ALGEMENE VOORWAARDEN VAN HOLLAND TRAININGSGROEP Bartoklaan 11 3533 JA Utrecht
ALGEMENE VOORWAARDEN VAN HOLLAND TRAININGSGROEP
Xxxxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxxx
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 30227366
Artikel 1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
A. Opdrachtnemer: de organisatie waarmee de opdrachtgever een overeenkomst sluit, met de handelsnaam Outing Holland V.O.F., Holland INcompany of Holland Trainingsgroep.
B. Activiteiten: alle activiteiten, diensten, programma’s en bijeenkomsten welke door opdrachtnemer worden georganiseerd voor of verleend aan haar opdrachtgevers, deelnemer(s) of leveranciers.
C. Opdrachtgever: alle bedrijven & organisaties en participanten, die gebruik maken van activiteiten van de opdrachtnemer.
D. Deelnemer(s): iedereen die actief en passief deelneemt aan een door opdrachtnemer georganiseerde activiteit.
E. Leverancier: iedereen, niet zijnde opdrachtgever, die samenwerkt met of voor opdrachtnemer of die goederen, diensten, of andere op geld waardeerbare prestaties aan opdrachtnemer levert.
F. De directie: zij die als directeuren van opdrachtnemer staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 30227366.
G. Wederpartij: zowel opdrachtgever, deelnemer(s) als leverancier.
Artikel 2 Toepasselijkheid van deze voorwaarden
Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding en iedere overeenkomst tussen opdrachtnemer en een wederpartij waarop opdrachtnemer deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden door partijen niet uitdrukkelijk is afgeweken.
Artikel 3 Offertes en bevestigingen
1. Na een eventueel oriënterend gesprek wordt door opdrachtnemer – aan de hand van de wensen en/of doelstellingen van de opdrachtgever c.q. deelnemer – ten hoogste twee programma-voorstellen opgemaakt, en deze worden als offerte naar de klant verzonden.
2. De in offertes en bevestigingen vermelde prijzen zijn exclusief wettelijk in rekening te brengen omzetbelasting, tenzij anders aangegeven.
Artikel 4 Totstandkoming van de overeenkomst
1. Aanmelding, bevestiging en/of deelname – eventueel middels een derde partij – voor/aan een door opdrachtnemer georganiseerde activiteit gebeurt digitaal, telefonisch of schriftelijk. Indien de wederpartij zichzelf of een ander heeft aangemeld, volgt een digitale of een schriftelijke bevestiging van definitieve deelname. Na schriftelijke, digitale ondertekening of mondelinge akkoordverklaring van de bevestiging zijn deze algemene voorwaarden van toepassing.
2. Voordat een overeenkomst definitief wordt gesloten, wordt de tekst van deze algemene voorwaarden aan de wederpartij beschikbaar gesteld. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is zal – voordat de overeenkomst wordt gesloten – worden aangegeven dat de algemene voorwaarden van opdrachtnemer op haar website gepubliceerd staan.
Artikel 5 Wetenschap van risico
1. Opdrachtgever x.x. xxxxxxxxx, die de bevestiging van de overeenkomst heeft ondertekend (of mondeling heeft bevestigd) verklaart kennis te hebben genomen van de eventuele moeilijkheidsgraad, zwaarte en/of risico's van de activiteiten waaraan de deelnemers gaan deelnemen, alle relevante medische en/of conditionele bijzonderheden van alle deelnemers voor wie deze overeenkomst is afgesloten aan opdrachtnemer te hebben gemeld, en de deelnemers wat betreft de gezondheid en conditie in staat te achten aan de activiteiten deel te nemen zonder daarbij zichzelf of anderen in gevaar te brengen.
2. Deelnemen aan een door opdrachtnemer georganiseerde activiteit geschiedt te allen tijde op eigen risico. Eventuele relevante medische en/of conditionele bijzonderheden van de deelnemer(s) voor wie deze overeenkomst is afgesloten, dienen aan opdrachtnemer te zijn gemeld. Met het ondertekenen van deze overeenkomst stelt de opdrachtgever dat de deelnemer(s), wat betreft gezondheid en conditie, in staat zijn aan de activiteit(en) deel te nemen zonder daarbij zichzelf of anderen geestelijk en of fysiek in gevaar te brengen.
3. Het nuttigen van alcoholhoudende dranken is voorafgaande en/of tijdens een activiteit verboden. Indien opdrachtgevers en/of deelnemers toch alcohol willen nuttigen voorafgaande aan en/of tijdens de activiteit dan zal dit in overleg met opdrachtnemer gebeuren.
Artikel 6 Reis- en ongevallenverzekering
Indien actieve werkvormen ingezet worden geldt dat; voor eenieder die zich tijdig heeft ingeschreven en deelneemt aan door opdrachtnemer georganiseerde activiteit wordt door opdrachtnemer een reis- en ongevallenverzekering afgesloten. Hiertoe dient een deelnemerslijst met namen van de deelnemers – uiterlijk vijf dagen voor aanvang van de activiteit – in het bezit te zijn van opdrachtnemer.
Artikel 7 Verplichtingen van leveranciers
1. Leveranciers verplichten zich tot geheimhouding van alle relevante informatie, waaronder begrepen bedrijfsgegevens, inlogcodes, financiële gegevens, technische gegevens en klantgegevens waarover zij in het kader van deelname aan een activiteit van opdrachtnemer de beschikking hebben gekregen. Leveranciers die zich hier niet aan houden, riskeren een boete van € 6.000,00 per overtreding. Indien nodig zal de leverancier verplicht worden een verwerkersovereenkomst met ons af te sluiten.
2. Leveranciers die in samenwerking met en/of in opdracht van opdrachtnemer één of meerdere activiteiten verzorgen, dienen zelf een passende en geldende bedrijfsaansprakelijkheids- verzekering te hebben en deze desgevraagd te overleggen aan opdrachtnemer voor de door hun te verzorgen activiteit(en) op het moment dat deze activiteit(en) plaatsvinden. Deze aansprakelijkheidsverzekering dient alle relevante
aansprakelijkheidsrisico’s te dekken. Indien geen aansprakelijkheidsverzekering kan worden overlegd kan de directie van opdrachtnemer besluiten de samenwerking te weigeren of op te zeggen. Eventuele hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de leverancier.
Artikel 8 Wijziging en/of verlenging van de overeenkomst
1. De directie mag de overeenkomst c.q. bevestiging wijzigen wegens gewichtige, de wederpartij terstond meegedeelde, omstandigheden.
2. De directie mag tot vijf dagen voor de aanvang van de activiteit de prijs hiervan verhogen in verband met wijzigingen in de vervoerkosten met inbegrip van brandstofkosten, de verschuldigde heffingen en de toepasselijke wisselkoersen.
3. Bij meerjarige overeenkomsten kan de directie – jaarlijks per 1 januari – de in de overeenkomst gehanteerde tarieven indexeren. De opdrachtgever wordt minimaal 1 maand voorafgaand aan de indexering per e-mail hierover geïnformeerd.
Artikel 9 Volmachten
1. Enkel en alleen de directie – hetzij persoonlijk, hetzij bij schriftelijke volmacht aan één van de medewerkers van opdrachtnemer – is bevoegd om in een overeenkomst bedingen op te nemen die afwijken van deze algemene voorwaarden.
2. Betreffende de volmacht van de wederpartij, wordt verondersteld dat degene, die namens de wederpartij optreedt, daartoe door de wederpartij gemachtigd is.
Artikel 10 Schade
Kosten voortkomend uit de schade en/of vernielingen aangericht door een wederpartij zullen op de dader(s) worden verhaald wanneer is komen vast te staan dat deze de schade heeft (hebben) veroorzaakt. Als het verhalen van de schade niet (volledig) mogelijk is dan zullen deze kosten worden verhaald op de organisatie voor welke de dader(s) werkzaam is (zijn) ten tijde waarin de schade is toegebracht.
Artikel 11 Begeleiding
1. De deelnemers van de groep die een activiteit met opdrachtnemer zijn overeengekomen, zijn verplicht gedurende het gehele programma de aanwijzingen van de (bege-)leiding (van zowel opdrachtnemer als door opdrachtnemer ingehuurde leveranciers) op te volgen als deze aanwijzingen noodzakelijk zijn om een goede en veilige voortgang van de activiteit te kunnen waarborgen.
2. Als tijdens de activiteit blijkt dat een deelnemer fysieke of psychische gebreken vertoont, zich aan wangedrag schuldig maakt of op andere wijze hinder of overlast oplevert of kan opleveren, kan de deelnemer van verdere deelname worden uitgesloten.
Artikel 12 Betaling, rente en incassokosten
1. Xxxxxxxx dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum – tenzij anders is overeengekomen – door middel van overschrijving van het verschuldigde bedrag naar het bankrekening ten name van Holland Trainingsgroep te Utrecht.
2. Opdrachtnemer is gerechtigd aan de opdrachtgever c.q. deelnemer een voorschot van het totaalbedrag, dat in de bevestiging wordt vermeld, te vragen. Het voorschot zal overeenkomen met 50% van het totaalbedrag. Het voorschot dient te worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum, en dient in ieder geval voor aanvang van de activiteit op de bankrekening van Holland Trainingsgroep te zijn binnengekomen.
3. Bij betaling van een voorschot van het totaalbedrag wordt, in geval van annulering genoemd in artikel 13, het eventueel te veel betaalde bedrag binnen 30 dagen door opdrachtnemer teruggestort.
4. Na het verstrijken van 14 dagen na de factuurdatum is de opdrachtgever x.x. xxxxxxxxx in verzuim; de opdrachtgever is vanaf het moment van verzuim over het opeisbare bedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd.
5. Bij in gebreke blijven m.b.t. tijdige betaling zoals vermeld in lid 4, wordt de opdrachtgever c.q. deelnemer gehouden tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten gelijk aan 15% van het gevorderde, tenzij dit bedrag onbillijk is.
6. Variabele kosten, zoals extra catering, extra activiteiten, consumpties e.d. welke gebruikt worden tijdens alle activiteiten worden – tenzij anders overeengekomen – achteraf aan de opdrachtgever c.q. deelnemer doorberekend.
Artikel 13 Annulering
1. Tegen de kosten van annulering kan bij opdrachtnemer tegen betaling een groepsannuleringsverzekering afgesloten worden. Zodoende is opdrachtgever c.q. deelnemer verzekerd voor geldige redenen van annuleren welke veroorzaakt worden door onzekere gebeurtenissen (voorwaarden volgens verzekeraar).
2. Annulering dient te allen tijde schriftelijk (bij voorkeur aangete- kend) of per email te geschieden. Bij schriftelijke annulering wordt datum poststempel gehanteerd voor de berekening van de annuleringstermijn. Digitale annulering middels email volstaat pas als opdrachtnemer een bevestiging van deze mail heeft teruggestuurd. In geval van annulering per email wordt de beantwoordingsdatum van de email door opdrachtnemer gehanteerd voor de berekening van de annuleringstermijn.
3. Indien een overeenkomst wordt geannuleerd, zijn voor iedere opdrachtgever c.q. deelnemer naast eventueel verschuldigde reserveringskosten tevens annuleringskosten verschuldigd. Bij annulering van deelname aan een door opdrachtnemer georganiseerde activiteit zal opdrachtnemer de volgende kosten in rekening brengen:
a. bij annulering tot 2 maanden (56 dagen) vóór de overeenge- komen aanvangsdatum van de activiteit: 30% van het totaal bevestigde bedrag;
b. bij annulering vanaf 2 maanden (56ste dag inclusief) tot 1 maand (28 dagen) vóór de overeengekomen aanvangsdatum van de activiteit: 50% van het totaal bevestigde bedrag;
c. bij annulering vanaf 1 maand (28ste dag inclusief) tot 2 weken (14 dagen) vóór de overeengekomen aanvangsdatum van de activiteit: 75% van het totaal bevestigde bedrag;
d. bij annulering vanaf 2 weken (14de dag inclusief) tot 48 uur voor de overeengekomen aanvangsdatum van de activiteit: 90% van het totaal bevestigde bedrag;
e. bij annulering binnen 48 uur voor de aanvangsdatum of later; het volledige bevestigde bedrag.
4. Mochten de werkelijke kosten van de zijde van opdrachtnemer ten gevolge van de annulering van de in dit artikel lid 4 genoemde annuleringskosten overstijgen, dan kunnen evenzeer de meerkosten in rekening gebracht worden. Zonder volledig te kunnen zijn, vallen hier onder andere de kosten van extra ingezette werkvormen, instrumenten en methoden onder, alsmede locatie specifieke kosten en de inzet van specifieke apparatuur en andere middelen.
5. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor activiteiten te annuleren zonder dat opdrachtnemer zich op enigerlei wijze verplicht tot anders dan eventuele terugbetaling van reeds door opdrachtgevers betaalde facturen.
6. Opdrachtnemer is gerechtigd van deze annulerings- en betalingsvoorwaarden af te wijken in overleg met de opdrachtgever.
Artikel 14 Bedenktijd
1. Op de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is de wettelijke bedenktijd van 14 dagen van toepassing.
2. Indien er minder dan 14 dagen tussen bevestiging en activiteit zit of indien de opdrachtgever de opdrachtnemer uitdrukkelijk heeft verzocht binnen de 14 dagen bedenktijd reeds te starten met de voorbereiding of uitvoering van de activiteit, behoudt deze de mogelijkheid om de overeenkomst ongedaan te maken tijdens de bedenktijd. In dit geval zullen reeds gemaakte kosten alsnog in rekening gebracht worden.
Artikel 15 Aansprakelijkheid en overmacht
1. Indien de activiteit niet verloopt overeenkomstig de verwachting, die de opdrachtgever c.q. deelnemer op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben, is opdrachtnemer gehouden eventuele schade te vergoeden, tenzij de tekortkoming in de nakoming niet aan opdrachtnemer is toe te rekenen, noch aan de leverancier van wiens hulp opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt, omdat:
a. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst is toe te rekenen aan de opdrachtgever x.x. xxxxxxxxx; of
b. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst niet kon worden voorzien of niet kon worden opgeheven en/ of toe te rekenen is aan een derde die niet bij de levering van de in de activiteiten begrepen diensten is betrokken; of
c. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan een gebeurtenis die opdrachtnemer of degene van wiens hulp bij de uitvoering gebruik wordt gemaakt met inachtneming van de nodige zorgvuldigheid niet kon voorzien of verhelpen; of
d. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan overmacht als bedoeld in lid 2 van dit artikel.
2. Onder overmacht wordt verstaan abnormale of onvoorzienbare (weers-)omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden. Onder overmacht wordt uitdrukkelijk niet verstaan regen of andere normale neerslag.
Artikel 16 Uitsluiting en beperkingen aansprakelijkheid
1. Dekkingsgebied van de aansprakelijkheid van opdrachtnemer omvat Nederland, België, Duitsland en Luxemburg.
2. In geval van aansprakelijkheid voor schade door dood of letsel van de opdrachtgever c.q. deelnemer beperkt de aansprakelijkheid zich tot een vergoeding van maximaal
€ 2.500.000,00 per gebeurtenis.
3. Onverminderd het bepaalde in lid 1 is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer voor andere schade dan veroorzaakt door dood of letsel van de opdrachtgever beperkt tot ten hoogste driemaal het totaal bevestigde bedrag, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van opdrachtnemer.
4. Opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade waarvoor aanspraak op vergoeding bestaat uit hoofde van een reis- of annuleringsverzekering.
5. Met inachtneming van het gestelde in artikel 5.3 aanvaardt opdrachtnemer geen aansprakelijkheid voor schade en/of letsel ontstaan tijdens een programma waarbij één of meerdere deelnemers alcohol hebben genuttigd voorafgaand aan en/of tijdens een activiteit.
Toestemming van opdrachtnemer om eventueel toch alcohol te nuttigen voorafgaand aan en/of tijdens een activiteit betekent
geenszins dat opdrachtnemer hiermee aansprakelijkheid erkent bij ongevallen en/of letsel.
6. Elke aansprakelijkheid van opdrachtnemer vervalt door het verloop van een jaar, gerekend vanaf de dag waarop de schade ontstond.
Artikel 17 Klachten
1. Klachten met betrekking tot door opdrachtnemer georganiseerde activiteiten dienen binnen 5 dagen na afloop van de activiteiten schriftelijk per aangetekende post c.q. per email bij opdrachtnemer te worden ingediend. Digitale klachten zijn in behandeling als opdrachtnemer een ontvangstbevestiging van de email heeft teruggestuurd. De klachtenprocedure van opdrachtnemer staat vermeld op haar website(s).
2. Het indienen van klachten schort de betalingsverplichting van de facturen niet op.
Artikel 18 Auteursrecht, industrieel en intellectueel eigendom
1. Alle rechten met betrekking tot concepten welke door opdrachtnemer zijn bedacht en ontwikkeld, waaronder onder meer doch niet uitsluitend begrepen de namen, de kleurstellingen, de tekstopmaak, tot stand gebrachte programma’s, opdrachten, ideeën, activiteiten, concepten, games, et cetera zijn en blijven volledig eigendom van opdrachtnemer.
2. Wederpartijen zullen geen concepten, illustraties, foto’s, logo’s en dergelijke als genoemd in artikel 17.1 noch de naam van opdrachtnemer – of daaraan gekoppelde namen en/of uitingen – gebruiken zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming te hebben verkregen van de directie van opdrachtnemer. Wederpartijen die dit wel doen riskeren een boete van € 6.000,00 per overtreding.
3. Eventueel voor, tijdens of na een activiteit verstrekte trainingsmaterialen aan deelnemer(s), blijven eigendom van de opdrachtnemer, tenzij anders overeengekomen.
4. Opdrachtnemer behoudt zich verder alle rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de Auteurswet.
Artikel 19 Geheimhouding en Privacy
Opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding tegenover derden die niet bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken zijn. Deze geheimhouding is van toepassing op alle informatie die door opdrachtgever aan opdrachtnemer ter beschikking is gesteld en de door verwerking hiervan verkregen gegevens. In onze privacyverklaring staat, in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), beschreven hoe wij omgaan met privacy.
Artikel 20 Geschilbeslechting en toepasselijk recht
Geschillen die voortvloeien uit deze voorwaarden worden beslecht conform Nederlands recht door de bevoegde Rechtbank te Utrecht.
Op iedere overeenkomst tussen opdrachtnemer en een wederpartij is Nederlands recht van toepassing.