Beursreglement van Kerkenbeurs Nederland 2024

Beursreglement van Kerkenbeurs Nederland 2024

De beurs: Kerkenbeurs Nederland 2024

(ook te noemen: Kerkenbeurs) Exposant/huurder: huurder van standruimte op

Kerkenbeurs Nederland 2024 Organisator: Helderblauw BV

KvK nr. 08178996

Artikel 1 Data, tijden en locatie

1. Kerkenbeurs Nederland 2024 is geopend voor bezoekers op de volgende dagen en tijden: vrijdag 22 maart 2024 van 10.00 – 16.00 uur en zaterdag 23 maart 2024 van 10.00 – 16.00 uur.

2. Locatie van Kerkenbeurs Nederland 2024 is Expo Houten, Xxxxxxxxxxxx 00 xx Xxxxxx.

Artikel 2 Doel, missie, visie

1. Kerkenbeurs is een facilitaire vakbeurs voor vrijwilligers en betaalde krachten die in hun kerk betrokken zijn bij onderwerpen op facilitair gebied. Exposanten zijn bedrijven en organisaties die producten en of diensten aanbieden op alle terreinen die ondersteunend zijn op facilitair gebied. Bedrijven en organisaties die hoofdzakelijk geloofsinhoudelijke activiteiten hebben, kunnen in principe geen stand huren. Helderblauw beslist daarover.

2. Bedrijven of organisaties die met hun diensten, producten, in hun communicatie of anderszins als controversieel kunnen worden aangemerkt, kunnen zonder verdere opgaaf van redenen door Helderblauw BV worden geweerd als exposant. Dit is uitsluitend ter beoordeling aan Helderblauw BV.

3. Helderblauw BV heeft geen waardeoordeel of mening over de diensten en producten die door aanwezige exposanten worden aangeboden.

4. Het huren van standruimte staat bij elke aanvraag uitsluitend ter beoordeling van Helderblauw BV te Barneveld. De organisatie behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren zonder opgaaf van redenen. Organisaties die in strijd zijn met de missie van de beurs, worden uitgesloten van deelname. Bedragen in dit Beursreglement zijn exclusief het daarvoor geldende BTW-percentage.

Artikel 3 Opbouw, afbouw, inrichten

1. Inrichten en/of opbouwen van de stand is mogelijk op donderdagmiddag 21 maart 2024 en vrijdagochtend 22 maart 2024 voorafgaand aan de publieksopening. Tijdstippen worden aangekondigd via e-mail en vermeld in het online beurshandboek. Afwijkende opbouwtijden in overleg. Afbouw en ontruiming van de stand dient

te zijn voltooid binnen vier uur na afloop van de beurs.

2. De standaard bouwhoogte van de scheidingswanden en vaste constructieonderdelen van uw stand bedraagt 250 cm. Afwijkingen hiervan dienen altijd door Helderblauw BV te worden beoordeeld.

Artikel 4 Toewijzing stand

1. Helderblauw BV wijst de aangevraagde ruimte toe. Helderblauw BV is bevoegd op het besluit van toewijzing terug te komen, indien omstandigheden buiten haar wil of invloed daartoe dwingen. Na bevestiging van inschrijving is de exposant verbonden en tot naleving van dit Beursreglement gehouden.

Artikel 5 Prijzen, standbouw, promotiepakket, elektra

1. De huur van de standaard standruimte op de

Kerkenbeurs bedraagt € 185,00 per m2. Tarieven zijn inclusief zij- en achterwanden, frieslijst met naam, verlichting (1 spot per 4 m2). De gehele beursvloer, incl. alle stands, is voorzien van tapijt. Inrichting van de stand is niet bij de prijs inbegrepen.

2. De huur van vierkante meters t.b.v. eigen standbouw is mogelijk vanaf minimaal 15 m2. Het tarief daarvoor is € 165,00 per m2.

3. Na 19 december 2023 geldt voor alle tarieven voor standhuur en vloeroppervlak een toeslag van

€ 20,00 per vierkante meter.

4. Eigen standbouw is uitsluitend toegestaan bij ontwerp en bouw door een professionele standbouwer. Eigen standbouw is uitsluitend toegestaan na goedkeuring van het ontwerp door Helderblauw BV.

5. Voor een stand die gedeeld wordt door meerdere organisaties wordt een toeslag in rekening gebracht van € 20,00 per m2. Bij een gedeelde stand dient elke organisatie minimaal 4 m2 af te nemen, af te ronden naar boven naar beschikbare standformaten.

6. Een elektra-aansluiting en -verbruik is niet inbegrepen bij de standhuur. Tarieven zijn vermeld in de exposantenwebshop. Exposant is zelf verantwoordelijk voor het bestellen van voldoende elektriciteit. Daartoe dient de exposant zelf het benodigde aantal Xxxxx te bepalen en te vermeerderen met een veiligheidsmarge van 20% en afgerond naar boven op 1.000 Watt of een veelvoud daarvan.

7. Elektra-aansluitingen zijn gezekerd voor het bestelde aantal kilowatts. Indien de gebruikte apparatuur in een stand het bestelde kilowattage te boven gaat en zekeringen het daardoor

begeven, zijn de kosten voor herstel en/of reparatie en evt. gevolgschade bij mede- exposanten geheel voor rekening van de exposant die het probleem veroorzaakt.

8. Alle aangesloten apparatuur dient te voldoen aan de norm NEN 3140 en Nederlandse wet- en regelgeving.

9. Per exposant is een promotiepakket verplicht, afhankelijk van de grootte van de stand. Pakket A (€ 275,00) voor stands t/m 10 m2 ; pakket B (€ 450,00) voor stands van 11 t/m 17 m2 ; pakket C (€ 775,00) voor stands van 18 m2 of groter. Indien twee organisaties een stand delen wordt aan beide organisaties een promotiepakket in rekening gebracht. Daarbij wordt als oppervlak genomen de helft van de totale standoppervlakte die de organisaties gezamenlijk reserveren. Indien twee organisaties een stand delen wordt aan beide organisaties een promotiepakket B in rekening gebracht.

10.Tussentijdse prijsstijgingen van externe leveranciers van meer dan 20% is Helderblauw gerechtigd door te berekenen aan de exposant zonder dat dit leidt tot recht op annulering van deelname door de exposant. Uitgangspunt voor tarieven is 1 augustus 2023.

Artikel 6 Betalingscondities, annulering

1. Tenzij in de offerte en/of reserveringsbevestiging anders staat aangegeven, zijn de volgende betalingscondities van toepassing: Voor de kosten van standhuur en het promotiepakket ontvangt de exposant ongeveer 4 weken vóór aanvang van de beurs een factuur. Deze dient uiterlijk 14 dagen vóór aanvang van de Kerkenbeurs waaraan de exposant deelneemt, te zijn betaald.

Het niet tijdig nakomen van de betalingscondities kan leiden tot uitsluiting van deelname zonder dat dit leidt tot kwijtschelding van de aangegane betalingsverplichting. Uitsluitend na volledige betaling van de door Helderblauw BV aan exposant verzonden factu(u)r(en) krijgt de exposant het recht de toegewezen ruimte ten behoeve van zijn organisatie tijdens de beursdagen te gebruiken, overeenkomstig de opzet van de beurs en binnen het kader van de normale uitoefening van zijn activiteiten.

2. Bij annulering door de exposant worden de volgende kosten in rekening gebracht:

tot vijf maanden vóór de betreffende beurs: 40% van de totale deelnamekosten; van vijf maanden vóór de beurs tot twee maanden vóór de beurs: 75% van de deelnamekosten; van twee maanden tot één maand vóór de beurs: 100% van de deelnamekosten; later dan één maand vóór de beurs: 125% van de deelnamekosten.

Tot deelnamekosten worden gerekend: huur van stands, vloeroppervlak, promotiepakket en extra bestellingen.

3. De organisator is gerechtigd, indien hij dit noodzakelijk acht, het tijdstip van de beurs maximaal acht maanden te verschuiven of de beurs op een andere locatie te organiseren zonder dat dit leidt tot ontbinding van de overeenkomst en zonder dat dit recht geeft op restitutie of kwijtschelding van de door exposant verschuldigde deelnamekosten.

Onder verschuiven van de beurs door organisator wordt verstaan dat de beurs op een ander moment en/of op een andere locatie wordt georganiseerd. Een verschuiving wordt per e-mail medegedeeld aan de exposant, waarna de nieuw medegedeelde data de data in artikel 1 en 3 vervangen.

4. In geval van annulering door de organisator als gevolg van een situatie van overmacht, wordt 25% van de deelnamekosten niet gerestitueerd aan exposant. Daarmee wordt een deel van de voorbereidingskosten voor de beurs betaald. Onder annuleren door organisator wordt verstaan dat de beurs niet doorgaat en ook niet op een ander moment en/of op een andere locatie wordt georganiseerd.

5. Wanneer de beurs door een situatie van overmacht - bijvoorbeeld door maatregelen zoals tijdens de crisis als gevolg van het Covid-19 virus- of om andere redenen door de organisator geheel moet worden geannuleerd, blijft de betalingsverplichting van 25% van de totale deelnamekosten van de exposant bestaan. Een eventuele compensatieregeling of bindende afspraak over de schadeloosstelling voor een annulering van de beurs, wordt pas van toepassing op de exposant na zijn betaling van de openstaande facturen en, in voorkomend geval, ondertekening van een compensatieovereenkomst.

Artikel 7 Gebruik van de stand

1. Het is de exposant niet toegestaan om de toegewezen ruimte ongebruikt te laten, geheel of gedeeltelijk te verhuren of aan derden af te staan, tenzij na schriftelijke toestemming van Helderblauw BV. Exposant is verplicht zorg te dragen dat voor de opening van de beurs de gehuurde ruimte overeenkomstig haar bestemming in gereedheid is gebracht en gedurende de gehele huurtijd volgens deze bestemming wordt aangewend.

2. Het is de exposant niet toegestaan op een andere plaats dan in de hem ter beschikking gestelde ruimte en een halve meter daarbuiten,

promotiemateriaal uit te delen, bezoekers trachten te interesseren voor de eigen producten. Evenmin is het de exposant toegestaan andere exposanten of bezoekers overlast te bezorgen door geluid, toneel, acteurs, licht, etenswaren, dranken etc. De organisatie behoudt zich het recht voor overlast gevende activiteiten te verbieden.

3. Indien de exposant de ruimte ongebruikt laat, of zijn stand op de eerste beursdag één uur vóór opening voor het publiek nog niet heeft ingericht, of op andere wijze handelt in strijd met dit Beursreglement, dan heeft Helderblauw BV het recht de ruimte op andere wijze te benutten of op kosten van de exposant te ontruimen, zonder dat de exposant enige aanspraak kan maken op terugbetaling van de standhuur.

Het is de exposant niet toegestaan de stand tijdens openingstijden voor bezoekers, onbemand te laten. Evenmin is het toegestaan de stand op de laatste dag vóór sluitingstijd van de beurs (deels) te ontruimen. Voortijdig (deels) ontruimen of onbemand laten van de stand, zal leiden tot een boete van € 500,00 per uur -of deel daarvan- dat de stand onbemand of (deels) ontruimd is.

4. Zonder toestemming van de organisator is het de exposant niet toegestaan zijden van de stand die grenzen aan het gangpad, geheel of gedeeltelijk dicht te maken met doeken, banners, wandjes of anderszins.

Artikel 8 Schade

1. Schade van welke vorm dan ook aan hetgeen door Helderblauw BV ter beschikking is gesteld aan de huurder, zal volledig worden verhaald op de huurder. Dit betreft al hetgeen dat via standhuur is besteld door huurder, en/of meubilair, en/of inrichting, en/of schade aan andere zaken die op of rond de beursvloer aanwezig zijn. Schade die is ontstaan tijdens het gebruik van betreffend attribuut door huurder, wordt volledig doorberekend aan de betreffende huurder. Deze kosten worden vermeerderd met € 50,00 administratiekosten.

2. Voor alle in en rond het beursgebouw aanwezige goederen van de exposanten dragen exposanten ten allen tijde volledig zelf verantwoordelijkheid. Helderblauw BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies van bedoelde goederen, noch voor enigerlei schade, in wat voor vorm dan ook. De exposanten vrijwaren Helderblauw BV voor alle schade waarvoor Helderblauw BV door derden mocht worden aangesproken, ontstaan in verband met hun deelneming.

Artikel 9 Huisregels

1. Tijdens het gehele verblijf van exposant op de beursvloer en alle overige ruimtes die behoren tot de locatie waar de beurs wordt gehouden, zijn de huisregels en voorwaarden van de betreffende locatie van toepassing. Exposant is verplicht aanwijzingen die door of namens medewerkers van Helderblauw BV en/of Expo Houten worden gegeven, op te volgen.

2. De exposant is niet gerechtigd:

A. een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere exposanten of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of in enige andere vorm, alles ter beoordeling van Helderblauw BV.

B. reclamemiddelen aan muren, schotten of kapgebinten vast te maken, welke deel uitmaken van de stand;

C. reclamemateriaal uit te reiken elders dan in of voor de eigen stand;

D. licht ontvlambare of ontplofbare stoffen in voorraad te houden of open vuur te branden.

3. Het is toegestaan in de stand van de exposant een consumptie aan te bieden aan individuele bezoekers. Het is niet toegestaan bezoekers in het gangpad en/of mede-exposanten een consumptie aan te bieden. Verkoop en/of actief aanbieden van consumpties aan bezoekers in het gangpad, dient met toestemming van betreffende locatie plaats te vinden. U heeft daarvoor derhalve vooraf schriftelijke toestemming van Helderblauw BV nodig.

Artikel 10 Bezoekers, promotiecampagne

1. Een hoger of lager aantal bezoekers dan bij voorgaande Kerkenbeurzen, of een hoger of lager aantal bezoekers dan waarop de exposant had gerekend leidt in geen enkel geval tot enige restitutie of toeslag voor, tijdens of na de beurs. Helderblauw BV geeft geen enkele garantie vooraf met betrekking tot het aantal bezoekers. Vooraf door Helderblauw BV gegeven indicaties en/of bezoekerscijfers van eerdere Kerkenbeurzen geven geen enkele garantie op het te verwachten aantal bezoekers op Kerkenbeurs Neerland 2024.

2. Helderblauw BV is gehouden aan de inspanningsplicht om via promotiecampagnes online, via e-mail en/of via gedrukte media bezoekers te werven.

Artikel 11 Workshops, presentaties, seminars etc.

1. Deelname als exposant aan de Kerkenbeurs geeft niet automatisch recht op toewijzing van spreektijd in het programma van de beurs. Helderblauw BV bepaalt de onderwerpen en wijst tijden, sprekers en zaalruimte toe. Doel van het programma is bezoekers te informeren over actuele, interessante onderwerpen in relatie tot beheer en onderhoud van kerken en kerkgebouwen.

2. Het niet doorgaan van een aangekondigd optreden van een spreker of artiest, en/of het annuleren van een workshop, presentatie of ander onderdeel in het programma, of het ontbreken van een exposant die zich wel had ingeschreven leidt in geen enkel geval tot enige restitutie of toeslag voor, tijdens of na de beurs. Xxxxxxx geeft dit de exposant het recht om een reeds door Helderblauw BV bevestigde beursdeelname te annuleren.

Artikel 12 Privacystatement

1. Tijdens de beurs kunnen foto’s en filmopnames worden gemaakt. Met hun deelname aan Kerkenbeurs Nederland verklaren exposanten zich automatisch akkoord met het gebruik door Helderblauw BV van foto’s en filmmateriaal waarop de exposant, zijn medewerk(st)ers, stand en/of bezittingen zichtbaar zijn. Gebruik door Helderblauw BV houdt in dat foto’s en filmmateriaal naar eigen inzicht door Helderblauw BV kunnen worden gebruikt ten behoeve van eigen drukwerk, websites, internetpagina’s en/of andere uitingen in externe media. Indien de exposant daartegen bezwaar heeft, dient hij dat kenbaar te maken bij Helderblauw BV. Helderblauw BV is daarna verplicht de foto’s en/of filmmateriaal te verwijderen of aan te passen.

2. Na inschrijving voor de Kerkenbeurs, worden uw naam en adresgegevens en emailadres ingevoerd en opgeslagen in onze administratie en klantenbestand.

3. Helderblauw BV biedt een nieuwsbrief waarmee wij exposanten informeren over relevante zaken met betrekking tot hun deelname aan de beurzen, nieuws op het gebied van de activiteiten tijdens de Kerkenbeurs, onze diensten en aanverwante zaken. Uw e-mailadres wordt verstrekt aan de volgende leveranciers van de Kerkenbeurs: standbouwer, leveranciers van meubilair, AV- middelen, elektra en catering. Uw e-mailadres wordt niet aan andere partijen verstrekt.

Artikel 13 Toepasbaarheid

1. Helderblauw BV is gerechtigd in bepaalde situaties af te wijken van de bepalingen in dit Beursreglement ten voordele van een specifieke

exposant, zonder dat dit een precedent creëert voor andere exposanten.

2. Dit Beursreglement blijft van kracht in geval Kerkenbeurs Nederland 2024 door de organisatie moet worden verschoven zoals beschreven in artikel 6.

3. Op dit Beursreglement en deelname aan de Kerkenbeurs is het Nederlands recht van toepassing.

4. Geschillen zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan een mediator. Wanneer dat niet leidt tot een voor Exposant en Helderblauw BV aanvaardbare oplossing zullen geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank in Arnhem.

5. Op de Kerkenbeurs zijn verder de Algemene Voorwaarden van Helderblauw BV van toepassing. In gevallen waarin het Beursreglement en de Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist Helderblauw BV. In gevallen waarbij het Beursreglement en de Algemene Voorwaarden onverenigbaar zijn, prevaleert het Beursreglement.

Opmerking:

Dit Beursreglement is als bijlage bij de Algemene Voorwaarden van Helderblauw BV gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08178996.

Barneveld, 28 augustus 2023