Model Data-uitwisselingsovereenkomst onderwijs Partijen:

Model Data-uitwisselingsovereenkomst onderwijs

Partijen:

1. Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder BRIN-nummer <brin> bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”;

en

2. <Naam en rechtsvorm organisatie>, gevestigd aan <adres> te <plaats>, en rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie en naam>, hierna te noemen:

“<Naam organisatie>”;

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen” of afzonderlijk “Partij”.

Overwegen het volgende:

1. Partijen hebben op <datum> een overeenkomst gesloten met betrekking tot <omschrijving overeenkomst> (hierna te noemen: de Overeenkomst). ¹ Ter uitvoering van de Overeenkomst worden Persoonsgegevens uitgewisseld tussen Partijen met als doel <omschrijving doel(en) gegevensuitwisseling>.²

2. In het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst zijn Onderwijsinstelling en <Naam organisatie> ieder voor hun eigen gegevensverwerkingen aan te merken als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

3. Voor de uitvoering van de Overeenkomst verstrekt Onderwijsinstelling Persoonsgegevens aan <Naam organisatie>, waarvoor Onderwijsinstelling Verwerkingsverantwoordelijke is en waarvoor <Naam organisatie> na verstrekking Verwerkingsverantwoordelijke wordt. Er is geen sprake van een gezamenlijke administratie, noch van gezamenlijke verwerkingsdoeleinden.

4. Partijen wensen hun rechten en plichten ten aanzien van de uitwisseling Persoonsgegevens van Betrokkenen vast te leggen in deze Data-uitwisselingsovereenkomst, zodat de Uitwisseling van data in overeenstemming is met de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 Definities

In deze Data-uitwisselingsovereenkomst hebben de met hoofdletter geschreven begrippen de in dit artikel opgenomen betekenis. Indien een met hoofdletter geschreven begrip in deze Data-uitwisselingsovereenkomst niet in dit artikel is opgenomen wordt aan dit begrip de betekenis van de definitie uit artikel 4 AVG toegekend.
In deze Data-uitwisselingsovereenkomst wordt verstaan onder:

1. AVG: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
   
   
   

2. Betrokkenen: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen van wie persoonsgegevens bij de uitvoering van de Overeenkomst en Data-uitwisselingsovereenkomst verwerkt worden.

3. Bijlage(n): bijlage(n) bij deze Data-uitwisselingsovereenkomst, die een integraal onderdeel is/zijn van deze Data-uitwisselingsovereenkomst.

4. Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins in het kader van de Overeenkomst en data-uitwisselingsovereenkomst verwerkte Persoonsgegevens;

5. Data-uitwisselingsovereenkomst: de onderhavige overeenkomst inclusief eventuele Bijlagen.

6. Overeenkomst: de overeenkomst die tussen Partijen is gesloten en op grond waarvan beide Partijen Persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst uitwisselen.

7. Uitwisseling: de verwerking van persoonsgegevens waarbij <Naam organisatie> persoonsgegevens van Onderwijsinstelling ontvangt om deze voor eigen doeleinden te verwerken.

Artikel 2 Onderwerp van de overeenkomst

1. Deze Data-uitwisselingsovereenkomst heeft betrekking op de uitwisseling en verwerking van Persoonsgegevens door Partijen in het kader van de in artikel 3 beschreven activiteiten.

2. Partijen verbinden zich om in het kader van de Verwerkingen van Persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Data-uitwisselingsovereenkomst de Uitgewisselde Persoonsgegevens rechtmatig, zorgvuldig, behoorlijk en transparant te verwerken.

3. Indien een Partij verzoeken van Xxxxxxxxxxx om informatie, inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens ontvangen, handelt zij deze verzoeken voor zover het verwerkingen betreft waarvoor zijzelf verwerkingsverantwoordelijk is zelf af. Indien het verzoek een verwerking betreft waarvoor de andere Partij verwerkingsverantwoordelijk is, zendt de Partij dit verzoek met mededeling aan de Betrokkene voor afhandeling door naar de andere Partij. Partijen verlenen elkaar alle medewerking die nodig is voor de beantwoording van verzoeken van Xxxxxxxxxxx.

Artikel 3 Verplichtingen van Partijen

1. Partijen verklaren dat zij en hun medewerkers de Persoonsgegevens verwerken op behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke regelgeving betreffende het Verwerken van Persoonsgegevens.

2. Partijen komen overeen dat de Persoonsgegevens die zij uitwisselen, verwerkt worden overeenkomstig de volgende afspraken:

• Onderwijsinstelling verstrekt de volgende Persoonsgegevens van genoemde Betrokkenen aan <Naam organisatie>: <opsomming persoonsgegevens en betrokkene(n)>;

• Verstrekking van de Persoonsgegevens vindt eenmalig plaats/vindt doorlopend plaats tussen <startdatum verstrekking> en <einddatum verstrekking>³;

• De verstrekte Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de volgende doeleinden: <beschrijving doeleinde(n)>;

• Partijen treffen de nodige maatregelen zodat de Persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en vervolgens worden verwerkt en verder worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn;

• Onderwijsinstelling en <Naam organisatie> treffen de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen - die voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, stand der techniek en de kosten van de implementatiemaatregelen - die nodig zijn om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens rondom de verstrekking te waarborgen en te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige Verwerking;

• Partijen garanderen elkaar dat de inhoud en het gebruik van de Verwerkingen, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden.

3. Iedere Partij informeert zelf de Betrokkenen over de verwerkingen van Persoonsgegevens waarvoor die Partij verantwoordelijk is bij de uitvoering van de Overeenkomst. <Naam organisatie> voorziet de Onderwijsinstelling van voldoende informatie, zodat de Onderwijsinstelling aan de informatieplicht kan voldoen.

Artikel 4 Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx

1. De Uitwisseling van Persoonsgegevens tussen Partijen verloopt via <beschrijving manier van uitwisselen>.

2. Bij de Uitwisseling nemen Partijen de volgende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 3.2 genomen: <beschrijving technische en organisatorische maatregelen>.

Artikel 5 Bewaartermijn Persoonsgegevens

5.1 De Persoonsgegevens van Betrokkenen die door <Naam organisatie> worden verwerkt voor de uitvoering van de Overeenkomst worden door <Naam organisatie> bewaard gedurende <bewaartermijn>.5.2 Na afloop van die termijn vernietigt <Naam organisatie> de bedoelde Persoonsgegevens binnen één (1) maand. Alle bestaande (overige) kopieën van deze Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door <Naam organisatie> ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Verwerkers, worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.

Artikel 6 Datalek

Wanneer zich bij <Naam Organisatie> een incident of Datalek voordoet met betrekking tot de Persoonsgegevens van Betrokkenen, informeert <Naam Organisatie> Onderwijsinstelling hier per ommegaande over via de volgende contactpersonen:

Organisatie	Contactpersoon en functie	Contactgegevens
Naam onderwijsinstelling	Naam en functie contactpersoon opleiding	contactgegevens
Naam organisatie	Naam en functie contactpersoon	contactgegevens

Artikel 7 Totstandkoming, duur en beëindiging van de overeenkomst

1. De bepalingen over duur en beëindiging van de Overeenkomst gelden als bepalingen over duur en beëindiging van de Data-uitwisselingsovereenkomst. Wanneer de Overeenkomst eindigt, eindigt de Data-uitwisselingsovereenkomst van rechtswege en vice versa.
   
   

2. Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Data-uitwisselingsovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de Data-uitwisselingsovereenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, overdracht, bewaartermijn en vernietiging, en toepasselijk recht.

Artikel 8 Slotbepalingen

1. Indien één of meer bepalingen van de Data-uitwisselingsovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, blijft de Data-uitwisselingsovereenkomst voor het overige van kracht. Partijen overleggen in dat geval over de bepalingen die niet rechtsgeldig zijn om een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen bepaling.
   
   

2. In alle gevallen waarin deze Data-uitwisselingsovereenkomst niet voorziet beslissen Partijen in onderling overleg.
   
   

3. Afwijkingen, wijzigingen en aanvullingen op deze overeenkomst zijn slechts geldig indien zij schriftelijk door Partijen gezamenlijk zijn overeengekomen.

4. De Data-uitwisselingsovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.

5. Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Data-uitwisselingsovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan dezelfde rechter die op grond van de Overeenkomst bevoegd is.
   
   

ALDUS OVEREENGEKOMEN DOOR PARTIJEN:

<Rechtsvorm en naam Onderwijsinstelling>	<Naam organisatie en rechtsvorm>
_____/_____/___________	_____/_____/___________
Datum	Datum
Naam	Naam
Functie	Functie
____________________	____________________
Handtekening	Handtekening

1 Hierbij kan worden gedacht aan een overeenkomst inzake het aanleveren van persoonsgegevens t.b.v. wetenschappelijk onderzoek dat wordt uitgevoerd door of in opdracht van de tweede organisatie of de uitwisseling van persoonsgegevens tussen een onderwijsinstelling en kindcentrum (buitenschoolse opvang).

2 Let op: beide partijen moeten voor hun eigen gegevensverwerking een geldige grondslag hebben, dus ook voor de verstrekking van persoonsgegevens.

3 Haal door wat niet van toepassing is.

Model Data-uitwisselingsovereenkomst onderwijs versie 1.0 – maart 2021 5