Aanvullende voorwaarden ArboDuo

Aanvullende voorwaarden ArboDuo

1. Informatie verstrekken en medewerking verlenen

1.1. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren aan ArboDuo van de in het Opdrachtformulier opgesomde gegevens, binnen de daartoe gestelde termijnen en op de daartoe aangegeven wijze.

1.2. De Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor het tijdig en op de juiste wijze doorgeven van alle wijzigingen van de in artikel 1 lid 1 bedoelde gegevens.

1.3. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan Werknemers, alsmede voor het opleggen van de verplichtingen aan Werknemers.

1.4. De Opdrachtgever verleent ArboDuo toegang tot zijn onderneming en stelt ArboDuo in staat een goed inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering en de arbeidsomstandigheden door inspectie en onderzoek ter plaatse, en door het voeren van gesprekken met Werknemers.

1.5. Indien de overeengekomen Diensten in het bedrijf van de Opdrachtgever plaatsvinden, zal de Opdrachtgever, indien ArboDuo daar tijdig om verzoekt, kosteloos personeel, materiaal en werkruimte ter beschikking stellen.

1.6. Kosten in verband met het vragen van inlichtingen, waaronder begrepen het vragen van inlichtingen bij de curatieve sector en het opvragen van medische dossiers bij de voormalige arbodienst, alsmede kosten verbonden aan door ArboDuo op grond van (wettelijke) regelingen in te schakelen derden, komen, ook indien hierover geen voorafgaand overleg met de Opdrachtgever heeft plaatsgevonden, in ieder geval voor rekening van de Opdrachtgever.

2. Geheimhouding en anonimiteit

2.1. Partijen zijn over en weer verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in het kader van het sluiten van een overeenkomst of het uitvoeren van een overeenkomst verkrijgen of hebben verkregen.

2.2. ArboDuo is verplicht alle medische informatie en informatie van vertrouwelijke of persoonlijke aard, waar zij kennis van neemt, strikt vertrouwelijk te behandelen en zorgvuldig te (doen) bewaren.

2.3. XxxxXxx zal een geheimhoudingsverplichting, zoals beschreven in artikel 2 lid 1 en lid 2, opleggen aan al haar werknemers en aan alle bij de uitvoering van een overeenkomst ingeschakelde derden.

2.4. De verplichting als beschreven in artikel 2 lid 1 geldt niet voor zover Partijen verplicht zijn informatie te verstrekken op grond van de wet, een bindende uitspraak van een rechter of van een ander overheidsorgaan. Voor zover mogelijk zal de openbaarmakende partij echter vóór de openbaarmaking met de andere partij in overleg treden over de vorm, inhoud en wijze van openbaarmaking.

2.5. ArboDuo zal de Opdrachtgever niet mededelen welke Werknemers gebruik hebben gemaakt van een Arbeidsomstandigheden Spreekuur of zich hebben onderworpen aan een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek, noch mededelingen doen dienaangaande die herleidbaar zouden kunnen zijn tot individuele Werknemers. ArboDuo zal slechts in algemene zin de aard van de problemen, die in dit spreekuur aan de orde of uit het onderzoek naar voren zijn gekomen, met de Opdrachtgever bespreken. ArboDuo staat hierbij in voor de volledige anonimiteit van de betrokken individuele Werknemer(s).

2.6. In geval van een aanstellingskeuring bepaalt de te onderzoeken persoon of hij de uitslag van de keuring (als eerste) wenst te vernemen en of er mededelingen aan de Opdrachtgever mogen worden gedaan met betrekking tot de uitslag van de keuring. De Opdrachtgever is ArboDuo de kosten van de

aanstellingskeuring verschuldigd, ongeacht of de Opdrachtgever de uitslag van de keuring al dan niet verneemt.

3. Dossierbeheer en -inzage

3.1. ArboDuo zal van de Werknemers, die zij in het kader van de tussen Partijen gesloten overeenkomst onderzoekt of begeleidt, een (medisch) dossier bijhouden.

3.2. Op de in het medische dossier opgenomen medische en persoonsgegevens is het privacyreglement van ArboDuo van toepassing. Dit reglement ligt ter inzage bij ArboDuo en wordt op verzoek van de Opdrachtgever of van een Werknemer toegezonden.

3.3. Naast XxxxXxx heeft slechts de Werknemer recht op inzage in zijn medische dossier. Zowel de Opdrachtgever als andere derden kunnen slechts inzage in het medische dossier krijgen, indien zij daartoe een schriftelijke, specifiek voor de betreffende situatie verleende, machtiging van de Werknemer overleggen.

4. Uitsluiting Werknemers

4.1. ArboDuo is gerechtigd Werknemers die de normale omgangs- en fatsoensnormen niet in acht nemen, middels schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving aan de Opdrachtgever, met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling, uit te sluiten van dienstverlening, zonder dat deze uitsluiting aanleiding geeft tot aanpassing van de door de Opdrachtgever aan XxxxXxx verschuldigde vergoeding.

4.2. ArboDuo aanvaardt in het in artikel 4 lid 1 omschreven geval geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade, die ten gevolge van de uitsluiting voor de Opdrachtgever dan wel voor de Werknemer ontstaat.

5. Verplichtingen en gevolgen van het opzeggen van een overeenkomst, onder meer overdracht van medische dossiers

5.1. Indien ArboDuo de overeenkomst wenst op te zeggen, zal zij de Opdrachtgever onverwijld middels een aangetekend schrijven op de hoogte stellen. De Opdrachtgever is verplicht zowel de (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte Werknemer(s) ten behoeve van wie ArboDuo tot dan toe de verzuimbegeleiding verzorgde alsmede de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging van de onderneming van de Opdrachtgever, onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen van een opzegging door ArboDuo.

5.2. Indien, na het opzeggen van een overeenkomst door een der Partijen, medische dossiers dienen te worden overgedragen aan een andere arbodienst, dan is hieraan voorafgaand persoonlijke en schriftelijke toestemming van de betrokken Werknemers vereist.

5.3. Indien ArboDuo medische dossiers overdraagt aan een andere arbodienst, is ArboDuo gerechtigd aan de Opdrachtgever de hiermee verband houdende kosten in rekening te brengen.

5.4. In geval van overdracht van medische dossiers aan een andere arbodienst vervalt daarmee iedere aansprakelijkheid van ArboDuo ter zake.

5.5. ArboDuo is gerechtigd pas aan overdracht van medische dossiers mee te werken, nadat alle door de Opdrachtgever aan XxxxXxx verschuldigde bedragen, inclusief de kosten die verband houden met de overdracht, zijn voldaan.

5.6. Indien na opzegging van een overeenkomst geen medische dossiers (kunnen) worden overgedragen, dan is de Opdrachtgever voor het bewaren van de betreffende dossiers aan ArboDuo een redelijke vergoeding verschuldigd, welke vergoeding ArboDuo desgewenst ineens aan de Opdrachtgever in rekening zal brengen.

6 Vergoedingsgrondslag (aantal Werknemers, verzuimpercentage) en verrekening

6.1. Voor zover de aan XxxxXxx verschuldigde vergoeding gebaseerd is op het aantal Werknemers dat bij de Opdrachtgever in dienst is, wordt deze vergoeding in eerste instantie berekend op basis van het aantal Werknemers dat, op het moment dat ArboDuo de overeengekomen Diensten aanvangt, in dienst is bij de Opdrachtgever.

6.2. Aan het begin van ieder kalenderjaar, in ieder geval voor 1 maart, verstrekt de Opdrachtgever een door een accountant gewaarmerkte kopie van de verzamelloonstaat van het voorgaande kalenderjaar. ArboDuo berekent, aan de hand van de gegevens uit voornoemde verzamelloonstaat, de daadwerkelijk verschuldigde vergoeding per kwartaal waarbij telkens wordt gekeken naar het aantal Werknemers dat in dienst was bij de Opdrachtgever op de eerste dag van elk kwartaal. Indien blijkt dat de op deze wijze berekende daadwerkelijk verschuldigde vergoeding met meer dan 5% afwijkt van de totale reeds gefactureerde vergoeding over het betreffende kalenderjaar, dan vindt verrekening plaats met de Opdrachtgever.

6.3. Indien de Opdrachtgever in gebreke blijft ten aanzien van het verstrekken van de verzamelloonstaat, staat het ArboDuo vrij om, na een ingebrekestelling, waarin de Opdrachtgever een begunstigingstermijn van twee weken wordt vergund, bij wijze van boete, het laatst bekende aantal Werknemers te verhogen met een maximum

van 25 %.

6.4. Indien het verzuimpercentage van invloed is op hetgeen de Opdrachtgever aan XxxxXxx verschuldigd is, wordt bij het aangaan van een overeenkomst uitgegaan van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie met betrekking tot het verzuimpercentage over het kalenderjaar, voorafgaand aan het jaar waarin een overeenkomst tot stand komt.

6.5. Indien een overeenkomst stilzwijgend wordt verlengd, zal voor de berekening van de verschuldigde vergoeding voor volgende jaren, telkens worden uitgegaan van het eerste door XxxxXxx, op grond van haar eigen gegevens, vastgestelde verzuimpercentage.

6.6. Het staat XxxxXxx vrij om, in het kader van het bepalen van de aan ArboDuo verschuldigde vergoeding, een onderzoek in te (laten) stellen naar de juistheid van de door de Opdrachtgever verstrekte gegevens. Indien blijkt dat de Opdrachtgever onjuiste of onvolledige gegevens heeft vertrekt, zijn de kosten van het onderzoek voor rekening van de Opdrachtgever en is ArboDuo gerechtigd om met terugwerkende kracht de juiste tarieven en prijzen in rekening te brengen alsmede om een overeenkomst op te zeggen.

6.7. De begeleiding van een werknemer wordt gedurende de eerste twee jaren van de verzuim- periode uitgevoerd. Bij volledige werkhervatting of bij beëindiging van het dienstverband worden de activiteiten beëindigd. ArboDuo kan op verzoek van de Opdrachtgever op basis van losse verrichtingen diensten verlenen aan werknemers die langer dan twee jaar arbeidsongeschikt zijn. Deze dienstverlening is niet opgenomen in het Comfortabel abonnement en zullen separaat gefactureerd worden.

6.8 ArboDuo houdt zich het recht voor bestaande langdurige verzuimgevallen op basis van losseverrichtingen te begeleiden. De activiteiten die voor deze verzuimgevallen uitgevoerd worden, worden apart gefactureerd.

Versie: september 2013