SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN TWEE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKEN
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN TWEE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKEN
Partijen:
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Belgisch recht XXImo BVBA, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer 0501.639.062, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door P.A.C. Bunnik (hierna: “XXImo”);
en
De rechtsvorm naar Belgisch recht Naam en rechtsvorm vennootschap, met maatschappelijke zetel te Adres, Postcode, Plaats, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer Nummer, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Naam (hierna: “Klant”);
XXImo en Klant worden hierna gezamenlijk ook wel aangeduid als “Partijen” en elk afzonderlijk als “Partij”;
OVERWEGINGEN:
A. Partijen hebben op Datum een Overeenkomst gesloten op grond waarvan Partijen als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken Persoonsgegevens met elkaar delen.
B. Partijen wensen hun wederzijdse rechten en verplichtingen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens door Partijen vast te leggen in deze Samenwerkingsovereenkomst tussen twee verwerkingsverantwoordelijken.
ZIJN ALS VOLGT OVEREENGEKOMEN:
1. Definities
In deze Samenwerkingsovereenkomst tussen twee verwerkingsverantwoordelijken hebben de volgende begrippen de hierna omschreven betekenis:
AVG: Verordening (EU) 2016/670 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 2016/679/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming);
Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben;
Datalek: een inbreuk in verband met Persoonsgegevens, zijnde een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens die worden doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkt, zoals nader omschreven in artikel 32 AVG, en die waarschijnlijk een negatieve impact zal hebben op de rechten en vrijheden van natuurlijke personen of op de bescherming van Persoonsgegevens die door de Verwerker worden verwerkt, zoals omschreven in artikel 33 AVG;
Overeenkomst: de overeenkomst als bedoeld in overweging A;
Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die de Verwerker op grond van de Overeenkomst verwerkt of moet verwerken, zoals gedefinieerd in de AVG;
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
2. Algemeen
2.1 Bij de verwerking van Persoonsgegevens respecteren Partijen de verplichtingen die in deze Samenwerkingsovereenkomst worden uiteengezet, de verplichtingen op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving en de verplichtingen die worden uiteengezet in de privacyverklaring van de betreffende Partij.
2.2 Partijen worden beschouwd als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken, waarbij elke Partij het doel van en de middelen voor de verwerking van de onder haar controle staande Persoonsgegevens kan bepalen in overeenstemming met haar privacyverklaring.
2.3 Deze Samenwerkingsovereenkomst zet het kader uiteen voor het delen van Persoonsgegevens tussen Partijen en definieert de beginselen en procedures die Partijen zullen naleven en de verantwoordelijkheden die Partijen jegens elkaar hebben met betrekking tot de afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijkheid van elke Partij, zonder dat hierbij beoogd wordt dat Partijen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden zoals gedefinieerd in artikel 26 AVG.
2.4 Partijen komen overeen dat de gedeelde Persoonsgegevens alleen zullen worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de doelen en om te voldoen aan de verplichtingen zoals uiteengezet in de Overeenkomst.
2.5 Partijen garanderen dat de verwerking van Persoonsgegevens gebaseerd zal zijn op een van de in artikel 6 AVG genoemde rechtsgronden.
2.6 Indien Klant of een klant van Klant zorgdraagt voor de registratie van de Betrokkene en de Betrokkene hierdoor niet op de hoogte is van de privacyverklaring van XXImo, of indien de Betrokkene niet op de hoogte is gesteld van het privacybeleid van XXImo als gevolg van enige handeling van Klant, zal Klant de Betrokkene op de hoogte stellen van de privacyverklaring van XXImo.
3. Persoonsgegevens die worden gedeeld
3.1 Partijen kunnen voor de duur van de Overeenkomst en voor de hierboven genoemde doelen de volgende (soorten) Persoonsgegevens met elkaar delen:
Klant verstrekt de volgende Persoonsgegevens aan XXImo:
▪ klantnaam;
▪ klantadres;
▪ naam van tekenbevoegde;
▪ naam van kaarthouder;
▪ adres van kaarthouder;
▪ door kaarthouder afgenomen diensten;
▪ budget van kaarthouder;
▪ alle andere Persoonsgegevens die Partijen schriftelijk overeenkomen te delen.
XXImo verstrekt de volgende Persoonsgegevens aan Klant:
▪ klantnamen;
▪ XXImo klantnummer;
▪ naam van kaarthouder;
▪ personeelsnummer;
▪ transactiegegevens;
▪ kentekenplaat en kilometerstand van het voertuig;
▪ transactieprijs;
▪ samenstelling van de transactie;
▪ aangekochte producten en diensten en plaats en datum van aankoop, met inbegrip van maar niet beperkt tot:
• parkeren;
• tolritten;
• elektrisch laden;
▪ ophaal- en afleverpunt van taxiritten;
▪ aankomst- en vertrekpunt van reizen per vliegtuig en trein;
▪ hotellocatie en datum van verblijf;
▪ aankomst- en vertrekpunt van reizen per openbaar vervoer;
▪ alle andere Persoonsgegevens die Partijen schriftelijk overeenkomen te delen.
3.2 Betrokken waarvan de Persoonsgegevens worden gedeeld door Partijen zijn:
▪ de werknemers van Klant en/of de werknemers van klanten van Klant.
3.3 Partijen zorgen ervoor dat hun privacyverklaringen in overeenstemming zijn met de AVG en dat Betrokkenen naar behoren worden geïnformeerd over de privacyverklaring van elke Partij.
4 Datakwaliteit
4.1 Elke Partij zorgt ervoor dat de gedeelde Persoonsgegevens correct zijn.
4.2 Indien Partijen kennisnemen van onjuistheden in gedeelde Persoonsgegevens, zullen zij elkaar hiervan zonder onredelijke vertraging op de hoogte stellen.
5 Beveiliging
5.1 Elke Partij neemt passende technische en organisatorische maatregelen, met inbegrip van een schriftelijk informatiebeveiligingsprogramma dat in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, teneinde:
▪ de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de gedeelde Persoonsgegevens te waarborgen en beschermen;
▪ bescherming te bieden tegen ongeoorloofde verwerking, verlies, ongeoorloofd gebruik en ongeoorloofde verstrekking of verkrijging van of toegang tot Persoonsgegevens.
6 Bewaring
6.1 Partijen zullen gedeelde Persoonsgegevens niet langer bewaren of verwerken dan nodig is om de doelen te bereiken en verplichtingen na te komen die in de Overeenkomst worden uiteengezet.
6.2 Niettegenstaande artikel 6.1 zullen Partijen gedeelde Persoonsgegevens bewaren in overeenstemming met alle wettelijke bewaartermijnen en voor beroepsgroepen geldende bewaartermijnen die van toepassing zijn in hun betreffende landen en/of bedrijfstakken.
7 Geen verwerking buiten de EER
7.1 Partijen zullen gedeelde Persoonsgegevens niet delen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij deze verwerking in overeenstemming is met toepasselijke wet- en regelgeving.
8 Datalekken
8.1 Partijen zullen elkaar zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van een mogelijk of daadwerkelijk verlies van gedeelde Persoonsgegevens en/of een inbreuk op de genomen technische en/of organisatorische maatregelen (Datalek), maar in ieder geval binnen 24 uur na het vaststellen van een mogelijk(e) of daadwerkelijk(e) verlies en/of inbreuk.
8.2 Partijen zullen elkaar de redelijke bijstand verlenen die nodig is om de afhandeling van Datalekken te vergemakkelijken.
9 Oplossen van geschillen en claims met betrekking tot Persoonsgegevens
9.1 Indien een Betrokkene of een gegevensbeschermingsautoriteit een geschil of claim met betrekking tot de verwerking van gedeelde Persoonsgegevens tegen een Partij of beide Partijen aanhangig maakt, zullen Partijen elkaar van dergelijke geschillen of claims in kennis stellen en met elkaar samenwerken voor zover toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving.
10 Vrijwaring
10.1 Elke Partij vrijwaart de andere Partij voor alle directe of indirecte schade die het gevolg is van een schending van haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst, deze Samenwerkingsovereenkomst en/of toepasselijke wet- en regelgeving (met inbegrip van maar niet beperkt tot de AVG).
11 Inwerkingtreding, duur en nawerking
11.1 Deze Samenwerkingsovereenkomst gaat in op dezelfde datum als waarop de Overeenkomst in werking treedt en duurt tot de Overeenkomst eindigt of zolang een der Partijen Persoonsgegevens van de andere Partij verwerkt.
11.2 De in deze Samenwerkingsovereenkomst uiteengezette verplichtingen blijven ook na afloop of beëindiging (om welke reden dan ook) van de Overeenkomst van kracht zolang een der Partijen Persoonsgegevens van de andere Partij verwerkt.
12 Nietigheid
Indien enige bepaling van deze Samenwerkingsovereenkomst nietig is of anderszins niet afdwingbaar is, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen alsdan een bepaling overeenkomen die de strekking van de nietige of afdwingbare bepaling zoveel mogelijk benadert.
13 Toepasselijk recht
13.1 Belgisch recht is van toepassing op alle geschillen met betrekking tot deze Samenwerkingsovereenkomst of de uitvoering ervan of Persoonsgegevens die tussen Partijen worden gedeeld.
13.2 Alle geschillen met betrekking tot deze Samenwerkingsovereenkomst of de uitvoering ervan of Persoonsgegevens die tussen Partijen worden gedeeld, zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel (Nederlandse kamer).
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend op Datum.
XXImo BVBA Naam en rechtsvorm vennootschap
P.A.C. Bunnik Gevolmachtigde
Zaakvoerder Functie