Algemene voorwaarden High Trust-steekproef
Algemene voorwaarden High Trust-steekproef
Steekproef (versie 3.0)
High Trust is de wijze waarop de Raad de administratieve samenwerking met rechtsbijstandverleners1 en mediators vorm geeft binnen de uitvoering van de Wrb.
Uitgangspunten zijn transparantie, vertrouwen en begrip. Voor de samenwerking betekent dit:
• samen verantwoordelijk
• ruimte voor vertrouwen
• versterken van de relatie
• vrijwillige naleving
• ondersteuning & transparantie
• samen makkelijker.
A) Samen verantwoordelijk
Iedereen weet dat bepaalde regels nodig zijn in een samenleving. Met de juiste ondersteuning zijn beide partijen gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving van de Wet op de rechtsbijstand. We helpen elkaar samen die verantwoordelijkheid waar te maken en spreken elkaar hierop aan. Dit versterkt de rechtmatigheid.
1. Partijen en samenwerking
Wie zijn partij?
• het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand, hierna de Raad
• het kantoor en de aan dit kantoor verbonden rechtsbijstandverleners en mediators die ingeschreven staan bij de Raad voor Rechtsbijstand, hierna het kantoor en de rechtsbijstandverlener/mediator.
Samenwerking
Deze algemene voorwaarden regelen een samenwerking op basis van High Trust. High Trust is de vorm van administratieve samenwerking tussen Raad en rechtsbijstandverleners/mediators. Uitgangspunten zijn transparantie, vertrouwen en begrip.
Professionaliteit, integriteit en zorgvuldigheid
Partijen kunnen vertrouwen op elkaars professionaliteit, integriteit en zorgvuldigheid. Beide staan in voor een goede eigen kantoororganisatie en -administratie.
Informeren over wijzigingen
Bij (aanstaande) wijzigingen in de structuur, samenstelling, organisatie en continuïteit van het kantoor informeert het kantoor de Raad tijdig.
Het kantoor instrueert nieuwe rechtsbijstandverleners/mediators binnen het kantoor over de High Trust-werkwijze.
Bij een faillissement van het kantoor overlegt de Raad met het kantoor, de curator en waar nodig of wenselijk ook met de individuele rechtsbijstandverlener/mediator. Daarbij zal onder andere worden onderzocht of en onder welke condities een nieuwe samenwerking kan worden aangegaan.
1 Onder rechtsbijstandverleners vallen: advocaten, gerechtsdeurwaarders en anderen met wie de Raad een overeenkomst is aangegaan tot het verlenen van rechtsbijstand op bepaalde rechtsgebieden.
Als een rechtsbijstandverlener/mediator het kantoor verlaat, vindt eventuele verrekening van toevoegingen/vastgestelde vergoedingen met hem persoonlijk plaats. Persoonlijke verrekening vindt ook plaats als het deelnemende kantoor ophoudt te bestaan.
2. Controle op basis van steekproef
Binnen High Trust vindt controle plaats op basis van een steekproef. Alle rechtsbijstandverleners/mediators van het kantoor zijn gebonden aan deze wijze van controle.
In de bijlage bij deze algemene voorwaarden zijn bepalingen opgenomen over de omvang en de uitvoering van de steekproef.
B) Ruimte voor vertrouwen
Vertrouwen is de basis van High Trust. Vertrouwen durf je en deze werkwijze wil je samen creëren. Vanuit duidelijke verwachtingen en openheid verkleinen we de wederzijdse risico’s. We bouwen het vertrouwen, op de afspraken die we samen maken.
C) Versterken van de relatie
Versterken is een werkwoord: aan een relatie blijf je werken. Beide partijen zetten zich hiervoor in. Door te luisteren en begrip te tonen voor ieders werkelijkheid. Punten van ander inzicht maken we bespreekbaar.
3. Versterken en verbeteren
De High Trust-werkwijze is voor zowel het kantoor als de Raad een blijvend leerproces en partijen willen samenwerken aan voortdurende versterking van de relatie.
In de uitvoering kunnen niettemin fouten ontstaan. De Raad maakt daarbij uitdrukkelijk onderscheid tussen een foutje, een fout of een opzettelijke fout. Waar dat wenselijk en/of noodzakelijk wordt geacht, wordt een verbetertraject afgesproken. Het verbetertraject is altijd gericht op behoud van of herstel van de High Trust-samenwerking. Controle op basis van steekproef geldt als norm.
4. Gezamenlijk beëindigen High Trust-samenwerking
Als een afgesproken verbetertraject niet het beoogde resultaat oplevert, kan besloten worden de samenwerking op basis van High Trust te beëindigen. Het kantoor en de Raad bespreken samen de beëindiging. Omzetting naar de variant één-op-één-controle is in beginsel niet mogelijk. In specifieke gevallen blijft maatwerk echter wel mogelijk.
5. Eenzijdige beëindiging High Trust-samenwerking
Mocht de High Trust-samenwerking zodanig verstoord zijn dat de Raad geen mogelijkheden ziet voor voortzetting, dan kan de Raad een beëindiging van de High Trust-samenwerking voorbereiden. Het ‘Maatregelbeleid’ van de Raad geldt hierbij als richtinggevend.
De Raad informeert in dat geval het kantoor en de (secretaris van) de Commissie Toetsing Inschrijvingsvoorwaarden over de (voorgenomen) beëindiging. De secretaris bevestigt het voornemen en stelt het kantoor in de gelegenheid binnen vier weken zijn zienswijze kenbaar te maken. De commissie adviseert het bestuur van de Raad over de voorgenomen beëindiging. Als het bestuur besluit tot beëindiging van de samenwerking, is het mogelijk hiertegen bezwaar te maken. De Raad kan op verzoek van het kantoor instemmen met een rechtstreeks beroep bij de administratieve rechter.
De procedure bij de commissie is geregeld in het ‘Reglement Adviescommissie Inschrijvingsvoorwaarden’.
Als de High Trust-samenwerking is beëindigd, dan zal deze minimaal een jaar niet kunnen herleven. Daarna kan in overleg met het kantoor worden beoordeeld of terugkeer in de High Trust tot de mogelijkheden behoort en onder welke voorwaarden dit kan gebeuren. Is de High Trust-samenwerking bijvoorbeeld beëindigd omdat vergaand non- compliant gedrag is vertoond – er zijn bijvoorbeeld toevoegingen aangevraagd terwijl dit volgens het beleid van de Raad niet mogelijk is – dan worden afspraken over compliant gedrag in de toekomst vastgelegd alvorens de High Trust-samenwerking opnieuw wordt aangegaan.
D) Vrijwillige naleving
Vanuit verantwoordelijkheid vindt naleving van de regels plaats. Het versterkt de rechtmatigheid en geeft rechtsbijstandverleners/mediators meer regie in handen. Iedereen doet zijn best om de regels na te leven. Bij twijfel zoek je contact.
6. Aanvragen indienen
De rechtsbijstandverlener/mediator maakt waar mogelijk gebruik van Mijn RvR. De Raad zorgt voor een optimale bereikbaarheid en toegankelijkheid van Mijn RvR. Aanvragen voldoen aan wet- en regelgeving, zijn compleet en bevatten geen inhoudelijke fouten.
Partijen zetten zich in om de administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken.
Voor een snelle en goede verwerking van aanvragen is het van belang dat de Raad over de volgende gegevens beschikt: juiste personalia, naam, adres, gemeente van inschrijving en het burgerservicenummer of vreemdelingennummer. De Raad beslist dan binnen 7 werkdagen.
7. Toevoegwaardigheid
De rechtsbijstandverlener/mediator beoordeelt zelf de toevoegwaardigheid van een zaak en zorgt voor een correcte declaratie. De Raad controleert op basis van steekproef. Voor rechtsgebieden waar aanvullende specialisatie-eisen gelden, vraagt een rechtsbijstandverlener/mediator alleen een toevoeging aan als hij voor de specialisatie bij de Raad ingeschreven staat.
Bij de beoordeling van de toevoegwaardigheid van een zaak, maakt de rechtsbijstandverlener/mediator gebruik van Kenniswijzer (xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx.xxx). Bij twijfel kan hij voor verdere informatie contact opnemen met de helpdesk.
Als een rechtsbijstandverlener/mediator bij een aanvraag, ook na contact met de helpdesk, het principieel oneens blijft met het beleid met betrekking tot toevoegen en vaststellen, neemt hij contact op met de helpdesk. In overleg kunnen partijen afspreken de kwestie aan een derde (bijvoorbeeld de bezwaarcommissie) voor te leggen. Het is ook mogelijk af te spreken een beslissing op de aanvraag vooraf te krijgen. De Raad motiveert hierin duidelijk het beleid.
Blijkt tijdens de steekproef een zaak niet toevoegwaardig, en heeft de rechtsbijstandverlener/mediator geen (telefonische) toezegging van de Raad over de toevoegwaardigheid, dan wordt de vergoeding op nihil gesteld. De vergoeding wordt eveneens op nihil gesteld als pas tijdens de steekproef blijkt dat sprake is van een financieel resultaat boven de norm. De toevoeging zelf blijft in stand. Het te allen tijde uitgesloten de declaratie bij cliënt in rekening te brengen. Dit is in strijd met de Wet op de rechtsbijstand, de inschrijvingsvoorwaarden van de Raad voor Rechtsbijstand en de gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten en de Mediatorsfederatie Nederland.
E) Ondersteuning & transparantie
De Raad voor Rechtsbijstand biedt rechtsbijstandverleners/mediators de juiste ondersteuning: met een goed aanvraagsysteem, door actief kennis over te brengen en transparant te zijn bij/over beslissingen en over de organisatie. De wederzijdse openheid maakt een vrijwillige naleving van de regels mogelijk.
8. Ondersteuning
De High Trust-samenwerking is gericht op vrijwillige naleving van uitvoeringsregels (compliance). De Raad stimuleert dit en ondersteunt deze samenwerking met de inzet van compliance-instrumenten:
- Kenniswijzer (xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx.xxx) met interne werkinstructies, wet- en regelgeving en jurisprudentie;
- scholingsbijeenkomsten;
- helpdesk (dagelijks tijdens kantooruren bereikbaar);
- waar nodig ondersteuning op maat.
F) Samen makkelijker
De samenwerking op basis van High Trust resulteert in een duurzame manier van werken. Partijen ervaren weinig administratieve hindernissen en geen onnodige obstakels. Alle elementen samen zorgen voor een prettige samenwerking.
9. Snelle afhandeling
De Raad en het kantoor staan in voor een goede administratie, waarbij zij elkaar niet nodeloos belasten.
-*-
Vaststelling en wijziging algemene voorwaarden
Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand heeft deze algemene voorwaarden vastgesteld in februari 2021.
Het bestuur van de Raad kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Aan een wijziging van de algemene voorwaarden gaat altijd een consultatie bij de Nederlandse Orde van Advocaten en de Mediatorsfederatie Nederland vooraf. Een wijziging kondigt de Raad vooraf altijd aan met een toelichting.
Als wijziging van deze algemene voorwaarden de voortzetting van de samenwerking in de weg staat, dan laat het kantoor dat de Raad tijdig weten. Het kantoor en de
Raad bespreken samen de mogelijkheden.
Bijlage | Uitvoering van de steekproef
Algemeen
Alle aanvragen voor (lichte advies) toevoegingen, vergoedingen en piketvergoedingen vallen onder de steekproefcontrole, met uitzondering van uiterst bewerkelijke zaken. Neemt het kantoor echter deel aan de pilot extra uren, dan valt het A-besluit ook onder de steekproefcontrole. Als een toevoeging is aangevraagd vóór de datum waarop de High Trust-samenwerking is gestart, toetst de Raad uitsluitend de vaststelling van de vergoeding.
Als in een zaak financieel resultaat voor de cliënt is behaald, geeft de rechtsbijstandverlener/mediator dit aan bij de aanvraag voor een vergoeding. Omdat het besluit voor de cliënt mogelijk een reden is om bezwaar te maken, is het noodzakelijk deze zaken één-op-één te controleren.
Vastgestelde vergoedingen hebben in eerste instantie een voorwaardelijk karakter. Pas na de steekproef zijn vergoedingen definitief.
Trekken steekproef: toevoegingen en vergoedingen
a. Om de door het ministerie van Justitie en Veiligheid opgelegde maximale fout- en onzekerheidspercentages te waarborgen, wordt de steekproef ingericht volgens een algemeen risicoprofiel.
b. De frequentie van de steekproef is afhankelijk van het toevoegvolume op het kantoor. Indicatief gelden hiervoor de volgende aantallen:
51 – 100 🡪 1 keer per jaar
101 – 399 🡪 2 keer per jaar
Groter of gelijk aan 400 🡪 4 keer per jaar
De steekproefcontrole piketvergoedingen wordt gecombineerd uitgevoerd met de steekproefcontrole van aanvragen toevoegingen en vergoedingen.
c. Om een statistisch verantwoorde steekproef te trekken moet het dossieraantal van voldoende omvang zijn. De steekproef wordt daarom getrokken volgens een risicoprofiel, waarbij rekening wordt gehouden met de hoogte van de gedeclareerde vergoedingen en het aantal rechtsbijstandverleners/mediators op het kantoor.
d. Omvang steekproef
1. De omvang van de steekproef toevoegingen en vergoedingen wordt bepaald door de in de steekproefperiode gedeclareerde toevoegingen. In beginsel 10-15% met een minimum van 20 dossiers en minimaal 2 dossiers per rechtsbijstandverlener/mediator.
2. De omvang van de steekproef piketvergoedingen wordt bepaald door de in de steekproefperiode gedeclareerde piketzaken. In beginsel 10-15% met minimaal 2 dossiers per rechtsbijstandverlener/mediator.
e. Om de onafhankelijkheid en uniformiteit te waarborgen wordt de steekproef geautomatiseerd getrokken. De medewerkers van de Raad hebben geen invloed op de selectie van de dossiers in de steekproef.
x. Xx Xxxx kan eventuele aandachtsgebieden toevoegen aan het steekproefbestand
Uitvoeren steekproef
g. De steekproef vindt periodiek digitaal plaats of op locatie van het kantoor. Raad en kantoor stellen de datum voor de uitvoering van de steekproef in overleg vast. Het kantoor zorgt voor een geschikte werkplek voor de medewerker(s) van de Raad.
h. Het kantoor hoort minimaal vijf werkdagen voor de afgesproken datum om welke dossiers het gaat.
i. Voor de steekproef legt het kantoor de dossiers ter inzage klaar voor de medewerker van de Raad of biedt toegang tot de digitale dossiers. Dit kan het
gehele dossier zijn of de stukken die van toepassing zijn voor de toevoegingsaanvraag/-declaratie. Dat bepaalt het kantoor zelf.
j. Als deze stukken voor de inhoudelijke beoordeling van de toevoegwaardigheid van de zaak achteraf niet voldoende duidelijkheid geven, dan kan de Raad alsnog om nadere informatie vragen. Het kantoor verstrekt die informatie zonder terughoudendheid en zonder voorbehoud.
Foutscore
k. De in de steekproef gevonden fouten worden gekwantificeerd in geldbedragen en afgezet tegen de som van de berekende vergoedingen binnen de steekproef. De fout wordt afgezet tegen de berekende vergoeding, zodat een hoge eigen bijdrage de foutscore niet kan beïnvloeden. Zie werkinstructie ‘High Trust
Steekproefcontrole’.
De steekproefcontrole toevoegingen en vergoedingen en de steekproefcontrole piketvergoedingen hebben ieder een eigen foutscore.
l. Alleen fouten gemaakt door het kantoor en die in het voordeel van het kantoor zijn, worden meegeteld in de berekening van de foutscore. Positieve en negatieve fouten in een dossier worden niet gesaldeerd.
m. De maximale foutscore voor een dossiercontrole op een kantoor is bepaald op 5%. Deze waarborg is nodig om ervoor te zorgen dat de Raad kan voldoen aan de door het ministerie van Justitie en Veiligheid opgelegde maximale financiële onrechtmatigheid (fouten en onzekerheden) van 2% voor de Raad als geheel. Wanneer het foutpercentage boven de 5% ligt voert de Raad een volledige controle uit op alle gedeclareerde dossiers uit de betreffende periode.
n. Wanneer de foutscore net boven de 5% ligt kan de Raad beslissen, voordat alle dossiers worden gecontroleerd, een beperkte aanvullende controle uit te voeren. Dit is alleen zinvol als met het uitvoeren van deze aanvullende controle het foutpercentage kleiner of gelijk aan 5% kan worden.
o. Gezien de geringe omvang van de steekproef is het niet mogelijk om steekproefresultaten uit splitsen naar individuele rechtsbijstandverleners/ mediators van het kantoor.
p. Als de Raad in de steekproef achteraf onjuiste toevoegingsaanvragen of declaraties is tegengekomen, wordt de vergoeding worden herzien of op nihil worden gesteld. De Raad verrekent het betreffende bedrag met het kantoor 2. Als de controle in het voordeel van de rechtsbijstandverlener/mediator uitvalt, ontvangt hij eveneens een verrekening.
Bespreking bevindingen
q. De medewerker van de Raad bespreekt na iedere steekproefcontrole met het kantoor de bevindingen. Ook bespreekt hij het gebruik van Kenniswijzer, de helpdesk en de wijze van indienen van aanvragen. Doel van het gesprek is met elkaar vast te stellen of het aanvraagproces bij het kantoor volgens de daarvoor geldende regels en instructies verloopt en op orde is en blijft. Bevindingen en werkafspraken voor de toekomst worden schriftelijk vastgelegd. Beide partijen beschikken over een exemplaar hiervan.
r. Als tijdens de controle blijkt dat toevoegingsaanvragen foutief zijn ingediend, bespreken de Raad en het kantoor dat vanuit een open houding met elkaar. Bij materiële fouten onderzoeken we waar en waardoor deze fouten zijn ontstaan. Het kantoor en de Raad hebben ieder de verantwoordelijkheid om eigen werkprocessen waarin fouten zijn ontstaan, te verbeteren.
s. Als er een (principieel) verschil van inzicht blijft bestaan, kan de rechtsbijstandverlener/mediator bezwaar maken. Dit bezwaar wordt dan door Raad en kantoor gezamenlijk voorgelegd aan de bezwarencommissie. Een
2 Als een rechtsbijstandverlener/mediator het kantoor verlaat, vindt eventuele verrekening van toevoegingen/vastgestelde vergoedingen met hem persoonlijk plaats. Persoonlijk verrekening vindt ook plaats als het deelnemende kantoor ophoudt te bestaan.
eventueel aanvullende controle (zie hiervoor onder n) wordt in afwachting van de uitspraak van de commissie uitgesteld.
Als beroep tegen de beslissing op bezwaar wordt ingesteld, levert dit voor wat betreft het uitvoeren van een aanvullende controle geen opschortende werking op.
t. Door het aangaan van de High Trust-samenwerking op basis van deze algemene voorwaarden, stemt het kantoor er mee in dat vaststellingsbeslissingen in eerste instantie nog een voorwaardelijk karakter hebben en dat deze beslissingen pas definitief zijn nadat de steekproef achteraf heeft plaatsgevonden. In het schriftelijk verslag wordt, als dat van toepassing is, vastgelegd voor welke toevoegingen een verrekening plaatsvindt. Ook legt de Raad vast dat voor het overige de vaststellingsbeslissingen na de controle definitief zijn. Indien de controle volledig is uitgevoerd ontvangt het kantoor binnen twee weken een verslag van de steekproefcontrole. De Raad verwerkt de correcties van de besluiten twee weken na verzending van het verslag.
Overige bepalingen
u. De medewerker van de Raad die de steekproef uitvoert, heeft een in de wet gewaarborgde geheimhoudingsplicht ten aanzien van privacygevoelige informatie.
v. Bij de interne kwaliteitscontrole door de Raad of de jaarlijkse controle door de accountant van de Raad kan een dossier van een High Trust-kantoor in de steekproef van de Raad vallen. Mocht dit zich voordoen, dan geeft het kantoor de voor de toevoegingsaanvraag of declaratie relevante stukken alsnog.