FUIFWEGWIJZER
FUIFWEGWIJZER
2
Inhoudsopgave
1. FUIFWEGWIJZER 6
1.1. Reservatieprocedure voor fuiven 6
1.1.1. Opmaak van de FUIFkalender 6
1.1.2. Bevestiging van de reservatie en belang van het voorlopig en definitief meldingsformulier 6
1.1.3. De fuifdatum nadert 7
1.2. RESERVATIEPROCEDURE VOOR ANDERE EVENEMENTEN 8
1.3. ANDERE PRAKTISCHE AFSPRAKEN 9
1.3.1. Wat met afval? 9
1.3.2. Afspraken per zaal 9
1.3.3. Betalen 9
1.4. FUIFKALENDER 9
2. SABAM 10
2.1 Hoeveel betalen? 10
2.2 Formulieren en tarieven 10
3. BILLIJKE VERGOEDING 11
3.1. WAT IS BILLIJKE VERGOEDING? 11
3.2. WIE MOET BILLIJKE VERGOEDING BETALEN? 11
3.3. TARIEVEN BILLIJKE VERGOEDING 11
3.3.1 Tarieven in de Anzegemse culturele infrastructuur voor fuiven (georganiseerd door een plaatselijk erkend jeugdwerkinitiatief) 12
3.3.2. Tarieven in de Anzegemse culturele infrastructuur voor andere activiteiten 12
4. GELUIDSHINDER 13
4.1. ALGEMEEN 13
4.1.1. Verstoring van de nachtrust 13
4.1.2. Wat kan je als organisator concreet doen? 13
4.2 Geluidsnormen voor muziek in niet-ingedeelde inrichtingen (gemeentelijke infrastructuur + fuiven in tenten) 14
4.2.1 Geluidsnormen 14
4.2.2. Afwijking van de geluidsnormen 14
4.2.3. Wie kan overtredingen vaststellen? 15
4.2.4.Wie kan er worden gestraft? 15
5. ROOKVERBOD 16
5.1. WETGEVING ALGEMEEN 16
5.2. FUIVEN IN DE PRAKTIJK 16
6. PUBLICITEIT 17
6.1. AFFICHES 17
6.1.1. Tips bij de opmaak van affiches 17
6.1.2 Aanplakkingstaks 17
6.2. Borden en wegwijzers 18
6.2.1. Borden 18
6.2.2. Wegwijzers 19
6.3. STROOIBRIEFJES 19
6.4. ANDERE PUBLICITEITSKANALEN 19
6.5. SPONSORING 19
7. VEILIGHEID & SECURITY 21
7.1. BRANDVEILIGHEID EN EHBO 21
7.1.1 Brandveiligheid 21
7.2.2. EHBO 21
7.2. SECURITY 21
7.2.1. Wat zijn de gevolgen voor fuiven ? 21
7.2.2. Welke zijn de bevoegdheden van deze bewakers ? 22
7.2.3. Wat zijn vrijwilligers ? 22
7.2.4. Wanneer word je als vrijwilliger beschouwd? 22
7.2.5. Wanneer is deze wet niet van toepassing? Bij een privéfuif: als het openbaar karakter afwezig is, dit wil zeggen als je enkel werkt met genodigden of voor bijeenkomsten waar uitsluitend leden van de vereniging toegelaten zijn 22
7.2.6. Wat mag een bewaker nooit doen? 22
7.2.7. Wat mag je als organisator wel nog doen ? 23
7.2.8. Regeling security in Xxxxxxx 00
7.3 FUIFBUDDY 23
8. VERGUNNINGEN EN VERZEKERINGEN 24
8.1.Verzekeringen 24
8.2.Vergunning voedingsmiddelen 24
8.3. Sterke drank en tapvergunning 25
8.4. Geluidswagen 25
9. MILIEU 26
9.1 AFVALEILAND 26
9.1.1. Aanvraag 26
9.1.2. Wat vermelden? 26
NUTTIGE TIPS 28
11. UITLEENDIENST 29
11.1 UITLEENDIENST JEUGDRAAD 29
11.2 GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST 29
11.3 PROVINCIALE UITLEENDIENST 29
11.4 AANVULLING MATERIAAL CULTURELE INFRASTRUCTUUR 29
12. BETOELAGING CULTURELE MANIFESTATIESVOOR DE JEUGD 30
1. FUIFWEGWIJZER
1.1. RESERVATIEPROCEDURE VOOR FUIVEN
Als jeugdvereniging kan je bij het organiseren van je fuif alle reservaties voor de gemeentelijke infrastructuur vastleggen bij de Jeugddienst. Zo vermijden we 2 fuiven op eenzelfde avond, gaan we niet over de maximum toegelaten grens van 2 fuiven per maand per zaal en kunnen we de fuiven verspreiden over de verschillende zalen, wat minder buurtoverlast geeft.
Hoe de reservatieprocedure verloopt, lees je hieronder:
1.1.1. Opmaak van de FUIFkalender
Jaarlijks wordt op de eerste Algemene Vergadering (AV) van een nieuw kalenderjaar de fuifkalender opgemaakt.
Hoe gaat dit in z’n werk :
• De afgevaardigden van de jeugdverenigingen bekijken vooraf in de leiderskring wat de gewenste data zijn en stellen een top 3 samen, die ze meebrengen op de eerstvolgende AV. In januari 2009 zal er gekeken worden voor de data in 2011.
De Jeugddienst beschikt over de lijsten van de bezetting van de zalen.
• Op de Algemene Vergadering wordt er samen gekeken of de gewenste fuifdatum van de vereniging nog vrij is. Zo ja, dan kan dit onmiddellijk ingevuld worden.
Zo nee, dan zal er moeten verder gekozen worden uit het top 3-lijstje tot er een geschikte datum gevonden wordt.
• De eerstvolgende maandag na de AV worden de zalen gereserveerd door de Jeugddienst bij de zaalverantwoordelijken. Indien er een probleem is voor een datum, dan wordt samen met de jeugdvereniging en de zaalverantwoordelijke gekeken voor een andere datum uit de top 3.
OPGELET: bij de opmaak van de fuifkalender wordt er altijd eerst besproken op welke datum KSA Vichte zijn fuif kan geven in de Stringe. Zij hebben namelijk bijna nooit een vrije keuze qua fuifdatum, door de veelvuldige bezetting in de Stringe en de drukke toneelkalender van de toneelgroep Streven, waardoor zij de beschikbare datum moeten nemen die hen wordt aangeboden door de Stringe.
1.1.2. Bevestiging van de reservatie en belang van het voorlopig en definitief meldingsformulier
• Stap 1 : nadat de Jeugddienst de data van de fuifkalender definitief heeft vastgelegd bij de zaalverantwoordelijken worden deze data doorgegeven aan de dienst cultuur. Deze dienst stuurt naar de jeugdvereniging een schriftelijke bevestiging (= zaalcontract)op samen met het voorlopig en definitief meldingsformulier (zie verder).
• Stap 2 : je stuurt het zaalcontract zo snel mogelijk terug op of geeft dit af aan de zaalverantwoordelijke. Adres vind je op het contract.
• Stap 3 : je stuurt tegelijkertijd het voorlopig formulier terug op naar het gemeentebestuur. Adres vind je onderaan het formulier. Op het voorlopig formulier probeer je al zoveel mogelijk gegevens in te vullen.
• Eenmaal de gemeente dit formulier heeft ontvangen, krijg je een brief toegestuurd met de goedkeuring van de reservatie. Een dubbel van deze brief gaat naar de zaalverantwoordelijke en de Jeugddienst.
• PAS DAN IS DE ZAALRESERVATIE DEFINITIEF !!!
• Bij ontvangst van het voorlopig meldingsformulier speelt de gemeente hiervan ook een kopie door naar de politie die dit op haar beurt opneemt in de werkplanning (bij fuiven dient men immers extra manschappen ter beschikking te houden voor het geval de organisatoren van een fuif de hulp van de politie inroepen).
• Je merkt dat dit een héél belangrijke stap is, dus zeker niet vergeten.
• Stap 4 : TEN ALLERLAATSTE 1 maand voor de fuif stuur je het definitief meldingsformulier op naar de gemeente met de meest recente gegevens van contactpersonen enzovoort. De politie vraagt uitdrukkelijk om op het definitief formulier het GSM-nummer te vermelden van het aanspreekpunt voor die avond.
• Vergeet niet dit formulier terug te sturen, anders kan je niet rekenen op politieondersteuning!
1.1.3. De fuifdatum nadert:
• Eén iemand van de vereniging wordt aangesteld als aanspreekpunt (evenementenverandwoordelijke). Deze persoon is verantwoordelijk voor het afhalen en terugbrengen van de sleutel, het maken van de afspraken met de zaalverantwoordelijke en staat op het definitief meldingsformulier als aanspreekpunt.
• Ten laatste 2 weken voor de fuif plaats vindt, gaat deze verantwoordelijke en bezoekje brengen aan de zaalverantwoordelijke (maak vooraf een afspraak) om onder meer na te gaan welk materiaal er in de zaal mag blijven staan enzovoort.
• Bij het afhalen van de sleutel wordt er door de zaalverantwoordelijke een rondleiding voorzien en worden allerlei praktische afspraken overlopen, zoals opkuis, brandveiligheid, terugbrengen van de sleutel enzovoort.
Schrijf de afspraken op en voorzie voldoende tijd voor de rondleiding. Hoe beter je op voorhand geïnformeerd bent, des te minder kans op problemen achteraf!
Wees bij de rondleiding zelf ook alert en durf vragen te stellen. Op het einde van de rondleiding laat je je papier ondertekenen door de zaalverantwoordelijke.
• Opkuis: doe je het liefst meteen na de fuif en zeker tegen het afgesproken tijdstip! Doe het grondig zodat er achteraf geen problemen zijn én vergeet niet je eigen materiaal en afval mee te nemen, ook glas en dergelijke.
Indien de opkuis niet gebeurt zoals het hoort, dan wordt er een deel van de waarborg ingehouden.
• Het terugbrengen van de sleutel gebeurt op het afgesproken moment met de zaalverantwoordelijke. Ook dan doe je samen weer de toer van de zaal. Bij schade e.d. wordt er samen met de zaalverantwoordelijke een verslag opgemaakt van de schade en het voorstel tot het vergoeden of herstellen van de schade. Dit verslag wordt ondertekend door beide partijen en vertrekt dan naar het College dat een beslissing neemt.
Tip: verzorg je relatie met de zaalverantwoordelijk. Hoe stipter en nauwkeuriger jij je afspraken nakomt, des te vlotter en soepeler zal de samenwerking verlopen.
1.2. RESERVATIEPROCEDURE VOOR ANDERE EVENEMENTEN.
Bij andere evenementen van de jeugdverenigingen zoals ouderavond, eetfestijn en dergelijke, gaat de reservatie van de zaal als volgt:
• Je neemt contact op met de zaalverantwoordelijke om een optie te nemen op de zaal. Van zodra je in de leiderskring de datum definitief beslist hebt, bel je terug naar de zaalverantwoordelijke om de optie te bevestigen.
• Eenmaal de bevestiging is gebeurt, stuurt de zaalverantwoordelijke een contract op in tweevoud. Je stuurt één exemplaar ondertekend terug en dan pas is de bevestiging definitief!
Voor dergelijke activiteiten hoef je geen meldingsformulieren in te vullen,TENZIJ er natuurlijk gedanst wordt na afloop .
(Bijvoorbeeld wanneer je nog een fuifje organiseert na de spaghetti-avond en zeker als je dan externen toelaat voor die fuif. Dan geldt uiteraard de regeling van de fuiven.)
• Bij de reservatie van de zaal doe je er goed aan om ook al te denken aan het materiaal dat je zal nodig hebben: bestek, borden, glazen, tafels en stoelen, podium enz.
Zorg ervoor dat je dit meteen ook bij de juiste mensen reserveert (zie lijstje bij hoofdstuk uitleendienst)
• Je stelt 1 verantwoordelijke aan voor het afhalen en terugbrengen van de sleutel en voor de rondleiding.
• Ten laatste 2 weken voor de activiteit plaats vindt, gaat deze verantwoordelijke een bezoekje brengen aan de zaalverantwoordelijke (maak vooraf een afspraak) om onder meer na te gaan welk materiaal er in de zaal mag blijven staan, hoe alles terug moet gezet worden, gebruiksaanwijzing van bepaalde toestellen, belichting enz. Bij het afhalen van de sleutel wordt er door de zaalverantwoordelijke een rondleiding voorzien. XXXXXXX ZELF VOLDOENDE TIJD HIERVOOR.
Xxxx vooral vragen te stellen en probeer hiervan op voorhand al een lijstje op te maken. Hoe beter je vooraf geïnformeerd bent, hoe minder mogelijkheid tot discussie achteraf. Ook hier kan je eventueel vragen om schriftelijk een aantal afspraken en opmerkingen op papier te zetten en te laten onderteken door de beide partijen.
• Opkuis: deze doe je liefst meteen na de activiteit en zeker tegen de afgesproken datum! Doe het grondig en vergeet niet al je eigen materiaal en afval meenemen.
Indien de opkuis niet in orde is, dan wordt er een deel van de waarborg ingehouden.
• Het terugbrengen van de sleutel gebeurt op het afgesproken moment. Ook dan doe je weer de toer van de zaal en indien nodig worden schriftelijk zaken op papier gezet die niet in orde zijn of die moeten hersteld of vervangen worden. Verslag zal na ondertekening door de beide partijen doorgestuurd worden naar het College dat de uiteindelijke beslissing neemt.
LET OP: Vergeet bij ouderavonden niet je repetitieschema tijdig door te spelen aan de zaalverantwoordelijke of tijdig af te spreken voor de decoropbouw of de inrichting van de zaal!!! Niet aangevraagd betekent dat je de zaal ook niet krijgt.
1.3. ANDERE PRAKTISCHE AFSPRAKEN
1.3.1. Wat met afval?
• Afval dien je zelf mee te nemen. Voorzie voldoende grijze en blauwe vuilniszakken. Ook glas dien je zelf mee te nemen. Let wel: zowel de blauwe als de grijze zakken mag je NIET naar het containerpark brengen of bij de rolcontainers plaatsen. Je dient ze thuis mee te geven met de ophaaldiensten !!!
• Een tweede mogelijkheid is het afvaleiland: zie hoofdstuk milieu
1.3.2. Afspraken per zaal
Naast een algemeen huishoudelijk reglement voor het gebruik van een gemeentelijke zaal zijn er ook per zaal specifieke afspraken. Dit huishoudelijk reglement zal je van de zaalverantwoordelijke ontvangen.
1.3.3. Betalen
Bij fuiven wordt de waarborg en het huurgeld betaald op voorhand. Xxxxx dit op het moment dat je het definitieve formulier opstuurt. Indien alles in orde is, wordt de waarborg teruggestort. De drankafrekening dien je te vereffenen bij de zaalverantwoordelijke.
1.4. FUIFKALENDER
De fuifkalender kan je downloaden op xxx.xxxxxxx.xx Een exemplaar vind je ook in bijlage 1.
2. SABAM
Vanaf het moment dat er op je fuif of ander evenement één beschermd nummer wordt gespeeld, moet je vooraf toelating aanvragen aan Sabam.
Ook als je geen toegangsgeld vraagt of wanneer er ‘enkel leden’ toegankelijk zijn, ben je dit verplicht.
2.1 HOEVEEL BETALEN?
• In de meeste gevallen is dit een forfait volgens tarief nr 105 (bals, gala’s, fuiven, ...) in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen.
De in rekening genomen inkomprijs, is steeds de gemiddelde inkomprijs die wordt gevraagd. Gebruik je slechts een gedeelte van de zaal (afgescheiden door panelen), dan meld je dit best ook aan Sabam.
• Het basistarief is echter steeds 10 % van de bruto-ontvangsten. Dit is elke som die wordt gevraagd (inkomkaart, tombolabiljet, lidkaart, ...), maar ook vormen van directe of indirecte sponsoring.
• Het minimum verschuldigd bedrag kan echter niet lager zijn dan 10 % van het bedrag van de uitkoopsom (alle bedragen die de organisator verschuldigd is voor het op- of uitvoeren van het programma: onder andere uitkoopsom groepen, deejays, ...)
• Je dient minstens 10 dagen op voorhand een aanvraag tot toelating in te dienen bij het Sabamkantoor. Zonder voorafgaandelijke toelating worden deze tarieven verhoogd met 30%.
• Voor meer info kan je steeds terecht bij : Sabam Kortrijk, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx
Telefoon : 056 21 07 38 E-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx xxx.xxxxx.xx
• Aanvraagformulieren zijn te bekomen op de Jeugddienst, Westdorp 3 te 0000 Xxxxxx of in het JIP, Xxxxxxxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxx of je kan een mailtje sturen naar : Xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Meer informatie over Sabam kan je ook terugvinden op xxx.xxxxxxxx.xx
2.2 FORMULIEREN EN TARIEVEN
Zie bijlage 2,3,4 en 5.
3. BILLIJKE VERGOEDING
Meer informatie op xxx.xxxxxxxx.xx
3.1. WAT IS BILLIJKE VERGOEDING?
Terwijl sabam ervoor zorgt dat auteursrechten worden geïnd, ziet billijke vergoeding erop toe dat ook de uitvoerende artiesten (zangers en muzikanten) en de producenten vergoed worden.
Wie dus muziek draait voor een publiek toegankelijke plaats, dient zowel Xxxxx als billijke vergoeding te betalen.
3.2. WIE MOET BILLIJKE VERGOEDING BETALEN?
Iedereen die opgenomen muziek laat horen in een voor publiek toegankelijke plaats, moet billijke vergoeding betalen.
Dus ook voor sociale en culturele activiteiten in de openbare en de privé sector moet de billijke vergoeding betaald worden.
Toch zijn er activiteiten waarbij opgenomen muziek wordt gedraaid, maar waarvoor er geen billijke vergoeding moet betaald worden (de ‘grijze’ zones):
• Familiefeesten: alle soorten feesten die vanuit een strikte ‘familiekring’ ontstaan en waarbij ook derden aanwezig kunnen zijn.
Vb: trouwfeesten, verjaardagsfeesten, …
• Jeugdwerk: muziekgebruik bij de werking van een erkend jeugdwerkinitiatief (uitgezonderd jeugdhuizen), bv muziek bij spelletjes.
Bij bijeenkomsten echter waar personen aan deelnemen, vreemd aan het jeugdwerkinitiatief, moet er wel billijke vergoeding betaald worden; vb. fuiven, ouderavond, eetfestijn.
• Quiz waarbij muziekfragmenten wordt gebruikt.
• Cursus ‘muziek’ waarbij muziekfragmenten worden gebruikt.
• Gebruik van muziekfragmenten bij een toneelstuk, sketch, diamontage … Bv. Dianamiddag jaarlijks kamp, voorstelling jaarthema aan de ouders … .
• …
3.3. TARIEVEN BILLIJKE VERGOEDING.
De billijke vergoeding hanteert een pak verschillende tarieven. Meer info over deze tarieven vind je op xxx.xxxxxxxx.xx
Wij zullen het wel hebben over de tarieven voor de socio-culturele activiteiten in de gemeentelijke culturele infrastructuur.
3.3.1 Tarieven in de Anzegemse culturele infrastructuur voor fuiven (georganiseerd door een plaatselijk erkend jeugdwerkinitiatief)
Fuiven waarbij de inkomprijs meer is dan 4 euro: De jeugdverenigingen vragen de nodige documenten op bij de zaalverantwoordelijke en vullen de aangiftepapieren (zie bijlage 6) zelf in. De factuur wordt rechtstreeks en volledig door de jeugdvereniging betaald.
Fuiven waarbij de inkomprijs minder of gelijk is aan 4 euro:
In zaal Ansold: zie fuiven met inkomprijs meer dan 4 euro
In zaal de Stringe: de zaalverantwoordelijke vult, samen met de organisateren, de nodige papieren in en stuurt ze op naar de inningmaatschappij. De factuur wordt door het gemeentebestuur betaald, maar een deel van de factuur wordt teruggevorderd:
- terug te vorderen van de jeugdvereniging: € 173,53
Tarieven kan je terugvinden op xxx.xxxxxxxx.xx - tarieven - tarief tijdelijke activiteit binnen.
3.3.2. Tarieven in de Anzegemse culturele infrastructuur voor andere activiteiten
Het gemeentebestuur van Anzegem heeft, bij de start van het in werking treden van de wetgeving op de billijke vergoeding, onderzocht op welke wijze zij een regeling kan treffen om tegemoet te komen aan de vraag inzake de betaling van een forfaitair tarief ten behoeve van de organisatoren van activiteiten in haar infrastructuren. De prijzen gelden 48 uren, vanaf het moment de activiteit start.
Volgende bedragen vorderen zij terug van de verenigingen:
ZAAL | Zonder drank | Met drank |
Ansold | € 2,5 | € 29,75 |
Ansold Bar | Er wordt niets teruggevorderd | |
De Linde | € 2,5 | € 29,75 |
Groeninge: grote en kleine zaal | € 2,5 | € 8,75 |
Groeninge: grote zaal | € 2,5 | € 8,75 |
Groeninge: kleine zaal | € 2,5 | € 3,75 |
Mensinde: feestzaal en foyer | € 2,5 | € 8,75 |
Speldoorn: grote en kleine zaal | € 2,5 | € 30 |
Speldoorn: grote zaal | € 2,5 | € 30 |
Speldoorn: kleine zaal | € 2,5 | € 6,5 |
Stringe Bar | Er wordt niets teruggevorderd | |
Stringe Feestzaal | € 3 | € 62 |
Stringe Toneelzaal | Er wordt niets teruggevorderd | |
4. GELUIDSHINDER
4.1. ALGEMEEN
4.1.1. Verstoring van de nachtrust
Als organisator ben je niet rechtstreeks verantwoordelijk voor het geroep en gezang van fuifbezoekers die zich buiten de fuifzaal bevinden. Toch moet je de nodige maatregelen nemen om te voorkomen dat de fuif de nachtrust van de buren verstoord. Anders is er sprake van een gebrek aan voorzorg.
Omwonenden van zalen kunnen altijd een beroep doen op de politie op grond van art. 561 van het strafwetboek. Dit artikel dreigt met straffen tegen hen die zich schuldig maken aan
nachtgerucht of nachtrumoer, waardoor de rust van de inwoners kan worden gestoord. Dit artikel laat een zeer subjectieve beoordeling toe. Wat moet je verstaan onder nachtgerucht of
nachtrumoer? Of zelfs onder nacht, de uren zijn immers niet precies bepaald. De politie hoeft ook niet op een klacht te wachten, ze kan ook op eigen initiatief optreden.
Sedert de invoering van de gemeentelijke administratieve sanctie op 1 april 2005, kunnen ook de gemeenten de verstoring van de nachtrust beboeten via hun politiereglement. De gemeente kan enkel een administratieve boete opleggen als het Parket niet vervolgt.
4.1.2. Wat kan je als organisator concreet doen?
Je kan aan de uitgang een affiche hangen die bezoekers erop attent maakt dat zij die zich schuldig maken aan de verstoring van de nachtrust kunnen geverbaliseerd worden.
Echte dwangmaatregelen neemt men zelden, meestal wordt alleen een proces-verbaal opgemaakt. Komt de zaak toch voor de politierechtbank dan kan deze slechts politiestraffen uitspreken. De geldboetes bedragen € 0,25 tot € 0,50 (X 200). In geval van ‘verstoring van de openbare orde’ (een zeer breed begrip) kan de fuif wel worden stilgelegd. Dit gebeurt meestal na enkele waarschuwingen. Dit zal zelden gebeuren omdat een fuif stil leggen voor nog meer ordeverstoring kan zorgen.
Over lawaai buiten de fuifzaal mag je als organisator dan al weinig controle hebben, je kan er als organisator wel op letten dat je in de fuifzaal de geluidsnormen respecteert. De geluidsnormen voor de gespeelde muziek hangen af van de locatie waar je je fuif organiseert. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen ingedeelde en niet-ingedeelde inrichtingen.
4.2 GELUIDSNORMEN VOOR MUZIEK IN NIET-INGEDEELDE INRICHTINGEN (GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR + FUIVEN IN TENTEN)
4.2.1 Geluidsnormen
Een niet-ingedeelde inrichting is een inrichting die niet onder de VLAREM-wetgeving valt en die dus niet over een milieuvergunning moet beschikken. Volgende activiteiten vallen hieronder: openluchtfuiven, de meeste fuiven in tenten, fuiven in zalen waar er slechts occasioneel wordt gedanst (bals,bruiloften, fuiven). Concreet: maximum 12 dansfeesten per jaar met een maximum van twee per maand.
Naast de milieuvergunning geldt er ook een koninklijk besluit (KB) van 24 februari 1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private instellingen.
Dit koninklijk besluit legt in openbare inrichtingen een maximum geluidsniveau van 90 dB(A) (decibel) op, dat niet mag overschreden worden. Bij openbare en private inrichtingen waar muziek geproduceerd wordt, mag het geluidsniveau gemeten in de buurt (binnen in een woning of gebouw):
• niet hoger zijn dan 5 dB(A) boven het achtergrondniveau indien dat lager is dan 30 dB(A);
• niet hoger zijn dan 35 dB(A) indien het achtergrondniveau ligt tussen 30 en 35 dB(A);
• niet hoger zijn dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A).
De geluidsnormen zijn objectieve normen (aantal decibels) en ze hebben enkel betrekking op de muziek, die bovendien elektronisch versterkt moet zijn. Het moet dus niet om nachtlawaai gaan. De straffen voor wie deze geluidsnormen niet respecteert, zijn zeer zwaar. Veel zwaarder dan de straffen voor het verstoren van de nachtrust. Je komt niet voor een politierechtbank, maar voor de correctionele rechtbank. De rechtbank kan straffen opleggen van 8 dagen tot 6 maand en/of boetes van € 0,64 tot € 123,95 (X200). Als je bovendien binnen de 2 jaar na veroordeling een nieuwe gelijkaardige inbreuk pleegt, kunnen de straffen worden verdubbeld.
4.2.2. Afwijking van de geluidsnormen
Op deze normen kan een uitzondering bekomen worden bij het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waarin de muziekactiviteit plaatsgrijpt, zodat de geluidsnormen bepaald in het KB niet van toepassing zijn voor die specifieke muziekactiviteit.
Dergelijke uitzondering kan aangevraagd worden via een standaard-aanvraagformulier (zie bijlage 7). Het College kan de afwijking al dan niet toelaten, mits naleving van een aantal maatregelen.
Het College volgt voor deze uitzondering het standaardadvies van de politie, namelijk:
• activiteiten in open lucht of tenten: afwijking als activiteit stopt om 01u00
• activiteiten in zalen: afwijking als activiteit stopt om 03u00
Toch blijft de politie het recht behouden om gedurende een fuif de muziek stil te leggen, omwille van buurtoverlast, zelfs indien er toelating is verkregen tot afwijking. (strafwetboek art 561.1 betreffende nachtlawaai). Hierbij is het niet nodig om een meting uit te voeren.
Ook in zaal De Stringe geldt deze regel, ondanks men daar werkt met een geluidsbegrenzer. Deze begrenzer is ingesteld op 100 dB ipv 90 dB, dus organisatoren dienen voor hun fuiven ook de aanvraagformulieren in te vullen en zal de afwijking toegestaan worden tot 03u00.
4.2.3. Wie kan overtredingen vaststellen?
Alleen bevoegde personen kunnen vaststellingen doen. Dat zijn o.a. de officieren van de politie en bepaalde milieuambtenaren die hiervoor een specifieke bevoegdheid gekregen hebben. Het onderzoek moet gebeuren met erkende toestellen (sonometers).
Als achteraf zou blijken dat onbevoegde ambtenaren zijn opgetreden, dan is het misdrijf niet op geldige wijze vastgesteld.
4.2.4.Wie kan er worden gestraft?
• De personen die inrichtingen of toestellen ‘onder zich heeft’. Als het gaat om een vereniging, dan wordt hiermee bedoeld de verantwoordelijke die op dat moment aanwezig was en eventueel de verantwoordelijke persoon die niet aanwezig was, maar die niet voldoende voorzorgen heeft genomen.
• De persoon die de toestellen heeft bediend, bv. de deejay of de geluidstechnicus achter de P.A.
• De persoon die zich verzet heeft tegen de controle.
5. ROOKVERBOD
5.1. WETGEVING ALGEMEEN
Heb KB van 2005 verbiedt roken in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn (culturele centra, winkels, sportinfrastructuur, ziekenhuizen, parochiezalen, …).
Met gesloten plaats wordt bedoeld: een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien is van een plafond.
Een tent wordt ook gezien als een ‘gesloten plaats’, dus afgesloten door wanden en plafond en er mag niet gerookt worden.
Voor een rechthoekige tent geldt:
• 3 of 4 gesloten zijwanden en dakzeil: de tent wordt beschouwd als een lokaal. Men dient de regels van de openbare lokalen te volgen (te vergelijken met een fuifzaal)
• 0 tot 2 gesloten zijwanden en dakzeil: de tent is geen lokaal, maar wordt beschouwd als ‘open lucht’. Roken is dan toegelaten.
Op plaatsen waar het rookverbod geldt, moeten er voldoende pictogrammen met een diameter van minimaal 9 cm hangen. Het is aan te raden de pictogrammen te hangen aan de ingang en minimum 1 pictogram per muur. Daarnaast moeten de asbakken verwijderd worden uit het gebouw en moet het rookverbod opgenomen worden in het huurcontract.
Er kan in geen geval een aanvraag tot afwijking worden bekomen.
5.2. FUIVEN IN DE PRAKTIJK
In de gemeentelijke fuifinfrastructuur geldt er dus ook een rookverbod. In deze fuifinfrastructuur zijn de pictogrammen al bevestigd en enkel buiten kan je nog een asbak vinden.
Als organisator van een fuif is het niet haalbaar om iedere roker op het verbod te wijzen. Het aangeven van het rookverbod met pictogrammen is meestal onvoldoende om de rokers te overtuigen.
Daarom kan je ook de fuif aankondigen als een rookvrije fuif of tijdens de avond zelf een aantal keer laten omroepen dat rokers verzocht worden hun sigaret buiten te roken.
Buiten voorzie je best een plaats waar de rokers ongehinderd kunnen roken (bij voorkeur met een afdak). Het is aan te raden om een plaats te kiezen waarbij de buurt geen hinder ondervindt.
6. PUBLICITEIT
6.1. AFFICHES
6.1.1. Tips bij de opmaak van affiches.
• Xxxx het ontwerp goed na voor het drukken. Zorg dat volgende zaken zeker op de affiche staan: wat er georganiseerd wordt, wanneer (datum en uur), waar (gemeente, zaal), met wie (discobar, groep, ...), wie het organiseert, toegangsprijzen, waar voorverkoop, eventueel sponsors.
• Vermeld steeds een verantwoordelijke uitgever. Dit moet een meerderjarige zijn, wonende in België en vermeld ook zijn/haar adres op de affiche.
• Vergeet niet op je affiches te vermelden, indien van toepassing: vrij van zegel, artikel 198.7
• Affiches mogen alle kleuren hebben behalve:
▪ zwart op wit (voorbehouden voor de overheid)
▪ zwart op geel (voorbehouden voor notarissen)
6.1.2 Aanplakkingstaks
Sedert januari 2007 worden alle affiches die kleiner zijn dan 1m² vrijgesteld van de aanplakkingstaks. Naast de A3-affiches en de A2-affiches worden ook de A1-affiches vrijgesteld.
Voor affiches die groter zijn dan 1m² blijft de aanplakkingstaks verschuldigd. Dit zijn affiches die groter zijn dan A0 en groter. In praktijk worden deze formaten nauwelijks gebruikt door verenigingen. Organisatoren die deze formaten gebruiken, betalen per affiche een taks van € 0,50 per m².
Uitzondering op de aanplakkingstaks: Organisaties met een liefdadig karakter moeten geen zegeltaks betalen. Je moet dan wel vermelden: Xxxx xxx xxxxx, art. 198, 7e wetboek der taksen. De affiche mag publiciteit bevatten van een commerciële sponsor, maar het hoofdobject van je affiche moet het aankondigen van de activiteit zijn.
Enkel als je de winst besteedt aan een liefdadigheidsdoel en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. In de praktijk worden echter enkel grote organisatoren aangepakt bij overtreding. De boetes kunnen in geval van zware overtredingen en fraude oplopen van 5 tot 20 maal de ontdoken belasting. Meestal echter wordt 50% of zelfs minder extra aangerekend.
Let op: wildplakken is verboden, alsook het ophangen van affiches aan verkeersborden, wegwijzers, elektriciteitspalen, enz.
6.2. BORDEN EN WEGWIJZERS
6.2.1. Borden
• Langs de gemeentewegen
Er moet een schriftelijke aanvraag gebeuren bij het College van Burgemeester en Schepenen met duidelijke vermelding om welke activiteit het gaat, wanneer en waar je de borden wilt plaatsen. Je ontvangt dan een schriftelijke bevestiging met de te respecteren termijnen van plaatsing.
Aan het plaatsen van borden langs de gemeentewegen zijn een aantal voorwaarden verbonden, nl.:
▪ Maximum 2 borden per gemeenteweg. De maximum oppervlakte van een bord bedraagt 0,75 m²
▪ De tekst mag enkel betrekking hebben op het evenement. Handelsreclame is VERBODEN
▪ De borden moeten op eigen palen worden geplaatst. Ze mogen niet worden vastgemaakt aan bomen, verlichtingspalen, verkeerslichten of andere signalisatie.
▪ De borden mogen de weggebruikers of voetgangers niet hinderen.
Deze voorwaarden worden ook telkens vermeld op bevestiging van het College van Burgemeester en Schepenen.
• Op de gemeentelijke rasterborden
Hiervoor moet er een schriftelijke aanvraag gebeuren bij het College van Burgemeester en Schepenen met duidelijke vermelding om welke activiteit het gaat, wanneer je de borden wil plaatsen en waar. Je ontvangt dan een schriftelijke bevestiging met de te respecteren termijnen van plaatsing.
Gemeentelijke rasterborden vind je op de volgende plaatsen:
▪ Anzegem: Heuntjesstraat t.h.v. melkerij
Grote Leiestraat t.h.v. Industrielaan Waregem
▪ Kaster: Scheldestraat t.h.v. garage Lemaitre
▪ Tiegem: Tieboutslaan t.h.v. de Zonnestraat
▪ Vichte: Harelbekestraat t.h.v. de Vlaschaardstraat
De affiches met maximum hoogte van 1m2 moeten op houten borden gekleefd worden. De borden worden door de organisators zelf aan de rasters opgehangen, dit maximum 15 dagen voor het evenement. Ten laatste 8 dagen na het evenement worden de borden terug verwijderd.
Vanaf 2007 worden de aanvragen voor het plaatsen van borden langs de gemeentewegen en op de gemeentelijke rasterborden gedaan door de Jeugddienst. Dit enkel voor de fuiven van de jeugdverenigingen. De bevestiging wordt dan rechtstreeks naar de hoofdleiding gestuurd.
• Langs de gewestwegen
wanneer je borden wil plaatsen langs de gewestwegen, moet je een aanvraag indienen tot toelating bij het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap, Administratie Wegen en Verkeer, district Kortrijk (312), Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx. Een standaardbrief vind je in bijlage 8.
Wanneer er toelating verleend wordt, krijg je een bericht terug op welke wegen je borden mag plaatsen en met welke vereisten je rekening moet houden. Indien je je niet aan de vereisten houdt, worden de borden onmiddellijk weggenomen na een PV door de politie!
Er is in onze gemeente recent heel wat te doen geweest rond het plakken van affiches langs de openbare wegen, temeer daar er door Anzegem heel wat gewestwegen lopen wat de regelgeving er zeker niet simpeler op maakt.
6.2.2. Wegwijzers
• Het ophangen van wegwijzers is in principe verboden. Zeker is dit verboden aan verkeerspalen, elektriciteitspalen en privé-eigendommen (tenzij je toestemming hebt). Om problemen te vermijden, doe je best een aanvraag bij het College van Burgemeester en Schepenen.
• En vooral: haal de wegwijzers de volgende dag weg!
6.3. STROOIBRIEFJES
De gemakkelijkste weg om je doelgroep te bereiken is het uitdelen van strooibriefjes op andere evenementen zoals fuiven en optredens. Je kan aan de organisatoren van een evenement vragen of zij jullie briefjes aan de ingang of op de tafels leggen, (vraag daarbij ook of je een affiche mag uithangen).
Wanneer je strooibriefjes op privé-eigendommen (school, café, …) uitdeelt, heb je de toelating nodig van de eigenaar.
Let op bij het uitdelen van flyers dat de verantwoordelijke uitgever (vu) en zijn adres vermeld staan op de strooibriefjes. Om problemen te vermijden, vermeld je ook best de volgende zin: ‘niet op de openbare weg gooien’.
6.4. ANDERE PUBLICITEITSKANALEN
• Pers : niet alleen de pers inlichten voor de activiteit doorgaat, maar ook erna kan zeer interessant zijn. Dit kan een goede reclame zijn naar volgende jaar toe.
Een actuele lijst van de plaatselijke persmensen kan je steeds bekomen op de Jeugddienst.
• Gemeentelijk infoblad ‘Aktiv’ :
Dit infoblad verschijnt tweemaandelijks. Alle activiteiten, doorgegeven op de Algemene Vergadering van de jeugdraad, worden door de Jeugddienst automatisch doorgespeeld aan de redactie van Aktiv.
• Man bijt krantje :
Deze jeugdkrant verschijnt driemaandelijks en wordt bezorgd aan alle jongeren tussen 12 en 21 jaar. Ook hier wordt er telkens een activiteitenkalender voorzien. Wil je echter extra reclame dan stuur je je reclameboodschap gewoon door naar : Xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx of breng je je tekst binnen op de Jeugddienst of in het JIP.
• Website van de jeugd : Doorgeven aan de Jeugddienst. Voor concrete afspraken bel je even naar de Jeugddienst of stuur je een mailtje en zij verzorgen mee je publiciteit!
6.5. SPONSORING
Om een deel van je kosten te dekken, kan je gebruik maken van sponsoring.
In ruil voor publiciteit van de sponsor op affiches, toegangskaarten, T-shirts … , krijg je een vergoeding in geld en/of goederen.
Je neemt best tijdig (afhankelijk van de grootte van de sponsoring die je zoekt) contact op met mogelijke sponsors. De keuze van sponsoring ligt niet altijd voor de hand en kan aanleiding geven tot discussies, dus overleg goed op voorhand welke soort sponsors je wil.
Bij een grote sponsoring maak je best een dossier op met vermelding van :
het aantal vrijkaarten
- naamvermelding op affiches (aantal vermelden)
- naamvermelding op T-shirts
- naamvermelding op inkomkaarten (aantal vermelden)
- spandoek ophangen tijdens de manifestatie
Geef de sponsor de nodige achtergrondinformatie over het evenement (beoogde doelpubliek en gewenst bereik) en over je organisatie. Vermeld ook hoeveel sponsors worden gezocht en voor welke bedragen. Vergeet voor publiciteit op affiches en folders het logo niet te vragen!
Ook mediasponsoring kan interessant zijn (krant, vrije radio, reclamebladen, ...). Voor de andere sponsors betekent dit extra publiciteit. Zorg voor een originele aanvraag en een verzorgd dossier, want de meeste firma’s krijgen aanvragen genoeg!
Een vraag naar sponsoring in natura zal soms gemakkelijker worden beantwoord dan een vraag naar geld. Bv.:
- 1000 stuks fruit voor het jaarlijks bivak
- verf voor je lokalen
- mosselen voor je mosselavond
- broodjes
- sportmateriaal
- ....
7. VEILIGHEID & SECURITY
7.1. BRANDVEILIGHEID EN EHBO
7.1.1 Brandveiligheid
De gemeentelijke zaal van Anzegem beschikt over een brandweerattest waarin staat hoeveel personen er zijn toegelaten.
Als je de zaal speciaal wil inrichten, neem je best vooraf contact op met de Jeugddienst. Zij kunnen samen met jou bekijken welke materialen je best gebruikt en welke niet.
7.2.2. EHBO
Bij megamanifestaties moet je zeker overwegen beroep te doen op de diensten van het Rode Kruis/ Vlaamse Kruis. De aanwezigheid van deze vrijwilligers is in principe gratis. Als de fuif in een zaal plaatsvindt, voorzie dan een apart lokaal waar eventuele gekwetsten en zieken kunnen worden verzorgd.
Meer informatie hierover kan je vinden op xxx.xxxxxxxxx.xx.
Als je een kleinschalige fuif organiseert, kan je zelf een EHBO post voorzien. Een basis- EHBO- richtlijn voor de medewerkers is altijd nuttig.
7.2. SECURITY
Sinds 1999 is de wet gewijzigd. Dit betekent dat het inzetten van een ‘buitenwipper’, ‘portier’ enzovoort onder de bepalingen van deze wet valt.
Dit zijn dus mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben met personencontrole bezig te zijn, zij doen controle op het gedrag van personen met het oog op de veiligheid in publieke plaatsen.
Het inzetten van allerlei plaatselijke verenigingen zoals bijvoorbeeld hondenclubs, karateclubs, ... is dus uitgesloten.
7.2.1. Wat zijn de gevolgen voor fuiven ?
Vooreerst moet er duidelijk gesteld worden dat de inzet van een bewakingsdienst nooit kan worden verplicht. Een Burgemeester kan dus nooit bij de organisatie van een fuif of een festival als voorwaarde opleggen dat je ‘X’ bewakers moet inzetten.
Met een goede voorbereiding en organisatie kunnen in de meeste gevallen veel problemen voorkomen worden. Maak vooral goeie afspraken met de mensen die instaan voor organisatorische functies (= fuifbuddy’s) zodat deze tijdig kunnen optreden in probleemsituaties door middel van sociaal vaardig optreden.
Beslist men toch om een bewakingsteam in te schakelen dan zijn er wettelijk de volgende mogelijkheden:
• Een erkende bewakingsfirma inhuren. Dit dien je te melden aan de Burgemeester die dit wel kan weigeren.
• Zelf een interne bewakingsdienst oprichten met opgeleide vrijwilligers, wat echter voor het jeugdwerk niet realistisch is.
• Een beroep doen op eigen vrijwilligers. De namen worden doorgegeven aan de Burgemeester (via de meldingsformulieren ) die wel bepaalde personen kan weigeren
• Men kan ook een combinatie maken van professionele bewakers en vrijwilligers. Uiteraard zullen hier goede afspraken moeten gemaakt worden en dient er op het moment zelf gezorgd te worden voor een vlotte communicatie
7.2.2. Welke zijn de bevoegdheden van deze bewakers ?
Een bewaker heeft geen enkele bijzondere bevoegdheid. Systematische controle van de bezoekers is niet toegelaten.
Aan welke voorwaarden moeten vrijwilligers ondermeer voldoen?
• Bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen
• Onderdaan zijn van de Europese Unie
• Bepaalde beroepen niet uitoefenen (wapenhandelaar, privé-detective...)
• Sinds 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst
• De leeftijd van 18 jaar hebben (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leiding)
7.2.3. Wat zijn vrijwilligers ?
Als vrijwilligers worden beschouwd alle verantwoordelijken, medewerkers of leden van de vereniging, dit kunnen bij een jeugdvereniging dus ook ouders zijn.
7.2.4. Wanneer word je als vrijwilliger beschouwd?
Indien je dit occasioneel en onbezoldigd doet. De Burgemeester van de gemeente, waar de activiteit doorgaat hiervoor toestemming heeft verleend.
7.2.5. Wanneer is deze wet niet van toepassing?
Bij een privéfuif: als het openbaar karakter afwezig is, dit wil zeggen als je enkel werkt met genodigden of voor bijeenkomsten waar uitsluitend leden van de vereniging toegelaten zijn.
Toezicht door jeugdverantwoordelijken: voor leid(st)ers van jeugdverenigingen maakt de minister een uitzondering op de bewakerswet in die zin dat het toezicht uitgeoefend door de leiders van de jeugdvereniging op het gedrag van diegenen die aan zijn zorg zijn toevertrouwd tijdens fuiven of andere evenementen, niet aanzien wordt als een activiteit van ‘persoonscontrole’ zoals bedoeld in de wet. Dit betekent echter niet dat persoonscontrole aan de ingang wordt toegelaten.
7.2.6. Wat mag een bewaker nooit doen?
• Geweld gebruiken. Enkel bij betrapping op heterdaad van een wanbedrijf mag men ingrijpen zonder geweld of dwang en op voorwaarde dat men de politie verwittigt.
• Fouilleren? tenzij men uitdrukkelijk de toestemming heeft van de Burgemeester. Dit kan enkel door fuifbuddy’s en dan nog … .
• Controle uitoefenen op de openbare weg of in openbare plaatsen gezien dit de bevoegdheid is van de overheid.
• Controle doen naar drugs.
• Controle doen naar het bezit van ongevaarlijke voorwerpen zoals bv. fototoestellen.
Persoonscontrole is geen...
• Ticketcontrole.
Ticketcontrole of controle van stempels heeft niets te maken met persoonscontrole. Een portier mag zich hier dan ook niet mee bezig houden, de taken persoonscontrole en ticketcontrole moeten dus duidelijk gescheiden blijven.
• Controle die te maken heeft met safety, met de veiligheid van de fuifruimte.
Als er dus personen verantwoordelijk zijn om bijvoorbeeld de nooduitgangen vrij te houden dan heeft dat niets te maken met bewaking.
7.2.7. Wat mag je als organisator wel nog doen ?
• Een fuif organiseren brengt verschillende verantwoordelijkheden met zich mee:
je moet niet alleen controle doen van de toegangstickets, maar ook toezien op de algemene veiligheid, de normen van de brandweer en het goed opvolgen ervan, bv. het vrijhouden van de nooduitgangen. En als het fout loopt, betekent dit ook niet dat je niet mag ingrijpen, want anders kan men burgerlijk aansprakelijk gesteld worden voor een gebrekkige organisatie.
7.2.8. Regeling security in Anzegem
Door aanhoudende problemen op fuiven de laatste jaren, heeft het gemeentebestuur van Anzegem besloten om vanaf 2008 een reglement security in te voegen. Dit reglement wordt in februari door de gemeenteraad goedgekeurd.
7.3 FUIFBUDDY
Tweejaarlijks organiseert de gemeente in samenwerking met de jeugdraad de opleiding fuifbuddy. Deelnemers aan de vorming moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
• Deel uitmaken van de organiserende jeugdvereniging of persoon die een aanwijsbare band heeft met de vereniging
• Toestemming hebben van de Burgemeester
• 18 jaar en Belg zijn
• Een blanco strafregister hebben
• Bepaalde beroepen niet uitoefenen zoals bv privé-detective, wapenhandelaar
De personen die een opleiding volgden, kregen een uiteenzetting omtrent wettelijk kader, conflicthantering, EHBO en brandpreventie.
Het attest van fuifbuddy is 2 jaar geldig.
8. VERGUNNINGEN EN VERZEKERINGEN
8.1.VERZEKERINGEN
De gemeentelijke infrastructuur beschikt over een eigen brandverzekering die naar de gebruikers toe ‘afstand van verhaal doet’. Dit wil zeggen dat de brandpolis van de gemeente van toepassing is wanneer er brand ontstaat op het moment dat het gebouw verhuurd is.
Verenigingen dienen dus niet voor een extra verzekering te zorgen. Let wel op: de verzekering dekt enkel de vaste inboedel, m.a.w. materiaal dat in het gebouw wordt opgesteld door de vereniging, valt hier niet onder en wordt dus bijgevolg niet door de brandverzekering gedekt.
Uitzondering: als kan aangetoond worden dat de oorzaak van de brand een gebrek aan de infrastructuur is (bijvoorbeeld elektriciteit), dan wordt ook het materiaal van de vereniging door de verzekering gedekt.
Als vereniging moet je er op toezien dat je voldoet aan de huurvoorwaarden. Zo mag de toegelaten capaciteit niet worden overschreden. Voor de infrastructuur gelden volgende capaciteiten:
• xxxx Xxxxxx: 550 personen
• zaal de Stringe: 1000 personen
De brandverzekering dekt schade, veroorzaakt door een aantal welomschreven redenen (brand, ontploffing, water). Schade te wijten aan andere redenen, wordt niet in de brandpolis gedekt.
Andere verzekering die verenigingen kunnen afsluiten (aan te raden):
Burgerlijke aansprakelijkheid: deze verzekering dekt 2 soorten schade, nl. materiële schade aan derden en lichamelijke schade voor de terugbetaling van medische kosten. Let op: alles wat je ter beschikking hebt (gehuurde zaal, materialen) wordt niet gedekt door deze verzekering. Hiervoor kan een contractuele verzekering bekomen worden.
Jeugdverenigingen worden verondersteld om over deze verzekering te beschikken.
Contractuele aansprakelijkheid: met deze verzekering kan de schade, die door toedoen van de organisator tijdens een activiteit aan toevertrouwde zaken is ontstaan, worden vergoed
Verzekering alle risico’s: je kan het materiaal ook laten verzekeren tegen risico’s zoals vandalisme en diefstal. De verzekering dekt zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt.
8.2.VERGUNNING VOEDINGSMIDDELEN
Er is een vergunning nodig voor de verkoop van etenswaren. Vrijgesteld hiervan is het (eenmalig) jaarfeest van de vereniging.
Als men beroep doet op een hotdogkraamuitbater of frituuruitbater of cateringbedrijf, dan zal deze uitbater zelf over een vergunning beschikken. Let er wel op dat deze mensen vooraf een aanvraag indienen bij het College om daar te mogen staan en dat ze volgende documenten binnenbrengen in het gemeentebestuur:
• kopie machtiging ambulante activiteiten als werkgever
• kopie attest verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid en tegen brandrisico’s
• bewijs dat de vestiging en de personen die er werkzaam zijn voldoen aan de reglementaire voorwaarden inzake volksgezondheid.
In de andere gevallen dien je dus een vergunning aan te vragen bij de Eetwareninspectie van de provincie. Zo’n vergunning kost € 49,58 en is drie jaar geldig.
Adres van de eetwareninspectie :
Provinciale eetwareninspectie Xxxxxx Xx-Xxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxx
Tel 000 00 00 00
8.3. STERKE DRANK EN TAPVERGUNNING
Sinds januari 2006 heb je geen tapvergunning meer nodig en je hoeft ook niet meer langs te gaan bij Douane & Accijnzen, indien je sterke dranken verkoopt.
In principe kan de gemeente wel eisen dat je een vergunning sterke drank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage van 1,2 %, maar voor de gemeente Anzegem is dit nog niet het geval.
Vallen niet onder de categorie sterke drank: bieren, wijnen. Ook Porto, Xxxxxx en Xxxxxxx mag je schenken zonder vergunning sterke drank.
8.4. GELUIDSWAGEN
Je mag enkel gebruik maken van een geluidswagen indien je toestemming hebt gekregen van het College van Burgemeester en Schepenen. In het gemeentelijke politiereglement staan er ook een aantal voorwaarden opgesomd waaraan je je moet houden. Zo zal de vergunning bepalen:
• welke dagen en uren je NIET mag rondrijden
• waar je geen gebruik mag maken van luidsprekers.
Vergeet ook niet om een vraag tot toelating in te dienen bij SABAM (tarief 109 is van toepassing)
Afwijking geluidsnormen: Zie hoofdstuk 4: geluidshinder
9. MILIEU
9.1 AFVALEILAND
9.1.1. Aanvraag
OPGELET: indien je een afvaleiland aanvraagt, laat je dit eerst weten aan de Jeugddienst. Enkel de jeugdverenigingen die dit laten weten, zullen in aanmerking komen om hun factuur voor de helft terugbetaald te krijgen. Dit is enkel voor de fuiven.
De jeugdvereniging vraagt zelf het afvaleiland aan bij IMOG. Dit kan op volgend nummer: 056 71 61 17.
9.1.2. Wat vermelden?
Samenstelling: ieder afvaleiland bestaat uit een werfrastering, waarvoor er 10 rolcontainers worden geplaatst. Alle containers zijn voorzien van de betreffende logo’s. De samenstelling van het afvaleiland kan zelf bepaald worden. Bv.: 5 x PMD, 2 x papier en karton en 3 x restafval.
Factuur: Geef jouw persoonlijke gegevens (naam vereniging, jouw naam, adres, …) Als facturatieadres geef je volgend adres door:
Gemeentebestuur Anzegem
Xxxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxx
Mededeling factuur: naam vereniging/huur afvaleiland/ datumfuif (bijv KLJ Ingooigem/huur afvaleiland/ 26/01/2009)
LET OP! Een afvaleiland huren waarbij de gemeente de helft van de basishuurprijs betaalt, kan alleen bij fuiven!!! Dus voor ouderavonden of dergelijke moet het volledige bedrag betaald worden.
Plaatsing: er zal gevraagd worden waar de container geplaatst mag worden. We spreken volgende locaties af:
De Linde: op de parking recht tegenover de hoofdingang De Stringe: op de voorbehouden plaats aan de zijkant
De Ansold: aan de nooduitgang OC Kaster: op de parking
Voorstel voor gebruik
Het afvaleiland is zeer mobiel. Daarom stellen we voor om tijdens de activiteit de containers ergens binnen te plaatsen en pas na de opkuis terug op dezelfde plaats buiten te plaatsen. Er wordt een werfafsluiting meegeleverd, misschien is het nuttig om deze na de activiteit voor de containers te plaatsen om sluikstorters tegen te gaan.
De Ansold: de sleutel van de deur van de nooduitgang wordt meegegeven, zodat de vereniging daar zijn containers kwijt kan tijdens de activiteit en ze via dezelfde gang ook gemakkelijk terug buiten kan plaatsen.
Betaling
De helft van de basishuurprijs (basishuurprijs = € 61,97) wordt betaald door de gemeente. De andere helft plus een eventuele boete wordt doorgestuurd naar de jeugdvereniging.
Je krijgt 2 maanden de tijd om dit te betalen. Indien dit niet tijdig wordt betaald zullen de nodige stappen worden ondernomen en wordt de vereniging geschorst voor deze gunstmaatregel voor het daaropvolgende jaar!
HERBRUIKBARE BEKERS
Wat?
De herbruikbare bekers zijn stevige bekers van 25 cl, die even smakelijk drinken als een echt glas. Wanneer je gebruik maakt van de bekers, kan je ook beschikken over spandoeken (maximum 8), die het publiek duidelijk maken waar de bekers te verkrijgen zijn en dat ze herbruikbaar zijn.
Aanvragen
Het aanvragen van de herbruikbare bekers gebeurt minimum 1 week voor het evenement. Dit via het daartoe bestemde aanvraagformulier. Zie bijlage 9
De reservatie is pas definitief indien IMOG het formulier EN de waarborg heeft ontvangen.
Afhalen en terugbrengen
De bekers kan je elke werkdag tussen 08u00 en 16u30 uur ophalen of terugbrengen. Als dit niet past, maak je best een afspraak met IMOG.
Kort na het evenement dien je het materiaal terug te brengen. De maximale uitleenduur bedraagt één week. Wanneer de bekers laattijdig worden teruggebracht, wordt een vergoeding van € 0,02 per beker per dag aangerekend.
Afwas
De bekers moeten gedroogd worden met een zeemvel (vileda), gedrenkt in een emmer water met een beetje ammoniak. Er mag zeker niet met een handdoek worden afgedroogd omdat dat een bron van bacteriën is.
Prijs
In principe kan je gratis gebruik maken van de herbruikbare bekers. Er wordt wel een waarborg gevraagd van € 0,15 per beker (met een maximum van € 600) en € 45 per spandoek. Ontlening gebeurt per bak van 85 bekers.
Indien er materiaal ontbreekt of beschadigd is, dien je dit in te vullen op het daarvoor voorziene gedeelte op het aanvraagformulier. Voor het ontbrekende of beschadigde materiaal worden volgende tarieven afgehouden van de waarborg:
Bekers | € 0,70 |
Opbergbak | € 6 |
Spandoek | € 45 |
Het is dus aan te raden om de feestgangers statiegeld aan te rekenen, zodat ze zeker de bekers terugbrengen.
Contactgegevens IMOG Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx
056 71 61 17
xxxx@xxxx.xx xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx
NUTTIGE TIPS
ALCOHOL
Als organisator op een fuif moet je er rekening mee houden dat er niet zomaar aan iedereen alcohol mag geserveerd worden. Eerst en vooral mag je als organisator geen alcohol meer schenken aan iemand die reeds dronken is. Daarnaast is het strafbaar om uitdagingen tot drinken voor te stellen of te aanvaarden, indien deze uitdagingen kunnen leiden tot dronkenschap.
Jongeren onder de 16 jaar mogen geen alcoholische dranken ontvangen en straffen worden verdubbeld indien een dronken persoon minder dan 18 jaar blijkt te zijn.
Sterke dranken (meer dan 1,2% vol gedistilleerde alcohol) is verboden voor alle minderjarigen!!! Indien er toch een overtreding wordt vastgesteld, dan riskeer je dat de zaal gesloten wordt.
DRUGS
Druggebruik, soft-en harddrugs op een fuif is niet toegelaten, ook al is dit moeilijk te controleren. Bezoekers kunnen bijvoorbeeld via affiches verwittigd worden dat drugs niet wordt getolereerd.
MIN 16-JARIGEN OP EEN FUIF
In principe zegt de wet dat jongeren onder de 16 jaar niet toegelaten zijn op een plaats waar er wordt gedanst. Een andere wet stelt echter dat iedere jongere, ongeacht zijn leeftijd, toegang heeft tot bals die zonder winstgevend doel zijn ingericht (schoolbas, bals en fuiven van verenigingen,…) Als de danspartij niet uit handelsgeest wordt opgezet, dan mag het wel.
Als er geen handelsgeest is, kunnen min 16-jarigen ook niet geweigerd worden, aangezien je niemand mag discrimineren.
RACISME
De wet op racisme en xenofobie bestraft:
aanzetten tot discriminatie, rassenscheiding, haat of geweld ingegeven door racisme of xenofobie; discrimineren bij het leveren of het aanbieden van goederen of diensten;
het behoren tot sommige groepen of verenigingen die rassendiscriminatie of rassenscheiding bedrijven of verkondigen;
discriminerend handelen van ambtenaren, openbare officieren en dragers of agenten van het openbaar gezag of van de openbare macht.
Hou dit in het achterhoofd als je een fuif organiseert, discriminatie op een fuif is niet alleen moreel verwerpelijk, het is bovendien strafbaar!
11. UITLEENDIENST
11.1 UITLEENDIENST JEUGDRAAD
De jeugdraad heeft een uitgebreide uitleendienst, waar (jeugd)verenigingen voor hun fuiven extra feestmateriaal kunnen uitlenen, zoals de fuifkoffer, klemspots, feestverlichting, … . Je kan deze brochure ook downloaden op xxx.xxxxxxx.xx. Xxxxxxx op jeugd/jeugdraad/uitleendienst.
11.2 GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST
Het materiaal van de gemeentelijke uitleendienst mag door iedereen en op alle plaatsen gebruikt worden. Bij reservatie van dit materiaal dienen huurprijs en waarborgsom betaald te worden.
• Audiovisueel materiaal:
Reserveren bij Xxxxxxxx Xxxxxxx: 056 69 44 33 of 0498 76 51 03. Een lijst van het audiovisuele materiaal kan je vinden in de uitleendienstmap van de jeugdraad.
• Nadars, podiumstukken, vlaggenmasten:
Deze kunnen besteld worden bij Xxxxxx Xxxxxxxxxx: 056 77 70 09.
11.3 PROVINCIALE UITLEENDIENST
Als vereniging kan je ook heel wat aanvullend materiaal huren bij de provinciale uitleendienst. Neem een kijkje op xxx.xxxx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.
11.4 AANVULLING MATERIAAL CULTURELE INFRASTRUCTUUR
Dit mag door iedereen gebruikt worden, maar enkel in de gemeentelijke culturele infrastructuur. Het materiaal is aanvullend op het materiaal dat de culturele zalen reeds beschikken. Je kan het gratis verkrijgen. Reserveren bij Xxxxxxx Xxxxxx: 056 68 14 35.
Huishoudelijk materiaal: 240 stuks bestek, platte borden, wijnglazen, koffietassen,enz
40 tafels: afmeting 1m50 op 90 cm
Brandvrije doeken: om aan het plafond of aan de muren te bevestigen. Deze doeken moeten aangevraagd worden bij Xxxx Xxxxxxx: 056 69 44 33 of 0498 76 51 03.
12. BETOELAGING CULTURELE MANIFESTATIESVOOR DE JEUGD
Voorzien bedrag voor 2009: € 750
Doel:
Het voornaamste oogmerk van deze reglementering is de promotie van kunst in jeugdmiddens. Er wordt naar gestreefd de jongeren te laten participeren aan het kunstgebeuren en jonge artiesten en beginnende gezelschappen meer kansen te bieden om te kunnen optreden.
Gerechtigden:
Alle erkende verenigingen, de gemeentelijke jeugdraad- en dienst. Uitzonderingen hierop dienen te worden goedgekeurd door de Algemene Vergadering.
Voorwaarden:
• De aanvraag voor betoelaging dient te gebeuren op de Jeugddienst en dit ten laatste 10 dagen voor de manifestatie plaatsvindt. De aanvraag dient voorafgaandelijk te worden goedgekeurd door de stuurgroep van de jeugdraad.
• De aanvrager moet de werkelijke organisator zijn van de manifestatie.
• De manifestatie moet plaatsvinden binnen de fusiegemeente Anzegem.
• Manifestaties georganiseerd tijdens de schooluren of in schoolverband komen nooit in aanmerking voor betoelaging.
• De manifestatie moet toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerde kinderen en/of jongeren.
• Elke manifestatie moet voor de mensen van de jeugdraad- en dienst toegankelijk zijn. Vandaar dat elke wijziging aangaande datum, uur en/of plaats minstens 1 week voor de manifestatie plaatsvindt, dient meegedeeld te worden aan de Jeugddienst. Teneinde controle toe te laten, dienen 2 vrijkaarten te worden bezorgd aan de Jeugddienst.
• De keuze van de culturele manifestatie moet gebeuren binnen de volgende kunstvormen:
▪ instrumentale en vocale muziek (met uitzondering van xxxxxx’x)
▪ kleinkunst en cabaret
▪ toneel
▪ dans
▪ poppenspel
▪ kinderanimatie
• Het reglement voor betoelaging culturele manifestaties voor de jeugd is niet van toepassing indien de aanvraag voor betoelaging in aanmerking komt voor subsidiëring vanuit een andere erkende instantie.
Verdeling van de toelage:
• Het bedrag voorzien voor de betoelaging van culturele manifestaties voor de jeugd zal evenredig worden verdeeld over het aantal aanvragen per jaar.
• Per manifestatie wordt een deel van het honorarium van de artiesten terugbetaald met een maximum van € 247,9 met dien verstande dat de uitgekeerde toelage niet groter mag zijn dan de werkelijk betaalde kosten.
• De uitgekeerde toelage wordt begrensd tot € 371,8 per jaar en per organisator, waarbij echter de bepaling geldt dat de uitgekeerde toelage nooit groter kan zijn dan de werkelijk gemaakte kosten, te bewijzen aan de hand van facturen.
De overige kosten zoals reiskosten, zaalhuur, publiciteitskosten, SABAM, billijke vergoeding, verzekeringspremie en dergelijke zijn ten laste van de organisator.
In te dienen documenten:
Bij de aanvraag voor betoelaging dient het initiatief de volgende documenten voor te leggen:
▪ het aanvraagformulier voor subsidiëring
▪ facturen die de kosten bewijzen van het initiatief
Binnen de 2 maanden na afloop van de manifestatie dienen de bewijsstukken te worden binnengebracht op de Jeugddienst.
Verloop:
De verrekening gebeurt door de Jeugddienst en de stuurgroep van de jeugdraad.
De bekrachtiging van het verrekeningsvoorstel gebeurt op de eerstvolgende algemene vergadering van de jeugdraad na 15 november.
De uitbetaling gebeurt door de jeugdraad, onmiddellijk na de goedkeuring van het verrekeningsvoorstel op het rekeningnummer dat vermeld staat op de aanvraagformulieren en uiterlijk tegen 31 december van het betreffende jaar.
Aanvragen voor manifestaties die plaatsvinden na 31 oktober van het lopende jaar worden opgenomen in de verrekening van het daaropvolgende jaar .
Onregelmatigheden:
Indien blijkt dat door een initiatief onjuiste gegevens werden verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet werden nageleefd, kan de op grond van dit reglement toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.
Aanvraagformulier:
zie bijlage 10.
32
33