Algemene Voorwaarden van de Stichting Digitale Overheid.

Algemene Voorwaarden van de Stichting Digitale Overheid.

Artikel 1: Begripsbepalingen, algemene bepalingen

1.1 Stichting Digitale Overheid: de Stichting is gevestigd op de Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000XX Xxxxxxxxxx. Postadres: Xxxxxxx 0000, 0000XX Xxxxxxxxxx. Tel: 00-0000 0000. E-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx. Website: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx. KvK: 58748016, BTWnr: NL8531.64.678.B01.

1.2 Evenement: een evenement wat wordt georganiseerd door de Stichting.

1.3 Deelnemer: een deelnemer die zich individueel heeft aangemeld voor een Evenement van de Stichting.

1.4 Deelnemende Instelling: Het is tevens mogelijk dat een (overheids)instelling zich als rechtspersoon aanmeldt voor een Evenement met een nader te bepalen aantal medewerkers. Hiertoe dient een aparte overeenkomst te worden opgesteld. Op een dergelijke overeenkomst zijn deze Algemene Voorwaarden van toepassing.

1.5 Partner: een derde partij die zich op basis van een aparte overeenkomst met de Stichting aansluit bij een Evenement. Van een Partner wordt gesproken wanneer de partij in kwestie zich op andere wijze aan een Evenement verbindt dan met het oogmerk om medewerkers op reguliere wijze te laten deelnemen aan het Evenement.

1.6 Op alle evenementen van de Stichting zijn deze algemene voorwaarden van toepassing, waaronder, maar niet uitsluitend, de Dag van de Digitale Overheid en de Driedaagse Digitale Intelligentie, welke is gepubliceerd op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

1.7 Deze Algemene Voorwaarden zijn ten alle tijden in de zien op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx. Op verzoek wordt een kopie zo spoedig mogelijk kosteloos toegezonden.

Bepalingen over deelname aan evenementen van de Stichting.

Artikel 2: Overeenkomst met een Deelnemer, Deelnemende Instelling of Partner

2.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment van aanvaarding van het aanbod door de Deelnemer en het voldoen aan de daarbij gestelde voorwaarden.

2.2 Indien de Deelnemer het aanbod langs elektronische weg heeft aanvaard, bevestigt de Organisatie onverwijld langs elektronische weg de ontvangst van de aanvaarding van het aanbod. Zolang de ontvangst van deze aanvaarding niet is bevestigd, kan de deelnemer de overeenkomst ontbinden. Na bevestiging is de overeenkomst tot stand gekomen.

2.3 Indien de overeenkomst elektronisch tot stand komt, treft de Organisatie passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de elektronische overdracht van data en zorgt voor een veilige webomgeving.

2.4 Evenementen van de Stichting Digitale Overheid zijn bedoeld voor medewerkers van overheidsorganisaties en/of semi-overheidsorganisaties, tenzij expliciet anders is vermeld. Wanneer een persoon zich aanmeldt voor een Evenement, gaat de Organisatie ervan uit dat de persoon deelneemt als vertegenwoordiger van de overheidsinstelling waarbij hij of zij aangeeft werkzaam te zijn. De Overeenkomst komt dan ook tot stand tussen de Organisatie en de instelling waarbij de Deelnemer werkzaam is. Wanneer blijkt dat een Deelnemer niet gerechtigd was om de instelling te vertegenwoordigen en de Overeenkomst aan te gaan namens de instelling, is de Deelnemer hoofdelijk aansprakelijk voor verbintenissen die voortvloeien uit de Overeenkomst.

2.5 Een Overeenkomst met een Deelnemende Instelling of Partner komt alleen tot stand wanneer schriftelijk (per brief of e-mail) een aanbod is gedaan door de Stichting en dit aanbod schriftelijk (wederom per brief of e-mail) is aanvaard door de Deelnemende Instelling of Partner.

2.6 De Stichting kan een algemeen aanbod doen voor Partners of Deelnemende Instellingen, wat in beginsel door iedereen aanvaard zou kunnen worden, bijvoorbeeld door een intekenlijst of inschrijvingsformulier te plaatsen op de website. Het kan zijn dat aanvaarding van zo’n aanbod en voldoen aan de gestelde voorwaarden direct een Overeenkomst tot stand doet komen, maar alleen wanneer dat expliciet is vermeld in het aanbod.

Artikel 3: Kosten voor deelname aan Evenementen, kosten voor Partnerships

3.1 De prijs voor deelname is vermeld op de website en in het aanmeldingsformulier van het Evenement. De Stichting heeft de mogelijkheid om tijdelijke aanbiedingen te doen, waardoor de prijs voor deelname op enig moment af kan wijken van wat eerder werd vermeld op de website en in het aanmeldingsformulier van het Evenement. Eerder afgesloten overeenkomsten worden hierdoor niet beïnvloed. De aanbieding die door de Deelnemer is aanvaard, is leidend.

3.2 Evenementen van de Stichting Digitale Overheid zijn bedoeld voor medewerkers van (semi-) overheidsinstellingen. Voor medewerkers van commerciële en/of niet-gouvernementele instellingen geldt doorgaans een afwijkend tarief, welke is vermeld op de website van het Evenement en in het aanmeldingsformulier.

3.3 Prijzen gelden in Euro's, en zijn exclusief BTW vermeld. De Stichting rekent 21% BTW op de kosten.

3.4 Bij niet op komen dagen op de dag van het Evenement, of slechts gedeeltelijke deelname, om wat voor reden dan ook, vindt geen restitutie plaats. Annulering van de Overeenkomst kan alleen op de wijzen beschreven in artikel 5.

Artikel 4: Betalingscondities voor Deelnemers, Deelnemende Instellingen en Partners

4.1 De factuur wordt verzonden naar het door de Deelnemer, Deelnemende Instelling of Partner opgegeven factuuradres en/of e-mailadres, hetgeen overigens de eigen betalingsverplichting van de partij jegens de Stichting onverlet laat.

4.2 De Deelnemer, Deelnemende Instelling of Partner is zelf verantwoordelijk voor het correct invullen of doorgeven van de gegevens voor facturering. Bij achteraf opgegeven wijzigingen in deze gegevens zal de organisatie administratiekosten in rekening brengen á €25,00 exclusief BTW.

4.3 De Deelnemer, Deelnemende Instelling of Partner heeft de plicht om onjuistheden in verstrekte of vermelde betaalgegevens onverwijld aan de Stichting te melden. Als de deelnemer binnen vijf werkdagen na inschrijving bij de Stichting aangeeft dat bij aanmelding verkeerde of onvolledige gegevens voor facturatie zijn ingevuld, zal het bepaalde in artikel 4.2 niet in werking treden.

4.4 Betaling dient te geschieden binnen dertig dagen netto na factuurdatum, doch uiterlijk twee weken voor aanvang van het Evenement. Vanaf twee weken voor de datum van het Evenement geldt na inschrijving graag per omgaande betaling. Voor alle inschrijvingen geldt in principe: geen toegang tot het Evenement bij openstaande betaling.

4.5 Indien een Partner niet binnen de termijn voor facturatie betaalt, en ook niet binnen één kalendermaand na het Evenement, dan is de Stichting gerechtigd het overeengekomen bedrag te verhogen met 10%. Hiertoe zal de Stichting een aanvullende factuur sturen naar het door de Partner opgegeven adres.

4.6 Het bepaalde in artikelen 4.4 en 4.5 geldt alleen in geval van tijdige verzending van de factuur door de Stichting naar de Deelnemer, en de artikelen zullen niet in werking treden indien de redelijkheid zich daartegen verzet.

Artikel 5: Annuleren, indeplaatsstelling

5.1 Na inschrijving is het voor de Deelnemer mogelijk om kosteloos te annuleren tot twee kalendermaanden voor aanvang van het Evenement. Een voorbeeld: wanneer het Evenement plaatsvindt op 15 april, kan de Deelnemer tot 15 februari van datzelfde jaar kosteloos annuleren. Na deze periode, maar tot drie weken voor aanvang van het Evenement, kan een Deelnemer de deelname nog wel annuleren, maar wordt een bedrag van 40% van de prijs van deelname in rekening gebracht. Hiervoor wordt als uitgangspunt genomen het tarief dat gold voor de deelname in kwestie. Binnen drie weken voor aanvang is annuleren niet meer mogelijk.

5.2 Annuleren kan uitsluitend schriftelijk (per e-mail naar xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx of xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx of per post).

5.3 Een Deelnemer kan, wanneer hij of zij onverhoopt verhinderd is, zich laten vervangen door een collega. Deze wijziging moet telefonisch ofwel per e-mail worden doorgegeven, uiterlijk één dag voor aanvang het Evenement. Indeplaatsstelling kan niet per post worden doorgegeven.

5.4 Een Partner of Deelnemende Instelling is verbonden aan een Evenement op basis van een Overeenkomst die specifiek is opgesteld voor dat doel. Een dergelijke Overeenkomst kan niet meer eenzijdig worden geannuleerd tenzij dat specifiek is vermeld in de Overeenkomst, of beide partijen in goed overleg besluiten de Overeenkomst te beëindigen.

Artikel 6: Programmawijziging, afgelasting, wijziging datum

6.1 Programmawijzigingen vinden uitsluitend plaats door overmacht en/of ziekte van de sprekers.

6.2 De Organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde de datum en de locatie voor een Evenement te wijzigen, of het Evenement niet door te laten gaan of te staken, al of niet veroorzaakt door overmacht zoals bedoeld in Art 6.75 BW. In die gevallen kan de Deelnemer geen aanspraak doen gelden op vergoeding van enigerlei schade.

6.3 Indien de datum van het evenement wordt verplaatst – al of niet veroorzaakt door overmacht – is de organisatie verplicht het Evenement binnen twaalf kalendermaanden in vrijwel gelijke vorm te organiseren.

6.4 Indien de datum van het Evenement wordt verplaatst, blijven alle inschrijvingen geldig. In dit geval kan een Deelnemer tot één kalendermaand na bekendmaking van de nieuwe datum, uitsluitend schriftelijk of per

e-mail, annuleren. Annulering brengt in dit geval géén kosten met zich mee. Na deze periode treedt de gebruikelijke annuleringsprocedure van artikel 5.1 en 5.2 opnieuw in werking. Natuurlijk kan een Deelnemer zich laten vervangen door een collega, op de wijze aangegeven in artikel 5.3 van deze Voorwaarden.

6.5 Indien doorgang van het Evenement niet op reguliere wijze mogelijk is in verband met door de overheid opgelegde maatregelen omtrent de coronaviruspandemie, of een vergelijkbare situatie, dan kan de Organisatie besluiten het Evenement door te laten gaan als online conferentie, om zo de veiligheid van de deelnemers, exposanten en andere betrokkenen te waarborgen, maar wel de waarde te bieden die het Evenement voorstaat.

6.6 Wanneer de Stichting is genoodzaakt het gehele Evenement te annuleren zonder zicht op verplaatsing naar een later tijdstip, worden de kosten voor Deelname vergoed.

Artikel 7: Aansprakelijkheid

7.1 De Stichting Digitale Overheid is niet aansprakelijk voor schade, uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan zaken of personen veroorzaakt door of in verband met Deelname aan een Evenement van de Stichting. Ook is de Stichting niet aansprakelijk voor diefstal of verlies van goederen tijdens deelname aan een Evenement.

Artikel 8: Persoonlijke gegevens, privacy

8.1 Bij de aanmelding dient de Deelnemer persoonlijke gegevens in te vullen. De Stichting zal deze gegevens niet doorspelen naar derden, met uitzondering van Partners die zijn betrokken bij de Dag van de Digitale Overheid, maar alleen voor zover dat ten behoeve van het Evenement wenselijk is.

8.2 Het staat de Stichting vrij om foto’s te maken tijdens het evenement. Deze foto’s kunnen worden gebruikt als marketinginstrument bij latere evenementen die worden georganiseerd door de Stichting. Wanneer een bezoeker zich aanmeldt voor deelname aan het Evenement, dan geeft hij of zij toestemming voor dit gebruik van de foto’s. De bezoeker zal geen aanspraak maken op portretrechten voor deze foto’s.

8.3 Gegevens verzameld tijdens het aanmeldingsproces, en foto’s gemaakt tijdens het Evenement, worden door de Stichting in principe voor altijd bewaard. De gegevens worden gewaard met als doel toekomstige activiteiten van de Stichting onder de aandacht te brengen. Foto’s worden gebruikt ter aankleding van uitingen van de Stichting, waaronder, maar niet beperkt tot, websites van de Stichting, e-mails, brochures, en drukwerk.

8.4 Indien een deelnemer wenst dat zijn of haar gegevens worden verwijderd, dan kan hij of zij daartoe per e- mail een verzoek indienen. De Stichting streeft ernaar om de gegevens binnen twee maanden te verwijderen uit haar bestanden.

Artikel 9: Toepasselijk recht en bevoegde rechter

9.1 Op alle aanbiedingen, overeenkomsten en verbintenissen, waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

9.2 Alle geschillen, voortvloeiende uit of verband houdende met een aanbieding, opdracht, overeenkomst of verbintenis waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn, zullen in eerste aanleg uitsluitend worden beslecht door de absoluut bevoegde rechter in Maastricht.

Artikel 10: Overige

10.1In alle gevallen, waarin de Overeenkomst en deze van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist de Stichting.