PROCURATIE- EN MANDAATREGELING NOVA CONTRACT

PROCURATIE- EN MANDAATREGELING NOVA CONTRACT

1 november 2023

Inhoudsopgave

1 Definitie procuratie- en mandaatregeling 3

2 Kaders 3

3. Voorwaarden voor uitoefening 4

4 Bevoegdheden bij plaatsvervanging 5

5 Overige bevoegdheden 5

6. Omschrijving procuratiehouders 5

7. Geldigheidsduur en tussentijdse wijzigingen 6

Bijlage: schematische weergave procuraties 7

1. Definitie procuratie- en mandaatregeling

De Stichting Nova Contract is een privaatrechtelijke organisatie. Dit betekent dat de bevoegdheidsverdeling via het privaatrecht wordt geregeld. De Stichting voor Educatie en Beroepsonderwijs (hierna: Nova College) is de bestuurder van de Stichting Nova Contract (hierna: Nova Contract). Dit blijkt uit de statuten van Nova Contract. Het bevoegd gezag van het Nova College wordt gevormd door de stichting die het Nova College in stand houdt. Het college bestuur, te weten het statutair bestuur van het Nova College, voert de taken en bevoegdheden van het bevoegd gezag uit.

De vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt dus uitgeoefend door het college van bestuur van het Nova College.

Het college van bestuur kan haar vertegenwoordigingsbevoegdheid ook toekennen aan anderen (procuratiehouders). Deze regeling bevat heldere kaders, waarbinnen iedere functionaris de toegekende bevoegdheden op de juiste wijze kan uitoefenen en legt de omvang daarvan vast. Deze regeling bevat een weergave van taken en bevoegdheden die functionarissen mogen uitvoeren. Ook is vastgelegd welke functionarissen over een volmacht beschikken om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. Deze volmacht heeft alleen betrekking op het sluiten van overeenkomsten en niet tot het doen van of machtigen tot betalingen.

De procuratie- en mandaatregeling is gepubliceerd op Nova Portal en op de website van het Nova College.

2. Kaders

Naast onderhavige regeling bepalen onder meer het integriteitsbeleid, het inkoopbeleid, administratieve processen, het kwaliteitssysteem ISO 9001, investeringsbegrotingen, opleidingsplannen, functieverantwoordelijkheden, de onderwijsovereenkomst geldende arbeidsvoorwaarden, het cursistenreglement en de klachtenregeling de kaders waar binnen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden kunnen worden uitgevoerd. In de tabel die als bijlage aan deze regeling is toegevoegd, is weergegeven tot welke soort besluiten en verplichtingen de functionaris bevoegd is.

Het college van bestuur heeft als statutair bestuur van het Nova College de volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid, uiteraard binnen de grenzen van de in het bestuursreglement vastgelegde bevoegdheden. Alle bevoegdheden die niet in deze regeling zijn opgenomen blijven voorbehouden aan het college van bestuur.

De geformuleerde volmachten- en mandaten in deze regeling zijn niet onherroepelijk en kunnen op elk moment, indien hiertoe naar het oordeel van het college van bestuur gegronde redenen bestaan, worden ingetrokken. De intrekking of wijziging van een volmacht dient schriftelijk te geschieden. De toekenning van een volmacht tast de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de volmachtgever, het college van bestuur, niet aan.

Het college van bestuur verleent uitsluitend procuratie aan de volgende functionarissen, te weten: de vestigingsdirecteur IJmuiden/Harlingen, de opleidingsmanager Nova Contract Scheepvaart en de directeur bedrijfsvoering.

2.1 Onderscheid in besluiten

De volgende besluiten met rechtsgevolg worden onderscheiden:

1. Besluiten met betrekking tot medewerkers1

2. Besluiten met betrekking tot cursisten

3. Privaatrechtelijke besluiten

4. Overige besluiten

Ad. 1. Besluiten met betrekking tot medewerkers

Deze besluiten betreffen: aanstellen, ontslag, toekennen van reisvergoeding etc.

Ad. 2. Besluiten met betrekking tot cursisten

Deze besluiten betreffen: aangaan van onderwijsovereenkomst, vaststellen van examenresultaten, de uitgifte van waardepapieren zoals diploma’s en certificaten, opstellen en vaststellen van de onderwijsregeling, het nemen van disciplinaire maatregelen etc.

Ad. 3. Privaatrechtelijke besluiten

Deze besluiten hebben vooral betrekking op inkoop. Het inkoopbeleid van Nova College en de administratieve processen van Nova Contract geven sturing bij het nemen van dergelijke besluiten. Om de procuratiehouder en hiermee ook Nova Contract te vrijwaren voor mogelijke aansprakelijkheid is het aanhouden van de grenzen van het inkoopbeleid noodzakelijk. Voor het kunnen aangaan van privaatrechtelijke besluiten, verleent een procuratiehouder goedkeuring om de inkopende afdeling van Nova Contract de gevraagde goederen of diensten volgens het inkoopbeleid van Nova College te laten selecteren en te contracteren. Onder privaatrechtelijke besluiten vallen ook het aangaan van ZZP- constructies.

Ad. 4. Overige besluiten

Deze besluiten betreffen voornamelijk de behandeling en afdoening van klachten.

3. Voorwaarden voor uitoefening

Op basis van de procuraties kan de functionaris in beperkte mate overeenkomsten aangaan of andere rechtshandelingen verrichten. De uitvoering van deze bevoegdheden dient te geschieden binnen de door Nova Contract te gebruiken beleidskaders.

Tenzij anders wordt bepaald, heeft de procuratie en/of mandaat in ieder geval geen betrekking op:

a. het vaststellen van het door de cursist te betalen college-, examen- of cursusgeld als het gaat om mbo-trajecten (met uitzondering van de derde leerweg (OVO));

b. het openen en wijzigen van bank- en girorekeningen ten name van de stichting;

c. het in gebruik geven of nemen van een creditcard ten name van de stichting;

d. het aangaan dan wel verstrekken van geldleningen, het borg stellen van de stichting, het garant stellen van de stichting voor verplichtingen van derden;

e. aan het aangaan van deposito’s en het aankopen van effecten ten laste van de stichting;

1 Onder medewerkers wordt verstaan: medewerkers met wie Nova Contract een arbeidsrechtelijke dienstbetrekking heeft, stagiaires, vrijwilligers e.d.

f. het kwijtschelden van vorderingen en het afboeken dan wel buiten invordering laten van vorderingen;

g. het ten behoeve van de stichting (mede) oprichten van rechtspersonen of vennootschappen, dan wel het deelnemen daarin;

h. het voeren van rechtsgedingen, het voeren van verweer in juridische procedures, het opdragen van geschillen aan scheidslieden, het aangaan van dadingen, het toestemmen in een akkoord, het berusten in rechterlijke beslissingen en beslissingen van scheidslieden;

i. het uitbesteden van juridische zaken aan externen (advocaten, juridisch adviseurs);

x. het verstrekken van opdrachten aan andere accountants dan de accountant van de stichting;

4. Bevoegdheden bij plaatsvervanging

Bij kortdurende afwezigheid van een procuratiehouder worden de toegekende bevoegdheden uitgevoerd door de naast gelegen hogere procuratiehouder. Bij afwezigheid voor langere duur kunnen de bevoegdheden worden waargenomen door een procuratiehouder van gelijk niveau.

Beide leden van het college van bestuur vervangen elkaar bij tijdelijke afwezigheid.

De procuraties zijn alleen van toepassing op medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Voor medewerkers die extern zijn ingehuurd, geldt de bepaling dat de hogere procuratiehouder de bevoegdheden overneemt. Afwijking hiervan is alleen mogelijk met toestemming van het college van bestuur en dient in een volmacht te worden vastgelegd.

5. Overige bevoegdheden

Naast de formele procuraties die op basis van deze regeling worden verleend, kent het college van bestuur specifieke machtigingen aan functionarissen toe. Deze functionarissen vallen niet onder een procuratiehoudercategorie. Om zicht te hebben en te houden, is in de bijlage van deze regeling een tabel ‘overig’ opgenomen. Hierin is opgenomen wie over welke machtiging beschikt en welke functionaris verantwoordelijk is voor het verzorgen van de machtiging. Besluiten over het toekennen van deze machtigingen zijn uitsluitend voorbehouden aan het college van bestuur en worden na

besluitvorming verwerkt in de tabel in de bijlage. Deze tabel kan worden aangepast zonder dat formele vaststelling van de procuratie- en mandaatregeling vereist is.

6. Omschrijving procuratiehouders

Procuratiehouder A: Vestigingsdirecteur IJmuiden/Harlingen

• Is slechts bevoegd Nova Contract te binden betreffende het aangaan en beëindigen van externe contractuele verplichtingen namens Nova Contract tot een maximumbedrag van € 150.000;

• is bevoegd tot het uitgeven van offertes met een belang tot € 150.000,-;

• Is tevens bevoegd als procuratiehouder B

Procuratiehouder B: Opleidingsmanager Nova Contract scheepvaart

• Is slechts bevoegd Nova Contract te binden betreffende het aangaan en beëindigen van externe contractuele verplichtingen namens Nova Contract tot een maximumbedrag van € 30.000;

• is bevoegd tot het uitgeven van offertes met een belang tot € 30.000,-;

Procuratiehouder C: Directeur bedrijfsvoering

• Is slechts bevoegd tot het verhuren van ruimte aan derden in gebouwen van het Nova College en het huren van ruimte van derden – ten behoeve van onderwijs- en onderzoeksactiviteiten, anders dan voor incidenteel gebruik;

• Bevoegdheid betreft een financiële bevoegdheid met een omvang tot €150.000 Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw.

7. Geldigheidsduur en tussentijdse wijzigingen

Dit document wordt iedere vijf jaar geëvalueerd en opnieuw vastgesteld. Tussentijdse bijstelling is te allen tijde mogelijk evenals het corrigeren van kennelijke verschrijvingen en foutieve verwijzingen.

Deze regeling treedt per 1 november 2023 in werking en vervangt de vorige versie van de procuratie- en mandaatregeling Nova College van 6 juli 2022.

Bij onvoorziene omstandigheden beslist het college van bestuur.

Indien het college van bestuur daartoe aanleiding ziet, kan besloten worden om in separate beleidsdocumenten een nieuwe procuratie vast te stellen. Deze wordt dan tussentijds aan de bijlage van de procuratie- en mandaatregeling gevoegd. De gewijzigde bijlage wordt vervolgens op zowel Nova Portal als de website gepubliceerd.

Vastgesteld door college van bestuur d.d. 30 oktober 2023

Bijlage Procuratie- en mandaatregeling Nova Contract

- = geen procuratie voor besluit

✓ = wel procuratie voor besluit

Betreft	Besluit	A	B	C
Besluiten t.a.v. medewerkers Nova Contract	1. Aannemen van personeel voor onbepaalde tijd (ondertekenen arbeidscontracten)	✓	-	-
	2. Aannemen van personeel voor bepaalde tijd (ondertekenen van arbeidscontracten)	✓	-	-
	3. Voordragen kandidaat tot benoeming functie opleidingsmanager Nova Contract Scheepvaart	✓	-	-
	4. Sluiten werk/leerovereenkomst Leraar in opleiding (LIO)	✓	-	-
	5. Opzeggen werk/leerovereenkomst LIO	✓	-	-
	6. Schorsen van personeel	-	-	-
	7. Berispen van personeel	-	-	-
	8. Ontslaan van personeel	-	-	-
	9. Overplaatsen van personeel binnen Nova Contract	✓	-	-
	10. Overplaatsen van personeel buiten Nova Contract	✓	-	-
	11. Herplaatsen van personeel in een functie met lager salaris	✓	-	-
	12. Onthouden van periodiek	✓	-	-
	13. Toekennen van reiskostenvergoeding	✓	✓	-
	14. Toekenning vergoeding andere kosten (ondertekening van declaraties)	✓	✓	-
	15. Voeren van beoordelingsgesprekken inclusief vaststellen van de beoordeling	✓	✓	-
	16. Voeren van resultaat- en ontwikkelingsgesprekken	✓	✓	-
	17. Opdragen tot het volgen van cursussen	✓	✓	-
	18. Toestemming geven voor cursussen	✓	✓	-
	19. Toekenning van vergoeding voor cursussen	✓	✓	-
	20. Toekennen van verlof voor volgen cursussen	✓	✓	-
	21. Verlenen van algemeen verlof	✓	✓	-
	22. Verlenen van bijzonder verlof	✓	✓	-
	23. Opdragen tot het verrichten van overwerk	✓	✓	-
	24. Toestemming geven tot verrichten nevenwerkzaamheden	✓	-	-
	25. Belasten met EHBO	✓	✓	-
	26. Aangaan overeenkomst met stagiair	✓	✓	-
	27. Opzeggen overeenkomst met stagiair	✓	✓	-
	28. Verlengen overeenkomst met stagiair	✓	✓	-

Betreft	Besluit	A	B	C
Besluiten t.a.v. cursisten Nova Contract	1. Aannemen (ondertekenen onderwijsovereenkomst)	✓	✓	-
	2. Schorsen	✓	✓	-
	3. Verwijderen	✓	-	-
	4. Uitgifte waardepapieren	✓	✓	-
	5. Het aangaan van bruikleenovereenkomsten	✓	✓	-
	6. Beëindigen onderwijsovereenkomst	✓	✓	-

Betreft	Besluit	A	B	C
Privaatrechte- lijke besluiten	Aangaan en afsluiten van de model- verwerkersovereenkomsten (model verwerkersovereenkomst leveranciers digitale onderwijsmiddelen en model verwerkersovereenkomst leveranciers producten en diensten)	✓	-	-
	1. Investeringen, uitgaven en contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten) met een belang tot maximaal €150.000.	✓	-	-
	2. Indien de waarde niet is vast te stellen, investeringen, uitgaven en contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten) met een risico tot maximaal de €150.000	✓	-	-
	3. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang tot maximaal €30.000	✓	✓	-
	4. het verhuren van ruimte aan derden in gebouwen van het Nova College en het huren van ruimte van derden – ten behoeve van onderwijs- en onderzoeksactiviteiten, anders dan voor incidenteel gebruik met een omvang tot €150.000;	-	-	✓

Betreft	Besluit	A	B	C
Overige	1. Afhandeling van klachten	✓	✓	-
besluiten	2. Doen van aangifte bij strafbare feiten	✓	✓	-
(zowel t.a.v.	3. Melden als slachtoffer in een strafzaak	✓	✓	-
cursisten als	4. Aansprakelijk stellen in geval van schade op grond van een onrechtmatige daad of een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst	✓	-	-
medewerkers
en derden)

Overig	Onderwerp	Functionaris die gemachtigd is	Functionaris die verantwoordelijk is voor het verzorgen van de machtiging
	e-herkenning	Projectmedewerker Nova Contract Projectleider Nova Contract	college van bestuur