VERSIE 1.7

VERSIE 1.7

2021

ANTI-OMKOPING EN ANTI- CORRUPTIEBELEID

INLEIDING

Bij Koninklijke Boskalis N.V. en binnen onze dochterondernemingen (samen ‘Boskalis’) zetten we ons in om op integere, eerlijke en rechtvaardige wijze zaken te doen. Wij, dat wil zeggen alle medewerkers van Boskalis over de hele wereld, doen dit in overeenstemming met toepasselijke wetgeving, de Gedragscode van Boskalis en de onderliggende policies.

Boskalis is een verantwoordelijke multinationale onderneming. Ons doel is het creëren en behouden van welvaart en het bevorderen van de energietransitie. Wij spelen een cruciale rol in het in beweging houden van de wereld, zowel op land als op zee. De gebieden waar we de grootste bijdrage kunnen leveren, zowel aan de wereldeconomie als aan duurzame

ontwikkeling, zijn verbonden met ons bedrijf, onze mensen en onze activiteiten. Boskalis tolereert geen enkele vorm van omkoping en corruptie. Boskalis biedt, betaalt, vraagt, en aanvaardt geen steekpenningen, faciliterende betalingen of andere gunsten om ongepaste zakelijke, financiële of persoonlijke voordelen te behalen of te geven.

Het Anti-Omkoping- en Anticorruptiebeleid (het ‘ABC-beleid’) houdt rekening met de belangen van onze verschillende stakeholders. Hiertoe behoren medewerkers, aandeelhouders en financiële instellingen, leveranciers, klanten, overheidsinstanties, onderwijs- en kennisinstellingen, branche- en maatschappelijke verenigingen (inclusief ngo’s) en de gemeenschappen waarin Boskalis actief is.

VOOR WIE GELDT HET ABC-BELEID

Het ABC-beleid geldt voor Boskalis, zijn dochterondernemingen en al zijn medewerkers die wereldwijd werkzaamheden voor Boskalis uitvoeren. Dit omvat de huidige medewerkers en personen die voor Boskalis werken via een arbeidsovereenkomst, als (statutair) directeur, werknemer via een uitzendbureau of als stagiair. Elke verwijzing naar ‘je’ of ‘jou’ in het ABC-beleid verwijst naar personen in deze groep.

ANTI-OMKOPING- EN ANTICORRUPTIEBELEID – CP-000A/1.7/24022021

Integriteit, eerlijkheid en rechtvaardigheid zijn fundamentele onderdelen van de manier waarop we zakendoen, en we promoten dezelfde principes in onze relaties met klanten, leveranciers en andere businesspartners.

WAT ZIJN ONZE ANTI-OMKOPING- EN ANTICORRUPTIEPRINCIPES

Omkoping of corruptie is het aanbieden, betalen, verzoeken om of accepteren van niet-verdiende beloningen van materiële waarde (steekpenningen) of andere gunsten, direct of indirect,

met als doel het behalen of geven van ongepaste zakelijke, financiële of persoonlijke voordelen. In wezen betekent dit dat je iets aan een derde partij geeft om die partij ertoe te bewegen iets te doen dat hij of zij niet mag doen. In het omgekeerde geval is hiervan sprake wanneer een derde partij jou iets geeft om jou ertoe te bewegen iets te doen wat je niet mag doen.

Veel landen en internationale organisaties over de hele wereld hebben anti-omkoping- en anticorruptiewetten uitgevaardigd om corruptie te bestrijden, zoals bijvoorbeeld het OESO-corruptieverdrag, de UK Bribery Act en de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices

Act (‘ABC-wetten’). ABC-wetten zijn over het algemeen zeer vergelijkbaar in die zin dat ze in principe elk gedrag verbieden dat iemand in staat stelt zijn of haar positie te misbruiken voor persoonlijk gewin. Naleving van deze wetten is voor Boskalis van groot belang in alle landen waar wij zakendoen. Schendingen van de ABC-wetten kunnen leiden tot aanzienlijke strafrechtelijke en civielrechtelijke boetes, alsmede tot sancties zoals gevangenisstraffen voor individuen en plaatsing van Boskalis op een zwarte lijst. Klanten verwachten strikte naleving van anti-omkoping- en anticorruptiewetten, waarbij corrupt gedrag kan leiden tot uitsluiting van aanbestedingsprocedures of de beëindiging van contracten.

We hanteren de volgende uitgangspunten (‘de ABC-principes’):

a. Anti-omkoping en anticorruptie

Boskalis houdt zich aan de ABC-wetten en tolereert geen enkele vorm van omkoping en corruptie.

Je mag geen steekpenningen, faciliterende betalingen of andere gunsten, direct dan wel indirect, aanbieden, beloven, betalen, vragen of accepteren om zaken te verkrijgen of te behouden of om enig ander ongepast voordeel te behalen. Elke vorm of beschuldiging van corruptie zal de zakelijke belangen en reputatie van Boskalis schaden.

In het geval dat een overheidsfunctionaris een verzoek indient voor een betaling waarbij jouw persoonlijke veiligheid of de veiligheid van anderen in gevaar wordt gebracht, staat Boskalis je toe een dergelijke betaling te doen op voorwaarde dat je zo snel mogelijk een schriftelijk verslag van het incident indient bij je (directe) manager.

b. Geschenken en gastvrijheid

Het aanbieden van redelijke geschenken en gastvrijheid door of aan klanten en zakenpartners zoals leveranciers of joint venture-partners kan deel uitmaken van de normale zakelijke praktijk als blijk van waardering en is op zichzelf niet onwettig. Overmatige en buitensporige geschenken en gastvrijheid kunnen echter neerkomen op omkoping, als ze worden gebruikt (met de bedoeling) om aan te zetten tot een gunstige behandeling.

Geschenken en gastvrijheid hebben betrekking op alles van materiële waarde, waaronder kortingen, gratis tickets, leningen of garanties, prijzen, reizen, vakanties en/of evenementen.

Je mag alleen kleine zakelijke geschenken en gastvrijheid geven en ontvangen die geen invloed hebben op een zakelijke beslissing en die onder de materiële waardedrempel liggen.

Geschenken of gastvrijheid met een waarde van meer dan € 100,- (of het equivalent daarvan in lokale valuta) worden als materieel beschouwd. Geschenken en gastvrijheid boven de maximale waarde van € 100,- (of het equivalent in lokale valuta) mogen alleen worden verstrekt of geaccepteerd na voorafgaande goedkeuring van jouw (directe) manager.

ANTI-OMKOPING- EN ANTICORRUPTIEBELEID – CP-000A/1.7/24022021

Diners die tijdens de normale gang van zaken worden aangeboden of ontvangen tegen redelijke kosten zijn uitgesloten van deze drempel.

Je dient ook te controleren of het geven of in ontvangst nemen van een geschenk of gastvrijheid is toegestaan onder de toepasselijke wetgeving. In sommige landen liggen de drempelbedragen voor geschenken en gastvrijheid die als onwettig worden gekwalificeerd, onder de drempel

van Boskalis.

Je mag geen geschenken en gastvrijheid aan overheidsfunctionarissen geven zonder de voorafgaande goedkeuring van jouw directe manager. Daarnaast mag je nooit geschenken en gastvrijheid aanbieden aan of aanvaarden van een (rechts)persoon die betrokken is bij een aanbestedingsprocedure waaraan Boskalis deelneemt.

Je mag geschenken en gastvrijheid alleen op vrijwillige basis aanbieden of accepteren. Geschenken en gastvrijheid mogen nooit worden gevraagd of dienen om er iets voor terug te krijgen.

Je mag geen geschenken in geld geven of accepteren (contant geld en/of vouchers).

In sommige landen kan het weigeren van een geschenk en/of gastvrijheid als een belediging worden opgevat. Als de waarde van het geschenk en de gastvrijheid meer dan € 100,- bedraagt (of het equivalent in lokale valuta), bespreek dit dilemma dan met je (directe) manager.

Je dient een volledige en nauwkeurige schriftelijke registratie bij te houden van alle geschenken en gastvrijheid die door jou worden verstrekt en/of aan jou worden gegeven met een waarde van meer dan € 100,- (of het equivalent in lokale valuta), die je op verzoek kunt overleggen.

c. Politieke bijdragen en donaties

Boskalis geeft geen bijdragen of donaties, in geld of in natura, aan politieke partijen, politieke functionarissen of kandidaten voor een openbaar ambt. Je mag geen politieke bijdragen of donaties namens Boskalis doen.

Boskalis kan in geld en in natura charitatieve en gemeenschapsdonaties doen en de maatschappij op vrijwillige basis steun bieden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, daarbij rekening houdend met de geldende openbaarmakingsverplichtingen. Je dient ervoor te zorgen dat dergelijke donaties geen ongepast gedrag belonen of anderszins als corrupt kunnen worden beschouwd.

WAT WORDT ER VAN JE VERWACHT

Naleving van de ABC-wetten is essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering van Boskalis.

Boskalis verwacht daarom dat je elk gedrag vermijdt dat een (potentiële) schending van

het ABC-beleid inhoudt, ongeacht de locatie en de lokale gebruiken van het land waar je werkt en zelfs als je denkt dat dit in het voordeel is van Boskalis.

OMGAAN MET ZAKENPARTNERS

Bij Boskalis zetten we ons in om integer, eerlijk en rechtvaardig zaken te doen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, de ABC-principes en de Gedragscode van Boskalis. We verwachten van onze zakenpartners, zoals joint venture-partners, leveranciers en agenten dat ze hetzelfde doen.

Je dient ervoor te zorgen dat zakenpartners zich niet bezighouden met omkoping of corruptie namens ons of in onze naam.

ANTI-OMKOPING- EN ANTICORRUPTIEBELEID – CP-000A/1.7/24022021

In overeenstemming met het beleid van Boskalis dien je alle zakelijke transacties of betalingen die zijn ontvangen of gedaan door Boskalis op een transparante, nauwkeurige en volledige wijze te registreren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en boekhoudprincipes. Je dient ervoor te zorgen dat de relatie met de zakenpartner is vastgelegd op basis van een schriftelijke overeenkomst die een bepaling over anti-omkoping en anticorruptie bevat.

Je dient ervoor te zorgen dat betalingen aan en van zakenpartners van Boskalis alleen worden gedaan in overeenstemming met het contract en op de overeengekomen bankrekeningen.

Contante betalingen moeten worden vermeden, tenzij er een gerechtvaardigde reden is om contant te betalen.

a. Leveranciers

De belangrijkste principes van dit ABC-beleid zijn ook opgenomen in de Gedragscode voor Leveranciers. Leveranciers zullen hun eigen leveranciers selecteren in overeenstemming met de Gedragscode voor Leveranciers van Boskalis. Je dient ervoor te zorgen dat de Gedragscode voor Leveranciers deel uitmaakt van de contractuele relatie tussen Boskalis en de leverancier.

b. Agenten

In veel landen waar Boskalis actief is, is het onmogelijk activiteiten uit te voeren zonder een lokale partner of sponsor. Lokale contacten kunnen worden onderhouden door een agent, die ook helpt bij de uitvoering van projecten.

Je dient de interne procedure te volgen voor het contracteren en omgaan met agenten. Deze procedure is te vinden in het Financial Control Framework op het Boskalis Intranet (Bokanet).

Voordat je een relatie aangaat met een agent, dien je de Corporate Legal Department te vragen om een antecedentenonderzoek uit te voeren naar de agent om vast te stellen dat deze geen corrupt of ander onethisch gedrag heeft vertoond. Alleen in het geval er geen zogenaamde relevante ‘red flags’ worden gevonden, kan een relatie met deze agent worden aangegaan.

Je dient het verplichte standaardcontract te gebruiken dat in overeenstemming is met

de OESO-richtlijnen om een contract aan te gaan met de agent. Dit standaardcontract bevat in het bijzonder de principes van de Gedragscode van Boskalis. De duur van een contract met een agent is beperkt tot één jaar, tenzij er gerechtvaardigde redenen zijn voor een langere periode. Dit vereist de voorafgaande goedkeuring van het lid van de Raad van Bestuur dat verantwoordelijk is voor jouw divisie. Voorafgaand aan elke verlenging van een contract dient een nieuw antecedentenonderzoek te worden uitgevoerd. Het standaardcontract bevat een ABC-clausule. Wanneer deze clausule niet wordt nageleefd, kan dit leiden tot de beëindiging van het contract met de agent zonder verdere betaling.

Je dient ervoor te zorgen dat de vergoeding voor de door de agent geleverde diensten redelijk en proportioneel is.

VERANTWOORDING EN GOVERNANCE

De eindverantwoordelijkheid voor het ABC-beleid en het management van integriteitsrisico’s ligt bij de Raad van Bestuur.

De naleving van het ABC-beleid wordt gemonitord door het management en de Compliance Officer en door middel van audits die worden uitgevoerd door de externe en interne auditors.

De Raad van Bestuur en de Compliance Officer beoordelen jaarlijks de inhoud van het ABC-beleid.

HOE MELD JE (VERMOEDELIJKE) MISSTANDEN

ANTI-OMKOPING- EN ANTICORRUPTIEBELEID – CP-000A/1.7/24022021

Als je bij Boskalis werkt en van mening bent dat iemand die betrokken is bij de bedrijfsvoering van Boskalis, het ABC-beleid probeert te schenden of heeft geschonden, wordt verwacht dat je dit meldt aan jouw (directe) manager of in overeenstemming met de Speak Up Policy aan de Boskalis Counselor.

WAAR VIND JE HET ABC-BELEID

Het ABC-beleid is beschikbaar op de Boskalis-website (xxx.xxxxxxxx.xxx) en het Boskalis Intranet (Bokanet).

WAAR VIND JE MEER INFORMATIE OVER HET ABC-BELEID

Je ontvangt regelmatig een uitnodiging voor een e-learningprogramma over het ABC-beleid om je uit te leggen en te trainen hoe je het ABC-beleid moet gebruiken. Het volgen van het

e-learningprogramma is verplicht en ondertekening is vereist om een certificaat van voltooiing te verkrijgen.

Als je vragen hebt over het ABC-beleid, kun je altijd contact opnemen met de Compliance Officer (xxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx).

REVISIESTATUS
Revisienummer	1.7
Bijgewerkt op	24 februari 2021
Goedkeuringsstatus	Goedgekeurd
Opgesteld door	Xxxx Xxxxx	Functie: Compliance Officer
Opgesteld door	Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx	Functie: Director Investor Relations & Corporate Communications
	Xxx Xxxx	Functie: Head Business Legal
Goedgekeurd door	Board of Management	Functie: Raad van Bestuur
Volgende beoordelingsdatum	24 februari 2022

ANTI-OMKOPING- EN ANTICORRUPTIEBELEID – CP-000A/1.7/24022021

ALGEMENE DOCUMENTGEGEVENS
Titel van het document	Anti-Omkoping- en Anticorruptiebeleid
Documentnummer	CP-000a
Alle afgedrukte exemplaren van dit document worden beschouwd als ‘ongecontroleerde exemplaren’. Ga naar xxx.xxxxxxxx.xxx of naar Bokanet om de huidige gecontroleerde versie van dit document te vinden. In het geval van een tegenstrijdigheid tussen de Engelse versie van dit document deze vertaalde versie, is de Engelse versie bindend.