ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING
STAD ANTWERPEN
PATRIMONIUMONDERHOUD
CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK
Luchtbalcomplex - Blok C - Xxxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxxx
PRIJS: 11,50 EUR-DIGITAAL GRATIS
ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING
BESTEK nr. 2010/0346
Raamcontract voor het aanstellen van een gerechtsdeurwaarder voor het verlenen van diensten van juridische aard voor debiteurenbeheer
stad Antwerpen (invorderen van fiscale en niet- fiscale vorderingen)
De kandidatuurstellingen dienen bezorgd voor:
Vrijdag 19 februari 2010 om 10:00u. .
op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx, T 0213.
Dan zal de afgevaardigde schepen of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de offertes.
VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS:
■ wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de kandidatuurstellingen en offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx: tel. (00) 000 00 00
■ wat betreft andere inlichtingen m.b.t. het dossier: xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Tel: 03/000.00.00 of de xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx tel 03/000.00.00 Fax: 03/000.00.00
Onderhandelingsprocedure met bekendmaking 2010/0346 1
HOOFDSTUK 1:
ALGEMENE ADMINSTRATIEVE BEPALINGEN
Artikel 1. Opdrachtgevend bestuur
Het opdrachtgevend bestuur is de stad Antwerpen, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2. Voorwerp van de opdracht
INLEIDING
De opdracht omvat een aanneming van diensten ten behoeve van het bedrijf financiën afdeling debiteurenbeheer: het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder bij nalatige debiteuren voor het invorderen van achterstallige fiscale en niet-fiscale vorderingen zoals o.m. gemeentebelastingen, administratieve geldboeten, facturen, bijhorende kosten en intresten en andere vorderingen.
Voor de inning van gemeentebelastingen en administratieve geldboeten heeft de stadsontvanger (financieel beheerder) een uitvoerbare titel. Verwijzend naar artikel 94 van het gemeentedecreet van 15/7/2005 (BS 31/08/2005), gewijzigd door artikel 62 van het herteldecreet dd. 23/01/2009 (B.S. 04/02/2009) kan de financieel beheerder eisbare, niet- betwiste facturen uitvoerbaar laten verklaren door het college van burgemeester en schepenen en hiervoor een dwangbevel uitvaardigen dat betekend wordt bij gerechtsdeurwaardersexploot.
Een gerechtsdeurwaarder kan gelast worden na het volgen van een interne procedure van debiteurenbeheer OF onmiddellijk als de rechten van de schatkist in gevaar zouden zijn.
De vorderingen of dossiers van debiteuren hebben bij de afdeling debiteurenbeheer binnen de stad Antwerpen al een hele procedure doorlopen vooraleer een dossier wordt overgemaakt aan een gerechtsdeurwaarder.
Debiteurenbeheer bestaat uit verschillende “niveaus” :
* 1e lijns-debiteurenbeheer : - verzenden van factuur, aanslagbiljet, beslissing gemachtigd
ambtenaar, … en bij niet-betaling 1e en/of 2e maning auto- matisch vanuit het systeem
- meestal niet-dossier-gebonden
* 2e lijns-debiteurenbeheer : - medewerkers leggen dossier aan om te kunnen innen
- bv. notificatie, afbetalingsplan, collectieve schuldenregeling, wachter, herverzending, erfgenaam, bewindvoerder, rappel, uitstel van betaling, …
- er wordt gewerkt met TIPs (= Toegepaste Invorderings Procedures) en taken (activiteiten binnen een TIP)
* 3e lijns-debiteurenbeheer : dossier wordt overgemaakt aan een advocatenkantoor voor
minnelijke of gerechtelijke invordering
Bij wijze van illustratie worden hieronder - per specifieke vordering - de opeenvolgende activiteiten beschreven.
BELASTINGEN :
- verzenden aanslagbiljet : deel aangetekend en deel niet aangetekend met mogelijkheid tot bezwaarschrift bij college van burgemeester en schepenen (al dan niet met hoorzitting … eventueel gevolgd door beroepsprocedures tegen uitspraken)
- verzenden aanmaning na de vervaltermijn verhoogd met verwijlintresten
- verzenden aangetekende rappel met waarschuwing dat dossier wordt overgemaakt aan een gerechtsdeurwaarder met kosten voor belastingplichtige
- indien afgewezen bezwaar … aangetekende rappel na afwijzing
- eventueel herverzenden van rappel indien deze niet werd afgehaald
- andere invorderingsactiviteiten : opvolgen afbetalingsplan, aanschrijven erfgenamen, aanschrijven bewindvoerder, derden beslag, notariële notificatie, notificatie bij gerechtelijke verkoop, tijdelijk uitstel van betaling, sociaal beheer of budgetbeheer/budgetbegeleiding bij OCMW, herroepen van en boedelschulden bij collectieve schuldenregeling, …
ADMINISTRATIEVE GELDBOETEN :
- aangetekende kennisgeving van strafbaar feit met mogelijkheid tot aanvraag hoorzitting
- aangetekend verzenden van beslissing sanctionerend ambtenaar met mogelijkheid tot beroep bij Politierechtbank
- bij niet afhalen aangetekende verzending nogmaals herverzenden per gewone post en/of laten betekenen bij de Procureur des Konings indien onbereikbaar
- aangetekende rappel met waarschuwing dat dossier wordt overgemaakt aan een gerechtsdeurwaarder
- andere invorderingsactiviteiten : opvolgen afbetalingsplan, aanschrijven erfgenamen, aanschrijven bewindvoerder, derden beslag, notariële notificatie, notificatie bij gerechtelijke verkoop, tijdelijk uitstel van betaling, sociaal beheer of budgetbeheer/
budgetbegeleiding bij OCMW, herroepen van en boedelschulden bij collectieve schuldenregeling, …
FACTUREN (volgend uit prestaties conform retributiereglementen of wettelijke grond)
- verzenden van factuur met eventuele bijlage met de procedure om schriftelijk bezwaar in te dienen
- verzenden aanmaning 1 verhoogd met verwijlintresten
- verzenden 2e aanmaning verhoogd met administratieve kost en verwijlintresten
- aangetekende rappel voor onbetwiste eisbare facturen met waarschuwing dat dossier wordt overgemaakt aan een gerechtsdeurwaarder (met doorrekening kosten aangetekend schrijven aan debiteur)
- schriftelijke melding dat bezwaar verworpen werd door de facturerende dienst met verzoek tot betalen
- andere invorderingsactiviteiten : opvolgen afbetalingsplan, aanschrijven erfgenamen, aanschrijven bewindvoerder, tijdelijk uitstel van betaling, sociaal beheer of budgetbeheer/budgetbegeleiding bij OCMW, herroepen van en boedelschulden bij collectieve schuldenregeling, …
Visueel kan de procesflow als volgt worden voorgesteld: ZIE VOLGENDE BLADZIJDE
Vordering maken (belasting / adm.geldboete / factuur)
Verzenden document
Ged. of géén ontvangst
Bezwaarschrift of beroepsprocedure (betwisting)
Ontvangst 🡪 saldo 0
1e aanmaning voor saldo
+ verwijlintrest
negatief
positief
Ged. of géén ontvangst
Onwaarde
“ten onrechte”
- creditnota
T
2e aanmaning voor saldo
EINDE
I + verwijlintrest + adm.kost
Ged. of géén ontvangst
S
P
Té kleine bedragen
ANDERE TIPS
DEURWAARDER
INMORAstelling
DWANGBEVEL
Onwaarde wegens oninbaar
EINDE
Ontvangst 🡪 saldo 0
Roerende uitvoering (+ UBOG)
Niet-geïnd 🡪 naar Stad
VOORWERP
Concreet omvat deze opdracht het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder voor de (dwang)uitvoering van boven vermelde fiscale en niet-fiscale vorderingen nadat de verschillende boven vermelde fasen door de dienst debiteurenbeheer werden doorlopen.
1. De uitvoering heeft betrekking op de volgende vorderingen:
- Vorderingen (hoofdsom en kosten) waarvoor de stadsontvanger (financieel beheerder) een uitvoerbare titel heeft (bijvoorbeeld belastingen, heffingen en administratieve geldboeten)
- Uitvoerbaar verklaarde niet-fiscale schuldvorderingen waarvoor artikel 94 lid 2 Gemeentedecreet van toepassing is (onbetwiste en opeisbare niet fiscale schuldvorderingen).
- Niet-fiscale schuldvorderingen waarvoor de stadsontvanger (financieel beheerder) zelf geen uitvoerbare titel heeft, maar die uitvoerbaar zijn geworden na betekening van een vonnis.
- Een combinatie van boven vermelde vorderingen.
- Fiscale en niet-fiscale vorderingen waarvan de uitvoering in het buitenland moet gebeuren.
2. met de volgende uitvoeringsmodaliteiten:
Alle mogelijke acties en wettelijk voorziene procedures in het kader van het fiscale en niet fiscale executierecht met betrekking tot de invorderingen zoals vermeld in punt 1 van het voorwerp zoals bv.
- Inmora stelling (binnen- en buitenland)
- Inmora stelling + dwangbevel
- Dwangbevel
- Doorgave uitvoering aan andere confrater buiten rechtsgebied
- Verjaringsstuitend dwangbevel
- Dwangbevel in toepassing van artikel 94, lid 2 Gemeentedecreet.
- Roerend beslag (bewarend of uitvoerend) en roerende verkoop
- Beslag onder derden (op bankrekening, huur, tegoeden,…)
- Beslag op kassagelden
- Aanstellen sekwester
- Derdenbeslag (beslag bij een derde)
- Uitvoerend beslag op onroerend goed (UBOG) (dwz. betekening bevel bij debiteur + beslag + overschrijving op hypotheekkantoor)
-Uitvoering in het buitenland, al dan niet via exequaturprocedure of Europese executoriale titel (EET).
- betekening en uitvoering inzake financiële hoofdelijkheid
Voor wat betreft de invordering en uitvoering in het buitenland houdt de opdrachtgever zich uitdrukkelijk het recht voor om deze vorderingen rechtstreeks over te maken aan een buitenlands incassobureau / gerechtsdeurwaarder/ advocaat.
Ter informatie wordt hieronder het aantal dossiers/vorderingen opgegeven dat gedurende de voorbije twee jaren op jaarbasis werden doorgegeven aan een gerechtsdeurwaarder:
2008: 2.300 dossiers
2009 (toestand op 10/11/09): 2.700 dossiers
Deze gegevens worden enkel ten titel van inlichting gegeven en zijn dus op geen enkel vlak bindend en/of tegenstelbaar. De opgegeven hoeveelheden kunnen jaarlijks sterk schommelen, zowel in minder als in meer.
De dienstverlener zal in geen geval aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal dossiers.
VOORBEHOUD UITBREIDING VOORWERP
Het gemeentedecreet legt een nauwe samenwerking op tussen enerzijds stad en OCMW en anderzijds tussen de stad en al haar dochters (zo wordt o.m. voorzien in het voeren van een geconsolideerde boekhouding stad-OCMW-alle dochters tegen 2015). Het stadsbestuur houdt zich dan ook het recht voor om in een later stadium en eventueel met het oog op een centraal debiteurenbeheer het voorwerp van de vordering uit te breiden tot de vorderingen van het OCMW, alle IVA’s, (Intern Verzelfstandigde Agentschappen) XXX’x (Extern Verzelfstandigde Agentschappen), onafhankelijke diensten, stedelijke VZW’s en andere dochters.
Het stadsbestuur is echter niet verplicht gebruik te maken van dit voorbehoud. De dienstverlener zal in voorkomend geval geen aanspraak kunnen maken op enige schadevergoeding of winstderving.
Artikel 3. Wetgeving
Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van:
• de wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten (BS 22.01.1994) en latere wijzigingen;
• het koninklijk besluit van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (BS 26.01.1996) en latere wijzigingen;
• het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS 18.10.1996) en latere wijzigingen.
• Het Koninklijk Besluit van 30 november 1976 tot vaststelling van het tarief voor akten van gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken en van het tarief van sommige toelagen, aangevuld met alle wijzigingen en latere aanvullingen.
• De Economische Herstelwet van 27/03/2009 aangaande de minnelijke schuldinvorderingen
; B.S.07/04/2009.
Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan in onderhavig bestek wordt afgeweken: borgtocht (zie artikel 9 van dit bestek)
Zie artikel 5 laatste lid 2° van de bijlage bij KB 26/09/1996: geen borgtocht vereist voor de aanneming van diensten in de zin van de categorië 21 van bijlage 2 van de wet (diensten van juridische aard)
Artikel 4. Gunningswijze – Verloop van de procedure
De opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure, in toepassing van artikel 17 § 3, 4° van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten.
Deze gunning is vrijgesteld van Europese publicatie
In toepassing van bijlage 2 van de wet van 24 december 1993 en omzendbrief van 2 december 1997 is deze gunning m.b.t. juridische dienstverlening vrijgesteld van Europese publicatie.
Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht, overeenkomstig artikel 18 van voornoemde wet, af te zien van de gunning van de opdracht of de procedure te herbeginnen desnoods op een andere manier.
De procedure tot gunning van de raamovereenkomst bestaat uit de volgende fasen: 1. Kandidatuurstelling:
De ingediende kandidatuurstellingen worden onderzocht op het vlak van regelmatigheid en
selectiecriteria (verder uitgewerkt in artikel 6). Xxxxxxxx vijf kandidaten die aan de selectiecriteria voldoen en die een regelmatige kandidatuurstelling hebben ingediend, worden uitgenodigd om een offerte in te dienen (artikel 7).
2. Offerte:
De regelmatige offertes zullen daarna inhoudelijk worden onderzocht aan de hand van de gunningscriteria (verder uitgewerkt in artikel 8) De opdrachtgever heeft de intentie om met maximaal drie inschrijvers die de beste offerte hebben ingediend te onderhandelen.
3. Onderhandelingen:
Nadat de onderhandelingen zijn afgesloten, zullen de definitieve versies van de offertes worden getoetst aan de gunningscriteria. De opdrachtgever gunt de opdracht aan de
inschrijver die het best scoort op basis van de in dit bestek vermelde gunningscriteria (verder uitgewerkt in artikel 8).
De raamovereenkomst wordt gegund aan 2 gerechtsdeurwaarders, behoudens indien er . na onderhandelingen . geen gelijkwaardige offertes worden ingediend.
In dat geval wordt de raamovereenkomst gegund aan de inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend en zal de raamovereenkomst slechts aan één gerechtsdeurwaarder gegund worden.
Tijdens de duurtijd van het contract zal de dienstverlener afzonderlijke deelopdrachten (dossiers) ontvangen, op afroep, van het opdrachtgevend bestuur.
Indien de raamovereenkomst aan 2 gerechtsdeurwaarders gegund wordt, wordt elke deelopdracht toegewezen aan die gerechtsdeurwaarder die het meest geschikt lijkt, gelet op de aard van de opdracht.
De opdrachtgever zal hierbij wel een evenwichtige verdeling van de deelopdrachten nastreven.
FASE 1: ALGEMENE OPROEP TOT KANDIDATEN
Artikel 5. Kandidatuurstelling
Wijze van indiening: vormvereisten
De kandidatuurstelling en de vereiste bijlagen moeten in het Nederlands zijn opgesteld.
Voor het opmaken van de kandidatuurstelling maakt de kandidaat gebruik van de bij de oproep gevoegde formulieren.
Alle documenten worden door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de kandidatuurstelling is ondertekend door een gemachtigde, moet bij de kandidatuurstelling een document worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de kandidaat.
De kandidatuurstelling wordt in 3 exemplaren ingediend (1 origineel en 2 duplicaten).
De kandidatuurstelling wordt per aangetekende brief of per xxxx (met ontvangstbewijs) aan het bestuur gericht /bezorgd, op volgend adres :
Het college van burgemeester en schepenen
p/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Xxxxx Xxxxx 0
0000 Xxxxxxxxx
De kandidatuurstelling wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt:
- “raamcontract voor het aanstellen van een gerechtsdeurwaarder voor het verlenen van diensten van juridische aard voor debiteurenbeheer 2010/0346”
- de uiterste datum voor de indiening van de kandidatuurstellingen (zoals vermeld op de eerste pagina van dit bestek)titelpagina)
Vereiste bijlagen bij de kandidatuurstelling
- formulier voor kandidatuurstelling
- documenten inzake selectiecriteria (cfr. Artikel 6)
- indien de kandidatuurstelling wordt ondertekend door een gevolmachtigde, de nodige documenten waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de kandidaat.
Artikel 6. Selectiecriteria en uitsluitingsgronden
Op deze opdracht kan worden ingeschreven door gerechtsdeurwaarders die gedurende minstens 3 jaar ingeschreven zijn bij de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders. Er kan ook ingeschreven worden onder de vorm van of namens een associatie van gerechtsdeurwaarders; in dat geval moet 1 gerechtsdeurwaarder opgegeven worden als verantwoordelijke, die gedurende minstens 3 jaar ingeschreven is bij Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders. De kandidaat dient een bewijs van inschrijving bij de nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders te voegen.
De inschrijvingen zullen beoordeeld worden aan de hand van de volgende kwalitatieve selectiecriteria :
- ervaring en deskundigheid met betrekking tot de materie(s) vermeld in artikel 2,
- ervaring en opleiding van de inschrijver en van eventuele andere gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen.
- de mate waarin de continuïteit van dienstverlening kan gegarandeerd worden.
Bij de inschrijving dienen de volgende documenten te worden toegevoegd om het bestuur in de mogelijkheid te stellen deze selectiecriteria te beoordelen:
- een lijst van referenties waaruit een grondige ervaring en deskundigheid blijkt met betrekking tot de materie(s) vermeld in artikel 2 van zowel de inschrijver als andere gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen.
- een curriculum vitae van de inschrijver en van eventuele andere gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen;
Indien de inschrijver verwijst naar curricula vitae van andere gerechtsdeurwaarders, moeten bij de inschrijving verklaringen van deze deurwaarders gevoegd worden, waarin zij zich ertoe verbinden de dienstverlener bij te zullen staan indien de opdracht aan hem/haar gegund wordt.
- indien de inschrijver een beroep zal doen op andere gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen, een engagementsverklaring vanwege de
inschrijver dat, indien één van deze gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, eenzelfde kwaliteitsniveau zal gegarandeerd blijven bij de behandeling van de dossiers, bijvoorbeeld door deze te vervangen door even ervaren en capabele deurwaarders.
- indien door een associatie wordt ingeschreven, een engagementsverklaring vanwege de associatie dat, indien één van de vennoten of gerechtsdeurwaarders die de dossiers zal behandelen de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, eenzelfde kwaliteitsniveau zal gegarandeerd blijven bij de behandeling van de dossiers, bijvoorbeeld door deze te vervangen door even ervaren en capabele gerechtsdeurwaarders.
- de nodige bewijzen waaruit blijkt dat continuïteit in de dienstverlening kan gegarandeerd worden gedurende de duur van de opdracht.
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 69 van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.
De inschrijver wordt eraan herinnerd dat voor een offerte van meer dan 5.000 euro het niet bij de offerte voegen van het in artikel 69 bis paragraaf 1 van het K.B. dd. 25 maart 1999 vereiste attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, dat zijn toestand t.o.v. deze dienst aangeeft, de nietigheid van de offerte voor gevolg kan hebben. Het originele attest (geen fotokopie) voorzien van de droogstempel van de RSZ dient voorgelegd (aangifte tot en met het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van de opening der offertes).
Behalve deze wettelijke uitsluitingsgronden wordt bijkomend opgelegd dat de inschrijver geen achterstallige niet-betwiste vorderingen mag hebben ten aanzien van de Stad Antwerpen.
Op het einde van deze fase worden maximum vijf kandidaten geselecteerd om een offerte in te dienen.
FASE 2: DE OFFERTE
Artikel 7. De offerte
Vormvereiste:
De offerte en de vereiste bijlagen moeten in het Nederlands zijn opgesteld.
Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren.
De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de documenten zijn ondertekend door een gemachtigde, moet bij de offerte een document
worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver.
De offerte wordt in 3 exemplaren ingediend (1 origineel en 2 duplicaten).
De offertes moeten, binnen de termijn zoals opgegeven in de aanvraag tot het indienen van een offerte uitgaande van het opdrachtgevend bestuur, aangetekend of per bode (met ontvangstmelding) worden bezorgd aan:
Het college van burgemeester en schepenen
p/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Xxxxx Xxxxx 0
0000 Xxxxxxxxx
De offerte wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt:
- “raamcontract voor het aanstellen van een gerechtsdeurwaarder voor het verlenen van diensten van juridische aard voor debiteurenbeheer 2010/0346”
- de uiterste datum voor de indiening van de offerte
Vereiste bijlagen bij de offerte
- offerteformulier
- documenten inzake gunningscriteria (zie artikel 8)
- indien de offerte wordt ondertekend door een gevolmachtigde, de nodige documenten waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver.
Vrije varianten
Zijn niet toegelaten.
Artikel 8. Gunningscriteria
De regelmatige offertes zullen inhoudelijk worden onderzocht aan de hand van onderstaande gunningscriteria. De opdrachtgever heeft de intentie om met maximaal drie inschrijvers die de beste offerte hebben ingediend te onderhandelen.
De gunning geschiedt aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte heeft neergelegd. Bij de beoordeling van de economisch voordeligste regelmatige offerte zal de opdrachtgever de volgende gunningscriteria hanteren (op een totaal van 100 punten):
(1) Wettelijke tarieven in combinatie met een kostenbesparende werkwijze
40 punten
De dienstverlener zal enkel de wettelijke tarieven toepassen zoals die zijn voorzien in het Koninklijk Besluit van 30 november 1976 tot vaststelling van het tarief voor akten van gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken daarbij rekening gehouden met relevante wetswijzigingen zoals o.m. de economische herstelwet van 27/03/2009 aangaande de minnelijke invordering (BS 07/04/09).
Ongeacht de wettelijk vastgelegde tarieven dient de inschrijver het bewijs te leveren van het toepassen van een efficiënte, doordachte kostenbesparende werkwijze.
Deze werkwijze dient te worden aangetoond d.m.v. een gedetailleerd plan van aanpak
waarbij minstens de volgende punten aan bod komen:
(1) maximale toepassing van de invorderingsmogelijkheden rekening houdend met
- verhouding tussen het bedrag van de vordering versus de kost deurwaarder.
- al dan niet te verwachten recuperatie van de vordering
- resultaten uit vorige dossiers (solvabiliteitsdatabase)
(2) specifieke werkwijze bij : - minder of niet solvabele debiteuren
- debiteuren die (tijdelijk) spoorloos of onvindbaar zijn.
(3) Maximale informatieverstrekking aan de opdrachtgever
- welke informatie (bv. Controles, opzoekingen, ingewonnen informatie,…) al dan niet kosteloos is.
-wijze van opzoekingen en tijdstip van nazichten dossier.
(4) een minimale kost voor de opdrachtgever (bv. Toepassen van
minder kostelijke drukkingsmiddelen, dossiers bundelen,…) tegenover gerecupereerde kosten en vordering.
(2) Performantie van het informaticasysteem om dossiers digitaal te kunnen doorgeven en opvolgen (30 punten)
Een beschrijving van het materieel en de technische uitrusting (inzonderheid van een gedetailleerde omschrijving van de ICT omgeving) waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten met aandacht voor :
- on line dossieropvolgingssysteem en consultatie
- chronologisch opvolgsysteem met ondernomen acties
- graad van automatisering
- gebruiksvriendelijkheid
- mogelijkheid van samenvoegen dossiers :
🡪 een eerder dossier dat reeds werd overgemaakt en waarvoor de gerechtsdeurwaarder reeds stappen ondernomen heeft
🡪 samenvoegen van verschillende schulden van eenzelfde debiteur (bv. schulden uit niet-verworpen nalatenschap en persoonlijke schulden, schulden van zaak op naam en privé-schulden, …)
🡪 ouder en minderjarig kind
🡪 enz …
- beveiligde omgeving voorzien van paswoorden
- informatie kunnen doorgeven in dossier met data- en commentaarvelden
- …
Garantie dat de basissoftware reeds één jaar actief is en nog minimaal één jaar hetzelfde blijft. Eventueel opgave van de huidige benutting van de capaciteit (% benutting van de systemen + aantal dossiers).
Minimaal dienen de volgende technische vereisten te zijn vervuld. Technische vereisten ICT
Dossiers kunnen digitaal worden doorgegeven . In digitale vorm gebeurt dit met volgende bestandstypes : xls, doc, pdf, rpt en jpeg. Deze bestanden moeten op een FTP-server kunnen geplaatst worden bij de gerechtsdeurwaarder. Deze server moet beveiligd zijn met een uniek wachtwoord ter bescherming van de privacy van de gegevens.
Besturingssysteem moet windows zijn (momenteel windows-XP … onze programma’s zijn niet compatibel met andere besturingssystemen)
(3)Uniforme en transparante werkwijze 30 punten
Een gedetailleerde beschrijving van de verschillende toegepaste invorderingsprocedures met bijzonder oog voor :
- beschrijving opstart, verloop en beëindiging dossier
- beschrijving opvolgingsysteem voor afbetalingen
- beschrijving opvolging van tijdelijk uitstel van uitvoering (bv uitstel betaling, vakantie, spoorloos, …)
- verwerking vragen aan en antwoorden van opdrachtgever
- verwerking inkomende betalingen door debiteur
- eindverslag bij niet-inning kosten en/of hoofdsommen
- opgave van tijdsbestek
🡪 capaciteit en snelheid verwerking dossiers (met onderscheid tussen “gewoon” en “spoedeisend”)
🡪 opgave van maximale verwerkingstermijn bij elektronische ontvangst dossiers
🡪 opgave maximale aanvaardbare “back logs” bij binnenkomend post
🡪 opgave van manier van adresverificatie/opzoeking
De stad Antwerpen zal een inschrijver die minder dan 30% van de maximumscore behaalt op een specifiek gunningscriterium uitsluiten aangezien dit betekent dat de offerte op één van de essentiële aspecten van de opdracht dermate laag scoort dat de uitvoering op basis van die offerte niet mogelijk is.
FASE 3: ONDERHANDELINGEN:
De opdrachtgever heeft de intentie om – nadat de regelmatige offertes inhoudelijk werden onderzocht aan de hand van de gunningscriteria – met maximaal drie inschrijvers die de beste offerte hebben ingediend te onderhandelen.
Nadat de onderhandelingen zijn afgesloten, zullen de definitieve versies van de offertes worden getoetst aan de gunningscriteria. De opdrachtgever gunt de opdracht aan de inschrijver die het best scoort op basis van de in dit bestek vermelde gunningscriteria.
De raamovereenkomst wordt gegund aan 2 gerechtsdeurwaarders, behoudens indien er . na onderhandelingen . geen gelijkwaardige offertes worden ingediend.
In dat geval wordt de raamovereenkomst gegund aan de inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend en zal de raamovereenkomst slechts aan één gerechtsdeurwaarder gegund worden.
Artikel 9. Borgtocht
Er wordt geen borgtocht geëist.(zie artikel 3).
Artikel 10. Gestanddoeningstermijn
De inschrijvers blijven door hun offerte, eventueel aangepast na onderhandeling, gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de uiterste inschrijvingsdatum voor het neerleggen van de offerte.
HOOFDSTUK 2 UITVOERINGSREGELS
Artikel 11. Duurtijd
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een looptijd van vier jaar. Na het verstrijken van een termijn van één jaar, heeft elke partij het recht, zonder enige motivering en zonder enige schadevergoeding, om de overeenkomst op eender welk moment te beëindigen per aangetekend schrijven, mits inachtneming van een opzeggingstermijn van 6 maanden.
Na het beëindigen van de overeenkomst zal de dienstverlener alle lopende dossiers verder behandelen totdat deze dossiers volledig gefinaliseerd zijn, tenzij het opdrachtgevend bestuur anders beslist.
Voortijdige beëindiging van de overeenkomst
Indien de dienstverlener tijdens de looptijd van de hem toevertrouwde dossiers zijn werkzaamheden als gerechtsdeurwaarder zou stopzetten of door onvoorziene omstandigheden zijn opdracht niet verder zou kunnen uitoefenen, zal hij hiervan onmiddellijk het opdrachtgevend bestuur op de hoogte brengen en wordt de overeenkomst beëindigd met een opzeggingstermijn van 6 maanden. Met betrekking tot de dossiers die nog in behandeling zijn en de door het bestuur nog verschuldigde bedragen zullen partijen een onderling akkoord uitwerken.
Indien de opzeggingstermijn van 6 maanden niet kan nageleefd worden door omstandigheden te wijten aan de dienstverlener of in het geval de overeenkomst tijdens het eerste jaar na gunning opgezegd wordt door de dienstverlener, heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om alle schade die zij hierdoor zou oplopen, te compenseren met de kostenstaat van de dienstverlener of deze schade anderszins terug te vorderen van de dienstverlener.
Artikel 12. Geen exclusiviteit
Deze opdracht verleent de inschrijver geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van de opdrachten zoals omschreven in dit bestek.
Artikel 13. Rapportering
(1) Xxxxxxx rapportering:
Minstens één keer in de zes maanden worden verslagen van de dienstverlener ontvangen aangaande de evolutie van dossiers die niet volledig werden afgehandeld.
Deze verslagen bevatten de volgende info:
- overzicht van de in behandeling zijnde dossiers (dossiernr.) xxxxxx dan 4 maanden
- stand van xxxxx in elk dossier
- overzicht van de betalingen
- inschattingskansen dossier
- eventuele commentaar van de dienstverlener (2) Resultaatrapportering (management informatie)
Om de 3 maanden wordt van de dienstverlener een statistisch overzicht ontvangen per kalenderjaar van doorgave met vermelding van
AANTALLEN
- het aantal doorgegeven dossiers
- het aantal dossiers dat ‘volledig’ werd ontvangen
- het aantal dossiers dat nog lopende is (openstaand)
- het aantal dossiers zonder kosten voor de opdrachtgever
- het aantal dossiers met niet-gerecupereerde deurwaarderskosten voor de opdracht- gever
- het aantal dossiers dat wachtende is (staking procedure)
- het aantal dossiers met afbetalingsplan (lopend en afgesloten)
- het aantal dossiers met 🡪 inmorastelling
🡪 dwangbevel
🡪 roerend beslag / verkoop
- het aantal dossiers volledig geïnd (in totaal)
- het aantal dossiers geïnd na 🡪 inmorastelling
🡪 dwangbevel
🡪 roerend beslag / verkoop
🡪 rest (na andere procedures)
- het aantal dossiers verjaringstuitend
- het aantal dossiers met toepassing art 94 gemeentedecreet
- het aantal UBOG-dossiers (uitvoerend beslag op onroerend goed)
- het aantal dossiers met PV van niet-bevinding
BEDRAGEN
- het totaal bedrag van alle dossiers met opdeling in hoofdsom en kosten
- het totaal bedrag (met opdeling van hoofdsom en kosten) van :
🡪 UBOG-dossiers
🡪 verjaringstuitende dwangbevelen
- de totale ontvangst (afgesloten en niet afgesloten dossiers) met opdeling hoofdsom, verwijlintresten en kosten
- de totale ontvangst voor volledig afgesloten dossiers
- het totaal ontvangen na 🡪 inmorastelling
🡪 dwangbevel
🡪 roerend beslag / verkoop
🡪 rest (na andere procedures)
- totaal bedrag openstaand saldo (excl verwijlintresten) met opdeling hoofdsom en kosten van lopende dossiers
- totaal bedrag niet-gerecupereerde deurwaarderskosten + totaal bedrag gerecupereerde deurwaarderskosten
- totaal bedrag voor afgesloten dossiers met PV van niet-bevinding
PERCENTAGES
- het % bedrag geïnd / bedrag doorgegeven
- het % bedrag openstaand / bedrag doorgegeven
- het % bedrag niet-gerecupereerde kosten / bedrag doorgegeven
- het % bedrag niet-gerecupereerde kosten / totaal ontvangen
- het % aantal geïnde dossiers / doorgegeven aantal dossiers
- het % aantal inmorastellingen / aantal doorgegeven dossiers
- het % aantal dwangbevelen / aantal doorgegeven dossiers
- het % aantal beslagleggingen / aantal doorgegeven dossiers
- het % niet-geïnde dossiers / geïnde dossiers
Artikel 14. Betaling
De dienstverlener maakt wekelijks drie soorten dossiers over aan de opdrachtgever :
1. de door de dienstverlener geïnde dossiers (zonder openstaande kosten)
2. afgesloten, niet- of gedeeltelijk geïnde dossiers op verzoek van opdrachtgever
3. afgesloten, niet- of gedeeltelijk geïnde dossiers waarvoor :
🡪 de roerende invorderingsmogelijkheden uitgeput zijn
🡪 er meer (bijkomende) kosten gegenereerd worden dan opbrengsten
🡪 een collectieve schuldenregeling werd ingediend
🡪 een faillissement of vereffening werd ingediend
🡪 de debiteur overleden is
🡪 een bezwaar of beroep (laattijdig) werd ingediend
🡪 een UBOG procedure werd opgestart
Voor geïnde dossiers zijn er géén verdere kosten verschuldigd door de opdrachtgever.
Voor niet- of gedeeltelijk geïnde dossiers worden volgende stukken bij het dossier gevoegd :
- de inmorastelling, het verjarend stuitend dwangbevel, het derdebeslag, het betekende dwangbevel
- andere uitvoeringsdocumenten van roerend beslag en/of verkoop
- een uitvoerige motivering van ondernomen stappen
- een gemotiveerde kostenstaat met vermelding van het nog te betalen bedrag
- een detailstaat van ontvangen gelden met opdeling hoofdsom, verwijlintresten en kosten
De opdrachtgever verwerkt de kostennota’s van de dienstverlener en bezorgt de dienstverlener maandelijks een totaal overzicht van de aangerekende niet gerecupereerde kosten waarvoor de dienstverlener één factuur dient te maken met vermelding van de opgegeven referentie.
De facturen moeten – in tweevoud - rechtstreeks worden overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijfseenheid Financiën, afdeling debiteurenbeheer, Xxxxx Xxxxx 0 xx 0000 Xxxxxxxxx.
Een betaling door de opdrachtgever vindt plaats telkens binnen de 50 kalenderdagen vanaf de datum van de factuur.
De dienstverlener zorgt voor een maandelijkse doorstorting van gelden die – na aftrek van zijn kosten – worden ontvangen maar toekomen aan de opdrachtgever zonder dat het dossier is afgesloten.
Indien een dossier dient overgemaakt te worden aan een confrater, blijft de dienstverlener verantwoordelijk voor de invordering van het dossier. De door de confrater gemaakte niet recupereerbare kosten dienen doorgerekend te worden aan de stad Antwerpen. Deze laatste zal de kosten verifiëren en opnemen in de maandelijkse kostenstaat. De betaling gebeurt aan de dienstverlener die deze op zijn/haar beurt doorstort aan de confrater.
Artikel 15. Continuïteit van dienstverlening
15.1.
De dienstverlener dient te allen tijde de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren, ook in geval van afwezigheid van de dienstverlener (ziekte, vakantie…).
15.2.
Indien de dienstverlener zulke continuïteit niet kan verzekeren, heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om de dienstverlener per aangetekend schrijven in gebreke te stellen. De dienstverlener beschikt dan over een periode van 14 dagen om opnieuw de dienstverlening te verzekeren, bij gebreke waaraan het opdrachtgevend bestuur het recht heeft de overeenkomst met onmiddellijke ingang te verbreken, zonder verdere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke toestemming. In zulk geval heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om alle schade die zij hierdoor zou oplopen, te compenseren met de kostenstaat van de dienstverlener of deze schade anderszins terug te vorderen van de dienstverlener.
15.3.
Indien de dienstverlener een beroep doet op andere gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen en één van deze gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, zal de dienstverlener eenzelfde kwaliteitsniveau blijven garanderen bij de behandeling van de dossiers.
15.4.
Indien een associatie optreedt als dienstverlener en één van de vennoten of gerechtsdeurwaarders(-stagiairs) die de dossiers zal behandelen de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, zal de dienstverlener eenzelfde kwaliteitsniveau blijven garanderen bij de behandeling van de dossiers.
Artikel 16. Verhindering
Indien de dienstverlener wettelijk/deontologisch verhinderd zou zijn om een bepaald dossier te behandelen dient hij het opdrachtgevend bestuur hiervan onmiddellijk in kennis te stellen. Het dossier zal teruggestuurd worden, zonder aanrekening van kosten.
Artikel 17. controle en toezicht
De opvolging en de uitvoering van deze overeenkomst berust bij het bedrijf Financiën/Debiteurenbeheer, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
Verantwoordelijke leidinggevende ambtenaren: Xxxxxxxx Xxxxxxxx (bestuurscoördinator debiteurenbeheer) en Xxxxxxx Xxxxxx (juridisch adviseur debiteurenbeheer).
Vanaf de bestelling van de opdracht moet de dienstverlener aan de door de opdrachtgever aangeduide personeelsleden van de opdrachtgever of van een door de opdrachtgever aangesteld audit-of bedrijfsrevisorenbureau, te allen tijde de mogelijkheid bieden om toezicht en controle uit te oefenen op de uitvoering van de opdrachten en om documenten aan te vragen.
De diensten die het voorwerp uitmaken van de opdracht worden gedurende de ganse duur van het contract continu aan controles onderworpen en opgevolgd teneinde vast te stellen of de uitvoering ervan beantwoordt aan de voorschriften van het bestek en aan de offerte.
De leidende ambtenaren zullen op frequente basis de dagdagelijkse werkzaamheden opvolgen.
Artikel 18. Rechtskeuze en bevoegde rechtbanken
In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.
Antwerpen, 1 februari 2010
Xxxx Xxx Xxxxxxxx Afdelingschef
Stad Antwerpen Patrimoniumonderhoud
KANDIDATUURSTELLLING PO/2010/0346
Kandidatuurstelling voor het verlenen van diensten van juridische aard ten behoeve van debiteurenbeheer: Raamcontract voor het aanstellen van een gerechtsdeurwaarder voor het invorderen van fiscale en niet-fiscale vorderingen
IDENTITEIT EN ALGEMENE INLICHTINGEN
1. Naam :
Volledig adres :
Telefoonnummer(s) :
Faxnummer :
Inschrijvingsnummer R.S.Z. :
2. Indien opgericht als associatie :
a. Aard van de associatie :
b. Datum van haar stichting :
c. Naam, voornamen, titel of hoedanigheid van de persoon die gemachtigd is, afzonderlijk of gezamenlijk (aan te duiden), de associatie te verbinden1.
d. Naam, voornamen, titel of hoedanigheid van de persoon die optreedt als verantwoordelijke in de zin van artikel 6 1e lid van het bestek.
1 Bij deze kandidatuurstelling een afschrift voegen van de statuten van de associatie en van hun eventuele wijzigingen, met aanduiding van de datum van verschijnen van deze documenten in het Belgisch Staatsblad.
Bij deze kandidatuurstelling worden eveneens gevoegd :
1) Documenten inzake selectiecriteria (cfr. Artikel 6).
2) Indien de kandidatuurstelling wordt ondertekend door een gevolmachtigde, de nodige documenten waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de kandidaat.
De ondergetekende(n)
• Verzekert (verzekeren) dat deze inlichtingen oprecht en waar zijn;
• Verbindt (verbinden) er zich toe elke belangrijke wijziging, die er later zou komen in de gegeven inlichtingen van dit formulier, onmiddellijk mede te delen.
Te ………………………………,op ………………………..
De kandidaat of zijn gemachtigde (naam en handtekening)
OFFERTEFORMULIER
bestek nr. 2010/0346
Ik ondergetekende (naam, voornaam), .......................................................................................................................
wonende te. ......................................................................................................... straat, nr..............................
(of indien het een associatie betreft)
De ondergetekende associatie, ...................................................................................... ............................................
nationaliteit: .................................................................................................................. ............................................
hebbende haar maatschappelijke zetel te............................................................. straat, nr..............................
vertegenwoordigd door: (naam, voornaam en titel), ..................................................... ............................................
Met als verantwoordelijke in de zin van art. 8, 1° lid van het bestek (naam, voornamen, titel of hoedanigheid) :
......................................................................................................................................
verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2010/0346 de diensten uit te voeren.
Ondergetekende verbindt/verbinden zich ertoe om voor de verloning van deze diensten enkel toepassing te maken van de wettelijke tarieven conform KB 30/11/76 betreffende het tarief voor akten van gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken en het tarief van sommige toelagen, aangevuld met alle wijzigingen en latere aanvullingen, in combinatie met een kostenbesparende werkwijze zoals wordt beschreven in de bundel die als bijlage bij dit formulier wordt gevoegd.
Rekeningnummer : .......................................................................................................
RSZ-inschrijvingsnummer:. ..........................................................................................
Wij , ondergetekenden ............…………………………………………………, verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemd bestek. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek.
Gedaan te.....................................................op ....................200 ................
De inschrijver(s) of gevolmachtigden, ............ ........................... ................
(handtekeningen)
Tel. nr.:
Fax. Nr.: Contactpersoon: E-mail:
Inlichtingen betreffende de inschrijver