GS-Voorstel
GS-Voorstel
Besluitnummer
PZH-2018-641940975 (DOS-2017- 0000000)
Contact
X.X.X. xxx Xxxxxx RA RO 06 - 55449570 xxx.xxx.xxxxxx@xxx.xx
Paraaf voor agendering | ||
Behandelend ambtenaar | X.X.X. xxx Xxxxxx ra ro | Akkoord |
Ambtelijk opdrachtgever / Leidinggevende | Xxxxxx, JMR, van | digitaal |
Bestuurlijk opdrachtgever / Portefeuillehouders | Xxxxxx, J.N. | |
Provinciesecretaris | drs. X.X. xx Xxxx |
Status Datum vergadering Gedeputeerde Staten Eindtermijn
A-Openbaar 20 maart 2018
Onderwerp
Onderzoeksplan 2018 Eenheid Audit en Advies met bijbehorende Audit charter 2018
Publiekssamenvatting
De provincie wil haar dienstverlening aan de samenleving op een kwalitatief hoog peil houden. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is een goede bedrijfsvoering. Teneinde deze bedrijfsvoering te onderzoeken worden door een eigen eenheid van de provincie jaarlijks onderwerpen geselecteerd en ondergebracht in een onderzoeksplan. De onderwerpen zijn door de opdrachtgevers zelf aangereikt met het oogmerk om te leren en te verbeteren.
Advies
1. Vast te stellen het Onderzoeksplan 2018 Eenheid Audit en Advies met bijbehorende Audit charter.
2. Vast te stellen de GS-brief aan PS waarin zij in kennis worden gesteld van het Onderzoeksplan 2018 Eenheid Audit en Advies met bijbehorende Audit charter.
3. Vast te stellen de publiekssamenvatting behorende bij het Onderzoeksplan 2018 Eenheid Audit en Advies met bijbehorende Audit charter.
Besluit GS
Vastgesteld conform concept
Bijlagen
GS brief aan Provinciale Staten Definitief onderzoeksplan 2018 1.0.pdf Audit charter 2018.pdf
1 Toelichting voor het College
De Eenheid Audit en Advies (EAA) is belast met het uitvoeren van onderzoeken en het geven van adviezen op het gebied van bedrijfsvoering. Daartoe stelt zij voor elk jaar een onderzoeksplan op dat ter vaststelling aan GS wordt aangeboden.
Het onderzoeksplan 2018 betreft 22 opdrachten op het gebied van de provinciale bedrijfsvoering. In hoofdstuk 1 is toegelicht hoe dit plan tot stand is gekomen. Hoofdstuk 2 bevat een tabel met een overzicht van alle opdrachten, alsmede een analyse van de samenstelling van de opdrachtenportefeuille. Aansluitend is in dit hoofdstuk een confrontatie opgenomen van de benodigde en beschikbare capaciteit.
In het audit charter 2018 zijn, kort gezegd, de spelregels voor de EAA en haar opdrachtgevers opgenomen bij een goede planning en uitvoering van onderzoeken en adviezen in het kader van de bedrijfsvoering.
Financieel en fiscaal kader
Er zijn geen financiële consequenties. De EAA beschikt over een eigen onderzoeksbudget waarmee externe onderzoekscapaciteit kan worden ingehuurd. Wel zal de EAA in overleg met haar opdrachtgevers keuzes moeten maken om de grotere vraag naar onderzoekscapaciteit terug te brengen tot de onderzoekscapaciteit waarover zij zelf beschikt.
Xxxxxxxxx xxxxx
Artikel 217a lid 2 van de Provinciewet schrijft voor dat Gedeputeerde staten (GS) schriftelijk verslag uitbrengen aan Provinciale Staten (PS) van de resultaten van het periodiek onderzoek naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het door hen gevoerde bestuur. In dit kader wordt het onderzoeksplan 2018 ter kennisname aan PS aangeboden.
2 Proces
De Eenheid Audit en Advies (EAA) heeft gesprekken met alle directeuren en afdelingshoofden gevoerd en hen gevraagd naar potentiële onderwerpen. Ook opdrachtgevers en behandelend ambtenaren van de concernopgaven, alsmede sleutelfunctionarissen op het gebied van bedrijfsvoering en organisatieverandering zijn bevraagd. Centraal in deze gesprekken stond hun behoefte aan aanvullende zekerheid en/of reflectie over aspecten van de bedrijfsvoering.
Voorafgaand hieraan zijn met de leden van GS gesprekken gevoerd. Hierbij is gevraagd naar aandachtspunten op het gebied van de bedrijfsvoering. Deze punten zijn meegenomen in de bovengenoemde gesprekken.
Alle opdrachtformuleringen zijn met de opdrachtgevers afgestemd en na accordering opgenomen in dit plan. De opdrachtformuleringen zijn opgenomen in bijlage 1 van het onderzoeksplan 2018. Eerdere versies zijn besproken in het directieteam en ter kennisgeving ingebracht in de bedrijfsvoeringtafel van 7 februari 2018.
3 Communicatiestrategie
Er vindt geen aanvullende communicatie plaats.