Voorstel : Aansluitingsovereenkomst ODZOB - BIZOB
Voorstel : Aansluitingsovereenkomst ODZOB - BIZOB
Vergadering Algemeen Bestuur d.d.: 23 november 2017
Agendapunt :
Vertrouwelijk : Nee
Aan het Algemeen Bestuur,
De ODZOB huurt vanaf 2013 inkopers in van BIZOB voor met name de Europese aanbestedingen en de ondersteuning van de grote onderhandse aanbestedingen.
Met ingang van 1 januari 2017 heeft er een wijziging van de statuten (zie tweede bijlage) bij BIZOB plaatsgevonden waarbij het voor de ODZOB niet meer mogelijk is medewerkers van BIZOB in te huren op basis van de bestaande samenwerkingsovereenkomst.
Wel geven de huidige statuten de ODZOB de mogelijkheid om als risicodragende partij in de Stichting BIZOB deel te nemen en op die wijze wel gebruik te kunnen maken van de diensten van de inkopers van BIZOB.
Momenteel nemen 18 van de 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant deel in de Stichting BIZOB. De gemeenten Helmond, Eindhoven en Valkenswaard nemen niet deel in deze stichting. Zij hebben nog eigen inkoopafdelingen.
Aangezien deelname in deze stichting wordt beschouwd als een deelname in een verbonden partij met financiële risico’s geeft de Wet gemeenschappelijke regelingen in artikel 55a, eveneens verwoord in de GR ODZOB artikel 3 lid 4, aan dat de raden en Provinciale Staten van de deelnemende gemeenten/provincie hun wensen en bedenkingen mogen inbrengen op dit voornemen. De gemeenteraden en Provinciale Staten zijn inmiddels geraadpleegd. Thans wordt voorgesteld om in te stemmen met het ontwerpbesluit tot aansluiting bij de Stichting BIZOB.
Ter informatie is het model aansluitovereenkomst en het bestuursreglement van BIZOB bijgevoegd (eerste en derde bijlage).
Uitvoering inkoopbeleid tot heden
In haar vergadering van 2 oktober 2014 heeft het DB het inkoopbeleid van de ODZOB vastgesteld. Met de vaststelling van dit inkoopbeleid zijn ook de uitgangspunten voor het handelen bij inkooptrajecten vastgelegd en is tevens benoemd dat de inkoopfunctie georganiseerd dient te
worden. De inkoopfunctie is tot heden intern ingevuld voor de implementatie van het inkoopbeleid, het opstellen van een inkoopprocedure en het begeleiden van eenvoudige aanbestedingstrajecten (0,5 Fte). Daarnaast is ondersteuning van stichting BIZOB als externe deskundige voor de begeleiding van Nationale of Europese aanbestedingstrajecten ingezet. Ook is BIZOB ingeschakeld voor vragen bij inkooptrajecten en heeft hij ondersteuning geleverd bij bezwarenprocedures. BIZOB is in 2015 en 2016 ingeschakeld op basis van opdrachtverstrekking. De kosten voor de inzet van BIZOB bedroegen gemiddeld € 16.000,- per jaar.
Het inschakelen van externe specialisten was noodzakelijk. In de afgelopen jaren is gebleken dat het ondoenlijk is voor 1 persoon om het antwoord te hebben op alle vragen die ontstaan bij de inkoopprocedures, de diversiteit van de vragen is groot en kennis van verschillende vakgebieden is nodig. Daarnaast verandert de aanbestedingswetgeving vrijwel jaarlijks als gevolg van veranderende Europese en nationale regels. Het volgen van de veranderingen in wet- en regelgeving en de jurisprudentie daaromtrent en de daaruit voortvloeiende noodzakelijke actualisatie van het inkoopbeleid en eventuele aanpassing van interne processen, vergt veel tijd en inzet van de inkoopfunctionaris. Anderzijds is het installeren van een team van specialisten ten behoeve van de inkoopfunctie voor een organisatie als ODZOB te kostbaar.
Gevolgen van aansluiting bij BIZOB
Met de aansluiting bij de stichting BIZOB vervalt 0,5 fte aan inkoopfunctie. Ten aanzien van inkoop heeft aansluiting het volgende beoogde effect:
• Financieel: betere condities en lagere inkoopkosten als gevolg van schaalvoordelen;
• Kwalitatief: verbeterde specificaties, verkorten van levertijden, doorbreken van machtsposities van leveranciers en optimale inkoopexpertise;
• Procesmatig: verbetering van het inkoopproces door vakkennis, functiescheiding, continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie. De organisatie is niet afhankelijk van één of twee personen, maar kan terugvallen op een professionele organisatie;
• Betrokkenheid: de ODZOB gaat deel uitmaken van de stichting daarmee creëren de beide organisatie onderlinge betrokkenheid;
• Samenwerking in de regio: veel gemeenten binnen de regio zijn al aangesloten bij BIZOB;
• Eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid: Ondanks de regionale samenwerking via BIZOB kan de ODZOB haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid blijven bepalen. Lokaal-specifieke criteria/keuzes blijven mogelijk;
De medewerker inkoop van de ODZOB (0,5 fte) zal per 1 januari 2018 uit dienst gaan. Hiermee ontstaat de financiële ruimte om de aansluiting bij BIZOB te financieren.
Risicoafweging bij aansluiting bij BIZOB
De deelnemende gemeenten maken jaarlijks afspraken met BIZOB over de in te zetten inkoopuren. Omdat er contractueel een minimum is afgesproken over de af te nemen uren is er een basisafname gegarandeerd waarop de formatie van BIZOB is afgestemd. Daarmee is het risico van niet declarabele uren beperkt. Tot op heden hebben de deelnemende gemeenten niet hoeven bij te dragen in een nadelig saldo van BIZOB.
Met de fiscus zijn afspraken gemaakt dat aan de deelnemers geen BTW over de afgenomen uren verschuldigd is. De verwachting is dat deze afspraken voorlopig worden voortgezet.
Consequenties
Door als risicodragend deelnemer in de Stichting BIZOB te participeren brengt dit ook verplichtingen met zich mee waarvan de belangrijkste als volgt kort te benoemen zijn:
Algemeen:
• De ODZOB verplicht zich zoveel als mogelijk samen te werken met de Stichting BIZOB bij de uitvoering van de inkoop- en aanbestedingstaken op grond van de Overeenkomst.
• Stichting BIZOB verplicht zich tot het leveren van advieswerkzaamheden t.b.v. inkoop- en aanbestedingsbeleid van de ODZOB met het streven naar het behalen van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied.
• BIZOB spant zich in om te voldoen aan door de ODZOB gevraagde prioriteitsstelling rekening houdende met de belangen van de andere deelnemers.
• BIZOB verplicht zich twee maal per jaar tot rapportages over afgeronde projecten, dagen en voortgang van het inkoopplan.
Met betrekking tot de duur van de overeenkomst geldt dat:
- De overeenkomst treedt in werking per 1 januari 2018.
- Deze wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met inachtneming van een opzegtermijn van 2 jaar.
- In deze periode kan er geen wijziging van de af te nemen uren worden doorgevoerd. Afnameverplichting ODZOB:
- De ODZOB heeft een afnameverplichting, althans betaling van 1 dag per week gedurende 42 weken op jaarbasis tegen de dagvergoeding zoals is bedoeld in het Financieringsreglement (zie vierde bijlage) ( 2017 € 550,--/dag).
- Voor de daarop volgende jaren dient de af te nemen omvang minimaal 85% van de afgenomen uren voor het voorgaande te zijn met het minimum van 1 dag per week.
- Eens per twee kalenderjaren kan een verzoek tot wijziging van het aantal af te nemen dagen worden ingediend mits dit verzoek minimaal 6 maanden voorafgaand aan de ingangsdatum is aangevraagd.
- Voor 1 oktober van het kalenderjaar deelt de ODZOB met BIZOB de planning voor de te leveren producten en af te nemen dagen voor het daarop volgende jaar.
Overige bepalingen:
- Bij inschakeling van juridische bijstand in een aanbestedingsprocedure komen deze kosten voor rekening van de opdrachtgever.
Bestuurlijke vertegenwoordiging
Overeenkomstig de bepalingen in de statuten van de Stichting BIZOB is iedere aangeslotene verplicht een vertegenwoordiger aan te wijzen die de organisatie kan vertegenwoordigen bij de Vergadering van Aangeslotenen. Voor de ODZOB betekent dit dat dit een bestuurder moet zijn die niet al via een van de aangesloten leden in het bestuur van de stichting zitting heeft.
Dit houdt in dat het Algemeen Bestuur een vertegenwoordiger moet benoemen die de ODZOB vertegenwoordigt in de Vergadering van Aangeslotenen bij de Stichting BIZOB.
De ODZOB hoeft zelf geen eigen vertegenwoordiger in het bestuur van de stichting BIZOB voor te dragen, omdat ODZOB een GR is, wiens deelnemers al namens hun gemeenten in het bestuur van de stichting BIZOB zitten.
Wij stellen u voor
1. In te stemmen om de ODZOB deel te laten nemen in de Stichting Bureau Inkoop Zuidoost- Brabant per 1 januari 2018;
2. Uit uw midden een vertegenwoordiger aan te wijzen voor in de Vergadering van Aangeslotenen.
Eindhoven, 2 november 2017
Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant,
X.X.X. xxx xxx Xxxx-xxx xxx Xxxxx Voorzitter
J.M.L. Xxxxxx secretaris
Bijlage(n):
• Aansluitovereenkomst ODZOB-BIZOB
• Statuten BIZOB
• Bestuursreglement BIZOB
• Financieringsreglement BIZOB
Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;
gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant
d.d. 2 november 2017;
B E S L U I T
1. Om de ODZOB deel te laten nemen in de Stichting Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant per 1 januari 2018;
2. Uit uw midden een vertegenwoordiger aan te wijzen voor in de Vergadering van Aangeslotenen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Xxxxxxxx- Xxxxxxx 00 november 2017,
X.X.X. xxx xxx Xxxx-xxx xxx Xxxxx Voorzitter
J.M.L. Xxxxxx secretaris