Brainport Development NV

Brainport Development NV

datum	ons kenmerk	uw kenmerk
04/07/2023	BPD-23-36	--
behandeld door	e-mail	telefoon
Bijlage(n)

• Algemene Voorwaarden en toetsingscriteria projecten Regio Deal Brainport Eindhoven V221017

• Format ‘Projectmonitoring Regio Deal Brainport Eindhoven’ V202201

• Format ‘Declaratieformulier Regiofonds Brainport BV’ V200106

• Protocol Accountantsverklaring Regiofonds Brainport BV V221017

Onderwerp

Besluit financiële bijdrage ‘Financieringsregeling regionale voorzieningen in de brede regio’ in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven

Geachte ,

Hierbij doen wij u ons besluit toekomen met betrekking tot uw aanvraag voor een financiële bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven voor het project ‘ Financieringsregeling regionale voorzieningen in de brede regio’, geregistreerd onder projectnummer A.2.2.A. Wij verzoeken u in alle contacten met ons over dit project het projectnummer A.2.2.A. te vermelden.

Middels uw projectaanvraag van 14 juni 2023, heeft u ons verzocht om een financiële bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven.

Besluit bestuur stichting Brainport

Met genoegen delen we u mede dat het bestuur van de stichting Brainport heeft besloten om via de privaatrechtelijke rechtspersoon Regiofonds Brainport BV een financiële bijdrage van € 3.789.500 (incl. BTW) te verstrekken voor de uitvoering van het project Financieringsregeling regionale voorzieningen in de brede regio, gekoppeld aan de verplichtingen zoals genoemd in dit besluit.

De financiële bijdrage heeft betrekking op de projectaanvraag Financieringsregeling regionale voorzieningen in de brede regio en betreft een deelaanvraag.

Uw project is opgenomen in de Propositie Brainport Eindhoven voor regio-enveloppe van 8 januari 2018, wat als basis heeft gediend voor de Regio Deal Brainport Eindhoven. In de Propositie Brainport Eindhoven is aangegeven welke uitdagingen er zijn om de internationale concurrentiepositie van Brainport Eindhoven te consolideren en verder uit te bouwen. Daarnaast zijn in de Propositie Brainport

Eindhoven de projecten beschreven die middels het leveren van een bijdrage aan het ontwikkelen en realiseren van een onderscheidend voorzieningenaanbod, het aantrekken en behouden van talent (op alle onderwijsniveaus) en innovaties met een maatschappelijke impact een antwoord kunnen bieden op deze uitdagingen. Uw project is opgenomen onder de programmalijn ‘A - Onderscheidend voorzieningenaanbod’ uit de Regio Deal Brainport Eindhoven.

Toetsingskader

Op de financiële bijdrage zijn de Algemene Voorwaarden en toetsingscriteria projecten Regio Deal Brainport Eindhoven V221017 van toepassing. Deze Algemene Voorwaarden zijn als bijlage aan dit besluit toegevoegd, en maken, net als dit besluit, onderdeel uit van de privaatrechtelijke rechtsverhouding tussen u en het Regiofonds Brainport BV.

De financiële bijdrage is daarnaast gekoppeld aan de volgende verplichtingen:

• In de projectaanvraag heeft u aangegeven dat het project op 1 juli 2019 van start is gegaan en op 31 december 2025 wordt afgerond. De projectuitgaven dienen binnen de looptijd van het project plaats te vinden.

• Het project moet integraal worden uitgevoerd conform de projectaanvraag waarop dit besluit financiële bijdrage betrekking heeft.

• Het project mag niet later dan 6 maanden, gerekend vanaf de datum van het besluit financiële bijdrage, gestart zijn.

• U doet direct schriftelijk en gemotiveerd melding aan Regiofonds Brainport BV, zodra redelijkerwijs aannemelijk is dat de activiteiten zoals aangegeven in de projectaanvraag niet, niet geheel of niet tijdig zullen worden verricht, er sprake is van wijzigingen in de begroting of financiering van het project of samenstelling van projectpartners en/of indien niet geheel of niet tijdig aan de verplichtingen van het besluit financiële bijdrage kan worden voldaan.

• Wijzigingen in de looptijd moet u tijdig en gemotiveerd ter goedkeuring aan Regiofonds Brainport BV voorleggen. Xxxxxx wil zeggen uiterlijk 3 maanden voor het einde van de looptijd zoals vermeld in dit besluit financiële bijdrage. Als wijzigingen niet tijdig worden gemeld kan dit van invloed zijn op de bijdrage waarop dit besluit betrekking heeft, de besluitvorming van een eventuele volgende deelaanvraag en/of de uiteindelijke definitieve bijdrage voor het gehele project zoals genoemd in de Propositie Brainport Eindhoven.

• U dient een zodanige gescheiden administratie te voeren dat alle rechtstreeks aan het project toe te kennen kosten, baten, eventuele winsten en cofinancieringen daaruit kunnen worden afgelezen.

• U dient Regiofonds Brainport BV jaarlijks schriftelijk (uiterlijk 1 februari van ieder kalenderjaar) te informeren over de voortgang van het project en de financiële verantwoording. U dient hierbij gebruik te maken van het format ‘Projectmonitoring Regio Deal Brainport Eindhoven’.

• De cofinanciering van het project dient plaats te vinden op basis van de verhouding Investering Rijk- Regio. Voor uw project betekent dit een regiofonds bijdrage van ten hoogste € 3.789.500 en een door u te verwerven cofinanciering van ten minste € 10.827.143. De cofinanciering dient te voldoen aan de Algemene Voorwaarden en toetsingscriteria projecten Regio Deal Brainport Eindhoven V221017.

• Regiofonds Brainport BV zal op basis van de door u aan te leveren gegevens één keer per half jaar toetsen of de voor het project toegezegde cofinancieringen daadwerkelijk zijn gerealiseerd.

• Regiofonds Brainport BV behoudt zich het recht voor om de redelijkheid van de gehanteerde

tarieven voor ‘in kind’ cofinanciering en personele inzet te beoordelen. Voor ‘in kind’ uurtarief en/of uurtarief voor personele inzet hanteert Regiofonds Brainport BV als richtlijn het daadwerkelijke uurtarief (incl. werkgeverslasten) van de betreffende medewerker, verhoogd met maximaal 25%.

Met kosten voor personele inzet bedoelen wij de kosten die in rekening gebracht worden voor de inzet van eigen personeel/personeel van de projectpartners die betaald worden uit de projectmiddelen. Op voorwaarde dat inzicht wordt gegeven in de kostenopbouw kan het Regiofonds bepaalde kostencomponenten goedkeuren als toerekenbare kosten waardoor na aftrek van identificeerbare toerekenbare kosten blijkt dat de werkelijke overhead binnen de 25% bandbreedte blijft. Regiofonds Brainport BV biedt de mogelijkheid een kostenberekening te hanteren die binnen een subsidieregeling Europees of door een ministerie is goedgekeurd, dit ter beoordeling door het Regiofonds.

• U verleent medewerking aan verzoeken van Regiofonds Brainport BV in het kader van de inhoudelijke en financiële monitoring van het project tot 1 september 2026.

• Projecten die bij de Europese Commissie kennisgegeven zijn in het kader van vrijgestelde steun of Algemene Groepsvrijstelling Verordening, zijn verplicht om gedurende tien jaar vanaf de datum waarop de financiële bijdrage is verleend, een dossier bij te houden en desgewenst alle gegevens en bewijsstukken die de Commissie nodig acht om de toepassing van deze verordening te kunnen monitoren beschikbaar te stellen.

Aanvullende verplichtingen

Het bestuur van de Stichting Brainport verbindt aan het besluit financiële bijdrage de volgende aanvullende verplichtingen:

• Brainport Development dient in een van de komende vergaderingen van het algemeen bestuur van de Stichting Brainport in 2023, de door de MRE aangewezen projecten ter informatie te overleggen;

• Projecten gefinancierd met middelen uit de financieringsregeling moeten voldoen aan de algemene voorwaarden en toetsingscriteria van de Regio Deal Brainport Eindhoven.

• Een staatssteuntoets dient aan de voorkant en voorafgaande aan de individuele projecten/activiteit(en) plaats te vinden.

• In de jaarlijkse voortgangsrapportage aan Regiofonds Brainport BV dient gerapporteerd te worden over de gefinancierde projecten.

• Brainport Development dient cofinanciering door individuele projecten aan te tonen door getekende cofinancieringsverklaringen en werkelijk gemaakte kosten achteraf te declareren op basis waarvan het Regiofonds tot uitkering over gaat.

Aanvullende aandachtspunten

• De einddatum van het project is 31 december 2025, dit is tevens de einddatum van de Regio Deal periode. Wij wijzen erop dat de laatste declaratie uiterlijk 15 februari 2026 kan worden ingediend (conform de Algemene voorwaarden artikel 5.5). Tevens dient uiterlijk 3 maanden na afronding van

het project (conform einddatum in de projectaanvraag) de aanvrager een verzoek tot definitieve vaststelling in bij Regiofonds Brainport BV aan de hand van het format inhoudelijk en financieel eindverslag.

• In de projectaanvraag staat dat de regeling in één keer tot uitkering wordt gebracht. Het advies is de middelen achteraf op basis van declaratie uit te keren, conform algemene voorwaarden van het Regiofonds.

Staatssteun voorwaarden

Regiofonds BV kan uw aanvraag niet toetsen op staatssteun (artikel 107 ev van het Europees Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie), aangezien onbekend is hoe de middelen worden verdeeld onder de projecten en welke partijen hierbij betrokken zijn. De financiële bijdrage wordt voorwaardelijk toegekend totdat er een staatssteuntoets kan worden uitgevoerd. Aanvragen voor concrete projecten zullen voorafgaand staatssteunrechtelijk worden getoetst voordat er een onvoorwaardelijke aanspraak op financiële middelen ontstaat.

Betaling financiële bijdrage

Regiofonds Brainport BV zal op basis van projectrealisatie en door de aanvrager/penvoerder ingediende betalingsaanvragen betalingen doen tot maximaal 80% van het via het besluit financiële bijdrage toegezegde totaalbedrag in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven. Het resterende bedrag wordt uitbetaald op basis van de beoordeling van de inhoudelijke en financiële eindrapportage door Regiofonds Brainport BV. Onder voorwaarden zoals opgenomen in de ‘Algemene Voorwaarden en toetsingscriteria projecten Regio Deal Brainport Eindhoven V221017’ kan ook tot 100% worden uitbetaald.

Betalingsaanvragen kunnen een keer per kwartaal worden ingediend bij Regiofonds Brainport BV. Dit volgens het schema zoals opgenomen in artikel 5.5 van de ‘Algemene Voorwaarden en toetsingscriteria projecten Regio Deal Brainport Eindhoven V221017’.

Uitbetaling vindt plaats op basis van inhoudelijke voortgang van het project en naar rato van gemaakte kosten en gerealiseerde cofinanciering. Regiofonds Brainport BV behoudt zich het recht voor om uitbetaling van de financiële bijdrage (geheel of gedeeltelijk) op te schorten dan wel de financiële bijdrage in te trekken in het geval er niet wordt voldaan aan één of meer gestelde verplichtingen.’ Regiofonds Brainport BV kan ook, op basis van vigerende wet- en regelgeving, andere privaatrechtelijke consequenties verbinden aan niet-nakoming van de verplichtingen die in dit besluit zijn opgenomen.

Uitbetaling is mede afhankelijk van het bedrag van de bevoorschotting door het Rijk. Indien het Rijk besluit tot een (tijdelijke) opschorting van de bijdrage kan dit gevolgen hebben voor de uitbetaling van de bijdrage aan uw project en financiering van uw project.

Beoordeling definitieve bijdrage Regio Deal Brainport Eindhoven

De hoogte van de bijdrage aan het gehele project wordt definitief beoordeeld op basis van een door u in te dienen verzoek met een eindverslag waarin het project financieel en inhoudelijk is verantwoord. In

het eindverslag moet eenduidig worden aangegeven in hoeverre de in de aanvraag beschreven activiteiten zijn verricht en de aan de bijdrage verbonden verplichtingen is voldaan.

Projecten die een bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven ontvangen, dienen een (goedkeurende) controleverklaring van een onafhankelijke accountant te overleggen ten behoeve van de uitbetaling van de definitieve bijdrage. Dit volgens het door Regiofonds Brainport BV opgestelde ‘protocol Accountantsverklaring Regiofonds Brainport BV V221017. De definitieve financiële bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven zal nooit hoger zijn dan het oorspronkelijk toegekende bedrag. Bij lagere kosten en cofinanciering zal de financiële bijdrage naar rato worden verlaagd.

De aanvraag voor de uitbetaling van de eventueel resterende bijdrage, het eindverslag (inclusief eindresultaten) en controleverklaring van de onafhankelijke accountant moeten uiterlijk 3 maanden na de einddatum van uw project worden ingediend bij Regiofonds Brainport BV.

Communicatie over het project

We verzoeken u om in communicatie uitingen over het project waar mogelijk een verwijzing op te nemen naar de Regio Deal Brainport Eindhoven, bijvoorbeeld door het opnemen van deze zin: ‘Dit project is mede mogelijk gemaakt door een bijdrage uit de Regio Deal Brainport Eindhoven.’. Daarnaast wordt de aanvrager verzocht om op verzoek van Regiofonds Brainport BV mee te werken aan communicatie- en publiciteitsinitiatieven. Voor input of vragen kunt u contact opnemen met

.

Social return en Leven Lang Ontwikkelen

Regiofonds Brainport BV vraagt u nadrukkelijk om aandacht te schenken aan social return en/of Leven Lang Ontwikkelen en daar waar mogelijk, in de uitvoering van uw project tot uitdrukking te laten komen.

Informatie over het Besluit financiële bijdrage

Regiofonds Brainport BV dient een ondertekend exemplaar van dit besluit financiële bijdrage per fysieke post voor akkoord retour te hebben ontvangen voordat kan worden overgegaan tot betaling van de eerste declaratie. Daartoe ontvangt u een door de fondsmanager getekend exemplaar van het besluit ook per fysieke post. Door middel van ondertekening van dit besluit geeft u aan dat u de genoemde verplichtingen in dit besluit en aanvullende bijlagen tijdig en correct zult nakomen en aan de voorwaarden zult voldoen. Door tekening en retourzending van het besluit gaat u tevens akkoord met de inhoud van de aanvullende documenten zoals bijgevoegd bij dit besluit.

Informatie over de inhoud van dit besluit financiële bijdrage of verdere procedures kunt u vragen aan uw alliantiemakelaar .

Wij wensen u veel succes met de uitvoering van het project.

Namens Regiofonds Brainport BV

Fondsmanager

Voor gelezen en akkoord

Namens Brainport Development NV

Naam: Datum: