ONTWERPOVEREENKOMST COVID19 TUSSEN HET OCMW VAN SCHAARBEEK EN DE VZW …..

ONTWERPOVEREENKOMST COVID19 TUSSEN HET OCMW VAN SCHAARBEEK EN DE VZW …..

Tussen enerzijds,

Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxx 00 in 0000 Xxxxxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxx, Voorzitster van het OCMW van Schaarbeek, en Xxxxxx Xxxxxxxxx, Secretaris-generaal van het OCMW van Schaarbeek hierna “het OCMW” genoemd.

En anderzijds,

De vzw ………………………………...met maatschappelijke zetel gevestigd te ………………………………, vertegenwoordigd door ………………………………, hierna “………………………………” genoemd.

Preambule

1. In het kader van de gezondheidscrisis die ons land treft, heeft de federale regering verschillende beperkende maatregelen genomen om de Covid-19-pandemie te bestrijden. Deze beperkende maatregelen hebben een aanzienlijke invloed gehad op de samenleving en het leven van ieder van onze medeburgers, met name op hun psychologisch welzijn.

De federale regering heeft via het koninklijk besluit van 24 december 2020 houdende maatregelen ter bevordering van het psychologisch welzijn van de gebruikers van de dienstverlening van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en ter verbetering van de toepassing van preventieve gezondheidsmaatregelen, aan de OCMW's een subsidie van tien miljoen drie (10.000.003) toegekend om hen aan te moedigen nieuwe acties te ontwikkelen en bestaande projecten te versterken enerzijds op het gebied van de geestelijke gezondheid, het psychologisch welzijn en de pedagogische begeleiding, en anderzijds om ervoor te zorgen dat de preventieve gezondheidsmaatregelen door iedereen worden gekend, begrepen en aanvaard.

Overeenkomstig de instructies in de omzendbrief van 1 januari 2021 worden verschillende interventiepijlers als prioritair aangemerkt. Dit is onder meer het geval voor het psychologisch welzijn van de gebruikers van de diensten, de bestrijding van psychologisch lijden als gevolg van sociaal isolement, en de verbetering, het begrip en de toepassing van preventieve gezondheidsmaatregelen. Netwerken wordt sterk ondersteund.

2. Voorts bepaalt de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in artikel 61 het volgende:

Het centrum kan een beroep doen op de medewerking van personen, van inrichtingen of diensten, die, opgericht hetzij door openbare besturen, hetzij op privé-initiatief, in staat zijn de middelen aan te wenden tot verwezenlijking van de verschillende oplossingen die zich opdringen, met eerbiediging van de vrije keuze van de betrokkene.

§ Het centrum kan de eventuele kosten van deze samenwerking dragen wanneer deze niet in uitvoering van een andere wet, een reglement, een overeenkomst of een rechterlijke beslissing worden gedekt.

§. Met hetzelfde doel kan het centrum overeenkomsten sluiten, hetzij met een ander openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, een ander openbaar bestuur of instelling van openbaar nut, hetzij met een privépersoon of een privé-instelling. In afwijking van de bepalingen van artikel 31 van de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers, kunnen de werknemers verbonden krachtens een arbeidsovereenkomst met de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met toepassing van dit lid, door deze centra ter beschikking worden gesteld aan de partners die met het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn een overeenkomst hebben gesloten op basis van onderhavige organieke wet.

Artikel 61 van de organieke wet geeft aan dat het OCMW een externe samenwerking kan aangaan om de aan het centrum toevertrouwde taken uit te voeren. Zo nodig draagt het bij in de kosten van de samenwerking die niet door een andere rechtsbron worden gedekt.

3. Er wordt op gewezen dat het besluitvormingsorgaan van het OCMW de Raad voor Maatschappelijk Welzijn (RMW) is, behoudens specifieke uitzondering.

Na deze uiteenzetting wordt overeengekomen en vastgelegd wat volgt:

Algemene informatie over de vzw belast met het project

1. Algemeen

Officiële benaming	……….
Rechtsvorm vzw	……….
Omvang van de organisatie Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019: Micro-organisaties: die op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één der volgende criteria overschrijden: (1) op jaarbasis: 10 werknemers VTE; (2) totale inkomsten, buiten uitzonderlijke inkomsten, excl. btw: 700 000 euro; (3) een balanstotaal van 350 000 euro. Kleine organisaties: die op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één der volgende criteria overschrijden: (1) op jaarbasis: 50 werknemers VTE; (2) totale inkomsten, buiten uitzonderlijke inkomsten, excl. btw: 9 000 000 euro; (3) een balanstotaal van 4 500 000 euro. Grote organisaties: die op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar meer dan één der volgende criteria overschrijden: (1) op jaarbasis: 50 werknemers VTE; (2) totale inkomsten, buiten uitzonderlijke inkomsten, excl. btw: 9 000 000 euro; (3) een balanstotaal van 4 500 000 euro.	Micro-organisatie / Kleine organisatie/ Grote organisatie
Ondernemingsnummer	……….
Paritair comité	……….
Bankrekening (IBAN)	……….
Website	……….

2. Contactpersoon

Postadres (als de activiteit op een ander adres plaats vindt, vermeld dat dan eveneens)

Straat	……….
Nummer (+bus)	……….
Postcode	……….
Gemeente	……….

Contactpersoon voor het/de ingediende project(en)

Naam		……….
Voornaam		……….
Functie		……….
Telefoon		……….
E-mailadres		……….

3. Erkenning

Is een van uw activiteiten al erkend? Ja / Neen

Zo ja, vermeld dan de gegevens in verband met erkenning(en):

Erkend als	Sector	Erkenningsinstantie (vermeld)	Erkenningsperiode
……….	……….	……….	……….
……….	……….	……….	……….
……….	……….	……….	……….

4. Interne controle

Beheer	Antwoord
De rekeningen en balansen van de organisatie worden bijgehouden door een erkend boekhouder of een accountant.	Ja / Neen
De rekeningen en balansen van de organisatie worden gecontroleerd door een bedrijfsrevisor die is aangesteld als rekeningcommissaris.	Ja / Neen
De organisatie houdt een analytische boekhouding bij.	Ja / Neen
De organisatie beschikt over schriftelijke procedures die door de bevoegde interne organen zijn goedgekeurd voor de aankoop- en betalingsprocessen, met inbegrip van de scheiding van functies. Zo ja, de documenten waarin deze procedures worden beschreven als bijlage toevoegen.	Ja / Neen
De organisatie beschikt over schriftelijke procedures die door de bevoegde interne organen zijn goedgekeurd voor de onkostennota’s in verband met het personeel. Zo ja, de documenten waarin deze procedures worden beschreven als bijlage toevoegen.	Ja / Neen
Sociale, fiscale en loondocumenten (loonberekening, belastingfiches, enz.) worden uitgereikt door een erkend sociaal secretariaat.	Ja / Neen
De organisatie baseert zich op een functieprofiel voor elke aanwerving, dat een duidelijke lijst van taken en vereiste kwalificaties (diploma's enz.) bevat.	Ja / Neen

Beschrijf eventuele andere elementen die aangeven dat uw organisatie over een intern controlesysteem beschikt.

……….

Artikel 1: Voorwerp van de overeenkomst

Het doel van deze overeenkomst is de voorwaarden vast te leggen voor de samenwerking tussen de ondertekenende partijen, d.w.z. binnen het in de preambule uiteengezette kader de toekenning van subsidies voor de uitvoering van het hieronder voorgestelde project.

Artikel 2: Projectbeschrijving

Opmerking: in het geval van meerdere projecten kan de vzw ofwel meerdere kandidaatstellingsdossiers indienen, ofwel artikel 2 in zijn geheel kopiëren voor elk project.

1. Algemeen

Beschrijf het thematische zwaartepunt van het project en geef aan hoe deze overeenkomst hierin past, namelijk:

• de bevordering van het psychologisch welzijn van de gebruikers van de diensten, de bestrijding van psychologisch lijden als gevolg van sociaal isolement en/of;

• De verbetering van het inzicht in en de toepassing van preventieve gezondheidsmaatregelen.

……….

Beschrijf de doelgroep van het project (maximaal een pagina)

Houd rekening met de algemene en specifieke doelgroepen zoals beschreven in de projectoproep.

……….

Beschrijf of dit een nieuw project is of de uitbreiding van een bestaand project.

(Maximaal één pagina)

……….

Omschrijf duidelijk en nauwkeurig hoe u dit project wilt uitvoeren (maximaal twee pagina's)

De beschrijving moet ten minste de volgende elementen bevatten:

• Methodologie;

• Activiteiten;

• Tijdschema.

……….

Omschrijf de verwachte concrete doelen en resultaten, zowel kwantitatief als kwalitatief, op het einde van het project en de wijze waarop u ze zult meten.

Activiteit/actie Doelstelling Verwacht resultaat Meting

Omschrijf, indien van toepassing, de partners met wie u samenwerkt in het kader van dit project

Vermeld hun gegevens volledig (naam, adres, hun gebruikelijke activiteiten, hun erkenning(en) en hun rol bij de activiteit).

……….

Vermeld de functies van de personen die rechtstreeks of onrechtstreeks (ondersteunende functie) betrokken zijn bij de uitvoering van het project en de verantwoording hiervoor.

Functie	Verantwoording	Rechtstreeks (R) of onrechtstreeks (O)	Aantal VTE’s	Aantal personen (natuurlijke personen)
……….	……….		……….	……….
……….	……….		……….	……….
……….	……….		……….	……….
			Totaal: …	Totaal: ...

2. De subsidie

Geraamd budget

Activiteit/actie Beschrijving Budget

De bij OCMW aangevraagde subsidie

Gevraagd bedrag	€ ……….
Totale kostprijs van het project	€ ……….
Gedeelte van de kosten gedekt door de subsidie (als percentage)	………. %
Eigen inbreng, indien van toepassing	€ ……….
Eventueel door andere subsidies gedekte bedragen	€ ……….

Artikel 3: Uitbetaling van de subsidie

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in een schijf na ondertekening van onderhavige overeenkomst.

De sommen worden uitbetaald op rekening ……………………………… van de vzw ……………………………… binnen 30 dagen na ontvangst door het OCMW van Schaarbeek van de door de vzw ondertekende overeenkomst.

Artikel 4: Verantwoording van de subsidie

1. Wettelijk kader

De wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies is van toepassing op deze overeenkomst en bepaalt dat elke begunstigde van een subsidie deze moet gebruiken voor het doel waarvoor zij werd toegekend en de aanwending ervan moet verantwoorden.

Het koninklijk besluit van 24 december 2020 tot toekenning van subsidies aan de OCMW's is eveneens van toepassing en voorziet, in identieke bewoordingen, in dezelfde verplichtingen.

2. Verantwoordingsdossier

In overeenstemming met het bovenstaande moet de vzw ..................... op het einde van het kalenderjaar, en uiterlijk op 1 februari 2022, aan het OCMW een dossier met de verantwoording van de gedane kosten overhandigen, met:

1. Een activiteitenverslag met ten minste een beschrijving van de verwezenlijking van de in artikel 2 a genoemde doelstellingen;

2. Een overzichtstabel met alle bewijsstukken van uitgaven die onder de subsidie zijn geboekt, met verwijzing naar de categorie van uitgaven;

3. Alle bewijsstukken in verband met deze subsidie moeten worden genummerd. In de overzichtstabel wordt de nummering van de bewijsstukken overgenomen;

4. In het geval van betaling van uitkeringen, ofwel de vooraf vastgestelde verdeelsleutel tussen gebruikers van het OCMW en andere gebruikers, ofwel de lijst van personen die van het initiatief gebruik hebben gemaakt. 

3. Aanwending van de subsidie voor investeringen

Investeringsuitgaven (boekhoudkundig begrip van investeringen) zijn uitgesloten.

4. Duur van de subsidie

Overwegende dat de toegekende bedragen kunnen worden gebruikt voor uitgaven gemaakt tussen 1 december 2020 en 31 december 2021.

Het OCMW van Schaarbeek vertrouwt aan de vzw ………………….. de eerder vermelde opdrachten toe voor een bepaalde duur vanaf 1 december 2020 en dit tot 31 december 2021.

Artikel 5: Controle op en terugvordering van de subsidie

1. Artikel 6 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies biedt het OCMW de mogelijkheid om controle uit te oefenen op de aanwending van de toegekende subsidie. Daartoe behoudt het OCMW zich het recht voor om alle documenten en inlichtingen op te vragen die het nuttig, noodzakelijk of vereist acht voor de POD MI om zijn eigen subsidie te rechtvaardigen.

Artikel 7 van de wet biedt het OCMW ook de mogelijkheid om, afhankelijk van het geval, de volledige of gedeeltelijke terugbetaling te eisen van de subsidie die aan de vzw……………………..: werd betaald:

1° als ze de subsidie niet aanwendt voor het doel waarvoor zij hem werd toegekend;

2° als ze een van de in artikel 4 en 5 bedoelde verantwoordingen niet verstrekt;

3° als ze zich verzet tegen de uitoefening van de controle.

2. Niet-aangewende bedragen worden uiterlijk op 1 februari 2022 terugbetaald, tegelijk met de overhandiging van het verantwoordingsdossier van de uitgaven zoals bepaald in artikel 4.b.

Artikel 6: Praktische contactmodaliteiten

Referentiepersonen binnen de twee structuren:

Functie	Naam	Voornaam	Telefoon	Mail
Vzw ……………………...
OCMW
Projectverantwoordelijke Covid
Adjunct-directrice van het Departement Maatschappelijk Xxxxxxx	Xxxxxxx	Xxxxxxx	0470 47 66 74	xxxxxxx.xxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xxxxxxxx
Adjunct-directrice van het Departement Maatschappelijk Welzijn	Applincourt	Amélie	0490 47 63 58	xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xxxxxxxx

Artikel 7: Beroepsgeheim en privacy

De ondertekenende partijen en hun medewerkers verbinden zich ertoe het beroepsgeheim te respecteren met betrekking tot de sociale opvolging van de personen die in het kader van het project zullen worden begeleid.

De ondertekenende partijen en hun medewerkers verbinden zich ertoe geen persoonsgegevens aan elkaar door te geven. Zij leven in ieder geval de wetgeving inzake privacy na, en met name de "Algemene verordening gegevensbescherming" (AVG).

Artikel 8: Communicatie

Alle externe communicatie over het project moet de steun van het OCMW van Xxxxxxxxxx vermelden.

Artikel 9: Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst

Deze overeenkomst treedt in werking bij de ondertekening, met terugwerkende kracht tot 1 december 2020, en blijft van kracht totdat beide partijen hun verplichtingen volledig zijn nagekomen.

Ze kan slechts worden verlengd indien de subsidie waarop zij gebaseerd is, wordt voortgezet onder de in artikel 10 bepaalde voorwaarden, in dezelfde verhouding als bij de eerste toekenning.

Artikel 10: Wijzigingen

Alle wijzigingen in de bepalingen van deze overeenkomst worden in onderling overleg aangebracht en vastgelegd in een door de partijen naar behoren ondertekend aanhangsel.

Artikel 11: Betwistingen en geschillen

Voor alle betwistingen betreffende de uitvoering van deze overeenkomst zullen de partijen een minnelijke schikking nastreven. Bij ontstentenis van overeenstemming zijn alleen de rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd om het geschil te beslechten.

Gedaan op ../../…., te Brussel in twee exemplaren waarvan elk der ondertekenende partijen een origineel exemplaar krijgt,

Voor het OCMW,		Voor de vzw ………….,
De Secretaris-generaal, Xxxxxx XXXXXXXXX	Xx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxx XXXXXXX	De algemeen coördinator

10