Deelnameformulier

Deelnameformulier

(geldig tot 1 juli 2024)

Ondertekend deelnameformulier sturen per e-mail naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx of per post naar: Rotterdam Ahoy nv, t.a.v. Projectteam Maintenance NEXT, Xxxxxxx 0000, 0000 XX Xxxxxxxxx.

Voor informatie, bel: 010 - 293 3261.

Bedrijfsnaam KvK nummer Contactpersoon

Telefoon algemeen Telefoon persoonlijk Postadres

Adres

Postcode + Plaats Land

In exposantenlijsten de volgende bedrijfsnaam plaatsen:

E-mail algemeen E-mail persoonlijk

m / v Website

Factuuradres (indien anders dan postadres)

Bedrijfsnaam Adres

Postcode + Plaats Land

E-mail facturatie

Referentie / PO (indien van toepassing)

onder de volgende letter van het alfabet:

Aantal subdeelnemers (vul ook het formulier subdeelnemers in, zie het formulier opgave subdeelnemers op de website):

Bovengenoemde organisatie neemt deel aan Maintenance NEXT in Rotterdam Ahoy van 8 - 10 april 2025.

Marketingservicepakket à € 225,-

Voor deelname aan Maintenance NEXT 2025 geldt een verplicht marketingservicepakket à € 225,-, bestaande uit:

⚫ Kosteloos deelname aan de netwerk - events van het MN platform

⚫ Digitale uitnodiging

⚫ Gebruik van online bezoekersregistratiesysteem

⚫ Gebruik van registratiebanners met persoonlijke link

Standoppervlakte (vanaf 12 m²)

U neemt alleen de vierkante meters af en verzorgt zelf de standbouw.

⚫ Vermelding van bedrijfsgegevens op expo website

⚫ Standbouwers- en exposantenpassen

⚫ Logo- en naamvermelding op social media

€ 225,-

€

0,00

m x m = 0

m² standruimte à € 215,- per m²

Standoppervlakte + Pakket Basic (vanaf 12 m²)

Pakket Basic bestaat uit: tapijt (antraciet)*, zwarte systeemwanden 2,50m hoog, zwarte frieslijst met witte naamsvermelding, afsluitbare berging (1x1m), meubilairpakket Basic (1 statafel, 4 barkrukken, 1 afsluitbare balie), LED-spotverlichting, elektriciteitsaansluiting en -verbuik tot 3 kWh incl. wandcontactdoos.

€ 0,00

m x m = 0

m² standruimte à € 310,- per m²

Standoppervlakte + Pakket Premium (vanaf 18 m²)

Pakket Premium bestaat uit: tapijt (antraciet)*, xs systeem lattenwanden 2,50m hoog, zwarte luifel met inbouwspots en graphic voorzien van een full colour in uw opmaak van 1x2,5m, afsluitbare zwarte berging (1x1m); meubilairpakket Premium (1 zittafel met 4 stoelen, 1 balie, 1 koelkast), 1 display lamp voor elke 2m strekkende wand, elektriciteitsaansluiting en- verbruik tot 3 kWh incl. 1 wandcontactdoos.

€ 0,00

m x m = 0

m² standruimte à € 345,- per m²

Standoppervlakte + Pakket Luxe (vanaf 25 m²)

Pakket Luxe bestaat uit: tapijt (antraciet)*, witte systeemwanden 2,75m hoog voorzien van aluminium profielen, afsluitbare berging (3x1m) inclusief 2 schappen en 1 kapstok. Eyecather 4m voorzien van een full colour print in uw opmaak van 2,60x2,60m in een frame van 3x3m, laatste meter wand(hout) in kleur donkerblauw voorzien van firmanaam in de kleur wit; meubilairpakket Luxe (1 statafel, 4 barkrukken, 1 zittafel met 2 stoelen, 1 balie, 1 koelkast, 1 brochurestandaard), 1 LED-spotverlichting per 4m2, 2 pendels op houten wand, 2 pendels op eyecatcher, elektriciteitsaansluiting en - verbruik tot 3 kWh incl. 1 wandcontactdoos.

€ 0,00

m x m = 0

m² standruimte à € 365,- per m²

Standoppervlakte + Pakket Exclusive (vanaf 50 m²)

Pakket Exclusive bestaat uit: tapijt in kleur naar keuze, houten displaywanden 2,75m hoog, gestoffeerd met flanel in kleur naar keuze **; berging van 2x1, geverfde deur; middenopstelling bestaat uit kolommen en liggers, geschilderd in n.t.b. kleur, 300x300mm, vuren multiplex lamellen aan middenopstelling, bar van 1x85cm, 1x250cm, 1x hoek, 2 stuks bedrijfsnaam 50x50cm, 1x dubbelzijdig geprint forexpaneel 2100x1000, geprint doek achter banken, 1x tekst op wand 0000x0000 boven de banken. Meubilairpakket exclusive (2 banken, 1 salontafel, 4 barkrukken, 2 stoelen, koelkast, prullenbak). 1 LED-spotverlichting per 4m2, 2 hanglampen, 4 pendels, elektriciteitsaansluiting en- verbruik tot 3 kWh inclusief 1 wandcontactdoos.

€ 0,00

+

m x m = 0

m² standruimte à € 410,- per m²

Totaal

€ 225,00

*Kleurkeuze standinrichting tapijt: Pakket Basic/Pakket Premium/Pakket Luxe/Pakket Exclusive antraciet, lichtgrijs, rood, blauw, groen

** Afwijkende kleur voor houtbouwpaneel Pakket Luxe/Exclusive: wit, grijs, groen, rood, blauw NB: Het is niet mogelijk om kosteloos de inhoud van de aangeboden pakketten te wijzigen.

Op dit deelnameformulier zijn van toepassing de Algemene Voorwaarden voor de huur van standruimte (zie ommezijde) met uitsluiting van enige andere algemene voorwaarden. Door ondertekening van dit deelname- formulier verklaart deelnemer kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden, inclusief daarbij behorende bijlagen, en verklaart hij zich akkoord met de toepasselijkheid hiervan. Prijzen zijn excl. BTW. Bij ondertekening gaat u akkoord dat deze gegevens worden bewaard (zie privacy statement van Xxxx) en kunnen worden gebruikt door Xxxx en haar partners ten behoeve van de organisatie en evaluatie van Maintenance NEXT 2025. Ondergetekende van dit document verklaart een rechtsgeldig vertegenwoordiger te zijn vanuit de inschrijver voor de opdracht.

Plaats Naam

Handtekening

Datum

Opmerkingen:

1. Toepasselijkheid algemene voorwaarden en overige eisen en voorschriften

1. Door ondertekening van deze overeenkomst c.q. deelnameformulier ontstaat er een overeenkomst waarbij deelnemer zich verplicht tot de betaling van de overeengekomen kosten binnen de daarvoor gestelde termijnen en tot participatie aan de beurs/het evenement op een wijze die in overeenstemming is met de kwaliteit en het niveau van de beurs/ het evenement, dit laatste ter beoordeling van verhuurder. Op deze overeenkomst zijn de onderhavige algemene voorwaarden van toepassing, met uitsluiting van enige andere algemene voorwaarden. Afwijkende of aanvullende afspraken maken slechts deel uit van de overeenkomst indien schriftelijk door verhuurder bevestigd. Door deelnemer eenzijdig aangebrachte wijzigingen op de overeenkomst c.q. het deelnameformuli- er worden expliciet van de hand gewezen.

2. Deelnemer garandeert de juistheid van de door hem/haar verstrekte c.q. ingevulde gegevens op de overeenkomst c.q. het deelnameformulier en garandeert de vertegenwoordigingsbevoegdheid van hemzelf / haarzelf dan wel van de door hem opgegeven vertegenwoordiger.

3. Deelnemer verklaart alle consequenties van de overeenkomst die voortvloeien uit de ondertekening van de overeenkomst c.q. het deelnameformulier te aanvaarden, ook indien de ondertekening is gedaan door een niet tekeningsbevoegde.

4.Voor beurzen en evenementen die buiten de locatie Rotterdam Ahoy / elders door verhuurder worden georganiseerd gelden evenwel de eisen en voorschriften van de betreffende locatie en overheid aldaar.

5. Deelnemer is verplicht zich te houden aan de voorschriften die met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn/haar stand zijn of worden gesteld door de directie van de locatie waar de beurs/het evenement plaatsvindt, alsmede aan de wet- en regelgeving dienaangaande van de betreffende (lokale, regionale, nationale) overheid. E.e.a. geldt met name voor hetgeen in de artikelen 7, 11 en 12 is bepaald. Verhuurder zal deelnemer daarover tijdig en afzonderlijk informeren.

2. Rechten en plichten verhuurder

1. Indien deelnemer zich niet of niet geheel aan de onderhavige voorwaarden houdt, is verhuurder gerechtigd hem/haar de toegang tot de beurs/het evenement te ontzeggen, respectievelijk hem te gelasten zijn standmateriaal en artikelen terstond te verwijderen, zonder dat zulks voor deelnemer enige grond tot schadevergoeding zal opleveren en onverminderd de overige verplichtingen van deelnemer uit deze overeenkomst, onder meer ten aanzien van de overeengekomen standhuur.

2. Verhuurder behoudt zich het recht voor een deelnemer, zonder opgave van redenen te weigeren. Het staat verhuurder vervolgens geheel vrij naar eigen inzicht voor dezelfde beurs/het- zelfde evenement de standruimte te verhuren / beschikbaar stellen aan derden.

3. Rechten en plichten deelnemer

1. Deelnemer verplicht zich tot tijdige opgave van de artikelen en/of diensten welke op de beurs/het evenement zullen worden geëxposeerd en/of gedemonstreerd. Deelnemer verplicht zich alle voorwaarden die door de overheid met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn stand zijn of worden gesteld, stipt op te volgen, alsmede de algemene voorwaarden die zijn of worden gesteld door de directie van het gebouw/locatie waar de beurs/ het evenement plaatsvindt.

2. De kosten voor aansluiting en verbruik van gas, water en/of elektriciteit, internet en alle kosten met betrekking tot de bouw en inrichting van de stand, alsmede de kosten voor het transport van goederen en/of stand-materialen, en marketing services komen voor rekening van deelnemer en worden bij deelnemer in rekening gebracht.

3. Deelnemer verplicht zich de bouw en inrichting van zijn stand tijdig voor de opening van de beurs/het evenement te voltooien. Met de afbouw van de stand en/of het afvoeren van artikelen mag pas worden begonnen nadat de beurs/het evenement definitief is gesloten.

4. Deelnemer wordt geacht het gehuurde in goede staat te hebben ontvangen. Deelnemer is gehouden de hem toegewezen standruimte na het beëindigen van de beurs/het evenement in dezelfde staat achter te laten als deze hem ter beschikking is gesteld voor aanvang van de opbouwperiode.

5. Het is deelnemer zonder voorafgaande toestemming van verhuurder niet toegestaan zijn stand gesloten te houden of onbemand te laten gedurende de tijd dat de beurs/het evenement toegankelijk is.

6. Toegangskaarten ten behoeve van deelnemer kunnen in overleg met verhuurder worden verstrekt.

7. Indien deelnemer op enig moment zou annuleren, dan leidt xxxxx niet tot ontheffing van zijn plicht tot daadwerkelijke participatie en betaling.

4. Betalingen

1. De deelnemer is betaling verschuldigd conform de aangegane financiele verplichting van de overeenkomst c.q. deelnameformulier voor standhuur, kosten voor standbouw alsmede eventueel andere bijdragen zoals genoemde in artikel 3.2 en de kosten voor eventueel andere afgenomen producten en/of diensten. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW.

2. De betalingsverplichting dient te geschieden binnen dertig (30) dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen of anders vermeld.

3. Bij late inschrijving dient de betaling voor aanvang van de opbouwperiode voldaan te zijn.

4. De kosten zoals genoemd in artikel 3.2 en/of de kosten voor eventueel andere afgenomen producten en/of diensten komen voor rekening van deelnemer en worden bij deelnemer in rekening gebracht. Met betrekking tot de betalingstermijn wordt verwijzen naar hetgeen op de factuur wordt vermeld.

5. Indien deelnemer de verschuldigde bedragen niet binnen de daarvoor gestelde termijn heeft voldaan, is vanaf de eerste dag na de betalingstermijn de wettelijke handelsrente verschuldigd. Is het deelnemer tevens niet toegestaan om deel te nemen aan de beurs/evenement.

6. Indien deelnemer de verschuldigde bedragen niet (geheel) vóór aanvang van de opbouw van de beurs / het evenement heeft voldaan, kan deelnemer de toegang tot de (opbouw van) de beurs / het evenement te ontzeggen en/of de overeenkomst van deelname met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen. In een zodanig geval blijft de deelnemer gehouden alle verschuldigde bedragen integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van gemaakte kosten en/of geleden schade in welke zin dan ook, ter zake van de ontzegging van de toegang tot de beurs / het evenement en/of de beëindiging van de overeenkomst.

7. Verhuurder is gerechtigd betalingen gedaan ter zake van een deelname allereerst in mindering te brengen op ten laste van de deelnemer nog openstaande vorderingen uit eerdere deelnames.

8. Deelnemer is niet bevoegd tot enige verrekening, noch tot opschorting van door hem verschuldigde betalingen.

5. Wijzigingen

1. Verhuurder stelt de data waarop en de locatie waar de beurs / het evenement gehouden wordt vast, alsmede de tijden voor op- en afbouw.

2. Verhuurder heeft het recht de voor de beurs vastgestelde data, tijden en/of locatie, standruimte, standtype en/of standplaats dan wel, in uitzonderlijke omstandigheden, het concept van de beurs / evenement te wijzigen, hetgeen ter vrije beoordeling van verhuurder is. In deze gevallen kan de deelnemer geen aanspraak maken op vergoeding van eventuele gemaakte kosten en/of schade.

3. Een wijziging zoals omschreven in lid 2 zal verhuurder uiterlijk vier (4) weken voor aanvang van de beurs/het evenement aan deelnemer meedelen.

4. Bij een wijziging zoals omschreven in lid 2 blijft de overeenkomst van

deelname onverkort van kracht. De deelnemer heeft niet het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te annuleren.

5. Indien verplaatsen, wijzigen data, tijden en/of locatie zoals genoemd onder lid 2 niet mogelijk en/of niet passend blijkt, heeft verhuurder, hetgeen ter vrije beoordeling is van verhuurder, het recht de overeenkomst middels een schriftelijke verklaring aan deelnemer te ontbinden; deelnemer heeft bij ontbinding recht op restitutie van de standhuur en kosten voor standbouw, zonder dat enige schadeplichtigheid voor verhuurder ontstaat en zonder dat deelnemer recht heeft op restitutie van andere gemaakte kosten voor aanvullende afgenomen producten en/of diensten.

6. Overmacht

1. Onder overmacht wordt verstaan iedere buiten de schuld van verhuurder ontstane en niet voor verhuurdersrisico komende tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, ongeacht of die omstandigheid ten tijde van het sluiten van de overeenkomst te voorzien was.

2. Verhuurder behoudt zich het recht voor in geval van overmacht de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden, in welk geval deelnemer geen aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke vorm dan ook. De inschrijvingen en eventueel reeds geschiede vaststellingen van standruimten worden als vervallen beschouwd en zullen de door deelnemer reeds gedane betalingen ter zake van de standhuur worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds door verhuurder gemaakte kosten. De kosten die in mindering worden gebracht zijn in deze specifieke situatie vastgesteld:

- op 10% van de standhuur en;

- de werkelijk gemaakte kosten voor standbouw.

Deze restitutie zal geschieden binnen zestig (60) dagen na het besluit de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden.

3. Indien de beurs/het evenement als gevolg van overmacht wordt verplaatst, dan blijven de inschrijvingen van kracht. Deelnemer kan als gevolg van deze verplaatsing als gevolg van overmacht geen aanspraak maken op enigerlei kosten en/of schade.

7. Catering

1. Tijdens beurzen en evenementen in Rotterdam Ahoy, is het deelnemer niet toegestaan gebruik te maken van catering anders dan door Xxxx Xxxxxx B.V.. Ahoy Horeca B.V. heeft, met uitsluiting van ieder ander, het exclusieve recht van catering in de ruimten van Rotterdam Ahoy. Ook heeft Xxxx Xxxxxx B.V. met uitsluiting van ieder ander, het exclusieve recht tot verkoop van dranken, eetwaren en andere consumptieartikelen in de ruimten van Rotterdam Ahoy. Het is deelnemer toegestaan tijdens beurs- en evenementdagen handzame goederen voor eigen gebruik ter plaatse op de door verhuurder vast te stellen tijden naar de stand te brengen.

2. Het verstrekken van voedingswaren en dranken in welke vorm dan ook is onderhevig aan de geldende wet en regelgeving en alleen dan toegestaan na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van verhuurder. Indien derden (waaronder deelnemers aan een beurs/evenement) schade lijden door het verstrekken van voedingswaren, dranken en/of genotmiddelen door deelnemer, dan is verhuurder nimmer aansprakelijk jegens deze derden. Deelnemer vrijwaart verhuurder in dat geval voor eventuele aansprakelijkheden jegens derden.

8. Opbouw

1. De opbouwdagen en -tijden van de beurs/het evenement zijn vermeld in het exposantenhand- boek. Afwijken van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien daartoe schriftelijke toestemming door verhuurder is verleend. Verhuurder behoudt zich het recht voor zonder overleg vooraf de opbouw van stands op te houden en/of te onderbreken, indien inbrengen van artikelen dat vereist.

9. Demontage

1. Demontage van de beurs/het evenement dient te geschieden in de tijdsduur vermeld in het exposantenhandboek. Alle stands dienen op dat moment volledig gedemonteerd en afgevoerd te zijn. Bij in gebreke blijven zal een en ander door verhuurder en voor rekening van de betrokken deelnemer worden uitgevoerd.

2. Deelnemer is verplicht zich te houden aan de door verhuurder voorgeschreven richtlijnen inzake vuilafvoer en afvalscheiding. Afval dat door deelnemer wordt achtergelaten kan, indien naar het oordeel van verhuurder de hoeveelheid of de aard daarvan het normale overschrijdt, op kosten van deelnemer worden afgevoerd.

10. Aan- en afvoer goederen tijdens de beurs/evenementdagen

1. De aan- en afvoer van goederen tijdens de beurs/evenementdagen is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van verhuurder.

2. Tijdens de beurzen / evenement is deelnemer verplicht gebruik te maken van de logistiek dienstsverlener van Verhuurder, tenzij anders is overeengekomen c.q. is bepaald.

11. Beknopt overzicht veiligheidsvoorschriften standbouw

A. Beperking Brandgevaar

Ter beperking van brandgevaar gelden de voorschriften op beurzen en evenementen, zoals deze hieronder in grote lijnen zijn aangegeven.

a. Wanden van stands en/of andere opstallen moeten vervaardigd zijn van hout, triplex of hardboard van tenminste 5 cm dikte. Wanden van textiel waarachter geen hard materiaal is aangebracht, zijn niet toegestaan.

b. Aan te brengen plafonds moeten worden uitgevoerd met bij punt a. omschreven materiaal of bespannen zijn met brandvrij geïmpregneerd linnen, jute of andere stof en aan de onderzijde zijn voorzien van dun metaaldraad h.o.h. 50 cm in één richting.

c. Te gebruiken gordijnen moeten naar het oordeel van de brandweer voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.

d. Omkleding van toonbanken, tafels e.d. met een of andere stof moet tenminste 10 cm van de vloer vrij hangen en voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.

e. Het is niet toegestaan licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waaronder stralingsgevaarlijke goederen of chemische bestrijdingsmiddelen, op de stand aanwezig te hebben of open vuren te branden dan wel apparaten, toestellen, kachels, haarden, gasflessen en dergelijke op de stand te hebben met open vuur.

f. De in het gebouw aanwezige brandkranen en/of brandblussers moeten voldoende worden vrijgehouden, evenals alle in het gebouw aanwezige nooddeuren of deuren die als zodanig worden aangemerkt.

g. Onder een sprinklerinstallatie en/of rookdetectie is het niet toegestaan zonder aanvullende brandblusmiddel en rookdetectie afschermingen aan te brengen, zoals plafonds of ander objecten die de installaties afschermen. Uitzondering hierop zijn verbonden aan strenge voorschriften en zijn louter toegestaan met inachtneming van deze voorwaarden, welke kunnen worden opgevraagd bij verhuurder. Uitzonderingen zijn louter toegestaan en na verkregen goedkeuring van verhuurder.

B. Overige voorschriften

a. De ruimten achter de stands mogen niet zonder toestemming worden gebruikt voor de opslag van emballage.

b. Eventueel te plaatsen gastoestellen moeten van vaste metalen gasaansluitingen of zogenaamde hogedrukslangen met metalen koppelingen zijn voorzien en brandvrij zijn opgesteld. Van het plaatsen van gastoestellen dient deelnemer verhuurder vooraf op de hoogte te stellen.

c. Vloerbelastingen die zwaarder zijn dan 1.000 kg per m² dienen vooraf te worden besproken met verhuurder.

d. Deelnemer dient zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers daardoor geen schade en/of hinder ondervinden in de vorm van belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van verhuurder.

C. Het is deelnemer niet toegestaan

a. De toegewezen standruimte geheel of gedeeltelijk zonder toestemming van verhuurder aan derden af te staan en/of te verhuren.

b. Enige ruimte buiten zijn stand te benutten voor het verspreiden van drukwerk of het aanbrengen van reclame, zonder dat hiervoor vooraf schriftelijke toestemming is verleend door verhuurder.

c. Andere deelnemers overlast te bezorgen in welke vorm dan ook.

d. Fotografische, film- of video-opnamen te maken van andere objecten dan de eigen standruimte welk recht uitsluitend aan verhuurder is voorbehouden.

e. Voorwerpen van welke aard dan ook aan het gebouw en/of onderdelen daarvan op welke wijze dan ook te bevestigen.

f. Goederen die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen aanwezig te hebben of hinderlijk geluidgevende of licht uitstralende toestellen in werking te hebben.

g. In of bij de standruimte gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water voor het demonstreren van artikelen, tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van verhuurder.

h. Gebruik te maken van zachtboard, riet, brandbaar plastic, kartonplaat, geribd karton of enig ander licht brandbaar materiaal.

Alle hier niet genoemde mogelijkheden dienen vooraf aan verhuurder ter goedkeuring te worden voorgelegd.

12. Standbouw

Ten aanzien van de standbouw en verschillende standtypen gelden de volgende voorschriften:

A. Standbouw

Indien deelnemer een eigen stand heeft of een eigen stand laat bouwen, dan dient deelnemer rekening te houden met de volgende zaken:

a. De standaard bouwhoogte van de scheidingswanden is 2,50m en de maximale bouwhoogte is 2,75m.

b. Vanaf 2,50 m dienen de scheidingswanden aan de achterzijde netjes te zijn afgewerkt;

c. Indien de stand hoger is dan 2,75 m, dan dient deelnemer een standontwerp ter goedkeuring in te dienen bij de verhuurder. Afwijkingen kunnen uitsluitend na schriftelijke toestemming van verhuurder worden toegepast.

d. Tot 1 meter vanaf de scheidingswanden mag niet hoger dan 2,75 m worden gebouwd.

e. Indien deelnemer met de standbouw afwijkt van punt d., dan vraagt deelnemer eerst schriftelijk toestemming aan deelnemers van aangrenzende stands en stuurt deelnemer dit met het standontwerp naar de verhuurder ter goedkeuring.

f. Indien de standlocatie van deelnemer zich onder een verlaagd plafond bevindt, kan deelnemer niet hoger bouwen dan 2,70 m. Indien dit op deelnemer van toepassing is, dan wordt deelnemer hierover per e-mail geïnformeerd.

g. Iedere stand dient te zijn voorzien van vloerbedekking, wanden en een duidelijke naamsvermelding.

h. Iedere stand zal door verhuurder worden voorzien van een standnummer, overeenkomstig de nummering zoals deze wordt gehanteerd op de door verhuurder af te geven definitieve plattegrond.

B. Standtypen

a. Eilandstand: heeft een open karakter en is toegankelijk vanaf vier gangpaden. Aan de rand van de stand mogen geen wanden worden geplaatst. Eventuele wanden voor een pantry of object dienen minimaal een meter de stand in te worden gebouwd. Elke zijde moet voor minimaal 75% open blijven. Deelnemer dient te allen tijde een standontwerp in te dienen.

b. Kopstand: is toegankelijk vanaf drie gangpaden en elke open zijde dient voor minimaal 75% open te blijven.

Deelnemer is verplicht één zelfdragende scheidingswand te verzorgen.

c. Hoekstand: is toegankelijk vanaf twee gangpaden en elke open zijde dient voor minimaal 75% open te blijven.

Xxxxxxxxx is verplicht twee zelfdragende scheidingswanden te verzorgen.

d. Tussenstand: is toegankelijk vanaf één gangpad en de open zijde dient voor minimaal 75% open te blijven.

Deelnemer is verplicht drie zelfdragende scheidingswanden te verzorgen.

13. Aansprakelijkheid

1. Verhuurder is niet verantwoordelijk voor beschadiging aan de stand en/of artikelen van deelnemer noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in de stand bevindende personeel en/of bezoekers. Xxxxxxx aanvaardt verhuurder enige aansprakelijkheid voor diefstal in welke vorm dan ook. Deze risico’s dienen door deelnemer zelf te worden verzekerd.

2. De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van verhuurder jegens deelnemer is beperkt tot het bedrag van de standhuur. Verhuurder is bevoegd bij niet-nakoming van enige verplichting uit de overeenkomst door deelnemer de overeenkomst (schriftelijk) geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder dat daardoor enige schadeplichtigheid van verhuurder ontstaat.

14. Intellectuele eigendomsrechten

1. verhuurder is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan de beurs / evenement, waaronder tenminste begrepen de (merk)naam, logo(‘s) en het beursbeeld.

2. Verhuurder kan de deelnemer het recht verlenen de (merk)naam, logo(‘s) en/of het beursbeeld te gebruiken voor promotionele doeleinden. Alsdan zal de deelnemer deze merken en/of afbeeldingen slechts gebruiken op de wijze waarop deze door verhuurder ter beschikking zijn gesteld. Het is de deelnemer derhalve niet toegestaan de merken en/of afbeeldingen voor andere doeleinden te gebruiken dan ter promotie van de beurs, of ze op enige wijze te vervormen.

3. Bij overtreding van het in lid 2 bepaalde, is de deelnemer verplicht op eerste verzoek van verhuurder het gebruik van het betreffende merk of de afbeelding te staken.

15. Algemene Verordening Gegevensbescherming / Privacy

1. In de uitvoering van de overeenkomst zullen Persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen partijen. Beide partijen gelden als verwerkingsverantwoordelijken ten aanzien van de eigen verwerkingen van deze persoonsgegevens in de zin van de geldende wet- en regelgeving.

2. Partijen zullen de persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende

wet- en regelgeving, verwerken. Partijen zullen onder meer zorgdragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen.

3. Verhuurder kan foto- en/of filmopnamen maken tijdens de beurs / het evenement en de aldaar aanwezige standruimtes en personen voor marketingdoeleinden van verhuurder. Verhuurder zal daarvoor toestemming vragen indien nodig. Deelnemers en door hen ingeschakeld personeel zullen openbaarmaking en/of verspreiding van de opnamen gedogen en vrijwaren verhuurder voor eventuele claims dienaangaande.

4. Deelnemer zal de persoonsgegevens die zij in het kader van de overeenkomst heeft ontvangen, zoals via badgescans tijdens de beurs / het evenement, uitsluitend verwerken voor de levering van. de diensten zoals overeengekomen.

5. Deelnemer zal in geen geval en op geen enkele wijze deze persoonsgegevens verstrekken aan derden, tenzij deze verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting.

6. Deelnemer zal betrokkenen conform artikel 13 en 14 AVG informeren over de eigen Verwerkingen van hun persoonsgegevens inclusief de verstrekking aan verhuurder.

7. Verhuurder informeert de betrokkenen over haar verwerkingen via haar privacyverklaring.

8. Partijen zullen ieder voor zich een verzoek of een bezwaar van een betrokkene conform de geldende wet- en regelgeving behandelen. Indien deelnemer een verzoek van een betrokkene ontvangt die tevens betrekking heeft op de verwerking van Persoonsgegevens door verhuurder, zal deelnemer zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 7 dagen met verhuurder in overleg treden over de afhandeling van dat verzoek.

9. Deelnemer informeert verhuurder onverwijld omtrent een gegevensbeveiligingsinbreuk / datalek. Tevens informeert deelnemer verhuurder indien hij/zij op welke wijze dan ook op de hoogte is van enig verzoek of onderzoek van een toezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens of de Autoriteit Consument en Markt, of een andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een dergelijk onderzoek met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst tussen partijen.

10. Deelnemer vrijwaart verhuurder voor alle aanspraken, schade, kosten, dwangsommen en boetes, in en buiten rechte, die direct of indirect voortvloeien uit een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst van deelname of een schending van de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van bescherming van de persoonsgegevens, waaronder de AVG en de Telecommunicatiewet.

16. Slot bepalingen

1. Op deze Algemene Voorwaarden is eveneens het Huisreglement van Rotterdam Ahoy van toepassing, zoals dit terug te vinden is op xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx. Deelnemer verklaart zich akkoord met de toepasselijkheid hiervan. Op beurzen en evenementen die buiten Rotterdam Ahoy/elders worden georganiseerd is het huis-/accomodatiereglement van de betreffende locatie van toepassing.

2. Indien deelnemer met de nakoming van een voor hem uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichting in gebreke blijft, is hij gehouden (naast overige door verhuurder aan te wenden rechtsmiddelen) aan verhuurder te vergoeden alle buitengerechtelijke kosten, door bijvoorbeeld een sommatie, ingebrekestelling of enig exploot aan deelnemer te (doen) verzenden of uitbrengen, met inbegrip van de kosten voor rechtskundige bijstand in dat verband. De buitengerechtelijke kosten worden berekend volgens het “Rapport BGK-Integraal 2013”, tenzij de daadwerkelijke kosten aanzienlijk hoger uitvallen.

3. Indien één of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden onaangetast. Voor zover dat mogelijk is, zullen Partijen in dat geval de nietige of vernietigde bepaling(en) vervangen door (een) geldig(e) bepaling(en), waarbij zoveel mogelijk aansluiting wordt gezocht bij de oorspronkelijke bedoeling.

4. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiend uit de tussen deelnemer en verhuurder aangegane overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam.