UITVOERINGSOVEREENKOMST EUROPESE SUBSIDIE ELENA-PROGRAMMA voor
UITVOERINGSOVEREENKOMST EUROPESE SUBSIDIE ELENA-PROGRAMMA voor
het programma Duurzame Wijkwarmte in Zuid-Hollandse Gemeenten Hierna te noemen ‘de Overeenkomst’
De gemeente Rotterdam, in deze vertegenwoordigd door ***
handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders
en gevolmachtigd door de burgemeester op ***, hierna te noemen ‘de Gemeente’,
De provincie Zuid-Holland, in deze vertegenwoordigd door de gedeputeerde X. Xxxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van Gedeputeerde Staten en gevolmachtigd door de commissaris van de Koning op ****, hierna te noemen de ‘Provincie’
Samen te noemen ‘Partijen’
IN AANMERKING NEMENDE DAT:
- De Provincie en de gemeente Rotterdam streven naar het terugdringen van de CO2- uitstoot ten gevolge van het gebruik van fossiele brandstoffen en het toepassen van meer hernieuwbare energie;
- De Provincie en een negental gemeenten met gebruikmaking van de European Local Energy Assistance (ELENA) subsidie in een aantal wijken energie willen besparen en/of alternatieven te realiseren voor het verwarmen van woningen door aardgas.
- De Provincie en de Gemeente, daarom op respectievelijk **** en 17 december 2019 een intentieverklaring hebben getekend om een gezamenlijke aanvraag in te dienen voor een ELENA Subsidie en vervolgens een programma voor Duurzame Wijkwarmte in Zuid- Hollandse Gemeenten te realiseren
- Inmiddels de Europese Commissie de subsidie heeft toegekend en de provincie voor 1 oktober een overeenkomst zal sluiten met de EIB.
- In dit contract met de EIB zowel prestatieafspraken zijn vastgelegd als voorwaarden over de besteding en verantwoording van de XXXXX-xxxxxxxx;
- Het niet voldoen aan de verplichtingen tot gevolg kan hebben dat de subsidie door de Provincie geheel of gedeeltelijk moet worden terugbetaald aan de EIB;
- Partijen zich over en weer willen verplichten deze prestatieafspraken te realiseren voor wat betreft de projecten Bospolder/Tussendijken en Prinsenland/Lageland gelegen in de Gemeente Rotterdam.
- Deze overeenkomst mede tot doel heeft om de Provincie te compenseren ingeval van terugvordering van de ELENA-subsidie door de EIB of andere aanspraken van de EIB voortvloeiend uit tekortkomingen van de Gemeente in het uitvoeren van het investeringsprogramma
KOMEN HET VOLGENDE MET ELKAAR OVEREEN:
Artikel 1 Begripsbepalingen
De hiernavolgende begrippen worden in deze uitvoeringsovereenkomst in de hierna vermelde betekenis gebruikt
XXXXX aanvraag: aanvraag XXXXX subsidie van 24 april 2020, bijlage I
XXXXX: het fonds European Local ENergy Assistance
EIB: Europese Investeringsbank
EIB contract: Het te sluiten Contract tussen de Provincie en de EIB betreffende de Elena-subsidie (kenmerk Xxxxx 2019-127), bijlage II
Investeringsprogramma: Investeringsprogramma zoals vastgesteld in het EIB contract (annex I)
Investeringen: De investeringen die voortvloeien uit de Projecten en die voldoen aan de eisen zoals omschreven in Xxxxx XXX van het EIB contract
Investeringsvolume: De omvang van de Investeringen in het kader van de Projecten, berekend zoals beschreven in artikel I.4.4 van het EIB contract.
Programma: het Programma Duurzame Wijkwarmte in Zuid-Hollandse gemeenten De Projecten: het onderdeel van het Programma Duurzame Wijkwarmte Zuid-Holland dat gelegen is in de Gemeente, zoals beschreven in bijlage III
Voorbereidingskosten: De kosten van de Voorbereidende Werkzaamheden voor zover die voldoen aan de eisen zoals omschreven in artikel II.10 van het EIB contract.
Personeelskosten van provincie en gemeenten zijn in dit programma uitgesloten van subsidiering.
Voorbereidende werkzaamheden: De activiteiten (Project Development Services, PDS), zoals vastgelegd in ANNEX II van het EIB-contract.
Reikwijdte overeenkomst Artikel 2 Overeenkomst
2. 1 Een wijziging van de overeenkomst komt uitsluitend tot stand nadat een partij een voorstel van de andere partij schriftelijk heeft aanvaard.
2. 2 Indien enige bepaling van deze overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverkort en volledig van kracht.
2. 3 In geval van nietigheid of vernietiging als bedoeld in het tweede lid treden Partijen in overleg teneinde nieuwe rechtsgeldige bepalingen ter vervanging van de nietige dan wel vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van laatstbedoelde bepalingen in acht worden genomen.
Artikel 3 Juridische kaders voor samenwerking
3. 1 Partijen werken samen aan de uitvoering van het Investeringsprogramma op basis van de afspraken zoals vastgelegd in deze overeenkomst, en het EIB-contract en de ELENA-aanvraag.
3. 2 Partijen verplichten zich tot de uitvoering van activiteiten als genoemd in de ELENA-aanvraag, wat de gemeente betreft specifiek voor zover die betrekking hebben op het binnen de gemeente gelegen Project.
Artikel 4 Financiële kaders voor samenwerking
4. 1 In de ELENA-aanvraag zijn de begrote kosten voor Voorbereidende werkzaamheden opgenomen. De totale Voorbereidingskosten die beschikbaar zijn voor de Gemeente bedragen voor beide Projecten gezamenlijk maximaal € 600.000, -- (exclusief omzetbelasting). De verdeling en aard van de daadwerkelijke Voorbereidende werkzaamheden over de Projecten kunnen afwijken van de aanvraag.
4. 2 90% van deze kosten wordt gesubsidieerd door de EIB, 10% wordt betaald door de provincie.
4. 3 De Voorbereidingskosten zijn enkel subsidiabel indien en voor zover deze worden voorbereid, gecontracteerd en gemanaged door de Provincie. Hiervoor is door de provincie de Uitvoeringsorganisatie opgezet.
4. 4 De Voorbereidingskosten zijn enkel subsidiabel indien deze noodzakelijk zijn voor de realisatie van het Investeringsprogramma en op generlei wijze leiden tot winst voor de Gemeente.
4. 5 Kosten in verband met activiteiten uitgevoerd of investeringen die zijn gepleegd voordat zowel het EIB-contract als deze overeenkomst zijn getekend vallen buiten het bestek van deze overeenkomst en komen voor eigen rekening en risico van die betreffende partij.
Artikel 5 Rolverdeling Provincie en Gemeente op hoofdlijnen
5. 1 De gemeente is verantwoordelijk voor de realisatie van de Projecten binnen de afgesproken planning.
5. 2 De Provincie stelt de Gemeente om niet de in bijlage III omschreven diensten ter beschikking voor de Voorbereidende Werkzaamheden, waarvoor de Provincie de ELENA-subsidie inzet.
5. 4 De Provincie draagt zorg voor de afhandeling van de EIB subsidie, de Gemeente verstrekt daartoe aan de provincie alle noodzakelijke informatie.
5. 5 Als de Investering niet, niet geheel of niet conform de eisen van het EIB- contract wordt gerealiseerd of gerapporteerd, en de Provincie daardoor een (deel van de) kosten niet gesubsidieerd krijgt, vergoedt de Gemeente de Provincie het betreffende deel van de ten behoeve van het Project gemaakte Voorbereidingskosten.
Verplichtingen Provincie
Artikel 6 De Uitvoeringsorganisatie
6. 1 De Provincie heeft een Uitvoeringsorganisatie opgezet voor het beschikbaar krijgen en ter beschikking stellen van de diensten voor de Voorbereidende Werkzaamheden overeenkomstig de ELENA-aanvraag en het EIB-contract.
6. 2 De Provincie koopt in overleg met de Gemeente capaciteit in en stelt deze ter beschikking voor de afgesproken Voorbereidende Werkzaamheden voor de Projecten in die gemeente tot maximaal het bedrag aan Voorbereidingskosten voor de Projecten zoals genoemd in artikel 4. 1.
6. 3 De Provincie zal de uitvraag van Voorbereidende Werkzaamheden voor de Projecten coördineren; hiertoe zal er in overleg een inkoopstrategie worden opgesteld, waarbij binnen de kaders van de aanbestedingsregels rekening wordt gehouden met de stakeholders waar de Gemeente mee samenwerkt.
6. 4 De Provincie draagt ervoor zorg dat bij de inkoop en aanbesteding van diensten de regels in acht worden genomen zoals vastgelegd in artikel II.7 van het EIB-contract.
Artikel 7 Administratie en verantwoording door de Provincie
7. 1 De Provincie draagt zorg voor een juiste administratie van de besteding van de subsidie.
7. 2 De Provincie verwerkt de door de Gemeente verstrekte informatie met betrekking tot de voortgang van de voorbereiding en de gerealiseerde investeringen.
7. 3 De Provincie richt een digitale samenwerkingsruimte in en houdt die in stand, waarin de Gemeente en de Provincie documenten en informatie kunnen uitwisselen
7. 4 De Provincie zorgt voor de rapportage aan de EIB over de besteding van de middelen en de gerealiseerde investeringen conform de artikelen I.6 en
II.4 in het EIB-contract. De Provincie baseert zich daarbij op de door de Gemeente verstrekte informatie.
7. 5 De Provincie draagt zorg voor de tijdige aanlevering van alle benodigde documenten en informatie aan de EIB in het format zoals overeengekomen in artikel I.6 van het EIB-contract waaronder: het werkprogramma na drie maanden en een halfjaarlijkse voortgangsrapportage, de mid- termrapportage en de eindrapportage.
7. 6 De Provincie verleent medewerking aan alle informatieverzoeken, monitoring, controles en audits van de EIB conform artikel II.14 van het EIB-contract.
Verplichtingen Gemeente
Artikel 8 Uitvoering investeringsprogramma
8. 1 De Gemeente is jegens de Provincie verantwoordelijk voor de voorbereiding van de realisatie van de Projecten.
8. 3 De Gemeente spant zich er voor in dat binnen 3 jaar na de ondertekening van het EIB-contract de in bijlage III voor de Gemeente opgenomen Investeringen zijn gerealiseerd. Het Investeringsvolume is daarbij minimaal een 20-voud van 90% van de Voorbereidingskosten (in euro excl. BTW) die ten behoeve van het betreffende Project zijn ingezet.
8. 4 De Gemeente zet de door de Provincie voor de Projecten ingekochte Voorbereidende Werkzaamheden alleen in conform de ELENA-aanvraag en alleen ter voorbereiding van de in de Projecten beschreven Investeringen.
8. 5 Voorbereidende werkzaamheden die niet door de Provincie zijn ingekocht komen niet voor subsidiering in aanmerking.
Artikel 9 Vertraging of stopzetten van de Projecten
9. 1 De Gemeente informeert de Provincie direct doch uiterlijk binnen twee weken, indien de planning van de Projecten moet worden aangepast of de realisatie van de Projecten in gevaar komt. Gemeente en Provincie overleggen in dat geval over de gevolgen voor de realisatie van de Investeringen.
9. 2 Indien naar het oordeel van de Uitvoeringsorganisatie van de Provincie het niet meer is te verwachten, dat de Gemeente aan de verplichting van artikel
8. 3 kan voldoen, kan de Provincie de Voorbereidende Werkzaamheden beperken of stopzetten, tenzij de gemeente zich bereid verklaart de kosten ervan te vergoeden.
9. 3 Als De Projecten worden gestaakt, wordt de overeenkomst ontbonden conform de bepalingen van Artikel 17 van deze overeenkomst.
Artikel 10 Administratie en Verantwoording door de Gemeente
10. 1 De Gemeente administreert en verantwoordt de voortgang van de Projecten conform de Verantwoordingsagenda die als Bijlage IV aan de overeenkomst is toegevoegd. Hierin is opgenomen een beschrijving van de aan te leveren verantwoordingsinformatie, de formats waarin de informatie moet worden aangeleverd en de tijdstippen, waarop de informatie moet zijn aangeleverd.
10. 2 De genoemde documenten in 10. 1 zijn te vinden in de samenwerkingsomgeving, zoals beschreven in artikel 7. 3 Door de gemeente te leveren informatie wordt in de samenwerkingsomgeving geplaatst.
10. 3 De verantwoording door de Gemeente betreft in ieder geval de omvang en aard van de verrichte Voorbereidende Werkzaamheden, de stand van zaken met betrekking tot de gerealiseerde Investeringen en de voortgang en planning van de Projecten en de nog te realiseren investeringen.
10. 4 De Gemeente toont de gerealiseerde Investeringen aan met de in de Bijlage IV omschreven documenten.
10. 5 De Gemeente verstrekt volledig, goed en tijdig, volgens de in Bijlage IV genoemde aanleverdata, de benodigde documenten, informatie en bewijzen aan de Provincie die nodig zijn om het EIB-contact zorgvuldig uit te voeren.
10. 6 De Gemeente verleent volledige medewerking aan informatieverzoeken van de Provincie en de EIB volgend uit de monitoring, controles of audits van de EIB en de Provincie, in overeenstemming met artikel II.14 van het EIB-contract.
10. 7 De Gemeente dient er voor zorg te dragen dat ook haar projectpartners en de opdrachtgevers voor de Investeringen medewerking verlenen aan de in artikel 10. 6 genoemde verzoeken om informatie.
Artikel 11 Vergoeding gemaakte kosten door de Gemeente
11. 1 Als de Projecten niet of niet geheel leiden tot het Investeringsvolume, zoals bepaald in artikel 8. 3 is de Gemeente verplicht tot het geheel of gedeeltelijk vergoeden aan de Provincie van de Voorbereidingskosten die voor de Projecten zijn gemaakt.
11. 2 De Gemeente is ook verplicht tot het geheel of gedeeltelijk vergoeden aan de Provincie van de Voorbereidingskosten, die voor de Projecten zijn gemaakt indien de verantwoording over de Investeringen niet plaatsvindt conform de verantwoordingsagenda zoals genoemd in Artikel 10 en daardoor het Investeringsvolume of een deel daarvan niet door het EIB wordt geaccepteerd.
11. 3 De omvang van de vergoeding van de Voorbereidingskosten omvat:
a. De terugbetalingsverplichting die de EIB oplegt aan de Provincie voor zover deze gekoppeld is aan een of beide Projecten
b. te verhogen met 1/9 van het onder a. genoemde bedrag ter dekking van het provinciale deel in de Voorbereidingskosten.
11. 4 De gemeente hoeft geen vergoeding te betalen als er door de EIB geen terugvordering van subsidie plaatsvindt.
Artikel 12 Organisatie
12. 1 De Gemeente neemt deel aan het bestuurlijk overleg, het programmateam en het inkoopteam ten behoeve van de voortgang van de Projecten en om (leer)ervaringen uit te wisselen met de andere gemeenten en de efficiëntiewinst van een gezamenlijke aanpak vorm te geven.
Intellectueel eigendom en publiciteit, geheimhouding en privacy Artikel 13 Intellectueel eigendom
13. 1 Op de intellectuele en industriële eigendomsrechten en databankrechten die zullen ontstaan of kunnen worden uitgeoefend ten aanzien van de resultaten van de overeenkomst zijn de betreffende Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie en de bepalingen van artikel II.3 van het EIB-contract van toepassing. De Gemeente krijgt kosteloos de beschikking over alle resultaten die betrekking hebben op de Projecten.
13. 2 De Gemeente is verantwoordelijk voor het gebruik van de resultaten en neemt daarbij de voorwaarden uit artikel 13. 1 en waar van toepassing de regels over geheimhouding en privacy, zoals genoemd in artikel II.4 van het EIB-contract in acht.
13. 3 De Gemeente verleent medewerking aan de Provincie en de EIB om de resultaten van de overeenkomst te gebruiken voor zichzelf of ten behoeve van derden, zonder kosten of andere beperkingen, mits daardoor de belangen van de Gemeente en/of derden niet worden geschaad.
Artikel 14 Communicatie
14. 1 Partijen dragen zorg voor de zichtbaarheid van de EU-cofinanciering conform de bepalingen van artikel II.5 van het EIB-contract.
14. 3 Waar de bijdrage van de EU wordt vermeld, wordt ook de bijdrage van de Provincie Zuid-Holland vermeld.
Artikel 15 Privacy
15. 1 Partijen gaan vertrouwelijk om met de gegevens die in het kader van deze overeenkomst worden verwerkt. Partijen houden daarbij rekening met het bepaalde in artikel II.4 van het EIB-contract.
Duur, tekortkoming, aansprakelijkheid en ontbinding Artikel 16 Duur uitvoeringsovereenkomst
16. 1 Deze overeenkomst treedt in werking op het moment van ondertekening door Partijen en eindigt nadat de EIB de Provincie volledig décharge heeft verleend, en het EIB-contract is beëindigd en nadat de afrekening van de openstaande verplichtingen tussen de Gemeente en de Provincie heeft plaatsgevonden, tenzij er eerder ontbinding plaatsvindt op grond van Artikel 17
16. 2 Als het EIB-contract wordt verlengd en daarbij worden aanvullende voorwaarden gesteld, zijn deze voorwaarden ook van toepassing op deze uitvoeringsovereenkomst.
Artikel 17 Voortijdige beëindiging en ontbinding
17. 1 Deze overeenkomst zal van rechtswege beëindigd zijn indien de EIB besluit het EIB-contract te ontbinden, nadat de afrekening van de openstaande verplichtingen tussen de Gemeente en de Provincie heeft plaatsgevonden.
17. 2 Deze overeenkomst zal van rechtswege beëindigd zijn indien de Provincie besluit het EIB-contract te ontbinden, nadat de afrekening van de openstaande verplichtingen tussen de Gemeente en de Provincie heeft plaatsgevonden.
17. 4 In geval van ontbinding van de overeenkomst heeft de Gemeente geen recht op enige schadevergoeding, tenzij ontbinding het gevolg is van toerekenbare tekortkoming van de Provincie zoals bedoeld in artikel 18. 1
17. 5 Bij ontbinding van de Overeenkomst zal de Gemeente de voor de Projecten gemaakte Voorbereidingskosten aan de Provincie vergoeden, voor zover die hoger zijn dan 1/20 van het al gerealiseerde Investeringsvolume. Voor het overige heeft de Provincie geen recht op enige schadevergoeding, tenzij ontbinding het gevolg is van toerekenbare tekortkoming van de Gemeente, zoals bedoeld in artikel 18. 1
Artikel 18 Aansprakelijkheid
18. 1 De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade.
18. 2 Van een tekortkoming in de nakoming is sprake indien de prestatie niet binnen de overeengekomen termijn wordt geleverd of niet beantwoordt aan hetgeen partijen zijn overeengekomen, tenzij de tekortkoming die partij niet kan worden toegerekend.
18. 4 Partijen stellen elkaar zo spoedig mogelijk na constatering van de tekortkoming schriftelijk in gebreke, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.
18. 5 De ingebrekestelling als bedoeld in het vierde lid bevat een redelijke termijn voor nakoming. Deze termijn is fataal, zodat de opdrachtnemer bij niet-tijdige nakoming in verzuim is.
18. 6 Indien de tekortkoming de partij niet kan worden aangerekend, beperken de partijen de schade waar mogelijk en wordt de overeenkomst zoveel als mogelijk nageleefd.
Toepasselijk recht en geschillen
Artikel 19 Toepasselijk recht en geschillen
19. 1 Op de overeenkomst en alle overeenkomsten die daaruit voortvloeien is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
19. 2 Partijen lossen waar mogelijk hun geschillen op door middel van goed overleg.
19. 3 Indien partijen niet in overleg tot een oplossing komen of sprake is van een spoedeisende situatie, kunnen zij het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag.
Aldus overeengekomen en ondertekend in drievoud op *****-2020, Ondertekening door partijen:
De gemeente:
De Provincie:
Gedeputeerde X. Xxxxxx
Bijlagen:
I. XXXXX xxxxxxxx
II. EIB-Overeenkomst (bijgevoegd, in het Engels, ter informatie is een Nederlandse vertaling van de modelovereenkomst en enkele bijlagen bijgevoegd)
III. Projectomschrijving
IV. Verantwoordingsagenda