste één bis- nummer.

De volgende opties staan open voor buitenlandse wettelijke vertegenwoordigers:

• De buitenlandse wettelijke vertegenwoordiger dient een aanvraag in voor het verkrijgen van een elektronische vreemdelingenkaart met een geactiveerd authenticatiecertificaat of een vreemdelingentoken bij één van de bevoegde bureaus/diensten in deze materie (aanvraag van een vreemdelingentoken door hier te klikken). Hij/zij kan zich dan elektronisch aanmelden en zelf een mandaat creëren of dit delegeren aan een medewerker van de vennootschap via rollenbeheer.

• Indien de buitenlandse wettelijke vertegenwoordiger geen Belgisch identificatiemiddel heeft en deze

ook niet kan verkrijgen (vb. omdat hij/zij zich niet fysiek in één van de bevoegde bureaus kan melden), heeft hij/zij de volgende mogelijkheden:

o Hij/zij wijst een persoon aan met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID) als wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap door hem/haar een officiële functie toe te kennen in deze vennootschap (via registratie in de Kruispuntbank van Ondernemingen). Deze persoon kan dan vervolgens het mandaat creëren in de applicatie “Mandaten”;

o Via de applicatie Beheer der Toegangbeheerders (via deze link) wijst hij/zij een medewerker van vennootschap aan als hoofdtoegangsbeheerder, dit op voorwaarde dat deze laatste over een Belgische identificatiemogelijkheid beschikt. Deze persoon moet op zijn beurt een toegangsbeheerder aanwijzen voor het domein “Financiën”. De toegangbeheerder voor

financiën kan vervolgens de rol van “FOD Fin mandaathouder” toewijzen aan een lid van de vennootschap in de toepassing “Mijn eGov-rollenbeheer” (via deze link) van BOSA. Deze laatste kan uiteindelijk een mandaat creëren namens de vennootschap in de applicatie “Mandaten”;

o U kunt eveneens gebruik maken van de papieren procedure door het formulier in te vullen dat via deze link beschikbaar is en de instructies te volgen.

Deze procedures kunnen omslachtig zijn, maar moeten slechts eenmaal worden uitgevoerd.

3.2.6 INDIEN EEN UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE KOMT TE OVERLIJDEN ‌

Na het overlijden van de uiteindelijke begunstigde worden de rechtsopvolgers in principe ingegeven in dezelfde categorie als de overleden persoon.

In geval van onverdeeldheid worden de personen die feitelijke controle hebben over de entiteit in het register ingegeven onder categorie 2 en wordt de situatie in de opmerkingen verduidelijkt. Bij het eindigen van de onverdeeldheid, eindigt ook deze overgangssituatie in het UBO-register.

Voor de stopzetting van een rechtspersoon na het overlijden van de zaakvoerder, dient u akte neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van het gerechtelijke arrondissement van de maatschappelijke zetel over de ontbinding en vereffening van de entiteit. Als de enige zaakvoerder overleden is, neemt u best contact op met onze diensten om de registratie in het UBO-register na te zien. Rechtsopvolgers hebben immers geen toegang tot het UBO-register zolang ze geen functie zijn toegekend in de KBO.

3.3 Verbinding met het platform‌

3.3.1 HOE KAN IK VERBINDING MAKEN MET DE ONLINE APPLICATIE?‌

De verbinding met de online applicatie gebeurt uitsluitend via het onlineportaal MyMinFin, tabblad “Toepassingen”, of door hier te klikken en de link “UBO-register” te volgen.

U kunt alleen verbinding maken met de online applicatie door middel van uw elektronische identiteitskaart of een andere veilige, door de FOD BOSA goedgekeurde authenticatiemethode (bijv. token, Itsme, mobileapp).

3.3.2 HOE KAN IK VERBINDING MAKEN MET HET PLATFORM ZONDER E- ID?‌

Als u niet beschikt over een e-ID of elektronische kaart voor buitenlanders en u toegang wenst tot de online diensten van de Administratie, kunt u zich inschrijven bij een registratiekantoor. Vraag uw gemeente of zij deze dienst aanbiedt. U kunt ook contact opnemen met een gemeente die een lokaal registratiekantoor heeft (de lijst vindt u via deze link).

U moet zich na het maken van een afspraak persoonlijk melden bij het registratiekantoor. Na een identiteitscontrole wordt u geregistreerd. Na registratie ontvangt u een persoonlijke activeringscode

op papier en een wordt er een link naar uw e-mailadres gestuurd. Nadat u de digitale sleutel via de link en activeringscode hebt geactiveerd, hebt u toegang tot de online diensten van de Administratie en kunt u uw digitale sleutels beheren met uw gebruikersnaam, wachtwoord en digitale sleutel.

Meer informatie kan verkregen worden door hier te klikken.

3.3.3 KAN IK VERBINDING MAKEN MET EEN COMMERCIEEL CERTIFICAAT?‌

Nee, commerciële certificaten worden niet aanvaard. U moet verbinding maken via een van de door FOD BOSA goedgekeurde authenticatiesystemen (bv. eID, ItsMe, token, etc.).

3.3.4 DE JUISTE ROLLEN EN MANDATEN ZIJN TOEGEKEND, MAAR HET UBO-PLATFORM GEEFT AAN DAT IK NIET OVER DE VEREISTE RECHTEN BESCHIK. WAT MOET IK DOEN?‌

Controleer of u namens een onderneming bent ingelogd op het platform en niet namens uzelf.

Indien u correct namens een onderneming bent ingelogd, neem dan contact op met de UBO-dienst op het volgende adres: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx .

3.3.5 IK HEB GEEN TOEGANG TOT HET UBO-REGISTER, HOEWEL IK BEN OPGENOMEN ALS FUNCTIEHOUDER IN DE KBO. WAT MOET IK DOEN?‌

Controleer of u correct bent opgenomen als functiehouder bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Als dit niet het geval is, moet u de informatie in de KBO bijwerken. Deze link geeft uitleg over de stappen die daartoe in de KBO moeten worden ondernomen. Het wijzigen van deze informatie kan enkele weken in beslag nemen.

Indien u toch correct bent opgenomen als functiehouder in de KBO, kunt u contact opnemen met de UBO- afdeling op het volgende adres: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

3.4 Registratie‌

3.4.1 IS ER EEN GEBRUIKERSHANDLEIDING OM MIJ TE HELPEN BIJ HET REGISTREREN VAN UBO’S?‌

Ja, de gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op de website over het UBO-register (via volgende link).

3.4.2 IK PROBEER DE UBO’S VAN EEN GROEP ONDERNEMINGEN MET EEN BELGISCHE MOEDERMAATSCHAPPIJ TE REGISTREREN. HOE DOE IK DIT?‌

Wanneer u de UBO’s van verschillende ondernemingen, die allemaal door een Belgische moedermaatschappij worden gecontroleerd, wilt registreren, wordt het sterk aanbevolen dat u eerst de UBO’s van de moedermaatschappij invoert. Dit vereenvoudigt de registratie. Vervolgens kan u de intermediaire entiteiten registreren, beginnend met de eerste intermediaire entiteit onder de moederonderneming.

Op die manier zal het volstaan om de informatie over te nemen en te bevestigen die reeds werd ingegeven door de moederonderneming en de opeenvolgende intermediaire entiteiten.

3.4.3 WAT TE DOEN ALS DE UBO GEEN BELG IS?‌

Als een UBO een buitenlandse nationaliteit heeft of geen identificatiemiddel bij de online overheid heeft, moet de informatieplichtige waarvan hij UBO is het register op dezelfde manier invullen als wanneer de uiteindelijke begunstigde een Belgische nationaliteit zou hebben.

Het spreekt voor zich dat de nationaliteit en het land van verblijf duidelijk moeten worden vermeld, evenals het unieke identificatienummer dat door het betreffende land werd toegewezen. Deze gegevens moeten, indien niet aanwezig in het bis-register of de KBO, manueel geregistreerd worden door de informatieplichtige.

In dat opzicht dient te worden opgemerkt dat de fiscale identificatienummers die geregistreerd moeten worden voor UBO die geen Belgisch nationaal bisnummer hebben, de vorm moeten volgen zoals voorgeschreven door de Europese Commissie (zie document via deze link).

3.5 Diversen‌

3.5.1 WORD IK INGELICHT OVER MIJN IDENTIFICATIE ALS UBO IN HET REGISTER?‌

Ja, de informatieplichtigen zijn verplicht om elke registratie aan de UBO’s mee te delen. De Thesaurie zal eveneens een kennisgeving sturen via het Myminfin-portaal (tabblad “Mijn documenten”) en op eBox.

Er wordt ook aan herinnerd dat de uiteindelijke begunstigde de informatie op zijn naam in het UBO-register ook rechtstreeks kan raadplegen door zich aan te melden via de applicatie (zie hierboven 2.9).

3.5.2 JAARLIJKSE BEVESTIGING ‌

Het koninklijk besluit vereist dat informatieplichtigen jaarlijks de juistheid van de gegevens over hun UBO bevestigen. Een systeem om deze jaarlijkse bevestiging uit te voeren is beschikbaar op het online platform.

Omwille van technische redenen is alle informatie over de UBO’s van alle informatieplichtigen op datum van 30 april 2020 bevestigd. Deze informatie zal dus in de toekomst bevestigd moeten worden in de twaalf maanden volgend op elke verandering, onder voorbehoud van de toepasselijke regels in geval van aanpassing voor de jaarlijkse deadline.

De wettelijke vertegenwoordigers zullen ook een herinnering ontvangen via hun e-Box (indien deze geactiveerd is), en dit een maand voor het verstrijken van de termijn.

Alle informatie over de procedure om de jaarlijkse bevestiging uit te voeren is te vinden in de gebruikershandleiding voor wettelijke vertegenwoordigers van ondernemingen en van (i)vzw’s (op onze website).

3.5.3 EEN CONSULTATIEAANVRAAG INDIENEN ALS PARTICULIER OF PERSOON DIE EEN LEGITIEM BELANG AANTOONT ‌

Leden van het grote publiek kunnen een consultatieaanvraag indienen om informatie te krijgen over de UBO van een informatieplichtige. De procedure en vereiste stappen (e.g. betaling, rechtvaardiging van een legitiem belang voor entiteiten die geen vennootschappen zijn) zijn beschreven in de gebruikershandleiding voor particulieren die op de website beschikbaar is.

3.5.4 MET WIE KAN IK CONTACT OPNEMEN VOOR AANVULLENDE VRAGEN OVER HET UBO-REGISTER?‌

Voor verdere vragen over het UBO-register of de werking ervan, kunt u een e-mail sturen aan xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

U kunt eveneens onze website raadplegen.