Opdrachtdocument VGC2020/DFBA/Aankoop/AB/10
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Opdrachtdocument VGC2020/DFBA/Aankoop/AB/10
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor begeleiding en ondersteuning bij het onderzoek naar de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.
Uiterste indieningsdatum van de offerte: dinsdag 3 maart 2020 om 11.15u.
Inhoud
DEEL 1 – ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
3
1. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 14 JANUARI 2013 3
3. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 3
5. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST 5
6. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5
9. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS 7
11. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE 8
12. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR 9
13. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE 10
16. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID 11
19. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA 12
20. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES 13
25. UITVOERING VAN DE OPDRACHT 16
DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES
20
1. SITUERING VAN DE OPDRACHT 20
2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 20
3. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE 22
23
BIJLAGE 1 – OFFERTEFORMULIER 23
BIJLAGE 2 – VOLMACHT VOOR DE ONDERTEKENING VAN OFFERTES 23
BIJLAGE 3 – VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTW- TARIEF 23
BIJLAGE 4 – HANDLEIDING VOOR ONDERNEMERS – HOE EEN ELEKTRONISCHE OFFERTE INDIENEN? 23
DEEL 1 – ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
1. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 14 JANUARI 2013
Volgens artikel 9 van het KB van 14 januari 2013 kan de aanbestedende overheid afwijken van de bepalingen van de verbintenistermijn.
Er wordt afgeweken van artikel 58 van het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren omdat door onderhandelingen de periode tussen uiterste indieningstermijn van de offertes en de gunning van de opdracht langer kan duren indien er een groot aantal inschrijvers wordt geselecteerd.
2. AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.
Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx.
De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.
Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.
Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.
3. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.
De diensten hebben betrekking op de CPV-code 79400000-8 - Adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten.
De opdracht bestaat uit een vast en voorwaardelijk deel (artikel 57,§1 Wet Overheidsopdrachten). De sluiting van de opdracht in (vaste & voorwaardelijke) gedeelten slaat op de totaliteit ervan: de ondernemers dienen derhalve een offerte in voor de volledige opdracht (zowel de vaste als de
voorwaardelijke gedeelten) en de opdrachtnemer met wie de opdracht wordt gesloten is éénzijdig gebonden voor het geheel.
De aanbesteder zelf is daarentegen enkel gebonden door de vaste gedeelten. Hij is nooit verplicht om de voorwaardelijke gedeelten te bestellen.
VAST GEDEELTE
Het vast gedeelte van de opdracht betreft de begeleiding en ondersteuning bij het onderzoeken en uitwerken van verschillende scenario’s inzake de 2de pensioenpijler voor de contractuele personeelsleden, die het beste aansluiten bij de VGC. Hierbij worden de belangrijkste criteria gedefinieerd en wordt ook een vergelijking gemaakt van de bestaande systemen bij andere overheden.
Dit moet de VGC in staat stellen om een gepaste pensioenregeling te kiezen uit de regelingen die worden aangeboden.
VOORWAARDELIJK GEDEELTE
Het voorwaardelijk gedeelte van de opdracht betreft de begeleiding bij het uitschrijven en gunnen van een opdracht voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Na de uitvoering van het vast gedeelte van deze opdracht zal de aanbestedende overheid op basis van het onderzoek van de verschillende scenario’s, beslissen of er effectief een opdracht zal worden uitgeschreven voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Indien hiervoor geopteerd wordt, zal de opdrachtnemer aan wie de totale opdracht (vast en voorwaardelijk gedeelte) werd gegund, uitgenodigd worden om ook het voorwaardelijk deel van de opdracht uit te voeren.
De opdracht is uitgebreid omschreven in deel 2 “Technische en functionele specificaties” van dit opdrachtdocument.
De opdracht omvat één enkel perceel.
4. GUNNINGSWIJZE
De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De geraamde waarde van de opdracht zonder btw is lager dan 139.000 euro (art. 41, 1° a) – wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Welke offerte de economisch meest voordelige is, wordt bepaald door de vooropgestelde gunningscriteria.
5. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST
De opdracht begint op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de gunningsbrief en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd en uiterlijk 6 maanden na de gunning.
De opdracht kan, in toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016, worden verlengd. Indien de aanbestedende overheid de opdracht wenst te verlengen, vraagt zij uiterlijk
2 maanden vóór het einde van de opdracht hiervoor het akkoord van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer deelt dit akkoord mee via e-mail.
De opdracht is door beide partijen opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 1 maand.
De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.
6. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.
1. de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
2. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
3. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;
4. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van verzending van de uitnodiging tot het indienen van een offerte;
6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;
7. het onderhavig opdrachtdocument VGC2019/DFBA/Aankoop/AB/20;
8. de goedgekeurde offerte.
Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.
De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
7. PROCEDURE
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver dat hij:
- zich niet bevindt in een van de verplichte uitsluitingsgronden;
- en heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen.
De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is.
Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.
De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. Nadien worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria.
De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte. Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.
Indien slechts één inschrijver wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning.
Indien meer dan één inschrijver weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze inschrijvers uitgenodigd voor de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een finale offerte in te dienen.
Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De inschrijvers kunnen suggesties doen voor onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.
Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende overheid de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.
Na evaluatie van de finale offertes (op basis van gunningscriteria opdrachtdocument) wordt de ondernemer aangewezen die de meest voordelige offerte heeft ingediend, na verificatie van zijn impliciete verklaring op erewoord.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.
8. ONDERAANNEMERS
De opdrachtnemer kan voor een gedeelte van de opdracht een onderaannemer inschakelen. De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemer hij voorstelt.
Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake diensten uitgevoerd door de onderaannemer in het kader van deze opdracht.
Bij onderaanneming in het kader van overheidsopdrachten ontstaan eigenlijk twee verschillende soorten contracten: een eerste soort contract dat de aanbestedende overheid verbindt met de opdrachtnemer (de overheidsopdracht), en een tweede soort contract dat de opdrachtnemer verbindt met (één van) zijn onderaannemer(s).
In het kader van de uitvoering van de opdracht mag er geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn op de onderaannemer. De aanbestedende overheid kan controleren of er gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. Bij aanwezigheid van uitsluitingsgronden kan de aanbestedende overheid de opdrachtnemer verzoeken de onderaannemer te vervangen.
Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer vermeld te worden op het offerteformulier (deel 3 – bijlage 1).
9. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS
Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.
Zij kunnen:
- samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;
- of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid.
Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.
De deelnemers aan een combinatie dienen hun administratieve gegevens te vermelden op het offerteformulier (deel 3 - bijlage 1).
Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
10. FORUM
Er wordt een forum opengesteld bij deze opdracht op de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (dossiernummer 2020/DFBA/Aankoop/AB/10) Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van het forum.
De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op donderdag 20 februari 2020. Nadien wordt het forum afgesloten.
De aanbestedende overheid zal, ten laatste 6 kalenderdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes, de antwoorden op de vragen op het forum publiceren.
11. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.
De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via een elektronisch platform in de zin van de Wet Overheidsopdrachten (art. 14, § 6 en §7). Voor België is dit de e- Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer 02 740 80 00. Een handleiding voor ondernemers is gevoegd in Deel 3 - bijlage 4 bij dit opdrachtdocument.
Offertes bezorgd op papier, via e-mail of op elektronische drager worden NIET AANVAARD.
Het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes is dinsdag3 maart 2020 om 11.15 u.
Dit uiterste tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening van de offerte. Een offerte die na dit tijdstip aankomt wordt niet aanvaard. Om geldig te zijn moet een offerte correct ondertekend zijn door de juiste persoon.
Kunnen de offerte geldig ondertekenen:
1. Een natuurlijk persoon
De inschrijver is een natuurlijk persoon: hij is bevoegd om zelf de offerte te ondertekenen.
2. Één of meer natuurlijke personen die bevoegd zijn om de inschrijver- rechtspersoon te verbinden:
- De inschrijver is een naamloze vennootschap (nv): in principe zou de offerte door de hele raad van bestuur moeten ondertekend worden. Om dit te vermijden wordt meestal in de oprichtingsakte of in de statuten de bevoegdheid verleend aan één of meerdere
bestuurders om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, alleen of gezamenlijk optredend. - De inschrijver is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba): iedere zaakvoerder is bevoegd om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, tenzij in de statuten is bepaald dat de vennootschap wordt vertegenwoordigd door één of meer speciaal aangewezen zaakvoerders, alleen of gezamenlijk optredend. - De inschrijver is een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (cvba): de vennootschap wordt in principe vertegenwoordigd door één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat er meerdere bestuurders zijn. De statuten bepalen daarbij hoe de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt geregeld. | |
De inschrijver voegt de nodige documenten toe (oprichtingsakte, uittreksels van de statuten) waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden. | |
3. Een gemachtigde die bevoegd is om de inschrijver te verbinden Als de ondertekening van de offerte gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn bevoegde volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt een akte van zijn volmacht, ondertekend door zijn volmachtgever(s), toe aan de offerte. (Deel 3 - bijlage 2) 4. Wanneer een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid een offerte indient, moet iedere deelnemer aan de combinatie een gemachtigde aanstellen, die de combinatie vertegenwoordigt en bevoegd is om de combinatie ten aanzien van derden te vertegenwoordigen. De gemachtigde moet onder alle documenten die ondertekend moeten worden evenveel handtekeningen plaatsen als er inschrijvers worden vertegenwoordigd. Onder elk van die handtekeningen vermeldt de gemachtigde zijn identiteit en de persoon die hij met die handtekening vertegenwoordigt. | |
Opgelet! De ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap!
12. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR
De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (=contactpersoon) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
13. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE
De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier (Deel 3 - bijlage 1) te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem gebruikte documenten met het formulier.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden die in strijd zijn met de bepalingen van het opdrachtdocument, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.
De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands.
A. Administratieve gegevens
B. Financiële gegevens
C. Technische en functionele gegevens
D. Bij te voegen documenten
Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk digitaal bestand, benoemd als volgt:
Administratieve_gegevens_naam inschrijver Financiële_gegevens_naam inschrijver Technische_functionele_gegevens_naam inschrijver Bij_te_voegen_documenten_naam inschrijver
14. PRIJSBEPALING
Dit is een opdracht tegen prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. Door de forfaitaire eenheidsprijzen op de werkelijk gepresteerde hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt de prijs van de opdracht vastgesteld.
De inschrijver geeft in de inventaris ( Deel 3 - bijlage 1) aan welke profielen hij voor deze opdracht zal aanstellen, de prijs per uur per profiel en een raming van het aantal te presteren uren per profiel.
De werkelijk gepresteerde uren mogen maximaal 50% afwijken van het geraamde aantal uren.
Er moet een motivering aangegeven worden voor eventuele meer-prestaties. Voor meer-prestaties is de uitdrukkelijke toestemming vereist van de aanbestedende overheid.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.
Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.
15. PRIJSHERZIENING
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing.
16. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID
De aanbestedende overheid verkrijgt de intellectuele eigendomsrechten die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht. Ze mag de resultaten van de intellectuele prestaties aanwenden voor haar eigen behoeften, en dit zonder enige beperking.
De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdrachten aan de opdrachtnemer ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.
Alle resultaten en rapporten die de opdrachtnemer opstelt in uitvoering van de opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden.
De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
17. AANSPRAKELIJKHEID
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
18. VERZEKERING
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, legt de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid een attest voor waaruit de vereiste gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
19. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA
UITSLUITNGSCRITERIA
De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitingscriteria.
Enkel de offertes die voldoen aan deze criteria zullen worden aanvaard, voor zover ze administratief en technisch regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is.
Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.
De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.
Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten.
De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
Verplichte uitsluitingsgronden (art. 67 van de Wet Overheidsopdrachten)
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. omkoping;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
5. xxxxxxxxx xxx xxxx of financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1 tot 6 bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7 bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver, die zich in één van de verplichte uitsluitingsgronden bevindt, kan aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.
Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Uitsluitingsgrond i.v.m. fiscale en sociale schulden (art. 68 van de Wet Overheidsopdrachten)
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
- geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro;
- of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, en aantoont dat hij:
- op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit;
- die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn;
- voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro; wordt hij niet uitgesloten.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
SELECTIECRITERIA
De aanbestedende overheid wenst de onpartijdigheid en onafhankelijkheid te vrijwaren bij het uitschrijven en gunnen van een overheidsopdracht voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Daarom worden firma’s die de opdracht voor het invoeren van een aanvullend pensioen kunnen uitvoeren, of rechtstreeks of onrechtstreeks mee kunnen betrokken worden bij de uitvoering van deze opdracht, bv. via onderaanneming of in een combinatie van ondernemers, uitgesloten voor voorliggende opdracht.
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver dat hij noch rechtstreeks noch onrechtstreeks zal deelnemen aan de opdracht voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
20. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES
De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes worden geweerd.
21. TAALGEBRUIK
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.
22. GUNNINGSCRITERIA
De aanbestedende overheid zal van de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding.
De gunningscriteria zijn de volgende:
Gunningscriterium 1: Prijs weging 30 pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van:
∙ de gemiddelde uurprijs voor de opgegeven profielen in de inventaris, inclusief btw (weging 20 pnt)
∙ de totaalprijs van de opdracht op basis van het totaal van de geraamde prestaties per uur per profiel (weging 20 pnt).
De beoordeling gebeurt aan de hand van volgende formule:
P = P1+P2
P1 =20 * P1l/P1o waarbij:
P1 = het aantal behaalde punten
20 = het aantal toe te kennen punten
P1l = de gemiddelde prijs per uur voor de opgegeven profielen in de inventaris van de laagst geprijsde offerte
P1o = de gemiddelde prijs per uur voor de opgegeven profielen in de inventaris van de onderzochte offerte
P2=20 * P2l/P2o waarbij:
P2 = het aantal behaalde punten
20 = het aantal toe te kennen punten
P2l = de totaalprijs van de opdracht op basis van het totaal van de geraamde prestaties per uur per profiel van de laagst geprijsde offerte
P2o = de totaalprijs van de opdracht op basis van het totaal van de geraamde prestaties per uur per profiel van de onderzochte offerte
Gunningscriterium 2: Kwaliteit van de dienstverlening weging 70 pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van volgende subcriteria:
- Visie en plan van aanpak weging 30 pnt
De inschrijver geeft zijn visie op de opdracht en beschrijft de aanpak en methodieken die hij zal hanteren om de opdracht uit te voeren. De methodologische aanpak wordt verduidelijkt door de omschrijving van concrete stappen en activiteiten;
- Samenwerking weging 20 pnt
De inschrijver geeft zijn visie op de concrete aanpak van samenwerking en de manier van communiceren met de opdrachtgever;
- Kwaliteit van het team: weging 20 pnt
De inschrijver geeft een beschrijving van de volgende profielen binnen zijn bedrijf:
∙ junior consultant
∙ senior consultant
∙ project manager
en geeft in de inventaris ( Deel 3 - bijlage 1) aan welke profielen hij voor deze opdracht zal aanstellen, met een raming van het aantal te presteren uren per profiel.
Hij toont tevens aan in welke mate hij ervaring heeft met opdrachten inzake aanvullende pensioenen en met overheidsopdrachten.
Een inschrijver moet minimaal 45 punten behalen op gunningscriterium 2 –“Kwaliteit van de dienstverlening” om niet te worden uitgesloten.
De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld.
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan.
23. VARIANTEN EN OPTIES
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
24. VERBINTENISTERMIJN
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.
25. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
PLANNING
Aan de inschrijver wordt gevraagd een planning op te maken voor de uitvoering van de opdracht. De planning van de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, wordt na de gunning overlopen met de opdrachtgever en kan eventueel bijgestuurd worden.
Plaats
De opdracht wordt uitgevoerd op volgend adres:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Administratiehuis Renaissance Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
en in de kantoren van de opdrachtnemer.
Nazicht en oplevering
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.
De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
Wanneer de diensten beëindigd worden stelt de dienstverlener de aanbestedende overheid hiervan in kennis via e-mail aan xxxxxxx@xxx.xx en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. De dienstverlener geeft hierbij een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde diensten. In dat geval begint de verificatietermijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.
De hier bedoelde oplevering is definitief.
De opdrachtnemer kan ook tussentijdse oplevering vragen voor deelopdrachten. Per deelopdracht wordt dan een verificatietermijn van dertig dagen voorzien.
26. BORGTOCHT
De borgtocht is van toepassing op deze opdracht, indien de geraamde waarde voor de gehele duur van de opdracht 50.000 EUR of meer bedraagt, excl. btw en/of de uitvoeringstermijn meer dan 45 dagen.
Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder btw.
De borgstelling dient te gebeuren, overeenkomstig de wet en reglementsbepalingen, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht op één van de volgende wijzen:
1. in speciën;
2. in publieke fondsen;
3. onder de vorm van een solidaire borgtochtstelling;
4. via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut en het toezicht op de kredietinstellingen;
5. via een waarborg, toegestaan door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas (xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx)
Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid: Vlaamse Gemeenschapscommissie
Aankoop – t.a.v. Xxx Xxxxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
- wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 00 0000 0000 0000) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas;
- wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
- hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- hetzij het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
- hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden.
De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de uitgevoerde opdrachten zijn opgeleverd.
27. BETALINGSMODALITEITEN
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
De betaling gebeurt op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Financiële dienst
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Facturen kunnen per deelopdracht opgesteld worden, mits hiervoor ook telkens de verificatietermijn van 30 dagen wordt gerespecteerd.
Facturen worden in Pdf-formaat (1 Pdf-bestand per factuur) verstuurd naar xxxxxxxxxx@xxx.xx.
De aanbestedende overheid aanvaardt ook facturen via e-facturatie. Wie hiervan gebruik wenst te maken kan informatie opvragen bij de financiële dienst via een e-mail naar xxxxxxxxxx@xxx.xx.
De inschrijver waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies, kunnen als niet ontvangen beschouwd worden.
De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden.
De factuur wordt opgesteld in euro.
28. GESCHILLEN
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES
1. SITUERING VAN DE OPDRACHT
Met ingang van 1 mei 2018 werd het pensioenlandschap in de overheidssector grondig hervormd. De “Wet Overheidspensioenen” van 30 maart 2018 bevat belangrijke wijzigingen op het vlak van wettelijke en aanvullende pensioenen voor personeelsleden in overheidsdienst:
- Contractuele personeelsleden die na 30 november 2017 vast benoemd worden krijgen vanaf
1 mei 2018 een werknemerspensioen en géén ambtenarenpensioen voor hun contractuele diensttijd.
- De wet bevat enkele maatregelen om de invoering van aanvullende pensioentoezeggingen voor contractuele personeelsleden uit de overheidssector aan te moedigen.
- Nieuwe aanvullende pensioenstelsels voor contractuele personeelsleden uit de overheidssector moeten voortaan - zoals in de privésector - door een verzekeraar of pensioenfonds beheerd worden.
Contractuele personeelsleden binnen de Vlaamse overheid kunnen reeds sinds 2018 rekenen op het Vlaams Pensioenfonds voor hun aanvullend pensioen.
Ook de federale overheid schreef al een overheidsopdracht uit met het oog op de aanduiding van de verzekeringsmaatschappij die zal worden belast met het beheer van het aanvullend pensioenplan van de contractuele personeelsleden van het federaal openbaar ambt.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil op haar beurt de mogelijkheden en modaliteiten onderzoeken voor het invoeren van het aanvullend pensioen voor haar contractuele ambtenaren.
2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De Vlaamse Gemeenschapscommissie schrijft een opdracht uit voor de begeleiding en ondersteuning bij het onderzoeken en uitwerken van verschillende scenario’s inzake de 2de pensioenpijler voor de contractuele personeelsleden, die het beste aansluiten bij de VGC. Hierbij worden de belangrijkste criteria gedefinieerd en wordt ook een vergelijking gemaakt van de bestaande systemen bij andere lokalen overheden.
Ook de begeleiding bij het uitschrijven en gunnen van een opdracht voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt (voorwaardelijk) deel uit van de opdracht.
Dit moet de VGC in staat stellen om een gepaste pensioenregeling te kiezen uit de regelingen die worden aangeboden.
De opdracht bestaat uit een vast en voorwaardelijk deel (artikel 57,§1 Wet Overheidsopdrachten). De sluiting van de opdracht in (vaste & voorwaardelijke) gedeelten slaat op de totaliteit ervan: de ondernemers dienen derhalve een offerte in voor de volledige opdracht (zowel de vaste als de voorwaardelijke gedeelten) en de opdrachtnemer met wie de opdracht wordt gesloten is éénzijdig gebonden voor het geheel.
De aanbesteder zelf is daarentegen enkel gebonden door de vaste gedeelten. Hij is nooit verplicht om de voorwaardelijke gedeelten te bestellen.
VAST GEDEELTE
Het vast gedeelte van de opdracht betreft de begeleiding en ondersteuning bij het onderzoeken en uitwerken van verschillende scenario’s inzake de 2de pensioenpijler voor de contractuele personeelsleden, die het beste aansluiten bij de VGC. Hierbij worden de belangrijkste criteria gedefinieerd en wordt ook een vergelijking gemaakt van de bestaande systemen bij andere overheden en in bestaande raamovereenkomsten (VVSG, Vlaamse overheid, provinciebesturen…).
Dit moet de VGC in staat stellen om een gepaste pensioenregeling te kiezen uit de regelingen die worden aangeboden.
VOORWAARDELIJK GEDEELTE
Het voorwaardelijk gedeelte van de opdracht betreft de begeleiding bij het uitschrijven en gunnen van een opdracht voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Na de uitvoering van het vast gedeelte van deze opdracht zal de aanbestedende overheid op basis van het onderzoek van de verschillende scenario’s, beslissen of er effectief een opdracht zal worden uitgeschreven voor de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Indien hiervoor geopteerd wordt, zal de opdrachtnemer aan wie de totale opdracht (vast en voorwaardelijk gedeelte) werd gegund, uitgenodigd worden om ook het voorwaardelijk deel van de opdracht uit te voeren.
Aspecten die hierbij aan bod zullen komen zijn (niet-limitatief):
- type plan: vaste prestatie of vaste bijdrage
- berekeningsparameters van de bijdrage
- enkel werkgeversbijdrage of ook persoonlijke bijdrage
- rendement(sgarantie)
- waarborgen
- aansluitingsvoorwaarden
- uitbetalingsmodaliteiten
- wijze van financiering
- weerslag op de begroting (personeelsbudgetten)
- impact op responsabiliseringsbijdragen
- scenario’s en advies mbt behoud, afbouw of opbouw van het contractueel kader
- keuze van pensioeninstelling: pensioenfonds of externe groepsverzekering
- betrokkenheid vakorganisaties
- overgangsregeling
- ethische en duurzaamheidscriteria:
Naast de bepaling niet te beleggen in fossiele brandstoffen zou volgende (indicatieve – niet exhaustieve) bindende invulling kunnen gegeven worden aan de ethische en duurzaamheidscriteria voor beleggingen voor een pensioenfonds voor de VGC:
• geen beleggingen in wapens of defensiegerelateerde producten, zoals omschreven in het Vlaams Wapenhandeldecreet;
• geen beleggingen in bedrijven die onvoldoende garanties bieden op het naleven van de regels van Internationale Arbeidsorganisatie;
• geen beleggingen in bedrijven die zich niet houden aan de internationale verdragen inzake de bescherming van het leefmilieu;
• bij voorkeur wel beleggingen in bedrijven of organisaties die een sociale en ecologische meerwaarde realiseren, die inzetten op meer participatie van werknemers, of die werk maken van een eerlijke prijs voor producten voor de producenten (fair trade).
De inschrijver is vrij om ook andere aspecten aan te brengen, die kunnen bijdragen tot een optimale keuze voor een gepaste pensioenregeling voor het aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie).
Deze zullen mee opgenomen worden bij de beoordeling van gunningscriterium 2 ‘kwaliteit van de dienstverlening’.
3. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE
De inschrijver dient zijn offerte op te maken volgens de voorschriften die opgenomen werden in Deel 1
– “13. Vorm en inhoud van de offerte”.
De aan te leveren/gevraagde informatie wordt uitgebreid vermeld in Deel 3 – bijlage 1.
DEEL 3 – BIJLAGEN
Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor begeleiding en ondersteuning bij het onderzoek naar de invoering van een aanvullend pensioen (2de pijler) voor de contractuele personeelsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
- Opdrachtdocument VGC2020/DFBA/Aankoop/AB/10 -
BIJLAGE 1 – OFFERTEFORMULIER
A. Administratieve gegevens
B. Financiële gegevens
C. Technische en functionele gegevens
D. Bij te voegen documenten
BIJLAGE 2 – VOLMACHT VOOR DE ONDERTEKENING VAN OFFERTES
BIJLAGE 3 – VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTW- TARIEF
BIJLAGE 4 – HANDLEIDING VOOR ONDERNEMERS – HOE EEN ELEKTRONISCHE OFFERTE